Region Midtjylland Regionssekretariatet. Referat. af møde i HMU for fællesfunktioner, stabe og Regional Udvikling. 27. januar 2017 /LOHOLK

Transkript

1 Region Midtjylland Regionssekretariet 27. januar 2017 /LOHOLK Refer af møde i HMU for fællesfunktioner, stabe og Regional

2 Indholdsfortegnelse Pkt. Tekst Side 1 Godkendelse af HMU-refer 1 2 Drøftelse af Kodeks 2 3 Ændring af regionens rygepolitik 4 4 Høring af Region Midtjyllands mangfoldighedspolitik 8 5 Valg til MED-systemet 10 6 Vejledning om offentligt anstes ytringsfrihed 11 7 Orientering om etablering af ny vareforsyning 12 8 Gensidig orientering og eventuelt 14

3 Godkendelse af HMU-refer Det indstilles, refer af HMU-mødet den 26. august 2016 godkendes. Sagsfremstilling Refer af HMU-mødet den 26. august 2016 er tidligere fremsendt til HMU og vedlægges med henblik på godkendelse. Beslutning Referet blev godkendt. Bilag HMU-refer, pdf

4 Drøftelse af Kodeks Det indstilles, HMU drøfter udkast til kodeks for politisk rådgivning og bistand i Region Midtjylland HMU drøfter kommunikionsstregien for kodeks Sagsfremstilling Administrionen har udarbejdet et udkast til et kodeks for politisk rådgivning og bistand i Region Midtjylland. Inspirionen til kodeks stammer fra Bo Smith udvalgets rapport fra 2015, der indeholder et forslag til et kodeks for ledere og anste i den offentlige administrion. Der henvises til vedlagte bilag. Udkast til kodeks er sendt til, der har sendt det videre til høring i LMU'erne. På den baggrund har HMU modtaget vedlagte høringssvar fra LMU'erne. Der er modtaget høringssvar fra følgende LMU'er: Sundhedsplanlægning Præhospitalet Koncern HR Regionssekretariet Koncern Kvalitet Med afsæt i vedlagte udkast til kodeks drøfter HMU kodeks, herunder drøftelse af eventuel høringssvar fra HMU med baggrund i fremsendte høringsbemærkninger fra LMU'erne. Der henvises til vedlagte høringsbrev, Kodeks høringsversion og Kommunikionsstregi for kodeks, samt LMU'ernes høringssvar. Beslutning Ledersiden bemærkede, det foreslås, formandskabet udarbejder et udkast til høringssvar, hvor input fra LMU'erne indarbejdes samt input fra drøftelsen på mødet. Det

5 3 samlede høringssvar skal behandles i RMU, før sagen skal videre til godkendelse i regionsrådet. Ledersiden redegjorde for processen omkring kodeks, hvor der har været afholdt fyraftensmøder for medarbejdere i Regionshuset Viborg og Aarhus. Direktionen har modtaget mange gode indspark, som vil indgå i den videre bearbejdning af kodekset. Medarbejdersiden kvitterede for høringssvarene fra LMU'erne. Der er modtaget 5 høringsvar, og det ka måske opftes som et udtryk for, der er forskel på, hvor tæt medarbejderne er på det politiske niveau i de respektive afdelinger. Det er derfor vigtigt bemærke de mange positive tilkendegivelser, som fremgår af de fremsendte høringssvar. Medarbejdersiden udtrykte ros for en tydelig proces, som har givet mulighed for inddragelse på alle niveauer samt mulighed for tilkendegivelser på fyraftensmøder. Medarbejdersiden bemærkede, det er vigtigt, det i den sidste del af processen omkring bearbejdning af kodekset bliver tydeliggjort, hvilke input fra fyraftensmøder og høringssvar, som er taget med i den endelige version. Medarbejdersiden bemærkede, der i overskriften for skemaet om kodeks står "samspil med regionsrådet". Det bør ændres til "rådgivning og bistand til regionsrådet", som det fremgår andre steder i skemaet. Dette ud fra en betragtning om, det er varierende, hvor tæt den enkelte medarbejder føler være i samspil med det politiske niveau. Ledersiden bemærkede, ændringsforslaget til skemaet vil blive taget med videre i bearbejdningen af den endelig version af kodeks. Bilag Høringsbrev Kodeks høringsversion pdf Kommunikionsstregi for kodeks høringsversion pdf Høringssvar om Kodeks for samspil med regionsråd (SUPL) Præhospitalets høringssvar vedr. kodeks Høring_Koncern HR Høringsbrev om Kodeks Regionssekretariet Høringssvar til kodekset for politisk rådgivning og bistand i RM.pdf

