Referat. Udvalget for familie og institutioner (FI) Udvalgsmøde FI Tirsdag den 04. september 2018 Kl. 13:30 Konferencerummet Ebeltoft.

Transkript

1 Referat Udvalget for familie og institutioner (FI) Udvalgsmøde FI Tirsdag den 04. september 2018 Kl. 13:30 Konferencerummet Ebeltoft Medlemmer Kirstine Bille (F) Christian Haubuf (A) Jørgen Ivar Brus Mikkelsen (V) Else Marie Høgh (V) Jesper Yde Knudsen (Ø) Fraværende

2 Side 1 Indholdsfortegnelse Punkt nr. Side 84. Administrativ fremgangsmåde ved anlægsønsker og byggeprocesser Mad- og måltidspolitik Budgetopfølgning pr. 31. juli Udvalget for familie og institutioner - anlæg Budgetopfølgning pr. 31. juli Udvalget for familie og institutioner - drift Spørgeramme til minievaluering af udvalgsarbejdet og den politiske mødekalender Konference om "Det gode ungdomsliv i Syddjurs Kommune" Godkendelse af politisk mødekalender Evaluering af tildelingsmodel og arbejdet med øget inklusion - VIVE rapport Orienteringssager til

3 Side Administrativ fremgangsmåde ved anlægsønsker og byggeprocesser Sagsnr.: 18/21820 Sagen afgøres i: Udvalget for natur, teknik og miljø (NTM) Resumé Udvalget orienteres om proceduren Den gode anlægsproces, der er det administrative grundlag for arbejdet med budgetforslag og anlægsprojekter i kommunen. Sagsfremstilling For at sikre en ensartet og smidig behandling af alle anlægsopgaver har forvaltningen udarbejdet en procedure for Den gode anlægsproces. Proceduren er det administrative grundlag for arbejdet med budgetforslag og anlægsprojekter og er godkendt af direktionen den 12. juni Alle kommunens fagudvalg orienteres hermed om proceduren. Proceduren er vedhæftet dagsordenen som bilag. Samtidigt med en ensartet og smidig behandling af anlægsopgaverne skal proceduren sikre en ensartet og gennemsigtig prioritering af projekter på tværs af alle afdelinger og geografiske områder med det formål, at bidrage til det strategiske arbejde med optimal udnyttelse og udvikling af kommunens ejendomme. Dette sker ved udarbejdelse af budgetkatalog og direktionens forslag til anlægsbudget og ved en veldefineret procedure for projekter lige fra identificering af behov over projektudvikling til ibrugtagning og drift. Baggrunden proceduren er defineret af dels kommunens styrelsesvedtægt og af kommunens ejendomsstrategi. Kommunens ejendomsstrategi udarbejdes i løbet af efteråret og forventes godkendt i byrådet i november På mødet vil der blive orienteret om proceduren og generelt om processtyring af anlægsprojekter i kommunen. Indstilling Direktøren indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning i Udvalget for natur, teknik og miljø (NTM) den Taget til efterretning Beslutning i Udvalget for plan, udvikling og kultur (PUK) den Taget til efterretning Beslutning i Udvalget for sundhed, ældre og social (SÆ) den Taget til efterretning. Beslutning i Økonomiudvalget (ØK) den Taget til efterretning. Beslutning i Udvalget for familie og institutioner (FI) den Taget til efterretning. Bilag 1 Åben Den gode anlægsproces /18

4 Side Mad- og måltidspolitik Sagsnr.: 18/24522 Sagen afgøres i: Udvalget for sundhed, ældre og social (SÆ) Resumé Med afsæt i Sundhed og Omsorgs sektorplans udviklingsområde omkring mad og måltidets udvikling i Syddjurs Kommune skal der i 2018 udarbejdes en mad- og måltidspolitik for Syddjurs Kommune. Der er på den baggrund igangsat en proces omkring udviklingen af en fælles kommunal mad- og måltidspolitik med henblik på at fremme sunde mad- og måltidsvaner hos borgere i alle aldre. Følgende sag indeholder en orientering om status for udarbejdelsen for mad- og måltidspolitikken. Sagsfremstilling Den nuværende sektorplan for Sundhed og Omsorg har som formål at skabe et overordnet styringsdokument, der danner grundlag for politiske prioriteringer og beslutninger omhandlende den videre udvikling inden for Sundhed og Omsorg i perioden Et af fokusområderne i sektorplanen er bl.a. at sætte fokus på mad og måltider. En fælles mad- og måltidspolitik for hele Syddjurs Kommune skal derfor ses i forlængelse af sektorplanen, og en måde hvorpå vi kan præsentere en række initiativer, der er et skridt på vejen mod en kommune, der giver borgerne de bedste betingelser for et sundt liv. Mad- og måltidspolitikken skal ses som et tillæg til Syddjurs Kommunes øvrige relaterede politikker, herunder sundheds- og værdighedspolitikken. Værdighedspolitikken omfatter kommunens visioner på ældreområdet, der understøtter et værdigt ældreliv for alle, mens sundhedspolitikken fokuserer på at skabe de rette rammer for et godt og sundt liv for alle kommunens borgere. Politikken tager endvidere afsæt i de nationale kostråd samt Sundhedsstyrelsens forebyggelsespakke inden for mad og måltid, og har til formål at implementere Sundhedsstyrelsens anbefalinger. Baggrund Måltidet er et væsentligt omdrejningspunkt i tilværelsen og har stor betydning for fællesskab og netværksdannelse. Sunde mad- og måltidsvaner har stor betydning for dels at fremme og bevare et godt helbred og dels at forebygge en række sygdomme og livsstilsrelaterede sygdomme. Undersøgelser viser, at der er tabte leveår forbundet med usunde mad- og måltidsvaner. Modsat er et sundt kostmønster forbundet med længere levealder og sund aldring. Den nationale sundhedsprofil fastslår, at der blandt voksne danskere er en stigning i uhensigtsmæssige kostvaner, og at der er stor ulighed i sundhed i relation til kostvaner. Sundhedsprofilens udvikling i Syddjurs Kommune viser endvidere en signifikant stigning i usundt kostmønster blandt borgerne fra 2010 til Samtidig har 51 % af Syddjurs Kommunes borgere med usundt kostmønster angivet, at de gerne vil spise sundere. Der ligger derfor et stort potentiale i at fokusere på en god rammesætning og strukturelle tiltag omkring borgernes mad- og måltidsvaner, så de sunde valg bliver nemme valg. Syddjurs Kommunes mad- og måltidspolitik skal således ses som en aktiv del i Syddjurs Kommunes generelle forebyggelsesindsats og en politik, som medvirker til at fremme lighed i sundhed. Organisering Den største effekt af politikken opnås gennem helhedsorienterede og flerstrengede indsatser, strukturelle ændringer, samt en stærk kobling til nationale kampagner og informationsindsatser. Derfor skal mad- og måltidspolitikken skrive sig ind i Syddjurs Kommunes allerede store fokus på koordinering og sammenhængende forløb således vi bedst muligt kan støtte den enkelte borger og udnytte ressourcerne mest effektivt. Det kræver struktur og inddragelse af flere forskellige fagligheder, medarbejdere og organisatoriske enheder.

