Rapport - Etablering af den nye Døgninstitution

Transkript

1 Familie og Børn Notat Til: Sagsnr.: 2009/15318 Dato: Sag: Sagsbehandler: Rapport - Etablering af den nye Døgninstitution Trine Kappelhøj Administrativ konsulent Styregruppen Deltagere i styregruppen: Familiechef Hanne Dollerup, leder af familieafdelingen Pia Janni Nielsen, konstitueret leder af Døgninstitutionen Lisa Culmsee og afdelingsleder Jette Østbo Pedersen. Pr. 1. april 2010 har vicekommunaldirektør Finn Gaarskjær været medlem i stedet for Hanne Dollerup. Administrativ konsulent Trine Kappelhøj har fungeret som sekretær for styregruppen. Formulering af kommissorium og koordinere arbejdet i de enkelte arbejdsgrupper, hvor der er indbyrdes afhængighed. Fastsætte normeringer og ydelseskrav på baggrund af anbefalingerne fra arbejdsgruppen for økonomi Opsamling af anbefalinger fra arbejdsgrupperne om overgangsordninger på vej mod den nye virksomhed. Har arbejdsgrupperne fået meningsfulde navne og opgaver? Opsamling af erfaringerne. Forberedelse af dagsordenspunkter til følgegruppen/med-møderne. Hvad skal den nye institution hedde? Afhængighed af arbejdsgrupper Arbejdsgrupperne overvejer overgangsordninger og anbefaler disse til styregruppen. Arbejdsgrupperne overvejer normeringer og lignende og anbefaler disse til styregruppen. Styregruppen skal sikre et tæt samarbejde mellem familieafdelingen som opgave udbyder og Døgninstitution som opgaveudfører. Dette kan bl.a. ske på ledermøderne på Familieområdet, hvor familiechefen møde med lederne på henholdsvis Skole- og Dagbehandlingen, Døgninstitutionen og Familieafdelingen.

2 Arbejdet i styregruppen Styregruppen har afholdt i alt 4 møder. Arbejdet er afsluttet på styregruppens møde den 16. april MED udvalget Deltagere i MED-udvalget MED udvalgets valgte medlemmer. Opgaven består i at danne overblik overprocessen som repræsentanter for den samlede personalegruppe med fokus på den personaleretlige del. MED udvalget aftaler selv form på videre formidling til personalet. Da MED udvalget vil bestå efter omstruktureringsprocessen, vil det være MED udvalget, som skal følge op på ændringer i ydelser og arbejdsopgaver. Nedenfor er kort beskrevet arbejdet i de enkelte arbejdsgrupper under MED-udvalget. Arbejdsgruppen om Formalia Tids handleplan for ansættelsesretslige krav og betingelser, varsling af ændrede arbejdsvilkår og ændringer i ansættelsesforhold. Personalejuridisk konsulent Kjeld Bartels, personaleservice; indtil videre leder Niels Buhl Axelsen; senere konstitueret leder af Døgninstitutionen og familiechef Hanne Dollerup Afklare overenskomstmæssige forhold i forhold til de nye opgaver. Personalet på Døgnafdelingen arbejder efter KL overenskomst for hjemmevejledere og pædagogisk personale ved døgninstitutioner mv. Kan de fortsætte med det? Hvilken overenskomst skal kontaktpersonerne arbejde efter? Hvilken overenskomst skal projektansatte arbejde efter? Kan de forskellige opgaver kombineres under en overenskomst? Opgaven kan være så kompliceret, at relevante fagforbund skal inviteres til udredning og evt. lokale forhandlinger. Det er en forudsætning for løsning af stillings- og funktionsbeskrivelser samt Beskrivelse af nuværende og nye grundydelser, at Formalia fuldføres tidligt i processen. Hvis der vedtages at tilknytte nye opgaver til Døgninstitutionen, skal der ses på deres overenskomstmæssige forhold. Side 2 af 7

