Indholdsfortegnelse. Bilag 3: ESDH-processen frem til indstillingen til dir den 20. maj

Transkript

1 Indholdsfortegnelse Id Dokumentnavn Sagsnummer Hændelse #0 Ikke medtaget P #0 ESDH - Magistratens beslutning om ESDH-strategi P #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Bilag1: Frederiksberg Kommunes ESDH-strategi G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Bilag 2: Integrationspakke med SBSYS G #0 Bilag 1: SBSYS' overensstemmelse med ESDH-strategien G #0 Bilag 3: ESDH-processen frem til indstillingen til dir den 20. maj G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G

2 363238#0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 Ikke medtaget G #0 ESDH - Valg af udbudsspor samt implementerings- og driftsmodel G #0 Opfølgning på tema - Rammer og retning for kommende ESDH-strategi G #0 Frederiksberg Kommunes ESDH-strategi og valg af udbudsform G #0 Rammer og retning for kommende ESDH-strategi - temadrøftelse G #0 Ikke medtaget A

3 Ikke medtagede dokumenter # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # #0

4 363278# # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # #0

5 Frigivelse #0 - ESDH af anlægsmidler - Magistratens beslutning under Digitaliseringsplanen om ESDH-strategi 2013 BESLUTNING Et flertal i Magistraten (Borgmesteren, Pernille Høxbro, Margit Ørsted, Katrine Lester, Michael Vindfeldt, Balder Mørk Andersen, Morten Jung, Jan E. Jørgensen) indstiller, 1) at der meddeles anlægsbevilling på 8,9 mio. kr. fordelt med 6,7 mio. kr. i 2013 og 2,2 mio. kr. i 2014 til udmøntning af Digitaliseringsplanen 2013 jævnfør bilag 1 Udmøntning af Digitaliseringsplanen finansieret af rådighedsbeløb afsat under Digitaliseringsplanen 2013, i 2013 og "Digital læring" og "Vagtplanlægning i dagtilbud" udtages af digitaliseringsplanen. Forelæggelse af projekterne "Digital læring" og "Vagtplanlægning i dagtilbud" med uddybende redegørelser vil ske på mødet den 3. juni ) at udmøntning af afledt drift og effektiviseringer på netto 4,9 mio. kr. i 2014 og netto 7,2 i 2015 stigende til 7,6 i 2016 og frem indarbejdes i 2. finansielle orientering, jf. tabel 3. Et mindretal i Magistraten (Thyge Enevoldsen) indstiller at stemme imod. Indstilling Direktionen indstiller, 1) at der meddeles anlægsbevilling på 11,0 mio. kr. fordelt med 8,8 mio. kr. i 2013 og 2,2 mio. kr. i 2014 til udmøntning af Digitaliseringsplanen 2013 jævnfør bilag 1 Udmøntning af Digitaliseringsplanen finansieret af rådighedsbeløb afsat under Digitaliseringsplanen 2013, i 2013 og ) at udmøntning af afledt drift og effektiviseringer på netto 5,8 mio. kr. i 2014 og netto 8,4 i 2015 stigende til 8,7 i 2016 og frem indarbejdes i 2. finansielle orientering, jf. tabel 3 Beskrivelse af sagen Frederiksberg Kommune arbejder ambitiøst med digitalisering af forvaltningen. Med budget 13 vedtog Kommunalbestyrelsen en revideret Digitaliseringsplan for 2013 med øgede ambitioner for sammenhængende digital understøttelse af opgaveløsningen, mere korrekt faglig myndighedsudøvelse og et fortsat fokus på at sætte borgerne i centrum via effektive selvbetjeningsløsninger og velfærdsteknologi. I 2013 bevæger digitaliseringen sig således længere ud på kommunens velfærdsområder, hvilket skaber nye muligheder og udfordringer. Det er udfordringer og muligheder, som Frederiksberg Kommune via projekterne er i stand til at håndtere og udnytte ved at udvikle og tilbyde effektive og værdiskabende teknologiskabende services. Magistraten tog d. 19. november 2012 status på udmøntningen af de igangværende digitaliseringsprojekter til efterretning. Af indstillingen fremgik det, at Kommunalbestyrelsen primo 2013 ville blive forelagt en samlet indstilling om frigivelse af anlægsmidler til projekter i Forventninger til, at der kan skabes bedre og mere effektive borgerservice gennem digitalisering er dels indfriet på mange måder gennem kommunens digitaliseringsplaner, dels voksende som det fremgår af regeringsforhandlingerne mellem KL og staten. Regeringen har i forbindelse med Vækstplan DK hævet målsætningen for modernisering af den offentlige sektor fra 5 til 12 mia. kr. frem mod Målsætningen skal bl.a. realiseres gennem digitalisering og velfærdsteknologi. Frederiksberg har fuldt ud indfriet sin andel af de forventede effektiviseringer og med nærværende plan lægges op til yderligere at fastholde denne position. Med denne indstilling søges der frigivelse af anlægsmidler til projekter i 2013 beskrevet i bilag 1 Udmøntning af digitaliseringsplanen Det omfatter følgende projekter: 1

6 Program 1: Digital borger- og virksomhedsservice Øget brug af selvbetjeningsløsninger Program 2: Digital administration og sagsbehandling ESDH-strategi Program 3.1: Digital velfærd: Børn og unge BYOD - Bring your own device Børneintranet Digital Lektiehjælp Digitaliseret læring It-temadage Prioritering af programudbud Vagtplanlægning i dagtilbud Program 3.2: Digital teknik Under afklaring - Afventer endeligt projekt Program 3.4: Digital velfærd: Social-, sundheds- og arbejdsmarked Fleksibilitet i rengøringen Program 4: Koncernstyring Ikke planlagt brug af anlægsmidler Program 5: It-arkitektur og -drift Optimeret it-arkitektur Strategi for it-arbejdspladser Program 6: Digital ledelses- og kompetenceudvikling Implementering af tidsregistreringsmodul i Project Flow ØKONOMI Overordnet ser økonomien i indstillingen ud som følger: Tabel 1: Effekt af investering i mio. kr.13 pl Anlægsinvesteringer 8,8 2,2 0,0 0,0 Afledt drift samt effektiviseringer 0,0-5,8-8,4-8,7 Total 8,8-3,6-8,4-8,7 Akkumuleret total 8,8 5,2-3,3-12,0 (-)=overudmøntning Det fremgår af tabel 1, at investeringerne forventes tjent hjem i

7 Tabel 2: Overblik digitaliseringsplan i mio. kr.13 pl Måltal digitaliseringsplan ,0-5,4-10,1-10,4 Effekt af nærværende forslag 0,0-5,8-8,4-8,7 Udestående måltal drift 0,0-0,4 1,7 1,7 Rådighedsbeløb ,5 2,7 0,0 0,0 Anvendt rådighedsbeløb, nærværende forslag 8,8 2,2 Resterende rådighedsbeløb 1,7 0,6 0,0 0,0 (-)=overudmøntning Der søges anlægsbevilling på 11,0 mio. kr. til udmøntning af Digitaliseringsplanen 2013 fordelt på 2013 og 2014 med henholdvis 8,8 mio. kr. og 2,2 mio. kr. Alle finansieret af rådighedsbeløb afsat under Digitaliseringsplanen Der er i "effekt af nærværende forslag" indlagt en restudfordring på Børne- og Ungeområdet og Social-, Sundheds- og Arbejdsmarkedsområdet på hhv. 0,4-0,9 mio. kr. og 0,3 mio. kr. Restudfordringen håndteres ved nøje evaluering af projekternes effekt samt afholdes inden for områdernes budgetter. I det vedtagne budget resterer herefter en effektivisering på 1,7 mio. kr. fra 2015 og frem. Direktionen vil senere på året anmode om frigivelse af det resterende rådighedsbeløb på 2,2 mio. kr. mhp. at realisere denne yderligere effektivisering. Det drejer sig primært om digitaliseringsindsats inden for By- og Miljøområdet samt borgerservice og digital ledelse. Herved vil det samlede anlægsbudget på 13,2 mio. kr være realiseret. Nettoeffekten på drift af Digitaliseringsplan 2013 er allerede indarbejdet i budget 2013, men vil i 2. finansielle orientering blive fordelt ud på de enkelte udvalg på følgende måde: Tabel 3: Nettoeffekt på drift, udvalgsopdelt i mio. kr.13 pl Magistraten 0,0-0,9-2,0-2,0 Børneudvalget 0,0-0,3-0,7-1,0 Sundheds- og Omsorgsudvalget 0,0-2,5-2,5-2,5 Undervisningsudvalget 0,0-2,2-3,3-3,3 Total 0,0-5,8-8,4-8,7 Projektet strategi for it-arbejdspladser med en effektivisering på 1,1 mio. kr. fra 2015 og frem, ligger i tabellen ovenfor under Magistraten, men en del af effektiviseringen vil til 2. finansielle orientering blive fordelt ud på de forskellige udvalg. Borgmesterpåtegning Intet at bemærke. 3

8 Behandling Magistraten 6. maj 2013, Kommunalbestyrelsen. 4

9 363285#0 - Bilag1: Frederiksberg Kommunes ESDH-strategi Bilag 1: Frederiksberg Kommunes ESDH-strategi Frederiksberg Kommunes ESDH-strategi Dokumentet beskriver den fremtidige strategi for anvendelse af ESDH (Elektronisk Sags- og DokumentHåndtering). Det omfatter ESDH-systemet og fagsystemer med ESDH-funktionalitet (i helt eller delvist omfang) i Frederiksberg Kommune. Strategien er blevet til på baggrund af en bred involvering og inddragelse af de 5 direktørområder, superbrugernetværket, programudvalget for Effektiv administration og sagsbehandling, lederforum, HU og direktionen i løbet af efterår 2013/vinter Forretningsvision ESDH-strategien knytter sig til andre af kommunens tværgående strategier: Digitaliseringsstrategien Visionen for kommunens digitaliseringsstrategi er, at i 2015 er hele kommunens opgaveløsning understøttet af sammenhængende digitale løsninger, som sikrer en korrekt faglig myndighedsudøvelse og sætter borgerne i centrum via effektive services. ESDH-strategien understøtter temaet i digitaliseringsstrategien om Effektiv administration og sagsbehandling. Kanal- og Servicestrategien Visionen for kommunens kanal- og servicestrategi er, at kommunen tilbyder en gennemskuelig, ensartet og sammenhængende service, som tager afsæt i borgerens behov. Strategiens overordnede målsætninger er at benytte de mest omkostningseffektive kanaler mest muligt i servicering af borgerne, og straksafklaringer og digitale kommunikationskanaler prioriteres. En effektiv anvendelse af ESDH er et led i at kunne give borgerne en bedre borgerservice, da en effektiv ESDH-anvendelse sikrer overholdelse af lovgivningen, god forvaltningsskik omkring borgersager, herunder en god journaliseringspraksis. Device-strategien Med device-strategi får administrative ansatte tildelt de relevante kommunikationsenheder (pc er, mobilt bredbånd, telefoner, tablets m.m.) ud fra deres arbejdsbehov og opgaver. Medarbejdere, der har brug for at arbejde hjemme, vil således kunne tilgå kommunens netværk og systemer, herunder ESDH-systemet, hjemmefra. ESDH-systemets rolle to be Vores 1 ESDH-system understøtter kommunens vision om at være en digital kommune ved at gøre det nemt for medarbejderne at følge kommunens vedtagne forvaltningspraksis på en effektiv måde. Sammen med fagsystemerne på de enkelte områder udgør ESDH et væsentligt omdrejningspunkt i både den nuværende og fremadrettede digitalisering. ESDH-systemet er for medarbejderne det naturlige sted at arbejde med de sagsområder og opgaver, som kommunen har valgt, at systemet skal bruges til. 1 Med vores og vi i dette dokument menes Frederiksberg Kommune. 5 1

