2007 fremtidssikringens år

Transkript

1 beretning 2007

2 2007 fremtidssikringens år 2007 var på mange måder et anderledes år for boligorganisationerne FB, KSB, H44 og 3B. H44 og FB fik forlænget deres regnskabsår, så det fulgte kalenderåret, og året bliver ikke afsluttet med det sædvanlige repræsentantskabsmøde i de fire organisationer, hvor de fire bestyrelser aflægger beretning, og forsamlingerne stemmer om den. Der er nemlig ikke nogen bestyrelse til at aflægge den og 3B s sammenlægningsbestyrelse, som i 2007 bestod af de fire bestyrelser, blev i 2008 til en interimsbestyrelse, der fungerer frem til det første repræsentantskabsmøde i den ny boligforening. Her er der i sammenlægningsplanen nøje aftalt, hvordan valg til bestyrelsen foregår, så derfor er det heller ikke et helt normalt repræsentantskabsmøde. Denne beretning er derfor heller ikke en helt sæd- vanlig beretning. Interimsbestyrelsen har i stedet valgt at lade forskellige mennesker se tilbage på 2007 under overskriften fremtidssikring. Formand for 3B, Villy Sørensen, som også var formand for FB, lægger ud med at fortælle om sammenlægningsbestyrelsens arbejde. Dernæst er det de to næstformænd i 3B, Jan Christiansen og Steffen Morild, der ser tilbage på året, der gik. Administrerende direktør Bent Frederiksen fortæller om nogle af de mange udfordringer, virksomheden 3B har stået over for i året, og de fem funktionschefer fortæller suppleret af medarbejdere om året set fra deres funktionsområde. Alt sammen sker det under overskriften fremtidssikring, som har været fællesnævneren for både det politiske og det administrative arbejde i

3 Indhold I fremtidens tegn side 4 Farvel til en epoke goddag til en ny side 7 Værdierne styrket side 9 Fokus på fremtidens muligheder side 11 Fra fire til én boligorganisation side 15 Driften fremtidssikret side 17 Boligområderne opdateres side 20 Nyt system til administrationsopgaverne side 23 Travlt år også for personaleafdelingen side 26 Beretning 3B 2007 Svanemærket papir Maj 2008 Egne fotos fra egne afdelinger Forsidefoto: Ryesgade Bagsidefoto: Dyvekevænget Foto: Sølvbjærg Fotografi Layout og produktion: Montana Gruppen Tryk: DeFacto Oplag: 1000 stk. 3

4 I fremtidens tegn Af Villy Sørensen, formand for Boligforeningen 3B En ny boligforening så dagens lys ved årsskiftet, for medens vi skålede nytåret ind, blev Boligforeningen 3B en realitet. Det betød samtidig farvel til FB, KSB, Herlev 44 og Fællesadministrationen. Og selvom bestyrelserne havde arbejdet længe med sammenlægningen i fusionsudvalg og sammenlægningsbestyrelse og havde taget en lang række praktiske beslutninger, sendte mange som jeg ved årsskiftet en vemodig tanke til den lange fortid med vores respektive organisationer. En fortid, der nu skal føres videre i 3B-regi. Både FB og KSB fik nye formænd i Undertegnede afløste som bekendt Hanne Bolvig i marts, og Steffen Morild afløste Hanne Larsen i juni. Samtidig kom to andre nye ansigter til i formandskabet, nemlig næstformand i KSB Uffe Andreasen og næstformand i FB Hans Jørgen Larsen. Forud for årsskiftet var der lagt et stort arbejde i at forene de fire organisationers kulturer og ikke mindst i at træffe beslutninger om de vedtægter samt demokratiske og etiske spilleregler, vi skulle basere vores nye forening på. Samtidig med hele den politiske og organisatoriske ændring var der gang i helt nye administrationssystemer og ikke mindst et nyt medlemssystem. FB har hele tiden haft medlemmer, men nu skulle også KSB og H44 ind i medlemssystemet, fordi den nye organisation blev dannet som forening. Engageret debat Sammenlægningsbestyrelsen har efterlignet folketingets arbejdsform lidt, idet vi omkring de politiske og organisatoriske sager har haft en første- og en andenbehandling for på den måde at opnå konsensus omkring beslutningerne. Alle møder har været bygget op på samme vis med først retningslinjer og politikker for den nye forening og dernæst orientering om de af de fire organisationsbestyrelsers beslutninger, der rakte frem i tiden, og derfor skulle godkendes af sammenlægningsbestyrelsen. På den måde har bestyrelsen fx truffet beslutning om en rente- og tilskudspolitik samt politik for anvendelsen af arbejdskapital, dispositionsfond og egen trækningsret. Kursuspolitikken er også fastlagt, ligesom der er besluttet en kommunikationspolitik og pressepolitik. Endelig er der taget beslutning om en politik for gaver og repræsentation ligesom bestyrelsen har besluttet at give beboerne mulighed for at få et boliggarantibevis. Arbejdet omkring en pulje for aktiviteter og en kursuspulje er sat i gang, men endnu ikke afsluttet. Andre mere konkrete sager om trækningsret mv. har vi behandlet på normal vis. Debatlysten har været stor. Samtidig er det også en stor bestyrelse. Det betyder flere indlæg, flere synspunkter og dermed ekstra lange bestyrelsesmøder. Til gengæld får vi lavet nogle holdbare aftaler, hvor der er tænkt godt og grundigt over sagerne. Sammenlægningsbestyrelsen har blandt andet besluttet, at der etableres et forretningsudvalg (FU), som består af tre personer samt en suppleant. FU skal forberede møderne i bestyrelsen og klare eventuelle sager, som ikke kan vente til det næste ordinære bestyrelsesmøde. Der er også nedsat faste udvalg, som inden for hvert deres fagområde skal forberede sager til diskussion eller beslutning i bestyrelsen. Den arbejdsform giver langt hen af vejen bestyrelsen et solidt ejerskab til alle de trufne beslutninger og ikke mindst et godt fundament at møde fremtidens opgaver på. Faste bestyrelsesudvalg Forretningsudvalg (FU) Forvaltningsudvalg Byggeudvalg Kursusudvalg Kommunikationsudvalg Nye mål på vej Målsætningsprogrammet Rum til alle udløber i Derfor blev der som noget af det første sat en proces i gang omkring arbejdet med et nyt ledelsesgrundlag, som skal suppleres med en egentlig strategiplan. Arbejdet med ledelsesgrundlaget har fyldt meget, og vi havde eksterne konsulenter på, som skulle lede os igennem processen og sikre, at vi fik brugbart materiale ud af det. På fælleskonferencen brugte vi ledelsesgrundlaget 4

