Vedlagt bilag 1 med input fra bestyrelse og deltagelse ansatte.

Transkript

1 Selskabsbestyrelsesmøde Sjællandsvænget 1, 3. sal, 4000 Roskilde Kl Deltagere: Selskabsbestyrelsen, Bo Jørgensen og Troels Poulsen. Afbud: Henrik Eflund, Jens Frederiksen. L = lukket dagsordenspunkt, hvortil der ikke kan refereres O = offentligt dagsordenspunkt, hvortil der kan refereres Efter hvert punkt er anført indstiller. Kommende arrangementer: Ingen arrangementer 1. O Opfølgning på sidste møde Ingen punkter. 2. O Evaluering af repræsentantskabsmødet Vedlagt bilag 1 med input fra bestyrelse og deltagelse ansatte. Efter repræsentantskabsmødet spurgte nogle om, hvordan vi fik samlet personer med interesse for at lave politik gruppe. Kan man få lavet en kontakt formular på BOSJ.DK hvor medlemmer af bestyrelser mm kan tilmelde sig og vi så kan arrangere et fælles møde for at lave kommissorium for gruppen, evt. med deltagelse af dig og /eller Bo Jørgensen. Torben Joconde, Riffelhavevej, Holbæk Hvem fra bestyrelsen ønsker at deltage i arbejdsgruppen om afstemningsform ved kandidatvalg? Til drøftelse Jan René Petersen, Mia Nielsen, Bodil Nielsen, Anna Hansen og Chris Warby meldte sig til arbejdsgruppen om kandidatvalg. Opfordringen til den politiske gruppe behandles på august mødet. 3. O Ordinært repræsentantskabsmøde 2017 På baggrund af ovennævnte ønskes en drøftelse af: Valg af sted 1

2 Valg af dirigent Valg af valgsystem Til drøftelse og beslutning Det blev besluttet, at repræsentantskabsmødet afholdes samme sted, med samme dirigent og samme valgsystem som i O Godkendelse af mødeplan 2016/17 5. L Diæter Vedlagt bilag 2. Som alternativ til temaområdemøder ønskes en drøftelse af erstatning af et ekstraordinært repræsentantskabsmøde jf. mødeplanen Til drøftelse og godkendelse Mødeplanen blev godkendt. Det blev besluttet, at temaområdemøderne afskaffes og at der afholdes et ekstraordinært repræsentantskabsmøde i januar. Direktionen blev bemyndiget til at indkalde hertil. 6. O Godkendelse af forretningsorden for Bestyrelsen Vedlagt bilag 4 og bilag 4A. Til drøftelse og godkendelse Forretningsordenen og bilaget hertil blev godkendt. 7. O Valg til udvalg og kommissorier for disse Jf. april mødet er kravene til udvalgs medlemmerne følgende: FU - forretningsudvalget: Kendskab til forretningsordenen, være loyal over for bestyrelsen, kunne være markant og stå ved sine holdninger i FU, bemærk ca. 1 ekstra møde mellem SB-møder, erfaring inden for området eller villig til at sætte sig ind i det. Sparringspartner for direktøren / FU, én der kan stille op som næst-/formand, hvis der sker noget. 1 person skal vælges og kommissorium bilag 5 godkendes. Udlejningsudvalget: 2

3 Holdes ca. en gang om måneden, kritisk og socialt bevidst, skal kunne forudse og gennemskue konsekvenser, lige dele empati og kendskab til rammer og regler, fokusere på den enkelte og på fællesskabet. 3 personer skal vælges og kommissorium bilag 6 godkendes. Byggeudvalget: Vil man bo i det der foreslås, sted og udformning. Forståelse for behov for forskellige boliger til forskellige familie- og livssituationer. Sammensætning på tværs af alder og køn, der skal være repræsentation af begge køn. 2 personer skal vælges. Byggepolitik er godkendt på repræsentantskabsmødet. Uddannelsesudvalget: Nogen der har ideer til nye ting / emner, der kan komme på programmet. Villig til at undersøge hvad de andre BS laver. Kunne argumentere for, hvorfor kurserne holdes sælge ideerne om kurserne. 3 personer skal vælges og kommissorium bilag 7 godkendes. Til valg og godkendelse: FU: Kommissoriet blev godkendt. Jens Frederiksen blev valgt som 3. medlem. Udlejningsudvalg: Kommissoriet blev godkendt. Følgende blev valgt til udvalget: Jeanette Gottlieb Nielsen Annette Sørensen Robert Gerken Suppleant: Anna Hansen Byggeudvalget: Kommissorium er godkendt på repræsentantskabsmødet. Følgende blev valgt: 3