10 Bilag 1: Frederiksberg Kommunes ESDH-strategi Hvorfor en ESDH-strategi? Formålet med ESDH-strategien er at skabe en afklaring af, hvordan Frederiksberg Kommune fremadrettet skal arbejde med ESDH. Strategien er således et procesdokument, der skal lede til, at vi: 1. får skabt et fundament i forhold til valg af nyt ESDH-system. 2. får sat ambitionsniveau og rammer for den fremadrettede anvendelse af ESDH også set i sammenhæng med kommunens øvrige it-systemer. Som en del heraf skal strategien understøtte, at vi forbedrer vores journaliseringspraksis og dermed gør os i stand til at opnå mere værdi ved brugen af ESDH. Systemet bliver ikke bedre end vores brug af det. En vigtig opgave for strategien er at sætte et ambitionsniveau, der både er fremadskuende, men også realistisk for organisationen at opnå og opretholde. Desuden skal strategien understøtte, at der skabes sammenhæng mellem ambitionsniveau, valg af system og fremtidig anvendelse. Strategien skal derfor dels anvise principperne for fremtidig anvendelse, herunder arbejdsdelingen med kommunens øvrige digitale løsninger, og dels danne grundlag for det videre arbejde med behovsafdækning og kravspecificering af ESDH-system. Hvorfor nu? Der er en række årsager til, at der er behov for en ESDH-strategi netop nu. Først og fremmest er kommunen forpligtet til at gå i udbud med ESDH og har besluttet at gøre dette i Desuden sker der meget på det fællesoffentlige område i disse år, hvor især kommunerne er i en brydningstid omkring digitalisering beskrevet i næste afsnit. Der er derfor behov for, at vi ser helhedsorienteret på, hvordan vi sikrer kvalitet og effektivitet i den administrative sagsbehandling. I den forbindelse skal vi definere ESDH-systemets rolle hvad skal ESDHsystemet anvendes til, og hvad skal fagsystemerne (med indbygget ESDH-funktionalitet) anvendes til. Endvidere er den nuværende anvendelse af edoc forsøgt opstrammet og revitaliseret i flere omgange, men oplevelsen er stadig, at anvendelsen er uensartet og mange steder ineffektiv, og at udbyttet af vores nuværende ESDH-system derfor er begrænset. Der er en udbredt erkendelse i kommunen af, at forvaltningslovene (forvaltningslov, offentlighedslov, persondatalov) fordrer en bedre ESDH-anvendelse end den nuværende. Den nye offentlighedslov indeholder endvidere eksplicitte krav til journalisering og må forventes at munde ud i indførelsen af digitale postlister, som fordrer journalisering af langt højere kvalitet end den nuværende. Den fællesoffentlige og fælleskommunale ramme Der har over tid været en række fællesoffentlige og fælleskommunale tiltag, der har adresseret udfordringerne på sags- og dokumentområdet (ESDH). Det væsentligste og nye er principperne i den fælleskommunale rammearkitektur. 6 2

11 Bilag 1: Frederiksberg Kommunes ESDH-strategi For tiden arbejder KL med den kommende fælleskommunale rammearkitektur, og KOMBIT er på den baggrund i gang med udbud af rammearkitekturens støttesystemer, bl.a. SAPA (SAgsoverblik og PArtskontakt) og udvalgte fagsystemer. Den fælleskommunale rammearkitektur har bl.a. til formål at bistå kommunerne med at frigøre sig fra monopolsituationen, som KMD har haft igennem flere årtier (det såkaldte monopolbrud ). Rammearkitekturen er et målbillede for fremtidens kommunale it-systemer og skal konkretiseres løbende i egentlige løsninger dels gennem KOMBITs egne udbud, men også ved at de enkelte kommuner stiller krav til deres egne it-leverandører om, at principperne og fællesoffentlige standarder skal overholdes. Den fællesoffentlige rammearkitektur påvirker også kommunernes ESDH-systemer særligt interessant i denne sammenhæng er projektet omkring SAPA. Med SAPA, som kan beskrives som en glasplade, der giver det hurtige overblik over en borgers sager i kommunen, får kommunerne en ny måde at skabe et samlet overblik på. Tidligere var ESDH-systemer og en enstrenget tilgang til ESDH det bedste bud på dette. Men der er sket et skift i opfattelsen af ESDHs placering i det samlede systemlandskab. Fra at opfatte ESDH som systemet til sager og dokumenter (væg til væg-esdh-system) til, at ESDH nu i stigende grad bliver opfattet som én it-løsning blandt mange i det samlede it-landskab. SAPA er et reelt bedre bud på at skabe denne sammenhæng, og dette overblik over sager og dokumenter, og konsekvensen heraf er at gå over til en flerstrenget ESDH-strategi. En flerstrenget ESDH-strategi er således en konsekvens af strategien i den fællesoffentlige rammearkitektur, hvor det bl.a. understreges, at sager og dokumenter lagres og vedligeholdes i et fagsystem, ikke i tværgående sags- og dokumentsystemer og en konsekvens af beslutninger truffet i Kommunernes It-arkitekturråd: Driften af det kommunale systemlandskab er spredt, og fagsystemer skal selv rumme alle driftskritiske funktioner. SAPA forventes etableret i 2016, og det er tanken, at SAPA over en årrække skal etablere sig som afløseren for KMD Sag. I 2015 og evt. ind i 2016 må kommunen leve med, at det bliver svært at skabe et tværgående overblik over sagerne i denne mellemliggende periode. Frederiksberg Kommunens ambitionsniveau er, at de fællesoffentlige og fælleskommunale krav og standarder følges og at indkøb af det nye ESDH-system er i overensstemmelse hermed, således at Frederiksberg Kommune på ESDH-området fremadrettet kan høste gevinster bl.a. i form af lettere (og billigere) integrationer imellem ESDH og fagsystemer for at sikre sammenhæng og overblik på tværs. Principper for ESDH 10 principper skaber hovedlinjerne i kommunens ESDH-strategi. Der er 3 principper, der er med til at sætte rammen for den ESDH-anskaffelse, som vi står overfor i 2014 og 7 principper, der sætter rammen for, hvordan vi skal anvende kommunens ESDH-system og fagsystemer med ESDH-funktionalitet fremadrettet. Principper for anskaffelsen af nyt ESDH-system De 3 følgende anskaffelsesprincipper hænger tæt sammen og skal bl.a. være med til at sikre, 7 3

12 Bilag 1: Frederiksberg Kommunes ESDH-strategi at vi får sat fokus på organisationens behov i udbudsmaterialet. De 3 principper danner grundlag for vores anskaffelse af nyt ESDH-system. 1: Systemet skal være forretningsorienteret og understøtte brugerne i deres daglige arbejde ESDH-systemet skal være bedst muligt til at sagsbehandle i og særligt med fokus på de sagsområder, som ESDH skal fungere som fagsystem for. Systemet skal understøtte de daglige arbejdsprocesser og give brugerne værdi i deres opgaveløsning. Det betyder at, vi skal vide, hvilke sagsområder der skal bruge ESDH som fagsystem vi skal vide, hvilke processer som systemet særligt skal understøtte brugerne i vi vil have fokus på at opnå god funktionalitet for en bred brugerkreds og ikke kun i forhold til arkiveringsdelen der skal være involvering af organisationen i forhold til at beskrive behov for de udvalgte sagsprocesser. 2: Systemet skal være brugervenligt og genkendeligt i sin funktionalitet: Det skal være nemt at gøre det rigtigt Vi vil have et brugervenligt system, der er let at lære at anvende og let at bruge i hverdagen. Der skal være en enkelhed i brugergrænsefladen, der virker intuitiv og gerne genbruger funktionalitet, som er kendt fra andre platforme. Vi skal have et system, hvor brugervenlighed bygger bro mellem teknologiens muligheder og brugerens evne til at udnytte den. Med et mere brugervenligt system, som vil være nemmere at anvende, vil det også blive lettere for brugerne at overholde kommunens retningslinjer for journaliseringspraksis i ESDH. Det betyder at, vi skal have en fælles forståelse af, hvad vi forstår ved brugervenlighed vi skal inddrage brugerne i anskaffelsesprocessen, herunder kravspecifikation og evaluering brugervenlighed og dermed kvalitet skal have høj prioritet i anskaffelsen. 3: Vi vil have et standardsystem, som er robust og muliggør konfigurationsmuligheder inden for standardsystemet Systemet skal konfigureres i forhold til de sagstyper, som ESDH-systemet skal fungere som fagsystem for. Konfigurationen kan være at automatisere trin i sagsbehandlingen fx ved størst mulig forudfyldelse af metadata eller sætte frister/påmindelser i forhold til sagstypen. 8 4

13 Bilag 1: Frederiksberg Kommunes ESDH-strategi Derudover skal konfigurationsmulighederne give os målrettede brugergrænseflader til forskellige brugergrupper. Tanken er, at hver enkelt arbejdsproces får systemstøtte tilpasset netop denne proces i såvel funktionalitet som i brugergrænseflade. Systemets opsætning skal kunne tilpasses funktioner og kunne tilpasses arbejdsgange, således at vi bevæger os væk fra, at one size fits all. Det betyder at, vi vil anskaffe et modent og velafprøvet ESDH-system vi vil sætte fokus på det, der virkelig giver værdi, eksempelvis konfigurerbarhed og brugervenlighed og have mindre fokus på den traditionelle ESDH-basisfunktionalitet (ligger i et standardsystem) vi skal udvælge og prioritere forretningsprocesser, som skal konfigureres vi skal involvere organisationen tidligt i implementering af systemet, da fagforvaltningernes viden og behov skal være omdrejningspunktet for opsætningen vi påbegynder den organisatoriske implementering og beslutninger om anvendelse langt tidligere end ved traditionel anskaffelse og vil inddrage leverandøren aktivt for at udnytte mulighederne og bedste praksis i ESDH-systemet. Principper for anvendelse De 7 følgende anvendelsesprincipper er fremadrettede og skal sætte rammerne for implementeringen og anvendelsen af det nye ESDH-system. Som nævnt er der trods revitalisering i flere omgange stadig behov for en målrettet indsats for at sikre effektiv anvendelse og værdi af ESDH-systemet, og denne målrettede indsats skal forankres i ledelsen. 1: Vi vil have digitale sager og god journaliseringspraksis Sager i Frederiksberg Kommune skal være digitale. Vi vil ikke have papirsager, sager på drev, i Outlook, på USB eller andre medier. Hvis en sag ikke skal være digital, skal den leve op til særlige undtagelsesprincipper. Behovet for digitale sager forstærkes af overgangen til digitale brevforsendelser. Så længe, at Frederiksberg Kommune stadig bibeholder papirsager, kan vi ikke opnå de fulde besparelser ved overgangen til Digital Post 2. Den gode journaliseringspraksis skal gennemsyre sagsbehandlingen, således at kommunen kan leve op til god forvaltningsskik. Kommunens retningslinjer for korrekt journalisering, en effektiv organisatorisk understøttelse af god journaliseringspraksis og ESDH-systemets brugervenlighed skal sikre, at ESDH bruges konsekvent og entydigt af alle for at sikre tilliden til og bevisværdien i journaliseringen. 2 Dels opnår vi ikke de tidsmæssige besparelser ved, at digitale breve ikke skal printes, fordi brevene stadig efter digital forsendelse skal printes til sagen, dels har vi en udfordring i forbindelse med afgørelsesbreve, som bør være gemt i endelig form i et ESDH-system, hvor det er logget, hvem der har udarbejdet brevet. 9 5

