Betjeningsvejledning for flextidsregistrering BUANCO SYSTEM A/S

Transkript

1 Betjeningsvejledning for flextidsregistrering BUANCO SYSTEM A/S Agerhatten Odense Tlf Support BUANCO.dk

2 Indholdsfortegnelse Vejlednings hensigt Generel betjening Skærmbilleder Organisering af virksomheden Person- og opgave definitioner Brugere Operatører System operatører Divisionsoperatører System supportere IT-driftssupportere Flextidsbrugere ved Card8 term inalerne Flextidsbrugere ved PCer Flextidskonsulent(er) Systemadministrator Funktionsbeskrivelse på generelt plan Funktionsbeskrivelse - detaljeret Normal arbejdstid Overarbejdstid Fravær Sygdom Ferier Kursusdeltagelse Brugerdefinerede fraværsårsager. 15 Forskudt fravær Opdeling i afdelinger Opdeling i divisioner Programstart Login Funktioner i startbilledet Brugere af CARD8 tidsregistrering Flexkonsulenter Brugerne Flexkonsulenter Menuer under tidsregistrering Tidsregistreringsgrupper Nr Beskrivelse Opret ny Ændre Overtid Overtidsfordeling Oprette bruger Finde brugere Tilknytning af brugere Arbejdsplanlægning Rette tidsregistreringer Rette enkelt brugers registreringer Genberegn Historik Status Print resultat Ny melding for flere brugere Udsøgning af meldinger Vise tidsregistreringer Opsætning af visse fraværsårsager Brugerdefinerede fraværsårsager Nulstilling af konti Tastefunktioner på terminaler Adgang til Tidsregistrering Flex-ikon adgang Selvregistrering BUANCO SYSTEM A/S 2

3 Flex-Ikon Programstart Login Indtast ny melding Behandling af fraværsårsag/m elding Pauser Pausemelding Tilstedeværelsesgrænse Pauseberegningsoversigt Rettelser Slet melding Udskrift Print resultat Status Afslut flex-ikon Brug af flexsaldoen som timesaldo Fixtid Normtider på 0 på alle dage Håndtering af afvigende situationer Manglende Kom-melding Manglende Gå-melding Kom-melding én dag og Gå-melding næste dag Sygemelding Feriemelding Registreringstidspunkter BUANCO SYSTEM A/S 3

4 Vejlednings hensigt At orientere om CARD8 system ets tidsregistrerings modul - herunder gennemgang af nogle overvejelser som det kan være nødvendigt at gøre inden og under system ets opsætning og drift. Indholdet er tilpasset PCoperatører, som skal adm inistrere flextidsdrift og opsætning. I vejledningen redegøres der også for flex-ikonens virkem åder, da det er en naturlig forlængelse af flextidsm odulet. Alle øvrige funktioner i CARD8 system et m ed hensyn til dagsm odeller, sikkerhedsniveauer, term inalopsætning m.m. frem går af de relevante beskrivelser om brugeradm inistration og systemdrift inden for AdgangsKontrol, TyveriAlarm, NøgleBank, KantineSystem og ParkeringsSystem. De grundlæggende funktioner vedr. brugere er beskrevet i vejledningen af brugere i CARD8 systemet, som dækker oprettelse og vedligehold af brugere sam t relaterede muligheder. Efterfølgende forudsættes det, at læseren har det nødvendige kendskab til denne vejledning. Generel betjening Menuerne gennemgås i den rækkefølge, som en ny bruger i et nyt system bør benytte dem. Hvis ikke andet er nævnt, forklarer m enuerne og tasterne sig selv. Elem entært betjeningskendskab til W indows er en forudsætning for at forstå denne vejledning. Når du har forvisset dig om, at de valgte punkter har korrekt indhold, skal menuen afsluttes med et tryk på OK eller Luk. Hvis du ikke vil ændre på noget, afsluttes med Fortryd. I nogle menuer er der en Genopfrisk tast. Den sørger for, at du på din skærm kan se, hvor langt andre brugere er kommet med deres arbejde, siden du startede dit aktuelle menu-vindue eller funktion. Knappen benyttes kun, hvis du arbejder i et IT-netværk med flere brugere. Skærmbilleder Alle eksempler er vist i W indows95/98/nt. Hvis du har andre eller ældre versioner af C8W in program m et og/eller W indows (f.eks. 3.11), vil skærm billederne frem træde lidt anderledes. De menuknapper, hvor teksten er nedtonet, er menuer som du ikke har adgang til at bruge. Det kan skyldes, at du ikke har ret til at benytte menuen, eller at de ikke er understøttet af den aktuelle program version. Hvis flex-ikon operatørernes muligheder bliver begrænset, forsvinder m enuknapperne til de funktioner, som den enkelte ikke m å benytte. BUANCO SYSTEM A/S 4

