Stillings- og personprofil. Vicedirektør Bygningsområdet - Campus Service Københavns Universitet

Transkript

1 Stillings- og personprofil Vicedirektør Bygningsområdet - Campus Service Københavns Universitet September 2018

2 Opdragsgiver Københavns Universitet Adresse Nørregade København K Telefon: Stilling Vicedirektør, Campus Service Refererer til Universitetsdirektøren Ansættelsesforhold Ansættelsen sker i henhold til overenskomst mellem Finansministeriet og AC. Ansættelsen sker på åremålsvilkår (5 + 3 år). Den samlede løn inkl. pension udgør ca. 1,2 mio. kr. Der er ikke tilbagegang til anden stilling. Ansættelsesprocedure Universitetsdirektøren træffer beslutning om ansættelse. Der er nedsat et ansættelsesudvalg, som forestår gennemførelsen af rekrutteringsforløbet. MUUSMANN bistår og rådgiver ansættelsesudvalg og universitetsdirektøren i hele rekrutteringsforløbet. Datoer for forløbet Der er planlagt følgende forløb for rekrutteringen, som ansøgere bedes notere, idet der ikke kan påregnes afvigelser herfra 1. samtale: Fredag den 9. november 2018 Testforløb: Mandag den 12. november samtale: Tirsdag den 20. november 2018 Forventet tiltrædelse 1. januar Ansøgningsfrist er torsdag den 18. oktober Ansøgninger sendes til Københavns Universitet via linket i stillingsopslaget på Københavns Universitets jobportal. Topkandidater skal være indstillet på at gennemgå en ledelsestest hos MUUSMANN. Yderligere oplysninger Kontakt gerne universitetsdirektør Jesper Olesen, telefon eller adm. direktør Lars Muusmann, telefon

3 Indledning Københavns Universitets fysiske rammer undergår stor forandring i disse år. Nye byggerier med banebrydende arkitektur, innovative læringsmiljøer og højteknologiske laboratorier skyder op, eksisterende bygninger gennemgår betydelige renoveringer, og de bevaringsværdige bygninger renoveres nænsomt. Undervisningsfaciliteter og campusområder vedligeholdes for at sikre de bedste rammer for studerende og medarbejdere. Universitetet er på den ene side en kultur med stærke og vigtige traditioner og på den anden side en organisation, der hele tiden er i stærke bevægelser med ændrede vilkår, og hvor forandringerne kommer hurtigt. Vicedirektøren skal fungere og trives i disse vilkår. Københavns Universitet søger en vicedirektør med stærke ledelseskompetencer og byggefaglig indsigt til at fortsætte den storstilede modernisering i tæt og konstruktivt samspil med universitets fakulteter og Bygningsstyrelsen og til at lede de kommende års videreudvikling af Campus Service. Vicedirektøren skal i en stærk forandringskultur sikre optimale og bæredygtige fysiske rammer for studerende og medarbejdere, den bedst mulige anvendelse af universitetets arealer og bygninger, effektiv bygningsdrift samt en sund økonomi og styring. Campus Service Campus Service varetager overordnede, tværgående og koordinerende arbejdsområder vedrørende bygge-, anlægs- og bygningsdriftsopgaver på Københavns Universitet. Campus Service indgår i Fællesadministrationen på Københavns Universitet og ledes af vicedirektøren, som refererer til universitetsdirektøren. Campus Service administrerer knap en million kvadratmeter fordelt på de fire campusområder i København: Nørre Campus, City Campus, Søndre Campus og Frederiksberg Campus. Derudover findes en campus i Taastrup, Skovskolen i Nødebo samt mindre lokationer. Campus Service har hjemsted i Fællesadministrationen i Store Kannikestræde. Afdelingens administrative budget er på ca. 35 mio. kr. årligt. Det øvrige budget for området til husleje, ejendomsskat, vedligehold, byggesager, afskrivninger mv. udgør samlet ca mio. kr. Hertil kommer budgettet for Campus Service Søndre City (CSSC) med virkning fra 1. januar Vision og mål Opførelsen af nye bygninger er sket med en høj grad af transparens, åbne pladser og gangbroer, der forbinder bydele på en ny måde og skaber attraktive miljøer, der dagligt trækker københavnerne ind på campus, så de kan se, hvordan der arbejdes med at løse samtidens problemer. Campus Service arbejder målrettet for at løfte vedligeholdelsesstandarden i eksisterende bygninger og fastholder værdierne i de nye bygninger. 3

