Referat. Selskabsbestyrelsesmøde

Transkript

1 Selskabsbestyrelsesmøde Sjællandsvænget 1, 3. sal, 4000 Roskilde Kl Deltagere: Selskabsbestyrelsen, Bo Jørgensen, Afbud: Gæster: Per Bro deltog under punkt 1 L = lukket dagsordenspunkt, hvortil der ikke kan refereres = offentligt dagsordenspunkt, hvortil der kan refereres Efter hvert punkt er anført indstiller Kommende arrangementer: 19/6 Byggeudvalgsmøde siden sidst 1. Velkommen til Alice L Indstillinger byggeri se bilag for byggeri: Nedenstående indstillinger på projekter fremsendes til godkendelse: Bilag A Præstemarkshusene skema B på helhedsplan Jens Frederiksen forlader mødet Bilag B Sankt Peders Stræde skema B på nybyggeri Bilag C Tofteengen, Ågerup skema B på nybyggeri Bilag D Parkvænget, Roskilde skema A på tagboliger Bilag E Slagteriet, Roskilde skema B på nybyggeri Bilag F Ågerupvænge finansiering af kuldeproblematik Henrik Eflund forlader mødet Bilag G Svinget/Isefjordsvej skema B på helhedsplan Bilag A: Bilag B:. Bilag C: Bilag D: Bilag E: Projektet blev kort gennemgået, besparelserne drøftet og godkendt Bilag F:. Bilag G:. Nedenstående punker fremsendes til orientering: Bilag H - Referat fra Byggeudvalgsmøde den 3. maj 2018 (fast punkt) 1

2 Adresseliste for Selskabsbestyrelsen bilag 1A Alice oplyser der altid kan lægges besked. 2. Forudsætninger for godt bestyrelsesarbejde For at sikre en god start på bestyrelsesåret indstiller FU, at der hyres en coach til SB for at sikre et godt fremtidig samarbejde og forventningsafstemning. Det indstilles, at Lone Schilling. Fra Kjærulff og Partner bistår bestyrelsen og mødet afvikles i august. BJ doodler. 3. Evaluering af repræsentantskabsmødet Følgende tilføjelser kom på mødet: SB mere tydelig i sine udmeldinger. Hvorfor valgte SB at indstille Robert frem for Bodil. Mere tydelig i SB kompetencer og hvad vi søger. Valgpræsentation gennemarbejdes: Jens, Alice, Helen, Tine, Chris, Jan og Jeanette. JRP tovholder SB skal være bedre til at krydse klinger. SB skal være bedre til at sige tingene rundt om bordet og ikke uden for. Forventningsafstemme. drøftelse og beslutning 4. Vedtagelse af forretningsorden Bilag 4A 5. Vedtagelse af kommissorier for udvalg og forventninger til udvalgsmedlemmer - tidligere mødes er kravene til udvalgs medlemmer. Udlejningsudvalget Bilag 5A: Tidligere forventninger til udvalget har været: Holdes ca. en gang om måneden, kritisk og socialt bevidst, skal kunne forudse og gennemskue konsekvenser, lige dele empati og kendskab til rammer og regler, fokusere på 2

3 den enkelte og på fællesskabet. Hvad er dine forventninger til udvalget og medlemmerne? 3 personer skal vælges og kommissorium bilag 5A godkendes. Væsentlige udlejningsforhold Dispensationsforhold som kan aflede politiske drøftelser som fx ungdomsboliger. Marianne indkalder for at drøfte brug af udvalg og revurdering af udvalg. Helene, Jeanette, Amalie Knud er suppleant Byggeudvalget Bilag 5B til orientering: Tidligere forventninger til udvalget har været; Vil man bo i det der foreslås, sted og udformning. Forståelse for behov for forskellige boliger til forskellige familie- og livssituationer. Sammensætning på tværs af alder og køn, der skal være repræsentation af begge køn. 2 personer skal vælges. Første møde er aftalt til den 19. juni kl Hvad er dine forventninger til medlemmerne? Så snart Bestyrelsen har valgt sine medlemmer, vil vi med medlemmerne lægge en mødeplan for det kommende år. Udvalget godkender hvor og om vi skal bygge. Indretning af nybyggeri, hvor der ikke er helhedsplan. Per og Jan er valgt. Jan er formand. Uddannelsesudvalget Bilag 5C: Tidligere forventninger har været: Nogen der har ideer til nye ting / emner, der kan komme på programmet. Villig til at undersøge hvad de andre BS laver. Kunne argumentere for, hvorfor kurserne holdes. Sælge ideerne om kurserne. 3 personer skal vælges og kommissorium bilag 5C godkendes. Hvad er dine forventninger til udvalget og medlemmerne? Retænke kurser. Tænker 2 årigt med et års kursusprogram 3

