LSU-LAU i F&U - Referat

Transkript

1 LSU-LAU i F&U - Referat Mødedato 31. marts 2015 Starttidspunkt 9:30 Sluttidspunkt 11:30 Afdeling/enhed Forskning og Udvikling Dokumentnavn Dokumentnummer Arbejdsområde Referent Kira Stein Errboe - Praktikant 1. Godkendelse af dagsorden (AKTH, 5 min) Det indstilles, at LSU-LAU godkender dagsordenen. Pkt. 7 Ang. Regnskab fra 2015 er tilføjet ellers godkendt. 2. Opfølgning på (AKTH, 5 min) handlingspunkter fra sidste møde Status på opfølgning på alle handlingspunkter fra tidligere møde. Alle handlingspunkter er godkendt Handlingspunkt om rekruttering er videresendt til denne dagsorden. Se Pkt Rekruttering af nye medarbejdere og procedure for ansættelsee af nye medarbejdere (AKTH, 10 min) Nyt udkast vedr. F&U proceduree for ansættelse præsenteres skulle præsenteree (se refe- rat fra 27. november 2015). Men idet HR netop er udkommet med revideret ansættel- disse og at sespolitik og relevante bilag, er indstillingen, at LSU/LAU udvalget godkender de er fyldestgørende for ansættelser i F&U. side 1/8

2 =view en - Godkendt. 4. Lokale kvalitets tsdrøftelser (KILA KILA, 15 min) Baggrund og mål: HSU har iværksat, at der gennemføres lokale drøftelser om tegn på god arbejdskvalitet i august-september Disse drøftelser gennemføres i udgangspunktet på afdelings- niveau med en forventet varighed på ca. 2 timer. Målet er at tydeliggøre de lokale kvalitetsoplevelser, lære af dem og bruge dem på afskabes delingsniveau, på områdeniveau og på institutionsniveau - således at der kan mulighed for en differentieret kvalitetskultur, der understøtter UCL s opgavevaretagelse. I LSU foretages i foråret 2016 opsamling på tværs af afdelinger og der afklares hvilke resultater, der efterfølgende skal følges op henholdsvis på lokalt niveau, på områdeni- veau og i HSU. LSU opsamling og opfølgning sammenfattes i vedlagte skema A. Indhold og proces p Den lokale drøftelse i november december skal fokusere på nedenstående spørgete- om maer og sammenfattes i vedlagte skema B, der understøtter tværgående opsamling resultaterne til efterfølgende behandling i HSU. Kortlægning af afdelingens oplevede brugerlandkort : Tegn på god kvalitet: Forholdet mellem tegn på god kvalitet og UCL s målesystemer: Status: Emnet er behandlet på afdelingsmøde 17 december Resume herfra er sammenskrevet og vedlagt. Det indstilles at LSU godkender notatet og at det kan vide- resendes til HSU. Kvalitetsd _( 1).docx side 2/8

3 Der blev afholdt 2 timers afdelingsmøde om emnet i december måned. Det var en god oplevelse. I F&U mener man, at god kvalitet handler om faglig kvalitet i arbejdet. I F&U mener man at dårlig kvalitet er, når der er for mange modsætninger i opgaver, samt når krydspresset modarbejder prioriteringerne. UCL s målsystem måtte gerne være mere kvalitativ forankret end kvantitativt. Alt i alt nogle gode timer, med nogle gode diskussioner og input. Enkelte rettelser skal laves Ansvarlig KILA Deadlinedato 1. april 2016 Sendes ud til orientering m. næste nyhedsbrev GRLA 1. april 2016 Sendes til HSU Lene Synnøve AKTH 4. april Besparelses, udviklings og effektiviserings sprogram (AKTH), 20 min) Der følges op på det ekstraordinære LSU møde 27. januar (bilag vedlagt) ved at Anette orienterer om status herpå i samarbejde med KomU. Anette orienterer om effektiviseringsprogrammet F&U og KomU har fælles vilkår og samarbejder herom. KomU og F&U skal især skabe mere virksomhed og få flere midler ind. Det er i sær KomU der skal forestå dennee effektivisering. Det, som der forventes af F&U, er især er en øget fundraising og omsætning af viden, og at denne også får en effekt i KomU ift. til omsætning af mere forskningsbaseret kursusvirksomhed og konferencer. Grunduddannelserne har til opgave at få flere studerende ind, mindre frafald, samt effektivisering af undervisning Vicedirektørerne er blevet bedt om at lave en plan omkring besparelser side 3/8

