Referat fra HAU-møde den 6. marts 2013

Transkript

1 Referat fra HAU-møde den 6. marts 2013 Mødedato: 6. marts 2013 Tidspunkt: Kl. 09:00 til 11:30 Mødested: Til stede: Soldalen og Blangstedgårdsvej (videokonferencelokalerne) Ressourcedirektør Allan Kjær Hansen Pædagogisk konsulent Charlotte Agerby Schultz, Center for undervisningsmidler i Vejle Underviser Marianne Kaslund, Ergoterapeutuddannelsen Uddannelseschef Lone Hougaard, Sygeplejerskeuddannelsen i Vejle Studieleder Lars Udengaard, Pædagoguddannelsen i Odense Teknisk chef Christian Jansson HR-konsulent Leni Grue Jørgensen, HR og Kommunikation (Ref.) Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden og annoncering af punkter til evt Temadrøftelse om sygefravær APV Ny sundhedspolitik i UCL Orientering Eventuelt Highlights... 5 Side 1/5

2 1. Godkendelse af dagsorden og annoncering af punkter til evt. Annoncering af et enkelt punkt til eventuelt: Tilbud på brand- og evakueringsøvelser. 2. Temadrøftelse om sygefravær 2A) Indsatsen mod sygefravær Bente Hammerichs oplæg om indsatsen mod sygefravær er ikke refereret. Noter fra oplægget vedlagt som bilag til referatet. HAU anser det nye initiativ på sygefraværsområdet for at være et positivt og nødvendigt tiltag i forhold til at systematisere tilgangen på området. Overordnede regler sikrer, at medarbejderne oplever ens behandling og omsorg. Dog er det nødvendigt at være bevidst om, at et nyt regelsæt kan påvirke lokale kulturer. HAU påpeger, at der stadig skal være plads til individuelle kulturer, og at lederne i et vist omfang fortsat skal have handlefrihed inden for de givne rammer. For at leve op til målsætningerne i indsatsen kan der være behov for, at lederne skal omlægge egen praksis. Der kan samtidig også være behov for en differentieret indsats fra HR og Kommunikation for at understøtte ledernes forskellige rammevilkår. Pr. 1. januar 2013 er HR begyndt at kontakte den sygemeldte medarbejder via mail efter knap en uges sygemelding for at høre, om vedkommende er raks igen, men bare har glemt at indsende raskmelding. Det anses for positivt, at initiativpligten flyttes til HR og Kommunikation, således at HR kontakter lederen, efter en medarbejder har været fraværende en uge. Det drøftes, hvorvidt der allerede skal tages kontakt til lederen ved første sygedag, som det i dag er praksis i Odense Kommune og Region Syddanmark. HAU er imidlertid af den holdning, at dette er for tidligt. Kontakt inden for 3-5 dage vurderes at være passende. Der rejses fra ledernes side et ønske om at kunne få en bisidder med ved sygefraværssamtaler. Ifølge Bente Hammerich yder HR gerne støtte som både bisidder og administrativ støtte og tager gerne referat fra møderne. Det vil være en del af det tilbud, der gives lederen, når en medarbejder har været sygemeldt i ca. 15 dage. Endvidere efterspørges individuelt statistikmateriale for den enkelte enhed samt hjælp til analyse heraf mhp. at skabe et bedre grundlag for sygefraværssamtaler. Materialet skal vise, hvor der skal sættes ind herunder skal uhensigtsmæssige kulturer kunne aflæses. Materialet ville sætte den enkelte leder bedre i stand til at udføre sin lederrolle mere professionelt. Bente Hammerich vil så vidt muligt arbejde hen imod, at UCL kan efterleve dette ønske. Dog gøres opmærksom på, at det statistikmateriale, vi pt. har til rådighed via vores ITsystemer, ikke fuldt ud lever op til forventningerne. Da initiativet på sygefraværsområdet er nyopstartet, er det endnu for tidligt at drage valide konklusioner på effekten. Der er behov for, at den nye model følges i en længere periode nu, og det foreslås, at der evalueres på effekten ved året udgang. Side 2/5

