KONTRAKTBILAG 1-7. Side 1 af 35

Transkript

1 KONTRAKTBILAG 1-7 Side 1 af 35

2 INDHOLDSFORTEGNELSE Overskrift Side Bilag 1. Implementering... 4 Bilag 2. Kravspecifikation... 6 Bilag 3. Vederlag og Betalingsplan Bilag 4. Drift, support, Vedligeholdelsesydelser Bilag 5. Prøver Bilag 6. Servicemål Bilag 7. Databehandleraftale Side 2 af 35

3 BILAG 1: Implementering INSTRUKTION TIL TILBUDSGIVER: Teksten i dette afsnit er ikke en del af Kontrakten og vil blive fjernet ved indgåelse heraf. Formål med bilag: Formålet med bilag 1 er at fastlægge hovedmilepæle og tidspunkter for aktiviteter, der er relevante for implementering og Idriftsættelse af Systemet, herunder uddannelsesaktiviteter. Instruks vedrørende bilag: Bilaget skal ikke udfyldes af Tilbudsgivers, da afgivelse af tilbuddet betragtes som accept af bilaget. Bilaget vil blive en del af kontraktgrundlaget. Forbehold: Alle krav i bilaget er mindstekrav og der kan derfor ikke tages forbehold overfor bilagets indhold. Side 3 af 35

4 BILAG 1. IMPLEMENTERING Systemet skal idriftsættes efter nedenstående tidsplan: Dato Milepæl Kommune Oktober 2018 November og december 2018 Januar 2019 Kontraktindgåelse Introduktionskurser Acceptprøve 1. februar 2019 Idriftsættelse Alle kommuner Marts-april 2019 Driftsprøve Tabel 1: Tidsplan for implementering Implementeringsydelser: Leverandøren skal påtage sig ansvaret for afprøvning og klargøring af Systemet samt forberedelse af Kundens brugere forud for idriftsættelse, således at en stabil og fejlfri drift sikres. På baggrund af lister fra Kunden i word eller excel format skal Leverandøren oprette alle Kundens brugere i Systemet med de aftalte rettigheder inden idriftsættelse. Disse informationer leveres til Leverandøren i forbindelse med kontraktindgåelse. Introduktionskursus med undervisning i alle Systemets funktioner: Leverandøren skal som led i implementeringen afholde introduktionskurser, som skal forberede brugerne hos Kunden til at anvende systemet, således at brugerne får et overblik over alle Systemets funktioner og bliver godt forberedt til fremtidige udbudsopgaver. Kursets konkrete indhold tilrettelægges alt efter hvad der er mest hensigtsmæssigt ift. Systemets karakter og de arbejdsgange, som det understøtter, og med det for øje, at det for nogle kursister kan vare et stykke tid, før de selv skal offentliggøre et udbud. Kursisterne skal gøres bekendte med Systemets funktionalitet og muligheder på et grundlæggende niveau, som på et senere tidspunkt kan opfriskes via de hjælpevideoer, som er beskrevet i bilag 2, krav nr Der skal tilbydes en stykpris for introduktionskursus jf. tilbudsskemaet og der vil max deltage 20 kursister. Leverandøren skal forvente at afholde minimum 3 kurser for KomUdbud i forbindelse med implementeringen. Herefter skal KomUdbud kunne bestille tilsvarende kurser i hele kontraktperioden til samme pris som angivet af Leverandøren i bilag 3A. Det er op til den enkelte kommune hvor mange de ønsker der skal på introduktionskursus. Der er således ikke nogen sammenhæng mellem antal brugere angivet i udbudsbetingelsernes afsnit 3 og antallet af kurser. I bilag 3A er de forventede årlige antal kurser som indgår i beregningen af den tekniske pris estimeret. Kommunerne stiller lokaler til rådighed efter aftale. Side 4 af 35

5 Alle brugere hos KomUdbud kommunerne har mulighed for at tilmelde sig et eller flere af kurserne. Undervisningen skal foregå direkte i Systemet eller i et uddannelses- eller testmiljø, som er en kopi af Systemet til undervisningsformål. Side 5 af 35

6 BILAG 2. KRAVSPECIFIKATION BILAG 2: Kravspecifikation INSTRUKTION TIL TILBUDSGIVER: Teksten i dette afsnit er ikke en del af Kontrakten og vil blive fjernet ved indgåelse heraf. Formål med bilag: Formålet med bilag 2 er at fastsætte kravene til Systemet såvel generelt, teknisk og funktionelt. Instruks vedrørende bilag: Kravspecifikationen indeholder mindstekrav (MK) og konkurrencekrav (KK). Tilbudsgiver bekræfter med sin tilbudsafgivelse at tilbudsgiver opfylder alle mindstekrav. Mindstekrav skal dokumenteres at være opfyldt ved acceptprøven, med mindre andet fremgår af det enkelte mindstekrav. Hvert konkurrencekrav indeholder beskrivelse af hvordan det enkelte krav skal besvares. Enten med videopræsentation eller anden angivelse. Det er muligt at supplere de enkelte videopræsentationer med yderligere bemærkninger. Hver videopræsentation skal afleveres som individuelle filer i et format der kan afspilles i Windows Mediaplayer. De konkurrencekrav der vurderes med en videopræsentation må gerne bygge på demoversioner af det tilbudte udbudssystem. Kravspecifikationen er opbygget og opdelt så de enkelte overafsnit tager udgangspunkt i forskellige systembrugeres perspektiv. Der er i den sammenhæng to systembrugere; Udbudskonsulenten og Tilbudsgiveren. Derudover er der indledningsvis nogle generelle mindstekrav der gælder på tværs af ovenstående inddeling i de to systembrugere. Forbehold: Der kan ikke tages forbehold for mindstekrav. Side 6 af 35

