Referat af møde i HMU for fællesfunktioner, stabe og Regional Udvikling

Transkript

1 Region Midtjylland Regionssekretariet Viborg, den 11. december 2014 /LOHOLK Refer af møde i HMU for fællesfunktioner, stabe og Regional Til stede: Christian Boel, Jakob Olesen, Annette Thomsen, Ole Echers, Peder Bang, Jakob Illum, Mona Anker, Rikke Nielsen, Connie Waldstrøm, Ulrik Serges, Lars Ole Dybdal (deltog under punkt 6.) og Louise Holk (referent). Ikke til stede: Peter Hansen, Lars Degnbol, Holger Schildt Knudsen, Hans Fredborg, Jes Pedersen, Carsten Lind, Mette Kjølby, Kjeld Martinussen, Lise Tjerrild, Else Ammitzbøll, Lisbeth Emmery Jørgensen og Thomas Højsgaard.

2 Indholdsfortegnelse Pkt. Tekst Side 1 Godkendelse af refer 1 2 Årlig arbejdsmiljødrøftelse 2 3 Valg til MED-systemet 4 4 Ændring i udbetalingsperioden for timelønnede 6 5 Godkendelse af mødeplan Gensidig orientering 8

3 Godkendelse af refer Det indstilles, refer fra HMU-møde den 19. august 2014 godkendes. Sagsfremstilling Referet fra HMU-møde den 19. august 2014 er tidligere fremsendt til HMU, og vedlægges med henblik på godkendelse. Beslutning Referet blev godkendt uden bemærkninger. Bilag HMU_refer_

4 Årlig arbejdsmiljødrøftelse Det indstilles, arbejdsmiljøet for HMU drøftes. Sagsfremstilling Jf. MED- og Arbejdsmiljøaftale for Region Midtjylland skal der én gang årligt gennemføres en årlig arbejdsmiljødrøftelse på alle niveauer i MED- og Arbejdsmiljøorganisionen. Formålet med den årlige arbejdsmiljødrøftelse er tilrettelægge samarbejdet og arbejdsmiljøarbejdet bedst muligt. Koncern HR, Fysisk Arbejdsmiljø anbefaler, de fælles stregiske fokusområder for Region Midtjylland indgår i drøftelsen: Sundhed og trivsel Ulykkesforebyggelse Ergonomi og forflytning Der er vedlagt dapakke, som har til formål understøtte drøftelsen. Dapakken indeholder udtræk for de og 3. kvartal i 2014, og indeholder da for ulykker, påbud, sygefravær og personaleomsætning. Der er desuden vedlagt et hjælpeskema, der ligeledes kan anvendes til drøftelsen. Beslutning Arbejdsmiljøorganisionen indledte med bemærke, selvom man ser på dapakkerne for dette HMU, hvor der ikke er de store udfordringer spore, er det stadig vigtigt og nødvendigt opretholde fokus på et godt arbejdsmiljøarbejde. Der blev opfordret til, de gode initiiver, der allerede arbejdes med lokalt også forts forankres lokalt, og HMU vil generelt gerne opfordre til, det forts er LMU erne, der er de drivende i arbejdsmiljøarbejdet. Arbejdsmiljøorganisionen informerede om, den løbende har fokus på arbejdsmiljøet i organisionen ud fra de henvendelser, der kommer. Derudover har den blandt andet arrangeret flere temadage i årets løb med relevante emner. Endelig har der også været afholdt nogle kontorergonomidage. Der blev orienteret om, det er de samme indssområder der er gældende i 2015, dvs. sundhed og trivsel, ulykkesforebyggelse, ergono-

