Referat fra bestyrelsesmøde:

Transkript

1 Til bestyrelsen for Campus Bornholm: Steen Nielsen (Dansk Industri) Mette Hansen (Dansk Erhverv og Dansk Byggeri i forening) (Afbud) Klaus Holm (LO Sektion Bornholm) Jonna Nielsen (LO Sektion Bornholm) Winni Grosbøll (Kommunal bestyrelsen) Laust Joen Jakobsen (Københavns Professionshøjskole) Wilbert van der Meer (Et Universitet og Copenhagen Business School i forening) (Afbud) Trine Ladekarl Nellemann (Selvsupplering) (Afbud) Karen-Margrethe Hansen Bager (Selvsupplering) Peter Vesløv (Selvsupplering) Mikkel Toudal (Medarbejderrepræsentant m/stemmeret) Ole Hejlskov Nielsen (Medarbejderrepræsentant u/stemmeret) Line Sørensen (Elevrepræsentant m/stemmeret) Jacob Birkjær Marcussen (Elevrepræsentant u/stemmeret) Inge Prip (Direktør) Signe Saabye Ottosen (Økonomi- og administrationschef) Lis Rasmussen (Referent) Referat fra bestyrelsesmøde: Tid: Sted: Fredag den 7. december 2018 kl og efterfølgende julefrokostplatte med bestyrelsen Lokale 0.118, Stueetagen, Minervavej 1, Rønne Med følgende dagsorden: 1. Godkendelse af referater fra forrige møder (Bestyrelsesmøde den 8. oktober samt den 10. september 2018) og denne dagsorden 2. Punkter til eventuelt 3. Kvartalsregnskab pr. 30. september Budget 2019, herunder likviditetsbudget og balance 5. Revisionsprotokollat (løbende revision) 6. Tilbagemelding fra nedsat arbejdsgruppe 7. Klassekvotienter 8. Ansvarsforsikring for bestyrelsen 9. Professionel Kapital 10. Fremtidig organisering 11. Afslutningen af byggesagen 12. Vederlagt til formand og næstformand 13. Meddelelser fra formandskabet 14. Meddelelser fra direktør 15. Meddelelser fra bestyrelsesmedlemmer, herunder elevrepræsentanter 16. om proces vedrørende direktørens resultatlønskontrakt 17. Eventuelt , Lis Rasmussen, version 2 1

2 Bestyrelsesmøde den 7. december 2018 Punkt 01 Godkendelse af referater fra forrige møder (bestyrelsesmøde den 8. oktober samt den 10. september 2018) samt denne dagsorden Bilag 1.1: Referat fra forrige møde den Bilag 1.2: Referat fra bestyrelsesmøde den Det godkendte referat fra forrige møde skal underskrives af bestyrelsesmedlemmerne jf. vedtægtens 12, stk 5 Formanden bød velkommen og oplyste, at bestyrelsen er inviteret til indvielse af personalelounge kl Bestyrelsen deltager et kvarter under indvielsen og ønsker glædelig jul til medarbejdere i personaleloungen. Der blev efterspurgt en proces for tematisering af møderne, hvilket vil blive beskrevet. Bestyrelsesmøderne vil fremadrettet have en varighed af 3 timer. Formanden bød velkommen til revisor Michael Søby, som deltager under punkt 3, 4, 5 og 11. Punkt 11 bliver derfor behandlet umiddelbart efter punkt 5. Punkt 02 Punkter til eventuelt Med henvisning til vedtægtens 13 Der kan ydes bestyrelsens medlemmer et særskilt vederlag efter de af Undervisningsministeriet fastsatte regler herom. blev der stillet forslag om drøftelsen under punkt 12, at der udover vederlag til formand og næstformand også giver mulighed for vederlag til øvrige bestyrelsesmedlemmer. Punkt 03 Kvartalsregnskab pr. 30. september 2018 Revisor Michael Søby deltager under dette punkt Bilag 3.1: Kvartalsregnskab pr. 30. september 2018 Formandskabet indstiller kvartalsregnskab pr. 30. september 2018 til bestyrelsens godkendelse BDO revisor Michael Søby fremlagde kvartalsregnskabet, og gjorde opmærksom på, at regnskabet afstedkommer en række ekstraordinære omkostninger som følge af campusbyggeriet og omkostninger til genhusning i byggeperioden. Der vil fremadrettet blive udarbejdet 2 årlige budgetprognoser. Bestyrelsen godkendte kvartalsregnskab pr. 30. september Punkt 04 Budget 2019 herunder likviditetsbudget og balance Revisor Michael Søby deltager under dette punkt Bilag 4.1: Budget 2019 Formandskabet indstiller budget 2019 til bestyrelsens drøftelse og godkendelse. BDO revisor Michael Søby gennemgik budget Efter skæringsdatoen for udarbejdelse af budget 2019 er det oplyst, at Campus Bornholm modtager et socialt taxameter på 0,9 mio. kr. og et kvalitetstilskud på 0,7 mio. kr., hvilke ekstraindtægter ikke er indarbejdet i budgettet. 2

