Transkript

1

2

3 Indholdsfortegnelse 1.FORORD AKTØRERNE I EN BYGGEOPGAVE...6 a.1bestillerudvalg...6 a.2bygherre...6 a.3brugerne...7 a.4rådgiverne Projektleder Bygherrerepræsentant Bygherrerådgiver Projekterende arkitekter/ingeniører...9 a.5entreprenør BYGGEOPGAVENS FORLØB...10 a.6fase 0: Idéfasen...10 a.7fase 1: Programoplæg...10 a.8fase 2: Forslagsfase...11 a.9fase 3: Projektforslag...11 a.10fase 4: Hovedprojekt, udbud og kontrahering...12 a.11fase 5: Byggefasen...13 a.12fase 6: Afslutning / Aflevering...13 a.13fase 7: Drift og vedligehold...14 d.1fase 8: Afvikling BYGGEOPGAVENS ORGANISERING Princip for organisering i fase g.1princip for organisering i fase UDBUDS- OG ENTREPRISEFORMER...18 g.2rådgiverydelsen...18 g.3bygge og anlægsopgaver...18 g.4udbudsformer Underhåndsbud Fagentreprise Storentreprise Hovedentreprise Totalentreprise Rammeaftaler BILAG...22 Side 3

4 Side 4

5 1. FORORD Ringsted Kommune har pr. 1. maj 2011 etableret en Ejendomsstab, der som kommunal bygherre fremover skal varetage det strategiske, anlægsmæssige og driftsmæssige område for de kommunale bygninger. Denne vejledning er udarbejdet alene for anlægsområdet med det formål, at belyse, hvordan byggeopgaver håndteres administrativt og politisk, og hvordan samspillet mellem de mange forskellige aktører i en byggesag tilrettelægges. En byggeopgave kan enten omfatte nybyggeri eller ændringer af eksisterende bygninger i form af ombygninger, tilbygninger, vedligeholdelse, reparationsarbejder m.v. Der findes store og små byggeopgaver, hvor store opgaver har direkte politisk interesse og beslutning. Denne vejledning handler primært om de større byggeopgaver, som efterfølgende beskrives i alle byggeriets faser. Bygherrevejledningen skal bidrage til: at styrke forståelsen for bygherrerollen ved større byggeopgaver og ved rollen som indirekte bygherre hvor boligselskaber opfører almene ældre- og handicapboliger at forbedre kvaliteten af kommunale byggerier gennem inddragelse af brugerne i byggeprocesserne at præcisere ansvars- og arbejdsdelingen mellem kommunens forvaltninger/afdelinger og eksterne samarbejdspartnere at fastlægge retningslinjer for hvilke spørgsmål, der kræver en politisk stillingtagen, og hvor i processen, den politiske stillingtagen finder sted. Bygherrevejledningen henvender sig til alle de aktører, som på den ene eller anden måde har en rolle i forhold til en byggeopgave. Det drejer sig om forvaltningschefer, institutionsledere og medarbejdere i administrationen og i institutionerne, politikere og kommunens eksterne samarbejdspartnere som eksempelvis boligselskaber, rådgivere, Ældrerådet, brugerrepræsentanter m.fl. Bygherrevejledningen indeholder: en beskrivelse af de forskellige aktører herunder fordelingen af opgaverne og ansvaret, Side 5

6 en beskrivelse af en større byggeopgaves faser, en beskrivelse af organiseringen af opgaven fra planlægning til ibrugtagning en beskrivelse af sammenhæng mellem en byggesags opdragshaver, dvs. et fagudvalg, den politisk ansvarlige, dvs. Plan og boligudvalget og den administrative ansvarlige, dvs. Ejendomsstaben. Bygherrevejledningen foreligger også i en elektronisk udgave. Side 6

7 2. AKTØRERNE I EN BYGGEOPGAVE De direkte aktører i planlægning og gennemførelse af en byggeopgave kan deles op i 4 grupper: Bygherren, brugerne, rådgiverne og entreprenøren. Derudover inddrages i byggeopgaven en række myndigheder som bl.a. varetager: Administration i henhold til byggelovgivningen Køb og salg af kommunale ejendomme herunder byggegrunde Anlæg af veje og stier Forsyningen med el, vand, varme, kloakker, naturgas, antenner m.m. Administration i henhold til planloven og miljølovgivningen. I det følgende beskrives rolle- og opgavefordelingen mellem de fire direkte aktører i en byggeopgave. a.1 Bestillerudvalg Et af fagudvalgene eller økonomiudvalget (herefter Bestillerudvalg) er formel bestiller og har til opgave at definere byggeriets omfang og fastlægge kvaliteten. Bestillerudvalget skal fra sagens start sikre, at der er nøje overensstemmelse mellem de ønsker, man har til byggeriet, og de ressourcer af tidsmæssig og økonomisk art, der stilles til rådighed. Bestillerudvalgets administrative ansvar for at påse, at alle aftaler, planer og budgetter overholdes i de indledende faser af byggeprocessen ligger hos fagforvaltningen bestået af Ejendomsstaben. a.2 Bygherre Den formelle Bygherre for byggeri til kommunalt formål(kommunale brugere/borgere) er altid Plan- og Boligudvalget, mens ansvaret for byggeri til offentligt formål(alle) ligger hos Klima- og Miljøudvalget og ikke er inkluderet i denne vejledning. Bygherreren opgave og ansvar er, at alle vedtagne projekter gennemføres indenfor det vedtagne budget og i videst mulige omfang udføres i henhold til det vedtagne program med tilhørende skitse. Side 7