5 Boligforeningen 3B ledelsesgrundlag (godkendt på møde i sammenlægningsbestyrelsen den 15. oktober 2007) Hvorfor er vi her? (vores eksistensberettigelse) Boligforeningen 3B udvikler, bygger og administrerer boliger og boligområder. Vores udgangspunkt er beboerdemokratiet, brugerne samt samspillet mellem boligafdelingerne og omgivelserne. Boligforeningen påtager sig et medansvar for at løfte de samfundsmæssige udfordringer i boligområderne. Hvor vil vi hen? (hvad skal vi opnå, hvad er vores mål?) Boligforeningen 3B vil Være lydhør over for beboernes ønsker og krav Medvirke til at skabe rammerne for et godt hverdagsliv i boligområderne Fremme udviklingen af nye byggeog boligformer Arbejde for bæredygtige boligområder Vælge miljørigtige løsninger Være en attraktiv samarbejdspartner Som virksomhed vil Boligforeningen 3B også være Effektiv og konkurrencedygtig En attraktiv arbejdsplads Værdigrundlag Det gør vi ved at være Demokratiske Nærværende Fremsynede Ansvarlige Socialt engagerede Miljøbevidste som udgangspunkt, og der blev arbejdet en hel lørdag med forskellige temaer, som bestyrelsen havde valgt ud. Alt det vil danne grundlag for den endelige strategiplan og dermed vores bud på, hvordan vi løser og ruster os til nye tiders opgaver og problemstillinger. Stor ros i øvrigt til konferencedeltagerne, som kastede sig over opgaven med stor gejst og motivation Efterlyser bevidst boligpolitik Køb og salg af almene boliger får ikke den store plads i historiebøgerne. Kun få boliger blev solgt som resultat af den forsøgslovgivning, som udløb med årsskiftet. Salget vil heller ikke få stor plads i beretningen, medmindre vi skal til at spekulere i, hvad en eventuel ny lovgivning kan ende med. Det er dog en kendsgerning, at der blev gennemført en retssag, hvor dommerne skulle vurdere lovligheden af et eventuelt salg, og dermed om det er organisationen eller afdelingen, der ejer ejendommene. Højesteretsdommerne var ikke helt enige om afgørelsen, og fem dommere var således ikke sikre på, at det var ulovligt, medens fire dommere var helt sikre på det modsatte. Boligpolitikken er ikke det, der står højest på dagsordenen, når der diskuteres politik eller skal føres valgkamp. Førhen havde boligpolitikken en vigtig plads i både valgkampe og i den daglige dialog om politik. Det har endda afgjort valgkampe før i tiden. Om det er begrundet i, at boligpolitikken har været henlagt til socialministeriet og nu velfærdsministeriet, er ikke til at sige. Uanset boligform er det vigtige politiske beslutninger, det handler om, som betyder noget for alle mennesker. Udfordringerne i boligpolitikken er mange, og det gælder i særdeleshed inden for den almene sektor, hvor der skal bygges boliger til mennesker med almindelige indkomster. De økonomiske ministre skal overbevises om, at rammebeløbene ikke rækker. Det gælder i særlig grad, hvis regeringen vil opfylde sin plejeboligplan. Landsbyggefonden drænet Det har dog ikke voldt ministrene store problemer at dræne Landsbyggefonden for 8 milliarder kroner fra 2001 og til nu, hvilket nogle politikere oven i købet syntes var rimeligt, fordi de så det som en måde at tilbagebetale ydet støtte på. Samme politikere kunne ikke 5