3 Døgninstitutionen har i samarbejde med Jurateamet i Personaleservice arbejdet på de overenskomstmæssige udfordringer i forhold til ændring i ansættelsesforhold fra Døgninstitution til kontaktpersonkorps. Der har været afholdt samtaler med samtlige medarbejdere om ønsker og forventninger til fremtidig ansættelse. SL Socialpædagogernes Landsforbund har været inddraget i processen bl.a. omkring overvejelserne omkring kombinationsstillinger. Arbejdsgruppen har også drøftet visitation til kontaktpersonkorpset. Det er væsentligt, at alle kontaktpersonforhold godkendes i visitationsudvalget for Døgninstitutionen. Arbejdsgruppen om overflytning af Fønen Tids- og handleplan for: Beboere og personale skal følges ad. Lokalerne skal tømmes og forlades. Koordineres af de to afdelingsledere. Tæt samarbejde på og med Fønens personale. Det er allerede foreslået, at flytningen af beboerne og personale skal ske i slutningen af november. Beboerne skal introduceres, forberedes og støttes. Personalet skal deltage, forberedes og støttes. Der skal laves oprydning og rydning af lokalerne før og efter fraflytning. Til hjælp til opgaven kan pedellerne på Viften bistå. Det må vurderes, om et flyttefirma skal benyttes. Hvis hele personalet flytter sammen og samtidig med beboerne, er vi ikke afhængige af at skulle afklare de nye stillingsbeskrivelser. Når personalet flytter så tidligt i processen, vil de ikke have lokaler at opholde sig i. Dette lægger pres på arbejdsgruppen Fysiske rammer. Når denne opgave er løst, vil der frigøres ressourcer til andre opgaver og arbejdsgrupper. Gruppen får ikke andre opgaver. Fønen flyttede allerede i slutningen af november til Trianglens lokaler. Hverdagen kom hurtigt til at fungere hensigtsmæssigt. Der arbejdes i øjeblikket på etablering af fælles kultur. Arbejdsgruppen om de fysiske rammer Tids- og handleplan for renovering og etablering af nye fysiske rammer for Døgninstitutionens grundydelser og for kontaktpersonernes arbejdslokaler. Desuden en beskrivelse af de fysiske betingelser i overgangsfasen, hvis der ikke lokaler til rådighed for kontaktpersonkorpset. Senere i processen skal der findes lokaler, hvis der etableres yderligere nye opgaver. Undersøge, om administrationen kan få lokaler i samme bygning som kontaktpersonerne. Side 3 af 7

4 I forhold til døgnafdelingen: De to afdelingsledere med hjælp fra teknisk afdeling Morten Vestergaard. Måske en eller to pædagoger med praktisk snilde. Der skal regnes på mulige omkostninger med hjælp fra teknisk afdeling. I forhold til lokaler til kontaktpersonerne: Hanne Dollerup med støtte fra PPR/Benny Christiansen, idet der skal findes andre lokaler til sproggruppen. I forhold til finansiering skal Hanne Dollerup inddrages. Der skal findes praktiske løsninger på en række konkrete behov, som personalet har for at kunne løse deres pædagogiske opgaver. Konkret skal lokaler gennemgås. Der skal overvejes renovering og ombygning netop nu, da det vil være det mest praktiske tidspunkt at løse den opgave. Omkostninger skal beregnes. Kan administrationen flyttes fra Pavillonen til lokaler ved siden af kontaktpersonerne? Det vil kræve en nyindretning af værkstedslokalerne, og det vil medføre, at Brederød skal finde andre værkstedslokaler. Tæt samarbejde med gruppen Overflytning af Fønen, så der er klar til de nye beboere. Tæt samarbejde med teknisk afdeling og Hanne Dollerup vedr. finansiering. Opfølgning, når evt. nye opgaver defineres: Hvor skal opgaven løses og hvor skal personelt holde til? Morten Vestergaard har i samarbejde med en arkitekt udarbejdet forslag til renovering af badeværelser og bygning af nye kontorlokaler til kontaktpersonkorpset. Forslaget er udarbejdet, så udgifterne kan afholdes inden for den afsatte ramme på 1,5 mio. kr. Der er fundet lokaler til sproggruppen på Syrevej 41. Lokalerne anvendes i dag af Skole- og Dagbehandlingen og Ungdomsskolen. Der er proces i gang mellem Kommunale Ejendomme og PPR for at gøre lokalerne indflytningsklar så de er egnet til sproggruppen. Der er pt. ingen tidshorisont på istandsættelsen. Midlerne til istandsættelse af lokalerne tages af puljen, der er afsat til istandsættelse af lokalerne på Døgninstitutionen. Det forventes, at istandsættelsen af lokalerne til sproggruppen vil andrage kr. Økonomi Overblik over dels de detaljerede konsekvenser af den politiske beslutning, dels det fremtidige budget og styring. Økonomisk medarbejder Hanne Jørgensen, sekretær og økonomimedarbejder Michael Hansen, indtil videre leder Niels Buhl Axelsen, derefter konstitueret leder Lisa Culmsee. Familiechef Hanne Dollerup deltager ad hoc. Side 4 af 7