4 Fra LSU/LAU kunne der ønskes en strategi for, hvordan tildelt eksterne midler anven- vil komme centralt fra. des I forhold til besparelser, afventer man hvordan man skal gribe det an i F&U Der motiveres i F&U til effektiviseringer generelt. Ændringer i befordringsgodtgørelser Strategisk ledelse har en dialog i gang om, hvorvidt den organisering der blev beslut- tet i 2013 er den rigtige og i løbet af 2016 vil der komme en udmelding om dette. Der blev fra LSU/LAU fremsat flere forslag om Evt. synliggørelse af F&U. Ansvarlig Taler m. kommunikations afdeling den gode historie om F&U GRL Deadlinedato Primo april 6. Fraværsstatisti ik (AKTH), 10 min Den lokale opfølgning på fraværsstatistikken 2015 Fraværsstatistikken forelægger nu (se fil i vedhæftning). Statistikken viser et generelt fald i langtidsfraværet mellem 2014 og 2015 på 3,6 dag pr. medarbejder, mens korttidsfravæ æret er steget 3,2 dag pr. medarbejder imellem 2014 og HAU drøftede statistikkens resultat 16/3. Der kan være behov for særlige lokale indsatsom- ind- råder ud fra de lokale resultater, men HAU vedtog, at korttidsfraværet er et generelt satsområde for 2016 både lokalt og centralt. I de afdelinger, hvor korttidsfraværet er større end gennemsnittet, skal der udarbejdes en handleplan for at nedbringe korttidsfraværet. Her er en handleplansskabelon Afdelinger med et højere korttidsfravær end gennemsnittet, bedes drøfte, hvad korttidsfra- været skyldes, og hvilke centralee tiltag, der kan understøtte nedbringelsen af korttidsfravæ- ret. Drøftelsen kan ske i TRIO-gruppen (TR, AMR og leder) eller på afdelingsniveau. For F&U er langtidsfravær i 2015 på 7,7 dag/medarbejder, hvilket er 2,2 under UCLs gennemsnit For F&U er korttidsfravær i 2015 på 7,7 dag/medarbejder, hvilket er 0,9 under UCLs gen- Signe nemsnit Handleplan og eventuel resultatet af ovenstående drøftelse sendes til HAU s sekretær Nancke svna@ucl.dk senest 1. maj side 4/8

5 Opfølgning på fravær.msg Anette orienterer om fraværsstatistikken for F&U Det ser fint ud i afdelingen med et gennemsnit der ligger under niveau for hele UCL. Melder tilbage at der ingen handlingsplan bliver lavet, da vi lig- om, at vi fortsætter ger under UCLs gennemsit m. bemærkning med at følge UCLs politik vedr opfølgning på sygemeldte medarbejdere Det aftales at LSU/LAU medlemmer fortsat har fokus på at være opmærksomme på kollegaer i relation til indikatorer ift. til sygdom, herunder det der kan give langtidsfra- vær. Anette vil fortsat leve op til UCLs retningslinjer om fraværssamtaler. Gennemgik F&Us fraværstal. Vi er lidt uforstående overfor nogle af tallene og Anette spørger Signe Nancke om data. Ansvarlig AKTH Deadlinedato 1. april 7. Orientering om regnskab 2015 (AKTH), 10 min. Anette orienterer om regnskabet fra 2015, som ser fint ud. F&U formåede at opnå et resultat med et overskud på Nyt fra Campus Niels Bohrs Alle (GRLA) 15 min Gitte vil komme med status på campus generelt herunder også de flytteplaner, der kendes til for nuværende. side 5/8