7 1. Generelle mindstekrav (MK) 1.1. BEK nr af 30/11/2016 (MK) Udbudssystemet skal til enhver tid overholde BEK nr af 30/11/2016, Bekendtgørelse om anvendelse af elektronisk kommunikation i udbud og om annoncering af offentlige indkøb under tærskelværdierne med klar grænseoverskridende interesse samt eventuelle fremtidige ændringer af bekendtgørelsen Tilbudsfrist(MK) Man må ikke som udbudskonsulent kunne åbne tilbud før tilbudsfristen er udløbet, eller som tilbudsgiver indgive tilbud efter tilbudsfristen er udløbet Sprog (MK) Udbudssystemet skal være dansksproget og understøtte det danske karaktersæt æ, ø og å. Hermed forstås, at man i tekstfelterne i systemet skal kunne bruge bogstaverne - både store og små - æ, ø og å og at æ, ø og å skal kunne anvendes i navngivningen af filer der uploades i systemet Browserunderstøttelse (MK) Udbudssystemet skal være internetbaseret og må ikke forudsætte installationer lokalt hos kommuner eller tilbudsgivere. Udbudssystemet skal være kompatibelt med de to seneste versioner af de mest gængse internetbrowsere Google Chrome, Edge og Safari Logning (MK) Der skal ske logning af alle aktiviteter som ordregiver samt tilbudsgiver foretager på et givent udbud Hjælpevideoer (MK) Der skal være hjælpevideoer tilgængelige i systemet så udbudskonsulenten eller tilbudsgiveren kan se videoklip der gennemgår udbudssystemets funktioner. Hjælpevideoerne skal være opdelt så de afspejler systemets arbejdsgange og de skal være navngivet så de tydeligt angiver hvilke funktioner de indeholder hjælp til Download af materiale som komprimeret fil (MK) Alle data for hvert enkelt udbud eller høring skal til enhver tid kunne downloades som en komprimeret fil fx zip. 2. Udbudskonsulenten Følgende underafsnit beskriver mindstekrav og konkurrencekrav der relaterer sig til udbudskonsulentens brug af udbudssystemet. Side 7 af 35

8 2.1. Brugeradministration (MK) Mindst én person i hver kommune (administrator) skal have adgang til at se hvor mange brugere den pågældende kommune har oprettet i udbudssystemet, for hver bruger skal der fremgå navn, e- mailadresse og hvilke rettigheder brugeren har. Administrator har ansvaret/mulighed for at bestille oprettelse af nye brugere og for at afmelde brugere hos Leverandøren. Leverandøren skal umiddelbart efter modtagelse af en bestilling udføre bestillingen og senest inden for efterfølgende arbejdsdag. Det kan også være administrator/disse administratorer hos Kunden, der selv opretter eller afmelder direkte i systemet. Ved bestilling eller oprettelse af ny brugeradgang, skal den nye bruger umiddelbart efter oprettelsen modtage adgangsoplysninger på Deling blandt brugere i KomUdbud (MK) Det skal være muligt for den der har oprettet udbuddet at bestille hos Leverandøren eller selv give andre brugere i egen kommune, i KomUdbud, eller hos eksterne rådgivere på et udbud adgang til udbudssystemet. Adgangen skal være begrænset til et eller flere konkrete udbud. Adgangen kan gives enten med et login som brugeren allerede har, eller med et særskilt login til det pågældende udbud. Denne adgang skal kunne gives med forskellige rettigheder, som minimum både læse og læse og redigere rettigheder. Som for alle andre brugere skal systemet logge disse tilknyttede brugeres aktiviteter i systemet Bekendtgørelser (MK) Systemet skal have fuld integration til TED, således at udbudskonsulenten kan afsende alle relevante bekendtgørelser, herunder følgende EU bekendtgørelser, jf. Udbudslovens kapitel 10: 01 Vejledende forhåndsmeddelelse 02 Udbudsbekendtgørelse 03 Bekendtgørelse om indgåede kontrakter 15 Bekendtgørelse om henblik på frivillig forudgående gennemsigtighed 20 Bekendtgørelse om ændring 21 Sociale og andre specifikke tjenesteydelser offentlige kontrakter Udfyldelse af bekendtgørelserne skal kunne ske direkte i udbudssystemet, og de oplysninger, som "tovholder" på udbuddet indtaster i udbudssystemet, skal gå automatisk videre til TED, så snart udbudskonsulenten godkender bekendtgørelsen i systemet. Systemet skal validere, at alle obligatoriske felter er udfyldt inden afsendelse af bekendtgørelse. Bekendtgørelserne skal kunne afsendes hele døgnet alle årets dage. Alle bekendtgørelser vedrørende samme udbud skal automatisk relatere sig til hinanden så de forbindes i TED. Fx skal en bekendtgørelse om indgået kontrakt relaterer sig til udbudsbekendtgørelsen. For at sikre korrekt fremsendelse af bekendtgørelser fra udbudssystemet til TED skal tilbudsgiver være registreret som TED esender på tidspunktet for tilbudsafgivelse. Tilbudsgiver skal på Ordregivers anmodning kunne fremvise dokumentation herfor. Side 8 af 35

9 2.4. Oprettelse og gennemførelse af udbudsprocesser Følgende udbudsprocedurer skal kunne gennemføres i Systemet: (MK) 1. Offentligt udbud 2. Begrænset udbud 3. Udbud med forhandling 4. Udbud med forhandling uden forudgående bekendtgørelse 5. Konkurrencepræget dialog For punkt 1-4 er der tilhørende konkurrencekrav jf. nedenfor Offentligt udbud (KK) Offentligt udbud Vægtning: 20 % Konkurrencekravet: Leverandøren skal i en videopræsentation vise oprettelsen, ændring og færdiggørelsen af et offentligt udbud i det tilbudte udbudssystem. Videopræsentationen bør indeholde følgende: 1. tildeling af adgang til udbuddet for én udbudskonsulent ud over opretter selv, 2. upload af 5 dokumenter, hvoraf et dem er min. 100 MB, herunder hvordan det er muligt at strukturere visningen af dokumenterne for tilbudsgiverne 3. oprettelse af ESPD, herunder hvordan systemet validerer om de obligatoriske felter er udfyldt og hvordan dette synliggøres 4. oprettelse og afsendelse af udbudsbekendtgørelse, herunder hvordan systemet validerer om de obligatoriske felter er udfyldt og hvordan dette synliggøres 5. fastsættelse af tilbudsfrist og 6. udfyldelse af evt. oplysninger der er obligatoriske i Systemet. 7. En ændring i et uploadet dokument samt en ændring i tilbudsfristen, herunder visning af versionering af dokumentet og afsendelse af bekendtgørelse om ændring. 8. oprettelse og afsendelse af bekendtgørelse om indgået kontrakt Indeholder videopræsentationen ikke alle ovenstående punkter vil det trække ned i bedømmelsen men tilbuddet vil ikke blive ukonditionsmæssigt af den grund. Vurdering af konkurrencekravet: Jf. Udbudsbetingelsernes pkt Henvisning til tilbudsgivers videopræsentation: Evt. kommentarer der supplerer videopræsentationen: Side 9 af 35