5 Side 4 Derfor udvikles mad- og måltidspolitikken i et tværgående samarbejde mellem forskellige interessenter og kommunale organisatoriske enheder herunder bl.a. Sundhed og Omsorg, Social og Familie samt Børn og Læring. Mad- og måltidspolitikken er gældende for hele Syddjurs Kommune, hvorefter der udvikles mere konkrete og lokale handleplaner i hver organisationsenhed. Proces- og tidsplan Det faglige oplæg til en mad- og måltidspolitik blev præsenteret på fælles chefmøde den 4.juni med mulighed for at kommentere og kvalificere oplægget. Næste skridt i processen er nedsættelse af en projektgruppe, der sammen formulerer et udkast til en mad- og måltidspolitik. Dette udkast vil forelægge ultimo Det foreslås, at det videre forløb i 2018 og 2019 inddrager flere relevante aktører, herunder ledere og medarbejdere i Syddjurs Kommune, råd og udvalg, samt andre samarbejdspartnere i civilsamfundet. Økonomi og organisatoriske konsekvenser Ingen umiddelbare konsekvenser Indstilling Direktøren indstiller til drøftelse. Beslutning i Direktionsmøde den Drøftet og det opfordres, at politikken forankres i og behandles samtidigt i flere fagudvalg. Beslutning i Udvalget for sundhed, ældre og social (SÆ) den Drøftet med bemærkning om, at udvalget ønsker, at proces med udvikling af mad- og måltidspolitik skal inddrage alle udvalg samt relevante eksterne parter herunder distriktsråd. Fraværende: Michael Aakjær (A), Laila Sortland (O) Beslutning i Udvalget for natur, teknik og miljø (NTM) den I Udvalget blev bla gjort opmærksom på følgende holdninger til mad- og måltidspolitikken: - Politikken bør baseres på danske madtraditioner - Anvendelse af økologiske og lokale råvarer så vidt muligt i et bæredygtighedsperspektiv Beslutning i Udvalget for familie og institutioner (FI) den Sagen udsættes til senere drøftelse. Beslutning i Udvalget for erhverv og beskæftigelse (EB) den Udvalget peger på - at kommunen som virksomhed har en aktiv sundhedspolitik overfor sine ansatte og som kan danne model for kommunens virksomheder - at ansatte i Jobcentret er aktive i sit samarbejde med borgerne og kan rådgive om sundhedens betydning for borgerens velfærd, herunder om prioritering af det gode måltid for sig selv og familien Beslutning i Udvalget for plan, udvikling og kultur (PUK) den Udvalget har følgende bemærkninger til en ny politik: - Et evt. samarbejde om flere sunde måltider i de selvejende haller

6 Side 5 Beslutning i Udvalget for familie og institutioner (FI) den Drøftet med bemærkning om, politikken skal have fokus på sund mad fra sundhedsplejerskernes vejledning til sund mad og gode kostvaner i særlig grad i forhold til skoler og dagtilbud.

7 Side Budgetopfølgning pr. 31. juli Udvalget for familie og institutioner - anlæg Sagsnr.: 18/32467 Sagen afgøres i: Udvalget for familie og institutioner (FI) Resumé Sagen er udvalgets bidrag til den strategiske økonomirapportering der samles til Økonomiudvalg og Byråd. Rapporteringen sker på baggrund af forbruget den 31. juli Der forventes et samlet mindreforbrug på 11 mio. kr. i forhold til korrigeret budget på anlæg for de tre bevillinger Børn, Unge og Familier, Skoleområdet og Dagtilbud til børn. Sagsfremstilling Der forventes et samlet mindreforbrug på 11 mio. kr. i forhold til korrigeret budget på anlæg, som er på 36,2 mio. kr., for de tre bevillinger Børn, Unge og Familier, Skoleområdet og Dagtilbud til børn. Det forventede regnskab er 6,4 mio. kr. højere end oprindeligt budget på 18,8 mio. kr. Det betyder, at det oprindelige anlægsbudget er forhøjet med 17,4 mio. kr. i 2018 (18,8 mio. kr. + 17,4 mio. kr. = 36,2 mio. kr.), heraf er 14,2 mio. kr. overførsel fra 2017 til Anlægsprojektet med ny daginstitution i Mørke forventes først færdigt primo 2019, så lige nu forventes en overførsel af budget på 9 mio. kr. fra 2018 til Mosegården midlertidig tilbygning er leje m.v. over tre år. Det forventes, at 2 mio. kr. overføres til Økonomi og organisatoriske konsekvenser Rådighedsbeløb (Hele kr.) 11 anlæg Udvalget for familie og institutioner Børn, Unge og Familier Oprindeligt budget Korrigeret budget Forbrug Forventet regnskab Afvigelse i.f.t. opr. Budget Afvigelse i.f.t. korr. budget Ansøgning om tillægsbevilling Skoleområdet Dagtilbud til børn Indstilling Direktøren indstiller til Udvalget, at budgetopfølgningen på anlæg tages til efterretning og sagsfremstillingen indarbejdes i økonomirapporteringen for anlæg til Økonomiudvalg og Byråd. Beslutning i Direktionsmøde den Direktionen indstiller til Udvalget for familie og institutioner, at budgetopfølgningen på anlæg tages til efterretning og sagsfremstillingen indarbejdes i økonomirapporteringen for anlæg til Økonomiudvalg og Byråd. Beslutning i Udvalget for familie og institutioner (FI) den Indstilles godkendt. Bilag 1 Åben Budgetopfølgning pr anlæg - Udvalget for familie og institutioner.pdf /18

