ÅRSBERETNING 2016 (bemærkninger til årsnøgletal) Retten i Lyngby. - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen

Transkript

1 ÅRSBERETNING 2016 (bemærkninger til årsnøgletal) Retten i Lyngby - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen Maj

2 Retten i Lyngby er en af landets 24 byretter. Retskredsen omfatter Lyngby-Taarbæk, Gentofte, Rudersdal og Furesø kommune. Der bor i retskredsen ca personer. Rettens personale består pr. 1. april 2017 af 1 præsident, 10 dommere samt 8 øvrige jurister - herunder 3 funktionschefer - 1 administrationschef, 3 afdelingsledere og ca. 35 kontor- og servicemedarbejdere. Dommerudnævnelsesrådet har indstillet yderligere en dommer, som forventes udnævnt med tiltrædelse 1. juni Retten i Lyngby adskiller sig generelt i alt væsentlighed fra landets øvrige byretter ved pr. dommer at behandle det største antal sager med betydelig økonomisk værdi. Dette kommer navnlig til udtryk ved behandling af civile sager, fogedsager, dødsboskiftesager og i stigende grad i straffesager, idet retten også indenfor denne sagskategori behandler enkelte sager, hvor særdeles store værdier indgår. Arbejdet med straffesager blev væsentligt forøget efter der i retskredsen blev etableret en Task Force Indbrud (TFI) i TFI efterforskede organiseret kriminalitet i flere politikredse, navnlig indbrudskriminalitet. Ved årsskiftet 2016/2017 ændrede politiet organiseringen for TFI, i det denne blev sammenlagt med en anden Task Force og blev flyttet fra Gentofte til Karlslunde, syd for København. Dette må forventes at give et væsentligt fald i foranstaltningssager vedrørende indbrud (efterforskningsskridt der kræver rettens godkendelse). Resultater i 2016 og udviklingsaktiviteter i 2017 Effektivitet (aktivitet og produktivitet) Oversigt over aktivitet - modtagne og afsluttede sager i 2015: Straffesager Modtagne 2014 Afsluttede 2014 Modtagne 2015 Afsluttede 2015 Modtagne 2016 Afsluttede Civile sager Modtagne 2014 Afsluttede 2014 Modtagne 2015 Afsluttede 2015 Modtagne 2016 Afsluttede

3 Fogedsager Modtagne 2014 Afsluttede 2014 Modtagne 2015 Afsluttede 2015 Modtagne 2016 Afsluttede Skiftesager Modtagne 2014 Afsluttede 2014 Modtagne 2015 Afsluttede 2015 Modtagne 2016 Afsluttede Notarialforretninger Notarialforretninger 2014 Notarialforretninger 2015 Notarialforretninger 2016 For de verserende sager gælder, at samtlige sagsområder fortsat er nedbragt til såkaldt normalbunkestørrelse. Normalbunken er beregnet som en procentdel af det seneste års modtagne sager. Der har været en vigende tilgang af nye civile- og skiftesager, og en ekstraordinær stor stigning i straffesagerne (foranstaltningssagerne). Antallet af fogedsagerne og notarialforretningerne har været stigende i Den meget væsentlige stigning i antallet af straffesager i 2016 skyldes navnlig større sagskomplekser med mange såkaldt foranstaltningssager under efterforskninger. Det er usikkert, i hvilket omfang foranstaltningssagerne vil kunne fastholdes i Retten har de seneste år modtaget færre civile sager. Antallet af afsagte domme efter hovedforhandling er dog ikke gået tilsvarende ned ligesom faldet ikke er jævnt fordelt over alle sagstyper. Det 3

4 er navnlig sager af mindre økonomisk værdi, der er blevet færre af. Der anvendes fortsat væsentlige ressourcer på de civile sager. Antallet af fogedsager har været svagt stigende. Fogedafdelingen har medio 2015 har været gennem en organisationsændring. Tallene for såvel den samlede produktivitet som for sagsbehandlingstiden er fastholdt på et højt niveau om end det er vigende. På grund af at politiet har prioriteret en række yderligere opgaver eksempelvis bevogtningsopgaver - er der de seneste to år sat fokus på, at udvide rettens egen indsats for derved at mindske de opgaver, der videregives til politiet, herunder politifremstillinger og politiforkyndelser. Imidlertid har retten et stort antal sager, hvor der ikke er sket fremstilling efter begæring. En del af disse sager går tilbage til Dette påvirker selvsagt gennemløbstiden negativt. Der er sket et fald i antallet af modtagne dødsboer. Der arbejdes på, at få sagsbehandlingstiderne nedbragt blandt andet ved at anvende nye digitale løsninger. Et væsentligt bidrag til at nedbringe sagsbehandlingstiden ville dog kunne ske ved udvikling og indførelse af et egentligt digitalt sagsbehandlingssystem. Skifteafdelingen har generelt haft en øget gennemsnitlig sagsbehandlingstid, navnlig for uskiftede boer har sagsbehandlingstiden været stigende. Denne udvikling i sagsbehandlingstid kan særligt tilskrives, at det typisk tager Post Nord 10 dage at bringe post ud. I december 2016 tog retten konsekvensen af den manglende målopfyldelse, og besluttede, at skifteafdelingen fremadrettet måtte modtage boudlæg- og uskiftet bo-blanketter digitalt til brug for udlevering af boer. Det blev samtidig besluttet, at hvis dette tiltag medførte en succes, ville retten gå videre ad samme vej ved at modtage blanketter digitalt i de private skifter. Dette tiltag blev indført i 2017 og har allerede vist en positiv effekt. Retten i Lyngby foretager fortsat det højeste antal notarialforretninger udenfor København. Den stigning, som har været gældende i en årrække, forventes at fortsætte i Retten anvender en del ressourcer på dette område. Dette skyldes, at retten - på trods af det øgede antal forretninger - til stadighed har fastholdt den service, at brugerne herunder erhvervslivet, kan få foretaget forretningerne umiddelbart og uden forudgående tidsbestilling. 4