10 Begrænset udbud med delaftaler (KK) Begrænset udbud med delaftaler Vægtning: 20 % Konkurrencekravet: Leverandøren skal i en videopræsentation vise hvordan man som udbudskonsulent opretter et begrænset udbud med 3 delaftaler. Oprettelsen bør indeholde følgende: 1. upload af tilbudslister så de gælder for alle 3 delaftaler, 2. oprettelse af ESPD, herunder muligheden for at differentiere ESPD i forhold til delaftalerne, valg af hvilke frivillige og obligatoriske udelukkelsesgrunde, der skal indgå i ESPD 3. oprettelse af udbudsbekendtgørelse, 4. fastsættelse af tilbudsfrist og 5. udfyldelse af evt. oplysninger der er obligatoriske i Systemet. Derudover skal videopræsentationen vise hvordan udbudskonsulenten modtager, behandler og besvarer anmodninger om deltagelse når der er 3 delaftaler og 4 deltagere. Hver anmodning skal indeholde minimum ét dokument og oplysninger i henhold til ESPD. Deltager a skal have anmodet om deltagelse på alle 3 delaftaler og skal opfordres til at deltage på alle delaftaler. Deltager b skal have anmodet om deltagelse på alle delaftaler og skal opfordres til at deltage på delaftale 2 og 3. Deltager c skal have anmodet om deltagelse på delaftale 1 og 3 og skal opfordres til at deltage på delaftale 3. Deltager d skal have anmodet om deltagelse på delaftale 1 og 2 og skal opfordres til at deltage på delaftale 1. Deltager Anmoder om deltagelse på Opfordres til at deltage på A 1, 2, 3 1, 2, 3 B 1, 2, 3 2, 3 C 1, 3 3 D 1, 2 1 Indeholder videopræsentationen ikke alle ovenstående punkter vil det trække ned i bedømmelsen men tilbuddet vil ikke blive ukonditionsmæssigt af den grund. Vurdering af konkurrencekravet: Generelle kvalitetskriterier: Jf. Udbudsbetingelsernes pkt Henvisning til tilbudsgivers videopræsentation: Evt. kommentarer der supplerer videopræsentationen: Side 10 af 35

11 Udbud med forhandling (KK) Udbud med forhandling Vægtning: 10 % Konkurrencekravet: Leverandøren skal i en videopræsentation vise oprettelsen og gennemførelsen af et udbud med forhandling i det tilbudte udbudssystem. Videopræsentationen bør indeholde følgende: 1. oprettelse af udbuddet med udfyldelse af evt. oplysninger der er obligatoriske i Systemet. 2. hvordan udbudssystemet håndtere flere forhandlingsrunder med a. begrænsninger af antallet af deltagere mellem runderne b. fastsættelse af ny tilbudsfrist efter en forhandlingsrunde c. upload af dokumenter, herunder hvordan dokumenter fra forrige runde overføres til nuværende runde 3. hvordan man bevarer overblikket over flere forhandlingsfaser herunder de ændringer der sker i dokumenter undervejs. Der skal være 5 deltagere der er blevet opfordret til at afgive tilbud. Der skal være 3 forhandlingsrunder og der skal kun være 4 deltagere tilbage i anden runde og 3 deltagere i den sidste runde. Indeholder videopræsentationen ikke alle ovenstående punkter vil det trække ned i bedømmelsen men tilbuddet vil ikke blive ukonditionsmæssigt af den grund. Vurdering af konkurrencekravet: Generelle kvalitetskriterier: Jf. Udbudsbetingelsernes pkt Henvisning til tilbudsgivers videopræsentation: Evt. kommentarer der supplerer videopræsentationen: Side 11 af 35

12 Udbud med forhandling uden forudgående bekendtgørelse (KK) Udbud med forhandling uden forudgående bekendtgørelse Vægtning: 5 % Konkurrencekravet: Leverandøren skal i en videopræsentation vise overgangen fra et offentligt udbud der annulleres og overgår til et udbud med forhandling uden forudgående bekendtgørelse. Videopræsentationen bør indeholde følgende: 1. hvordan det offentlige udbud annulleres, herunder hvordan dette sendes til TED 2. hvordan tidplanen ændres, herunder ny tilbudsfrist 3. hvordan relevante data og dokumenter overføres fra det offentlige udbud til udbuddet med forhandling eller på anden måde tilgås Indeholder videopræsentationen ikke alle ovenstående punkter vil det trække ned i bedømmelsen men tilbuddet vil ikke blive ukonditionsmæssigt af den grund. Vurdering af konkurrencekravet: Generelle kvalitetskriterier: Jf. Udbudsbetingelsernes pkt Henvisning til tilbudsgivers videopræsentation: Evt. kommentarer der supplerer videopræsentationen: 2.5 Konkurrenceudsættelse uden bekendtgørelse (MK) I udbudssystemet skal der kunne gennemføres konkurrenceudsættelser hvor det kun er leverandører, der opfordres til det, der kan deltage. Der afsendes ikke bekendtgørelse. 2.6 Indkøbsmetoder Udbudssystemet skal kunne håndtere indkøbsmetoderne (MK): 1. Miniudbud 2. Dynamisk indkøbssystem 3. E-auktion kravet skal senest være opfyldt 1. april Såfremt kravet ikke er opfyldt ved acceptprøven skal der gennemføres en ny acceptprøve på E-auktion umiddelbart efter 1. april efter samme indhold som acceptprøven jf. Kontraktens pkt For punkt 2 og 3 er der tilhørende konkurrencekrav jf. nedenfor. Side 12 af 35

13 2.6.1 Dynamisk indkøbssystem (KK) Dynamisk indkøbssystem Vægtning: 5 % Konkurrencekravet: Leverandøren skal i en videopræsentation vise hvordan, det tilbudte udbudssystem håndterer indkøbsmetoden Dynamisk indkøbssystem. Videopræsentationen bør som minimum indeholde en visning af hvordan der prækvalificeres løbende i det dynamiske indkøbssystems levetid, og hvordan der gennemføres konkrete indkøb. Der bør være visning af to konkrete indkøb på to forskellige kategorier i det samme dynamiske indkøbssystem. Fx et dynamisk indkøbssystem på legepladser hvor der laves et konkret indkøb på kategorien gynger og et på kategorien tarzanbaner. Indeholder videopræsentationen ikke ovenstående vil det trække ned i bedømmelsen men tilbuddet vil ikke blive ukonditionsmæssigt af den grund. Vurdering af konkurrencekravet: Generelle kvalitetskriterier: Jf. Udbudsbetingelsernes pkt Henvisning til tilbudsgivers videopræsentation: Evt. kommentarer der supplerer videopræsentationen: Elektroniske auktioner (KK) Elektroniske auktioner Vægtning: 5 % Konkurrencekravet: Leverandøren skal i en videopræsentation vise hvordan det tilbudte udbudssystem gennemfører en E-auktion. Videopræsentationen bør indeholde overgangen fra et offentligt udbud til en E-auktion og hvordan auktionen gennemføres. Indeholder videopræsentationen ikke ovenstående vil det trække ned i bedømmelsen men tilbuddet vil ikke blive ukonditionsmæssigt af den grund. Vurdering af konkurrencekravet: Generelle kvalitetskriterier: Jf. Udbudsbetingelsernes pkt Henvisning til tilbudsgivers videopræsentation: Evt. kommentarer der supplerer videopræsentationen: Side 13 af 35