6 Sammenlægningsbestyrelsens overordnede beslutninger 2007 Ledelsesgrundlag Rente- og tilskudspolitik Politik for anvendelsen af arbejdskapital, dispositionsfond og egen trækningsret Kursuspolitik Kommunikations- og pressepolitik. Politik for gaver og repræsentation Godkendt Boliggarantibevis Beslutninger på vej Pulje for udvikling af aktiviteter Kursuspulje drømme om at tage subsidierne tilbage fra dem, som gennem mange år har fået rentefradrag på ejerboligen. På de samme ejerboliger har der de sidste 10 år været enorme værdistigninger, som godt kunne tilsige en beskatning af gevinsterne. Det skaber øget ulighed at give milliarder i skattelettelse til dem med ejerboliger samtidig med, at man henter milliarder fra den almene beboer, som ofte hører til samfundets økonomisk dårligst stillede. Tænk, hvis man i stedet havde brugt de 8 milliarder på forbedringer af de fysiske forhold i vores boligområder, eller havde anvendt dem til en ordentlig integrationsindsats og en forebyggende indsats for de unge! Bygger stadig nyt I 2007 var der både rejsegilde og indflytning i Brohuset samt rejsegilde på Sejlhuset begge i Ørestad City. Begge byggerier har vist sig vanskelige at leje ud, og her spiller den høje husleje naturligvis en stor rolle. Men bestyrelsen mener alligevel, vi også i fremtiden skal bygge boliger, om end det er besværligt lige nu. Nåede vi det, vi ville? Når der skrives beretning, er det jo et tilbageblik på alle de fortræffelige beslutninger, som er taget, men det er også tid til at se på, om vi nåede alt det, vi gerne ville. Svaret er nej. Måske kunne vi godt have speedet lidt op, men så tror jeg til gengæld, vi havde tabt den kvalitet, som ligger i de beslutninger og den proces, bestyrelsen har været igennem. Samtidig skal man huske, at der er nogle, som bagefter skal implementere beslutningerne, og resurserne er ikke ubegrænsede. Bestyrelsen vil med de faste udvalg sætte fokus på de forskellige fagområder, hvor der er brug for særlig opmærksomhed. Kommunikationsudvalget vil fx have stor fokus på, hvad vi kan og vil på IT-området. Og vi vil det meste. Afdelingerne skal kunne trække oplysninger om deres afdeling, beboerne skal kunne se alle relevante ting på hjemmeside mv. Afdelingsbestyrelserne skal kunne se referater af de møder, som holdes i organisationen, men hjemmesiden er også vigtig som boligforeningens vindue til omverdenen. Tak for et godt og konstruktivt år Som afrunding på denne indledning og inden jeg giver ordet videre til mine to næstformænd - skal lyde en tak til Hanne Bolvig, Ejner Baadsgaard og Anette Hertz, som stod bag en bog om de fire organisationers historie, sammenlægningsbestyrelsen besluttede skulle deles ud til alle beboerne som et farvel til de gamle organisationer og velkommen til en ny. Tak til de ikke-folkevalgte i H44, der har gjort et stort arbejde frem til fusionen, men som måtte gå af med udgangen af 2007, fordi der kun skal være folkevalgte i boligforeningens bestyrelse. Men ikke mindst tak til ledelsen i 3B for et godt og konstruktivt samarbejde, og tak til personalet, som har gennemført de mange ændringer. 6

7 Farvel til en epoke - goddag til en ny Jan Christiansen var indtil den 1. januar 2008 formand for Boligselskabet af 1944 i Herlev, en lille lokal boligorganisation med knap boliger. Men allerede som nybagt formand for fem år siden var den meget komplekse organisationsstruktur en af de allerførste ting, Jan lagde mærke til: - Prøv at se det fra beboernes synsvinkel. De boede i en af H44 s boliger, men var der noget, de ville vide, eller havde de et problem, skulle de henvende sig til 3B. Og så man på, hvor mange møder direktionen fx skulle deltage i, var det jo nærmest uoverskueligt med hele fire forskellige bestyrelser, fortæller Jan Christiansen. Da det sidste repræsentantskabsmøde i H44 s historie så nærmede sig i november 2007, kunne Jan Christiansen alligevel godt mærke det vemodige i at være med til at lukke en boligorganisation med så lang og god en historie: - Stor respekt for dem, der i sin tid oprettede H44. Der var hårdt brug for boligerne dengang, og der er lagt en kæmpeindsats i boligselskabet gennem tiden. Men udviklingen er gået mod større og mere effektive organisationer, så selv om det var vemodigt og kostede både ekstra omtanke og tid at forberede den allersidste mundtlige beretning, er jeg glad for beslutningen om at fusionere, understreger Jan Christiansen. Ser fremad I sammenlægningsbestyrelsen har 2007 stået i fremtidens tegn. Det betyder, at der er blevet diskuteret politikker, retningslinjer og rammer for arbejdet i den nye forening. Det arbejde kunne man efter Jans mening godt have været nervøs for. Men det var der overhovedet ikke grund til: - Principielt var vi enige om de store linjer, og det har været utroligt positivt at opleve, at der ikke er blevet skelet til, hvor man kom fra, men kun diskuteret holdninger. Det har været gode, konstruktive debatter, hvor alle har ønsket at give sit besyv med, fortæller Jan Christiansen. Selv om Jan er gået fra at være formand til næstformand, har det ikke været svært: - Efter min mening havde vi slet ikke behøvet at vente til 2010 med det første helt almindelige valg på repræsentantskabsmødet. For min skyld kunne det godt have været her på det første møde i juni, understreger Jan Christiansen. Men han er også bevidst om, at overgangen kan være sværere for andre, og derfor respekterer han den overgangsordning, der er valgt. Beboerdemokratiet - den helt store udfordring Den helt store udfordring for den nye boligforening og for sektoren - er ifølge Jan Christiansen at fastholde beboerdemokratiet. - Det kan godt blive særdeles svært. Generelt engagerer man sig ikke længere i foreningslivet, og vi mærker også, at beboerne ikke er særligt interesserede. Men håbet er selvfølgelig, at vi fx finder en anden form, der kan gøre det mere attraktivt. Også afdelingernes økonomi skal ifølge Jan Christiansen have ekstra fokus i den kommende tid: - Det er nødvendigt at renovere vores boliger, hvis vi fortsat skal kunne leje dem ud. Men huslejen må til gengæld ikke stige for meget, for så kan vi heller ikke leje dem ud. Det er lige som en ond cirkel, den er svær at bryde, understreger Jan Christiansen og slutter: - Med de kommende års små ungdomsårgange kan vi godt risikere udlejningsproblemer. Vores held er de høje huspriser i hovedstadsområdet, men hvis de falder, får vi for alvor problemer. Så alt i alt er den største udfordring lige nu nærmere: Hvordan skal vi bygge og til hvem skal vi bygge? 7