6 Ændring af regionens rygepolitik Det indstilles, regionens rygepolitik ændres, så den også omfter e-cigaretter, og regionens rygepolitik ændres, så det for alle regionens arbejdspladser gælder, medarbejderne ikke må ryge i arbejdstiden Sagsfremstilling Folketinget har vedtaget lov om elektroniske cigaretter. Loven er trådt i kraft den 7. juni (Se udsnit af loven sidst i dokumentet.) Ændringen af rygeloven indebærer, regionens rygepolitik skal ændres, så den også omfter e-cigaretter. Region Midtjyllands rygepolitk blev vedtaget i 2008 og revideret i 2012 i forbindelse med en skærpelse af rygeloven. Rygepolitikken tager udgangpunkt i, Region Midtjyllands arbejdspladser er røgfri. Det betyder, der ikke må ryges i regionens lokaler, udendørsarealer og i regionens køretøjer. På den måde sikres, medarbejdere, brugere og borgere, der færdes i regionens lokaler, ikke udsættes for tobaksrøg. der lokalt kan dispenseres for rygeforbuddet Den nuværende rygepolitik er udarbejdet med udgangspunkt i loven og et ønske om mulighed for lokale rygepolitikker på hospitaler, institutioner mv. I forbindelse med regionens rygepolitik skal ændres, har direktionen set på, hvordan rygepolitikken for medarbejdere er implementeret lokalt, herunder for se om der findes rygepolitikker, der er strammere end den regionale politik. Borgere og pienter For borgere og pienter gælder, : Der må ikke ryges i regionens bygninger, udendørsarealer og køretøjer. Ledelsen skal lokalt anvise passende områder for rygning i det fri, dog ikke i umiddelbar nærhed af indgange til regionens bygninger. Lokale rygepolitikker for medarbejdere Overordnet for medarbejdere gælder, : Der må ikke ryges i regionens bygninger, udendørsarealer og køretøjer.

7 5 Ledelsen kan lokalt beslutte efter drøftelse i det relevante MEDudvalg - anvise passende områder for rygning i det fri, dog ikke i umiddelbar nærhed af indgange til regionens bygninger. Der skal være tilgængelige og gris tilbud om støtte til rygestop i regionen. Rygepolitikkerne for medarbejderne fremgår nedenfor: Lokalitet Hospitalsenhed Midt Hospitalsenheden Horsens Rygepolitik for medarbejdere Medarbejderne må ikke ryge på mriklen og må ikke forlade mriklen i arbejdstiden. Det vil sige, medarbejderne ikke må ryge i arbejdstiden. Gælder også e-cigaretter. Det er ikke tilladt ryge på mriklen, heller ikke i arbejdstiden - gælder også e-cigaretter. Psykiri og Social Medarbejderne må ikke ryge i arbejdstiden - gælder også e- cigaretter. Hospitalsenheden Vest Aarhus Universitetshospital Regionshospitalet Randers Regionshusene Der må ikke ryges i Hospitalsenheden Vests bygninger, udendørsarealer og køretøjer. Gælder også e-cigaretter. Reglerne tolkes således, der er forbud mod rygning i arbejdstiden. Medarbejdere må ikke ryge på hospitalets områder i arbejdstiden. Gælder også e-cigaretter. Rygning er ikke tilladt i arbejdstiden. Medarbejderne har mulighed for ryge i rygerum, der er opstillet udenfor regionshusene. Som det fremgår, er regionshusene det eneste område i regionen, hvor medarbejderne har mulighed for ryge i arbejdstiden. Direktionen foreslår, den fælles rygepolitik ændres, så det på alle regionens arbejdspladser gælder, det ikke er tilladt ryge i arbejdstiden. Det vil betyde en ændring for, da det er det eneste HMU-område, hvor ændringen af retningslinjerne vil indebære en ændring, og ændringen behandles derfor i HMU. Udsnit af loven I udsnit af loven, hvoraf det blandt andetfremgår: 3. Det er ikke tilladt anvende elektroniske cigaretter med eller uden nikotin i eller på 1).. opholdssteder og lign., der har optaget børn og unge under 18 år, jf. dog stk. 2 og 3, Stk. 2. På anbringelsessteder målrettet børn og unge under 18 år, der også fungerer som bolig for de unge, kan ledelsen på stedet tillade, de unge anvender elektroniske cigaretter udendørs på institutionens område.