8 Ejendomsstaben fungerer som bygherrerådgiver for den formelle Bygherre og har således ansvaret for hele processen, dog vil Ejendomsstaben fungere alene som rådgiver i byggeriets indledende faser (idéfasen og programfasen, se herom senere), og når byggeprojektet er optaget i budgettet forestår Ejendomsstaben de resterende faser. Ved opførelse af almene ældre- og handicapboliger med et boligselskab som bygherre er det den kommunale indirekte bygherres - Ejendomsstaben - opgave at stille krav til byggeriets kvalitet, tidsplan, anlægs- og driftsøkonomi og at sikre, at funktionskrav til byggeriet defineres ved inddragelse af de fremtidige brugere, og at disse krav danner grundlag for bygherrens planlægning og projektering. Ejendomsstaben udpeger en projektleder til at stå for gennemførelsen af byggeriet, og projektlederen er ansvarlig for en jævnlig rapportering om projektforhold, herunder tidsplan og økonomi. a.3 Brugerne Brugerne er i denne sammenhæng de personer, som vil få deres daglige gang i de nye bygninger dvs. såvel brugere som personale. Ved planlægning af et nyt kommunalt byggeri udpeger fagforvaltningen repræsentanter for de kommende brugere og fagpersoner, som kan varetager de kommende medarbejderes interesser i planlægningsprocessen. Det er brugernes opgave sammen med Ejendomsstaben: At formulere krav og ønsker til byggeriet og være med til at vurdere funktionaliteten i de principper for løsninger eller konkrete løsningsforslag, som skitseres i processen. Brugerne har pligt til at involvere baglandet og være talsmænd for den gruppe, de repræsenterer. Repræsentanterne for brugerne skal dermed være indstillede på at påtage sig et ansvar på brugergruppens vegne. a.4 Rådgiverne Bygherren vil som regel have behov for flere typer af rådgivning: bistand til projektledelse, bygherrerepræsentation og bygherrerådgivning vil alle blive varetaget af Ejendomsstaben. herudover kan der blive tale om ekstern rådgivning til projektering, byggeledelse og fagtilsyn. Samarbejdet med den eksterne rådgiver varetages af Ejendomsstaben Projektleder Projektledelse er en faglig disciplin, som varetages af Ejendomsstaben. Projektlederen har følgende opgaver: a. Projektlederen er projektets katalysator dvs. den person, der tager ansvaret for at lede og koordinere projektet med henblik på, at de ønskede resultater nås til tiden og indenfor budgettet. Side 8

9 b. Projektlederen har ansvaret for den totale projektstyring af byggeriet, som omfatter koordinering mellem og kontakten til projektets forskellige aktører og eksterne parter. Det er endvidere projektlederens opgave at synliggøre projektet og at etablere en god holdånd. c. Projektlederen har samtidig til opgave at administrere byggeopgaven i planlægningsfasen. d. Organisatorisk er projektlederen bindeleddet mellem ejeren af projektet (bygherren) og de udførende dvs. rådgivere, entreprenører m.fl. Projektlederen er projektets omdrejningspunkt i kommunens organisation og al kommunikation mellem interne og eksterne aktører skal derfor gå gennem projektlederen. Projektlederen refererer direkte til Ejendomsstabens leder Bygherrerepræsentant Bygherrerepræsentation varetages af Ejendomsstaben. Bygherrerepræsentantens opgave er: At yde intern rådgivning til projektlederen i forholdet til eksterne rådgivere, bistand til sagsforberedelse, rådgivning i forbindelse med valg af udbudsformer, kontrahering m.v. At være ansvarlig for administration af byggesagen i udførelsesfasen. At forestå 1-årig og 5-årig gennemgang af byggeriet Bygherrerådgiver Bygherrerådgivning varetages af Ejendomsstaben. Ved særligt komplekse opgaver kan Ejendomsstaben vælge at bruge ekstern rådgivning. Det er bygherrerådgiverens opgave: At indgå i dialog med bygherre og brugere og at omsætte krav og ønsker til konkrete funktionskrav og principper for løsninger På baggrund af funktionskrav og principper for løsninger at udarbejde byggeprogram, udbudsmateriale med beskrivelse af udbudsregler, udvælgelseskriterier m.v. eller konkurrenceprogram afhængig af, hvilken udbudsform, der er valgt for det konkrete projekt At sikre at kravene til byggeriet er forenelige med de fastlagte rammer for projektet (økonomiske, tidsmæssige, miljømæssige, økologiske, arbejdsmiljømæssige, lovgivningsmæssige m.v.) Side 9