5 Organisering af virksomheden En meget væsentlig forudsætning for et velfungerende tidsregistrerings system er forberedelserne om kring adm inistration og personale. Person- og opgave definitioner I CARD8 systemet deles de personer, som er i berøring med systemet, i 2 hovedgrupper: Brugere er dem som benytter system et til at give adgang, registrere tider, til/frakoble alarm er sam t andre lignende opgaver. Brugere kaldes også kortholdere, idet de har eller kunne have fået et ID-kort, som giver dem ret til at benytte bygningen og dens faciliteter på netop den måde de har ret til. Operatører er dem som benytter CARD8 systemet fra en PC. Operatørerne består af 6 grupper: Konsulenter er dem som dels hjælper og vejleder specielt nye brugere i virksomhedens regler - herunder hvordan brugerne benytter CARD8 system et i hverdagen. Herudover indfører de registreringer for brugere, som ikke selv kan eller må lægge egne oplysninger ind i system et, f.eks. ved fravær eller justering af registreringstider. Ikonbrugere Det er brugere som hovedsageligt benytter deres PC som udvidet CARD8 brugerplatform til egne registreringer f.eks. Flex-ikon bruger. Ud over oplysninger af fælles interesse som f.eks. kollegers tilstedeværelse i bygningen kan Ikon brugere kun se og evt. ændre egne data. System operatører er dem som benytter CARD8 systemet fra en PC og som i fællesskab indstiller funktionerne, så system et justeres i takt m ed virksomhedens aktuelle målsætning. System operatører er ofte teknik-, personale- og sikkerhedsafdelingers m edarbejdere, som fra deres respektive PCer sikrer, at virksom hedens aktuelle regler og forordninger løbende lægges ind i CARD8 system et, efterhånden som de ændres. System operatørerne, som adm inistrerer udvalgte brugere, er: Divisionsoperatører Når - specielt store virksom heder - opdeles i flere m eget selvstændige afdelinger eller når flere virksomheder deler en stor bygning med et fælles adgangssystem, opstår behovet for divisionsoperatører. Divisionsoperatørerne har begrænset adgang til at benytte system et. Således kan de BUANCO SYSTEM A/S 5

6 kun se og redigere i egne brugeres muligheder i systemet. System supportere er alle andre og de kan selvfølgelig også være brugere og alm indelige operatører. Selv om CARD8 systemer er designet til at passe sig selv, er det nødvendigt at der er personer involveret. Alt efter størrelse og om fang af, hvad system et skal udføre, kan det være lige fra en person som lejlighedsvis ser til systemet til en afdeling m ed flere ansatte. Udvalgte adm inistratorer står endvidere for den løbende afprøvning af systemets funktionalitet og drift. I CARD8 systemet er der indbygget mange funktioner som flere gange i sekundet overvåger driften og hjælper med til at vise den aktuelle virkemåde samt alarmerer om driftsproblemer, sabotageforsøg og evt. kom m ende fejl. Sam tlige oplysninger, som gives til og fås fra system ets enheder, lægges automatisk i tabeller, som system et anbringer i standardiserede databaser. IT-driftssupportere IT-drift - herunder netværksfunktionalitet og sikkerhedsbackup - udføres norm alt sam m en m ed virksom hedens øvrige IT-sikkerhedsforanstaltninger af IT-afdelingen. Da CARD8 system et arbejder med databaser - herunder ODBC - er sikkerhedsdisciplinen ordinær. I CARD8 systemet kan hver enkelt operatør have sit eget rettighedsmønster til systemets funktioner. Det er faktisk på denne m åde de forskellige operatørers m uligheder styres med stort set et og samme program. Denne struktur betyder, at det som hovedregel er nøjagtigt de sam m e skærm billeder (vinduer) de enkelte involverede ser, hvorfor assistance fra operatørkolleger er m eget enkel selv om der er forskel på operatørernes rettigheder. BUANCO SYSTEM A/S 6