14 2.7 Ekstern høring (MK) Det skal være muligt at gennemføre en høring hos leverandører og andre interessenter. Det skal være muligt for ordregiver at uploade dokumenter til høring og det skal være muligt for deltagere i høringen at give anonyme høringssvar. Høringssvar skal som minimum kunne gives ved upload af dokumenter. Det skal være muligt at henvise til høringen via et link til udbudssystemet. 2.8 ESPD (MK) Udbudssystemet skal have en integreret ESPD-løsning. Med integreret menes at man skal kunne oprette ESPD direkte i udbudssystemet uden at tilgå Kommissionens online-tjeneste. 2.9 Spørgsmål og svar (MK) Udbudssystemet skal indeholde mulighed for at potentielle tilbudsgivere og andre interesserede kan stille spørgsmål og det skal være muligt at sende svarene på spørgsmålene til alle der har vist og viser interesse for det pågældende udbud via funktioner i udbudssystemet. Den ansvarlige udbudskonsulent skal have en automatisk genereret mail fra systemet hver gang en tilbudsgiver eller interessent stiller spørgsmål. Tilsvarende skal tilbudsgivere og interessenter have en automatisk genereret mail fra systemet når der er besvaret spørgsmål Kommunikation (KK) Spørgsmål og svar Vægtning: 10% Konkurrencekravet: Leverandøren skal i en videopræsentation vise, hvilke muligheder der er for kommunikation mellem tilbudsgiver og udbudskonsulent. Præsentationen bør som minimum indeholde: Hvordan der navigeres mellem kommunikationen mellem udvalgt tilbudsgiver og kommunikation med alle, som er tilknyttet udbuddet Hvordan man som udbudskonsulent i det tilbudte udbudssystem modtager, ser, behandler og besvarer spørgsmål undervejs i et udbud, samt hvorledes dette håndteres når der er flere delaftaler på et givent udbud. Hvorvidt sikrer udbudssystemet, at tilbudsgivere også har adgang til/får spørgsmål/svar, der er udsendt før de har registreret sig i løsningen? Er det muligt at indsætte en spørgefrist? Forhindrer spørgefristen, at tilbudsgivere kan stille flere spørgsmål efter fristens udløb? Side 14 af 35

15 Indeholder videopræsentationen ikke alle ovenstående punkter vil det trække ned i bedømmelsen men tilbuddet vil ikke blive ukonditionsmæssigt af den grund. Vurdering af konkurrencekravet: Generelle kvalitetskriterier: Jf. Udbudsbetingelsernes pkt Henvisning til tilbudsgivers videopræsentation: Evt. kommentarer der supplerer videopræsentationen: 2.11 Ændringer i udbudsmateriale (MK) Ordregiver skal kunne ændre i allerede offentliggjort udbudsmateriale og alle tilbudsgivere skal automatisk have en mail tilsendt om at der er sket en ændring. Overblik over ændringer skal sikres så tilbudsgiver til enhver tid kan se hvilke dokumenter der er gældende Annullering af offentliggjort udbud og enkelte delaftaler (MK) Det skal være muligt i udbudssystemet at annullere et allerede offentliggjort udbud, og der skal være fuld integration til TED. Det skal ligeledes være muligt at skrive en begrundelse herfor og alle tilbudsgivere, der har vist interesse i udbuddet informeres via udbudssystemet herom. Derudover skal det også være muligt at annullere én eller flere delaftaler uden at annullere det samlede udbud Modtagelse af tilbud (MK) Tilbudsgiver skal kunne uploade et ubegrænset antal filer i sit tilbud og tilbudsgiver skal have adgang til at rette og fremsende nyt tilbud frem til tilbudsfristens udløb. Udbudssystemet skal automatisk registrere tidspunkt for modtagelse af hvert enkelt tilbud. Det skal være muligt at få et samlet overblik over hvilke leverandører der inden for tilbudsfristen har afgivet tilbud og på hvilke delaftaler (hvis udbuddet har delaftaler). Det skal både være muligt at downloade en tilbudsgivers tilbud samlet eller filerne enkeltvis. Det skal være muligt at downloade samtlige tilbud i en ZIP fil. Side 15 af 35

16 2.14 Tildeling af kontrakt (MK) Udbudssystemet skal ved tildeling af en kontrakt samtidigt underrette alle tilbudsgivere ved at der sendes en mail til pågældende tilbudsgiver. Det skal være muligt for ordregiver at skrive individuelle begrundelser samt muligt at kunne vedhæfte filer målrettet de enkelte tilbudsgivere ved selve underretningen. 3. Tilbudsgiveren Følgende underafsnit beskriver mindstekrav og konkurrencekrav der relaterer sig til tilbudsgiverens brug af udbudssystemet Adgang til udbudssystemet (MK) Tilbudsgivere må ikke afkræves betaling for at deltage i en udbudsproces. Det skal være omkostningsfrit for tilbudsgivere at oprette sig i og afgive tilbud i udbudssystemet og/eller deltage i en høringsproces. Udbudssystemet skal ligeledes kunne håndtere et ubegrænset antal tilbudsgivere på et givent udbud. 3.2 Sprog (MK) Det skal være muligt for tilbudsgiver at skifte sproget i udbudssystemet til engelsk på tilbudsgivers side Deltagelse i begrænset udbud med delaftaler (KK) Deltagelse i begrænset udbud med delaftaler Vægtning: 25 % Konkurrencekravet: Leverandøren skal i en videopræsentation vise hvordan man som tilbudsgiver opretter en anmodning om at deltage i et begrænset udbud med 3 delaftaler hvor tilbudsgiveren anmoder om deltagelse på 2 af de 3 delaftaler. Videopræsentationen bør også vise hvordan det ser ud efter at tilbudsgiveren er blevet prækvalificeret til at deltage på de 2 delaftaler og helt indtil kontrakter er tildelt på de 3 delaftaler. Oprettelsen bør som minimum indeholde følgende: 1. Ved anmodning om deltagelse a. upload af 5 dokumenter på hver af de 2 delaftaler, b. besvarelse af ESPD, herunder udfyldelse af 8 referencer samt et finansielt nøgletal 2. Efter prækvalifikation a. afsendelse af spørgsmål på begge delaftaler Side 16 af 35