8 6 Stk. 3. På sikrede afdelinger på døgninstitutioner og delvis lukkede døgninstitutioner, der også fungerer som bolig for unge under 18 år, kan ledelsen på stedet tillade, unge anvender elektroniske cigaretter i lokaler, der er særligt tilegnet dette formål, på deres egne værelser og udendørs på institutionens område. Stk. 4. Det er ikke tilladt anvende elektroniske cigaretter i lokaler omftet af stk. 1, nr. 2, hvis lokalet primært er indrettet som børnenes lege- og opholdsrum. 4. Lederen eller arbejdsgiveren skal på uddannelsesinstitutioner og arbejdspladser, der ikke er omftet af 3, stk. 1, og på steder, hvortil offentligheden har adgang, udarbejde en skriftlig politik for anvendelse af elektroniske cigaretter. Politikken skal være tilgængelig for brugere, medarbejdere og besøgende. Stk. 2. Politikken, jf. stk. 1, skal som minimum indeholde oplysning om, hvorvidt og i givet fald hvor der må anvendes elektroniske cigaretter. Ændring En ændring af rygepolitikken kan ske ved, der tilføjes, den også gælder rygning af e-cigaretter. Vedrørende medarbejderne kan rygepolitikken ændres så den får følgende ordlyd: Medarbejdere i Region Midtjylland Medarbejderne må ikke ryge i arbejdstiden. Ledelsen på den enkelte arbejdsplads har ansvaret for, alle gældende regler overholdes. En medarbejders overtrædelse af rygeforbuddet på en arbejdsplads behandles efter de regler, der gælder for den pågældendes ansættelsesforhold i øvrigt. Gentagne overtrædelser kan indebære, medarbejderen afskediges fra sin stilling. En ændring af rygepolitikken skal behandles af Regions-MEDudvalget og godkendes af regionsrådet Beslutning Ledersiden bemærkede, der foreslås en ændring af regionens rygepolitik, så den også omfter e-cigaretter, samt rygepolitikken ændres, så det gælder for alle regionens arbejdspladser, medarbejderne ikke må ryge i arbejdstiden. Det betyder en ændring for HMU-fællesfunktioner, stabe og Regional, da det er det eneste HMUområde, hvor medarbejderne i dag har mulighed for ryge i arbejdstiden. Medarbejdersiden bemærkede, der på formødet er modtaget mange tilkendegivelser for og imod forslag om ændring af rygepolitikken. Der er meget forskellige opftelser af, hvordan rygepolitikken opleves i dagligdagen, og der opleves stor forskel på kulturen mellem HMU'erne.