8 Side Budgetopfølgning pr. 31. juli Udvalget for familie og institutioner - drift Sagsnr.: 18/32467 Sagen afgøres i: Udvalget for familie og institutioner (FI) Resumé Sagen er udvalgets bidrag til den strategiske økonomirapportering der samles til økonomiudvalg og byråd. Rapporteringen sker på baggrund af forbruget den 31. juli Med sagen følger rapportering på ikke-finansielle mål for Syddjurs Kommune til orientering. På området vedr. Børn, unge og familier er der et betydeligt udgiftspres og der er derfor skærpet ledelsesmæssig opmærksomhed på at sikre budgetoverholdelse. Skoleområdet forventes samlet set at nedbringe deres opsparing i 2018 i henhold til de gældende decentraliseringsprincipper. Dagtilbud til børn forventer budgetoverholdelse. Økonomisk Sekretariat deltager under punktets behandling. Sagsfremstilling Børn, unge og familier Bevilling Aktuelt er opgjort et udgiftspres på området på op til 6,5 mio. kr. i forhold til korrigeret budget. Ledelsen arbejder på at nedbringe de forventede merudgifter for at sikre budgetoverholdelse. Til næste budgetopfølgning vil de aktuelle prognoser blive kvalificeret yderligere. Det ikke-finansielle nøgletal vedrørende anbringelser på institution viser en stagnering i antallet af anbringelsesdøgn, hvilket kan tyde på, at det løbende behov for døgnanbringelser er nået (Mål 1). I forhold til tidlige forebyggende indsatser, har det øgede fokus betydet, at området fortsat opnår en høj andel af tidlig indsats (Mål 2). Projektet for svært overvægtige børn fortsætter den gode udvikling, hvor hovedparten af børnene taber sig (Mål 3). Det bekymrende fravær på skolerne har ligget stabilt over en periode, men der ses en stigning hen mod slutningen af skoleåret 2017/2018. Det skal endelig bemærkes, at forskellen mellem oprindeligt budget og korrigeret budget skyldes primært flytning af PPR til skoleområdet svarende til 12,3 mio. kr. og overførslen af mindreudgifter fra Skoleområdet Bevilling Børn og Læring forventer samlet at nedbringe deres opsparing i 2018 i henhold til de gældende decentraliseringsprincipper. Enkelte skoler er på dette tidspunkt af året lidt presset på økonomien. Udfordringerne er forskellige og der er ledelsesmæssigt fokus de berørte steder. Året kan ende med et mindre merforbrug enkelte steder. De ikke-finansielle nøgletal er opdateret med nye tal for uddannelsesparate og nye trivselsmålinger. Andelen i 9. klasse der erklæres uddannelsesparate er steget fra 70 pct. i 2017 til 82 pct. i 2018 (Mål 6). Andelen i klasse der svarer, at de tit bliver drillet, så de bliver ked af det, er faldet til under 10 pct. (Mål 7). Karaktererne for 9. klasse forventes klar til næste budgetopfølgning (Mål 5). Forskellen mellem oprindelige budget og korrigeret budget på 23 mio. kr. skyldes især to ting: Den første er flytning af PPR fra Børn, Unge og Familier til Skoleområdet på 12,3 mio. kr. Den næste er overførsel af mindreudgifter fra regnskab 2017 til 2018 på samlet 8,3 mio. kr. Skoleområdet tillægsbevilling Det er valgt, at samle IT aftalerne omkring elevadministration og skemalægning i én fælles aftale for alle skolerne. IT kontrakterne forankres i IT og digitalisering jævnfør retningslinjerne for kommunens IT aftaler. Der anmodes derfor om at flytte 0,35 mio. kr. i 2018 og 0,40 mio. kr. i 2019 og frem fra skoleområdet til IT og digitalisering.

9 Side 8 MinUddannelse er en læringsplatform, hvor mål, elevplaner, årsplaner, ugeplaner mv. vil være tilgængelige for lærer og forældre. MinUddannelse vil blive et centralt værktøj i tæt tilknytning til AULA. Der er et ønske om, at placere kontrakterne og budgettet i IT og digitalisering, hvor også kontrakten for AULA er placeret. Der er betalt for 2018, men der anmodes om at flytte 0,452 mio. kr. årligt fra 2019 og frem fra skoleområdet til IT og digitalisering. Dagtilbud til børn Bevilling Børn og Læring forventer samlet set at overholde budgettet. Området overfører derfor sidste års mindreudgifter på 2 mio. kr. videre til næste år. En enkelt daginstitution er lige nu økonomisk udfordret. Året kan ende med større merforbrug i denne daginstitution. Der er iværksat tiltag for at sikre en økonomi i balance. I de ikke-finansielle mål på børnetal kunne det lige nu se ud til, at antallet af nul-årige pr. 1. januar 2019 ender på samme niveau som pr. 1. januar 2018 (Mål 8). Der forventes nye tal for andelen med alderssvarende sprog i næste budgetopfølgning (Mål 9). Økonomi og organisatoriske konsekvenser 11 - Drift Hele kr. Udvalget for familie og institutioner Børn, Unge og Familier Oprindeligt budget Korrigeret budget Forbrug ultimo juli Forventet regnskab Afvigelse i.f.t. Opr. Budget Afvigelse i.f.t. Korr. Budget Ansøgning om tillægsbevilling Skoleområdet Dagtilbud til børn Indstilling Direktøren indstiller til Udvalget, Økonomiudvalget og Byrådet 1. at budgetopfølgningen tages til efterretning og at sagsfremstillingen indarbejdes i økonomirapporteringen til Økonomiudvalg og Byråd. 2. at der gives en negativ tillægsbevilling til Skoleområdet (11.222) på 0,35 mio. kr. i 2018 der modsvares af en tillægsbevilling til Administrativ organisation (10.645). 3. at der i overslagsårene flyttes 0,852 mio. kr. fra Skoleområdet (11.222) til Administrativ organisation (10.645). Beslutning i Direktionsmøde den Direktionen noterer at der er fokus på budgetoverholdelse. Direktionen indstiller til Udvalget for familie og institutioner, Økonomiudvalget og Byrådet 1. at budgetopfølgningen tages til efterretning og at sagsfremstillingen indarbejdes i økonomirapporteringen til Økonomiudvalg og Byråd. 2. at der gives en negativ tillægsbevilling til Skoleområdet (11.222) på 0,35 mio. kr. i 2018 der modsvares af en tillægsbevilling til Administrativ organisation (10.645). 3. at der i overslagsårene flyttes 0,852 mio. kr. fra Skoleområdet (11.222) til Administrativ organisation (10.645). Beslutning i Udvalget for familie og institutioner (FI) den Pkt 1. indstilles til Økonomiudvalgets og Byrådets efterretning Pkt 2 og 3 indstilles til Økonomiudvalgets og Byrådets godkendelse

