Referat af ordinære generalforsamling 2017 i andelsboligforeningen Havehuset

Transkript

1 Referat af ordinære generalforsamling 2017 i andelsboligforeningen Havehuset Dirigent: Michael Referent: Erik Tilstede: Pauline, Jeanne, Michel, Merete, Torben, Inger, Birgit, Michael, Jesper, Annette og Erik Afholdt: 27. April 2017 Dagsordenen ifølge vedtægterne: 1. Beretning. 2. Forelæggelse af årsregnskab, forslag til værdiansættelse og evt. revisionsberetning samt godkendelse af årsregnskabet og værdiansættelsen. 3. Valg af internetudbyder og -hastighed for det kommende driftsår samt fastsættelse af afgift pr. lejlighed for det kommende driftsår. 4. Forelæggelse af drifts- og likviditetsbudget til godkendelse og beslutning om eventuel ændring af boligafgiften. 5. Forslag. 6. Valg af tillidsrepræsentanter. 7. Eventuelt Side 1! af! 12

2 Dirigenten konstaterede at generalforsamlingen var rettidigt indkaldt og beslutningsdygtig. Ad 1: Beretningen vedtaget og vedlagt som bilag 1. Ad 2: Regnskabet vedtaget. Det blev besluttet, at andelsværdien maksimalt må være som angivet i årsrapportens note 23, maksimal andelsværdi pr. 31/ De maksimale andelsværdier ekskl. individuelle forbedringer kan ses i bilag 2. Ad 3: 9 ud af 11 lejligheder har besluttet at tilslutte sig Fibias fibernet. Én lejlighed er ikke tilsluttet boligforeningens internet løsning og ønsker fortsat privat opkobling. Én lejlighed vil muligvis gerne fortsætte eksisterende løsning. Når Fibias løsning er tilgængelig udtræder ni lejligheder af løsningen og udgiften må herefter betales af den ene lejlighed, da betaling af internettet ikke må foretages fra foreningens driftsregnskab, men kun af de deltagende brugere. Afgiften vil derefter være 250 kr./ måned. De tekniske forhold forbliver uændret. Ad 4: Budgettet for 2017 blev fremlagt og indeholdt bl.a. uændret boligafgift, kr. i ordinære hensættelser og en tilbageførsel af hensættelser svarende til udgiften til isolering, murrenoveringer og taget på sidebygningen. Udgiften til vedligeholdelse, større renoveringsopgaver og småanskaffelser er baseret på de overvejelser der har været gjort på husmøderne. Med godkendelse af budgettet er der ikke taget stilling til, om den enkelte aktivitet i det hele taget skal gennemføres dette må vedtages på husmøder i årets løb. Til det fremsendte budget blev tilføjet ny skabsfryser, tørretumbler og låneomkostninger. Med den store renoveringsaktivitet og den reducerede boligafgift vil der blive behov for at optage et nyt lån til driften i løbet af året. Før det konkrete lånebehov kan fastlægges må foreningens likviditetsbehov kendes over en længere årrække, og det er afhængig af renoveringsaktiviteten de næste år. Byggeudvalget blev opfordret til at lave en oversigt over de forventede renoveringsaktiviteter for de kommende år. Side 2! af! 12

3 Driften af foreningen i 2017 forventes med det vedtagne budget at give et negativt bidrag til andelsværdien på ca. kr Se bilag 3. Side 3! af! 12

4 Ad 5: Der var stillet følgende forslag fra Peter: Ophør af fælles, delt internetforbindelse via routerne/switchene i kældrene. Baggrund: 1) I forbindelse med renovering af forhusets facade mod gården skal kablerne på facaden fjernes og evt., genmonteres bagefter. Eftersom de fleste af Havehusets andelshavere går over på Fibia, mener jeg ikke det er en fælles opgave at genmontere hverken alle eller nogle af de kabler, som bruges til den fælles, delte internetforbindelse. 2) Når Fibia forbindelsen bliver tilgængelig, er det ikke rimeligt at enkelte brugere af den fælles, delte internetforbindelse belaster fællesskabet med udgifter Til beslutning: Når Fibias internet forbindelsen bliver tilgængelig for A/B Havehuset ophører den fælles, delte internetforbindelse via routerne/switchene i kældrene. Generalforsamlingen besluttede under punkt 3, at eftersom der maksimalt kan være én lejlighed tilbage på foreningens internet forbindelse, skal omkostningerne som er forbundet med ordningen betales af denne lejlighed. Ledning til denne lejlighed må genmonteres efter murrenovering. Når denne andel sælges udgår internet gennem foreningen. Ad 6: Forretningsførere: Birgit og Erik Forretningsførere, suppleanter: Merete og Jesper Byggeudvalg: Peter, Jonas og Torben IT-udvalg: Jesper, Ulrik og Michel Haveudvalg: Jeanne, Inger og Line Nøgleansvarlig: Erik Festudvalg: Mette, Ulrik og Michel Vaskemaskine ansvarlige: Jesper og Michel Ad 7: Ingen punkter debatteret. Side 4! af! 12

