ÅRSBERETNING 2015 (bemærkninger til årsnøgletal) Retten i Horsens. - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen

Transkript

1 ÅRSBERETNING 2015 (bemærkninger til årsnøgletal) Retten i Horsens - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen Maj 2016

2 2 Indledning kort præsentation af retten Retten i Horsens er lokal byret for Horsens, Skanderborg og Hedensted Kommuner. Retten er normeret med en præsident og 7 dommere. Dertil kommer 6 erfarne dommerfuldmægtige/retsassessorer. Retten modtog i 2015 to uddannelsesfuldmægtige, der over en 3-årig periode skal tage deres uddannelse ved Retten i Horsens. Det samlede juridiske årsværk udgør 14,1. Det samlede administrative personale udgjorde i ,8 årsværk. Den samlede lønsum var på 23 mio. kr. Retten i Horsens er således en af landets mindre retskredse. Retten i Horsens havde ved årets start kun en begrænset overbeholdning af sager, hvorfor hovedsigtet i 2015 som i de tidligere år var at opretholde en høj produktivitet, således at Domstolenes overordnede målsætninger så vidt muligt holdes, samtidig med, at der fastholdes og udvikles højeste kvalitet. Der har endvidere været fokus på, at de gentagne nedskrivninger af lønbudgettet, der har været affødt af såvel faldende sagsantal som generelle nedskrivninger af domstolenes budgetter, har medført et øget behov for fokus på arbejdsgange i afdelingerne. Med dette sigte og for at forbedre arbejdsklimaet, blev der i foråret 2015 gennemført et Bedste Praksis-forløb i skifteretten med fokus på de private skifter. Forløbet har været en stor succes og gentages i foråret 2016 for udvalgte insolvenssager. Intentionerne bag en sammenlægning af Fællessekretariatet og Fogedretten i starten af 2014 var kun delvist opfyldt, og der var efter oplysningerne om produktivitetstallene særligt behov for at se på ressourcefordelingen mellem specialafdelingerne. Der var endvidere et behov for opprioritering af kompetencerne i Info og af it-organiseringen. Disse omstændigheder førte til en ændret organisering, hvor ledelsesopgaverne for Info og it blev placeret i nyoprettet teamlederstilling, og hvor medarbejdere fra specialafdelingerne på skift besætter pladserne i Info med henblik på en bedre og hurtigere ekspedition af publikum. Personale Retten i Horsens fik i 2015 to nye faste dommere, idet en dommer gik på pension og en anden blev udnævnt til landsdommer. De to nye dommerstillinger blev besat samtidig pr. 1. august Retten fik pr. 1. august ny funktionschef i skifteretten. En retsassessor gik på pension med udgangen af november måned. To dommerfuldmægtige forlod embedet i foråret og i stedet blev ansat to nye uddannelsesfuldmægtige. Retten i Horsens er således nu igen uddannelsesembede for nye fuldmægtige. Antallet af juristårsværk var i ,1 mod 14,4 i Det samlede årsværkforbrug for kontorfunktionærer er ligeledes reduceret som følge af reduktion af antallet af modtagne sager og deraf faldende lønsumstildeling. Antallet af kontorfunktionærårsværk var i ,8 mod 24,3 i Reduktionen er sket ved naturlig afgang. Retten har som tidligere år 3 medarbejdere ansat i fleksjob. Den sygefraværspolitik, som blev indført i 2012 har på mange punkter været en succes, hvilket også har afspejlet sig i fine tal. Retten i Horsens har således normalt ligget under det gennemsnitlige sygefravær ved domstolene. Retten i Horsens har imidlertid i 2015 været ramt af flere langvarige sygdomsforløb,

