FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE ANALYSE AF KOSTOMRÅDET I SUNDHED OG OMSORG

Transkript

1 FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE ANALYSE AF KOSTOMRÅDET I SUNDHED OG OMSORG Rapport om analysen og dens resultater pr. 15. januar 2017

2 FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE ANALYSE AF KOSTOMRÅDET I SUNDHED OG OMSORG RAPPORT OM ANALYSENS RESULTATER PR. 15. JANUAR 2017 SIDE 2 Overordnet beskrivelse af analysen og dens resultater Konsulenter fra BDO har sammen med en arbejdsgruppe fra Faaborg-Midtfyn Kommune i perioden juni december 2016 foretaget en analyse af kostområdet i Sundhed og Omsorg. Formålet har været at udarbejde et grundlag for beslutning om den mest effektive og hensigtsmæssige tilrettelæggelse af kostområdet fremover. Denne rapport beskriver overordnet analysen og resultaterne heraf. I tilknytning til rapporten er der udarbejdet beregningsgrundlag mv. i Excel, som er videregivet til kommunen. Løsningen af opgaven har været opdelt i de fire faser, som fremgår af figuren nedenfor: Analysen har omfattet 16 lokationer med i alt 503 døgnpladser fordelt på 45 afdelinger. Hertil kommer 5 caféer, 6 aktivitetscentre samt opgaver med arrangementer, møder mm. Kølemadskøkkenet leverer derudover madservice til ca. 380 hjemmeboende. Ved de 15 lokationer er der i dag ansat kostfagligt personale svarende til 51 fuldtidsstillinger samt ca. 11 i kølemadskøkkenet inkl. transport herfra. I tilknytning til det kostfagliges personales opgaver løses en stor del af forplejningsopgaverne af plejepersonale det gælder især aftener og weekender. Plejepersonalets tidsforbrug til forplejningsopgaverne glider ind i plejepersonalets øvrige opgaver, og der er således en gråzone mellem forplejnings- og plejeopgaver. Vi har besøgt alle lokationerne og spurgt plejepersonalet om, hvilke forplejningsopgaver de løser og det gennemsnitlige tidsforbrug hertil. Ud fra disse besvarelser kan vi opgøre, at plejens tidsforbrug til forplejningsopgaver svarer til i alt ca. 62 fuldtidsstillinger. Sammenlagt benyttes der således, hvad der svarer til ca. 124 fuldtidsstillinger til de forplejningsmæssige opgaver. Der er ansat kostfagligt personale alle steder på nær ved Lunden og Egebo, der får det varme måltid fra en privat leverandør. Kommunen har med få undtagelser - etableret køkkener ved alle lokationer, hvor køkken- og plejepersonale forestår tilberedningen af maden tæt ved borgerne. De få undtagelser er: Lykkevalgs 27 beboere får kølemad fra Tømmergården Steensvangs 32 beboere får varmholdt mad fra Åløkkeparken Lundens og Egebos i alt 34 pladser får det varme måltid fra eksterne leverandører