3 2B) Fraværsstatistik 2012 Sygefraværsstatistikken for 2012 drøftes kort. Det påpeges, at fraværsprocenten igen er højest for elevernes vedkommende, hvorfor denne gruppe bør være et særligt indsatsområde. Skiftet i ansvar for eleverne kan være medvirkende årsag til fraværet. Der arbejdes videre med denne gruppe. Beslutninger: Der er ifølge HAU behov for, at sygefraværsstatistikkens taloplysninger fremover ledsages af en kvalitativ beskrivelse. 3. APV 3A) Metode til APV-undersøgelsen 2014 Konsulent fra Alectia Nis Kjærs oplæg om APV-metoder fremgår af dagsordenens bilag 3A og er ikke refereret. HAU drøfter ganske kort metodevalget på baggrund af de præsenterede metoder, som udgør vurderingsgrundlaget for udvælgelse af den endelige metode på næstkommende HAU-møde onsdag den 12. juni Der skal gøres overvejelser om, hvordan udvalgte fokusområder på baggrund af APVundersøgelsen bedst muligt operationaliseres efterfølgende. 3B) Opfølgning på APV-handleplaner Ud over de i dagsordenen identificerede opmærksomhedspunkter ud fra opfølgningen på APV-handleplanerne overvejes at lade beslutningsprocesser fungere som selvstændigt opmærksomhedspunkt, der skal bygges videre på i den kommende APV-undersøgelse. 4. Ny sundhedspolitik i UCL Forud for en eventuel udarbejdelse af en sundhedspolitik er der behov for afklaring af visse spørgsmål. Indledningsvist bør det afklares, hvem der eksempelvis har de rette kompetencer til at udarbejde en sådan politik og dermed også bærer ansvaret. HAU drøfter, hvorvidt arbejdet med og beslutninger på området bør forankres i HAU- eller HSU-regi herunder om der evt. skal nedsættes en arbejdsgruppe på tværs af HAU og HSU. Der er flere senarier i spil. Skal personale- og ledelsespolitikken fungere som den overordnede politik, som sundhedsområdet inkorporeres under, eller skal der udarbejdes en selvstændig sundhedspolitik? Som det fremgår af illustrationen i bilag 4.2 skal der tages stilling til, hvorvidt områderne handicap, kost (mad), motion og stress skal indgå i en sundhedspolitik eller udarbejdes som særskilte politikker. Beslutninger: Sekretæren for HAU retter henvendelse til sekretæren for HSU, mhp. at ovenstående overvejelser tages op på næstkommende HSU-møde den 13. juni HAU foreslår, at der ik- Side 3/5