14 Bilag 1: Frederiksberg Kommunes ESDH-strategi Det betyder at, vi skal gøre op med forståelsen af, at ESDH-systemet er et mere eller mindre frivilligt system at arbejde i vi skal definere, hvad vi forstår ved en sag. Forslag til denne definition fra KL: Udgangspunktet er enkeltsagsprincippet, at der oprettes en sag, pr. afgørelse, beslutning eller administrativ proces, der sikrer, at indhold/dokumentation i forvaltningsarkivet er søgbar, frem for bundet til enkeltpersoners hukommelse vi skal definere, hvornår noget er en ægte digital sag. Forslag til denne definition: Med digital sag menes de sager, der forefindes i kommunens ESDH-system eller fagsystemer med ESDH-funktionalitet med status af original sag. Dokumenter på fællesdrev eller ujournaliserede mails er ikke del af den digitale sag, før de bliver journaliseret på sagen. Akter i mapper på fællesdrev eller Outlook er ikke sagsdokumenter, men blot at betragte som endnu ikke journaliserede akter på sagen vi skal udarbejde tydelige retningslinjer for anvendelse og journaliseringspraksis, herunder undtagelsesprincipperne. De overordnede retningslinjerne bliver udarbejdet i foråret 2014 og skal udmøntes i konkrete retningslinjer for opgaveløsningen i områderne/afdelingerne i forbindelse med implementering af det nye ESDH-system hvor der er tvivl om krav til og retningslinjer for journalisering, vil vi afklare dem retningslinjerne skal efterleves af alle, og det er et ledelsesansvar at sikre dette vi kan forenkle sikkerhed på filsystemer/drev, da disse ikke skal anvendes til sager. 2: Vi vil have effektive digitale arbejdsgange Vi skal med kommunens ESDH-system give medarbejderne et effektivt digitalt arbejdsredskab, som støtter medarbejderne i deres opgaveløsning og derfor er mere og andet end blot en arkivkasse. Tanken bag princippet er, at vi vil effektivisere udvalgte forretningsprocesser 3 via ESDHsystemet, dvs. automatisere udvalgte processer ved at konfigurere/opsætte ESDH-systemet til bestemte sagsområder og dermed sikre, at ESDH-systemet understøtter forretningsprocesserne. Vi vil bruge erfaringerne fra de først udvalgte forretningsprocesser til løbende at prioritere og effektivisere yderligere processer og at fortsætte med at justere arbejdsgange og systemopsætningen som en naturlig driftsopgave. Det handler om at skabe effektive sammenhængende opgaveprocesser, uanset om det er journaliseringspligtige myndighedsopgaver og/eller interne administrative opgaver. Det betyder at, 3 Med forretningsproces forstår vi en proces, hvor der er en kunde og har et start og slutpunkt. Det er således et bredt begreb, der kan gå på tværs af afdelinger eller foregå hos en enkelt medarbejder. Arbejdsgange og sagsprocesser kan være hele eller dele af forretningsprocesser og begreberne anvendes lidt synonymt i dette strategidokument. 10 6

15 Bilag 1: Frederiksberg Kommunes ESDH-strategi vi tager udgangspunkt i det valgte systems bedste praksis, således at vi kontinuerligt både tilpasser vores arbejdsgange og opsætningen af systemet vi skal ændre en række af vores nuværende arbejdsgange vi skal have ensartede og standardiserede arbejdsgange, så vi behandler ensartede sager ens, herunder en fællesstandard omkring navngivning vi vil have fokus på at have smidige arbejdsgange også på tværs af systemer, eksempelvis ESDH-systemets samspil med dagsordensmodul vi ikke bevidstløst anviser, at alle sagstyper skal i ESDH-systemet men tager aktivt stilling til arbejdsdelingen mellem ESDH og andre systemer med ESDH-funktionalitet og stiller krav om at opnå værdi og effektivitet de effektive digitale arbejdsgange både skal understøtte forretningsprocesserne og samtænkes med forskellige typer af arbejdsgange og opgaveprocesser. Det kan således være sagsprocesser, beslutningsprocesser, aktindsigtsprocesser, høringsprocesser, godkendelsesprocesser, analyseprocesser, udviklingsprocesser og ad hoc-processer. Det afgørende er, at vi har valgt, at processen skal bo i ESDH-systemet og at vi går efter at opnå værdi og effektiv anvendelse. 3: Vi vil have en flerstrenget ESDH-strategi Frederiksberg Kommune vil arbejde efter en flerstrenget strategi for ESDH og understøtte kommunens arbejdsprocesser gennem en bred vifte af fagsystemer, som i stigende grad opnår ESDH-funktionalitet. Med den flerstrengede ESDH-strategi bliver der mulighed for at arbejde i den mest oplagte ESDH-løsning. Der skal tages hensyn til tværgående behov for at sikre samarbejde omkring sagerne. Selvom kommunen arbejder efter en flerstrenget ESDH-strategi, er det ikke et udtryk for, at der er frit slag for anskaffelse af forskellige ESDH-systemer eller fagsystemer med ESDHfunktionalitet. Kommunen vil fortsat kun have ét ESDH-system, og der skal stadig være fokus på oprydning i systemlandskabet og på at undgå unødige investeringer. Hvis funktionalitet i et fagsystem modsvares af ESDH-systemets, og der ikke går væsentlig funktionalitet tabt, bør ESDH-systemet fungere som fagsystem i stedet. Det betyder at, sags- og dokumenthåndtering ikke længere er isoleret til ESDH-systemet, men pågår i adskillige af kommunens fagsystemer med ESDH-funktionalitet fælles standarder for sag og dokument anvendes til at skabe sammenhæng mellem arkivsystemer, fagsystemer og selvbetjeningsløsninger, så systemer kan tale sammen på tværs af leverandører og løsningstyper vi skal vurdere, om fagsystemer har berettigelse eller kan erstattes af ESDH-systemet vi, indtil SAPA er på plads, accepterer det manglende systemoverblik over sager, som også gør sig gældende i dag. 11 7

16 Bilag 1: Frederiksberg Kommunes ESDH-strategi 4: Vi vil kun journalisere ét sted ikke dobbeltjournalisere Der skal enten ske en journalisering i fagsystem eller i ESDH ikke i begge systemer med den samme sag. Hvis fagsystemet kun har delvis ESDH-funktionalitet og fx ikke kan modtage indkommen post, kan denne del af sagen journaliseres i ESDH. I så fald vil sagen skulle oprettes både i ESDH-systemet og fagsystemet, mens dokumenterne fordeler sig mellem de to sager. Journalisering i ESDH-systemet skal være entydig, og man skal ikke sideløbende vedligeholde sagen på et netværksdrev eller i Outlook. Det betyder at, vi vil gøre op med udbredt praksis for dobbeltregistrering også som følge af ambitionen om effektive, digitale arbejdsgange vi registrerer kun ét sted, men kan i perioden, indtil SAPA er etableret skulle søge efter sager/dokumenter i flere systemer både ESDH-system og fagsystemer vi gemmer sager og dokumenter det korrekte sted første gang og dermed ikke i Outlook eller på drev. 5: Vi går kun efter nødvendige snitflader/integrationer og vil undgå dyre integrationer med høj kompleksitet Erfaringen viser, at meget komplekse 2-vejs integrationer til fagsystemer giver problemer i den daglig drift, dårlige brugeroplevelser og ikke er økonomiske på sigt. Samtidig giver versionsskift i systemerne ofte problemer med integrationerne og langsom performance i det ene system kan påvirke performance og arbejdsgange i de andre tæt integrerede systemer. Der skal etableres fællesintegrationer til data eksempelvis CPR, CVR etc. fx via Serviceplatformen. Det betyder at, systemer skal have snitflader i overensstemmelse med rammearkitekturen, således at systemet kan udveksle data med andre systemer hvert behov for integration skal vurderes i forhold til kompleksitet, udgifter, stabilitet, performance og alternative muligheder det kan være nødvendigt at søge i flere systemer for at opnå det nødvendige overblik fx over en borgers sager/dokumenter mv. 6: Vi vil automatisere mest muligt Fast tilbagevendende rutineprægede arbejdsgange skal så vidt muligt automatiseres. Systemet skal fx sættes op til at autogenerere relevant metadata for bestemte sags- og dokumenttyper og automatisk understøtte workflows. Automatiseringen skal tilpasse sig brugernes arbejdsmønster i systemet. Det kunne være forslag til skabeloner, KLE-emneord, sagstype, seneste anvendte værdier (afsender, sikkerhed, relation mm.). Systemet skal således proaktivt komme med muligheder ved at udnytte viden om, hvordan brugeren oftest anvender systemet. 12 8

17 Bilag 1: Frederiksberg Kommunes ESDH-strategi Det betyder at, vi konfigurerer systemet til det enkelte sagsområde og kontinuerligt vedligeholder denne opsætning for at sikre mere korrekte sager, mere effektive arbejdsgange og mere tilfredse brugere vi skal stole på, men også sikre os, at automatikken fungerer korrekt eksempelvis ved logning vi skal arbejde med at udbrede den systematiske anvendelse af KLE, således at vi får et struktureret overblik over opgavevaretagelsen vi skal tænke den interne administrative sagsbehandlingsdel af kommunens selvbetjeningsløsninger integreret i ESDH-systemtet, eksempelvis automatisk sagsoprettelse, svarbreve, start af workflow og i øvrige fagsystemer. (Eksempel: automatisk oprettelse af klagesager vedr. p-afgifter) 7: Vi vil have mobilitet De mobile devices skal tænkes med i en ESDH-strategi, så vi kan understøtte behovet for at anvende ESDH-systemet fra flere forskellige platforme og dermed sikre, at vi kan arbejde effektivt og kan journalisere ved start også uden for kontoret. Vi har et behov for, at vi kan sagsbehandle i større eller mindre omfang på de mobile devices. Det betyder at, vi vil have et ESDH-system, der kan spille sammen med forskellige devices vi ikke kun skal have skal have læseadgang til ESDH-systemet på mobile devices, men arbejdsrettigheder vi i forbindelse med papirløse møder kan anvende tablets fx ipads til at læse data og til søgning. Digital ledelse: ledelsesforankring og anvendelse Der er store forskelle på anvendelsen af ESDH, og den værdi anvendelsen tilfører både inden for afdelinger og områder og dermed også på tværs af kommunen. I forhold til nogle sagstyper (fx klagesager) er ESDH integreret direkte i opgaveløsningen, mens ESDH på andre områder bliver påklistret sagsprocessen som en irriterende ekstraopgave på den primære sagsproces. Og forklaringen er ikke altid begrænsninger i vores ESDH-system, men også, hvordan det er taget i anvendelse i den enkelte afdeling, og om man i hver enkelt afdeling har tilpasset sagsprocesserne til systemets muligheder. Det er ledernes udøvelse af digital ledelse, som gør, at en afdeling får afklaret: hvilke sager understøttes bedst i ESDH og hvilke understøttes bedst af et evt. fagsystem? hvilke meningsfulde standarder for sager og dokumenter anvendes? hvordan deler man sager om de samme borgere med fx det øvrige sociale område? hvor kan en afdeling bruge ESDH til at optimere deres processer og ikke mindst hvor kan de afvikle nogle af deres hidtidige papirbaserede processer? 13 9