3 FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE ANALYSE AF KOSTOMRÅDET I SUNDHED OG OMSORG RAPPORT OM ANALYSENS RESULTATER PR. 15. JANUAR 2017 SIDE 3 I forbindelse med analysen har vi i øvrigt konstateret følgende: En veldrevet organisation Gode, velholdte og funktionelle køkkener Forskelligt fokus på og håndtering af kostformer og diætkost Forskellighed i fødevareforbrug men generelt et økonomisk lavt niveau Råvarerne indkøbes i forskellige forarbejdningsgrader, især brød og grønt Forskellige niveauer for kendskab og implementering af de nationale anbefalinger for området Ikke fokus på økologi Forskelle i serviceniveau, fx. antal måltider, pædagogiske måltider og personalebespisning Forskelle i tildeling af ressourcer Begrænset samspil, faglig sparring og udvikling mellem køkkener, fx mht. delproduktion, diætproduktion, planlægning/udvikling, ernæring, kvalitet, fælles opskrifter og menuer, vidensdeling mv. Borgere deltager kun i madlavningen i meget begrænset omfang. På baggrund af afdækningen af de nuværende forhold blev det i samarbejde med arbejdsgruppen besluttet, at der skulle foretages beregninger af økonomien i følgende scenarier: Scenarie 1: Den nuværende ordning, der benyttes som basis for vurderingen af de to øvrige scenarier Scenarie 2: Delvis central produktion: Kød, sovs, biretter, brød og kage produceres centralt Scenarie 3: Samling af al produktion i et eller flere centrale køkkener Der er indbyggede dilemmaer i modellerne: Scenarie 1: Jo mere produktionen allokeres ud i de decentrale køkkener, jo bedre mulighed er der for at få tilpasset maden til den enkeltes behov samt at skabe sanseoplevelser og give mulighed for inddragelse i madlavningen. Denne løsning er dyr i personaleressourcer, udfordrer vagtplanlægningen og er sårbar ved ferie, sygdom og øvrigt fravær. Den lokale produktion er også en udfordring i forhold til at vedligeholde og videreudvikle kostfagligheden samt sikring af harmoniseret serviceniveau i kommunen. Scenarie 3: Jo mere produktionen samles, jo bedre mulighed er der mht. stordriftsfordele, økonomi, optimal hygiejne, harmoniseret serviceniveau og opretholdelse og videreudvikling af kostfaglighed, men hermed er der risiko for, at der bliver for stor afstand til dem, maden laves til og bør tilpasses til. Desuden kan der være udfordringer i forbindelse med sluthåndteringen/sluttilberedningen lokalt, hvis denne foretages af personer uden fokus på eller viden om korrekt sluthåndtering og måltidet. I mellemløsningen, scenarie 2, forsøges at finde den bedst mulige kombination ved at samle de dele af produktionen, der giver mening i forhold til den borgerrelaterede oplevelse samt for driftsøkonomien. Af hensyn til muligheden for at skabe dufteindtryk, der skal øge borgernes appetit og madoplevelse, så er der indbygget i scenarie 2 og 3, at brød og kager leveres som rå-deje, der færdigbages decentralt. Desuden er der mulighed for at bestille rå stege mv. i Kølemadskøkkenet, så der kan ske færdigstegning decentralt med samme formål for øje. En tværgående ernæringsfaglig ledelse skal være den lim, der holder sammen på organiseringen og får til opgave at sørge for kostfaglig støtte samt opretholdelse og udvikling af faglighed samt ansvar for udmøntning af de nationale retningslinjer indenfor mad og måltider samt af kommunens politik på området. Vi har derfor indregnet en udgift til styrkelse af den ernæringsfaglige ledelse i scenarie 2 og 3. Sideløbende med analysearbejdet er der af kommunen udarbejdet et forslag til ændring af organiseringen af området. BDO kan tilslutte sig dette forslag, da det understøtter vores anbefaling om at styrke kostfagligheden i kommunen. Forslaget fremgår af særskilt bilag. I scenarie 2 og 3 er der indregnet levering 3 gange pr. uge. Dette sker af hensyn til lagerkapacitet både centralt og decentralt samt for at minimere risikoen for listeria. Der vil også blive leveret 3 gange pr. uge til de hjemmeboende. I dag sker levering én gang pr. uge.

4 FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE ANALYSE AF KOSTOMRÅDET I SUNDHED OG OMSORG RAPPORT OM ANALYSENS RESULTATER PR. 15. JANUAR 2017 SIDE 4 For at gøre scenarierne så optimale som muligt har vi taget udgangspunkt i at udnytte de eksisterende rammer i så høj grad som muligt. Derfor er det valgt at lade indgå i beregningerne, at der oprettes bagekøkken på Tingager, mens øvrig central produktion vil foregå i kølemadskøkkenet på Tømmergården. Derfor er der også begrænset, hvad de to scenarier vil koste i investeringer. I tabellen nedenfor fremgår de nødvendige investeringer, som er nødvendige i scenarie 2 og 3. Investeringer Anskaf. sum Årlig afskrivning Frostrum, Tingager Ombygning Citroen Jumpy IT Kostprogram I alt I scenarie 2 og 3 er der desuden indregnet ekstra årlige driftsomkostninger i forbindelse med nyt IT-bestillingssystem, ekstra emballage, el udgifter og drift af biler. Endelig har vi opgjort de nødvendige personaleressourcer såvel i de to centrale køkkener som i de decentrale køkkener. Ressourcerne i de centrale køkkener er opgjort på baggrund af gennemgang af alle opgaverne i de to køkkener og påvirkningen af at inddrage den større produktion. Her ses effekten af stordrift, for mens produktionen stiger med hhv. 208% og 393% for scenarie 2 og 3 i forhold til scenarie 1, så er den tilsvarende stigning i personale kun hhv. 184% og 227%. Produktion i Kølemadskøkkenet Leveringer pr. år (kostenheder) Scenarie 1 I dag Scenarie 2 Delvis Scenarie 3 100% Personaleressourcer i Kølemadskøkkenet Scenarie 1 I dag Nettotimeforbrug pr. uge Scenarie 2 Delvis Scenarie 3 100% Plejehjem Driftsplanlægning Botilbud Varemodtagelse Øvrige døgn Madproduktion Madservice Udportionering og pakning Aktivitetscentre Café Cafeer Service opgaver Møder mv Distribution Understøttende funktioner Produktion i alt Nettotimer pr. uge i alt Bruttotimer pr. uge i alt Antal bruttostillinger 11,3 21,5 26,3 Merproduktion, kostenheder Merbemanding, stillinger 10,2 15,0 Stigning i produktion 208% 393% Stigning i personale 190% 233% Effekt af samling: Forskel mellem den procentvise stigning i personaleressourcer og produktion 18% 161% Det er desuden beregnet, at der skal indgå hvad der svarer til 5,5 fuldtidsstilling i bagekøkkenet på Tingager.