10 2.1.4 Projekterende arkitekter/ingeniører Ved særligt komplekse opgaver kan Ejendomsstaben vælge at bruge ekstern rådgivning til projektering. Projekterende arkitekter/ingeniører skal vælges efter EU- Direktivets regler om rådgiverydelser, når det samlede honorar overstiger den fastsatte tærskelværdi, som i 2011 er ca. 1,4 mio. kr.( reguleres hvert 2. år) Se beskrivelse af udbudsformerne i afsnit 5. Ved byggeopgaver med et honorar til projektering under den fastlagte tærskelværdi udbydes der efter Tilbudslovens regler. For tjenesteydelser over kr. er der annonceringspligt. Valget af projekterende, dvs. arkitekter og ingeniører m.m., vil ske efter de kriterier, der er opstillet i udbudsmaterialet. De projekterende har til opgave: At projektere byggeriet inden for de fastlagte rammer (byggeprogram/udbudsmateriale/konkurrenceprogram samt øvrige økonomiske, tidsmæssige, arbejdsmiljømæssige, lovgivningsmæssige bindinger m.v.) a.5 Entreprenør På baggrund af udbudsmateriale udbydes opgaven i én af de udbudsformer, som er nærmere beskrevet i afsnit 5. Er anlægsudgifterne større end ca. 36,1 mio. kr. (2011 niveau) udbydes der efter EU-Direktivet, og er anlægsudgifterne mindre udbydes der efter Tilbudsloven. Udbuddet fører til indgåelse af en kontrakt om udførelse af byggeriet, og entreprenøren vælges efter de i udbudsmaterialet opstillede udvælgelseskriterier på baggrund af gældende udbudspolitik Entreprenøren har ansvaret for at udføre byggearbejdet i overensstemmelse med kontrakten. Side 10

11 3. BYGGEOPGAVENS FORLØB I det følgende beskrives de faser, en byggeopgave gennemløber - fra udarbejdelse af et programoplæg til afslutning af byggesagen. For hver fase beskrives: a. indholdet af fasen, b. hvilke opgaver, der skal udføres, c. fasens resultat og d. den ansvarlige. a.6 Fase 0: Idéfasen Ejendomsstaben bistår Bestillerudvalg og fagforvaltningen med rådgivning. a. Idéen til et nybyggeri eller ombygning af en eksisterende bygning kan komme alle steder fra, men opgaven ender i en fagforvaltning og et bestillerudvalg og kommer ofte til at indgå i forhandlingerne om det kommende års budget. b. Grundlaget for en beslutning om optagelse af projektet på investeringsoversigten skal omfatte: - Beskrivelse af behovet for nybyggeriet eller ombygningen - Beskrivelse af en løsningsmodel evt. med alternativer - Overslag over anlægsudgifterne - Overslag over de afledte driftsudgifter i form af personale, bygningsdrift m.v. c. Resultatet af fase 0 vil være, at projektet optages på investeringsplanen. d. Ansvarlig for fase 0: Det politiske ansvar: Bestiller Det administrative ansvar: Fagforvaltningen, der dog skal inddrage Ejendomsstaben i processen så tidligt som muligt i udarbejdelsen af opgaverne i 3.1(b) a.7 Fase 1: Programoplæg Ejendomsstaben bistår Bestillerudvalg og fagforvaltning med rådgivning. a. Programoplægget skal fastlægge rammerne for arbejdet med byggeopgaven. b. Der skal i denne fase laves en beskrivelse af byggeriets omfang og de mere overordnede ønsker og krav til udformningen af det. Der skal udarbejdes et overslag over de samlede anlægsudgifter, afledte driftsudgifter, et forslag til en tidsplan, og indstilling om frigivelse af bevilling til projektudvikling m.m. Et forslag til programoplæg forelægges til politisk behandling i Bestillerudvalg. Side 11

12 c. Resultatet af fase 1 vil være: - Et godkendt programoplæg med overslag over anlægsudgifter og afledte driftsudgifter - Tidsplan for opgaven - Frigivet bevilling fra udviklingspulje til projektleder og andre rådgivere - Projektorganisering og bemanding af opgaven. d. Ansvarlig for fase 1: Det politiske ansvar: Bestiller Det administrative ansvar: Fagforvaltningen, men hovedparten af arbejdet udføres af Ejendomsstaben a.8 Fase 2: Forslagsfase Ejendomsstaben varetager gennemførelsen af Byggeprogrammet. a. I denne fase skal alle ønsker og krav til udformningen af byggeriet afdækkes og prioriteres i forhold til hinanden i et byggeprogram. I byggeprogrammet indgår bl.a.: - Beskrivelse af planlægningsmæssige forudsætninger - Forsyningsforhold - Jordbundsforhold herunder forureningsundersøgelser - Beskrivelse af funktionerne i bygninger - Rumprogrammer - Arkitektoniske krav til byggeriets udformning - Krav til udformningen af udearealer m.m. - Anlægsbudget - Tidsplan. I denne fase skal det sikres, at alle interesseorganisationer m.v. bliver hørt. Det kan eksempelvis dreje sig om samarbejdsudvalg og andre medarbejderorganisationer. b. Et forslag til byggeprogram og skitseforslag forelægges til politisk behandling hos Bestiller. c. Resultatet af fase 2 er et politisk godkendt byggeprogram og efterfølgende skitseforslag. d. Ansvarlig for fase 2: Det politiske ansvar: Bestiller. Såfremt projektet bliver indarbejdet i det kommunale budget, overdrages projektet til Plan og Boligudvalget, der herefter har det politiske ansvar. Det administrative ansvar: Ejendomsstaben a.9 Fase 3: Projektforslag Ejendomsstaben varetager gennemførelsen af projektforslaget. Side 12