18 Bilag 1: Frederiksberg Kommunes ESDH-strategi Når ledelsen tager hånd om disse fælles spørgsmål, skaber det en langt bedre implementering af ESDH i organisationen og derved en realisering af gevinsten ved investeringen. Lederen er den hovedansvarlige for den forandring, der skal ske i forhold til det nye ESDH-system, og dermed for, hvordan ESDH anvendes (funktionel anvendelse og journaliseringspraksis) i lige præcist den afdeling, som lederen har ansvaret for. Fraværet af tydelig digital ledelse fører til, at hver medarbejder selv tager stilling til, hvorvidt man ønsker at anvende systemet, at medarbejderne ikke får hjælp til at adressere kompetenceudviklingsbehov i relation til sagsbehandling og udvikler en privatpraktiserende forvaltningspraksis. Hvilket resulterer i manglende udnyttelse af systemet og en mangelfuld forvaltningspraksis, ineffektive arbejdsgange og mangelfuld vidensdeling. Succesfuld ledelsesforankring afhænger af, at lederens rolle tydeliggøres og at udfyldelsen af rollen efterspørges af dennes leder og at lederens målsætninger for systemanvendelsen understøttes af en kompetent driftsorganisation med de fornødne ressourcer

19 363292#0 - Bilag 2: Integrationspakke med SBSYS Bilag 2: Oversigt over integrationer i SBSYS Oversigt over integrationer i SBSYS SBSYS integrerer til en række kontorpakker, blanket- og fagsystemer. Omfanget og funktionaliteten af hver enkelt integration er defineret i samarbejde med Brugerklubben med udgangspunkt i opgaven. Den kursiverede tekst angiver integrationer FK har i dag. Kontorpakker Der er ikke begrænsning på, hvilke filtyper der kan journaliseres i SBSYS, blot klientprogrammet er til stede på den PC, hvorfra dokumentet ønskes åbnet. Hjørnestenen i integrationen med kontorpakkerne er et skabelon-bibliotek, der giver mulighed for genbrug af tekster, grafik mm. på tværs af systemets brugere, samt indfletning af data fra sag, bruger og part. Desuden brug af mail-funktioner internt i SBSYS. Microsoft Office: Integration til mail mapper, kontaktpersoner. Generering af Word-kladder med fletning af sagsdata. Generering af dagsordener med bilag. OfficeAddOn: AddOn til Microsoft Office, der tillader præjournalisering af dokumenter fra menulinien i Word, Excel og Outlook. Lotus Notes: Integration til mail mapper, kontaktpersoner. Groupwise: Integration til mail mapper, kontaktpersoner. Fagsystemer Integration til fagsystemer indeholder oftest ét eller flere af flg. elementer: Automatisk oprettelse af ny ESDH-sag med udgangspunkt i sag fra fagsystem Journaliser dokument genereret af fagsystem på ESDH-sag Adgang til ESDH-sagens dokumenter fra fagsystemet Adgang til fagsystemets metadata fra ESDH-systemet Klienthop fra sag i ESDH til sag i fagsystem og vice versa SBSYS integrerer således til følgende fagsystemer: KMD Hændelse fra OPERA KMD Sag KMD Journal KMD Structura GeoGraf GeoEnviron JAR MediaLogic Workbase SD Løn (under udvikling) Blanketsystemer Integration til blanketsystemer indeholder oftest ét eller flere af nedenstående elementer: Automatisk eller semiautomatisk journalisering af indgående blanketter Præjournalisering af dokumentpart, dokumentnavn, sagsnummer eller andre metadata 15

20 Bilag 2: Oversigt over integrationer i SBSYS fra indgående blanketter Oprettelse af blanketter som kladder direkte i systemet Der er etableret integration til følgende blanketsystemer Dafolo Netblanket Capevo KrusePrint GIS Integration til GIS systemer giver mulighed for at arbejde med geografisk stedfæstelse af sager. Dermed får man mulighed for at placere sagen i en geografisk sammenhæng, så man f.eks. kan: Identificere naboer til en byggesag i forbindelse med en høring Vurdere sagens placering i forhold til fredede arealer, vandindvinding, lokalplaner Se den geografiske spredning af forskellige typer sager Der er etableret integration til følgende GIS-systemer: Niras Kortinfo Geodata NetGIS Carl Bro CBkort Geograf Mapguide Øvrige SBSYS integrerer til en række andre fællesoffentlige og interne løsninger: E-arkiv: Import af sagens metadata og udvalgte dokumenter fra e-arkivet til en ny SBSYS-sag. Web-arkiv: Import af sagens metadata og udvalgte dokumenter fra organisationens egne, statiske arkiver til en ny SBSYS-sag. Eller automatisk eksport af sagens metadata og dokumenter til et eksternt, borgervendt arkiv, som f.eks. byggesager. Digital post: Kommunikation med borgere og virksomheder via borger.dk. Hjælpeportal: Online SBSYS hjælp, med mulighed for udvidelse til også at omfatte administration og afholdelse af kurser Lokale retningslinjer: Online adgang til lokale retningslinjer for brug af SBSYS. 16

21 363293#0 - Bilag 1: SBSYS' overensstemmelse med ESDH-strategi Bilag 1: SBSYS overensstemmelse med ESDH-strategien SBSYS overensstemmelse med ESDH-strategien SBSYS lever i meget stor udstrækning op til principperne fra ESDH-strategien. Nedenfor beskrives, hvordan SBSYS lever op til hvert enkelt princip i kommunens ESDH-strategi. Systemet skal være "forretningsorienteret" og understøtte brugerne i deres daglige arbejde o SBSYS er et stærkt sagsbehandlingssystem, som er målrettet den kommunale forretning. Systemet vil kunne understøtte brugerne i deres opgaveløsning. Resultatet af en rundspørge til medlemskommunerne viser, at SBSYS opleves som både stærkt til sagsbehandlingssager og administrative sager. Systemet skal være brugervenligt og genkendeligt i sin funktionalitet: "Det skal være nemt at gøre det rigtigt o Størstedelen af deltagerne til de to præsentationer af SBSYS har givet udtryk for, de kan se sig selv i SBSYS, og at systemet kan anvendes til og være en hjælp til deres arbejdsområde. SBSYS er genkendeligt i forhold til Windowsfunktionalitet og stistruktur. Brugergrænsefladen i SBSYS er en traditionel ESDH-brugergrænseflade og der er i Brugerklubben truffet beslutning om udvikling af denne i kommende udviklingsplaner mod en mere moderne, enkel og intuitiv brugergrænseflade. Vi vil have et standardsystem, som er robust og muliggør konfigurationsmuligheder inden for standardsystemet o SBSYS er et velafprøvet standardsystem, som pt. er i drift i 20 kommuner. Tilbagemeldingerne fra disse kommuner er, at systemet er stabilt, gennemprøvet, næsten fejlfrit og hurtigt. o SBSYS har pt. ikke specielt store konfigurationsmuligheder det er i vid udstrækning one size fits all. Vi vil have digitale sager og god journaliseringspraksis o Det er muligt med valget af SBSYS, men afhænger også af en organisatorisk beslutning, understøttelse og indsats. Men med SBSYS licensform (sitelicens) er det eksempelvis muligt at digitalisere personalesager uden meromkostninger. En god journaliseringspraksis er ikke systemafhængig, men den lette anvendelse af SBSYS vil kunne understøtte en god praksis. Vi vil have effektive digitale arbejdsgange o SBSYS kan sættes op af de enkelte brugere til at understøtte arbejdsgange ved oprettelse af erindringer og sagsforløb inde i selve systemet, men der er også mulighed for, at systemet via snitflader (api) understøtter arbejdsgange, der involverer fagsystemer. Derudover hører der to kommunale moduler til SBSYS (SBSYS Byggesag og SBSYS Børn og Unge), som understøtter disse fagområder i særlig grad. Vi vil have en flerstrenget ESDH-strategi o Valget af SBSYS understøtter en flerstrenget ESDH-strategi, hvor SBSYS er ESDH-systemet for de digitale sager, som ikke kan ESDH-håndteres i fagsystemer. Med SBSYS følger en lang række af integrationer fx til KMD Sag, Workbase, Dafolo og Digital Post. (Se den fulde oversigt i bilag 1). Vi vil kun journalisere ét sted ikke dobbeltjournalisere 17 1

22 Bilag 1: SBSYS overensstemmelse med ESDH-strategien o Dette er muligt med valget af SBSYS. Men princippet afhænger mest af en organisatorisk beslutning og udvikling af fagsystemers ESDH-funktionalitet. Vi går kun efter nødvendige snitflader/integrationer og vil undgå dyre integrationer med høj kompleksitet o Med SBSYS følger der en række integrationer, der er udviklet og velafprøvet af andre kommuner. Vi vil automatisere mest muligt o Der er en lang række af automatiseringsmuligheder i SBSYS, fx forudfyldelse af felter ved sagsoprettelse og forudfyldelse af felter ved dokumentoprettelse, samt automatiserede opdateringer (CPR/CVR, matrikel/bygning, journalplan, brugere, parallelsager fra eksterne systemer). Vi vil have mobilitet o Brugerklubben er i gang med udviklingen af mobilversion to go. Mobilversion bliver udviklet med en moderne, enkel og intuitiv brugergrænseflade og giver brugeren mulighed for at arbejde i SBSYS på farten og dermed ikke gemme sagsbehandlingsarbejdet til senere. 18 2

23 363271#0 - Bilag 3: ESDH-processen frem til indstillingen til Bilag 3: ESDH-processen frem til indstillingen ESDH-processen frem til indstillingen Både processen for ESDH-strategien og valg af udbudsspor for ESDH-anskaffelsen har været en bred, involverende proces med brugere, superbrugere og ledere på alle niveauer i organisationen. Nedenfor beskrives processen: ESDH-strategi: En workshop med områderne om de strategiske ESDH-principper (november 2013) Temadrøftelse i direktionen om strategi og proces (november 2013) Opfølgningssag i direktionen (december 2013) Fokusgrupperunde i hvert direktørområde (december 2013/januar 2014) Drøftelse af strategi i Lederforum (januar 2014) Orientering af HU (februar 2014) Godkendelse af ESDH-strategi i ESDH-styregruppe (februar 2014) Godkendelse af ESDH-strategi og drøftelse af udbudsform (marts 2014) Valg af udbudsspor for ESDH-anskaffelse: Præsentation af 3 ESDH-systemer (SBSYS, GetOrganized og cbrain) for områderne, 20 deltagere (februar 2013) Research af andre kommuners erfaring og behov (marts/april/maj 2014) Dialog med Brugerklubben og medlemskommuner (marts/april/maj 2014) Overensstemmelse med kommunes ESDH-strategi (april 2014) Møde om valg af udbudsspor for områderne om fordele og ulemper, 20 deltagere (april 2014) Afklaret spørgsmål fra områderne eksempelvis spørgsmål vedr. brug af SBSYS til administrative sager (april/maj 2014) En ny præsentation af SBSYS og GetOrganized for områderne, herunder drøftelse af hvilket udbudsspor der skal indstilles, 35 deltagere (maj 2014) Drøftelse i Lederforum (maj 2014) 19