17 b. modtagelse af svar på egne og andre tilbudsgiveres spørgsmål c. besked om at der er ændret i dokumenterne fra ordregivers side d. besked om at det ene af de 2 delaftaler tilbudsgiveren deltager på er annulleret e. besked (i givet fald) på at den delaftale tilbudsgiveren ikke deltager på er annulleret f. afgivelse af et tilbud g. ændring af et afgivet tilbud før tilbudsfristens udløb Indeholder videopræsentationen ikke alle ovenstående punkter vil det trække ned i bedømmelsen men tilbuddet vil ikke blive ukonditionsmæssigt af den grund. Vurdering af konkurrencekravet: Generelle kvalitetskriterier: Jf. Udbudsbetingelsernes pkt Henvisning til tilbudsgivers videopræsentation: Evt. kommentarer der supplerer videopræsentationen: Side 17 af 35

18 BILAG 3: Vederlag og Betalingsplan INSTRUKTION TIL TILBUDSGIVER: Teksten i dette afsnit er ikke en del af Kontrakten og vil blive fjernet ved indgåelse heraf. Formål med bilag: Formålet med bilag 3 er at fastsætte vilkår for Leverandørens vederlag i henhold til Kontrakten. Instruks vedrørende bilag: Tilbudsgiver indsætter sine priser i underbilag 3A (excelfil). Bilaget i nærværende word format skal ikke udfyldes af Tilbudsgivers, da afgivelse af tilbuddet betragtes som accept af bilaget. Bilaget og underbilag vil blive en del af kontraktgrundlaget. Forbehold: Alle krav i bilaget er mindstekrav og der kan derfor ikke tages forbehold overfor bilagets indhold. Side 18 af 35

19 BILAG 3. VEDERLAG OG BETALINGSPLAN Vederlag og vederlagsmodel Specifikation af vederlag jf. bilag 3A: a) Systemvederlag, som er et engangsvederlag for klargøring af Systemet, herunder acceptprøve inklusiv relevant uddannelses-/testmiljø, driftsprøve, samt øvrige ydelser i relation til Systemets tilrådighedsstillelse. b) Årligt licensabonnement, uafhængigt af antal brugere Licensabonnementet er inklusiv brugsret til Systemet, drift, support og vedligeholdelse/opdateringer samt konfigurering, opsætning, test og uddannelse i tilknytning til ændringer i Systemet. c) Introduktionskursus Jf. bilag 1. Vederlagene skal være udtømmende, dvs. vederlagene skal omfatte alle betalinger til alle ydelser beskrevet i Kontrakt og bilag, herunder deltagelse i møder, transport, ophold, support til virksomheden i anvendelse af Systemet mv. Leverandøren kan for eksempel ikke under nogen omstændigheder fakturere betaling for ydelser over for virksomheder, som er interesseret i eller som anvender Systemet i forbindelse med aktuelle udbud, høringer eller øvrig funktionalitet i Systemet. Betalingsplan for systemvederlaget % af systemvederlag Betalingsplan 60 % Godkendt acceptprøve inden idriftsættelse 30 % 10 % Godkendt driftsprøve Godkendt acceptprøve for e-auktion. Såfremt den er godkendt ved den første acceptprøve betales der 70% allerede på dette tidspunkt. Tabel 1: Betalingsplan for systemvederlag Betalingsplan for licensabonnement Licensabonnementet faktureres forud årligt fra Idriftsættelsesdagen. Betalingsplan for introduktionskursus Introduktionskurser betales efter afholdt kursus. Side 19 af 35

20 BILAG 4: Drift-, support og vedligeholdsydelser INSTRUKTION TIL TILBUDSGIVER: Teksten i dette afsnit er ikke en del af Kontrakten og vil blive fjernet ved indgåelse heraf. Formål med bilag: Formålet med bilag 4 er at beskrive vilkårene for Systemets vedligeholdelse, drift og support. Instruks vedrørende bilag: Bilaget skal ikke udfyldes af Tilbudsgivers, da afgivelse af tilbuddet betragtes som accept af bilaget. Bilaget vil blive en del af kontraktgrundlaget. Forbehold: Alle krav i bilaget er mindstekrav og der kan derfor ikke tages forbehold overfor bilagets indhold. Side 20 af 35

21 BILAG 4. DRIFT, SUPPORT, VEDLIGEHOLDELSESYDELSER Drift Kunden har følgende krav til drift: a) Leverandøren skal sikre stabil drift af Systemet uanset kapacitetstræk. b) Leverandøren skal - i overensstemmelse med god IT-skik - udføre de foranstaltninger, der er nødvendige for at holde Systemet i god og driftssikker stand, således at det opfylder samtlige krav i Kontrakten. Herunder sikring af en løbende opdateret og sikker it-driftsplatform. c) Leverandøren har ansvar for drift af grænseflader i forhold til EU Tidende (TED). d) Leverandøren skal gennem planlægning, overvågning, optimering og skalering sikre, at Driftsmiljøet har tilstrækkelig lagerplads, kapacitet og yder en performance for Systemet i henhold til de aftalte servicemål, jf. bilag 6. e) Leverandøren skal foretage sikkerhedskopiering (backup) af Systemet og Systemets information, således at de enkelte bestanddele kan genskabes. f) Leverandøren skal foretage hel eller delvis restore på Kundens anfordring. Dette gælder også såfremt behovet for restore kun gælder en eller enkelte kommuner. g) Leverandøren skal opbevare sikkerhedskopier forsvarligt hos Leverandøren beskyttet mod beskadigelse, tyveri og ødelæggelse. h) Leverandøren skal ved deployment sikre, at det sker med mindst mulig gene for Brugere af Systemet. Support og vedligeholdelse Kunden har følgende krav til support og vedligeholdelse: i) Leverandørens vedligeholdelse af Systemet skal omfatte løbende tilpasning af Systemet i takt med ændring af lovgivning eller andre regelsæt og retningslinjer af betydning for udførelse af Kundens opgaver i relation til gennemførelse af processer for konkurrenceudsættelse, således at Systemet til enhver tid overholder gældende lovgivning m.v. på området jf. krav nr i bilag 2. j) Opgradering af Systemet foretages løbende af Leverandøren og må ikke fjerne/forstyrre udførte tilpasningers funktionalitet eller på anden måde forringe funktionaliteten. Væsentlige funktionalitetsmæssige ændringer og fornyelser skal varsles mindst 14 dage inden idriftsættelse med beskrivelse af, hvad ændringen betyder for anvendelse af Systemet, og i fornødent omfang tilbyde undervisning eller vejledning heri. Når ændringen træder i kraft, skal hjælpevideoer og evt. vejledninger til anvendelse af Systemet jf. bilag 2 være opdateret. k) Leverandørens supportorganisation/helpdesk skal være til rådighed mandag til torsdag kl , fredag kl kl. 15:30 uagtet at Systemet skal kunne bruges døgnet rundt alle årets dage med henblik på, at levere kvalificeret bistand til såvel Kundens brugere som de virksomheder, der viser interesse for udbuddet. Side 21 af 35