13 a. Valg af udbudsform og udarbejdelse af projektforslag b. Afhængig af valget af udbudsform udføres fase 3 enten af de projekterende rådgivere alene det gælder ved totalentreprisekonkurrencer og ved arkitektkonkurrencer eller i samarbejde med interessenter det gælder ved mindre byggeopgaver eller ved entrering af de projekterende efter udbud af rådgiverydelsen. I fase 3 omsættes byggeprogrammet til et forslag til udformning af byggeriet med planer, facader, snit af bygningerne og med forslag til udformning af udearealer m.m. Hovedtidsplan for projektering og udførelse udarbejdes, og der foretages en endelig beregning af anlægsudgifterne. c. Resultatet af fase 3 vil være: Valg af udbudsform og rådgiver på baggrund af en konkurrence. - Projektforslag - Hovedtidsplan og endelig anlægsbudget. d. Ansvarlig for fase 3: Det politiske ansvar: Plan og Boligudvalget. Det administrative ansvar: Ejendomsstaben. a.10 Fase 4: Hovedprojekt, udbud og kontrahering Ejendomsstaben varetager gennemførelsen af hovedprojekt, udbud og kontrahering. a. Fase 4 omfatter udarbejdelse af de projekterendes endelige udbudsmateriale som grundlag for indhentning af tilbud på byggeopgaven. b. Projektering, myndighedsgodkendelse, udbud og kontrahering gennemføres. Efter licitation og valg af tilbud forelægges resultatet for Byrådet med henblik på frigivelse af anlægsbevilling forud for indgåelse af kontrakt med entreprenør. c. Resultatet af fase 4 er: Udbudsmateriale bestående af bygningstegninger, beskrivelser og aftalegrundlag - Valg af entreprenør og kontrahering - Frigivelse af anlægsbevilling. d. Ansvarlig for fase 4: Det politiske ansvar: Plan og Boligudvalget. Det administrative ansvar: Ejendomsstaben. Side 13

14 a.11 Fase 5: Byggefasen Ejendomsstaben varetager gennemførelsen af byggefasen. a. Denne fase omfatter selve byggefasen, hvor dialogen med entreprenøren varetages af Ejendomsstabens projektleder eller den valgte bygherrerådgiver. b. I byggefasen afholdes byggemøder, hvor entreprenøren rapporterer om status på byggesagen, og hvor der tages stilling til detailspørgsmål, til ændringer i tidsplanen og til evt. behov for tillægsbevillinger. Her kan blive tale om 2 tilfælde: i. Ændringer i projektet indenfor de aftalte rammer: Småændringer afgøres af Ejendomsstabens projektledelse i samarbejde med byggegruppen. Ændringer, der i væsentlig grad berører funktionaliteten skal behandles og godkendes i bestillerudvalget. ii. Ændringer i projektet, der ligger udenfor den aftalte ramme: Ændringer behandles og godkendes i bestillerudvalget, der ligeledes tilvejebringer tillægsbevillinger om nødvendigt. c. Resultatet af denne fase er et byggeri klar til ibrugtagning. d. Ansvarlig for fase 5: Det politiske ansvar: Plan og Boligudvalget. Det administrative ansvar: Ejendomsstaben a.12 Fase 6: Afslutning / Aflevering Ejendomsstaben varetager gennemførelsen af afleveringen. a. I fase 6 tages byggeriet i brug, og byggeopgaven afsluttes ved aflæggelse af byggeregnskab. b. Byggeregnskabet forelægges til politisk behandling. c. Resultatet af fase 6 er: Ibrugtaget byggeri Afsluttet byggeregnskab Evaluering af den samlede proces i forhold til eksempelvis anvendelsen af Bygherrevejledningen, samarbejdet med rådgiverne og inddragelsen af brugerrepræsentanter 1-års og 5-års gennemgang af byggeriet. Side 14

15 d. Ansvarlig for fase 6 : Det politiske ansvar: Plan og Boligudvalget. Det administrative ansvar: Ejendomscentret. a.13 Fase 7: Drift og vedligehold a Ejendomsstaben varetager bygningernes drift og vedligehold. b. Drift og vedligehold af de kommunale bygninger udøves af en række serviceledere og servicemedarbejdere tilknyttet Ejendomsstaben. Ejendomsstaben aftaler med de enkelte institutioner drift og vedligeholdelsesomfanget og niveau og sikre aftalernes overholdelse med regelmæssige bygningssyn og opfølgning. Vedligeholdelsesprogrammet lægges ud fra gældende budget. c. Resultat af fase 7 er et drift og vedligeholdelsesprogram, der sikre en god tilstand af den kommunale bygningsmasse. d. Ansvarlig for fase 7: Det politiske ansvar: Plan og Boligudvalget Det administrative ansvar: Ejendomsstaben d.1 Fase 8: Afvikling a Ejendomsstaben varetager afviklingen af kommunale bygninger e. Såfremt en kommunal bygning ønskes afviklet, dvs. solgt, nedrevet eller anvendt til andet formål sikres dette, når der ligger en politisk beslutning fra Bestillerudvalget. f. Resultat af fase 8 er en bygningsafvikling. g. Ansvarlig for fase 8: Det politiske ansvar: Plan og Boligudvalget Det administrative ansvar: Ejendomsstaben Side 15