3 Michael Søby udtrykte ros fra revisionsmæssigt synspunkt, for at ledelsen har lagt et forsigtigt budget med upsides til indtægter, der kommer, og som er med til at bygge skolens likviditetsreserve op. Den eneste måde at styrke likviditeten på er ved overskud på den løbende drift, og Michael Søby anbefalede derfor, at budget 2019 blev godkendt, og at resultatgraden fastholdes eller øges fremadrettet. Der ønskes en særskilt opstilling af omkostninger, indtægter og tilskud til bygningerne. Med henvisning til de driftsmæssige forhold blev det oplyst, at Campus Bornholm skal have en egentlig driftsfase, før at vi kan konkludere endeligt på de driftsbesparelser, der ligger i nybyggeriet, hvilket derfor først er muligt i Der fremkom ligeledes forslag om, at Sprogskolen bliver opstillet særskilt. Bestyrelsen godkendte budget Punkt 05 Revisionsprotokollat (løbende revision) Revisor Michael Søby deltager under dette punkt Bilag 5.1: Revisionsprotokollat (løbende revision) Formandskabet indstiller revisionsprotokollat (løbende revision 2019) til bestyrelsens drøftelse og godkendelse. BDO revisor Michael Søby fremlagde revisionsprotokollat for den løbende revision i Der blev spurgt til udbetaling af merarbejde til den tidligere direktør. Michael Søby lovede en skriftlig tilbagemelding på revisionens observationer og anbefalinger i forbindelse hermed. Bestyrelsen godkendte og underskrev revisionsprotokollat. Punkt 06 Tilbagemelding fra nedsat arbejdsgruppe Geografisk grundtilskud FGU Formandskabet indstiller at tilbagemelding fra arbejdsgruppe tages til efterretning. Formanden orienterede fra møde mellem formandskabet, borgmester, kommunaldirektør, direktør, økonomi- og adm. chef afholdt den 30. oktober 2018, hvor der blandt andet var en drøftelse af det geografiske grundtilskud. Formanden orienterede dernæst fra dialogmødet med de 2 bornholmske folketingsmedlemmer Lea Wermelin og Peter Juel Jensen den 23. november 2018, hvor det geografiske grundtilskud samt FGU var nogle af dialogpunkterne. 3

4 Det er vurderingen, at det på nuværende tidspunkt ikke er hensigtsmæssigt at foretage yderligere i forhold til det geografiske grundtilskud. Efter valget kan der evt. vise sig et nyt politisk mulighedsrum. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Punkt 07 Klassekvotienter (opgøres 60. skoledag) Formandskabet indstiller, at opgørelse af klassekvotienter godkendes. Bilag 7.1: Opgørelse af klassekvotienter Direktøren fremlagde klassekvotienter for 2018, hvor der på uddannelsen stx er en fravigelse af den maksimale klassekvotient på 28 med 29,4 i klassen på stx. Karen-Margrethe Hansen Bager foreslog, at bestyrelsen fremadrettet har dialog om klassestørrelsen, og hvilken betydning klassestørrelsen har for eksempelvis frafald og fastholdelse. Bestyrelsen godkendte opgørelsen af klassekvotienter for Punkt 08 Ansvarsforsikring for bestyrelsen Bilag 8.1: Notat om muligheder/behov for at tegne en ansvarsforsikring Formandskabet indstiller, at der ikke tegnes en bestyrelsesansvarsforsikring. Punkt 09 Bestyrelsen besluttede, at der ikke tegnes en bestyrelsesansvarsforsikring. Professionel Kapital Bilag 9.1: Status på Ledelsessupervision, Lean proces og Rådgivningsforløb med UVM Formandskabet indstiller, at orientering om opfølgning på tiltag i forhold til Professionel Kapital tages til efterretning. Direktøren redegjorde for status på Professionel Kapital samt for tiltag på 3 spor, som er igangsat. Bilaget til punktet blev trukket tilbage, så bestyrelsen afventer en orientering fra ledelsen på næste møde. Punkt 10 Fremtidig organisering Bilag 10.1: Fremtidig organisering Bilag 10.2: Faseopdelt plan for implementering af ny organisering 2019 Formandskabet indstiller at orientering om fremtidig organisering tages til efterretning. Direktøren fremlagde og orienterede om fremtidig organisering samt om plan for implementeringen af ny organisering