4 Jan René Petersen Per Pedersen Uddannelsesudvalget: Kommissoriet blev godkendt. Følgende blev valgt: Anna Hansen Per Brink-Kjær Helene Obel Suppleant: Jens Frederiksen 8. L Slagterigrunden 9. O Billigere boliger og udbud Indstilling eftersendes som bilag 9. Til beslutning Indstillingen blev godkendt og lånet blev bevilget. Tildelingen vil i et vist omfang ske med medlemmer fra byggeudvalget. 10. L Indstilling om nybyggeri 11. O Besigtigelsestur oktober begge dage inkl. Afgang Sjællandsvænget fredag morgen. Forbi Toppen, Roskilde, Egedalsvænget i Kokkedal, Veksjø besigtigelse træhuse, eksempler integration. Overnatning Göteborg, næste dags tema: udearealer, miljø affaldssortering, 0-energi, renovering, integration: Tema søndag: Integration universitet og boliger og erhverv, energi, kollektiver, Et mere uddybende program er vedlagt som bilag 11. Til drøftelse og godkendelse Besigtigelsesturen blev godkendt i sin nuværende form. 12. O Indstilling om Faktureringsprincipper Ejendomsfunktionærer: 4

5 Alt arbejde, som udføres for én afdeling, debiteres denne med min. 15 minutter. Det vil sige 10 minutternes arbejde oprundes til 15 minutter. Den tid en medarbejder ikke anvender til gavn for en afdeling, kan ikke debiteres og skal dækkes af den fælles drifts budget for interne ikke-fakturer bare timer. Interne timer omfatter f.eks. teammøder, MUS mv. Ved græsslåning eller lignende arbejde mellem fx to afdelinger kan der foreligge en fordelingsnøgle på arealet, f.eks. en fordeling hos Ågerupvænge 1 og 2. Det vil sige når en ejendomsfunktionær slår græs i Ågerupvænge, kan han bruge en fordelingsafdeling i stedet for at skulle skifte mellem de 2 afdelinger. Fordeling af timerne sker ud fra lejemålsenheder eller areal i de enkelte afdelinger. For områdeleder/områdeassistenter: Når denne gruppe har møder, arbejder for, eller på anden måde har opgaver som har direkte forbindelse til en af selskabets afdelinger bliver timerne uddebiteret til afdelingen på samme måde som ejendomsfunktionærer. Ved nedenstående opgaver fordeles timerne oftest mellem afdelinger ved brug af fordelingsnøgler. Fordelingsnøgler bliver brugt i forbindelse med f.eks.: Planlægning af markvandringer Planlægning af budget- & regnskabsmøder Generel koordinering/planlægning af drift Økonomiopfølgning Kontrol og godkendelse af leverandørfaktura Indkøb og tilbudsindhentning af f.eks. maskiner. Diverse udbud f.eks. flyttelejligheder Håndtering af mails Uddannelse der er specifik for en eller flere afdelinger (f.eks. ved specielle krav til affaldshåndtering i enkelte kommuner, håndtering af specielle maskiner i konkrete afdelinger mv.) Intern tid for områdeleder og områdeassistent omfatter al ledelsestid, personalemøder, afholdelse af MUS, møder med administration og ledelse, tavlemøder mv. Øvrige medarbejdere fakturerer afdelingsrelateret tidsforbrug i overensstemmelse med selskabets ydelseskatalog. For DV medarbejdere og projektledere Når denne gruppe har møder, arbejder for, eller på anden måde har opgaver som har direkte forbindelse til en af selskabets afdelinger bliver timerne udfaktureret til afdelingen på samme måde som ejendomsfunktionærer. 5

6 Intern tid for denne gruppe omfatter personalemøder, afholdelse af MUS, tavlemøder mv. Til beslutning Principperne blev godkendt. 13. L Indstilling om forsikring 14. L Indstilling om åbningstider 15. L Indstilling om maskinfællesskaber 16. O Godkendelser: Godkendelse af sammenlægning af Nøddeparken I+II. Til orientering vedlægges referatet fra det ekstraordinære møde i Nøddeparken 1 og 2, hvor der særskilt blev stemt om sammenlægningen i begge afdelinger. Mødet blev afholdt den 26. maj Referatet vedlægges som bilag 15. Sammenlægningen er sket pr. 1. januar Fortsættende afdeling er og nyt navn bliver Nøddeparken. Det vil sige at afd lukkes ned. Repræsentantskabet har bemyndiget Selskabsbestyrelsen til at godkende fuldstændige sammenlægninger, der er vedtaget på afdelingsmøder. Sammenlægningen blev endeligt godkendt. 17. O Orientering fra Forretningsudvalg, direktionen Redegørelse for projekt Kvalitetssikring af bogføring er vedlagt som bilag 16. Vi stiler mod første møde i Advisory Board i august/september Til orientering 18. O Orientering fra bestyrelsen og områderne: Referater fra Byggeudvalg og Udlejningsudvalg vedlægges. 19. L Eventuelt herunder evaluering af dagens møde og fokusområder for TV indslag om bestyrelsesmødet 6