4 ke udarbejdes en særskilt sundhedspolitik, men at sundhed gøres til en del af Personale- og Ledelsespolitikken. 5. Orientering Status på planlægningen af AMO s temadag den 9. april HAU har forud for mødet fået tilsendt arbejdsgruppens/styregruppens foreløbige program. Programmet fremlægges af Nis Kjær konsulent fra Alectia. Formålet med dagen er at få skabt overblik, forenkling og afgrænsning i forhold til arbejdsmiljøorganisationens rolle og opgave i byggeprocessen. Det procesmæssige med, hvordan dagen kommer til at forløbe, er endnu ikke fastlagt. HAU drøfter programmets indhold og gør opmærksom på vigtigheden af, at indholdet skal være vedkommende for arbejdsmiljørepræsentanter fra både Vejle og Odense. Udfordringen består i at tage hensyn til, at de to processer forløber forskudt, samtidig med at indholdet ikke må være mere overordnet, end at det er vedkommende for alle. En overvejelse går på at lade en del af dagen forløbe i to spor, hvor repræsentanter fra Vejle og Odense får mulighed for at beskæftige sig med relevante emner relateret til processerne for henholdsvis Campus Odense og Campus Vejle. Det anses dog samtidig for vigtigt, at en stor del af dagen foregår samlet af hensyn til at få etableret kontakt alle arbejdsmiljørepræsentanter imellem. Det foreslås, at programmets indhold vinkles, så det primære indhold går på inddragelsesmæssig læring, og byggeprocessen fungerer som case. Temaet for dagen skal være overordnet, mens konkrete og afgrænsede elementer kun bør fylde en mindre del af dagen. Det er fortsat vigtigt, at arbejdsmiljørepræsentanterne får indsigt i, hvordan de skal agere i processen, hvad de har indflydelse på, og hvad deres rolle består i, hvilket var den oprindelige hensigt med dagen. Desuden er det under det indledende punkt Status vigtigt at oplyse om både processen i Vejle og Odense. På baggrund af ovenstående overvejelser bliver HAU s forslag til styregruppen, at formiddagens indhold er ens for alle om inddragelsesmæssig læring, mens eftermiddagen foregår i to spor, hvor Odense-repræsentanterne går mere i dybden med inddragelse i Odense, og Vejle-repræsentanterne beskæftiger sig med aktuelle Vejle-udfordringer. Som relevante emner til drøftelse for Vejle netop nu fremhæves indretning og kulturskabelse. Beslutning og handlepunkter: Det besluttes, at Nis Kjær og Katrine Raunsø Larsen som har stået for udarbejdelsen af udkastet til programmet til drøftelse i styregruppen, står for at få tilpasset udkast til programmet på baggrund af både HAU s og styregruppens drøftelser. Sekretæren for HAU informerer styregruppen om HAU s beslutning. Charlotte Agerby Schultz udtænker et bud på det Vejle-specifikke indhold. 6. Eventuelt Christian Jansson: Der er indkommet tilbud på brand- og evakueringsøvelser fra Falck og Beredskabsforbundet. Der ønskes stillingstagen til, om UCL ønsker at benytte sig af ét af Side 4/5

5 tilbuddene og i så fald hvilket mhp. videreformidling til de enkelte lokationer. Ifølge Allan Kjær Hansen kan de enkelte lokationer vælge selv at betale, hvis der ønskes at gøre brug af tilbuddet nu. Alternativt må det overvejes, om det skal lægges ind i budgettet for Handlepunkter: Der afventes en endelig udmelding fra ledelsen/direktionen. 7. Highlights Beslutninger: Det vedtages, at HAU s drøftelser på dagens møde vedr. sygefravær og APV sammenfattes under highlights på mit.ucl.dk. Side 5/5

6 Notat Afdeling/enhed Løn og Personale, Odense Oprettelsesdato 04-mar-2013 Udarbejdet af BEHA Journalnummer Dokumentnavn Bente Hammerichs oplæg om indsatsen mod sygefravær ved HAU-møde Dokumentnummer BILAG 2A Direktionen besluttede den 14. januar i år at øge indsatsen for at nedbringe vores sygefravær, som i øjeblikket ligger på ca. 10 arbejdsdage pr. medarbejder i gennemsnit om året. Ét af elementerne er, at det nu er HR som tager kontakt til de ledere, der har en medarbejder der har været syg i en uge. Baggrunden for at vi ønsker at have mere hånd i hanke med hvem der er sygemeldt, er ikke et udtryk for manglende tillid til at vores ledere kan håndtere opgaven, som de skal ifølge vores fraværspolitik. Men det er snarere ment som en håndsrækning til vores travle ledere, som vi så nu giver et tilbud om support, lige nøjagtig dér hvor de har brug for den, i situationen. Det overordnede formål med indsatsen er naturligvis at nedbringe antallet af sygedage for den enkelte men sygefraværet er jo ikke kun den syges problem, men i høj grad også kollegerne, som oplever et større pres på opgaverne når en kollega er væk. Så ud over det økonomiske aspekt ved at nedbringe sygefraværet, så er der også en række sidegevinster på trivselssiden, ved at øge fokus på sygefraværet: Den sygemeldte vil opleve: større interesse fra lederen i sygdomssituationen at få flere muligheder for tilbagevenden til jobbet en følelse af ikke at blive glemt at få en fornemmelse af at være en vigtig person på jobbet (Balancen hér er dog hårfin; nogle kan opleve en interesse som et pres; det bør afpasses individuelt). De raske kolleger vil opleve: synlig ledelse at deres situation bliver taget alvorligt og at lederen gør en aktiv indsats for at få den sygemeldte tilbage i jobfunktionen, til gavn for dem som må tage over på opgaverne øget tryghed i at vide, at hvis de selv bliver syge, vil der blive taget professionel hånd om situationen. Den enkelte leder vil opleve: en højere grad af support fra HR i processen side 1/3