5 3 mi og forflytninger. I 2015 vil der være en fornyet indss med Job & krop kampagnen. Budskabet er det samme, men den er foretaget nogle ændringer/fornyelser siden sidste kampagne. Medarbejdersiden tilkendegav, den er enig i, arbejdsmiljøarbejdet hovedsageligt skal være lokalt, men det er en fornemmelse, det også kan være svært bringe arbejdsmiljøproblemstillinger op gennem systemet, når det er nødvendigt. Hospitalsapoteket gjorde opmærksom på, de også har fysisk hårdt arbejde, fx tunge løft, hvorfor det ikke primært er kontorergonomi, der er vigtigt hos dem. Arbejdsmiljøorganisionen informerede om, den vil sende en mail til de enkelte LMU er og bede dem om give en tilbagemelding på, hvilke aktiviteter de har lavet i Derefter kan der laves en samlet tilbagemelding på arbejdsmiljøarbejdet for HMU til brug for den årlige arbejdsmiljøredegørelse. HMU kvitterede for det arbejde, der bliver gjort i arbejdsmiljøorganisionen, herunder det kontinuerlige fokus på arbejdsmiljøet, planlægning af relevante temadage m.m. Bilag Skema_arbejdsmiljødrøftelse Dapakke_1-3.kvartal 2014, HMU

6 Valg til MED-systemet Det indstilles, tids- og procesplan for valg til MED- og arbejdsmiljøorganisionen tages til orientering, og sammensætningen for drøftes Sagsfremstilling Tids- og procesplan for valg til MED- og arbejdsmiljøorganisionen I henhold til Region Midtjyllands MED- og Arbejdsmiljøaftale skal der afvikles valg til MED- og arbejdsmiljøorganisionen i 1. kvartal i ulige år. Det betyder, alle valg skal være afsluttet senest ved udgangen af 1. kvartal Valg til MED- og Arbejdsmiljøorganisionen gennemføres i henhold til vedlagte tids- og procesplan, der giver overblik over tidsfrister, handlinger og relevante regelgrundlag. Som det fremgår af tidsplanen skal valg til HMU være afsluttet senest den 2. marts Tids- og procesplan for gennemførelse af valg til MED og arbejdsmiljøorganisionen er vedlagt som bilag. Sammensætningen i HMU fællesfunktioner, stabe og Regional I forbindelse med det kommende valg vurderes det, om fordelingen af medarbejderrepræsentanter i er repræsentiv. Ifølge HMU's nuværende forretningsorden er medarbejderrepræsentanternes pladser fordelt som nedenstående: 5 repræsentanter udpeget af AC 5 repræsentanter udpeget af LO 1 repræsentant udpeget af FTF 1 repræsentant valgt af og blandt arbejdsmiljørepræsentanterne Opgørelse over det nuværende antal medarbejdere (ikke fuldtidsstillinger) for HMU for fællesfunktioner, stabe og Regional fremgår af nedenstående (afrundet): AC: 700 medarbejdere (40,7% af personalet) LO: 700 medarbejdere (40,7% af personalet)

7 5 FTF: 320 medarbejdere (18,7%af personalet) I alt: 1720 medarbejdere Der gøres opmærksom på, der er tale om et overordnet standardudtræk til brug for vise personalefordelingen, og der tages forbehold for mindre interne/bagvedliggende korektioner. Af opgørelsen fremgår fordelingen mellem de tre hovedorganisioner, og sammenholdt med HMUs nuværende fordeling af medarbejderrepræsentanter foreslås det øge antallet af FTF-repræsentanter med én, som i nedenstående fordeling: 5 repræsentanter udpeget af AC 5 repræsentanter udpeget af LO 2 repræsentant udpeget af FTF (+1) 1 repræsentant valgt af og blandt arbejdsmiljørepræsentanterne Beslutning Tids- og procesplan Ledelsessiden informerede om, der skal afholdes valg til MED-systemet i starten af 2015, og der er vedlagt en tidsplan for processen. Medarbejdersiden havde ingen bemærkninger til tidsplanen. Den informerede om, processen er s i gang på arbejdsmiljøområdet, og den også så småt er i gang i forhold til valg af MED-repræsentanter. Sammensætningen Ledelsessiden informerede om, den har set på personalesammensætningen for de områder dækker. På baggrund af det vil den foreslå, FTF tildeles en repræsentant mere. Dermed vurderes det, fordelingen i HMU svarer til personalefordelingen. Medarbejdersiden bakkede op om forslaget, hvor FTF får endnu en repræsentant. Den bemærkede derudover, den vil gøre, hvad den kan for sikre spredningen/repræsentiviteten. Endelig gjorde medarbejdersiden opmærksom på, den synes, det har virket godt med en gæstefunktion, og den ser frem til, den nye fordeling af medarbejderrepræsentanter i det kommende HMU svarer til personalefordelingen. Bilag Tidsplan og orientering vedr. valg 2015.pdf