3 3 hvilket har medført et usædvanligt højt sygefravær i For to af disse medarbejdere arbejdes der på overgang til fleksjob. Resultater i 2015 Embedsregnskabet består af to dele. Første del er et Excel regneark, med nøgletal, udarbejdet af Domstolsstyrelsen, hvori man kan læse årets resultater og sammenholde disse med gennemsnittet for samtlige byretter. Regnearket giver også mulighed for at sammenligne med 5. bedste ret og med en vilkårligt valgt anden byret. Anden del af embedsregnskabet består af en beretning med udvalgte nøgletal. Embedsregnskabets tal er for så vidt angår aktivitet og produktivitet en kombination af udtræk fra sagsbehandlingssystemerne over modtagne og afsluttede sager, sammenholdt med medarbejdernes indberetninger om deres tidsforbrug på de enkelte årsværk. Statistikken for 2015 er tilgængelig på domstol.dk under punktet Tal og fakta. Aktivitet: Modtagne sager, udvalgte sagskategorier: Alle straffesager heraf domsmandssager heraf nævningesager Civile sager heraf småsager Forældreansvar Fogedsager Betalingspåkrav Antallet af straffesager er steget med ca. 14 %. Stigningen er sket på sager uden domsmænd (typisk færdselssager) og skyldes det forhold, at Sydøstjyllands Politi i efterårsmånederne satte ekstra ressourcer ind på at rydde denne sagstype fra hylderne. Der blev fortsat i 2015 modtaget forholdsmæssigt mange efterforskningskridt, embedets størrelse taget i betragtning. Antallet af domsmandssager svarer til niveauet i Antallet af nævningesager er stabilt. De ovennævnte tal udgør den numeriske opgørelse af modtagne sager. Domstolsstyrelsen foretager også en optælling af såkaldt vægtede afsluttede sager. Ved vægtede sager forstås antallet af de enkelte sagstyper, hvor der i opgørelsen er indlagt en faktor, der er fastsat under hensyn til, hvor sagsbehandlingsmæssigt belastende den enkelte sag har været. Optællingen sker derfor af de afsluttede sager. Vægtningen er ikke nødvendigvis den samme for juristerne og for kontorfunktionærerne.

4 4 Ret Samlet Straffesager Civile sager Øvrige fogedsager SAMLET BYRETTERNE ,4% -1,0% -6,1% -3,6% Retten i Horsens ,02% 2,0 % -0,04% -10,5% Ret Tvangsauktioner Insolvensskiftesager Dødsboskiftesager Notarialforretninger SAMLET BYRETTERNE ,9% -3,1% 4,8 % -3,3% Retten i Horsens ,9% -16% 14,2 % -11,6% På landsbasis faldt sagstilgangen for samtlige sagstyper vægtede sager med 1,4 %. Det tilsvarende tal for Horsens er 0,02 %. Det betydeligt større fald i sagstilgangen i 2014 for Horsens, sammenlignet med hele landet, er således delvis opvejet af et relativt, betydeligt mindre fald i Produktivitet: Måles som antal vægtede sluttede sager pr. årsværk. Tallet er interessant, fordi det viser, om retten holder et konstant flow af sager, der færdiggøres, og dermed hindrer, at sager hobes op. Det giver derfor et godt ledelsesværktøj til om nødvendigt at ændre på ressourcernes fordeling. I domstolsstyrelsens tal er der taget udgangspunkt i gennemsnittet for byretterne, der således for det samlede resultat, retssager, straffesager og civile sager har 2014 som indeks 100 og for fogedsager og skiftesager 2015 som indeks 100. Retten i Horsens som helhed: Ret Samlet Retssager Straffesager Civile sager Fogedsager Skiftesager BEDSTE RET 104,9 107,0 104,2 105,9 105,5 108,5 109,3 105,6 117,6 110,2 143,6 115,6 SAMLET BYRETTERNE 100,0 101,4 100,0 101,0 100,0 101,7 100,0 99,8 100,0 100,0 100,0 100,0 Retten i Horsens 94,1 96,7 93,2 100,1 103,2 106,9 85,9 94,6 79,8 82,6 163,3 98,1 Ser man alene på juristerne er tallene således: Ret Samlet Retssager Straffesager Civile sager Fogedsager Skiftesager BEDSTE RET 101,2 108,7 106,6 105,0 107,9 108,5 111,3 111,2 123,2 123,7 142,5 139,8 SAMLET BYRETTERNE 100,0 101,2 100,0 99,5 100,0 99,4 100,0 99,2 100,0 100,0 100,0 100,0 Retten i Horsens 91,5 91,1 87,2 93,1 93,7 100,5 82,8 87,6 89,6 73,2 143,0 85,4