10 Side 9 Bilag 1 Åben Ikke-finansielle mål 2018 pr. 31. juli FI udvalget /18

11 Side Spørgeramme til minievaluering af udvalgsarbejdet og den politiske mødekalender Sagsnr.: 18/17642 Sagen afgøres i: Udvalget for familie og institutioner (FI) Resumé På baggrund af forslag til den politiske mødekalender for 2019 besluttede Direktionen på møde 18/6-2018, at igangsætte en minievaluering af udvalgsarbejdet i Syddjurs Kommune med følgende proces: Direktionen behandler den 6. august spørgeramme til mini evaluering af udvalgsbehandling Fagudvalg og Økonomiudvalg evaluerer til august møderne Udvalgsformænd afrapporterer til byrådets temamøde 29. august 2018 Forvaltningen udarbejder evt. nyt forslag til mødekalender Behandling og godkendelse af mødekalender 2019 i september 2018 o direktion den 3. september 2018 o udvalg i dagene 3. til 5. september 2018 o økonomiudvalgsmøde den 12. september 2018 o byråd den 19. september 2018 Sagsfremstilling Udvalgsmøderne har været planlagt således, der kunne tages hensyn til at 5 byrådsmedlemmer er med i 2 udvalg og at der er 3 direktører til at betjene udvalgene. Disse hensyn skal fortsat iagttages. Endvidere er der taget højde for KL topmøderne på de forskellige områder. I 2018 er møderne planlagt således, at Udvalget for natur, teknik og miljø (NTM) holder møde tirsdag formiddag og Udvalget for familie og institutioner (FI) holder møde tirsdag eftermiddag. Endvidere holder Udvalget for erhverv og beskæftigelse (EB) møde onsdag formiddag og Udvalget for plan, udvikling og kultur samt Udvalget for sundhed, ældre og social (SÆ) holder møde onsdag eftermiddag. Økonomiudvalget (ØK) holder møde onsdag eftermiddag. I forhold til fagudvalg og Økonomiudvalg foreslås, at der drøftes ud fra spørgsmålene: 1. Drøfte rammerne for afvikling af møderne, herunder mødekalender og sted for afholdelse m.v. 2. Drøfte om der er et godt afsæt og beslutningsgrundlag for at træffe politisk beslutning. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at spørgsmål til fagudvalg og Økonomiudvalg godkendes. Beslutning i Direktionsmøde den Godkendt og videresendes med indstilling til drøftelse i fagudvalg og Økonomiudvalg. Beslutning i Udvalget for natur, teknik og miljø (NTM) den Drøftet Beslutning i Udvalget for familie og institutioner (FI) den Sagen udsættes. Beslutning i Udvalget for erhverv og beskæftigelse (EB) den Drøftet Beslutning i Udvalget for plan, udvikling og kultur (PUK) den Drøftet

12 Side 11 Beslutning i Udvalget for sundhed, ældre og social (SÆ) den Drøftet. Beslutning i Økonomiudvalget (ØK) den Drøftet. Beslutning i Udvalget for familie og institutioner (FI) den Drøftet. Bilag 1 Åben 1. udkast til politisk mødekalender /18

13 Side Konference om "Det gode ungdomsliv i Syddjurs Kommune" Sagsnr.: 18/23898 Sagen afgøres i: Udvalget for familie og institutioner (FI) Resumé Der afholdes den 21. november 2018 en konference om Det gode ungdomsliv i Syddjurs Kommune vi gør det sammen. Formålet med konferencen er at drøfte unges vilkår med fokus på, hvordan Syddjurs Kommune kan understøtte, at alle unge oplever rammer, de kan føle sig trygge i, og som trods forskelligheder, kan rumme alle. Sagsfremstilling Unge i Syddjurs Kommune fungerer generelt rigtig godt for det store flertals vedkommende, der er lav kriminalitet, og de fleste finder vej ind i uddannelse og voksenlivet på egen hånd. For at understøtte det gode og sunde ungeliv er det væsentligt, at Syddjurs Kommune overvejer og planlægger ud fra, hvordan unge oplever sig mødt af de vilkår, der er for unges skole- og fritidsliv. Da unges vilkår er en bred dagsorden, der ikke kan placeres i ét enkelte fagudvalg, har der været en drøftelse med alle udvalgsformænd, der bakker op om fortsat og styrket samarbejde indenfor dette tema. Desuden blev temaet vendt på kredsrådsmødet mellem Syddjurs Kommune og Østjyllands Politi i april På baggrund af drøftelser med udvalgsformænd og i direktionen planlægges konferencen den 21. november 2018 ud fra følgende ramme: Byrådet holder en konference under overskriften Det gode ungdomsliv i Syddjurs Kommune vi gør det sammen. På konferencen veksles der mellem oplæg i plenum og mulighed for at deltage i workshops. Konferencen er opstarten på en proces, hvor interessenterne sammen sætter fokus og retning på udvikling af fremtidens ungemiljøer i Syddjurs Kommune. Konferencen skal både levere viden og inspiration. Konferencens målgruppe er bred. Mulige deltagere, der inviteres: Distriktsråd, DEMO-råd, fælles elevråd, elever fra EUD10, ledere og medarbejdere i kommunen (der arbejder med unge, kulturindsatser, fysisk planlægning mv), Handicaprådet, Natteravne, ungdomsuddannelser, skolebestyrelser, Skoleforum, Boligforeninger, UU mv. Der annonceres bredt ud om konferencen, så andre end de inviterede har mulighed for at deltage. Konferencen planlægges i en arbejdsgruppe med ledere og medarbejdere fra relevante områder i kommunen (sundhedsområdet, ungeindsatsen på beskæftigelsesområdet, Ungdomsskolen, kommunens ungekontakt, det tekniske område og kulturområdet). Desuden inddrages repræsentanter fra distriktsrådene, DEMO-råd, kommunens fælles elevråd (og evt. andre ungegrupper) og Østjyllands Politi i planlægningsarbejdet. Sagen foreslås drøftet i direktion og fagudvalg samt efterfølgende på Udvalgsformandsmødet den 18. september Indstilling Direktøren indstiller, at 1. Sagen drøftes, og 2. Fremsendes til drøftelse i fagudvalgene Beslutning i Direktionsmøde den Direktionen indstiller sagen til drøftelse i alle fagudvalg i september 2018.