8 8 Remisevænget Nord

9 Værdierne styrket - Værdidebatten er en af de vigtige røde tråde, der kan trækkes helt tilbage fra oktober 2005 til november Bag den udtalelse står Steffen Morild, der har været med i først fusionsudvalget, siden sammenlægningsbestyrelsen og fra juni 2007 også som formand for det gamle Boligselskabet KSB. Værdierne har altid været meget vigtige for KSB, og som formand påtog Steffen Morild sig ansvaret for at føre de værdier videre. Spørger man ham i dag, om det er lykkedes, er svaret et utvetydigt ja: - Vi har ikke bare ført værdierne videre. Vi føler også, de er blevet styrket med de input, vi har fået fra de to andre boligorganisationer, siger Steffen Morild og understreger, at det har været en meget væsentlig del af det forarbejde, der er blevet gjort både i fusionsudvalget og i sammenlægningsbestyrelsen. Til at undersøge, om fusion var en mulighed, nedsatte de gamle organisationsbestyrelser nemlig et fusionsudvalg, som allerede tilbage i oktober 2005 tog hul på en værdidebat. Den gav i 2007 et nyt ledelsesgrundlag og skal i 2008 resultere i en ny strategiplan for Boligforeningen 3B. - Da vi startede værdidebatten, regnede vi med et større slagsmål, ikke mindst fordi organisationerne trods alt har meget forskellig baggrund. KSB så fx dagens lys, fordi den mere humanistiske del af det bedre borgerskab kunne se, at der var et behov, mens FB og H44 begge havde deres rødder i fagbevægelsen. Men det var helt klart en fordel, at der tidligere havde været en god værdidebat, så der i målsætningsprogrammet Rum til alle lå en god fornemmelse for, i hvilken retning den nye organisation skulle, fortæller Steffen Morild. Det er ingen hemmelighed, at de tre organisationer før havde talt om fusion, uden at det blev til virkelighed: - Jeg tror ikke, man regnede med at kunne nå til enighed om de grundlæggende værdier, siger en tankefuld Steffen Morild. - Men da vi dykkede ned i de enkelte værdier, fandt vi ud af, at der alligevel ikke var så langt mellem os. Her har fællesskabet om administrationen selvfølgelig også spillet en stor rolle, mener Steffen Morild. I 2007 skulle værdidebatten så bredes videre fra fusionsudvalget til den nye sammenlægningsbestyrelse: - Til at styre processen blev ansat et par proceskonsulenter, som både på almindelige bestyrelsesmøder og diverse seminarer fik os til at tage nogle meget fine, men også værdiladede diskussioner. Ret tidligt i det forløb var vi enige om, at debatten skulle strækkes videre ud til afdelingsbestyrelserne. Som første delmål besluttede vi derfor, at det skulle ske på fælleskonferencen i november 2007, hvor debatten var struktureret ud fra nogle af de temaer, vi i bestyrelsen havde diskuteret, fortæller Steffen Morild. - Og hvor debatten i sammenlægningsbestyrelsen viste stort engagement og diskussionslyst, var det helt overvældende, så mange der deltog og var aktive på konferencen. To ben giver stabilitet 3B er både en demokratisk boligorganisation og en moderne virksomhed. Den meget tætte dialog mellem de to ben er ifølge Steffen en styrke: - Ledelsesgrundlaget blev endeligt besluttet på et bestyrelsesmøde i oktober måned. Men værdierne var vi sådan set enige om meget tidligt. Det betød, at arbejdet med at fastlægge politikker og retningslinjer for fx rentetilskud og brug af egne trækningsmidler afspejler de værdier. Samtidig er det er et godt styringsværktøj både for repræsentantskabet over for bestyrelsen, for besty- 9

10 relsen over for direktionen og for direktionen over for medarbejderne. Den almene sektor er meget regelstyret, men skal man klare sig som moderne virksomhed, skal man altså også have nogle meget klare og konkrete værdier, siger Steffen Morild. - Ved indgangen af 2008 stod vi med en ny forening - Boligforeningen 3B - men med en gammelkendt identitet. Dermed er det lykkedes at tage de gamle værdier, styrket og ajourført, med over i den nye forening. Og det er jeg både glad for og stolt over, slutter Steffen Morild. Lønstrupgård 10