22 Supportydelsen skal foregå på dansk og omfatte alle spørgsmål til Systemets anvendelse. Leverandøren skal have et beredskab af support medarbejdere som telefonisk kan understøtte Kundens brugere og potentielle tilbudsgiveres akutte behov for bistand i forhold til benyttelse af Systemet. l) Servicevindue: Et servicevindue defineres som et aftalt tidspunkt, hvor Leverandøren kan foretage service på Systemet. Servicevinduer placeres uden for tidsrummene mandag til fredag kl , medmindre andet aftales med Kunden. Servicevinduer, som forventes at påvirke Kundens drift, skal under alle omstændigheder varsles 5 Arbejdsdage i forvejen. m) Leverandørens procedure for fejlhåndtering skal basere sig på fejlkategorisering A, B, C og D. Kategorierne er beskrevet i kontraktbilag 6. n) Enhver bruger kan indberette fejl til Leverandøren. o) For kategori A gælder følgende: - Leverandøren skal påbegynde fejlretning inden for reaktionstiden i bilag 6 - Såfremt fejlen ikke er rettet indenfor 2 timer inden for supportorganisationens åbningstid, skal Leverandøren sende en orientering om fejlen, med forventet tidspunkt for hvornår fejlen forventes rettet. Meddelelsen skal fremsendes til hver KomUdbuds kommune til kontaktpersonerne angivet det kommunespecifikke bilag. - Leverandøren har pligt til at rapportere til Kunden hver 2. time inden for supportorganisationens åbningstid om status og fremdrift på ovenstående handleplan - Når fejlen er rettet skal Leverandøren sende en besked til samme kontaktpersoner om dette. p) For kategori B gælder følgende: - Leverandøren skal påbegynde fejlretning inden for reaktionstiden i bilag 6 - Såfremt fejlen ikke er rettet indenfor 8 timer inden for supportorganisationens åbningstid, skal Leverandøren sende en orientering om fejlen, med forventet tidspunkt for hvornår fejlen forventes rettet. Meddelelsen skal fremsendes til hver KomUdbuds kommune til kontaktpersonerne angivet det kommunespecifikke bilag. - Leverandøren har pligt til at rapportere til Kunden dagligt om status og fremdrift på ovenstående handleplan - Når fejlen er rettet skal Leverandøren sende en besked til samme kontaktpersoner om dette. q) For kategori C gælder følgende: - Leverandøren skal påbegynde fejlretning inden for reaktionstiden i bilag 6 - Fejlen skal være rettet senest i næste release eller opdatering. r) For kategori D gælder følgende: - Leverandøren skal påbegynde fejlretning inden for reaktionstiden i bilag 6 Side 22 af 35

23 s) Hvis en fejl ikke skyldes Systemet, men kan henføres til 3. part, er det Leverandørens forpligtelse at dokumentere dette. Leverandøren er forpligtet til at deltage i løsningen af fejl i samarbejde med 3. partsleverandøren, såfremt dette er nødvendigt for 3. partens løsning af fejlen. Side 23 af 35

24 BILAG 5: Prøver INSTRUKTION TIL TILBUDSGIVER: Teksten i dette afsnit er ikke en del af Kontrakten og vil blive fjernet ved indgåelse heraf. Formål med bilag: Formålet med bilag 5 er at beskrive rammerne for afholdelse af prøver, herunder prøveplaner og acceptkriterier. Instruks vedrørende bilag: Bilaget skal ikke udfyldes af Tilbudsgivers, da afgivelse af tilbuddet betragtes som accept af bilaget. Bilaget vil blive en del af kontraktgrundlaget. Forbehold: Alle krav i bilaget er mindstekrav og der kan derfor ikke tages forbehold overfor bilagets indhold. Side 24 af 35

25 BILAG 5. PRØVER Prøverne gennemføres af udvalgte kommuner jf. nedenstående punkt m og u. Kunden har følgende krav til prøver: 1. Fælles regler for prøver a) Det er Leverandørens ansvar at sikre, at det gennem afprøvning og godkendelse af afprøvningsrapporter verificeres og dokumenteres, at ydelserne fuldstændig lever op til kvalitets- og funktionskravene i Kontrakten. b) Leverandøren udpeger en testansvarlig, der har til opgave at planlægge, koordinere og sikre gennemførelse af de krævede afprøvninger. c) Acceptprøve og driftsprøve skal gennemføres under forhold, der i videst muligt omfang svarer til en normal driftssituation. d) Når en prøve er afsluttet udarbejder Leverandøren straks en rapport over prøveforløbet med angivelse af eventuelle konstaterede fejl i en fejlliste. For hver enkelt fejl skal det angives, hvilket krav fejlen vedrører samt forslag til udbedring af de enkelte fejl. e) Afprøvningsrapporterne dokumenterer de udførte afprøvninger, således at det er klart, hvad der er afprøvet, og hvad afprøvningsresultatet var. f) En prøve er bestået, når godkendelseskriterierne for prøven er opfyldt. 2. Afprøvningsplan h) Der skal være fuld sporbarhed mellem afprøvningsplanen og Kontraktens krav til ydelserne. i) Afprøvningsplanen skal som minimum indeholde en detaljeret beskrivelse af: Den enkelte afprøvnings forudsætninger, som kravsat i nærværende bilag Kravene i dette bilag som vedrører de enkelte prøver Hvilke af Kontraktens krav, der afprøves ved hver prøve Hvordan og hvornår det afprøves, at ydelserne lever op til Kontraktens krav. De konkrete afprøvningsmetoder, der anvendes inden for rammerne, der sættes af nærværende bilag. Specifikation af prøveværktøjer Side 25 af 35

26 Specifikation af Kundens indsats/deltagelse i afprøvningerne, herunder hvilke ressourcer Kunden skal stille til rådighed. j) Leverandøren udarbejder afprøvningsplan og fremsender den senest 10 Arbejdsdage efter kontraktindgåelse til Kundens godkendelse. k) Kunden skal meddele Leverandøren, hvorvidt afprøvningsplanen er godkendt senest 5 Arbejdsdage efter modtagelsen af en solid og fyldestgørende afprøvningsplan. 3. Acceptprøve l) Formålet med acceptprøven er at konstatere, om den leverede funktionalitet opfylder Kontraktens krav, om integrationer, snitflader samt sikkerheden af Systemet er etableret i overensstemmelse med Kontrakten. Funktionalitet på såvel ordregiver som tilbudsgiversiden skal afprøves med udgangspunkt i et udbud med prækvalifikation, og for alle hovedfaserne i udbudsprocessen, herunder som minimum I. oprettelse af udbud II. III. IV. udfyldelse af ESPD udfyldelse af bekendtgørelse spørgsmål og svar i udbudsrunden V. virksomhedens oprettelse af ansøgning VI. VII. prækvalifikation tilbudsafgivelse VIII. IX. evaluering af tilbud tildeling Udover ovenstående skal det konstateres om alle mindstekrav er opfyldt. m) Acceptprøve: Der gennemføres 1 acceptprøve i Odense Kommune i forsvarlig tid inden idriftsættelse jf. tidsplanen i tabel 1 i bilag 1. Acceptprøven skal godkendes af Odense, Vejle og Aarhus Kommune. Godkendelsen er gældende for de øvrige KomUdbud kommuner. Når acceptprøven er godkendt, idriftsættes Systemet. Acceptprøven kan påbegyndes, når Kunden har godkendt Leverandørens plan for gennemførelse af acceptprøve. Side 26 af 35