9 7 Medarbejdersiden bemærkede, det er behov for en forklaring på, hvad baggrunden er for forslaget om, medarbejdere ikke må ryge i arbejdstiden. Medarbejdersiden finder, forslaget er udtryk for en indskrænkning af de muligheder og rettigheder, som medarbejderne i har idag. Det blev bemærket, man ikke ønsker, det skal være en tillidsrepræsentantopgave føre kontrol med, om reglerne overholdes. Endvidere blev det bemærket, forslaget er problemisk i forhold til de gråzoner, som kan opstå i forbindelse med transport mellem mrikler, møder og kurser ude af huset, samt hvordan man som medarbejder forholder sig i forhold til hjemmearbejdspladsen. Ledersiden bemærkede, baggrunden for ændringen af rygepolitikken er, Region Midtjylland har et ansvar som region for gå forrest på sundhedsområdet. Det blev aftalt, Koncern HR supplerer udkast til forslag om ændring af rygepolitikken, så begrundelse for ændringen fremgår, og der indgår eksempler på de områder, hvor der kan være behov for opklare gråzoner. Derefter sendes merialet i høring hos LMU'erne. Der afsættes god tid til drøftelse af rygepolitikken på næste møde i HMU. Bilag lov om e-cigaretter Rygepolitik godkendt af RR 24 oktober 2012

10 Høring af Region Midtjyllands mangfoldighedspolitik Det indstilles, høringsudkast til mangfoldighedspolitikken drøftes. Sagsfremstilling Regionsrådet har besluttet, der skal udarbejdes en revideret mangfoldighedspolitik. På baggrund af input fra regionsrådet og en bred vifte af leder- og medarbejderrepræsentanter er der udformet vedlagte udkast, som hermed sendes i høring til Hoved- MEDudvalgene. Udkastet et udformet med input fra blandt andet regionsrådet, Regions- MEDudvalget, Hoved-MEDudvalgenes formandskaber og relevante lederfora inkl. direktionen, Lederforum for HR og HR-chefkredsen. Det foreliggende udkast og høringsprocessen er drøftet og aftalt med Regions- MEDudvalget. Høringsfrist og den videre proces Høringsfristen er fredag den 10. marts 2017 kl Opfølgningen på høringssvarene vil blive drøftet på Regions-MEDudvalgets møde den 28. april Et udkast til revideret mangfoldighedspolitik forventes herefter blive behandlet i regionsrådet i maj/juni måned Beslutning Ledersiden bemærkede, regionsrådet har besluttet, der udarbejdes en revideret mangfoldighedspolitik. Politikken er inspireret af, hvordan andre offentlige og prive virksomheder har valgt arbejde med området. Den reviderede politik tager udgangspunkt i, man ønsker have fokus på, hvilken betydning en mangfoldig personalesammensætning har for opgaveløsning og rekruttering. Jakob Olesen redegjorde for udkast til mangfoldighedspolitik. På baggrund af den nye politik vil der blive udarbejdet et mangfoldighedsbarometer på mere detaljeret niveau på HMU og afdelingsniveau. Der vil blive mulighed for hente da i BI-portalen. Endvidere vil der blive taget initiiv til et øget samarbejde med udvalgte uddannelsesinstitutioner. Der vil fremadrettet være fokus på værdien af mangfoldighedssammenste teams samt på vigtigheden af den gode introduktion af medarbejdere.

11 9 Medarbejdersiden kvitterede for redegørelsen. Det blev bemærket, det er vigtigt, politikken ikke kommer til anspore til hverken positiv eller negiv diskriminion overfor bestemte medarbejdergrupper. Politikken bør handle om, hvordan vi som region arbejder på blive en traktiv arbejdsplads. Ledersiden bemærkede, input fra drøftelsen tages med i udarbejdelsen af høringsudkast. Det er vigtigt, mangfoldighedspolitikken har fokus på, hvordan vi som region bliver en traktiv arbejdsplads. Bilag Master_mangfoldighedspolitik_udkast_2016.pdf