7 Specielle organisatoriske forhold ved tidsregistrering Flextidsbrugere ved Card8 terminalerne Tidsregistreringen ved CARD8 term inalerne er enkel og effektiv og foregår ofte sam tidig m ed adgangskontrollen ved dørene. Brugerne skal kun have alm indelig viden om identifikation med m agnetkort som ved Dankortterm inaler e.l. sam t elementært kendskab til CARD8 systemets tidsregistreringsmuligheder/krav. Muligheder og dermed betjeningen om fatter de oftest benyttede Flex-funktioner og sker m ed få indtastninger og uden mange overvejelser, så afgivelse af m eldinger ikke danner kø. Betjeningsm åden er afhængig af indstillingen og kan derfor udledes af efterfølgende afsnit. Almindelig Kom og Gå melding samt udvalgte fraværsårsager registreres i en simpel dialog med term inalens kortlæser, taster og display. Andre og krævende m eldinger sam t korrektioner foretages enten af Flexbrugeren selv på sin PC m ed en BUANCO FLEX-ikon eller opgaverne overlades til en FLEX-konsulent, som bør være en særligt betroet og engageret m edarbejder m ed kollegernes og ledelsens respekt. Flextidsbrugere ved PCer (Flex-ikon programmet) Skal have almindelig operatør kendskab til W indows samt kendskab til CARD8 systemets tidsregistreringsm uligheder/krav. Flex-ikon program m et har selvadm inistration m ed ferie-, sygdom s-, og lignende m eldinger sam t udprintningsm uligheder. Virkem åden kan variere fra bruger til bruger. Flextidskonsulent(er) Skal have et godt kendskab til: - virksomhedens flextidspolitik inden for flextidskonsulentens virkefelt. - W indows helst i form af PC kørekort ell. tilsvarende. - flextidsmenuerne og årsagen til deres eksistens. - ID-kort- og term inalkontrol m enuerne i CARD8 system ets adgangskontrol-del. Flextidskonsulenternes ballast og operationssikkerhed er m eget væsentlig for de kolleger, som skal vejledes/adm inistreres. Vigtigt: Brugere af et hvilket som helst system skal kunne føle sig trygge og sikre i formålet med og anvendelsen af systemet. På den måde bliver tidsforbruget og ærgrelserne i opstartsfasen og den efterfølgende drift minimeret. Brug flexkonsulenterne til at sikre det - på et tidligt tidspunkt i indføringsfasen! Kendskab til de øvrige funktioner under adgangskontrol og alarm afsnittene, som omhandler alle CARD8 system ets funktioner f.eks. bygningsadgang og -sikkerhed, er kun nødvendig, hvis BUANCO SYSTEM A/S 7

8 systemet også benyttes til disse opgaver. Systemadministrator Skal have god indsigt i virksomhedens behov og alle CARD8 systemets elementer - fra start til slut! Flextidskonsulenternes succes er baseret på systemadministratorens indsigt, sikkerhed og drivkraft. Den antydede opdeling af de enkeltes funktioner og viden er alene baseret på hidtidige erfaringer, m en den aktuelle situation kan let forårsage, at der skal disponeres anderledes. Især hos store organisationer bør forholdene afdækkes nøje, så mål og midler afstemmes omhyggeligt. BUANCO SYSTEM A/S 8