11 Fokus på fremtidens muligheder Fremtidens boligadministration, en effektiv virksomhed, en attraktiv arbejdsplads og en virksomhed, der leverer et produkt i en unik kvalitet. Fremtidens boligadministration, en effektiv virksomhed, en attraktiv arbejdsplads og en virksomhed, der leverer et produkt i en unik kvalitet. Det er direktørens store mål for fremtidens 3B. Alligevel er det en tilfreds direktør Bent Frederiksen, der sætter sig til rette og fortæller om, hvor langt 3B nåede i året Typisk for Bent har han fokus på de ting, der gik som beregnet og hånden kører lige en gang ekstra gennem håret, når han fortæller om de ting, der gik bedre end forventet: - Det er ikke bare bestyrelserne og sammenlægningsbestyrelsen, der har arbejdet med rammerne for den nye boligforening. I administrationen har vi også knoklet for at blive klar til både fusion og fremtid. Både op til og i På tekniksiden alene har vi udskiftet alle kopimaskiner, så vi nu fx selv kan trykke vores nyhedsbreve. Vi har taget en helt ny elektronisk arkivstruktur i brug, så alle med adgang til det fælles drev arkiverer på samme måde. Vi har kablet hele Kronprinsessegade om som start på indførelsen af nye it-løsninger. Vi har udarbejdet kravspecifikation, gennemført udbud og valgt Bolig4 som ny administrativt system. Det blev taget i brug den 1. maj og kørte fra dag et. Der har naturligvis været fejl og uhensigtsmæssigheder problemer, som var dødirriterende for de medarbejdere, der sad med dem. Men alligevel: Det er ikke mange, der har haft en så gnidningsløs overgang, som 3B, understreger Bent Frederiksen. Den 1. januar 2007 tog driften et helt nyt energistyringssystem i brug. Personaleafdelingen fulgte trop den 1. maj, hvor de tog et nyt løn- og HR-system i brug. Og endelig gik 3B over til en citrixløsning, så blandt andet de decentrale kontorer kan bruge samme systemer og arkiv som det centrale kontor. I samme periode er indgået nyt partnerskab med Fredensborg Kommune under overskriften Kokkedal på vej. Der er indført ny udlejningsaftale i BL s 1. kreds, hvor alle de københavnske boligorganisationer er enige om fælles udlejningsregler, der er søgt og fået del i Landsbyggefondens midler - og så har 3B fået ny byggechef. - Det er klart, at det har været en kæmpe udfordring for både medarbejdere og ledere, både centralt og decentralt. Der har været mange forandringer, og vi har haft travlt nogle har også ment for travlt. Personaleomsætningen på de danske arbejdspladser har generelt været højere i år, men 3B ligger alligevel over det gennemsnit, fortæller Bent Frederiksen. Han pointerer samtidig, at det har betydet endnu mere arbejde for de, der valgte at blive og tage udfordringen op, fordi mange nye medarbejdere skulle læres op. Bent Frederiksen læner sig frem i stolen. Han er ikke tilfreds med den store personaleomsætning, men mener alligevel ikke, det kan være anderledes: - Det er helt naturligt, når man indfører så mange nye it-systemer og nye forretningsgange. Men det var nødvendigt, hvis vi skulle være klar til både fusionen og til at leve op til kravene som effektiv administration, understreger han alvorligt. Til gengæld lover han, at 2008 står i konsolideringens tegn: - Ja, nu skal vi have de skibe i havn, vi har sat i søen. I første omgang betyder det, at vi skal have fulgt fusionen helt til dørs. Der ligger en stor opgave i det specielt i første kvartal. Dernæst skal vi have gennemført næste fase af Bolig4, som blandt andet betyder indscanning af dokumenter, elektronisk fakturering, ny hjemmeside, der skal virke som både internet og intranet, nyt rekvisitionssystem og ikke mindst drifts- og vedligeholdelsessystem. Det sidste skal være med til at understøtte den strukturændring, vi også efter gode og lange forberedelser med den daværende inspektørgruppe nåede at få på plads i Den betyder, at vi nu har tre områdekontorer med hver sin driftschef, der blandt andet har til opgave at sikre ens service i alle vores afdelinger og afdelingsbestyrelser. Lokalinspektørerne er samtidig blevet tilknyttet de tre områdekontorer og alle får adgang til det fælles elektroniske arkiv, når Bent Frederiksen lige at sige, inden han er den, der er smuttet til møde i BL s bestyrelse. 11

12 12

13 På de følgende sider fortæller de fem funktionschefer og nogle af deres medarbejdere om, hvordan de har oplevet Nemlig det sidste og måske travleste - år i Fællesadministrationen 3B s samlede historie. 13