4 Campus Services målsætninger er at: Sikre optimale fysiske rammer for studerende og medarbejdere Sikre optimal arealanvendelse og bygningsøkonomi Sikre godt arbejdsmiljø og campusområder Sikre en energirigtig og digitalt understøttet bygningsdrift Opgaver i Campus Service Bygningsstyrelsen varetager rollen som hovedudlejer af de bygninger, som Københavns Universitet lejer og anvender. Ligeledes varetager Bygningsstyrelsen bygherrefunktionen i forbindelse med opførelse af bygninger til universitetet. I forbindelse med byggeopgaver har Campus Service til opgave at formulere krav og ønsker til byggeopgavernes udformning og sikre gennemførelsen i tæt samarbejde med universitetets fakulteter. På vedligeholdelsesområdet har Campus Service til opgave at planlægge, prioritere og gennemføre al udvendig og indvendig bygningsvedligeholdelse. Fakulteterne er ansvarlige for den daglige bygningsdrift, men Campus Service har det overordnede ansvar for, at bygningsdriften gennemføres optimalt. Campus Service arbejder tæt sammen med Campus Service-områderne, som er de decentrale driftsorganisationer. Campus Service arbejder med: Fysisk planlægning, herunder af studiemiljø Strategier, planer og analyser inden for det samlede bygningsområde Bygge- og anlægsvirksomhed i rollen som lejer Bygningernes vedligehold Facility Management Ejendomsadministration og bygningsøkonomi (1,5 mia. kr.) Overordnede opgaver vedr. bygningernes driftsforhold Registrering af bygningernes anvendelse Fastlæggelse af behov for bygninger Bæredygtigt universitet Ledelsesinformation på bygningsområdet Digitalisering af bygningsområdet på Københavns Universitet Derudover er Campus Service sekretariat for Det Tekniske Koordinationsudvalg (DTK) og Campus Service Styregruppen (CSSG). I vedlagte bilag Bilag om opgavefordeling mellem CAS og CSO ses den konkrete opgavefordeling mellem Campus Service (CAS) og Campus Service Områder (CSO). 4

5 Bygge- og vedligeholdelsesprojekter På Københavns Universitet er der de seneste 10 år foregået en omfattende byggeaktivitet, og der opføres og renoveres bygninger, som danner rammerne for forskning og uddannelse i verdensklasse de næste år. Campus Service ønsker at bidrage til at føre Københavns Universitet op i verdenseliten på bygningsområdet. Læs mere om udvalgte byggeprojekter her: Service.ku.dk/vores-nye-byggerierexplorer/ Der udarbejdes samtidigt omfattende vedligeholdelsesplaner og gennemføres store ombygningsog vedligeholdelsesprojekter. Brugerinddragelse Brugerinvolvering sikrer høj kvalitet. Derfor arbejder Københavns Universitet med brugerinddragelse, fra første tegning i alle ny- og ombygninger på campus til bygningen står færdig. Der er udarbejdet en video, der giver indblik i, hvordan Campus Service arbejder med at sikre, at planlægnings- og byggeopgaver sker i tæt samarbejde med brugerne. Find videoen her: Service.ku.dk/vision-og-maal-ny/ Facility Management Københavns Universitet har besluttet at skærpe arbejdet med anvendelsen af Facility Managementsystemer på højt, professionelt niveau og i alle relevante sammenhænge. Organisationen er på vej og disse bestræbelser skal færdiggøres, således at arbejdet følger en samordnet og prioriteret plan for Facility Management, hvor fokus er på effektiviseringer, rapporter og digitalisering. Organisering Campus Service er organiseret i fire sektioner (5 sektioner fra 1. januar 2019), som arbejder med forskellige opgaver og funktioner. Til hver sektion er knyttet en sektionsleder, som refererer til vicedirektøren. Der er i dag i alt 50 medarbejdere i Campus Service. Dette antal udvides pr. 1. januar 2019, hvor Campus Service Søndre City (CSSC) integreres i Campus Services organisation, hvilket indebærer en stor udvidelse af medarbejderstaben med ca. 100 medarbejdere. 5