14 Side 13 Beslutning i Udvalget for natur, teknik og miljø (NTM) den På mødet fremkom pointer vedr. bl.a.: - Unges interesse for grøn omstilling - At sundhedsperspektivet bredes ud til at give også de unge mulighed for komme ud i naturen og unges forbrugsmønstre - En opfordring til at få andre unge med end dem Syddjurs Kommune allerede er i kontakt med - At hele konferencen tilrettelægges med inspiration fra de unge Demorådet? Beslutning i Udvalget for familie og institutioner (FI) den Drøftet - bemærkninger tages med i planlægning af programmet. Beslutning i Udvalget for erhverv og beskæftigelse (EB) den Følgende emner ser Udvalget gerne indeholdt: Unge i lærlingeforløb gerne i et samarbejde med Dansk Byggeri og lokale virksomheder Unge (bred vifte) der giver deres eget bud på det gode ungdomsliv i Syddjurs Den kommunale ungeindsats (ex UU vejleder) med besøg fra unge brugere heraf Beslutning i Udvalget for plan, udvikling og kultur (PUK) den Flg. emner var bl.a. fremme i drøftelsen: Deltagelse på konferencen: - At der fokuseres på at få unge fra elevråd bredt set med på konferencen - Også unge fra Rampen bør repræsenteres - Repræsentanter fra Idrætsforeninger, Kulturskole mm Indhold: - Inddrage de unge i programlægningen - Et meta-indlæg omkring inddragelse af unge (hvordan vil unge inddrages) Beslutning i Udvalget for sundhed, ældre og social (SÆ) den Der bemærkes, at Udvalget gerne ser forberedelser og indspil suppleret med sundhedsområdet, erhvervsskolerne og folkekirken, og at der procesmæssigt tages højde for, at der kommunikeres på tværs af interesser og persongrupper. Viden der gerne må komme ud af konferencen: Hvad fungerer godt i understøttelsen af det gode ungdomsliv Hvordan kan vi i samspil med unge i forhold til eks. KRAM faktorer, stress, sex og psykisk sundhed.

15 Side Godkendelse af politisk mødekalender 2019 Sagsnr.: 18/17642 Sagen afgøres i: Byrådet Sagsfremstilling Forslag til politiske mødekalender for 2019 er vedhæftet som bilag. Der er indarbejdet skolernes ferie i planen, ligesom de politiske topmøder/temamøder i KL regi er indarbejdet efter oplysninger fra KL. De to KL Repræsentantskabsmøder, der afholdes og hvor borgmesteren deltager, er ligeledes skrevet ind. Endvidere er Folkemødet på Bornholm skrevet ind, ligesom der er taget højde for, at Europa- Parlamentsvalget i 2019 skal afholdes i perioden 23. maj til 26. maj Det næste Folketingsvalg skal afholdes senest 15. juni I byrådet er der 5 medlemmer, der er med i 2 udvalg, hvilket der er taget højde for i den udarbejdede mødekalender ligesom der er taget højde for, at der er 3 direktører til at betjene udvalgene. Kalenderen er udarbejdet således, at Udvalget for natur, teknik og miljø (NTM) holder møde tirsdag formiddag og Udvalget for familie og institutioner (FI) holder møde tirsdag eftermiddag. Endvidere holder Udvalget for erhverv og beskæftigelse (EB) møde onsdag formiddag og Udvalget for plan, udvikling og kultur samt Udvalget for sundhed, ældre og social (SÆ) holder møde onsdag eftermiddag. Økonomiudvalget (ØK) holder møde onsdag eftermiddag. Udvalgene og Byrådet skal godkende deres egne mødedatoer og selv fastsætte et klokkeslæt. Proces for behandling af mødekalenderen er: Direktionen behandler den 6. august spørgeramme til mini evaluering af udvalgsbehandling Fagudvalg og Økonomiudvalg evaluerer til august møderne Udvalgsformænd afrapporterer til byrådets temamøde 29. august 2018 Forvaltningen udarbejder evt. nyt forslag til mødekalender Behandling og godkendelse af mødekalender 2019 i september Direktion den 3. september Udvalg i dagene 3. til 5. september Økonomiudvalgsmøde den 12. september Byrådet den 19. september 2018 Indstilling Kommunaldirektøren indstiller forslag til politisk mødekalender 2019 til godkendelse i udvalg og byråd. Beslutning i Direktionsmøde den Der foretages enkelte justeringer og tilpasninger af forslag til politisk mødekalender Direktionen indstiller forslag til politisk mødekalender 2019 til godkendelse i udvalg og byråd. Beslutning i Udvalget for natur, teknik og miljø (NTM) den Møderækken godkendes og med mødestart kl Beslutning i Udvalget for familie og institutioner (FI) den Indstilles til Økonomiudvalgets og Byrådets godkendelse. Beslutning i Udvalget for erhverv og beskæftigelse (EB) den Møderækken godkendes med mødestart kl. 08

16 Side 15 Beslutning i Udvalget for plan, udvikling og kultur (PUK) den Møderækken godkendes med den tilføjelse at der også placeres 3-4 årlige dialogmøder. De ordinære møder starter kl 14 og dialogmøder kl 16. Beslutning i Udvalget for sundhed, ældre og social (SÆ) den Indstilles godkendt. Bilag 1 Åben Politisk mødekalender /18