14 14 Remisevænget Øst

15 Fra fire til en boligorganisation ventelisten. Det har vi ikke kunnet siden maj på grund af overgangen til det nye administrationssystem. Det har betydet mange, mange ekstra telefoner. Derfor prioriterer vi i det nye år at få oprettet den mulighed på nettet, forklarer Solvejg von Barm. Hun understreger, at alle nu har fået et medlemsnummer, og at de medlemmer, der ikke har fået et forbrev, fordi de har glemt at melde flytning til 3B, har fået et hvilende medlemsnummer, som kan aktiveres, hvis medlemmet en dag henvender sig. Kundeafdelingen havde flere af de særligt tunge opgaver i Blandt andet skulle de sørge for, at alle de, der bor i KSB s og H44 s boliger, fik et medlemsnummer. Og at alle FB s medlemmer fik et nyt. Alt skulle gå retfærdigt til, og alle skulle have overført den anciennitet, de havde krav på. Derfor valgte 3B en løsning, hvor man startede med at sende et forbrev ud til alle og fortælle, hvilke oplysninger man baserede beboernes og medlemmernes nye medlemsnummer på. De fik herefter mulighed for at vende tilbage, hvis de ikke mente, oplysningerne var rigtige. Om ekstraarbejdet fortæller Solvejg von Barm: Så mange breve skulle flettes med oplysningerne om beboeren eller medlemmet, printes, pakkes og sendes. Og når de flittige modtagere så sendte svarene retur, skulle oplysningerne rettes i medlemskartoteket. Det kom nok lidt bag på os, at det var så mange, fortæller Solvejg von Barm. Der var derfor heller ingen tvivl om, at den praktiske håndtering af den mængde breve lå uden for det, 3B kunne klare med egne resurser. Derfor blev der hyret ekstern hjælp både til det med at hente oplysningerne i systemet, til at flette oplysningerne og til det praktiske. - Men vi har selv sammen med nogle vikarer taget os af at registrere og rette alle oplysningerne. Det har vi ikke kunnet lægge ud i byen. Og det alene har kostet - og koster - mange timer. Men det sværeste har været, at vi ikke på nettet har kunnet oplyse placeringen på Masser af fordele Fordelen ved at blive en forening for de lejere, der bor i KSB s og H44 s boliger, er til at få øje på. De beholder deres anciennitet, mens de bor, så den dag, de søger bolig, tæller den tid med. - Det er en stor fordel for de, der bor. En anden er, at alle principielt efter to års botid har ret til oprykningsret internt i vores 69 afdelinger. For dem på venteliste betyder det, at de i princippet kan skrive sig op til alle vores boliger for kun et ventelistegebyr. Og så skal vi kun oprette dem som ansøgere i en enkelt organisation ikke tre forskellige, understreger Solvejg von Barm. Tålmodige medlemmer Generelt har både lejere, dem på venteliste og medlemmerne været utroligt overbærende i forbindelse med fusionen. Det har man ikke mindst kunnet mærke i det call center, der blev oprettet ved den lejlighed: - Vi var godt klar over, at der ville blive rigtig, rigtig mange spørgsmål i forbindelse med de nye medlemsnumre. Derfor oprettede vi et call center med tre telefoner og ansatte tre vikarer til at besvare spørgsmål. De sad på mit kontor, og selv om det gav en del uro, var det også spændende at følge med i, hvilke spørgsmål der blev stillet. Men det kan en af dem, der sad i call centeret, forklare meget mere om, siger Solvejg von Barm. Det er vigtigt - også for kundechefen - at understrege, at alle medarbejderne har ydet en megaindsats i Det nye administrationssystem har givet meget ekstra arbejde, men på sigt vil det spare tid: - Fremover vil fx ventelistegebyret automatisk blive opkrævet via pbs, og vi skal heller ikke skrive huslejegirokort ud mere, understreger Solvejg von Barm, synligt tilfreds med, at mange arbejdsopgaver bliver lettere. 15

16 - Nu skal vi nemlig i gang med at se på alle arbejdsgange og processer og sikre, at vi også her gør alt på den mest optimale måde, så medarbejderne og vores kunder for alvor kan mærke effekten af det nye system, understreger Solvejg von Barm, inden hun giver ordet til Christian Jensen og selv iler tilbage til sin afdeling. Besvarede mellem og opkald Christian Jensen er en af dem, der var engageret til at svare på spørgsmål i call centeret. I starten støttede de tre sig til den oversigt med spørgsmål og svar, der lå klar til dem, men efterhånden tegnede sig et billede af de spørgsmål, der blev stillet: - Vi havde egentlig regnet med, at det ville vælte ind med spidsfindige spørgsmål, som vi kunne have svært ved at svare på. Der var også mange spørgsmål, men efterhånden tegnede sig et billede, så vi kunne svare både hurtigt og venligt, fortæller Christian Jensen, der for øvrigt nu er fastansat i kundeafdelingen. Han mener, at call centeret nåede at besvare op mod opkald. - Nogle ældre ringede ind, fordi vi havde sendt et brev til deres afdøde ægtefælle. Men når vi så forklarede, at vi ikke automatisk får besked og at de faktisk kunne overtage deres ægtefælles medlemsnummer, hvis de sendte dokumentation til os, så endte de med at blive helt glade for at få at vide, at de havde den mulighed. Der var også mange, som simpelthen havde glemt, at de var medlem af FB. De blev også glade for at få det at vide. Det var utroligt dejligt at tale med så mange mennesker og kunne forklare dem, hvordan det hele hang sammen, siger Christian med et stort smil. Spørger man ham, om der ikke også var mange sure opkald, griner han: - Nej. Der var selvfølgelig nogle rigtigt sure. Men det var ikke ret mange. I specielt de første dage var der nogle gange lidt for lang ventetid, og det er selvfølgelig ikke rart. Men nej, det var mest ældre damer, der blev glade, når vi hjalp dem. Det sværeste var faktisk at sidde ned ved en skærm og svare på spørgsmål hele tiden. Monotont var det, men så skiftedes vi til at rejse os og gå lidt rundt og var så klar igen, forklarer Christian Jensen. Planen er, at når medlemsbeviserne sendes ud inden sommerferien 2008, genopstår call centeret for at spare kundeafdelingens faste medarbejdere for nogle af de mange ekstra telefoner. 16