9 Funktionsbeskrivelse på generelt plan Med Buancos flextidssystem får m an en ukom pliceret registrering af arbejdstider sam t mulighed for at tilpasse tidsberegningsgrundlaget præcist til den enkeltes ansættelsesforhold. Grundlaget for system et er flextidsprincippet, ifølge hvilket man - inden for visse grænser - kan lægge sine arbejdstimer, som man vil. Der vil for hver dag være fastlagt en normtid, som den registrerede arbejdstid sammenholdes med. På dage, hvor en bestemt bruger arbejder ud over normtiden, lægges den overskydende tid til vedkommendes flexsaldo, mens der på dage, hvor arbejdstidens længde bliver m indre end normtiden, trækkes fra flexsaldoen. Figuren herunder illustrerer flextidsprincippet. Systemet kan dog indstilles til blot at fungere m ed fixtid, hvor al arbejdstid og betalt fraværstid for de aktuelle brugere opgøres og akkumuleres uden fradrag af norm tiden. Under både flextid og fixtid vil system et kunne benytte de specificerede normtider ved beregning af fraværstid, f.eks. som det er vist med figuren ovenfor, hvor den anden arbejdsdag i uge 8 tænkes at indeholde en kursusregistrering og ikke andre registreringer. På en sådan dag samt på eventuelle følgende kursusdage vil system et sætte længden af kursustiden til at være lig dagens norm tid. Arbejde ud over flexgrænser udløser autom atisk overtidsberegning. Som ovenfor antydet er en vigtig byggesten i flex- (og fix)tidssystem et anvendelsen af tidsregi- BUANCO SYSTEM A/S 9

10 streringsgrupper. Ved opsætningen heraf specificerer virksom heden den ansattes/brugerens forhold m.h.t. arbejdsaftale. Gevinsten ved at inddele brugerne i de op til 255 tidsregistreringsgrupper er, at opsætning af en gruppe brugere med ensartede arbejdsaftaler kan laves på én gang. I Buancos kom binerede adgangskontrol- og flextidssystem er skelnes der m ellem brugergrupper og tidsregistreringsgrupper. Man kan tilknyttes en tidsregistreringsgruppe, når der er åbnet mulighed for dette ved den generelle oprettelse som bruger i systemet. Registreringerne af arbejdstider m.v. - i flextidssystem et kaldet meldinger - sker via enten en CARD8 term inal eller en bruger-pc, der har FlexIkon program m et. Foruden de dagligdags indog udmeldinger kan man bl.a. foretage melding af fravær p.g.a. sygdom, ferie eller en speciel brugerdefineret årsag. Ved tidsberegningen behandler system et de indgåede m eldinger i henhold til opsætningen af tidsregistreringsgrupperne. ET EKSEMPEL: En overenskom st kan tillade, at lægebesøg foregår i arbejdstiden. Er dette afmærket ved opsætningen, vil arbejdsdagen ved melding af besøg hos læge i løbet af en arbejdsdag blot blive betragtet som fortsat frem imod en eventuel senere Gå-melding, eller til Normal gå-tid nås. Er det ikke afmærket, at lægebesøg er arbejdstid, vil resultatet af meldingen Læge derimod være, at arbejdsdagen betragtes som afsluttet på det i m eldingen angivne tidspunkt. Man kan spørge, om der i det sidstnævnte eksempel overhovedet er nogen grund til, at brugeren melder, at han/hun går til læge. Der kan faktisk være nytte i at få en sådan melding ind, idet der i flextidssystem et føres en fraværsstatistik, hvor bl.a. lægebesøgene i det indeværende år tælles op. Når tidsberegning er foretaget, kan m an bede om at få perioderesultatet for en selvvalgt periode at se. Heri er indeholdt m eldingerne, de deraf følgende bevægelser på flexsaldoen og overtidskontoen, sam t fraværsstatistikken. Perioderesultatet kan vises først som udskrift på skærmen, hvorefter man kan vælge at få en printerudskrift. Meldinger betragtes i dette flextidssystem som faktiske hændelser og kan som hovedregel ikke slettes. Vil man gerne se bort fra en melding, kan den ignoreres (hvilket kan ophæves igen ved at ignorere ignoreringen). Den eneste vej til sletning er forudgående fastfrysning af tidsregistreringerne. Fastfrysning sker en bloc bagud i tiden fra en angivet dato og har det selvstændige form ål at nedsætte pc ens beregningstid. Virkningen af en fastfrysning er desuden, at der ikke kan tilføres nye data til perioden før fastfrysningsdatoen, som dermed betragtes som afsluttet. Det vil dog fortsat være m uligt at udskrive perioderesultater fra tiden før fastfrysningsdatoen. Det vil m an kun være udelukket fra, hvis tidsregistreringerne også slettes. BUANCO SYSTEM A/S 10