5 Oversigt over produktivitet i 2016: Det er meget tilfredsstillende, at retten samlet for både jurister og kontorpersonale har haft en produktivitetsfremgang i Retten har i 2016 samlet set haft en produktivitetsfremgang på mere end 16 %. Retten har gennem en årrække været gennem et større generationsskifte, som har medført et øget ressourceforbrug til oplæring. Generationsskiftet er nu på et normalt niveau og personaleomsætningen i 2016 har været faldende i forhold til Retten lægger stor vægt på medarbejdernes fleksibilitet, og det er derfor en målsætning, at alle medarbejdere oplæres i mindste to arbejdsområder. Retten har et særligt flyverkorps, som også vil kunne indsættes i spidsbelastningssituationer i de enkelte afdelinger. Flyverkorpset har tillige medvirket ved Powerboost i afdelinger, hvor sagsbehandlingstiderne midlertidigt har været øget, for at opfylde målsætningerne. Retten indrettede i 2015 et IT-læringsrum for at effektivisere videndeling. Det må forventes, at blandt andet dette tiltag også fremtidigt vil medvirke til en forbedret produktivitet, ligesom læringsmiljøet vil kunne anvendes ved den digitalisering som pågår til stadighed og som vil fortsætte i 2018, hvor navnlig de civile sager forventes digitaliseret i et nyt udviklet system. Produktiviteten opdelt på de enkelte sagområder og samlet for retten ser således ud: Retten har den højeste produktivitet i landet for så vidt angår Retssager ( Straffesager og Civile sager ). Stigningen kan i al væsentlighed henføres til straffesagerne. Navnlig de særlige straffesager (foranstaltningssager) har været i ekstraordinær stor vækst, men også bødesager har medvirket til den store stigning i antallet af straffesager, som har givet en produktivitetsfremgang. Retten har i 2016 afviklet flere store sagskomplekser over mange retsdage og vil fortsat gøre dette i Disse sager, som kan være helt ekstraordinært store, kan få produktivitetskurven til at svinge. Det forventes dog, at produktivitet vil fortsætte i samme niveau som i 2016 med et forventet fald i 2018 medmindre store sagskomplekser inden da indbringes for retten. 5

6 Sagsbehandlingstid (gennemsnitlig sagsbehandlingstid og målopfyldelse) Oversigt over gennemsnitlig sagsbehandlingstid: Afviklingen af voldssager har fortsat været et særligt indsatsområde. Målopfyldelsen for 2016 har været den højeste i landet tallene bygger dog på få sager. Til trods for den meget store sagstilgang i navnlig foranstaltningssager er det lykkedes at holde målopfyldelsen for øvrige straffesager på et stabilt niveau. For så vidt angår de civile sager er det lykkedes at fastholde en gennemsnitlig sagsbehandlingstid i 2016 på stort set uændret niveau i forhold til 2015 selvom 3 dommere i det meste af 2016 har været optaget af en stor civil sag, som i perioder er afviklet 3 dage ugentligt. Der er derved brugt en væsentlig del af dommerkapaciteten på denne ene sag. Antallet af modtagne civile sager har været svagt faldende i 2016 i forhold til Andelen af såkaldte tunge civile sager over 1 million kroner udgør dog en stigende andel i forhold til modtagne sager. Der har igennem de seneste år været en særligt fokus på, at nedbringe gennemløbstiden for de tunge civile sager. Gennemløbstiden ved retten er de senere år markant forbedret. Retten i Lyngby har fortsat nogle af landets korteste gennemløbstider for så vidt angår fogedsager. 6