6 Vicedirektørens hovedopgaver Vicedirektøren har det overordnede ledelsesansvar for opgaveporteføljen i bygningsområdet, herunder ansvaret for økonomistyring, personale- og organisationsudvikling. Vicedirektøren skal arbejde for, at Københavns Universitet er på forkant med fremtidige behov og udfordringer på bygningsområdet og med et skarpt strategisk blik bidrage til at sætte retning og prioritere indsatserne med henblik på at sikre en professionel håndtering af opgaveporteføljen. På kort sigt bliver det en vigtig opgave, der skal have stor ledelsesmæssig opmærksomhed, at sikre en vellykket integration af CSSC, at bidrage til udarbejdelse af universitetets bygningsanalyse og at sikre implementeringen af ejendomsstrategien. Byggestyring Der er stor bevågenhed omkring byggerierne på Københavns Universitet. Vicedirektøren skal holde overblik over byggerierne og sikre udførelse i rette kvalitet og i overensstemmelse med slutbrugernes behov. Flere byggerier er udfordret på økonomien, hvorfor det også er vigtigt, at vicedirektøren bidrager til at sikre en professionel og kompetent økonomistyring. Det er ligeledes vigtigt, at vicedirektøren arbejder for et godt og konstruktivt samspil med Bygningsstyrelsen og andre vigtige aktører omkring byggerierne, således at Campus Service fremstår som en professionel og konstruktiv samarbejdspartner i disse sammenhænge. Ejendomsadministration og bygningsøkonomi Campus Service administrerer lejekontrakter med Bygningsstyrelsen og andre udlejere for ca. 1,1 mia. kr. pr. år og administrerer udlejningsaktiviteter for ca. 50 mio. kr. Der arbejdes med en fordelingsmodel i forhold til fakulteterne, ligesom en række juridiske funktioner indgår i denne del af opgaveporteføljen. Bygningsøkonomien udgør samlet 1,8 mia. kr., og der opereres ofte med komplekse finansieringsmodeller, ligesom økonomifunktionen indebærer ganske omfattende rapporteringsaktiviteter. Bygningsdrift og -vedligehold Bygningsdrift og -vedligehold er en central opgave med stor betydning for den daglige funktionalitet på mange felter og overalt på universitetet. Vicedirektøren har det overordnede ansvar for, at fakulteter, institutter, medarbejdere og studerende oplever en effektiv og velstruktureret servicering, der understøtter universitetets kerneopgaver inden for forskning, undervisning og formidling. Der skal således være fokus på brugernes behov, professionel kommunikation og dialog med de decentrale enheder. 6

7 Københavns Universitet står overfor at tage et nyt Facility Managementsystem i brug primo Systemet giver helt nye og forbedrede muligheder for at etablere et tværgående overblik på bygningsområdet. Vicedirektøren skal bidrage til en smidig udvikling og implementering af systemet, hvor mulighederne for at se på tværs af hele organisationen udnyttes til gavn for helheden. Ledelse af ledere En væsentlig opgave for vicedirektøren er at lede gennem andre ledere først og fremmest gennem sektionslederne i Campus Service. Vicedirektøren skal skabe et godt og konstruktivt fagligt og ledelsesmæssigt samspil med afdelingens sektionsledere og et velfungerende tværgående ledelsessamspil i Campus Service, herunder have fokus på at understøtte en god intern virksomhedskultur præget af fælles overordnede mål og helhedstænkning. Vicedirektøren skal sikre udvikling af Campus Service i overensstemmelse med opgaveportefølje og ambitioner, herunder sikre at alle kompetencer i Campus Service bringes optimalt i spil, og at alle chefer og medarbejdere gennemgår den nødvendige kompetenceudvikling. Forandringsledelse Campus Service har mange samarbejdspartnere og snitflader såvel på Københavns Universitet som eksternt. Heraf følger naturligt kontinuerlige drøftelser af organisationsmodellen, herunder hvilke funktioner der mest hensigtsmæssigt varetages centralt eller decentralt drøftelser som det forventes, at vicedirektøren bidrager til med et fremadrettet helhedsperspektiv. Med virkning fra 1. januar 2019 er det besluttet, at Campus Service Søndre City (CSSC) bliver en del af Campus Service. Der oprettes som nævnt en ny sektion i Campus Service med samme ansvar og samme medarbejdergruppe som det nuværende CSSC, der omfatter ca. 100 medarbejdere, en campuschef og 7 ledere. Konkret afklaring og planlægning af en række aktiviteter vedrørende økonomi, services og procesforenklinger på driftsområdet udestår. Vicedirektøren skal bidrage til en afklaring heraf i en god og konstruktiv dialog med de involverede fakulteter og sikre en smidig implementering af organisationsændringen. Ledelse på tværs Vicedirektøren har også en central rolle som aktiv partner i Fællesadministrationens samlede ledelse. Vicedirektøren skal prioritere fællesskabet og samspil på tværs, herunder eksempelvis fælles forberedelse af direktionssager samtidig med, at ledelse af Campus Service varetages med stor selvstændighed. Rådgivning af bestyrelse og direktion Vicedirektøren deltager som rådgiver i en række fora angående sager på bygge- anlægs- og bygningsdriftsområdet, herunder: Bestyrelsen Direktionen (rektor, prodekaner og universitetsdirektør) 7