5 5 De tilsvarende tal for kontorpersonalet ser således ud: Ret Samlet Retssager Straffesager Civile sager Fogedsager Skiftesager BEDSTE RET 106,7 109,9 105,8 112,5 119,6 125,7 107,2 110,6 113,2 116,7 141,6 112,0 SAMLET BYRETTERNE 100,0 102,0 100,2 102,1 100,0 104,3 100,0 99,1 100,0 100,0 100,0 100,0 Retten i Horsens 97,8 107,4 108,5 120,7 126,1 126,2 94,7 115,0 76,3 87,6 185,9 116,2 Fra tallene kan uddrages følgende: Rettens samlede produktivitet ligger nu under landsgennemsnittet. De med rødt markerede tal viser, på hvilke sagsområder produktivitetstallene er faldet til under gennemsnittet. De samlede tal dækker over store forskelle på produktiviteten for jurister og kontorfunktionærer. Juristernes produktivitet skal dog sammenholdes med, at der ud af embedets samlede juristnormering på 14, har været langtidssygefravær svarende til ca. 1 årsværk. Dette ændrer ikke ved, at der selv med en skønnet korrektion for dette er en produktivitet, der ligger under gennemsnittet. Alle retter bidrager til behandlingen af tvangsfjernelsessager i de kommunale Børn- og Ungeudvalg. For Retten i Horsens drejede det sig i alt om 17 arbejdsdage inkl. forberedelsesdage. Retten i Horsens fik henholdsvis den 1. juli og den 1. oktober 2015 to nye uddannelsesfuldmægtige. De pågældende medregnes med hver 2/3 årsværk i den samlede produktivitet. Produktivitetstallene for juristerne i fogedsager og skiftesager skal ses i det lys, idet de pågældende uddannelsesfuldmægtige i 2015 var helt nye og desuden har medført et ikke ubetydeligt ressourcetræk på de tilknyttede funktionschefer. Kontorfunktionærer ligger på alle sagstyper, bortset fra fogedsagerne, over eller langt over gennemsnittet. For retssager ses således, at vi har landets næsthøjeste produktivitet. Tallene viser også, at en flytning af kontorressourcer fra fogedret til skifteret i foråret 2015 var særdeles velbegrundet. Skifteretten har selv med tilførsel af en fuldtidsstilling en meget høj produktivitet, og tallene for 2015 stemmer bedre med ordentlige arbejdsvilkår i denne afdeling. De gode tal for denne afdeling kan også hænge sammen med gennemførsel af et LEAN forløb i foråret Særligt for fogedretten bemærkes, at der i denne afdeling har været gjort et stort arbejde med implementering af telefonforkyndelser. Det er afdelingens opfattelse, at dette er betydeligt ressourcekrævende i forhold til traditionel forkyndelse. Der arbejdes fortsat på arbejdsgangene i forbindelse med forkyndelser. Målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid: Retten i Horsens lægger stor energi i opfyldelse af Domstolenes mål for sagsbehandlingstid. Der er til stadighed fokus på emnet og målrapporten, blinklysene, har derfor stor bevågenhed, når den offentliggøres.