16 4. BYGGEOPGAVENS ORGANISERING P r o j e k t f o r l ø b P r o g r a m F o r s l a g P r o j e k t U d f ø r e l s e Der skal for hver enkelt byggeopgave tages stilling til opgavens organisering og bemanding. I den forbindelse er det vigtigt at være opmærksom på, at opgaven undervejs skifter karakter, og at frihedsgraden er størst tidligt i projektforløbet, hvor detaljerne endnu ikke er fastlagt. Derfor bør brugerne inddrages så tidligt som muligt i forløbet og trække sig ud, når byggeriet går ind i de tekniske faser. Det betyder, at der undervejs i projektforløbet vil være behov for at justere organiseringen. Grad af indflydelse (den viste graf er kun et eksempel) Diagrammet viser, hvordan mulighederne for indflydelse på byggeriets udformning uden væsentlige økonomiske ekstraomkostninger aftager undervejs i projektforløbet. Det er derfor vigtigt, at få truffet de overordnede og principielle beslutninger tidligt i processen. Her beskrives principper for, hvordan opgaven kan organiseres i de indledende faser med udarbejdelse af programoplæg og byggeprogram, og hvordan organiseringen kan tilrettelægges, når opgaven går ind i de mere tekniske faser. Side 16

17 1 Princip for organisering i fase 1-3 Styregruppen har til opgave at udarbejde byggeprogram. Styregruppen består som hovedregel af direktøren for den pågældende fagforvaltning (alternativt en afdelingsleder), som er formand for styregruppen, projektlederen indsat af Ejendomsstaben, lederen af institutionen, bruger- og medarbejderrepræsentanter og evt. særlige fagpersoner. I programudvalget indgår evt. en ekstern bygherrerådgiver. Styregruppen kan nedsætte arbejdsgrupper, som får til opgave at løse særlige klart definerede delopgaver som f.eks. at udarbejde forslag til byggeprogram til afgrænsede dele af byggeopgaven eller afklare brugerkrav til særlige funktioner. Side 17

18 g.1 Princip for organisering i fase 4-6 Organiseringen justeres ved overgangen til opgavens mere tekniske faser. Ved justeringen afløses styregruppen af en byggegruppe med deltagelse af projektlederen, evt. bygherrerådgiver, evt. brugerrepræsentanter, sikkerhedsorganisationen, evt. projekterende og entreprenøren. Byggegruppen har til opgave at sikre, at projektering og udførelse sker i overensstemmelse med byggeprogram/udbudsmateriale og løbende at afklare problemstillinger, som dukker op undervejs i processen. Side 18

19 5. UDBUDS- OG ENTREPRISEFORMER g.2 Rådgiverydelsen Udbuddet af arkitekt/ingeniøropgaven reguleres bl.a. af følgende: 1. EU-direktivet for opgaver, der er større end den gældende tærskelværdi ( kr. 1,44 mio. i 2011 ) 2. Tilbudsloven for opgaver mindre end den gældende tærskelværdi. En beskrivelse af forskellige udbudsformer fremgår af bilag 6.5. Når der er tale om totalentrepriser er rådgiverydelsen indeholdt i totalentreprenørens tilbud og således en del af totalentrepriseaftalen. Valget af rådgiver har ofte stor konsekvens for løsninger, proces og økonomi senere i projektet. For indkøb af rådgiverydelser skal der derfor lægges særlig vægt på at vælge en rådgiver med de rigtige kvalifikationer frem for at spar penge på en ydelse, der i det samlede projekt fylder forholdsvis lidt. Rådgiveropgaven (arkitekt/ingeniør) stiller store krav bemandingen på projektet og erfaring fra tidligere projekter. Derfor vil følgende retningslinjer for vægtning ifm. udbud anvendes i stedet for den primære udbudspolitik. Økonomi: % Faglighed/Bemanding: % Erfaring/Kreativitet: % Kvalitet: % g.3 Bygge og anlægsopgaver. Udbuddet af Bygge og anlægsopgaven reguleres bl.a. af følgende: 1. EU-direktivet for opgaver, der er større end den gældende tærskelværdi (kr. 36, 1 mio. i 2011 ). 2. Tilbudsloven for opgaver, der er mindre end den gældende tærskelværdi. I bygge- og anlægsopgaven tildeles opgaven efter kriterierne i gældende udbudspolitik. g.4 Udbudsformer. Bygherren kan vælge mellem følgende entrepriseformer: 1. Underhåndsbud Side 19

20 2. Fagentreprise 3. Storentreprise 4. Hovedentreprise 5. Totalentreprise. 6. Rammeaftaler Valget af entrepriseform har betydning for, hvem der bliver den styrende part i byggeriet og for fordelingen af risiko og ansvar i det øjeblik, der opstår forsinkelser undervejs i byggeprocessen eller mangler ved arbejdet. Bygherrens muligheder for indflydelse på det færdige resultat undervejs i processen vil også afhænge af den valgte entrepriseform. Det betyder eksempelvis, at bygherren skal lægge forholdsvis mange ressourcer i de indledende faser, hvis en opgave skal udføres i totalentreprise, mens bygherren ved valg af andre entrepriseformer har mulighed for indflydelse længere hen i processen Underhåndsbud Underhåndsbud kan anvendes ved små opgaver (under kr. 3,0 mio.), hvor fordelen ved denne udbudsform er, at man kan indhente tilbud uden forudgående licitation. Ved opgaver, hvor den samlede entreprisesum er mindre end kr. 0,3 mio. kan bygherren nøjes med at indhente 1 tilbud. Ved opgaver, hvor den samlede entreprisesum ligger mellem kr. 0,3 mio. og kr. 3,0 mio. må bygherren indhente max. 3 tilbud, dog må bygherren indhente et 4. tilbud, hvis denne tilbudsgiver hentes udenfor lokalområdet Fagentreprise. Fagentreprisen er en meget almindelig anvendt entrepriseform, hvor byggearbejderne opdeles i et antal fagentrepriser med henblik på indgåelse af separate aftaler med en række fagentreprenører. Fordelen ved fagentrepriseformen er, at den giver gode muligheder for konkurrence mellem entreprenørerne, men samtidig stiller den store krav til bygherrens styring og koordinering af processen. Entrepriseformen forudsætter, at der foreligger et detaljeret arkitekt og ingeniørprojekt. Bygherren skal minimere sin risiko ved at sikre sig garantistillelser fra hver enkelt fagentreprenør Storentreprise. En variant af fagentreprisen er storentreprisen, hvor der stadig er tale om en fagmæssig opdeling af byggearbejderne, men hvor der sker en sammenlægning af beslægtede fag til Side 20