24 ESDH: #0 Valg - ESDH af - Valg af udbudsspor samt implementerings- og og driftsmodel BESLUTNING Direktionen: 1) godkendte, at ESDH-anskaffelsen sker via allerede udbudt rammeaftale, og dermed at SBSYS indkøbes som kommunens ESDH-system. 2) besluttede, at kommunens personalesager skal være digitale sager i SBSYS (alternativt hvis muligt i SDløn) og i forlængelse heraf, at de decentrale it-brugere inden for de kommende år også bliver SBSYSbrugere. Der arbejdes efter en plan, hvor personalesagerne i forhold til Rådhuset er implementeret senest medio 2015, men personalesagerne i forhold til institutionerne skal være implementeret senest ved udgangen af ) godkendte skitser til implementeringsmodel for teknisk og organisatorisk implementering. 4) tilkendegav, at det tværgående arbejde i driftsfasen skal styrkes. IT-Afdelingen udarbejder en indstilling til direktionsbehandling inden sommerferien om driftsmodel, herunder hvordan finansieringen af dette skal håndteres. INDSTILLING It-afdelingen indstiller, at direktionen: 1) godkender, at ESDH-anskaffelsen sker via allerede udbudt rammeaftale, og dermed at SBSYS indkøbes som kommunens ESDH-system. 2) beslutter, at kommunens personalesager skal være digitale sager i SBSYS (alternativt hvis muligt i SD-løn) og i forlængelse heraf, at de decentrale it-brugere inden for de kommende år også bliver SBSYS-brugere. 3) godkender skitser til implementeringsmodel for teknisk og organisatorisk implementering. 4) drøfter behovet for en ny driftsmodel og tilkendegiver, i hvilken konkret retning den fremadrettede driftsmodel skal gå, herunder finansieringen af den valgte retning. Beskrivelse af sagen It-afdelingen indstiller, at SBSYS bliver Frederiksberg Kommunes nye ESDH-system. Det er It-afdelingens opfattelse, at SBSYS er det bedste valg for organisationen samlet set. Det samme har områderne generelt tilkendegivet. Frederiksberg Kommune har haft valget mellem den allerede udbudte rammeaftale (SBSYS), som kommunen tilsluttede sig i 2012, og et EU-udbud, hvor alle leverandører på markedet ville kunne byde på opgaven. Direktionen besluttede 18. marts 2014, at der skulle arbejdes videre med valg mellem disse to spor. Begrundelse for valget af SBSYS Med valget af SBSYS får Frederiksberg Kommune et kommunalt rettet ESDH-system, som i høj grad matcher organisationens behov og modenhed i ESDH-anvendelse samt i stort omfang lever op til principperne i kommunens ESDH-strategi (bilag 1). SBSYS er et solidt, velafprøvet og brugervenligt standardsystem, der understøtter de typiske arbejdsgange i sagsdannelsen, og der anvendes en langt højere grad af automatiseringer, end hvad brugerne er vant til i dag. Det gælder både for sagsbehandling og administrative sager. I forhold til byggesager og sager vedr. børn og unge er der to kommunale moduler, der understøtter disse fagområder i særlig grad. SBSYS har er en traditionel ESDHbrugergrænseflade, og der er i Brugerklubben truffet beslutning om udvikling af denne i de kommende udviklingsplaner 20 mod en mere moderne, enkel og intuitiv brugergrænseflade.

25 Driftsstabiliteten opleves som høj i SBSYS-kommunerne, bl.a. grundet en client/serverløsning. Med SBSYS får kommunen en ESDH-platform, der tilpasses til den fælleskommunale rammearkitektur, en lightversion af modersystemet (Mini-SYS), som med fordel kan anvendes af decentrale brugere, en mobiladgang til systemet (under udvikling) samt en lang række af integrationer, fx til KMD Sag, Workbase, Dafolo og Digital Post (bilag 2). Det er teknisk muligt at indarbejde flere integrationer i SBSYS, fx Q-GIS eller OIB-blanketløsning. Med SBSYS foregår dagsordensproduktionen i selve systemet og publiceres gennem edagsorden, men Agendaarbejdsgangen fjernes. Licensformen er en sitelicens, og dette muliggør, at områderne omkostningsfrit kan koble nye brugere på systemet, herunder decentrale brugere, fx i forhold til personalesager. Ved de kommercielle leverandører betales oftest pr. brugerlicens, hvilket er omkostningstungt og udgør en hindring for at få flere brugere på. Økonomien for SBSYS er attraktiv og indeholder fire årlige opgraderinger, fælles nyudvikling og sitelicens. Anskaffelsen kan holdes inden for ESDH-implementeringsbudgettet og efterfølgende inden for ESDHdriftsbudgettet. Konstruktionen omkring SBSYS er særlig, da SBSYS er et ESDH-system, som ejes og udvikles af Brugerklubben bestående af aktuelt 20 kommuner og 1 region [1]. Den konkrete udviklings- og vedligeholdelsesopgave varetages af en leverandør, som pt. er virksomheden Ditmer. Der er en naturlig stor forståelse for at imødekomme de kommunale behov for ESDH. Det betyder bl.a. en stor forståelse for og indsigt i, hvordan ESDH skal indgå som en del af det kommunale systemlandskab og af den kommunale rammearkitektur. Som medlem af Brugerklubben har Frederiksberg Kommune mulighed for stor indflydelse på og samarbejde om den fremtidige retning og udvikling af SBSYS. Engagementet i Brugerklubben behøver ikke være større, end det kommunen anvender på samarbejdet med og kontraktstyring af en kommerciel leverandør, men må forventes at have et mere konstruktivt og givtigt sigte, end leverandørsamspillet typisk kan levere. Andre digitaliseringsfremmende kommuner er kommet med eller er på vej, fx Ballerup, Vejle og Odense. Med det stigende antal medlemskommuner har Brugerklubben erkendt behovet for at bevæge sig væk fra at være de gode idéers klub. Der er derfor påbegyndt en proces med at professionalisere arbejdet i Brugerklub-regi og dermed bl.a. prioritere blandt idéer og initiativer i forhold til udviklingsplanerne. Med valget af SBSYS på allerede udbudt rammeaftale skal Frederiksberg Kommune ikke gennem et stort og ressourcekrævende udbudsarbejde, herunder udarbejdelse af udbudsmateriale. Normalt anvendes min. 3/4 årsværk til at gennemføre en kompleks it-udbudsproces fordelt på It-afdelingen, Udbud og Indkøb samt områderne. I stedet kan organisationens ressourcer og energi målrettes selve implementeringen af SBSYS. Ligeledes kan implementeringen ske tidligere. Frederiksberg Kommune vil som SBSYS-medlem ikke selv skulle løfte udbudsforpligtigelsen på ESDH fremadrettet, da Brugerklubben ejer rettighederne til ESDH-løsningen og på medlemmernes vegne konkurrenceudsætter udviklings- og vedligeholdelsesopgaven, som leverandøren Ditmer pt. varetager. Konkurrencestyrelsen har på anledning af en klage fra en kommerciel leverandør vurderet konstruktionen og har ikke givet leverandøren medhold. Begrundelse for fravalget af EU-udbud Valget af SBSYS må også sættes i relation til fravalget af EU-udbud. Med et EU-udbud er intet givet ift. det endelig resultat. Erfaringerne fra de kommuner, som i 2013/2104 har været i EU-udbud er, at kommunerne ikke har kunnet "styre" valget i en ønsket retning via kravspecifikationen. Kommunerne har samtidig vægtet kvaliteten (65-70%) højere end økonomi (30-35 %). Frederiksberg Kommunes besluttede udgangspunkt om, at tildelingskriterierne skal vægtes med 60% økonomi og 40% kvalitet, vurderes i dette tilfælde, at vil kunne give kommunen særlige udfordringer, særligt hvis en eller flere leverandører sætter prisen meget lavt på grund af hård konkurrence på det danske ESDH-marked og på den baggrund vinder udbuddet, selvom leverandøren ikke kvalitativt og leverancemæssigt vurderes som en af de rette ift. Frederiksberg Kommunes kravspecifikation. Dette harmonerer dårligt med den store brugergruppe og dennes ønske om kvalitet i et nyt ESDH-system samt den store mangfoldighed i systemernes funktionalitet. 21

26 Med valget af SBSYS får kommunen ikke konkurrenceudsat kvalitet og pris i et valg mellem flere leverandører. Selvom Frederiksberg Kommune evt. kan få en billigere ESDH-leverandør, men ikke nødvendigvis i den ønskede kvalitet, er en række leverandører dyrere end SBSYS. Som eksempel har kommunen modtaget et prisestimat fra leverandøren Netcompany, som også har præsenteret sit ESDH-system GetOrganized for kommunen. Her beskrives omkostninger både til anskaffelse/implementering og til drift, som ligger væsentlig over prisen for SBSYS og derudover er der en række følgeomkostninger. Valg af udbudsspor har i lighed med udarbejdelsen af ESDH-strategien været båret af en bred, involverende proces med brugere, superbrugere og ledere på alle niveauer i organisationen (bilag 3). Digitale personalesager og decentrale brugere Som følge af ESDH-strategiens princip om, at sager i Frederiksberg Kommune er digitale sager, vil det være naturligt og en forudsætning for den videre digitalisering af interne processer, at områderne ift. deres personalesager herefter overgår fra papirsager til SBSYS-sager. Det vil være nødvendigt med en faseopdeling, hvor afdelingerne opretter afdelings-personalesager i SBSYS som en del af implementeringen. Når rådhuset er i drift med SBSYS i 2015, kan en fase ift. de decentrale brugere starte op. Denne kan evt. yderligere faseopdeles i hhv. institutioner med administrative ressourcer og institutioner med færre administrative ressourcer. Understøttelsen af denne proces afhænger af beslutninger om ændret organisatorisk driftsform, beskrevet senere i indstillingen. Den tekniske og organisatoriske implementering Nedenfor er illustreret en overordnet projektplan for implementering af SBSYS, hvor det er skitseret hvilke forskellige processer, der indgår i arbejdet omkring implementeringen. Projektplanen vil løbende blive foldet ud af projektorganisationen i samarbejde med Ditmer. I dette indgår også konkrete tidsplaner. Den interne forberedelse til implementeringen påbegyndes umiddelbart efter beslutning (dvs. i juni), mens arbejdet med Ditmer påbegyndes i 3. kvartal 2014 med administrationens forventede brug af SBSYS 1. juni Der er både en teknisk og organisatorisk implementering forbundet med skiftet fra edoc4 til SBSYS. Den tekniske del vil It-afdelingen varetage i samarbejde med leverandøren Ditmer. Denne del vil igangsættes sideløbende med den organisatoriske implementering, men den tekniske implementering skal være på plads, når SBSYS skal anvendes af brugerne. Implementeringen af et nyt ESDH-system er en større opgave for organisationen. Den organisatoriske del er en holdopgave, hvor hele organisationen for at lykkes med implementeringen bidrager med man-power i form af ressourcer, kræfter og energi. It-afdelingens ansvarsområde i forbindelse med den organisatorisk implementering vil bl.a. være: 22