5 Det skal beregnes hvilken konsekvens, den politiske beslutning har på Døgninstitutionens samlede budget på længere sigt, så vi kan rette økonomi og aktiviteter ind i god tid inden udgangen af Der skal være overblik over, hvilket budget døgnafdelingen har fremadrettet, så vi kan tilpasse udgifter og aktiviteter, og så taksten kan fastsættes. Der skal udregnes prisen for en time med kontaktperson og hvor mange kontaktpersonopgaver, teamet kan rumme. Der skal udregnes, hvor mange ansatte, der kan være i teamet og hvor mange øvrige udgifter teamet vil have. Fx til aktiviteter, arbejdsmøder, drift af lokaler og administration. Omkostninger vedr. løn er afhængig af gruppen Formalia. Der skal holdes tæt status på regnskabet de første par år til driften er stabiliseret. Hvis der skal etableres nye opgaver som tilkøbsydelser, skal disse beregnes, og der skal fastlægges procedurer og aftaler for betaling og fakturering. Der er udarbejdet endeligt budget for 2010 så de overordnede økonomiske rammer er på plads. Der er afsat en midlertidig pulje på kr. som tilføres anbringelseskontoen i Familieafdelingen. Der er regnet på en timepris for kontaktpersonopgaver. Prisen er beregnet ud fra, at der er 4 ansatte på kontaktpersonordningen. Der regnes med at der er 120 kontaktpersontimer pr. uge 46 uger om året. Der er i timeprisen indregnet lederløn, bygninger, øvrige omkostninger samt 500 kr. pr. barn pr. måned til brugerrelaterede omkostninger. Timeprisen er endt på 299,43 kr. Arbejdsgrupen om ydelsesbeskrivelse Tids- og handleplan for informationsindsamling og beskrivelse. Gruppen er nedsat og beskrevet i selvstændig projektbeskrivelse. Opgaven er nedsat og beskrevet i selvstændig projektbeskrivelse. I research fasen skal især Frederikssund Kommune og Hvidovre Kommune kontaktes, foruden Hjulmagerstien i Københavns Kommune; men også Brøndby og Høje Taastrup Kommuner menes at have deres eget korps af kontaktpersoner. Socialpsykiatri-teamet i Halsnæs Kommune må have lignende organisering. I Formalia skal det afklares på hvilke betingelser de nye ansættelser kan foregå som forudsætning for at arbejde med forskellige former for funktioner og stillinger. Side 5 af 7

6 Hvis Døgninstitutionen får flere opgaver skal disse også beskrives. Lederen af Døgninstitutionen har i samarbejde med Pauline Lindskov udarbejdet ydelsesbeskrivelse for Døgninstitutionen. Ydelsesbeskrivelsen er efterfølgende blevet drøftet i styregruppen, der er kommet med kommentarer og uddybende spørgsmål. Der foreligger nu et godt grundlag at arbejde videre med. Ydelsesbeskrivelsen har været behandlet i MEDudvalget på Døgninstitutionen. Arbejdsgruppe vedrørende beskrivelse af nye funktioner og stillinger Tids- og handleplan for beskrivelse. Konstitueret leder Lisa Culmsee, afdelingsleder Jette Østbo Pedersen, evt. et antal ansatte. Meget gerne hjælp fra direktionssekretariatet. Til Døgnafdelingen: Samle hhv. Fønens og Trianglens funktionsbeskrivelser til én beskrivelse - med nødvendige justeringer som følge af den ændrede organisering. Til kontaktpersonerne: Lave nye beskrivelser ud fra servicelovens beskrivelse og ud fra ydelsesbeskrivelsen fra arbejdsgruppen Beskrivelse af nuværende og nye grundydelser. Hvordan skal det samlede team organiseres? Vagtordning? Hvordan overtager vi opgaver fra tidligere kontaktpersoner?: Fokus på sammenhæng! Fremtidige opgaver, fx overvåget samvær, ledsageordning mv.: Forberede placering af opgaven på den nye institution. Opgaven skal afvente formalia, da beskrivelserne skal følge de overenskomstmæssige krav. Opgaven skal også afvente Beskrivelse af nuværende og nye grundydelser, da beskrivelserne også skal følge de vedtagne ydelser. Når der etableres nye opgaver, skal arbejdsgruppen udforme beskrivelser, som dækker disse opgaver. Arbejdet med stillingsbeskrivelserne gik i gang efter ydelsesbeskrivelsen var på plads. Stillingsbeskrivelsen er efterfølgende blevet drøftet i styregruppen, der er kommet med kommentarer og uddybende spørgsmål. Personaledage til opsamling Afdelingsledere og Michael Hansen Få afklaret og arrangeret omfang, tidspunkt, sted, forplejning og deltagelse af proceskonsulent. Side 6 af 7

7 ? Må afvente styregruppens første overblik og udmelding. Tid og sted skal på plads hurtigt. Hvis der vedtages opfølgende pædagogiske dage, kan gruppen også stå for dem. Arbejdsproces Arbejdsgruppen har afventet de øvrige arbejdsgruppers arbejde, samt at der er faldet ro over dagligdagen på Døgninstitutionen. Der er i april planlagt personaledage, hvor der arbejdes med nye fælles værdier på Døgninstitutionen. Side 7 af 7