21 større entrepriser. Den enkelte storentreprenør har selv koordinerings- og styringsopgaven inden for hele sin egen entreprise. Bygherren har fortsat til opgave at koordinere mellem de forskellige entreprenører, men opgaven er mindre end ved den rene fagentrepriseform. Entrepriseformen forudsætter, at der foreligger et detaljeret arkitekt og ingeniørprojekt Bygherren skal minimere sin risiko ved at sikre sig garantistillelser fra hver enkelt fagentreprenør Hovedentreprise. Bygherren entrerer med en enkelt entreprenør hovedentreprenøren som står for styringen af samtlige byggearbejder. Bygherren fritages fra styringsopgaven. Bygherrens samarbejdspartner er altså udelukkende hovedentreprenøren, og det er derfor vigtigt, at bygherren sikrer sig, at hovedentreprenøren er velkvalificeret og har kapacitet og erfaring til at kunne løse opgaven. Entrepriseformen forudsætter, at der foreligger et detaljeret arkitekt og ingeniørprojekt Bygherren skal minimere sin risiko ved at sikre sig garantistillelser fra hovedentreprenøren Risikoen for de enkelte underentreprenører ligger hos hovedentreprenøren Totalentreprise. Totalentreprenøren står for såvel projektering som udførelse af byggearbejderne. Bygherren har normalt ringe indflydelse på udformningen og styringen af byggeriet efter byggeriet er igangsat. Derfor er det særligt i denne model afgørende, at bygherrens ønsker og krav til byggeriet er udtrykt i et byggeprogram, som indgår i grundlaget for kontrakten med totalentreprenøren. Totalentrepriser udbydes ofte som funktionsudbud, hvor bygherren gennem sin beskrivelser stiller krav til de funktioner, som bygningen skal indeholde. Hertil ofte også overordnede arkitektoniske krav. Som en særlig variant under totalentrepriseformen arbejdes i praksis med omvendt licitation, hvor udbuddet sker på baggrund af et detaljeret udbudsmateriale og en fastlagt maksimal kontraktsum. Fordelen ved denne udbudsform er at anlægssummen er bestemt på forhånd, hvorfor konkurrenceparameteren vil være, hvad der kan fås for pengene. Bygherren skal minimere sin risiko ved at sikre sig garantistillelser fra totalentreprenøren Rammeaftaler Hvor der over en længerevarende periode ønsket udført ensartede opgaver, kan en bygherre Side 21

22 udbyde disse opgaver som rammeudbud. Rammeudbud udbydes normalt for 4 år. Rammeaftaler anvendes oftest ved vedligeholdelsesopgaver. Side 22

23 6. BILAG I. Ordliste II. III. IV. Diagram over proceduren for den politiske behandling Diagram over et projektforløb Gode råd i forbindelse med brugerinddragelsen V. Fordele og ulemper ved forskellige udbudsformer. Side 23

24 Bilag 6.1 ordliste Anlægsopgaver: Alle fysiske byggearbejder herunder også byggemodning og friarealer Byggeprogram: Sammenfattende beskrivelse af alle krav til udformning af et nyt byggeri (funktionskrav, lovgivningsmæssige bindinger, lokalplankrav, økonomisk ramme m.v.) Bygherrerepræsentant: Bygherrens tekniske bisidder i planlægningsprocessen og administrator i udførelsesfasen Bygherrerådgiver: Teknisk rådgiver med ansvar for udarbejdelse af byggeprogram m.m. Entreprenør: Håndværker som forestår byggearbejderne EU-Direktivet: Retsgrundlaget for udbud af rådgiverydelser og bygge-og anlægsopgaver i EU Fagentreprise: Byggearbejder indenfor en særligt fagområde - eksempelvis tømrerentreprise Hovedentreprise: En entreprenør som forestår styringen af samtlige byggearbejder Hovedprojekt: Detaljeret tegningsmateriale og beskrivelse som kan danne grundlag for udbud af byggearbejderne Investeringsplanen: Kommunens anlægsbudget Kontrahering: Indgåelse af kontrakt med eksempelvis rådgiver eller entreprenør Omvendt licitation: En totalentreprisekonkurrence hvor den maksimale kontraktsum indgår i udbudsgrundlaget Projektforslag: Et forslag til udformning af byggeriet med planer, facader, snit gennem bygninger m.m. Projektleder: Ansvarlig for projektstyringen Rammeaftale: En aftale om betingelser mh.t. kvalitet og mængde for udførelse af en opgave af samme karakter i en given periode Rådgiverydelsen: Bistanden fra en rådgiver ( arkitekt og ingeniør ). Storentreprise: En storentreprenør forestår koordinering og styring af en gruppe beslægtede fagentrepriser Totalentreprise: En entreprenør som forestår både projektering og udførelse af byggearbejderne Udbud: Indhentning af tilbud. Side 24