5 Bilag 1: Andelsboligforeningen Havehuset - forretningsførernes beretning gældende for perioden maj 2016 til april 2017 Beretningsåret 2016/2017 har været begivenhedsrigt og har budt på et held og lykke fremover til mangeårige medlemmer af andelsboligforeningen. Der har for første gang i foreningens historie været hackerindbrud. Og undervejs i året er vigtige beslutninger af afgørende for foreningens fremtidige vedligehold taget. Nedenfor følger en kort gennemgang af begivenheder og opgaver i foreningen i det forløbne beretnings år. Salg af lejligheder Beretningsåret 2016/2017 bød på salg af Norsgade 23, 2, hvor Lone og Claus (med pigerne Sofie og Eva) opsagde deres lejlighed. Foreningen kunne herefter byde velkommen til Torben og Line (med datteren Emilie siden indflytning er Julius kommet til) som nye andelshavere. Salget skete efter normal procedure og foreningen havde indkaldt 3 interesserede til møde. Endvidere har tre af foreningens unge beboere i det forløbe år forladt rederne og bygget deres egne. Status er herefter, at foreningen huser 17 voksne, seks børn og en kat. Hacker-indbrud i mailsystemet Årets store forskrækkelse var et alvorligt hackerindbrud i foreningens mailsystem, hvor hackere havde fået adgang til forretningsførernes mail. De ubudne gæster benyttede sig af vores mailsystem og forfalskede forretningsførernes underskrifter i et forsøg på at lænse foreningens konti. Heldigvis blev hackerindbruddet opdaget i tide, og foreningens mistede ingen penge i den anledning alle måtte dog have nye passwords, og proceduren for hævning af penge er blevet ændret i samråd med bankerne. Større byggesager/reparationsarbejder Foreningens byggeudvalg har i det forløbne år lagt et stort arbejde i at få udarbejdet en oversigt over bygnings-vedligeholdelses arbejdsopgaver, et årshjul samt fordelt opgaverne imellem sig. Et rigtig flot stykke arbejde, som vil understøtte Havehusets arbejde med bygningsvedligehold de kommende, mange år. Side 5! af! 12

6 Det er således besluttet, at foreningen efter et flot forarbejde fra byggeudvalget - skal have igangsat arbejdet med renovering af murene Bjarne Stenløkke færdiggør udbudsmaterialet, så vi kan få sat gang i et udbud før sommerferien. Endvidere er det besluttet, at der skal opføres et cykelhalvtag en arbejdsgruppe er ved at udarbejde forslag til, hvordan skuret skal udformes. Boligkontoret Århus har givet lov til, at cykelskuret kan bygges på fundamentbræmmen. Foreningen har desuden i beretningsåret 2016/2017 haft flere større og mindre projekter på byggeog renoveringsfronten: Undertag på Norsgade 21 Taget er fortsat tæt. Næste initiativ for at undgå vandindtrængning er udskiftningen af zink / påsætning af zink på kvisten og /eller reparation af/ nyt tagpap på kvistens tag. Fordelingsnøgle mellem andelshaver og forening for afholdelse af udgifterne forbundet hermed er fastlagt. Isolering af gavl på baghuset mod syd I forbindelse med nedrivningen af ungdomsboligerne havde foreningen besluttet at få efterisoleret gavlen mod syd. Dette blev gjort med rådgivning fra Tri Consult og med hovedentreprenøren af de nye ungdomsboliger som entreprenør. Arbejdet er udført og byggesagen forventes efter længere forhandling om slutafregning med Boligkontoret Århus at blive afsluttet med udgangen af april Afslutning af sag om skellinje mellem ungdomsboligerne (Boligkontoret Århus) og Havehuset og aftale om fremtidigt vedligehold af muren mod ungdomsboligerne I forbindelse med nedrivning af de gamle - og nybygning af nye ungdomsboliger har byggeudvalg og forretningsførere gennem en længere periode forhandlet om at få projektet afsluttet på en måde, som både Boligkontoret Århus og Havehusets beboere kunne være tilfredse med. Der er nu opnået en aftale med Boligkontoret Århus om, at de pudser fundamentbræmmen op og lægger et lag sorte granitskærver i mellemrummet mellem bræmmen og ungdomsboligens sokkel og rundt om hjørnet hen til hegnsmuren mod Norsgade 19B der etableres en tilsvarende løsning i baggården. Side 6! af! 12