6 6 Straffesager: MÅLOPFYLDELSE STRAFFESAGER (PROCENT) RETUR OVERBLIK EID Ret Alle alm. straffesager Nævninge- og Tilståelsessager og Voldssager Voldtægtssager <4 MDR. <3 MDR. <2 MDR. <37 DG. <37 DG. 908 MÅL (procent) SAMLET BYRETTER NE 78,9 79,9 69,2 66,2 69,3 68,1 47,7 39,7 35,4 32,6 5. BEDSTE RET 82,3 82,7 80,7 80,7 87,3 85,2 63,8 55,6 66,7 50,0 Retten i Horsens 76,2 80,4 75,3 72,5 66,5 76,8 40,0 46,7 50,0 0,0 Som det ses har retten i 2015 opfyldt målene i alle 3 sagskategorier. I sagskategorien voldssager, der er sluttet med frihedsstraf 46,7 % sluttet inden 37 dage, hvilket er en stigning fra Det bemærkes, at tallene dækker over behandlingen af 4 nævningesager og 1 voldtægtssag. Der er i 2015 gennemført i alt 97 voldssager, hvoraf 33 er afgjort indenfor 37 dage og 62 er afgjort indenfor 2 måneder. I de 15 voldssager, hvor der blev idømt en ubetinget frihedsstraf blev 7 af sagerne afgjort inden for 37 dage. Årsagen til den manglende målopfyldelse i de resterende 8 sager er forskellig. I 3 af sagerne skyldtes det forsvarerens forhold, i 2 af sagerne skyldtes det rettens forhold. I de 3 resterende sager havde tiltalte lovligt forfald til første retsmøde eller sagen måtte udsættes på personundersøgelse/mentalundersøgelse. En enkelt sag belaster den gennemsnitlige sagsbehandlingstid med en afgørelsestid på 554 dage. Det skyldtes, at sagen på første retsmøde blev udsat til ambulant mentalundersøgelse, der var mere end et år undervejs. Der er fortsat et betydeligt fokus på berammelsen af voldssagerne indenfor 37 dage. Det sker blandt andet ved, at en erfaren sekretær alene har ansvaret for berammelsen. Som det ses af tallene, er tiltaltes ret til en bestemt forsvarer en væsentlig del af årsagen til den manglende målopfyldelse. I sagsbehandlingen er der derfor til stadighed fokus på Den særlige Klagerets praksis på dette område. Gennemsnitlig sagsbehandling i dage: Ret Nævningesager Domsmandssager Sager uden domsmænd Tilståelsessag er BEDSTE RET SAMLET BYRETTERNE Retten i Horsens

7 7 For straffesagerne gælder, at der i foråret 2014 på ønske fra Sydøstjyllands Politi blev indgået en berammelsesaftale, der i praksis har medført en ikke ubetydelig begrænsning i muligheden for at fylde juristernes kalendere op med straffesager. Også 2015 har været præget af en ujævn tilgang af sagsbehandlingstunge efterforskningskridt, hvilket har betydet, at den rullende grundlovsvagt også i 2015 var afløst af faste vagtdage for dommere og funktionschefer. Civile sager Retten arbejder konsekvent i overensstemmelse med den civile vejledning. Det er i de civile sager lykkedes at digitalisere meget store dele af kommunikationen mellem advokatkontorerne og retten, alt under hensyn til reglerne for beskyttelse af personoplysninger. Disse tiltag afspejler sig i de gode produktivitetstal for kontorfunktionærerne. Vi må på den anden side indse, at tilrettelæggelsen af forberedelsen af de civile sager og sikring af et hurtigt gennemløb af sagerne ikke er lykkedes. Årsagen kan blandt andet være vakance på funktionschefsstillingen i perioder i Et andet forhold kan være manglende fokus på en effektiv gennemførelse af telefonmøderne. Retten i Horsens arbejder fortsat på at optimere behandlingen af småsagerne, men dette sagsområde har i 2015 været præget af, at to nøglemedarbejdere har været langtidssygemeldte. Retten i Horsens lægger stor vægt på en kort samlet behandlingstid for hovedforhandlede almindelige civile sager og forældreansvarssager. En af parametrene for dette er antallet af afgjorte sager pr. dommer ved embedet, sammenholdt med embedets dommernormering. Ved Retten i Horsens blev der i 2015 sluttet 129 almindelige sager og boligretssager med dom eller forlig efter hovedforhandling, svarende til godt 17 sager pr. normeret dommer. Antallet af afgjorte tunge sager, efter hovedforhandling, dvs. sager med en sagsgenstand over 1 mio. kr., sager med kollegial behandling og forvaltningssager var 24, mod 27 i Der blev i 2015 sluttet 71 forældreansvarssager efter retsmøde/retsmægling, svarende til knapt 10 sager pr. normeret dommer. Målopfyldelse, civile sager, i procent: Ret Alle alm. sager, boligsager, småsager og forbud/påbudssager Hfh. almindelige sager og boligsager Hfh. småsager Alle forældreansvarsog ægtefællesager <6 MDR. <15 MDR. <9 MDR. <6 MDR. MÅL (procent) SAMLET BYRETTERNE 67,4 68,5 60,8 61,8 63,7 62,9 77,7 74,5 5. BEDSTE RET 73,5 73,7 71,5 70,2 81,8 79,4 88,9 87,9 Retten i Horsens 63,9 63,3 71,0 59,6 51,1 35,0 84,0 84,9