25 Bilag Oversigt over politiske behandlinger af byggeopgaver FU PBU By/Øk FF Fase 0 - Idéfasen PG/KI PA Fase 1 - Programoplæg BE PG PA Fase 2 - Byggeprogram PG PA PG Fase 3 - Projektforslag PG PA Fase 4 - Hovedprojekt, udbud PG PA PG/BE og kontrahering Fase 5 - Byggefasen PA Fase 6 - Afslutning - herunder PG PA PG byggeregnskab Fase 7 - Drift og vedligehold PA Fase 8 - Afvikling PG PA PG FU (Bestiller) = Fagudvalg PBU = Plan og Boligudvalg FF = Fagforvaltning By/Øk = Byråd / Økonomiudvalg PA = Politisk ansvarlig PG = Politisk godkendelse KI = Kommunens investeringsplan BE = Bevilling Skemaet giver et overblik over de politiske behandlinger af en byggesag, som de er beskrevet i afsnit 3 om byggeopgavens forløb. Intentionen med beskrivelsen af byggesagens forløb er at skabe et overblik og en forenkling, så de politiske beslutninger kan træffes, når der foreligger samlede resultater af arbejdet i de enkelte faser. Målet er at undgå unødige og ukoordinerede forelæggelser med deraf følgende forsinkelser af tidsplanen til følge. Ovennævnte opstilling er af generel karakter, og da byggeopgaver varierer i karakter og størrelse, skal politikerne inden en byggeopgave påbegyndes gives mulighed for, at fastlægge en anden politisk involvering end nævnte. Side 25

26 Bilag 6.3 diagram over et projektforløb Side 26

27 Bilag 6.4 Gode råd til repræsentanter for brugerne og medarbejderne Brugerne er vigtige Repræsentanter Brugernes opgave Ringsted Kommune ønsker at involvere brugerne og medarbejderne i planlægningen af nyt byggeri. Det gør vi, fordi de kommende medarbejdere og brugere er de bedste til at formulere ønsker og krav til det nye byggeri. De har erfaring med de aktiviteter, der skal finde sted i bygningerne og kan derfor bidrage med viden, som er af stor betydning, når bygningerne skal udformes. Gruppen af brugere kan være stor, derfor er det nødvendigt at udpege repræsentanter, som på gruppens vegne kan deltage i møder med bygherre og rådgivere. De udpegede repræsentanter skal dermed være bindeled mellem brugerne og bygherren og skal sørge for at orientere baglandet og afstemme holdninger med den gruppe, de repræsenterer. Det er brugernes opgave at formulere krav og ønsker til byggeriet og være med til at vurdere funktionaliteten i de principper for løsninger eller konkrete løsningsforslag, som skitseres i processen. Styregruppe Brugerrepræsentanterne er medlemmer af byggeriets styregruppe og indgår dermed i en proces, som styres af rådgiverne. Fase 1-3 Konkrete råd Byggebehovet Brugerne er som hovedregel involveret i arbejdet i byggeriets fase 1-3 fra udarbejdelsen af programoplægget til der foreligger et projektforslag. På dette tidspunkt er alle væsentlige beslutninger om byggeriets disponering, udformning m.m. truffet og byggeriet går ind i de mere tekniske faser. Mange brugere har ikke erfaringer med at indgå i processer om planlægning af nyt byggeri. Derfor gives i det følgende en række konkrete råd, som er særligt rettet mod brugerrepræsentanter. Rådene består først og fremmest i en metode og rækkefølge for fastlæggelse af funktionskrav til byggeriet. Brugernes første opgave er at være med til at afdække byggebehovet. Hvor meget skal der bygges, for at dække de aktuelle behov? Hvilken type rum er der brug for? Er der behov for særlige faciliteter? Derefter skal der bl.a. tages stilling til, hvordan rummene skal Side 27

28 udformes, hvordan den indbyrdes sammenhæng mellem dem skal være, og hvilke særlige faciliteter, der skal være til stede. I den skitserede rækkefølge skal følgende hovedspørgsmål besvares: Hvilke krav skal der stilles til de enkelte rums udformning og indretning? Er der behov for særligt udstyr og stiller det i givet fald særlige krav til indretningen? Hvordan skal relationerne være mellem de enkelte rum? Hvilke aktiviteter skal der eksempelvis være på den enkelte afdeling eller det enkelte afsnit af byggeriet? Og hvilke krav stiller disse aktiviteter til byggerites udformning? Hvilke krav er der til eksempelvis personalerum, mødelokaler og birum? Endelig fokuseres på byggeriet som helhed. Hvor skal fælles funktioner placeres? Hvordan skal de enkelte afsnit eller afdelinger kædes sammen? Hvordan skal byggeriet placeres på grunden? Til sidst fastlægges kravene til udformning af udearealer. Hvor skal parkeringen placeres og hvordan skal adgangsforholdene udformes? Hvilke krav skal der stilles til udformningen af de grønne områder? Gode idéer Det er en god idé, at hele brugergruppen - evt. hele styregruppen - tager på ekskursion til andre tilsvarende byggerier for at danne sig et indtryk af, hvordan byggeopgaven kan løses, og hvilke erfaringer, man har gjort andre steder. Når man skal tage stilling til, hvordan de nye lokaler vil fungere, kan det være en god idé at afprøve dem i fuld størrelse. Man kan bygge rum i lette materialer og afprøve, hvordan installationer m.v. skal placeres. Det kan f.eks. være nyttigt, når man skal tage stilling til indretning af baderum til nye plejeboliger. Side 28