27 n) Godkendelseskriterierne for acceptprøven er følgende baseret på fejlkategorierne i kontraktbilag 6 Servicemål: o) Der må maksimalt være 0 kategori A-fejl, 0 kategori B-fejl, 1 kategori C-fejl og 5 kategori D-fejl. p) Leverandøren er forpligtet til at udarbejde en prøverapport, der viser, at acceptprøven er udført med et resultat, der opfylder de fastsatte godkendelseskriterier. q) Prøverapporten skal fremsendes til Kunden senest 5 Arbejdsdage efter prøvens afslutning. r) Kunden skal godkende prøverapporten senest 5 Arbejdsdage efter modtagelsen, såfremt godkendelseskriterierne er opfyldt. 4. Driftsprøve s) Formålet med driftsprøven er at konstatere, hvorvidt Systemet overholder de i bilag 6 opstillede servicemål i en normal driftssituation. t) Inden driftsprøven kan påbegyndes, skal acceptprøven være godkendt af Kunden som bestået. u) Driftsprøven skal løbe over mindst 30 Dage i træk, hvor Systemet har været i drift med normale funktioner, dog maksimalt i alt 60 Dage. Der gennemføres 1 driftsprøve efter idriftsættelse jf. tidsplanen i tabel 1 i bilag 1 i en af KomUdbud kommunerne. Det aftales i rimelig tid forud for igangsættelse af driftsprøven, hvilken kommune driftsprøven skal gennemføres i, samt hvem der er tovholder for KomUdbud i processen. Driftsprøven igangsættes senest 1 måned efter idriftsættelse og skal godkendes af Odense, Vejle og Aarhus kommune samt den udvalgte kommune, såfremt den udvalgte er en anden end de 3 nævnte. Godkendelsen er gældende for de øvrige kommuner. v) Ved forhold, som Leverandøren ikke bærer risikoen for, og som hindrer Systemets normale brug, skal der gøres ophold i driftsprøven. Derefter skal fristen for driftsprøven forlænges med ligeså mange kalenderdage, som er tabt ved afbrydelsen. w) Under driftsprøven har Leverandøren ret og pligt til at optimere Systemets ydeevne samt afhjælpe eventuelle konstaterede fejl. x) Såfremt Leverandøren afhjælper konstaterede fejl i perioden, hvor prøven gennemføres, er Kunden berettiget til - uden at fristen for prøvens gennemførelse ændres - at kræve en gentagelse af prøven i sin helhed til afprøvning af afhjælpningen af de konstaterede fejl. Side 27 af 35

28 y) Kravene til driftsprøvens resultat er opfyldt, når servicemålene opgjort for de sidste 30 Dage af driftsprøveperioden for Systemet har opfyldt kravene vedrørende svartider og driftseffektivitet i bilag 6. z) Leverandøren skal senest 10 Arbejdsdage efter prøvens afslutning fremsende en prøverapport, som viser, at driftsprøven er udført med et resultat, der opfylder godkendelseskriterierne. Prøverapporten for driftsprøven skal som minimum indeholde de samme oplysninger, som den månedlige rapportering om servicemål beskrevet i bilag 6 punkt u, som Leverandøren skal levere efter idriftsættelse. æ) Kunden kan nægte at godkende driftsprøven, såfremt godkendelseskriterierne ikke er opfyldt. Kunden skal give Leverandøren meddelelse om, hvorvidt prøven er godkendt senest 10 Arbejdsdage efter modtagelsen af prøverapporten. Side 28 af 35

29 BILAG 6: Servicemål INSTRUKTION TIL TILBUDSGIVER: Teksten i dette afsnit er ikke en del af Kontrakten og vil blive fjernet ved indgåelse heraf. Formål med bilag: Formålet med bilag 6 er at få beskrevet de servicemål, der skal gælde med henblik på at sikre en stabil performance i kontraktperioden samt sikre et gennemsigtigt og objektivt grundlag for opgørelse af servicemålenes overholdelse samt beregning af bod. Instruks vedrørende bilag: Bilaget skal ikke udfyldes af Tilbudsgivers, da afgivelse af tilbuddet betragtes som accept af bilaget. Bilaget vil blive en del af kontraktgrundlaget. Forbehold: Alle krav i bilaget er mindstekrav og der kan derfor ikke tages forbehold overfor bilagets indhold. Side 29 af 35

30 BILAG 6. SERVICEMÅL Kunden har følgende krav i relation til servicemål: Driftseffektivitet a) Leverandøren garanterer en driftseffektivitet på minimum 99,5 % i perioden mandag til fredag kl b) Måling udføres som samlet driftseffektivitet for Systemet (yderside til yderside) og skal som minimum inkludere: i. Leverandørens firewall (ydersiden) ii. iii. iv. Leverandørens netværk Leverandørens servere og øvrige systemelementer Eventuelle kommunikationslinjer med andre leverandører. c) Leverandørens måling skal basere sig på reelle og faktiske målinger. d) Driftseffektiviteten beregnes som en procent på følgende måde: Tilgængelig driftstid / (Aftalt driftstid x 100) e) Ved "tilgængelig driftstid" forstås den aftalte driftstid minus den tid, hvor Systemet eller en del af Systemet ikke kan anvendes til fejlfri driftsafvikling (tid med fejl) inden for den aftalte driftstid pga. fejl i materiel og/eller programmel. f) "Aftalt driftstid" er mandag til fredag kl Det bemærkes, at Kunden og virksomheder som ønsker at afgive tilbud er berettiget til at anvende Systemet hele døgnet alle ugens dage. g) Ved tid med fejl skelnes mellem fejlkategorierne i tabellen under pkt. r). h) Al tid med fejl i fejlkategori A indgår ved beregning af driftseffektiviteten, medmindre Leverandøren dokumenterer, at tid med fejl hidrører fra tredjeparts system eller skyldes forhold, som Kunden eller virksomheder som ønsker at afgive tilbud er ansvarlig for, eksempelvis fejl i Kundens eller virksomhedens eksisterende it-miljø eller udefra kommende forstyrrelses (el-afbrydelse, fejl i offentlige datanet og lignende) i) Driftsafbrydelser regnes fra det tidspunkt driftsafbrydelsen opstår, og indtil normal drift er genetableret. j) Driftseffektivitet måles og opgøres for en kalendermåned ad gangen, den 1. i måneden til den 1. i næste måned ("måleperiode"), idet den første måleperiode begynder på Idriftsættelsesdagen. Driftseffektiviteten opgøres månedligt. Side 30 af 35