8 Københavns Universitets ledelsesteam (direktion og seks dekaner) Deltagelse i strategiske fora Vicedirektøren skal - sammen med vicedirektør-kollegaer, fakultetsdirektører og andre vigtige samarbejdspartnere - bidrage til at realisere universitetets strategiske indsatsområder gennem tætte og velfungerende samarbejder, hvilket blandt andet udmøntes i nedenstående ledelsesteams og fora. Vicedirektøren indgår i en række faste ledelsesteams på universitetet og eksternt. Der er tale om følgende: Fællesadministrationens ledelsesteam, som består af universitetsdirektøren (formand) og otte vicedirektører, hvor den vigtigste funktion er at sikre koordination og samspil på tværs af Fællesadministrationen. Administrativ ledelse, der består af universitetsdirektøren (formand), otte vicedirektører og seks fakultetsdirektører. Gruppens opgave er at sikre den administrative koordination mellem Fællesadministrationen og fakulteterne, ligesom gruppen varetager en række faste opgaver, som f.eks. at foretage prioriteringer af universitetets IT-projekter. Campus Service Styregruppe (CSSG), som mødes en gang i kvartalet for at drøfte strategiske tiltag på bygningsområdet. Udover vicedirektøren for Campus Service består gruppen af fakultetsdirektørerne og sektionslederne i Campus Service. L80 er et tværgående ledelsesteam for 80 topledere på universitetet med deltagelse af rektoratet, dekanerne, institutlederne, vicedirektørerne og fakultetsdirektørerne. Kredsen mødes hvert kvartal og drøfter strategiske emner og tværgående koordineringsopgaver. Dertil kommer diverse styregrupper for de store byggerier. Vicedirektørens kompetenceprofil Universitetet har store ambitioner om at befinde sig i den europæiske elite og blandt de højest profilerede universiteter. Ambitionerne er tårnhøje, økonomien presset og det medfører bl.a., at organisationen hele tiden er i bevægelse og forandring. Vilkår og krav forandres løbende og vicedirektøren skal kunne fungere, trives og levere i en kultur, der er forandringsorienteret. Opgaveporteføljen er kompleks, budgettet stort og Københavns Universitet og Campus Service er i forandring. Vicedirektøren skal derfor med byggefaglig indsigt, forståelse for arbejdet i en politisk styret organisation, høj analytisk kapacitet og stærke ledelsesmæssige og organisatoriske kompetencer smidigt udvikle organisation og kompetencer i overensstemmelse med de overordnede mål for universitetets fællesadministration og for bygningsområdet. Ligeledes skal vicedirektørens styringsmæssige kompetencer være fremtrædende, herunder indenfor budgetstyring og -understøttelse, udarbejdelse af langsigtede prognoser og identificering af økonomiske risici. 8