17 Side Evaluering af tildelingsmodel og arbejdet med øget inklusion - VIVE rapport Sagsnr.: 17/26378 Sagen afgøres i: Udvalget for familie og institutioner (FI) Resumé Pr. 1. august 2016 fik skolerne ny tildelingsmodel, og samtidig blev arbejdet med øget inklusion i folkeskolen iværksat. Den 6. marts 2018 godkendte Udvalget for Familie og Institutioner et kommissorium for evaluering af tildelingsmodellen og arbejdet med øget inklusion. Evalueringen er gennemført af VIVE, og den rapport, de har udarbejde, er vedhæftet sagsfremstillingen. På baggrund af rapporten lægges der op til politisk drøftelse af følgende tre emner: 1. Kompetenceudvikling 2. Elevernes trivsel 3. Økonomistyring Evalueringen eftersendes til udvalget og bliver offentliggjort på VIVEs hjemmeside den 10. august VIVE deltager på mødet for Familie og Institutioner den 14. august 2018 og det efterfølgende Skoleforum. På baggrund af evalueringens konklusioner opstiller forvaltningen seks forslag for det videre arbejde med tildelingsmodellet og øget inklusion. Direktøren indstiller til drøftelse i direktionen med beslutning om videre behandling i Udvalget for familie og institutioner, Økonomiudvalget og Byrådet. Sagsfremstilling Evalueringens formål Evalueringen er gennemført i foråret 2018, hvor tildelingsmodellen og arbejdet med øget inklusion har været gældende lidt under 2 år. Det må forventes, at der vil være en vis indkøringsperiode, før virkningerne af modellen slår fuldt igennem. Evalueringen har derfor fokus på de kortsigtede effekter med henblik på at belyse nogle opmærksomhedspunkter i det fortsatte arbejde med tildelingsmodellen og øget inklusion. Evalueringen besvarer følgende spørgsmål: 1. Hvilken betydning har Syddjurs Kommunes nye tildelingsmodel og inklusionstiltag haft for skolernes måde at arbejde med inklusion på? Herunder: Er der forskel på små og store skoler? 2. Hvordan lykkes skolerne med målet om øget inklusion? Herunder: Hvordan påvirker det øgede inklusionsfokus medarbejdernes trivsel og tilfredshed og elevernes trivsel og læring? Og er der forskel på små og store skoler? Spørgsmålene blev vedtaget med kommissoriet for evalueringen af Udvalget for Familie og Institutioner den 6. marts Evalueringens afgrænsning VIVE har foretaget to delanalyser for at afdække spørgsmål 1 og 2 som præsenteret ovenfor. Første delanalyse afdækker, hvilke praksisændringer arbejdet med øget inklusion og tildelingsmodellen har betydet på skolerne. Dette gøres gennem en afdækning af skolernes arbejde med planlægningen og budgetteringen for skoleåret, hvilke tilbud skolerne har for elever med særlige behov samt skolernes inddragelse af specialviden i arbejdet med at øge inklusionen i almenklasserne. Til denne delanalyse har VIVE indsamlet informationer gennem: Spørgeskemaundersøgelse blandt samtlige pædagogiske medarbejdere på skolerne Fokusgruppeinterview med pædagogiske medarbejdere fra fire skoler Interviews med skolerne, PPR-leder, chef for Børn og Læring

18 Side 17 Anden delanalyse undersøger, hvad den nye tildelingsmodel og arbejdet med øget inklusion har af resultater på kort sigt. Det gøres ved at undersøge udviklingen i, hvor mange elever, der visiteres til ekstern specialundervisning, elevernes trivsel og læring samt medarbejdernes trivsel og tilfredshed. Data over elevtal i de forskellige kommunale undervisningstilbud. Til denne delanalyse har VIVE indsamlet informationer gennem: Spørgeskemaundersøgelse blandt samtlige pædagogiske medarbejdere på skolerne Fokusgruppeinterview med pædagogiske medarbejdere fra fire skoler Fokusgruppeinterview med fire forældre til elever, der er flyttet fra specialtilbud til almenklassen Telefoninterview med skolebestyrelsesformænd Interview med elever Data fra de nationale trivselsmålinger Sygefraværsdata for kommune og på landsplan Data over elevtal i de forskellige kommunale undervisningstilbud. VIVEs rapport beskriver således ikke de konkrete ændringer i budgetter, tildelingsmodellen har betydet for de enkelte skoler. I stedet er der fokus på om tildelingsmodellen lever op til det formål, der i sin tid lå til grund for at ændre tildelingsmodellen samt skolernes økonomistyring med den nye model. Det betyder, at rapporten afdækker, hvordan skolerne har oplevet overgangen til den nye tildelingsmodel i forhold til at kunne planlægge skoleåret og budgettering. Da VIVEs rapport ikke evaluerer selve tildelingsmodellen, sagen suppleres med et notat om tildelingsmodellen udarbejdet af Syddjurs Kommunes økonomiske sekretariat. Notatet understøtter rapporten ved at fremlægge fakta om de bekymringer, som skolerne giver udtryk for i evalueringen. Notatet er vedlagt som bilag på sagen. Notatet beskriver blandt andet baggrunden for indførelsen af den nye tildelingsmodel, overvejelser omkring socioøkonomi, og pengene følger eleven. Opmærksomhedspunkter på baggrund af evalueringen På baggrund af analysen fremstiller VIVE fire opmærksomhedspunkter. De fire punkter uddybes nedenfor og på baggrund heraf opstiller forvaltningen seks anbefalinger til det videre arbejde med tildelingsmodellen og øget inklusion (anbefalingerne opsummeres nederst). Evalueringen opridser følgende opmærksomhedspunkter for skoleområdet fremadrettet : 1. Kontinuerligt fokus på kompetenceudvikling for medarbejdere 2. Kontinuerligt fokus på, om modellen giver skolerne et godt grundlag at styre økonomien ud fra 3. Kontinuerligt fokus på elevernes trivsel 4. Fokus på perioden efter afvikling af specialklasser. Ad 1) Kontinuerligt fokus på kompetenceudvikling for medarbejdere Evalueringen fastslår, at medarbejderne mener, at de har en tilpas mængde viden om inklusionsarbejdet, men efterlyser flere konkrete redskaber til at bringe deres viden i spil i den daglige undervisning.. Det kan blandt andet gøres gennem et øget fokus på professionelle læringsfællesskaber, samt et øget fokus på forbindelsen til praksis i de kurser, der udbydes i det årlige kursuskatalog. Det vil styrke både det fokus på praksis, som medarbejderne efterspørger, og det samarbejde mellem voksne omkring inklusionsindsatsen, som rapporten også fremhæver. Der blev i 2016 afsat midler til kompetenceudvikling på skoleområdet. Forvaltningen vurderer, at fortsat kompetenceudvikling er nødvendigt for at sikre, at skolerne og deres personale formår at leve op til kravet om øget inklusion, højere faglige resultater og øget uddannelsesparathed. Det er relevant med en politisk drøftelse af, hvordan disse midler bruges til bedst muligt at understøtte medarbejderne i deres opgaver herunder til at give medarbejderne de konkrete redskaber, de efterspørger. Ad 2) Kontinuerligt fokus på, om modellen giver skolerne et godt grundlag at styre økonomien ud fra Evalueringen viser, at tildelingsmodellen i høj grad lever op til de formål, der blev sat ved tildelingsmodellen udarbejdelse, og at skolerne i vid udstrækning overholder budgetterne.