11 Funktionsbeskrivelse - detaljeret Normal arbejdstid for tidsregistreringsgrupperne Der kan ialt oprettes 255 tidsregistreringsgrupper m ed hvert sit sæt arbejdstidsbetingelser og derm ed også overtidsbetingelser. Til hver tidsregistreringsgruppe kan der for hver ugedag tilknyttes en arbejdsnormtid, et normeret start-, normeret slut-, tilladt start- og tilladt sluttidspunkt sam t angivelse af pauselængde. Møder brugere før tilladt start, eller går de senere end tilladt slut, vil meldingen blive fremrykket til tilladt start-tid henholdsvis tilladt slut-tid. Beordret overarbejde får system et til at fravige denne funktion. I tilfælde hvor medarbejderen ikke kan melde på normal vis p.g.a. udearbejde, benytter systemet henholdsvis Normal kom-tid og Normal gå-tid. Hvis arbejdet startes ude, og der m eldes Ind fra udearbejde, vil arbejdsdagen autom atisk blive registreret som påbegyndt ved Normal kom-tid. På samme måde hvis der meldes Ud på udearbejde, og brugeren ikke kommer tilbage samme dag, vil arbejdsdagen blive registreret som afsluttet ved Normal gå-tid. I disse tilfælde vil der ikke blive registreret manglende Kom eller Gå. På tilsvarende måde kan systemet lave automatiske Kom- og Gå-meldinger, hvis brugeren glemmer at melde. Fra en CARD8 terminal kan brugeren desuden melde visse typer fravær forskudt, dvs. at fraværet vil blive behandlet som begyndt den næstfølgende arbejdsdag ved Normal kom-tid. Den aktuelle arbejdsdag behandles som afsluttet på meldingstidspunktet. For en tidsregistreringsgruppe kan man angive spisepausen som en del af arbejdstiden eller ikke. Endvidere angives, om brugeren skal melde sin pause, og om pausen kan afkortes. Hvis det angives, at hele pausen skal afholdes, vil brugeren ikke få noget ud af at arbejde i en større eller mindre del af pausen. Er det tværtimod angivet, at en betalt pause ikke absolut skal afholdes i sin fulde længde, vil brugeren kunne afspadsere en større eller mindre del af pausen. Eksem pelvis kan brugeren arbejde i 10 minutter af sin pause og derefter uden negativ effekt på flexsaldoen afslutte sin arbejdsdag 10 m inutter tidligere end ellers. Dog gælder dette ikke, hvis restpauseoptionen er valgt til, da brugeren i så fald blot har fået en lettere måde at registrere sin pause på - i tidsberegningen forudsættes nemlig at der samlet set er afholdt en pause af (mindst) den fulde, specificerede længde. Det kan desuden angives, hvor længe brugeren mindst skal være til stede på sit arbejde, for at flextidssystem et udfører den specificerede pauseberegning. Herudover har systemet minimum- og maksimumsaldo samt minimum- og maksimumsaldo ved BUANCO SYSTEM A/S 11