17 Driften fremtidssikret Også på driftssiden er der arbejdet med fremtidssikring. Til og med 2007 havde 3B en driftsstruktur med ni inspektører, der havde fordelt ansvaret for den daglige drift af boligafdelingerne mellem sig. Det var der mange fordele i, men også en del ulemper. Og da man i inspektørgruppen samtidig stod over for et generationsskift, var det oplagt at se på, om arbejdet kunne struktureres anderledes. Det fortæller tidligere driftschef, nu forvaltningschef Torben Hjelm. stort energimæssigt skridt ind i fremtiden. Indtil da havde energistyringen været præget af mange manuelle og tidskrævende aflæsningsprocedurer, men nu blev der taget et Web-baseret energistyringssystem i brug, som betyder at hvert varmemesterkontor er koblet på via internettet. - Systemet hedder Agenda 2100 og er fra firmaet Keep Focus. Den helt store fordel er, at nu kan den enkelte varmemester taste sine egne oplysninger ind i systemet og se afdelingens el-, vand- og varmeforbrug med det samme. Indtastningerne bliver også registreret centralt i Kronprinsessegade, hvor de medarbejdere, som har ansvaret for forbrugskontrol over for energileverandørerne, bruger de samme data. De data vil efterfølgende også blive anvendt i forbindelse med udarbejdelse af grønne regnskaber og lignende, forklarer en tydeligt tilfreds Torben Hjelm. Også han har ros til sine medarbejdere. Han fremhæver for eksempel energi- og miljøgruppen, der har løftet en stor implementeringsopgave, idet de selv har stået for uddannelsen af samtlige varmemestre i brugen af Agenda Desuden har det kostet meget tid at tilrette data, eksempelvis at registrere samtlige elmålere på fællesarealer i samtlige afdelinger. Men en sidegevinst ved det store arbejde er, at medarbejderne har fået et indgående kendskab til funktionaliteterne i Agenda Vi kunne se i kortene, at en del var på vej på pension. Samtidig var vi interesseret i at få en langt mere ensartet betjening og servicering af boligafdelingerne. Derfor samlede vi inspektørgruppen og drøftede, hvordan vi kunne gøre strukturen mere enkel og ensartet, husker Torben Hjelm og fortæller videre, at det var en lang, men også god proces, hvor blandt andet alle inspektørernes og lokalinspektørernes opgaver blev skrevet ned. Resultatet blev den nye struktur med tre områdekontorer og tre driftschefer. En struktur, der for alvor skulle træde i kraft den 1. januar Nyt energisystem Samtidig med, at der blev arbejdet med ændringen af hele driftsorganisationen, tog 3B den 1. januar 2007 et Energi på dagsordenen igen Fælleskonferencen i 2007 viste, at der er et stort ønske om fokus på energi- og miljøområdet i fremtiden. - Især miljøområdet har ligget lidt i dvale et par år, fordi vi ikke har haft en medarbejder med den rette specialviden. Det blev der rådet bod på i slutningen af 2007, hvor nogle personalemæssige ændringer åbnede op for, at der i begyndelsen af 2008 kunne ansættes en decideret energi- og miljøkonsulent samt en miljømedarbejder, fortæller Torben Hjelm, der glæder sig til at for alvor at tage fat på miljøområdet. - Det første store indsatsområde bliver affaldshåndtering ud fra devisen om, at der penge i skidtet forstået således, at en god og effektiv kildesortering kan betyde store økonomiske besparelser for de respektive boligafdelinger, slutter Torben Hjelm. 17