7 at få flere handlemuligheder en lettelse i at vide at der bliver taget hånd om situationen - at de bliver hjulpet igennem styrkelse af deres lederskab og øge deres kompetencer i håndtering af sygefravær - samtaler mv. Og hvad er det så vi gør? Når en medarbejder har været syg i ca. en uge sender vi en mail til nærmeste leder med opfordring til at tage kontakt til den sygemeldte. I mailen er vedlagt et bilag med relevante spørgsmål til samtalen, samt link til både vores fraværspolitik og vejledningen hertil. Ca. 10 dage efter den første mail, tages telefonisk kontakt med lederen, hvor vi tilbyder support til evt. sygdomssamtale + drøftelse af de muligheder der er, evt. for at vende tilbage hjælp til mulighedserklæringen mv. På denne måde sikrer vi fra HR s side at vi er med inde over alle de lange sygemeldinger og derved kan vi, dels supportere lederne i håndteringen, men også være med til at sikre at der er flow i processen og at den sygemeldte ikke bliver overset, men at der bliver taget hånd om situationen. De spæde erfaringer fra årets første måneder: Da vi har haft influenza epidemi, er mange som har haft over en uges fravær og hvor vi har sendt mail ud til deres ledere. Det er sket i ca. 25 tilfælde, men langt de fleste er blevet raskmeldte kort tid efter. Et par stykker er stadig sygemeldte, men da er vi i dialog med lederen omkring forløbet. (opstart deltid + samtaler) Tilbagemeldingerne fra de ledere vi har talt med er positive de udtrykker tilfredshed med at der bliver taget kontakt til dem og at de bliver mindet om at de skal kontakte den sygemeldte. Reaktionerne fra de sygemeldte er tilsyneladende også positive at blive kontaktet af sin leder opfattes ikke negativt, men mere som et udtryk for interesse - at lederen reelt er interesseret i at se medarbejderen tilbage på jobbet. Hyppigt sygefravær: Der er en type af fravær som vi endnu ikke i HR har taget fat i og det er det hyppige fravær altså korte perioder af 1-3 dage. Ifølge vores fraværspolitik skal lederen tage en samtale med en medarbejder, hvis denne har haft 3-6 perioder på 3 måneder. Når marts måned er gået, vil vi ud fra udtræk på årets første 3 måneder, se på den enkeltes sygeperioder. side 2/3

8 Udgangspunktet er at vi vil tage kontakt til de ledere der har medarbejdere der har haft mere end 3 perioder. Der kan ligge mange grunde bag et hyppigt sygefravær. Det kan være et tegn på stress, da stress nedsætter ens immunforsvar, så man derved fanger alle sygdomme. En samtale med en sådan medarbejder, vil ofte kunne synliggøre om det er tilfældet. Det kan også være tale om at kulturen på arbejdspladsen er sådan at det er legalt lige at tage et par omsorgsdage ind i mellem. Skal vi benytte en anden model? Andre organisationer er gået noget mere drastisk til værks i nedbringelsen af sygefraværet, end vi har valgt at gøre. Både flere kommuner og regioner anvender nu en model der kaldes eller som betyder at lederen tager kontakt til den sygemeldte allerede på 1. sygedag og herefter på den 5. og den 10. eller 15. dag. Hvis medarbejderen efter de hhv. 10 eller 15 dage fortsat er sygemeldt, indkaldes til sygefraværssamtale. Er det en vej vi skal gå? NB! Hvis en sådan ordning ønskes i UCL skal vi være opmærksomme på at vi så går ud over vores vedtagne politik, dvs. en evt. ændring til politikken skal besluttes på et HSU. /Bente Hammerich side 3/3