12 m ånedsskift. Overskrides m aksim um saldoerne, nedrundes flextidssaldoen automatisk til de angivne grænser. Overarbejdstid for tidsregistreringsgrupperne I flexregistreringspakken kan der foretages overarbejdsdispositioner så som at indføre beordret overarbejde sam t at fastsætte tidligste flexgrænse og seneste flexgrænse. Arbejdstid inden for flexgrænserne betragtes som flextim er og bliver derfor tillagt eller fratrukket flextidssaldoen i forholdet 1 : 1 afhængigt af, om brugeren har arbejdet over eller under sin normtid. Arbejdstid uden for disse tidsgrænser betragtes samlet set som overarbejde og behandles herefter. Overarbejde om regnes til norm tim er vha. 4 forskellige valgfrie tillægsprocentsatser, som hver er tilknyttet sin overarbejdstype. For hver ugedag kan der angives, hvor mange timer og minutter den enkelte overarbejdstype må bestå af, inden næste overarbejdstype og tilhørende tillægsprocent bliver benyttet til at beregne overarbejdstiden, og så frem deles indtil alle 4 grupper er opbrugt. Fravær En medarbejder kan være fraværende af flere forskellige årsager, f.eks. tjenstligt eller p.g.a. sygdom eller ferie. For at få så realistiske udskrifter som muligt kan meldinger af fravær indlægges enten før eller efter hændelsen. CARD8 flextidssystem et kan indstilles således at alle m eldinger, bortset fra kommentarer og korrektioner af saldi, kan foretages på CARD8 term inalen. Men valgfriheden kan også begrænses til et mindre antal af de mulige meldinger. Meldinger, som foretages på CARD8 term inalen, benyttes i forbindelse m ed at m edarbejderen komm er eller går, idet de har virkning um iddelbart fra m eldingstidspunktet. Hvis m edarbejderen vælger en tastekombination som er indstillet til at virke med forskydelse, er der desuden en virkning på den næstfølgende arbejdsdag. Hvis m eldingen ikke er omfattet af de indstillede standard-m eldinger eller f.eks. først bliver givet ved tilbagekom st til arbejdspladsen, skal m eldingen registreres ved at benytte flex-ikonen på m edarbejderens egen arbejdsplads eller ved at lade en flexkonsulent foretage rettelsen på sin arbejdsstation. BUANCO SYSTEM A/S 12

13 Øverst på næste side ses eksem pler på standard-meddelelseskoder. Meldingsteksterne frem kom m er i CARD8 term inalens display (til flexregistrering bør der kun benyttes CARD8 term inaler m ed display). Tast M elding Tast(er) M elding #: Gå 7: Rejse i DK 0: Kom 8: Tyskland 1: Se flexsaldo 9: Polen 2: Ind fra udearbejde 10: Kursus (forskudt) 3: Ud til udearbejde 11: Rejse i DK (forskudt) 4: Sygdom 12: Tyskland (forskudt) 5: Ferie 13: Polen (forskudt) 6: Kursus Meddelelseskoderne 0 og # betyder altid henholdsvis Kom og Gå, mens 1 giver visning af flexsaldoen (for de brugere som må se deres flexsaldo). Betydningen af talkoderne fra 2 og op til 99 vælges på CARD8 systemets master-pc, hvor man frit kan bestemme, hvilke af disse koder der skal knyttes en funktion til. I eksem plet vælger m edarbejderen en brugerdefineret fraværsårsag, når han/hun benytter tasterne 7, 8 eller 9. Tastekombinationerne 11, 12 og 13 angiver de samme fraværsårsager, m en med forskydelse til næste arbejdsdag. Sygdom Hvis der på en arbejdsdag kun er en sygemelding og ingen andre meldinger, vil hele dagen blive regnet som sygedag, og sygedagssaldoen forøges m ed 1. Sygedages arbejdsnorm tid sættes til 0. Fra at systemet betragter en bruger som syg, og indtil der fremkommer en Kom melding, vil alle mellemliggende dage (hvis de har en normtid) blive regnet som sygedage. Hvis sygemeldingen sker i løbet af dagen, dvs. at der er både en Kom melding og en sygemelding, vil den resterende tid, der går fra hvor sygemeldingen sker og indtil den normerede arbejdstid ville være nået, blive tillagt sygetimesaldoen. Sygemeldingen fungerer sam tidig som ud-melding, og hvis der oveni m eldes Gå senere den sam m e dag, har det kun den effekt at eventuelle efterfølgende dage uden Kom-meldinger ikke autom atisk bliver regnet som sygedage. Hvis der meldes Gå på en dag med en sygemelding, vil systemet advare om, at der mangler en Kom-tid, og stadig holde normtiden på nul som for andre sygedage. Er det virkelig en sygedag, m å Gå-tiden være forkert, og den skal derfor ignoreres. Hvis den m anglende Kom-tid indføres, og den ligger efter sygem eldingstidspunktet, vil dagen delvist blive betragtet som en arbejdsdag. Hvis sygem eldingen ligger enten før Kom-m eldingen BUANCO SYSTEM A/S 13