19 Side 18 To tredjedele af skolerne føler sig presset af forskellige forhold, for eksempel andelen af tosprogede elever, elevernes socioøkonomiske baggrund, lavt/faldende/svingende elevtal og udgifter til skolelederløn. Notatet fra økonomisk sekretariatet belyser de økonomiske bekymringer. Det er relevant med en politisk drøftelse af hvilken betydning evalueringens resultater (med henvisning til notatet om tildelingsmodellen) har for tildelingsmodellen på skoleområdet. Tre emner er særligt relevante: Socioøkonomi: Her er det VIVEs vurdering, at en forskel i socioøkonomisk baggrund mellem skoler på faktor 1 bør overvejes i tildelingen af midler. Det er dog i 2018 første år, der i Syddjurs Kommune er en tiltrækkelig stor variation i socioøkonomisk baggrund til, at punktet er relevant, jf. VIVEs anbefalinger. Desuden viser erfaringer fra fx Rosmus Skole, at socioøkonomi ikke står alene, da skolen præsterer et karakterniveau højere end forventet relativt til deres socioøkonomiske referenceramme (se notatet om tildelingsmodellen). Forvaltningen anbefaler på ovenstående baggrund, at der ikke for nuværende indarbejdes socioøkonomiske parametre som en del af tildelingsmodellen. Pengene følger eleven : Hensigten er, at en stor del af midlerne lægges ud på skolerne, hvilket samtidig betyder, at skolerne skal afholde udgifterne, når eleverne visiteres til specialtilbud. Dette kan være en udfordring, når skolerne ikke har kendskab til eleven, der visiteres til specialtilbud, da eleven frem til visitering har gået i for eksempel privat skole eller tidligere har været anbragt i anden kommune med dertilhørende specialskoletilbud og nu netværksanbringes i Syddjurs Kommune. Forvaltningen anbefaler, at der udarbejdes en tilføjelse til tildelingsmodellen, der tager højde for den beskrevne udfordring. Taksten for eksklusion: Taksten for eksklusion til specialskole er i dag kr. Dette dækker ikke den fulde udgift til specialtilbuddet, og det kan derfor overvejes, om taksten skal justeres, hvormed flere centrale midler kan lægges ud til skolerne. Forvaltningen anbefaler, at skolernes medfinansiering af taksten for et ekskluderende tilbud øges til kr. og at der samtidig udlægges flere midler til skolerne fra den decentrale pulje til specialtilbud. Ad 3) Kontinuerligt fokus på elevernes trivsel Medarbejdere og forældre mener, at trivsel, sociale og faglige kompetencer ligger dårligere for elever med behov for særlig støtte, end det er tilfældet for deres klassekammerater. Resultaterne af de nationale trivselsmålinger fra 2015 til 2017 viser dog ikke, at eleverne generelt skulle opleve dårligere trivsel efter den nye tildelingsmodel og arbejdet med øget inklusion. Forvaltningen anbefaler, at der forsat er fokus på at øge elevernes trivsel blandt andet gennem den fortsatte implementering af Lærings- og trivselspolitik fra 2017 og de tilhørende lokale handleplaner. Lærings- og trivselspolitikken har som ambition, at Syddjurs Kommune skaber inkluderende læringsfællesskaber for alle, og dette er derfor et fokuspunkt i skolernes handleplaner for implementeringen af politikken. Forvaltningen anbefaler endvidere at drøfte politisk, hvordan kommunen tager hånd om medarbejderes og forældres bekymringer omkring elevernes trivsel, sociale og faglige kompetencer, således at der også fremadrettet bliver fokus på at sikre alle elevers trivsel. Ad 4) Fokus på perioden efter afvikling af specialklasser Evalueringen gør opmærksom på, at der er et særligt behov for at sætte fokus på afviklingen af specialklasserækkerne på Ådalsskolen og Mørke Skole med udgangen af overgangsperiode, der udløber i sommeren Det kræver, at der tages hensyn til den enkelte elevs behov, og forvaltningen vil derfor i samarbejde med skolelederne foretage en konkret vurdering af hver enkelt elevs behov, når specialklasserækken udfases. Den første dialog herom påbegyndes i starten af skoleåret 2018/2019. Forvaltningens anbefalinger opsummeret 1. Forvaltningen anbefaler, at der fortsat arbejdes med kompetenceudvikling på baggrund af en politisk drøftelse af, hvordan midler til kompetenceudvikling bedst muligt prioriteres. 2. Forvaltningen anbefaler, at der ikke for nuværende indarbejdes socioøkonomiske parametre som en del af tildelingsmodellen. 3. Forvaltningen anbefaler, at der udarbejdes en tilføjelse til tildelingsmodellen, der tager højde for udfordringerne med pengene følger eleven.