9 Vicedirektøren skal kunne sætte strategisk retning for arbejdet på det samlede område og opnå opbakning til indsatser og prioriteter hos direktion, fakulteter og medarbejdere i Campus Service. Det forudsætter personlig gennemslagskraft i balance med en inddragende og lydhør samarbejdsstil samt evne til at agere adækvat og balanceret i et politisk orienteret miljø. Stillingen indebærer samspil med en stor videnorganisation og mange samarbejdspartnere, hvorfor det er afgørende, at vicedirektøren har stærke relationelle kompetencer og formår at skabe velfungerende samarbejder og netværk. Vicedirektøren skal have betydelige kommunikative kompetencer og være en dygtig formidler, der kommunikerer om aktiviteterne på byggeområdet til den øvrige organisation på en engagerende måde. En række opgaver i bygningsområdets opgaveportefølje forudsætter længerevarende processer, hvilket både indebærer planlægningskompetencer og vicedirektørens nærhed, tydelighed og involvering i forhold til ledelse af medarbejdere og sektionsledere i Campus Service. I ledelsen af Campus Service skal vicedirektøren være en samlende figur, der praktiserer en ledelsesstil, der er anerkendende, og hvor alle medarbejdere mødes med respekt. Vicedirektøren skal formå at understøtte et godt arbejdsmiljø præget af en god omgangstone og være indstillet på at gå forrest for at skabe ejerskab og engagement. Vicedirektørens uddannelse og erfaringsbaggrund Bygningsområdets nye chef skal have erfaring som leder fra relevante større organisationer og opnået væsentlige resultater i store projekter og gerne fra en bestillerposition. Erfaring med ledelse af ledere er en forudsætning. Det forudsættes, at den nye vicedirektør har erfaring fra politisk styrede og/eller vidensbaserede organisationer og miljøer og har opnået gode og positive resultater med en tilgang, der viser manøvredygtighed og politisk tæft. Den formelle uddannelsesbaggrund er ikke afgørende, idet vicedirektøren skal have en relevant akademisk uddannelsesmæssig baggrund. Det er afgørende, at vicedirektøren har kendskab til byggeprocesser og dermed viden og forudsætninger for at stå i spidsen for en organisation, der befinder sig i en kultur i vedvarende forandring, og som hele tiden mødes af nye udfordringer og muligheder. Kort om Københavns Universitet Drevet af intellektuel kreativitet og kritisk tænkning har Københavns Universitets forskere og studerende siden 1479 udvidet horisonter og bidraget til at bevæge verden fremad. Universitetet har med cirka forskere og studerende et internationalt forsknings- og studiemiljø og ligger højt placeret på de toneangivende ranglister over verdens bedste universiteter. 9

10 Organisation og ledelse Bestyrelsen er Københavns Universitets øverste myndighed og er over for ministeren ansvarlig for universitetet. Bestyrelsen fastlægger retningslinjer for økonomi, organisation og strategi. Universitetet ledes af rektor. Rektor, prorektor og universitetsdirektøren er som øverste daglige ledelse ansvarlige over for bestyrelsen. Den øverste daglige ledelse betegnes direktionen. De 6 faglige hovedområder, fakulteterne, ledes af dekaner, og institutterne af institutledere. Der er 8 vicedirektører i Fællesadministrationen og en fakultetsdirektør ved hvert fakultet. Universitetets centrale administrative enhed udgøres af Fællesadministrationen. Fællesadministrationen består af Campus Service, Forskning & Innovation, Fælles HR, Kommunikation, KU-IT, Koncern-økonomi, Rektorsekretariatet og Uddannelsesservice. På fakulteter og institutter bistås dekaner og institutledere af administrative sekretariater. Det er institutterne, der udgør den primære arbejdsplads for universitetets forskere og studerende. Fakulteter og institutter dækker flere forskningsområder og leverer undervisning til Københavns Universitets uddannelser. Ud over fakulteter og institutter omfatter Københavns Universitet et stort antal centre, tværgående projekter og andre enheder, der typisk arbejder målrettet med forskning inden for specifikke områder. 10

11 Strategi Københavns Universitets nye strategi, Talent og samarbejde, peger på fire særlige fokusområder for universitetets udvikling frem til 2023: Tiltrækning, udvikling og fastholdelse af videnskabeligt talent Uddannelse med tættere kobling til forskning og praksis Samarbejde og samfundsengagement nationalt og globalt Et samlet og fokuseret universitet Læs mere om strategien her: 11