14 eller efter Gå-m eldingen er resultatet, uden hensyntagen til det præcise tidspunkt for sygemeldingen, at den tid der er arbejdet mindre end normtiden lægges til sygetimesaldoen. OBS. Hvis arbejdstiden bliver så kort, at den er under den grænse der er specificeret for arbejdsdage m ed sygem elding for den aktuelle tidsregistreringsgruppe, m edregnes hele dagen i sygedagesaldoen. Flexsaldoen holdes uændret for dagen. Sygedage og -timer tælles sammen i hvert deres register sygdom i år til dato. 1. januar nulstilles sygedagsregistrene. Ferier Hvis der på en arbejdsdag kun er en feriemelding og ingen andre meldinger, vil hele dagen blive regnet som feriedag, og feriedagssaldoen forøges m ed 1. Hvis den aktuelle tidsregistreringsgruppe arbejder med ferie beregnet i ferienormtimer, øges feriesaldoen med normtimerne for den aktuelle dag. Feriedagens arbejdsnorm tid sættes i øvrigt til 0. Fra at systemet betragter en bruger som gået på ferie og indtil der fremkommer en Kommelding, vil alle mellemliggende dage (hvis de har en normtid) blive regnet som feriedage. Hvis feriemeldingen sker i løbet af dagen d.v.s. at der er både en Kom-melding og en afsluttende feriem elding, vil system et betragte brugeren som gået på ferie, d.v.s. håndtere feriem eldingen som en Gå-m elding og en ferie-m elding og håndtere det derefter. Hvis den aktuelle brugers tidsregistreringsgruppe arbejder m ed feriefraværsforskydelse, har feriem eldingen først effekt fra og m ed den følgende dag. Arbejdes der ikke m ed feriefraværsforskydelse, har feriem eldingen øjeblikkelig effekt, og det antal timer der på denne dag evt. er arbejdet mindre end normtiden trækkes ud af flexsaldoregnskabet og lægges til ferietim esaldoen. Hvis der meldes Gå på en dag med en feriemelding, vil systemet advare om, at der mangler en Kom-tid og stadig holde flexsaldoen uændret som på andre feriedage. Er dagen virkelig en feriedag, m å Gå-tiden være forkert, og den skal derfor ignoreres. Indføres den m anglende Kom-tid, vil dagen delvist blive betragtet som en arbejdsdag. Hvis feriem eldingen ligger enten før Kom-m eldingen eller efter Gå-m eldingen er resultatet, uden hensyntagen til det præcise tidspunkt for feriem eldingen, at den tid der evt. er arbejdet m indre end norm tiden betragtes som ferie. Feriedage og -timer tælles sammen i hvert deres register og vises samlet. Feriedagsregistrene nulstilles - hvis ikke andet er valgt - ved ferieårets start den 2. m aj. Som alternativer kan vælges 1. januar eller fortløbende sam m entælling uden nulstilling. Kursusdeltagelse Hvis der på en arbejdsdag kun er en Kursus-melding og ingen andre meldinger, vil hele dagen BUANCO SYSTEM A/S 14

