Opdateret Forretningsgang ved sygdom mv. vedlægges som bilag 1. Forretningsgangen lægges på SB-området på hjemmesiden.

Transkript

1 Selskabsbestyrelsesmøde Sjællandsvænget 1, 3. sal, 4000 Roskilde Kl Deltagere: Selskabsbestyrelsen, Bo Jørgensen og Troels Riis Poulsen Afbud: Henrik Eflund, Annette Sørensen Gæster: Benny Lundgaard, Louise B. Thomsen L = lukket dagsordenspunkt, hvortil der ikke kan refereres O = offentligt dagsordenspunkt, hvortil der kan refereres Efter hvert punkt er anført indstiller. Kommende arrangementer: 1. O Opfølgning på sidste møde Opdateret Forretningsgang ved sygdom mv. vedlægges som bilag 1. Forretningsgangen lægges på SB-området på hjemmesiden. Materialet til bestyrelsesmøderne kan på baggrund af rettighedsstyring til hjemmesiden (styring af hvilke medarbejdere, der kan se hvad) ikke uploades på nuværende tidspunkt. Der arbejdes på en løsning, som forventes at kunne implementeres okt./nov Indtil da bliver materialet fremsendt på mail som hidtil. 2. O Gennemgang af revisionsprotokol for 2016 Revisionsprotokollatet vedlægges som bilag 2. Til drøftelse og godkendelse. Benny Lundgaard gennemgik protokollatet for Boligselskabet Sjælland. Han fremhævede selskabets nye regnskabsmodel, der indeholder en række kontroller. Effektiviseringsaftalen og dens betydning blev omtalt. Den nye revisionsinstruks forventes at indeholde yderligere krav til forvaltningsrevision. Samlet set er der ikke væsentlige forhold, der giver anledning til bemærkninger. Selskabet er generelt i god gænge. Indholdet i protokollatet bliver mindre og mindre og der bliver arbejdet godt med tingene. Der er ingen forbehold der er tale om en blank påtegning. Revisionsprotokollatet blev herefter enstemmigt godkendt og underskrevet. 1

2 3. O Regnskab 2016 Endeligt regnskab for Boligselskabet Sjælland er vedlagt som bilag 3. Herudover vedlægges sideaktivitetsregnskaber som bilag 4 og 4A og regnskab for Bosj ApS for 2016 vedlægges som bilag 5. Regnskab for uddannelsesudvalget er godkendt på bestyrelsesmødet i januar. Regnskab for den Fælles drift er godkendt på bestyrelsesmødet i februar. Til drøftelse og godkendelse Louise Bjerggaard Thomsen gennemgik regnskaberne. Særligt afvigelserne ift. budgettet gennemgået og forklaret. Regnskabet for Boligselskabet Sjælland blev enstemmigt godkendt. Sideaktivitetsregnskaberne blev enstemmigt godkendt. Regnskabet for BOSJ ApS blev enstemmigt godkendt. 4. O Afdelingsregnskaber 2016 Godkendelse af regnskaber godkendt af beboermøder/afdelingsbestyrelser Regnskaber kan ses på hjemmesiden under de enkelte afdelinger. Godkendelse af regnskaber uden afdelingsbestyrelser/beboermøder Følgende afdelinger har ingen afdelingsbestyrelse og har ikke afholdt regnskabsmøde: Granparken, Viby, Roskilde Karlemose Kollegiet, Køge Hersegade-Grønnegade, Roskilde Totten, Roskilde Hybenvang, Holbæk De vanføres Boligselskab, Borup, Køge Oasen, Viby, Roskilde Oasen servicearealer, Viby, Roskilde Rønnebærparken, serviceareal, Roskilde Enoch s Gård, Roskilde Spritfabrikken, Roskilde Ungdomsboliger, Enoch s gård, Roskilde 2