5 Formanden sagde, at det er de overordnede principper, bestyrelsen skal fastholde sig til. Bestyrelsen godkendte den fremtidige organisering, med den ændring at organisationen får en vicedirektør med ansvarsområde som uddannelseschef for GYM og Sprogskolen/AVU, samt de funktioner direktøren ønsker, at hendes stedfortræder skal varetage i organisationen. Indholdet af stillingen vil være uændret i forhold til den præsenterede plan. Punkt 11 Afslutningen af byggesagen Bilag 11.1: Byggeregnskab pr. 1. december 2018 (FORTROLIGT BILAG) Bilag 11.2: Byggeregnskab pr. 1. december 2018 for landskabsentreprisen (FORTROLIGT BILAG) Bilag 11.3: Status på lånefinansiering af campusbyggeriet BDO revisor Michael Søby fremlagde afsluttet byggeregnskab, og oplyste at gennemgåede referater fra Styregruppemøde, Byggemøder mm. ikke har givet anledning til bemærkninger. Revisorerklæring blev ligeledes fremlagt for bestyrelsen. Michael Søby vurderede, at budgetstyringen i forbindelse med campusbyggeriet er blevet løftet på eksemplarisk vis. Signe Saabye Ottosen orienterede om byggeregnskab for landskabsentreprisen. Signe Saabye Ottosen redegjorde for status på lånefinansiering samt låneoptag. Bestyrelsen godkendte og udtrykte ros for de fremlagte byggeregnskab samt lånefinansieringen af campusbyggeriet. Punkt 12 Vederlag til formand og næstformand Godkendelse af vederlag til formand og næstformand, som tidligere godkendt af den foregående bestyrelse. I henhold til Campus Bornholms vedtægter og Undervisningsministeriets retningslinjer: Bilag 12.1: Bekendtgørelse om særskilt vederlæggelse ved visse uddannelsesinstitutioner under Undervisningsministeriet Punkt 13 Det blev besluttet at følge bekendtgørelsen om særskilt vederlæggelse ved visse uddannelsesinstitutioner. Meddelelser fra formandskabet fra møde med Bornholms energi og forsyning den 15/11 v/næstformand Steen Nielsen Næstformanden orienterede om afsøgning af samarbejdsmuligheder for interesse af undervisningsforløb blandt andet omkring Bright Green Island og campusbyggeriet. fra LUU formandsmøde den 15/11 med deltagelse af næstformand Steen Nielsen samt direktør og EUD ledere. Næstformanden orienterede fra LUU formandsmøde, hvor han deltog som repræsentant for bestyrelsen. LUU formandsmøderne afholdes 2 gange årligt, hvor der blandt andet er dialog om praktikpladssituationen, uddannelsesudbud, samarbejdet mellem Jobcenter og Campus Bornholm med fokus på kurser og efteruddannelse. 5

6 fra formandskabets møde med de 2 bornholmske folketingsmedlemmer samt direktionen den 23/11. under punkt 6. Bestyrelsen tog orientering til efterretning Punkt 14 Meddelelser fra direktøren Status på problemstillinger samt hvad der rører sig i huset Socialfondsansøgning "Boost Bornholm Bilag 14.1: om Boost Bornholm Direktøren orienterede om arbejdet med socialfondsansøgning Boost Bornholm. Den forberedende grunduddannelse (FGU) Direktøren orienterede om status på arbejdet med FGU, ansættelsen af FGU leder, virksomhedsoverdragelse. Yderligere orientering på kommende bestyrelsesmøde. Revisorudbud Der arbejdes på miniudbud jf. bestyrelsesbeslutning af 8. oktober Strategiske indsatser med de videregående uddannelser Elevtilfredshedsundersøgelse om politianmeldelse og efterfølgende revision af retningslinjer for brug af skolens udstyr og værksteder Bilag 14.2: Retningslinjer for brug af skolens værksteder og materialer Direktør orienterede under punkt 9 om skærpede retningslinjer vedrørende brug af skolens værksteder. Direktøren afsluttede mødet med tak for opbakningen til samarbejdet i de første måneder som direktør for Campus Bornholm. Peter Vesløv sagde, at det bliver spændende at høre resultater efter, at flere af landets gymnasier har kørt forsøg med karakterfri klasser og foreslog orientering på et kommende bestyrelsesmøde af forsøget med karakterfri klasse på Campus Bornholm. Punkt 15 Meddelelser fra bestyrelsesmedlemmer, herunder elevrepræsentanter Elevrepræsentanter præsenterer oplæg om elevaktiviteter på Campus Bornholm Line HHX/HTX og Jacob STX fremlagde hvor overskud går til at Der var orientering om aktiviteter på tværs af uddannelserne, såsom campusfællesskabets fælleselevråd, aktivitetsudvalg og festudvalg. Der blev udtrykt ros til eleverne for fremlæggelsen af elevaktiviteter på Campus Bornholm. Punkt 16 Punkt 17 om proces vedrørende direktørens resultatlønskontrakt Der blev orienteret om proces for fremlæggelse af direktørens resultatlønskontrakt. Der var enighed om, at direktørens resultatlønskontrakt skal drøftes i SU, før bestyrelsen behandler kontrakten endeligt. Eventuelt Intet at bemærke. 6

7 Referat godkendt: Laust Joen Jakobsen Formand Steen Nielsen Næstformand Klaus Holm Jonna Nielsen Winni Grosbøll Mette Hansen Wilbert van der Meer Mikkel Toudal Line Lykke Sørensen Trine Ladekarl Nellemann Karen-Margrethe Hansen Bager Peter Vesløv 7