15 blive regnet som kursusdag, og kursusdagssaldoen forøges m ed 1. Kursusdagens arbejdsnormtid sættes til 0. Fra at systemet betragter en bruger som startet på kursus og indtil der fremkommer en Kommelding, vil alle mellemliggende dage (hvis de har en normtid) blive regnet som kursusdage. Hvis en bruger er på kursus den første del af arbejdsdagen og arbejder resten af dagen, vil denne rækkefølge af m eldinger være hensigtsm æssig: Kursus (ved kursets start) - Kom (ved arbejdets start) - Gå (ved arbejdets afslutning) Hvis en bruger omvendt begynder dagen med at arbejde og senere deltager i kursus, vil denne m eldingsrækkefølge være brugbar: Kom (ved arbejdets start) - Kursus (ved kursets start) - Gå (ved kursets slutning) (Laves der ikke en Gå-m elding med kursets sluttidspunkt, betragter flexsystem et autom atisk kursusdeltagelsen som afsluttet ved udløbet af dagens norm tid). Med de ovenstående m eldingsrækkefølger vil kursustim etallet blive trukket fra kursusdagens arbejdsnorm tid og lagt til kursustim esaldoen. Kursusdage og -timer tælles samm en i hvert deres register kursusdage/-tim er i år til dato, som nulstilles 1. januar. Brugerdefinerede fraværsårsager Ud over de fast definerede fraværsårsager/meldinger som f.eks. Kursus kan der benyttes såkaldt brugerdefinerede fraværsårsager/m eldinger i flextidssystem et. De oprettes m ed de ønskede egenskaber af en systemoperatør, sådan at særlige behov i virksomheden kan tilgodeses. De egenskaber som defineres er: 1. Et beskrivende navn efter eget valg 2. Revolverende/ikke-revolverende, dvs. endags/flerdags. Dermed indstiller system operatøren om en enkelt melding også kan have virkning på følgende arbejdsdage (indtil der meldes Kom) eller kun på den ene dag som angives i meldingen. 3. Betalt/ikke-betalt. Derm ed bestem m es om fravær af den aktuelle art skal behandles som en del af arbejdstiden eller ej. 4. Opsummering. Der vælges mellem ingen opsummering, opsummering uden nulstilling af registeret, samt opsum mering med nulstilling den 1. januar eller den 2. maj. Med hensyn til system ets beregning af fraværstid ligner brugerdefinerede m eldinger i øvrigt den fast definerede m elding Kursus (se ovenfor). Dette kan dog i en vis udstrækning ændres gennem opsætningen af den tidsregistreringsgruppe, som den aktuelle bruger er tilknyttet, se det nedenstående. BUANCO SYSTEM A/S 15

16 Opretter m an en brugerdefineret fraværsårsag, der er revolverende, betalt samt opsum m eret med nulstilling 1. januar, har man dermed en fraværsmelding, der af flextidssystemet behandles næsten som meldingen Kursus. Dog er der én evt. to forskel(le) - forklaring følger. Den ene forskel er, at samm entællingen i registret for en brugerdefinerede fraværsårsag m ed opsummering udelukkende sker i antal timer og minutter. Den anden forskel er betinget af opsætningen af brugerens tidsregistreringsgruppe, hvor du kan ændre på flextidssystemets beregningsm åde m ht. brugerdefinerede fraværsårsager. Hvis du i opsætningen af tidsregistreringsgruppen har valgt, at Normal kom-tid / Normal gå-tid autom atisk skal benyttes som komm e-/gå-tid i samm enhæng m ed en brugerdefineret fraværsm elding, der er registreret først hhv. sidst på dagen, ændres flextidssystem ets beregningsm åde nem lig: Valgt opsætning i tidsregistreringsgruppen: Benyt Normal kom-tid som start-tidspunkt for fravær Benyt Normal gå-tid som slut-tidspunkt for fravær Beregningsm åden ændres i situationer, hvor..: En brugerdefineret fraværsm elding findes som den første af flere meldinger på dagen En brugerdefineret fraværsm elding findes som den sidste af flere meldinger på dagen Den ændrede beregningsm åde: Fraværet beregnes til at vare fra Normal kom-tid for dagen og til m eldingens tidspunkt, hvor arbejdet anses for påbegyndt Fraværet beregnes til at vare fra m eldingens tidspunkt og til Normal gå-tid for dagen Om kring anvendelsesm uligheder for det netop nævnte skal blot fremhæves, at den første opsætningsm ulighed tilgodeser et behov for at en bruger på m ødetidspunktet direkte fra CARD8 term inalen kan registrere et fravær siden normal arbejdstids begyndelse. De to opsætningsmuligheder kan anvendes uafhængigt af hinanden. Hvis ingen af dem anvendes, beregnes fraværstiden i forbindelse med brugerdefinerede fraværsmeldinger på samme måde som ved den faste melding Kursus. Forskudt fravær I CARD8 flextidssystem et kan der oprettes tastefunktioner, m ed hvilke en bruger kan registrere fravær, der forventes at starte den næste arbejdsdag ved den tid hvor arbejdet norm alt starter. Brugeren kan dermed melde et fravær forskudt. En tastefunktion, som er indstillet til at virke med forskydelse, benyttes ved ud-m elding på CARD8 terminalen ved arbejdsdagens afslutning. Ved benyttelse af tastefunktionen indfører system et to m eldinger: BUANCO SYSTEM A/S 16