18 Nye driftschefer nye opgaver Helle Bjerre Reinholdt er en af de tre, der nu er udnævnt til driftschef. Hun har ansvaret for områdekontor København, der dækker Valby, Gladsaxe, Hvidovre og København. Som forvaltningschef Torben Hjelm fortæller, var det et kommende generationsskifte i inspektørgruppen, der satte det hele i gang tilbage i 2005, og Helle Bjerre Reinholdt var med undervejs i overvejelserne om, hvor mange områdekontorer der skulle være: - Vi havde forskellige tal på bordet, og målet var jo at gå fra ni inspektører til et langt færre antal områder, som så til gengæld skal sikre ensartethed i ydelserne til afdelingerne og afdelingsbestyrelserne, fortæller Helle Bjerre Reinholdt. Tallet endte i starten af marts 2007 på tre som det antal, der gjorde ordningen økonomisk bæredygtig. På det tidspunkt var der ikke taget stilling til, hvem de tre områdeansvarlige skulle være, men allerede i juni var man klar til at sætte navne på. Helle fik område København, mens Ole Rasmussen fik ansvaret for områdekontor Herlev og Bjarne Andersen står for områdekontor Amager. - Meningen var, at kompetencen skulle flyttes ud, hvor tingene sker. Det betød, at vi flyttede kompetence fra inspektørerne til lokalinspektørerne og også fra lokalinspektørerne til varmemestrene. Og så kommer de tre områdekontorer på sigt til at varetage en stor del af den sekretariatsfunktion, som hører til de enkelte områder, men som før lå i driftssekretariatet i Kronprinsessegade, siger Helle Bjerre Reinholdt. De ensartede ydelser styrkes også gennem det nye administrationssystem, hvor driftschefer samt lokalinspektører og de varmemestre, der har kontor sammen med lokalinspektørerne, allerede nu har adgang til de fælles oplysninger og kommende skabeloner. Meningen er, at alle i princippet skal have adgang til administrationssystemet og de fælles arkiver i løbet af Men den primære opgave i 2008 bliver ifølge Helle Bjerre Reinholdt opgradering og uddannelse af lokalinspektørerne og varmemestrene i forhold til fx at syne familieboliger. - Her har driften stor hjælp af 3B s driftskonsulent, som via sit store kendskab til Bolig4 har undervist os driftschefer og lokalinspektører i brugen, understreger Helle Bjerre Reinholdt og fortsætter: - Derudover skal vi bruge året på at konsolidere de projekter, der er startet op og samtidig stille og roligt arbejde os hen imod målsætningen om at få en ensartet og resursemæssig fair behandling af alle afdelingerne. Det er meget lettere, når vi ikke har ni forskellige måder at køre afdelingerne på, men har fælles skabeloner og arbejdsgange, pointerer Helle Bjerre Reinholdt. Men allerede før årsskiftet og før den nye struktur officielt trådte i kraft har den bestået eksamen : - Samarbejdet mellem os tre driftschefer har allerede vist sin værdi. Vi arbejder tæt sammen og udveksler både viden og erfaringer. Og lige nu har vi store forventninger til den elektroniske fakturering, som på sigt skal sikre en mere smidig og hurtig behandling af de mange fakturaer, der kommer ind i afdelingerne, slutter Helle Bjerre Reinholdt. 18

19 Østerhøj 19

20 Boligområderne opdateres Per Bro Kardel - i daglig tale Per Bro - er ny byggechef i 3B. Så ny, at han faktisk kun har været med fra november Alligevel har Per Bro allerede visioner for, hvordan fremtiden for 3B s byggerier og byggeafdeling skal forme sig. - Vi skal være en troværdig samarbejdspartner, som står for kvalificerede projekter. Og så skal vi sammen med afdelingsbestyrelserne - skabe de bedste betingelser for beboerne, fortæller Per Bro. Per Bro er helt med på, at det er et langt sejt træk, når afdelingerne fx skal fremtidssikres: - Det kræver langsigtet helhedstænkning, hvor vi tænker både bygninger, det boligsociale, boligområdet og lokalområdet ind, understreger Per Bro. Det er ingen hemmelighed, at byggeafdelingen i 3B har haft svært ved at følge med de mange og gode projekter, beboerne gerne vil sætte i gang: - Men som troværdig samarbejdspartner, der står for kvalificerede projekter, bliver vi nødt til at vente med nogle af de mange gode ideer. Vi er ved at skabe et fuldt overblik over de sager, der allerede er i gang, og har indført nye rutiner, så vi tidligere får kendskab til kommende sager. På den måde kan vi bedre styre og prioritere og planlægge ud fra anslået tidsforbrug og få bugt med vores pukkel, forklarer Per Bro. Der har generelt været problemer med fejl og mangler i dansk byggeri de senere år, således også i vores. Hvad kan vi som almen boligforening gøre ved det? - Som ansvarlig bygherre går vi ind i forskellige sam- arbejder om at højne kvaliteten. Det gør vi fx i bygherreforeningen og med AlmenNet, men også ved at være med i forskellige erfa-grupper, understreger Per Bro. Pilotprojekt om fremtidssikring 3B s bestyrelse har besluttet at gennemføre et projekt om at fremtidssikre afdelingerne. Visionen er, at alle afdelinger har attraktive boliger, der kan leve op til de boligsøgendes ønsker nu og i fremtiden. - Her taler vi ikke kun om den fysiske opgradering. Vi inddrager også det boligsociale område og er med til at udvikle beboerdemokratiet, driften, energi- og miljøområdet samt samarbejdet med kommunen. Det er derfor et godt eksempel på, hvordan vi arbejder på tværs af boligafdelinger og på tværs i virksomheden 3B, siger Per Bro. Det er projektleder Olav Kirchhoff fra byggeafdelingen, der er tovholder på pilotprojektet, som startede med tre afdelinger, nemlig Herlevgårdsvej, Egedalsvænge og Stubmøllevej. - Vi samler erfaringerne fra de tre pilotprojekter, retter projektet til - og efterhånden vil alle afdelinger i 3B så blive gennemgået, slutter Per Bro, før han lader Olav fortælle mere detaljeret om pilotprojekterne. Pilotprojekter i 2007 Afdelingerne Egedalsvænge, Herlevgårdsvej og Stubmøllevej har forskellige udgangspunkter, men de er fælles om at stå over for en række udfordringer især i 20