31 k) Hvis beregningen af driftseffektivitet for måleperioden ikke opfylder det aftalte, er Kunden berettiget til bod. l) Bod for en måleperiode udgør kr. pr. påbegyndt 0,5% procentpoint, som den beregnede driftseffektivitet ligger under den aftalte driftseffektivitet. Hver KomUdbud kommune er berettiget til at opkræve boden. m) Den maksimale bod for Leverandørens overtrædelse af servicemålskrav i nærværende bilag kan maksimalt udgøre licensabonnementet. Maksimummet beregnes månedligt som det samlede årlige licensabonnement for KomUdbud divideret med 12 måneder. Svartider a) Systemet skal levere svartider, der ikke volder forstyrrelse hos brugerne, herunder forsinkede eller afbrudte arbejdsgange. b) Svartider måles af Leverandøren ved anvendelse af telemetri. Svartider skal måles på frontenden af Leverandørens driftsmiljø (fra request rammer frontenden til svar forlader frontenden). Ved svartider, der involverer eksterne systemer, skal det være muligt at identificere svartiden i Systemet og svartiden i det eksterne system. Overvågningsværktøjet skal foretage målinger på: load af en side transaktioner Målingerne skal udføres minimum hver 15. minut inden for aftalt driftstid. Svartider måles og opgøres for en kalendermåned ad gangen, den 1. i måneden til den 1. i næste måned ("måleperiode"), idet den første måleperiode begynder på Idriftsættelsesdagen. c) Svartiderne for enhver del af Systemet skal som minimum opfylde svartidskravene specificeret i nedenstående Tabel1, uanset antal samtidige brugere. Kategori Upload af side Transaktion - simpel Transaktion - kompleks Tabel 1 Svartidskrav Servicemål for maksimal svartid i sekunder 10 sekunder 5 sekunder 10 sekunder d) Eskalationsprocedure for Systemets svartider: Opfyldelse af servicemål på svartidskravene i tabel 1 sker i første omgang i den enkelte KomUdbud kommune. Side 31 af 35

32 Såfremt svartidskravene ikke er opfyldt, er Leverandøren er forpligtet til at stille de nødvendige ressourcer til rådighed for at få løst problemet. Såfremt der opstår uenighed om, hvorvidt lange svartider skyldes forhold hos Leverandøren eller Kunden, så skal Leverandøren indgå i et samarbejde med Kunden tekniker til tekniker i den pågældende KomUdbud kommune om at få afklaret, hvad der er årsag til problemet. Leverandøren er ikke ansvarlig for lange svartider, som skyldes 3. part, f.eks. browseren. Det er dog Leverandørens forpligtelse at dokumentere, at eventuelle lange svartider kan henføres til 3. part og ikke Systemet. Såfremt misligholdelse af svartidskravene vedrører flere medlemmer af Komudbud, eskaleres sagen til KomUdbuds tovholder. Samtidig forpligtes Leverandøren til at foretage yderligere passende foranstaltninger for at bringe misligholdelsen til ophør, herunder f.eks. at øge serverkapaciteten. Såfremt misligholdelsen ikke kan bringes til ophør, kan Kontrakten ophæves jf. Kontraktens punkt Reaktionstid e) Reaktionstiden måles fra fejl registreres eller burde have været registreret hos Leverandøren (efter henvendelse fra Kunden, tredjepart eller alarm fra overvågning) til fejlretning er påbegyndt. Side 32 af 35

33 Fejlkategori Beskrivelse Eksempel Frist for påbegyndt fejlretning indenfor supporttid mandag til torsdag kl , fredag kl kl. 15:30 A En fejl, der er kritisk for løsningen af Kundens opgaver, (f.eks. udløser ændring af en arbejdsgang) og hvor rimelig omgåelse ikke er mulig Der kan ikke afsendes bekendtgørelse Der kan ikke uploades tilbud Omgående B En fejl, der er kritisk for løsningen af Kundens opgaver, (f.eks. udløser ændring af en arbejdsgang) men hvor rimelig omgåelse efter leverandørens anvisninger er mulig Evalueringsværktøj kan ikke anvendes Indenfor 4 timer indenfor supportorganisationens åbningstid C En fejl, der ikke er kritisk for løsning af Kundens opgaver, og hvor rimelig omgåelse efter Leverandørens anvisninger er mulig Fejl i online vejledning Indenfor 5 arbejdsdage D En fejl, der ikke har nogen eller blot uvæsentlig betydning for løsningen af Kundens opgaver Kosmetiske fejl Sproglige fejl Indenfor 20 arbejdsdage f) Som et led i fejlretning kan Leverandøren anvise forretningsgange eller anvendelsesmåder, som bevirker, at fejlen ikke mere har væsentlig indvirkning på anvendelse af systemet. En kritisk fejl kan på denne måde blive mindre kritisk, men Leverandøren skal stadig fortsætte fejlretning. Rapportering på servicemål g) Leverandøren skal månedligt udarbejde en kommunespecifik rapport og fremsende til Kunden i den/de kommuner i KomUdbud, som anmoder om dette. Kundens ret til at opkræve bod for et bodsbelagt forhold er dog ikke afhængigt af, om Leverandøren har udarbejdet en rapport på servicemål eller ej. h) Rapporten skal som minimum beskrive følgende: Rapportering på servicemålene angivet i nærværende bilag. Skriftlig redegørelse for eventuel utilgængelighed, herunder hvis den skyldes faktorer uden for Leverandørens ansvarsområde og derfor ikke bør indgå i en eventuel bodsberegning. Side 33 af 35

34 Rapporteringen skal være udformet på en klar, enkel og overskuelig måde. Hvis servicemål ikke er opfyldt, skal Leverandøren beskrive årsagen hertil, samt give forslag til handlinger, som kan sikre fremtidig opfyldelse. Endvidere skal Leverandøren beskrive forventningerne til den kommende periodes servicemålsopfyldelse. Leverandørens beregning af eventuel bod i henhold til bodsmodellerne angivet i nærværende bilag. Side 34 af 35

35 BILAG 7. DATABEHANDLERAFTALE Vedlagt særskilt. Side 35 af 35