8 8 Gennemsnitlig sagsbehandlingstid i dage: Ret Hovedforhandle de almindelige sager Hovedforhandle de boligretssager Hovedforhandle de småsager Alle civile sager Forhandling s Alle ægteskabssag er Alle forældreansvarssage r BEDSTE RET SAMLET BYRETTERN E Retten i Horsens Retten i Horsens har tidligere ligget særdeles tilfredsstillende med en lav gennemsnitlig sagsbehandlingstid for de fleste sagsområder. Disse gode resultater er desværre udeblevet i 2015, bortset fra forældreansvarssagerne, som fortsat er godt placeret. Særligt for ægteskabssagerne bemærkes, at tallene dækker over 18 sluttede sager, hvoraf den ene var anlagt i 2006 og altså har haft en sagsbehandlingstid på mere end 3200 dage. Fogedsager Målopfyldelse, fogedsager, i procent: Ret Alm. fogedsager og betalingspåkrav Særlige fogedsager Tvangsauktion solgt efter 1. auktion <3 MDR. <2 MDR. <5 MDR. MÅL (procent) SAMLET BYRETTERNE 85,5 81,9 83,9 82,1 83,7 83,3 5. BEDSTE RET 92,0 89,9 90,9 89,4 94,4 93,9 Retten i Horsens 90,1 85,6 79,4 81,9 86,4 97,3 Retten i Horsens opfylder således kun i 1 ud af 3 kategorier af de opstillede måltal. Gennemsnitlig sagsbehandlingstid i dage: Ret Alm. fogedsager Særlige fogedsager Betalingspåkrav Tvangsauktioner BEDSTE RET SAMLET BYRETTERNE Retten i Horsens

9 9 Som det ses ligger Retten i Horsens fint i forhold til landsgennemsnittet, men kan arbejde med en målsætning om at nå op blandt landets 5 bedste. Tallene skal dog ses i sammenhæng med produktivitetstallene for den pågældende afdeling. Skiftesager Arbejdsgangene i afdelingen blev i foråret 2015 for så vidt angår de private skifter underkastet en kritisk gennemgang med LEAN- briller. Det var nødvendigt, fordi arbejdspresset gennem mange måneder havde været alt for højt med den virkning, at det påvirkede arbejdsmiljøet. Processen, der blev forestået af Bedste Praksis-konsulenterne i samarbejde med funktionschefen og afdelingslederen, var en stor succes. Samtidig blev der på grundlag af sidste års tal tilført yderligere ressourcer. Dødsboerne blev afviklet stort set i overensstemmelse med de vejledende mål. Målopfyldelse, skiftesager, i procent: Udlevering af bo Tvangsopløsningssager (eksklusive likvidation) Gældssanering (dog kun indledte sager) Ret <2 MDR. <3 MDR. <9 MDR. MÅL (procent) SAMLET BYRETTERNE 83,1 81,3 81,4 91,1 75,1 79,4 5. BEDSTE RET 88,4 87,8 92,0 96,7 86,5 87,4 Retten i Horsens 57,5 78,7 87,6 95,1 82,1 86,7 Særligt for tallene for udlevering af boer kan resultatet af det vellykkede LEAN forløb aflæses, idet tallet er steget fra 57,5 til 78,7 %. Gennemsnitlig sagsbehandlingstid for dødsboerne i dage var således: Ret Boudlæg Uskiftet bo Privat skifte Forenklet privat skifte BEDSTE RET SAMLET BYRETTERNE Retten i Horsens Ledelse og administration: I en tid, hvor der til stadighed forventes stort fokus på offentlige myndigheders effektive sagsbehandling og målopfyldelse, er det naturlig at være særligt opmærksom på anvendelsen af ressourcer til administration og ledelse. Ved domstolene er tidsregistreringen for personalet opstillet således, at alt, hvad der vedrører den egentligt sagsbehandling, henføres under sagsområderne. Der bruges imidlertid fortsat en del ressourcer på serviceforanstaltninger, som ikke direkte kan henføres til