27 Central projektledelse Sikre og understøtte tværgående koordinering Teknisk implementering Understøtte afdelingernes tilrettelæggelse af effektive arbejdsprocesser med ESDH og fagsystemer Bidrage og koordinere evt. ekstra udvikling af systemet i samarbejde med de relevante afdelinger Samarbejde med SBSYS-brugerklubben og leverandør Sikre drift og forankring af superbrugerorganisationen, herunder vidensdeling mellem og kompetenceudvikling af superbrugerne Koordinere og tilrettelægge undervisning for superbrugere og slutbrugere Understøtte afdelinger (og institutioner) i god journaliseringspraksis sammen med Juridisk Afdeling Understøtte god arkiveringspraksis sammen med Stadsarkivet Opfølgning på kommunens anvendelse af ESDH Områdernes ansvarsområde i forbindelse med den organisatorisk implementering vil bl.a. være: Ledelsesfokus og behandling Bemanding af projektorganisationen, se nedenfor. Deltagelse i undervisning, som vil tilrettelægges differentieret afhængig af den enkelte brugers hidtidige ESDH-kompetencer. Udarbejdelse af lokal udgave af journaliseringsvejledning, herunder udarbejdelse af liste over, hvilke typer af sager hver afdeling har, og hvordan de skal håndteres i forhold til KLE samt opfølgning Oprydning og lukning af sager i forhold til konvertering (samtænkes med arkivets oprydningsrunde) Sætte sagsforløb op ift. egne sager, herunder egne skabeloner. Som både ledere og medarbejdere har tilkendegivet i udarbejdelsen af ESDH-strategien, er det ledernes udøvelse af digital ledelse, som bevirker, at en afdeling får afklaret en række centrale ESDH-rettede spørgsmål, eksempelvis: Hvilke sager understøttes bedst i ESDH, hvilke understøttes bedst af et evt. fagsystem, hvor kan en afdeling bruge ESDH til at optimere sine processer og ikke mindst, hvor kan den afvikle nogle af sine hidtidige papirbaserede processer. Ledernes hånd om disse fælles spørgsmål kombineret med at afsætte egne ressourcer til implementeringen vil kunne skabe en langt bedre implementering af SBSYS i organisationen og derved en realisering af gevinsten ved investeringen. ESDH-anvendelsen er kun effektiv gennem fælles anvendelse og ikke ved privatpraktiserende brug. Projektorganisering Projektorganiseringen foreslås forankret i en tværgående projektledergruppe kombineret med styregruppe samt superbrugere. Direktionen vil løbende blive orienteret og bedt om at træffe evt. overordnede beslutninger vedr. ESDH. Ligeledes vil der ske en koordinering til program 1 Digital Forvaltning og Borgerservice for at sikre sammenhæng til andre tiltag på det administrative område. Styregruppe med deltagelse af 2 ledere fra hvert område. 1 administrativ leder fra stab/sekretariat og 1 leder fra et stort fagområde. Det anbefales derudover, at Stadsarkivet er repræsenteret i styregruppen. It-chef Vibeke van der Sprong er formand for styregruppen. Central projektleder fra It-afdelingen er Malene Hedegaard Olesen 23

28 Tværgående ESDH-projektledergruppe (arbejdsgruppe) med deltagelse af 1 projektleder fra hvert område. En område-projektleder skal have flair for digitalisering, kendskab til fagområdet, områdets behov for ESDH og kunne sikre koordinering internt i området og repræsentere sit område. Derudover deltager relevante ressourcepersoner i gruppen, bl.a. tekniske ledere/medarbejdere fra It-afdelingen. It-afdelingens projektleder er formand for gruppen. Superbrugerne deltager i en række implementeringsaktiviteter, først og fremmest aktiviteter som konkret understøtter egne kollegaer i hurtigt at komme i gang med SBSYS. Dette omfatter også eksempelvis udarbejdelse af sagsforløb, skabeloner mv. Derudover vil der sandsynligt være behov for 5-6 kernesuperbrugere fra superbrugergruppen med særligt kendskab til et område af ESDH. Disse deltager i en række mere dybdegående implementeringsaktiviteter. Arbejdsgrupper med fokus på særlige tværgående dele af SBSYS-anvendelsen i form af dagsorden, personalesager, klagesag, aktindsigt mv. Udover den afdeling, som har et fagligt ansvar for de enkelte typer, vil der være deltagelse fra alle områder. Nedenfor illustreres projektorganiseringen: Det vil være Ditmer, der har stor erfaring med implementering af SBSYS i andre kommuner, der vil bistå kommunen med implementeringen. Fremadrettet driftsmodel for ESDH Efter implementeringen af SBSYS som projekt overgår SBSYS-anvendelsen efter ca. 1 år til den efterfølgende drift. Drift af ESDH rummer erfaringsmæssigt følgende elementer: Teknisk drift, herunder teknisk problemløsning Leverandørsamarbejde Systemudvikling Anvendelsessupport konkrete spørgsmål om funktionalitet og anvendelse Understøttelse af de enkelte afdelinger i øget anvendelse af ESDH den organisatoriske anvendelse Journaliseringspraksis 24

29 Arkivering I dag varetager It-afdelingen finansieringen af den tekniske drift og leverandørsamarbejdet. Finansieret gennem anlægsprojekter indgår It-afdelingen i systemudvikling. Anvendelsessupport og den organisatoriske understøttelse blev besluttet varetaget af de enkelte områder/afdelinger gennem fx superbrugere og ledelsesfokus. Juridisk Afdeling bistår med generel vejledning i journalisering, mens Stadsarkivet iværksætter de lovbundne arkiveringer til Statens arkiv. Den nuværende driftsmodel er således organiseret og fordelt på flere forskellige enheder og er præget af en meget stor decentralisering af kommunens organisatoriske anvendelse af ESDH. Det er ledelsen i det enkelte område/afdeling, som organiserer og prioriterer den organisatoriske anvendelse og support samt udviklingen af denne, hvilket bidrager til den meget store forskellighed i kommunens hidtidige anvendelse af ESDH. Ligeledes har det enkelte område ingen tværgående ESDH-viden og støtte at hente i denne opgave. Den øgede anvendelse af ESDH, som der er truffet beslutning om i ESDH-strategien, vil ikke kun være afhængig af implementeringen af nyt ESDH-system, men også af, at der etableres en anden driftsmodel, som kan understøtte forankringen og videreudviklingen af ESDH-anvendelsen. Erfaringen fra andre kommuner er, at der er brug for en driftsmodel, som kan understøtte og sikre, at ESDH anvendes til effektive arbejdsprocesser både i de enkelte afdelinger og på tværs af organisationen. Det omfatter bl.a. følgende behov og opgaver: Understøtte afdelingernes (og institutionernes) tilrettelæggelse af effektive arbejdsprocesser med ESDH og fagsystemer Bidrage og koordinere udvikling af systemet i samarbejde med de relevante afdelinger (institutioner) og Itafdelingen Samarbejde med SBSYS-brugerklubben og leverandør sammen med It-afdelingen Sikre drift og forankring af superbrugerorganisationen, herunder vidensdeling mellem og kompetenceudvikling af superbrugerne Koordinere og tilrettelægge undervisning, evt. selv undervise både generelt og rettet mod enkelte målgrupper Understøtte afdelinger (og institutioner) i god journaliseringspraksis sammen med Juridisk Afdeling Understøtte i god arkiveringspraksis sammen med Stadsarkivet Opfølgning på kommunens anvendelse af ESDH Understøtte institutionerne i på et tidspunkt at anvende ESDH til personalesager. Dette er centrale opgaver, som den nuværende driftsmodel ikke varetager, og som der ikke pt. er afsat finansiering til. En varetagelse af ovenstående opgaver forudsætter således en finansiering til oprettelsen af 1-2 fuldtidsstillinger som ESDH-koordinatorer. 1 stilling vil gøre en markant forskel ift. i dag, men vil kunne understøtte mindre end ved 2 stillinger, herunder i forhold til at få de decentrale brugere med. Uanset antallet af centrale ESDH-koordinatorer vil en anvendelse, som besluttet i ESDH-strategien, indebære aktive ESDH-superbrugere i de enkelte afdelinger samt ledelsesforankringen. En placering af ESDH-koordinator(er) foreslås at ske i tilknytning til en af de afdelinger, som i forvejen har et ESDHansvar for at sikre en allerede etableret koordinering og ledelsesprioritering. En placering i It-afdelingen vil give koblingen til den tekniske drift, arkitekturkompetencer samt til den forudgående projektledelse af ESDH-implementeringen. It-afdelingen er i stigende grad naturlig bruger af ESDH. Andre kommuner har placeret det organisatoriske ansvar i ledelsessekretariater. I forlængelse heraf har Juridisk Afdeling været overvejet som en mulighed, men dette vurderes ikke hensigtsmæssigt. En 3. mulighed er en placering af tværgående ESDH-konsulenter i et af områderne for at sikre den tætte kobling til anvendelsen af ESDH til både sagsbehandlingssager og administrative sager. Såfremt direktionen ønsker en anden driftsmodel end den nuværende, kunne finansieringen ske som kombination af følgende: 25

30 Budgetforslag om driftsudvidelse til budget 2015 og frem Fordelingsnøgle mellem alle områder ud fra både centrale, men også i et vist omfang decentrale brugere set i lyset af institutionernes evt. anvendelse af ESDH til personalesager. ØKONOMI Nedenfor beskrives økonomien for hhv. implementeringen og for den efterfølgende teknisk ESDH-drift ved SBSYS. Til implementeringen indgår investering og forventede omkostninger for 2,5 mio. fordelt på følgende poster: Der er pt. sat et væsentligt beløb af til konvertering af sager og dokumenter fra edoc4 til SBSYS. It-afdelingen og Stadsarkivet er ved at undersøge de kontraktmæssige og økonomiske muligheder for følgende konverteringsmodel: Alle åbne sager konverteres over i SBSYS med sagens metadata dvs. sagen oprettes automatisk i SBSYS, men dokumenterne konverteres ikke over. Fra SBSYS-sagen kommer der et link til edoc4-sagen, hvor brugeren kan se sine hidtidige dokumenter og evt. overflytte relevante dokumenter over i SBSYS-sagen. Dette giver en mindre omkostning til konvertering, som så kan bruges til andre implementeringsformål (yderligere udviklingsbehov og organisatorisk implementering), men afhænger af driftsomkostningen til at få adgang til den oprindelige edoc4-sag og dokumenter. Udgør den årlige driftsomkostning til den oprindelige edoc-sag og dokumenter en relativ stor omkostning, som ESDH-budgettet ikke kan bære, vil det være mere rentabelt at konvertere hele edoc4-sagerne/dokumenterne over i SBSYS. Der undersøges ligeledes en løsning i forhold til den ældre edoc3. Driftsbudgettet til den tekniske drift af SBSYS er efter effektiviseringen og fratrukket arkiveringsdrift på 1.5 mio. kr. fordelt på 26 følgende poster:

31 Efter de faste udgifter kan der pt. budgetteres med en lille buffer, som hvis muligt også kan indgå som en lille pulje til finansiering af tværgående udvikling, som Frederiksberg Kommune ønsker initieret. Øvrige tværgående udviklingsbehov skal dækkes af områderne. Områderne betaler som i dag selv: Integrationer hos fagsystemleverandøren Udviklingsønsker på eget område i form af investering og efterfølgende drift Arkivering til Statens Arkiver. [1] Medlemmerne af SBSYS Brugerklub er: Ballerup, Brønderslev, Faxe, Faaborg-Midtfyn, Frederikssund, Hedensted, Herning, Hjørring, Holstebro, Horsens, Ishøj, Jammerbrugt, Mariagerfjord, Næstved, Randers, Rebild, Solrød, Struer, Tønder, Vejle Kommuner samt Region Midtjylland. Behandling Dir. Sagsbehandlere: Malene Hedegaard Olesen og Vibeke van der Sprong. 27