7 Det er endvidere blev indgået følgende aftaler vedr. vedligeholdelse og brug af området i skel: Når Boligkontoret i forbindelse med egen almindelige vedligeholdes (forventet ca. hvert 8. år) skal gen-male ungdomsboligernes mure særligt de mursider, der vender mod A/B Havehuset - tildeles A/B Havehuset ret til at bestemme farven på de mursider, der vender mod A/B Havehuset. Boligkontoret bestemmer malingstypen. Derudover har A/B Havehuset tilladelse til for egen regning at male, når A/B Havehuset finder det belejligt. Thunøgården Efter nedrivningen af Thunøgården (nabo til baggården) i 2015 er en ny institution under opbygning. Foreningen har løbende kontakt til kommunen for at få informationer om byggeriet herunder om det påbegyndte byggeri er korrekt placeret på grunden (på Tunøgade) og få minimeret støjgener. Maling af vaskekælder og vedligeholdelse af maskinparken dér Foreningen har i det forløbne år haft hyret et Malerfirma Ernst Jørgensen til at male gulv og vægge i vaskekælderen. Projektet strakte sig over 14 dage og indebar flere ommøbleringer af kælderen undervejs, hvor Havehusets beboere beredvilligt mødte op og hjalp til. Resultatet af anstrengelserne er en indbydende vaskekælder, der er meget lettere at rengøre. Vaskemaskiner og tørretumbler Foreningen har som noget nyt fået en kontaktperson, som koordinerer reparationsarbejdet, når kælderens vaskemaskiner og tørretumbler er i stykker og dét har der i det forgangen år desværre været en del efterspørgsel på. Foreningsarrangementer og husmøder Foreningen har både haft forårs-, sommer og efterårsarbejdsdage. Der har til alle arrangementer været et pænt fremmøde. En gennemgang af referaterne fra det forgangne års husmøder viser, at fremmødet til husmøderne ikke er helt så pænt, som det kunne ønskes, når vi - ifølge Havehusets husorden - har mødepligt til husmøderne. Øvrige Side 7! af! 12

8 Foreningen har på tidspunktet for generalforsamlingen ca kr. i likvider. Der er sket et væsentligt fald i likviditeten gennem de seneste otte år, da boligafgiften er sat ned flere gange. Foreningen må derfor optage et nyt lån med den renoveringsaktivitet som er drøftet på husmøderne. Dette er en ventet udvikling og skal ses i sammenhæng med foreningens friværdi på ca. 85%. 25. april 2017 Erik Mouridsen og Birgit Honoré Bilag 2: Andelsværdi vedtaget på generalforsamlingen d. 27. april 2017 Lejlighed Andelshaver(-e) Fordelingstal Andelsværdi Norsgade 21, st. Pauline 8,48 kr Norsgade 21, 1. Jeanne 10,59 kr orsgade 23, st. tv. Mette 5,00 kr Norsgade 23, st. th. Michel 5,70 kr Norsgade 23, 1. th. Merete og Ulrik 10,78 kr Norsgade 23, 2. Torben og Line 9,52 kr Norsgade 23B, st. Annette og Peter 10,15 kr Norsgade 23B, 1. Jesper 7,81 kr Norsgade 23BC, 2. Birgit og Michael 15,19 kr Norsgade 23C, st. th. Inger 5,64 kr Norsgade 23C, 1. Erik 8,06 kr Side 8! af! 12

9 ! Bilag 3: Side 9! af! 12

10 ! Side! 10 af! 12

11 ! Side 11! af 12!

12 ! Side! 12 af! 12