10 10 sagsområderne. Samtidig må vi konstatere, at it-opgaverne fylder mere og mere, og at det ikke vil blive mindre i de kommende år. Årsværkforbruget til generel ledelse og administration i absolutte tal og %-del af det samlede årsværk ser således ud: Ret Årsværk til generel ledelse og administration %-del til generel ledelse og administration SAMLET BYRETTERNE Jurister 36,4 37,3 35,6 8,1% 8,4% 8,3% Kontor 155,3 135,8 123,1 18,1% 16,5% 15,4% Elev 15,7 10,6 7,2 18,2% 12,6% 9,0% Fleks 23,0 21,5 21,7 46,9% 42,6% 44,0% Øvrige 74,8 71,8 70,9 81,3% 82,6% 81,1% Samlet 305,1 276,9 258,6 19,9% 18,6% 17,8% - ekskl. fleks og elever 230,0 244,9 229,7 16,5% 18,1% 17,4% Retten i Horsens Jurister 1,2 1,2 1,3 8,2% 8,4% 9,0% Retten i Horsens Kontor 4,4 4,3 3,5 17,3% 17,5% 16,2% Retten i Horsens Elev 0,8 0,4 0,5 20,9% 9,3% 16,4% Retten i Horsens Fleks 1,0 1,0 0,8 28,1% 34,6% 28,6% Retten i Horsens Øvrige 2,9 2,5 2,4 95,5% 89,1% 74,1% Retten i Horsens Samlet 10,2 9,4 8,4 20,5% 19,3% 18,8% - ekskl. fleks og elever 8,4 8,0 7,1 19,8% 19,2% 18,3% For Retten i Horsens var 2015 et turbulent arbejdsår i administrationen, idet administrationschefen efter en længerevarende sygdomsperiode opsagde sin stilling, der således var ubesat i knapt ½ år. Faglig kvalitet Det er også i 2015 tilstræbt, at plenar- og juristmøder har et fagligt relevant indhold, og både dommere og øvrige jurister deltager i vidt omfang i erfa-grupper. Øvrige jurister har i årets løb deltaget i behandlingen af kollegiale sager. Den daglige kvalitet i retsarbejdet søges fremmet ved ugentlige frokostmøder i dommerkollegiet til drøftelse af aktuelle sager. Retten har ca. 8 gange i årets løb haft møde med chefanklageren/en advokaturchef for Sydøstjyllands Politi med henblik på en praktisk tilrettelæggelse af arbejdet og på udveksling af informationer om organisationernes aktuelle udfordringer. En indgået berammelsesaftale er omtalt andetsteds. Digitalisering Retten i Horsens var i 2012 udset til at være pilotembede på JFS 0.6, digital modtagelse og oprettelse, og havde i den anledning i årets løb forsøgt at sprede viden om projektet ud i organisationen, så vi var klar til modtagelsen. Efter at Domstolsstyrelsen bestemte, at JFS 0.6 i den foreliggende form ikke var klar til udrulning ved embederne, blev det besluttet, at selve JFS-platformen skulle afprøves gennem et begrænset forløb i