8 Ændring i udbetalingsperioden for timelønnede Det indstilles, ændring af udbetalingsperioden tages til orientering. Sagsfremstilling I administrionen (Regionshusene) afvikles timeløn i dag som 14-dages lønudbetalinger. Koncern HR har besluttet, timelønnede, som i dag aflønnes med 14-dages lønudbetalinger, overgår til aflønning månedsvis for blandt andet effektivisere og smidiggøre procedurerne omkring lønudbetalinger i administrionen. Det foreslås, ændringen vil være gældende fra 1. januar 2015 eller snarest herefter, da ændringen skal varsles med mindst 1 måned overfor de nuværende aflønnede. Der er ingen bindinger i overenskomsterne, som angiver udbetaling pr. 14. dag for de timelønsgrupper, der er i administrionen (primært studentermedhjælpere og honoraraflønnede). Det kan oplyses, Hospitalsenhed Midt og Regionshospitalet Randers for nylig har gennemført en sådan praksisændring, og de øvrige hospitaler og Psykiri og Socialområdet er inde i de samme overvejelser. Beslutning Ledelsessiden orienterede om, man ønsker ændre aflønningen fra 14-dages lønudbetaling til månedsvist. I den forbindelse gjorde ledelsessiden opmærksom på, hvis der er nogle, der bliver uheldigt ramt i overgangsperioden og kommer til vente særlig længe på en lønkørsel, kan de kontakte Koncern HR, som vil være behjælpelig, fx med en manuel udbetaling af lønnen e.l.

9 Godkendelse af mødeplan 2015 Det indstilles, mødeplan for HMU-møder 2015 godkendes. Sagsfremstilling Der er udarbejdet forslag til mødeplan for HMU 2015 med følgende doer: 18. marts 2015 kl juni 2015 kl august 2015 kl november 2015 kl Derudover kan der indkaldes til møder efter behov. Beslutning Mødeplanen blev godkendt uden bemærkninger.

10 Gensidig orientering Det indstilles, emnerne under dette punkt tages til orientering. Sagsfremstilling It-kontorpakke Der gives en orientering om den nye kontorpakke, herunder tilgang til kontorpakken fra fx hjemmepc. Beslutning It-kontorpakke Der blev givet en orientering om den ny kontorpakke, da der har været forskellige forestillinger om, hvilke konsekvenser den nye kontorpakke medfører. Hvis man arbejder hjemmefra og tager sin bærbare regions-pc med hjem, har man alle de adgange, man skal have. Hvis man ikke har en bærbar regions-pc, kan man hjemmefra tilgå Libre Office, som er konvertibelt med Microsoft Office kontorpakke, dvs., man kan arbejde videre med dokumenterne, når man er tilbage på sin arbejdsplads. I forhold til mail kan man anvende web-mail. Der henvises til: hvor der er yderligere informion hente om kontorpakken, og hvor der også er en FAQ, som besvarer mange af de hyppigste spørgsmål. Medarbejdersiden gjorde opmærksom på, det er vigtigt få løbende informion, så man ved, hvad der sker, og så der skabes en tryghed blandt medarbejderne. Medarbejderne er meget glade for den fleksibilitet, der er i arbejdet, og der har været en bekymring for, om den blev ændret i forbindelse med ændring af kontorpakken. Endelig gjorde medarbejdersiden opmærksom på, det er vigtigt også høre medarbejdernes bekymringer, da der kan være forhold, man ikke har været opmærksom på. Mods er det også nødvendigt, medarbejderne har respekt for og tillid til, dem, der arbejder med projektet, også arbejder godt og konstruktivt med det. It-direktøren gjorde opmærksom på, it ofte er svær og komplekst i en organision som Region Midtjylland, og udskiftning af en kontorpakke også er gennemgribende. Derfor er det vigtigt, der er en god kommunikion. Selvom man synes, man informerer godt, er det ikke altid, det bliver opfanget klart og ensartet, hvilket It er blevet opmærksomme på. Der blev opfordret til, man får kanaliseret de udfordringer og op-