20 Side Forvaltningen anbefaler, at skolernes medfinansiering af taksten for et ekskluderende tilbud øges til kr. og at der samtidig udlægges flere midler til skolerne fra den decentrale pulje til specialtilbud. 5. Forvaltningen anbefaler, at der forsat er fokus på at øge elevernes trivsel blandt andet gennem den fortsatte implementering af Lærings- og trivselspolitik fra 2017 og de tilhørende lokale handleplaner. 6. Forvaltningen anbefaler at drøfte politisk, hvordan kommunen tager hånd om medarbejderes og forældres bekymringer omkring elevernes trivsel, sociale og faglige kompetence. Tidsplan for den videre behandling af evalueringen Dato Aktivitet Kommunikation 6. august Direktionen 10. august 10. august Evalueringen sendes til Skoleforum og byrådet Evalueringen offentliggøres på VIVE s hjemmeside og på Syddjurs Kommunes hjemmeside. Der medsendes en læsevejledning som sætter rammerne for rapporten: Hvad kan rapporten svare på og ikke svare på, beskrivelse af rammerne for rapporten samt pointer fra den økonomiske beregning fra Økonomisk Sekretariat. Der udsendes en pressemeddelelse med udtalelse fra Kirstine Bille og orientering om den videre proces med rapporten. 14. august FI møde og Skoleforum Oplæg v/ chef for Børn og Læring 21. august Skoleledermøde 23. august Ekstraordinært møde i Område MED Børn og Læring Orientering af skolerne og drøftelse af rapporterne ved chefen for Børn og Læring. Skolerne tager den videre orientering af medarbejderne på egne skoler. Orientering af MED Systemet ved chef for Børn og Læring Indstilling Direktøren indstiller til drøftelse i direktionen. Beslutning i Direktionsmøde den Direktionen indstiller til Udvalget for familie og institutioner, at 1. sagen drøftes og 2. der tages stilling til forvaltningens anbefalinger og 3. der tages stilling til den eventuelle videre behandling Beslutning i Udvalget for familie og institutioner (FI) den Sagen genoptages på næste møde. Beslutning i Udvalget for familie og institutioner (FI) den Forvaltningen anbefaler, at der fortsat arbejdes med kompetenceudvikling på baggrund af en politisk drøftelse af, hvordan midler til kompetenceudvikling bedst muligt prioriteres. Udvalget indstiller at følge denne indstilling 2. Forvaltningen anbefaler, at der ikke for nuværende indarbejdes socioøkonomiske parametre som en del af tildelingsmodellen. Udvalget indstiller at følge denne indstilling 3. Forvaltningen anbefaler, at der udarbejdes en tilføjelse til tildelingsmodellen, der tager højde for udfordringerne med pengene følger eleven. Udvalget indstiller at følge denne indstilling 4. Forvaltningen anbefaler, at skolernes medfinansiering af taksten for et ekskluderende tilbud øges til kr. og at der samtidig udlægges flere midler til skolerne fra den centrale pulje til

21 Side 20 specialtilbud. Udvalget indstiller at denne anbefaling ikke følges for nuværende 5. Forvaltningen anbefaler, at der forsat er fokus på at øge elevernes trivsel blandt andet gennem den fortsatte implementering af Lærings- og trivselspolitik fra 2017 og de tilhørende lokale handleplaner. Udvalget indstiller at følge denne indstilling 6. Forvaltningen anbefaler at drøfte politisk, hvordan kommunen tager hånd om medarbejderes og forældres bekymringer omkring elevernes trivsel, sociale og faglige kompetence. Udvalget indstiller at følge denne indstilling 7. Udvalget indstiller at tildelingsmodellen ændres så det første knæk ændres til 113% i stedet for 110%, jævnfør beregningen Der udarbejdes beregning på ændring på 113% + lederløn trukket ud, på baggrund af den enkelte skoles udgifter, dette vedlægges sagen. Bilag 1 Åben Læsevejledning til VIVE-rapporten /18 2 Åben Notat om økonomien i folkeskolernes tildelingsmodel 8. august /18 3 Åben Evaluering af Syddjurs Kommunes tildelingsmodel og arbejdet med øget inklusion /18 4 Åben Referat af skoleforum med fokus på VIVE.docx /18 5 Åben Notat om tildelingsmodellen til folkeskolerne - på baggrund af spørgsmål.pdf /18

22 Side Orienteringssager til Sagsnr.: 18/625 Sagen afgøres i: Udvalget for familie og institutioner (FI) Resumé 1. Nyt fra formanden 2. Evaluering af BoostCamp elever fra 8. og 9. klasse fra folkeskolerne i Syddjurs Kommune deltog i uge 42 i BoostCamp for at booste eleverne på det faglige, sociale og personlige. BoostCampen er et samarbejde mellem folkeskolerne i Syddjurs Kommune, UU Syddjurs og Syddjurs Ungdomsskole. Evalueringsmateriale i form af citater er vedlagt som bilag. 3. Skolen i Virkeligheden. Status på bustransport 2018 bilag vedhæftet Syddjurs Kommune har afsat kr. på budget 2018 til transport af skolebørn og børn i dagtilbud til aktiviteter booket via portalen Skolen i Virkeligheden. Tallene viser at tilbuddet om bustransport bruges mest af 0. og årgang, og Hornslet Skole er den institution der flittigst har gjort brug af tilbuddet med 30 kørsler efterfulgt af Rosmus med 11. Transporttilbuddet har været brugt til mange forskellige aktiviteter, heraf udgør besøg på Karpenhøj Naturcenter 35 og Ree Park 13 ud af de 99 bestillinger der indtil videre er registreret i Karpenhøj Naturcenter melder om stor fremgang i antallet af skolebesøg: ultimo juli Analysenotat fra BUPL vedlagt som bilag BUPL har den juni 2018 gennemført en landsdækkende, repræsentativ undersøgelse blandt medlemmer, der arbejder i vuggestuer, børnehaver og aldersintegrerede institutioner. Den er også gennemført i Syddjurs Kommune (svarprocent: 33). 68 procent oplever Meget ofte eller Ofte at mangle tid til omsorg på grund af personalemangel. 61 procent oplever, at der generelt ikke er personaleressourcer nok til de opgaver, pædagogerne skal løse 68 procent oplever Meget ofte eller Ofte, at der er et eller flere børn, de ikke kan drage tilstrækkelig omsorg for på grund af personalemangel. 50 procent oplever Sjældent eller Aldrig, at der er tilstrækkelig tid til at arbejde med børnene i mindre grupper. En beskrivelse af resultaterne fremgår af rapporten. Bilag 1 Åben Skolen i Virkeligheden. Status på bustransport /18 2 Åben Evaluering af boostcamp 2017.docx /18 3 Åben ANALYSENOTAT - Dagtilbud_Syddjurs.pdf /18

23 Side 22 Underskriftsside Kirstine Bille (F) Else Marie Høgh (V) Christian Haubuf (A) Jesper Yde Knudsen (Ø) Jørgen Ivar Brus Mikkelsen (V)