3 Hyrdehøj, Roskilde Fredensvej, Ringsted Mosevang 33-35, Holbæk Kasernen, Holbæk Kløvermarksvej 19-21, Holbæk Regnskaberne kan se på hjemmesiden under de enkelte afdelinger. Følgende regnskaber er for institutioner: Rute 55 Børnehaven Solsikken Hedeboparkens Fritidscenter Vognmandsparkens Børnehave Regnskaberne for institutionerne er fremsendt i særskilt mail uden bilagsnumre. Godkendelse af ikke-godkendte regnskaber Regnskabstvist for Byhusene vedlægges som bilag 6 Regnskabstvist for Ågerupvænge II vedlægges som bilag 8 Regnskaberne for ovennævnte afdelinger er fremsendt i særskilt mail uden bilagsnumre. Ikke-modtagne regnskaber Udover ovenstående mangler vi fortsat at modtage regnskaber for nedenstående afdelinger: Måneparken, Roskilde Regnskabet er fremsendt i særskilt mail uden bilagsnummer. Til drøftelse og godkendelse: Regnskaber godkendt af beboermøder/afdelingsbestyrelser Regnskaberne blev enstemmigt godkendt. Regnskaber for afdelinger uden afdelingsbestyrelse og ikke afholdt regnskabsmøde Regnskaberne blev enstemmigt godkendt. De ikke-godkendte regnskaber 3

4 Blev gennemgået særskilt og enstemmigt godkendt. Regnskab for afd, Måneparken, Roskilde Regnskabet blev enstemmigt godkendt. 5. O Repræsentantskabsmødet 2017 Godkendelse af endelig dagsorden. Endelig dagsorden vedlægges som bilag 9, idet der afventes eventuelle indkomne forslag, kandidater mv. Godkendelse af mundtlig beretning. Beretning vedlægges som bilag 10. Skriftlig beretning vedlægges som bilag 11. Følgende forslag er indkomne: Carl Rasmussen fra Møllegårdene har stillet forslag om lovliggørelse af overdragelse af diverse indbo mellem fraflytter og indflytter. Han er gjort bekendt med selskabsbestyrelsens beslutning om ejerskabserklæringer, og har derfor trukket sit forslag. Tilretning af byggepolitik vedlægges som bilag 12. Fusion med BoliGrøn. Der foreslås at der på repræsentantskabsmødet er debat om fusionen, herunder om hvilke betingelser, der skal være opfyldt for fusionen. Herefter kan repræsentantskabet beslutte hvorvidt man vil give selskabsbestyrelsen mandat til at indgå fusionen når betingelserne er opfyldte eller om repræsentantskabet selv vil træffe afgørelsen på dette tidspunkt. Den tilrettede byggepolitik indstilles godkendt på repræsentantskabsmødet under punktet valg til byggeudvalget. Initiativprisen uddeles til Niels Pallisgaard. Endelig dagsorden blev godkendt. Temaer bliver byrådsvalg, betalbare boliger og miljø/affaldshåndtering. Under indkomne forslag (fra bestyrelsen) behandles punktet om fusion med BoliGrøn. Jens, Peter og Chris uddyber punktet på mødet. 4

5 6. O Godkendelse af takstblad 2018 Udkast vedlægges som bilag 13. Budget for uddannelsesudvalget 2018 vedlægges som bilag 14. Uddannelsesudvalgets budget blev godkendt med en stigning på 5 kr. ift. nuværende takst. Takstbladet for 2018 blev herefter godkendt. 7. L Trappevask indstilling 8. O Byggesager Følgende indstillinger vedlægges: Navne til afdelinger vedlægges som bilag 16 Skema A på Tofteengen mv. vedlægges som bilag 17A, 17B og 17C Æblehaven og Rønnebærparkens tagboliger skal umiddelbart efter opførelsen sammenlægges med de respektive afdelinger. Det samme gælder Præstemarkshusene. Toppen og Skademosen skal være en afdeling. Slagteriskolen skal sammenlægges med Ny Østergade og et samlet navn findes. De afdelinger der skal sammenlægges får navne, der lægger op til den kommende sammenlægning f.eks. Nr. 2. Skema A på Tofteengen blev godkendt. 9. O Indstilling vedr. mindre råderetssager Indstilling vedlægges som bilag 18. Indstillingen blev godkendt. 10. L Orientering fra FU, bestyrelsen og områder 11. L Eventuelt herunder evaluering af dagens møde og fokusområder for TV indslag om bestyrelsesmødet 5