4 SB kurser indstilles Jakob har ikke med SB uddannelse. Spørg driftslederne om uddannelse Jens, Chis, Henrik er valgt. Jakob indkalder til møde, hvis det ikke er planlagt. Boligpolitisk gruppe med Roskilde byråd: Jf. beslutning på aprilmødet skal nyt medlem udpeges. Der blev efterspurgte feed back og inspiration fra møderne. Jan valgt. Valg af risikogruppe og kommissorium bilag 5D godkendes: Formålet med gruppen er at identificere risici ud over de i byggesager og. Der ønskes 3 medlemmer. Peter, Chris og Jeanette valgt. Tine Suppleant FU forretningsudvalget Bilag 5E: Tidligere forventninger har været: Kendskab til forretningsordenen, være loyal over for bestyrelsen, kunne være markant og stå ved sine holdninger i FU, bemærk ca. 1 ekstra møde mellem SB-møder, erfaring inden for området eller villig til at sætte sig ind i det. Sparringspartner for direktøren / FU, én der kan stille op som næst-/formand, hvis der sker noget. 1 person skal vælges og kommissorium bilag 5E godkendes Hvad er dine forventninger til udvalget og medlemmerne? Følgende opstiller: Robert, Tine, Jens Forventning til FU: kom med inspiration til mig som SB medlem og omvendt. Robert blev valgt. Mødeplan 2018/19 - Bilag 5F. Nyt bilag udsendt 4

5 Valg af mentorer Hvad er forventningerne til de mentorer vi stiller op og hvordan fordeles mentorerne? Hvem tilbyder sin hjælp? Beslutning Følgende kan trækkes på som mentor til afdelingsbestyrelserne: Chris, Robert, Henrik, Tine, Knud, Jens, Peter, Bodil og Jan Forventning: Ny AB, fra budget til budget møde, Fordeling sker af selskabet Vejlede AB i årets gang, støtte god dialog med selskab, skal kunne være dirigent, Ab opgaver og ansvar, vejlede i god dialog i AB og mellem AB. Husk du tegner selskabet Udlever mentorordningen ved nyvalg Uddannelse for SB bestyrelsesåret 2018/19 Hvad er behovet? Jura: Tine, Alice, Robert, Helene, Jeanette, Amalie, Henrik og Peter = 1. prioritet Ny i bestyrelsen: Tine, Alice, Henrik, Amalie, Kursus i konflikthåndtering og præsentation Konference om FN verdensmål september=robert, Annette Henrik, Tine, Jens rdinært repræsentantskabsmøde 2019 På baggrund af punkt 3 ønskes en drøftelse af 1. sted 2. dirigent 3. valgsystem 1. Comwell, Roskilde 2. nye forslag til August 3. gentag er det FSB Godkendelse 6. Status strategi 2020 bilag 6A BJ korrigerede rapporten og de nye tal sendes ud samlet med referatet. 5

6 . Indstilling om 2 lejere på lejekontrakt (MA/Kundeambassadør) - Bilag 6B psætning af varmepumper på lejemålsniveau (UEK) Bilag 6C Arbejdsgrupperne om service, in/outsourcing, kvalitet, sammenlægninger og maskinfællesskab fortsætter med de valgte medlemmer.. rientering 7. rientering fra FU, direktion og bestyrelsesmedlemmer Fredag 15/6 kl spiser alle os som kommer på folkemødet frokost. Lad os vide om du er der Bj orienterede kort om selskabets kommende serviceløfter. Underskriftbilag blev underskrevet 8. L Eventuelt herunder evaluering af dagens møde og fokusområder for TV indslag om bestyrelsesmøde: Ghetto udspil største katastrofer rammer primært de 16 mest udsatte områder, hvorfor selskabet ikke har deltage i debatten om disse områder. Vi savner renoveringsmidler til alle andre øvrige områder og savner fokus på disse også fra BL side. Møde i Holbæk om sammenlægninger. Jens har været mentor for Gundsølillebo Vold mod ansat i Roskilde. Møde i bestyrelsen i Boligsocial helhedsplan i Køge: engagerede ansatte. Peter vil gerne forberede sig til kurset ny i betyrelsen.26/6 TV evaluering af rep. 2 på lejekontrakten Udvalg input søges. 6

7 Bilag pkt. 1 Byggeri: Bilag A Præstemarkshusene skema B på helhedsplan Bilag A.1 Skema B på støttede arbejder Bilag A.2 Skema B på ustøttede arbejder Bilag B Sankt Peders Stræde skema B Bilag B.1 Skema B Bilag C Tofteengen, Ågerup skema B Bilag D Parkvænget, Roskilde skema A på tagboliger Bilag E Slagteriet, Roskilde Skema B Bilag F Ågerupvænge finansiering af kuldeproblematik Bilag G Svinget/Isefjordsvej skema B på helhedsplan Bilag H Referat fra byggeudvalgsmøde den 3. maj 2018 Bilag pkt. 1-8: Bilag 1A - Adresseliste for Selskabsbestyrelsen Bilag 4A Udkast forretningsorden for SB Bilag 5A Kommissorium Udlejningsudvalg Bilag 5B - Kommissorium Byggeudvalg Bilag 5C Kommissorium Uddannelsesudvalg Bilag 5D Kommissorium Risikoudvalg Bilag 5E Kommissorium Forretningsudvalg Bilag 5F Mødeplan Bilag 6A pfølgning Mål 2018 / strategirapportering Bilag 6B - Indstilling om 2 lejere på lejekontrakt Bilag 6C psætning af varmepumper på lejemålsniveau Husk næste møde 27. august 2018 God sommerferie 7