11 11 efteråret Afprøvningen omfattede civile sagers behandling fra modtagelse til dom. Retten i Horsens var sammen med Vestre Landsret valgt som testembede, og testen fandt sted under et særdeles intensivt forløb i november/december Testforløbet førte til, at Domstolsstyrelsen i januar 2014 besluttede at arbejde videre med JFS-platformen som det kommende, fuldt digitale, grundlag for sagsbehandlingssystemerne ved Danmarks Domstole. Retten i Horsens skal være pilotembede på de civile sager, som er første del af projektet. Pilotprojektet forventedes igangsat 1. kvartal I løbet af efteråret 2015 blev det klart, at denne tidsplan ikke kunne holde. Projektet forventes nu igangsat den 6. september Retten i Horsens har deltaget i denne proces på mange planer. En dommer sidder i arbejdsgruppen for projektet og har således bidraget til arbejdet med blandt andet kravspecifikation i forbindelse med udbuddet af opgaven. Embedets præsident sidder i styregruppen for projektet. En lang række medarbejdere har løbende i 2015 bidraget som testpersoner til systemet. Retten har i 2014 fået nævningeretssalen fuldt udstyret til gennemførelse af en ren digital straffesag. Der har været flere generalprøver på digital gennemførelse af straffesagerne i form af delvist digitaliserede forelæggelser fra anklagemyndigheden i nogle større straffesager. Vi mangler fortsat at gennemføre fuldt digitaliserede straffesager, men sætter vores lid til en varslet samarbejdsaftale mellem Domstolsstyrelsen, Rigsadvokaten og Rigspolitiet. Retten har endvidere i 2015 draget de første erfaringer med videofremstilling af arrestanter i forbindelse med fristforlængelser. Erfaringerne er blandede, hvilket har medført, at retterne i Horsens og Kolding har foreslået et fælles møde til afstikning af rammerne for afvikling af disse retsmøder. Retsmøder via videolink har også været anvendt i civile sager og i udenlandske anmodninger om bevisoptagelse. Desuden bruges udstyret ofte i forbindelse med almindelig mødeaktivitet. Som en opfølgning på Boston Consultings anbefalingerne søsatte Domstolsstyrelsen i foråret 2015 et itprojekt, der skulle gennemføre en digital modtagelse af dødsanmeldelser direkte fra Kirkeministeriet og gerne suppleret med oplysninger om familieforhold og økonomi for afdøde til brug for en mere effektiv behandling af disse sager. Embedets præsident blev valgt som formand for styregruppen, og afdelingslederen i skifteretten har deltaget i arbejdsgruppen. De nævnte funktioner i det nye system blev undervejs suppleret med en digital afsendelsesmotor, som den kendes fra det civile system. Arbejdet er forløbet planmæssigt og forventes udrullet til retterne i april Samtlige dommere og øvrige jurister er udstyret med ipads og bruger disse til blandt andet litteratursøgning i sagsbehandlingen. Trivsel og motivation samt udvalgte HR-nøgletal Som led i gennemførelsen af fokusområdet Konflikthåndtering deltog samtlige medarbejdere med stort udbytte i efteråret 2015 i et to-dages kursus, tilrettelagt af Domstolsstyrelsen. Vi blev meget klogere på diverse konfliktstrategier og på menneskers reaktioner i stressede situationer. Sygefraværet Retten i Horsens har løbende haft fokus på sygefraværet, og udarbejdede i 2012 som led i Domstolsstyrelsens indsats for nedbringelse af sygefraværet, en ny sygefraværspolitik. Sygefraværspolitikken tager sit udgangspunkt i, at det for alle parter er bedst, hvis der følges hurtigt op på sygemeldinger og at det tilstræbes, at arbejdet hurtig genoptages på de vilkår, som den sygdomsramte kan magte.

12 12 Et blandt flere tiltag i sygefraværspolitikken har været fokussamtalen, der finder sted, hvis en medarbejder har haft mere end 3 sygeperioder inden for de seneste 6 måneder. Fokussamtalen skal afdække, om det er arbejdsrelaterede forhold, der ligger til grund for sygefraværet og om arbejdspladsen kan gøre noget for at løse problemerne for den enkelte. Ved langtids-sygefravær søger retten ligeledes ved sygefraværssamtaler at sikre kontakt til arbejdspladsen samt iværksættelse af eventuelle tiltag, som kan lette og fremskynde en raskmelding. Som nævnt i indledningen var sygefraværet i 2015 præget af flere medarbejderes langtidssygefravær. Det samlede gennemsnitlige fravær pr. medarbejder ved Retten i Horsens var således steget fra 7,7 dage i 2014 til 14,6 dage i Hyppigt sygefravær har i 2015 ikke givet anledning til fokussamtaler. Der forventes i foråret 2016 oprettet to fleksjob til medarbejdere, der har været plaget af sygdom. Præsidenten gennemførte i foråret 2015 trivselssamtaler med samtlige kontorfunktionærer. Der har ikke været gennemført APV i 2015, idet der i stedet arbejdes på en individuel arbejdspladsgennemgang i efteråret Udviklingsaktiviteter i 2016 Retten i Horsens er som nævnt pilotembede på JFS Civil, der forventes iværksat den 6. september Der bliver tale om en markant ændret arbejdsform i de civile sager, og ændringer berører en række medarbejdere i begge personalegrupper vil derfor i mange sammenhænge være præget af forberedelserne til projektet og selve implementeringen. Den vigende sagstilgang og den lave produktivitet har givet ledelsesgruppen anledning til forskellige tiltag. Der vil endvidere være øget fokus på at få straffesagerne berammet inden for de opstillede målsætninger. Retten i Horsens, den 4. maj 2015 Ingrid Thorsboe, byretspræsident