11 9 mærksomhedspunkter, man møder, ind i projektet, frem for de skaber uro andre steder. Det er vigtigt, man, hvis man er utilfreds med de tiltag, der bliver lavet, retter det mod projektet og ikke mod den enkelte medarbejder. Det er nødvendigt, der er en ordentligt tone og respekt i den måde, vi kommunikerer på. Medarbejdersiden gjorde opmærksom på, HMU kan også være implementeringshjælper i diverse projekter. Dermed er HMU ikke kun er et forum, der anvendes, når der er problemer, men også et forum, der kan anvendes til hjælpe rundt i organisionen. Orientering om it-aktiviteter It-direktøren orienterede om, It har lavet en fælles plan for afdelingens indssområder i Planen blev gennemgået og tager udgangspunkt i nedenstående mål/visioner for afdelingen, hvor it: Vil have et bedre image Vil være kendt for en sikker og stabil drift holder, hvad vi lover Vil gerne gøre tingene rigtigt første gang. Vil fastholde trivsel For kunne opnå målene, er der nogle konkrete indssområder, som afdelingen vil arbejde med. Det drejer sig om nedenstående indssområder: Kapacitet og målstyring Projekter og prioritering Modtagerorienteret og forståeligt kommunikion Support 2.0 Sourcing Samarbejde HMU kvitterede for den gode gennemgang og bemærkede, det er et spændende arbejde og gode indssområdet. Det er positivt, der er stor fokus på it-området, da det er afgørende for afdelingerne og driftsområderne. Der blev gjort opmærksom på, det også er vigtigt få signaleret ud i organisionen, til hospitalerne, hvad man arbejder med internt i it, da det også har betydning for dem. Det blev aftalt, der sættes et dagsordenspunkt på junimødet vedrørende stus på it-arbejdet for høre, hvordan det går med indssområderne. Indkøb & Medicoteknik Indkøb & Medicoteknik har anmodet om fortsætte med en tostrenget MED-struktur. Formandsskabet i HMU har drøftet anmodningen og vil foreslå, Indkøb & Medicoteknik får en dispension, men repræsentanter fra afdelingen inviteres til et HMU-møde hvor strukturen, herunder fordele og ulemper drøftes. Det kan fx være på et HMU-møde efter sommerferien næste år. Drøftelsen skal være en sparring vedrørende MEDarbejdet, herunder drøftelse af fordele og ulemper ved henholdsvis enstrenget og tostrenget strukturer i MED-systemet.

12 10 Kompetenceudvikling Medarbejdersiden gjorde opmærksom på, man tidligere i HMU har talt om kompetenceudvikling, og det kunne drøftes i HMU som en temadrøftelse. Medarbejdersiden gjorde i den forbindelse opmærksom på, det er vigtigt, drøftelsen bliver konkret, så man har en fælles forståelse. Ledelsessiden bemærkede, den også er optaget af kompetenceudvikling. Ud fra medarbejdernes kommentarer blev det bemærket, det eventuelt kan være hensigtsmæssigt bruge lidt tid på et kommende HMU-møde til drøfte indholdet til en HMUtemadrøftelse. Arbejdsglæde Medarbejdersiden gjorde opmærksom på, vi ofte kommer til tale om arbejdsmiljøet på en negiv måde, og når der er problemer. Det kunne være godt, hvis vi også kunne have fokus på arbejdsglæde, og hvordan den understøttes. Altså, hvordan kan vi fx være med til skabe traktive arbejdspladser. Det blev aftalt, det sættes på næste HMU-møde til drøftelse.