7 Faglig kvalitet Juristerne deltager individuelt i retternes efteruddannelse, herunder deltagelse i Domstolsakademiet og internationale kurser. På juristmøder drøftes såvel specifikke såvel som generelle problemstillinger for derigennem blandt andet at opnå højere kvalitet og ensartethed i sagsbehandlingen, ligesom der sker vidensdeling og evaluering af kursusforløb. Derudover er der også interne og eksterne oplæg. Der har således i 2016 været møde med anklagere fra Nordsjællands Politi ligesom der har været afholdt en faglig dag med juristerne fra retterne i Helsingør og Hillerød. Emnerne var her datakriminalitet, bandeexit og vidnepsykologi. Juristerne deltager også i Erfa-møder med andre retskredse. Retten har i 2016 haft to dommere, der har testet SurfacePro som forløber for hardwareudskiftning ved Danmarks Domstole. Kontorfunktionærerne deltager individuelt i retternes efteruddannelse. Kontorfunktionærerne deltager ligeledes i Erfa-møder, hvor der sker en videndeling med andre retter. Retten har tillige foretaget testning af det kommende nye Civile System hvor retten også stiller en underviser til rådighed, når implementeringen sker ved alle Danmarks Domstole. Brugeroplevet kvalitet I 2013 blev der gennemført en brugerundersøgelse med et særdeles tilfredsstillende resultat. Sammenholdes undersøgelsen med en tidligere tilsvarende gennemført brugerundersøgelse i 2009, var der således fremgang på samtlige parametre. 97 % af de adspurgte følte sig ordentligt behandlet af venlige dommere/mødeledere, der talte et forståeligt sprog. Vi arbejder på at fastholde resultaterne fra I den seneste brugerundersøgelse var brugerne mindst tilfreds med rettens parkeringsforhold og standard blandt tekniske hjælpemidler. I 2015 blev parkeringsforholdene på de eksisterende parkeringspladser reguleret for at sikre en bedre plads til rettens brugere. Dette har vist sig som en forbedring om end problemet med for få pladser ikke er løst. Det er dog alene rettens brugere, der optager pladserne. I 2016 skete der en omfordeling af parkeringspladser, således at parkeringspladser med rettens logo kom tættere på rettens indgang. Retten har i 2016 arbejdet for en mindre forøgelse i antallet af parkeringspladser. Det har desværre vist sig umuligt at skaffe flere pladser. Retten har siden seneste brugerundersøgelsen etableret fri brugeradgang til WiFi og har tillige øget antallet af retslokaler med digitalt visningsudstyr. Retten har i 2016 etableret nyt telefonsystem, hvilket forventes at medføre en bedre brugeroplevelse. 7

8 Trivsel og motivation samt udvalgte HR-nøgletal Årsværksforbruget har fra 2015 til 2016 været stigende, dog ikke svarende til sagsfremgangen, hvilket reelt betyder reduktion i ressourcer. Retten har en Trivsels- og Sygefraværspolitik og af denne fremgår det blandt andet, at retten løbende synliggør sygefraværet og afholder trivselssamtaler. Sygefraværet både samlet set og opgjort uden langtidssygefravær øgedes i 2016 i forhold til Retten havde således i 2016 er sygefravær på niveau med landsgennemsnittet. Grafisk ser udviklingen således ud med rettens egne tal: 120,00 100,00 80,00 Sygefravær med langtidssygdom 60,00 40,00 20, ,00 Sygefravær uden langtidssygdom 120,00 100,00 80,00 60,00 40,00 20, ,00 8

9 Omdømme mv. (kommunikation og PR-indsats) Retten i Lyngby deltager i forskellige film- og tvprojekter. Retten har i den forbindelse fokus på folkeoplysning. Retten modtager dommere på studieophold fra de nordiske lande ligesom retten modtager besøg fra lande udenfor Norden. I 2016 havde retten således besøg af en større delegation af kinesiske dommere. Retten deltager tillige i et gymnasieprojekt med blandt andet undervisning af rollespil ligesom der modtages skoleklasser i retten. Retten offentliggør jævnligt domsresumeer og afgørelser af væsentlig offentlig interesse. Retten deltog i 2016 på vegne domstolene i tilrettelæggelsen af Folkemødet på Bornholm. Udviklingsaktiviteter Retten afholdt i begyndelsen af 2016 en workshop vedrørende rets og forligsmægling navnlig for at øge antallet af retsmæglinger. Antallet af retsmæglinger har henover 2016 været væsentligt forøget. Denne tendens er fortsat i begyndelsen af Retten arbejder generelt med kompetenceudvikling af medarbejdere. It-organiseringen blev i 2016 ændret, således at klarheden over kompetenceområder i forbindelse med udvikling af digitale systemer øges. Efter retten i slutningen af 2016 gennemgik en udskiftning af hardware står retten overfor en digitalisering af de Civile Sager i første halvdel af I 2017 indledes den digitale behandling af straffesager. Retten har hidtil digitalt behandlet en række større sager om økonomisk kriminalitet. Efter de indhøstede erfaringer hermed, forventes overgangen til digital behandling af andre straffesager at kunne forløbe uden større udfordringer. I 2016 blev det aftalt, at forkyndelsesopgaven i straffesager skulle overgå fra politiet til domstolene pr. 1. marts Det forventes at indførelsen af en ny forkyndelsesmetode/forenklet digital forkyndelse som er forkyndelse via e-boks vil kunne nedbringe gennemløbstiden for sager, der behandles på den måde. 9