12 Valg til MED-systemet Det indstilles, der gives en orienteres om valg til MED-systemet Sagsfremstilling I Region Midtjyllands MED- og arbejdsmiljøaftale fremgår det, der skal afholdes valg til MED- og arbejdsmiljøorganisionen i 1. kvartal i ulige år. For HMU'erne skal valgene være afsluttet senest den 28. februar De faglige organisioner bedes sikre, valgene afholdes, og de er afsluttet senest den 28. februar Der henvises til vedlagte brev til HMU samt tidsplan og procedure for valg til MEDsystemet. Beslutning Ole Echers bemærkede, deadline for valg til LMU'er er den 20. februar For HMU'er skal valgene være afsluttet senest den 28. februar Bilag Brev vedr. valg til MED-system Tidsplan og orientering om procedure vedr valg 2017.pdf

13 Vejledning om offentligt anstes ytringsfrihed Det indstilles, vejledning om anstes ytringsfrihed tages til orientering Sagsfremstilling Justitsministeriet har 31. oktober 2016 udsendt pressemeddelelse og vejledning om offentligt anstes ytringsfrihed. Linket er inds nedenfor til orientering for HMU. Link til pressemeddelelse og vejledning: Beslutning Ole Echers bemærkede, formandskabet har valgt vedlægge vejledningen om ytringsfrihed til orientering, da det kan give inspirion f.eks. i forhold til kodeks.

14 Orientering om etablering af ny vareforsyning Det indstilles, der gives en orientering om etablering af en ny vareforsyning i Region Midtjylland Sagsfremstilling I forbindelse med omstillingsplanen 2010/2011 besluttede Regionsrådet, en priv logistikpartner skal drive et fælles varelager for Region Midtjylland. Opgaven skal nu igen sendes i udbud, og der skal vælges logistikpartner senest juli I maj 2016 er der etableret en midlertidig projektorganisering, der skal opbygge en professionel vareforsyning, herunder forberede udbuddet af et nyt regionslager. Det er en forudsætning, hospitalernes centrale varelagre (ikke afdelingsdepoter) nedlægges, når det regionale varelager er etableret. Ud over nedlæggelsen af hospitalernes centrale varelagre, så vil etableringen af et regionslager ændre på arbejdsgangene i forbindelse med bestilling af varer og modtagelse af varer. Herudover vil der blive tale om, regionens varesortiment skal gøres væsentlig smallere. Det vil også berøre sundhedshuse, sociale institutioner og administrive enheder. Der gives en orientering af etableringen af en ny vareforsyning i Region Midtjylland. Der henvises til vedlagt bilag, not om vareforsyningen og brev til HMU. Beslutning Carsten Lind orienterede om etablering af ny vareforsyning. Det forventes, stordrift og volumen på færre artikler betyder, der kan findes besparelser på området. Det vil betyde, medarbejderne vil opleve et smallere varesortiment. Der vil være mulighed for anke, hvis fjernelse af artikler kunne have en negiv betydning for arbejdsmiljøet. Medarbejdersiden bemærkede, der bør være et tilbagemeldingssystem for både ris og ros af det ændrede varesortiment, samt der forts er opmærksomhed på de områder, der kan have et særligt behov for specielt udstyr, og som umiddelbart ikke er administrive arbejdsfunktioner. Bilag

15 13 Etablering af vareforsyning_mot om inddragelse af MED-system Brev til formændene for HMU_vareforsyning

16 Gensidig orientering og eventuelt Det indstilles, emnerne under dette punkt tages til orientering. Sagsfremstilling Under dette punkt er der mulighed for orientere om aktuelle emner. Beslutning Ole Echers orienterede om processen for APV og TULE, samt der vil være en generelt tilbagemelding, når alle afdelinger har gennemført TULE. Ole Echers orienterede om temamøde i februar. Der er sendt en mail ud til arbejdsmiljøgrupperne. Ole Echers bemærkede, der på formødet blev spurgt til, hvad stus er i forhold til, om RKKP skal være en del af HMU. Det blev aftalt, Regionssekretariet udarbejder en tilbagemelding herpå. Endvidere blev der på formødet drøftet en henvendelse fra Præhospitalet om ønske om eget HMU. Der sendes et svar på henvendelsen fra direktionen