29 Bilag 6.5 beskrivelse af forskellige modeller for udbud af rådgiverydelsen I det følgende beskrives forskellige modeller for gennemførelse af udbuddet af rådgiverydelsen. Under hver model beskrives kortfattet, i hvilke tilfælde udbudsformen med fordel kan anvendes. Lov om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren fastlægger regler og procedurer for afholdelse af licitationer på udførelse eller projektering og udførelse af offentlige bygge- og anlægsarbejder. For projekter, der overskrider EU s tærskelværdier skal også reglerne i EU-Direktivet følges. Åben projektkonkurrence Konkurrencer skal gennemføres efter reglerne i EU-Direktivet, hvis ydelsen overskrider en grænseværdi på ca. 1,4 mio. kr. (gældende for 2011). Denne udbudsform anvendes primært, når bygherren ønsker stor frihed til at fremkalde mange idéer og kreative løsninger. Der vil med denne konkurrenceform ofte indkomme et stort antal løsningsforslag. Grundlaget for konkurrencen er et begrænset programoplæg med beskrivelse af behov og ønsker. Bedømmelseskriterierne skal være beskrevet i udbudsmaterialet. Der skal nedsættes en bedømmelseskomité til vurdering af forslagene. Komitéens afgørelse er ikke nødvendigvis bindende, så bygherren er frit stillet i det videre arbejde. Indbudt arkitekt og ingeniørkonkurrence Også denne konkurrenceform skal gennemføres efter reglerne i EU-Direktivet, hvis ydelsen overstiger grænseværdien. Udbudsformen anvendes først og fremmest, hvor bygherren ønsker at få flere forslag til kreative løsninger. Grundlaget for udbudet er et konkurrenceprogram. Vurderingen af konkurrenceforslagene foretages typisk efter økonomisk fordelagtighed, men der kan også indlægges kriterier om f.eks. arkitektonisk kvalitet. Når konkurrencen er afsluttet, og der er valgt et vinderprojekt, skal byggeopgaven udbydes efter reglerne i EU - Direktivet. Begrænset udbud Bygherren kan vælge at udbyde rådgiverydelsen ved først at gennemføre en prækvalifikation på baggrund af en bekendtgørelse med en opfordring til alle interesserede virksomheder om at tilkendegive interesse for at afgive tilbud. Bygherren udvælger på baggrund af interessetilkendegivelserne et begrænset antal firmaer, som opfordres til at afgive tilbud på rådgiverydelsen. Side 29

30 Resultatet af dette udbud er valg af rådgiver. Der foreligger ikke skitse til løsning af byggeopgaven. Totalentreprisekonkurrence En totalentreprisekonkurrence skal gennemføres med udgangspunkt i EU Direktivet, hvis projekterings- og anlægsudgifterne under ét overstiger 36,1 mio. kr. (gældende for 2011) Ved en totalentreprise konkurreres på såvel kreativitet som på de samlede anlægsudgifter, og denne udbudsform anvendes primært, hvor bygherren har et ønske om at kunne overskue den samlede økonomi tidligt i projektforløbet. Udbuddet af byggeopgaven sker på baggrund af et detaljeret byggeprogram, hvor alle krav til byggeriets funktionalitet, materialevalg m.m. beskrives. Kriterierne for vurdering af de indkomne tilbud er det økonomisk mest fordelagtige. Bygherren har meget begrænset indflydelse på byggeriets udformning, når kontrakten med totalentreprenøren er indgået med mindre man er parat til at betragte ændringen af projektet som en tillægsydelse, der skal honoreres. Partnering Der arbejdes for tiden med afprøvning af nye samarbejdsformer, som ofte sammenfattes under begrebet partnering. Denne samarbejdsmodel indebærer f.eks. udformning af fælles målsætninger, brug af incitamentsaftaler mellem rådgivere og entreprenører, inddragelse af entreprenører og underentreprenører i projektudformningen, åbne regnskaber m.v. Ved store byggeopgaver, som overskrider EU s tærskelværdier, skal EU Direktivet under alle omstændigheder anvendes. Det betyder imidlertid blot, at der som tildelingskriterium kan stilles krav om dokumenterede samarbejdsevner, og at tildeling sker til det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Vurdering i hvert enkelt tilfælde En bygherre kan frit vælge mellem de forskellige udbudsmodeller. Der er ingen entydige svar på, hvilken udbudsform, der er den rigtige. Der bør derfor foretages en nøje vurdering i hvert enkelt tilfælde af, hvad bygherren ønsker at opnå, og hvad bygherren lægger vægt på i projektforløbet. Hvis byggeopgaven er kompliceret, og der er behov for at få skitseret forskellige løsningsmuligheder, kan en projektkonkurrence være den rigtige løsning. Hvis byggeopgaven er forholdsvis traditionel og kravene til byggeriet kan beskrives i et byggeprogram, kan en totalentreprisemodel anvendes med fordel. Side 30