6 Placering i F&Us lokaler på campus: Gitte vil give bud på organisering af placeringen (logistikmæssigt er det vigtigt, at alle vores flyttekasser, stole mv. placeres korrekt ved flytningen). Lokaleudkast er vedhæftet. Procedure for lokalebookning på campus præsenteres Forslag til placeringer ift. logistik v. flytning. Gitte informerer om generelle ting vedr. flyttestatus F&U alle starter på campus 15. august 2016 indtil da arbejder man hjemme eller holder ferie. Man kan få placeret de ting der er meldt ind til Gitte ang. arbejdsstation osv. Så pla- pt. ikke, ceres de i det lokale, man tilhører. Alt skal pakkes ned i kasser, og hver medarbejder har 1,8 m hylde. Det vides om man selv skal pakke ned, eller det foretages af et flyttefirma. Vi afventer udbudsi alt. Det er runde. Der er et depot, men Vi ved endnu ikke, hvor mange hyldemetre der bliver et fælles F&U depotrum. Der kommer frugtordning Ulla Mulbjerg bliver campusleder Anbefaler at man selv går på mit.ucl.dk under campus for mere information. Gitte informerer om placeringerne i F&U i næste nyhedsbrev Procedurer for lokalebooking er ikke på plads, så der afventes svar. Ansvarlig Deadlinedato - Anette melder ind at ingen har brug for arbejdsplads Anette 1 april frem til d. 15. august - Anette melder ind hvem der skal sidde hvor i vores 4 lo- Anette kaler (fra Gitte) 7 april - Gitte vender tilbage vedr. pakning af hylder 1,8 m, så snart udbuddet m. flyttefirma er afklaret - Inden man går på ferie, skal man have pakket 1,8 hyl- demeter i kasser, man får fra Lars Øbo afhænger af flytteudbud. Se ovenfor. Gitte Alle/Gitte ASAP Før feriee side 6/8

7 9. Aktuelt fra HSU (KILA, 10 min) Kirsten fremlægger emner af relevans for LSU/LAU Pauser Alle pauser for AC er opfattes som videndeling, man må gerne blive afbrudt. Arbejder du over 6 timer har AC erne krav på en pause, som UCL betaler. Ny runde for MOVE projekter. Nedsat arbejdsgruppe, der skal kigge på UCL s kompetencestrategi. Kirsten er udpe- get til at deltage i denne arbejdsgruppe. Regnskabet optaget af at få det præsenteret i mere brugervenlig form. Skal frem- lægges mere forståeligt. Fremtidige vilkår for PhD er er at man blandt andet selv skal finde midler, hvis man er på lektorniveau. 2 pjecer omhandlende ansættelsesvilkår og fratrædelsespolitik. se%20og% 20fratrædelse.pdf Ny sygemeldingsprocedurer drøftet Institutionskreditering forår 2017 på det samfundsfaglige og det pædagogiske område blev 10. Aktuelt fra HAU (GRLA, 10 min) Gitte fremlægger emner af relevans for LSU/LAU Gitte er blevet suppleant i HAU Alle arbejdsmiljørepræsentanter holder fremover møder inden HAU. Første møde er d. 30/ side 7/8

8 Der er blevet nedsat et Campus korps bestående af arbejdsmiljørepræsentanter og ledere, som kommer til at mødes 1 gang om ugen i opstarten efter indflytning. Dette bliver de pågældende personer klædt på til i løbet af juni og juli. 11. Nyt fra Campus LUC og Jelling (15 min) Der orienteres ved alle om nyt som har betydning for samarbejde og arbejdsmiljø fra de 2 lokationer Jelling Peter er syg så er her ikke. Lucernemarken - Næste husudvalgsmøde 19/5 vigtigste punkt er flytteprocessen. - Fællesspisning fredag d.1. juli - Locations site bliver forsømt lidt. Det er grundet i lukningen af sitet, når vi flytter på campus. 12. Eventuelt (5 min) Punkter til eventuelt: Punkt på næste dagsorden: politik Kirsten foreslår, at vi drøfter retningslinjer for hvordan man benytter internt. Gitte mener der er nogle generelle principper hos UCL Ansvarlig Undersøge om der findes generelle principper for politik KILA hos UCL. Deadlinedato ASAP side 8/8