32 Opfølgning #0 - Opfølgning på tema: på tema "Rammer - og og retning for kommend for kommende ESDH-strategi". BESLUTNING Direktionen godkendte, at opfølgningen på temadrøftelsen Rammer og retning for den kommende ESDHstrategi. I det videre arbejde skal der arbejdes med at sikre en kobling af projektet til den nye offentlighedslov og implementering af Kommunalbestyrelsens beslutinger. Juridisk Afdeling inddrages i dette arbejde. INDSTILLING It-afdelingen indstiller, at direktionen godkender opfølgningen på temadrøftelsen Rammer og retning for kommende ESDH-strategi. Beskrivelse af sagen Den 26. november drøftede direktionen oplægget til kommende ESDH-strategi med følgende beslutning: 1. Hovedlinjerne i strategien blev bekræftet, og der blev lagt særlig vægt på, at emner som journalisering, uddannelse og organisering ingår i det videre arbejde. 2. Direktionen tilkendegav, at administration på decentralt niveau ikke behøver at blive inddraget i ESDHstrategien. 3. IT-afdelingen udarbejder en indstilling til direktionen om den kommende ESDH-strategi som opsamling på dagens temamøde. Indstillingen forelægges direktionen inden jul. Journaliseringspraksis Strategien skal adressere udfordringerne omkring korrekt journaliseringspraksis i ESDH. Journaliseringsopgaven er med ESDH-systemet blevet decentraliseret til hver enkelt medarbejder, og der er behov for opdatering i, hvad der er god journaliseringspraksis, således at kommunen kan leve op til god forvaltningsskik. Der blev til temadrøftelsen ridset tre journaliseringsscenarier op: 1. korrekt journalisering som en integreret del af arbejdsprocessen. 2. mangelfuld journalisering, hvor medarbejdere har lokale arkiver. 3. journaliseringsoverflod, hvor medarbejdere overjournaliserer på sagen. Ovennævnte arbejde vil ske i samarbejde med Juridisk afdeling bl.a. baseret på den ny offentlighedslov, hvor god forvaltning er vigtig for at lette arbejdet bl.a. omkring aktindsigt og åbne postlister, som skal reetableres. Stadsarkivet vil indgå i arbejdet bl.a. i form af Stadsarkivets kommende gennemgang af sags- og journaliseringspraksis i forbindelse med den forestående arkiveringsproces. Gennemgangen forventes gennemført fra medio februar til april Implementeringsstrategi Implementeringensstrategien vil afhænge af, hvilket system der vælges efter ud-buddet (nuværende eller nyt system), men uanset systemvalg skal såvel den tekni-ske som den organisatoriske implementering prioriteres. Implementeringen bliver allerede påbegyndt med udarbejdelsen af strategien og udbudsmaterialet ved bl.a. i samarbejde med områderne at sætte fokus på formål, ESDHs sammenhæng med fagsystemer og itsystemlandskabet generelt og derved opbakning til ambitionsniveau og fremtidig ESDH-brug. Derudover vil der forud for anskaffelsen og implementeringen blive udarbejdet et forslag til den tekniske og 28

33 organisatoriske implementering, herunder til sikring af den videre drift, forankring og videreudvikling af ESDHbrugen. Opdateret version af principperne Hovedlinjerne i den nye strategi er formet i følgende principper. De kursiverede principper er tilrettet eller udfoldet efter temadrøftelsen. Vi vil have digitale sager Sager i Frederiksberg Kommune skal være digitale. Vi vil ikke have papirsa-ger, sager på drev, i Outlook, på USB eller andre medier. Hvis en sag ikke skal være digital, skal den leve op til særlige undtagelsesprincipper. Vi vil have effektive digitale arbejdsgange De effektive digitale arbejdsgange skal understøtte forretningsprocesserne og samtænkes med bl.a. sagsprocesser, beslutningsprocesser og aktind-sigtsprocesser. Vi vil kun journalisere ét sted ikke dobbeltjournalisere Der skal enten ske en journalisering i fagsystem eller i ESDH ikke i begge systemer med den samme sag. Hvis fagsystemet kun har delvist ESDH-funktionalitet og fx ikke kan modtage indkommen post, kan denne del af sa-gen lægges i ESDH. Vi vil automatisere mest muligt Systemet skal fx sættes op til at autogenerere relevant metadata for be-stemte sagstyper og automatisk understøtte workflows. Systemet skal være bedst til at understøtte det, flest af os gør mest af og of-test være forretningsorienteret ESDH-systemet skal derfor være bedst muligt til at sagsbehandle i og sær-ligt med fokus på de sagstyper, som ESDH skal fungere som fagsystem for. Systemet skal være brugervenligt og genkendeligt i sin funktionalitet: Det skal være nemt at gøre det rigtigt Der skal være en enkelhed i brugergrænseflade, den skal virke intuitiv og gerne genbruge funktionalitet, som er kendt fra andre platforme. Bruger-venlighed skal bygge bro mellem teknologiens muligheder og brugerens evne til at udnytte den (fx brugeres behov, arbejdsgange, færdigheder, ordforråd). Vi vil have mobilitet De mobile devices skal tænkes med i en ESDH-strategi, og ESDH skal som udgangspunkt være tilgængeligt på de it-enheder, som kommunen stiller til rådighed som arbejdsredskab. Vi vil have et standardsystem, som er robust, men også muliggør konfigura-tionsmuligheder inden for standardsystemet Systemet skal eksempelvis kunne sættes op til bestemte medarbejdergrup-pers behov og kunne give personaliserede skærmbilleder og funktionalitet, således at vi bevæger os væk fra, at one size fits all. Vi vil have en flerstrenget ESDH-strategi Vi vil ikke have et væg til væg-esdh-system, men en flerstrenget ESDH-strategi, der giver mulighed for at arbejde i den mest oplagte ESDH-løsning med fagsystemer, som indeholder ESDH-funktionalitet. Der skal tages hen-syn til tværgående behov. Vi går efter snitflader/integrationer medmindre, at kompleksiteten og ud-giften bliver for høj 29

34 Vi følger udviklingen af SAPA [3] tæt som forhåbentlig vil løse en stor del af integrationsbehovet på personområdet. Vi skal vurdere, om fagsystemer kan erstattes af et ESDH-system. Der skal ryddes op i systemlandskabet. Hvis funktionalitet i et fagsystem modsvares af ESDH-systemets, og der ikke går væsentlig funktionalitet tabt, bør ESDH-systemet fungere som fagsystem i stedet. [3] SAPA er et KOMBIT-projekt. Sagsoverblik/partskontakt (SAPA) skal udvikle en løsning, der kan give sagsbehandlere bedre overblik i deres daglige arbejde ved at give mulighed for at "google en borger" og give et 360 graders overblik over borge-ren. Løsningen kan give kommunale sagsbehandlere hurtig adgang til centrale informationer og hændelser vedr. borgeren på tværs af ESDH og kommunens fag-systemer. Tilføjelserne vil blive taget med i det videre arbejde med ESDH-strategien. Decentral udruldning af ESDH Som følge af direktionens drøftelse om, hvorvidt administrationen på de decentrale institutioner/arbejdspladser fremadrettet skal anvende ESDH til udvalgte sagstyper, inddrages det decentrale niveau ikke i udarbejdelsen af ESDH-strategi ligesom ESDH ikke skal rulles ud decentralt. Bilag: Bilag 1: Rammer og retning for kommende ESDH-strategi. ØKONOMI Ingen. Sagsnr.: 2013/ Sagsbehandler: Malene Hedegaard Olesen/Vibeke van der Sprong. Behandling Dir 30

35 Frederiksberg Kommunes ESDH-strategi og valg af udbudsform #0 - Frederiksberg Kommunes ESDH-strategi og valg af ud BESLUTNING Direktionen: 1) Godkendte ESDH-strategien som beskrevet i bilag 1. 2) Godkendte, at der arbejdes videre med følgende to udbudsspor: 1. SBSYS på allerede udbudt rammeaftale. 2. EU-udbud med kravspecifikation. 3) Tilkendegav, at såfremt EU-udbud vælges, tager direktionen stilling til, om der skal arbejdes på en indstilling til Magistraten i forhold til tildelingskriterier og anden vægtning mellem kvalitet og pris end kommunens standard. 4) Godkendte status for arbejdet med journaliseringspraksis. 5) Bad om, at spørgsmålet om digitalisering af personalesager indgår som en videre del af arbejdet, således at dette spørgsmåls kobling til ESDH-strategien indgår som en forudsætning i det endelige beslutningsgrundlag. INDSTILLING It-afdelingen indstiller, 1) at direktionen godkender ESDH-strategien beskrevet i bilag 1. 2) at direktionen godkender, at der arbejdes videre med følgende to udbudsspor: 1. SBSYS på allerede udbudt rammeaftale. 2. EU-udbud med kravspecifikation. 3) at direktionen tilkendegiver om, såfremt EU-udbud vælges, der skal arbejdes på en indstilling til Magistraten i forhold til tildelingskriterier og anden vægtning mellem kvalitet og pris end kommunens standard. 4) at direktionen godkender status for arbejdet med journaliseringspraksis. Beskrivelse af sagen Som led i digitaliseringsplanen for 2013 har It-afdelingen i samarbejde med områderne udarbejdet kommunens ESDH-strategi og er i forlængelse heraf i gang med at forberede den efterfølgende anskaffelse af nyt ESDH-system. Dette er et projekt i Digitaliseringsplan Frederiksberg Kommunens ESDH-strategi På baggrund af en bredt involverende proces med brugere, superbrugere og ledere på alle niveauer i organisationen har ESDH-strategien nu fundet sin mere endelige form (vedlagt som bilag 1). 10 principper skaber hovedlinjerne i kommunens ESDH-strategi. Der er 3 principper, der er med til at sætte rammen for den ESDH-anskaffelse, som vi står over for i 2014, og 7 principper, der sætter rammen for, hvordan vi skal anvende kommunens ESDH-system og fagsystemer med ESDH-funktionalitet fremadrettet. Principper for anskaffelsen 1: Systemet skal være "forretningsorienteret" og understøtte brugerne i deres daglige arbejde 2: Systemet skal være brugervenligt og genkendeligt i sin funktionalitet: "Det skal være nemt at gøre det rigtigt" 3: Vi vil have et standardsystem, som er robust og muliggør konfigurationsmuligheder inden for standardsystemet Principper for anvendelsen 1: Vi vil have digitale sager og god journaliseringspraksis 2: Vi vil have effektive digitale arbejdsgange 3: Vi vil have en flerstrenget ESDH-strategi 4: Vi vil kun journalisere ét sted ikke dobbeltjournalisere 5: Vi går kun efter nødvendige snitflader/integrationer og vil undgå dyre integrationer med høj kompleksitet 6: Vi vil automatisere mest muligt 31

36 7: Vi vil have mobilitet Valg af udbuds- og anskaffelsesform Frederiksberg Kommune har tre muligheder for udbud og anskaffelse: Direkte valg uden udbud af ESDH-systemet SBSYS, hvor Frederiksberg Kommune for tre år siden tilsluttede sig rammeaftalen, som var i udbud på dette tidspunkt. SBSYS er beskrevet nedenfor. Miniudbud blandt de 8 ESDH-systemer, som er på SKI's rammeaftale. edoc er siden efteråret 2013 ikke på SKI's rammeaftale. EU-udbud, hvor alle ESDH-leverandører[1] kan byde. Fujitsu kan således byde ind med edoc. Situationen er således, at Frederiksberg Kommune kun kan fortsætte med edoc, hvis Fujitsu ved et EU-udbud viser sig at være det økonomisk mest fordelagtige valg og derved vinder udbuddet som det bedste system og leverance. Fujitsu vil sandsynligvis byde med en nyere og bedre version end kommunens eksisterende ESDH-løsning, hvorfor en (re)implementering også vil være nødvendigt ved dette valg. Projektgruppen anbefaler, at miniudbud under SKI fravælges, da dette ikke muliggør, at alle moderne procesunderstøttende ESDH-systemer kan komme i betragtning, da de ikke er på SKI s rammeaftale. Dertil kommer, at edoc ikke vil have mulighed for at komme i betragtning. Endvidere er der kun en begrænset lettelse ved miniudbud under SKI i form af, at kun prækvalifikationsprocessen, men ikke selve udbudsprocessen, kan undgås. Der er tale om et enten/eller mellem de to øvrige valg. SBSYS kan ikke byde i et EU-udbud, og valget af udbuds- og anskaffelsesform skal således træffes inden igangsætning af evt. EU-udbudsproces. Til valget mellem SBSYS og EU-udbud er der knyttet nogle forventninger, uden der er en sikkerhed for, at resultatet bliver som kommunen måtte håbe på. Enten skal Frederiksberg Kommune træffe beslutningen om valg af SBSYS bl.a. baseret på en forventning om, at brugergrænsefladen inden for overskuelig tidshorisont udvikles. Alternativt skal kommunen fravælge SBSYS og i stedet vælge EU-sporet baseret på en forventning om, at et af de mere moderne ESDH-systemer vinder udbuddet. Det er projektgruppens opfattelse, at det ikke vil være at foretrække, hvis et af de mere klassiske, store ESDHsystemer, herunder edoc vinder udbuddet. Med EU-udbud er intet givet ift. det endelig resultat. Erfaringerne fra de kommuner, som i 2013/2104 har været i udbud er, at kommunerne ikke har kunnet "styre" valget i en ønsket retning via kravspecifikationen. Projektgruppen vil i marts og april arbejde videre med problemstillingen om valg af spor med henblik på endelig indstilling til direktionen. I dette arbejde vil følgende elementer indgå: Dialog med Brugerklubben og yderligere præsentation af SBSYS Vurdering af SBSYS i forhold til principperne i ESDH-strategien Andre kommuners erfaring Dialog med områderne. Frederiksberg Kommune vil fortsætte dialogen med både Brugerklubben, nuværende medlemskommuner og kommende medlemskommuner for nærmere at afklare perspektiverne for udvikling af SBSYS' brugergrænseflade og derved brugervenlighed. SBSYS-sporet SBSYS står for SagsBehandlingsSYStem, og er et ESDH-system, som udvikles og ejes af en såkaldt brugerklub bestående af aktuelt 20 kommuner og 1 region [2]. Der er således tale om en ganske anden forretningsmodel end de øvrige kommercielle leverandører på markedet. Dette afspejler sig bl.a. i driftsomkostningen, som for Frederiksberg Kommune med de aktuelle priser vil udgøre omkring 1 mio. kr. (mod nuværende 1,8 mio. kr.). I dette ligger en kommunelicens, hvor prisen er den samme uafhængigt af antal brugere, herunder decentrale brugere. Endvidere er opgraderinger indeholdt i driftsprisen, hvilket ofte i andre ESDH-kontrakter udgør en særskilt omkostning på mellem kr. Forretningsmodellen betyder også, at den enkelte kommune har stor indflydelse på videreudvikling af SBSYS, hvor besluttet fællesudvikling finansieres af driftskontingentet. Derudover kan den enkelte kommune eller en gruppe af kommuner igangsætte og selv finansiere egenudvikling, som herefter frit kan anvendes af de øvrige medlemsorganisationer som Open Source. Den tekniske udvikling foretages af leverandøren Ditmer A/S, som også har produktet edagsorden. Ligeledes varetager Ditmer den tekniske og organisatoriske implementering af SBSYS i nye kommuner. Frederiksberg Kommune har gode erfaringer med Ditmer. Holstebro Kommune, som ved årsskiftet gik over til SBSYS, giver udtryk for en meget problemfri implementering både organisatorisk og teknisk, bl.a. med konvertering af sager og 32

37 dokumenter fra hidtidige ESDH-system. Da ejerkredsen således primært er kommunerne, er der en naturlig stor forståelse for at imødekomme de kommunale behov for ESDH. Det betyder bl.a. en stor forståelse for og indsigt i, hvordan ESDH skal indgå som en del af det kommunale systemlandskab og af den kommunale rammearkitektur, herunder hvordan der sikres sammenhæng mellem ESDH-systemer og fagsystemer. Samtidig har Brugerklubben qua medlemskommunerne andre indsigts- og påvirkningsmuligheder ift. KL og KOMBIT end de mere kommercielle leverandører. Medlemskab af SBSYS-Brugerklubben vil fordre en deltagelse og et engagement fra Frederiksberg Kommunes side. Brugerklubben og medlemskommunerne giver dog udtryk for, at dette ikke behøver at være større, end det kommunen skal anvende på samarbejdet med og kontraktstyringen af en kommerciel leverandør. Det må forventes, at samarbejdet i SBSYS-Brugerklubben vil have et mere konstruktivt og givtigt sigte end leverandørsamspillet typisk kan levere. Endelig vil et valg af SBSYS nedbringe arbejdet med udbudsmateriale, herunder kravspecifikation samt hele udbudsprocessen med tilbudsvurderingen mv. Dette svarer til 1/2 års arbejde. Udfordringerne ved SBSYS er, at brugergrænsefladen er, hvad man må kalde gammeldags og holdt i traditionelt sagsbehandlingssprog. Brugergrænsefladen i SBSYS kan virke utidssvarende, og nogle brugere vil vurdere, at systemet har et højt kompleksitetsniveau til at starte med. Der er meget funktionalitet (knapper) og dermed mange muligheder i hvert enkelt skærmbillede. Systemet kan efter første fremvisning virke overvældende. Der er begrænsede muligheder for at lukke af for funktionalitet og dermed sætte systemet op til definerede brugergrupper, fx lederen, sagsbehandleren, brugen til interne administrative sager, arkivaren osv. Omvendt er brugergrænsefladen med sin stistruktur genkendelig ift. andre brugergrænseflader, og er, når den enkelte får oversat sagsbehandlersproget, og tilegnet sig overblikket mere enkel og anvendelig. Stistrukturen har været en efterspørgsel blandt en større gruppe. Oplevelsen af brugervenlighed kan dog også variere, alt efter om den enkelte arbejder med sagsbehandling eller med administrative processer. Konsulenthuset Devoteam bedømmer SBSYS således: "Til procesunderstøttelse indeholder SBSYS checklister og overblik, som støtter den enkelte sagsbehandler, men ikke giver mulighed for at automatisere manuelle og trivielle opgaver. Brugergrænsefladen kan ikke tilpasses brugerroller eller opgavetyper nævneværdigt. SBSYS vurderes endvidere som et traditionelt eller klassisk ESDH-system, der har veludviklet funktionalitet med en traditionel brugergrænseflade. Der er tale om en klassisk Client/Server-arkitektur, som dog har både bredde og dybde i forhold til kommunale behov". Projektgruppen bistået af superbrugere og andre med interesse for ESDH har set indledende præsentationer af tre arketyper inden for ESDH: GetOrganized, SBSYS, cbrain. Udpluk af deltagernes tilbagemeldinger på præsentationerne ses nedenfor: (Et 3-tal = i nogen grad/et 4-tal = i høj grad). I forhold til ESDH-strategiens principper er det projektgruppens umiddelbare vurdering, at SBSYS ikke i samme omfang på nuværende tidspunkt som de andre præsenterede systemer kan leve op til følgende 2 principper: Vi vil have et standardsystem, som er robust og muliggør konfigurationsmuligheder inden for standardsystemet (SBSYS har ikke specielt store konfigurationsmuligheder det er i vid udstrækning "one size fits all") Vi vil have effektive digitale arbejdsgange (SBSYS kan kun i en vis udstrækning sættes op til at understøtte arbejdsgange) Brugerklubben giver udtryk for, at der er en erkendelse blandt medlemskommunerne om, at der er behov for at udvikle SBSYS fra decideret sagsbehandlingssystem til et system, som bredere set understøtter digital forvaltning og digitale processer. SBSYS er ved at udvikle den såkaldte "SBSYS to go", som er en mobil udgave af SBSYS, og 33

38 som har en langt mere moderne brugergrænseflade end modersystemet. SBSYS har de seneste år fået medlemskommuner, som i andre sammenhænge er fremme digitaliseringsmæssigt, ligesom også bl.a. Odense Kommune og 3-4 andre kommuner overvejer at træde ind i Brugerklubben. De seneste års tilvækst af større kommuner, som ser ud til at fortsætte, giver også Brugerklubben en økonomi til at kunne finansiere de mere langstrakte udviklingsbehov. Medlemskommunerne både de "gamle" og nye udtrykker stor tilfredshed med systemet. EU-udbudssporet Fravælges SBSYS, vil et EU-udbud følge den overordnede proces nedenfor. Frederiksberg Kommune har forlænget aftalen med Fujitsu til og med 2014 med mulighed for at forlænge 6 måneder. Det vil sige, at vi senest 1.juli 2015 skal have indkøbt og implementeret nyt ESDH-system. Hvis kommunens ESDH-anskaffelse skal ske gennem EU-udbud vil denne mulighed blive benyttet. En evt. kommende udbudsproces vil blive gennemført i samarbejde med Udbud & Indkøb og med inddragelse af områderne. Til at udarbejde kravspecifikationen er der materiale fra: ESDH-strategien (principperne konkretiseres til krav) De afholdte fokusgrupper i direktørområderne Andre kommuners udbudsmateriale fra 2013 (eksempelvis Helsingør og Gentofte Kommuner) KOMBIT og KL i forhold til fællesoffentlige krav og anbefalinger Med EU-udbud vil der være mulighed for at supplere den traditionelle kravspecifikation med fokus på systemfunktionalitet med krav, som har fokus på opgaveløsningen og procesunderstøttelsen. Det vil kunne ske ved anvendelse af brugerhistorier og ved udvælgelse af 3-5 sagsprocesser, fx generel administrativ sag, klagesag, bygge- og ejendomssag og dagsordenssag. Endvidere vil der ved brug af den agile kontraktform K03 kunne åbnes op for en mere iterativ implementering. Implementeringsforløbet vil kunne indeholde en vekselvirkning mellem opsætning af standardsystemet og tilpasning af sagsprocessen til systemets muligheder. Ved at opsætte/konfigurere systemet løbende i et forløb med iterationer får vi mulighed at se arbejdsgangene opstå og sammen med leverandøren få ideer til at automatisere, effektivisere eller give brugerne en bedre service. Den organisatoriske del af ESDH-projektet starter således tidligt i forløbet, da organisationen skal inddrages i konfigureringen af systemet. Det er områdernes viden og behov, der skal være omdrejningspunktet for opsætningen og den organisatoriske implementering, og beslutning om anvendelse vil derfor påbegyndes langt tidligere end ved en traditionel anskaffelse. Tildelingsmodel Frederiksberg Kommune har et udgangspunkt om, at tildelingskriterierne skal vægtes med 60% økonomi og 40% kvalitet, hvis der vælges det økonomiske mest fordelagtige tilbud. Denne vægtning mellem pris og kvalitet kan i dette tilfælde give kommunen udfordringer, særligt hvis en eller flere leverandører sætter prisen meget lavt og på den baggrund vinder udbuddet, selvom leverandøren ikke kvalitativt og leverancemæssigt vurderes som en af de rette ift. Frederiksberg Kommunes kravspecifikation. Projektgruppen anbefaler derfor, at hvis EU-sporet vælges der indstilles til Magistraten, at der besluttes en anden vægtning af tildelingskriterierne. Denne kunne tage afsæt i SKI s tildelingskriterier på ESDH-rammeaftalen: 34