5 FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE ANALYSE AF KOSTOMRÅDET I SUNDHED OG OMSORG RAPPORT OM ANALYSENS RESULTATER PR. 15. JANUAR 2017 SIDE 5 Sammenlagt betyder det, at der skal allokeres hhv. 15,7 (scenarie 2) og 20,5 (scenarie 3) ekstra stillinger i de centrale køkkener i forhold til i dag. I dag benyttes der i alt, hvad der svarer til 51 fuldtidsstillinger i de decentrale køkkener til kostfagligt personale, og hvad der svarer til ca. 62 fuldtidsstillinger i plejen altså i alt ca. 113 fuldtidsstillinger. I scenarie 2 og 3 er det opgjort, at der vil være decentrale forplejningsopgaver svarende til i alt hhv. ca. 75 og 60 fuldtidsstillinger. Hertil kommer hvad der svarer til 11 fuldtidsstillinger, som allokeres til måltidsværtfunktionen. Denne funktion omfatter de opgaver, der ligger i gråzonen mellem forplejningsopgaverne og plejeopgaverne, nemlig spisehjælp, stemningsskabning og opmærksomhed omkring selve måltidet. Det er selvfølgelig op til kommunen i hvor høj grad måltidsværtfunktionen skal prioriteres. Beregningerne viser, at samling af dele af (scenarie 2) eller hele (scenarie 3) produktionen vil indebære samlede årlige besparelser på hhv. 2,8 og 6,1 mio. kr. Disse besparelser kan omprioriteres til, hvad der svarer til hhv. ca. 8 og 18 fuldtidsstillinger, hvis kommunen vælger at styrke indsatsen omkring måltidet i stedet for besparelser. Af tabellen nedenfor fremgår det overordnede økonomiske overblik over modellerne. Beregninger i hovedtal Scenarie 1 I dag Årlig driftudgift Hele kroner i 2016 niveau Scenarie 2 Delvis Scenarie 3 100% Antal brutto fuldtidsstillinger Scenarie 2 Delvis Scenarie 1 I dag Scenarie 3 100% Løn, centrale køkkener ,5 22,7 27,3 Løn, transport ,1 4,4 4,5 Løn, dectrl kostfagligt personale i dag ,5 Løndel, plejefagligt personale i dag ,7 Løn, decentrale køkkener ,7 59,7 Løn, måltidsværtfunktion ,1 11,1 Løn, styrkelse af kostfaglig ledelse ,0 1,0 Samlet løn ,9 113,8 103,7 Øvrige merudgifter Årlig afskrivning af investeringer Normering I alt ,9 113,8 103,7 Ændring ift. i dag ,1 20,2 Der er indregnet årlige afskrivninger af investeringerne i ovennævnte tal på kr. pr. år. Den årlige afskrivning er beregnet på grundlag af en samlet investering på kr. Investeringen er specificeret på side 4.

6 FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE ANALYSE AF KOSTOMRÅDET I SUNDHED OG OMSORG RAPPORT OM ANALYSENS RESULTATER PR. 15. JANUAR 2017 SIDE 6 I tilknytning til ovenstående resultat af afdækningen af de nuværende forhold samt scenarieberegningerne vil vi give kommunen følgende anbefalinger til den fremtidige tilrettelæggelse af kostområdet: Tag udgangspunkt i Scenarie 2 (delvis central produktion) og skær det til, så det passer jer mht. hvilken produktion I ønsker at samle. Skru op eller ned for ressourcetildelingen tilsvarende - de økonomiske konsekvenser kan aflæses ved simulering i beregningerne, der ligger til grund for scenarieberegningerne. Hold fast i kommunens gode decentrale køkkener og supplér med central produktion som minimum brød, kager og diætkomponenter. Brug de decentrale ressourcer der hvor det gavner mest, nemlig ved måltidet. I stedet for hænder ved gryderne, så prioritér hænder ved bordet tæt på borgeren. Fokus på at skabe sanseindtryk ved at udnytte centralt fremstillede delkomponenter i form af rå deje, rå stege mv., som færdigbages og steges decentralt. Ved fremtidig personaleressourcetildeling til plejen indarbejd hvor stor del af plejens normering, der kan henføres til forplejningsmæssige opgaver for at øge fokus på hvad kommunen vil på forplejningsområdet. Skab tydeligere retning for mad- og måltidsområdet. Understøt organisationen ved at styrke den kostfaglige ledelse med en ekstra stilling med det formål at sætte mere fokus på maden og måltiderne til gavn for den enkelte borger. Fokus på kostfaglig vejledning, opretholdelse og videreudvikling af kostfagligheden i de decentrale køkkener. Sørg for at sikre at de enkelte afdelingskøkkener ikke bliver øde øer. Skab et kost- og ernæringsfagligt netværk i organisationen med henblik på vidensdeling, fx vedr. kvalitet, diætkost, ideer til mellemmåltider, udvikle og implementere nye tendenser/anbefalinger for området mv. - både mellem centralkøkkener og de decentrale køkkener men også mellem de decentrale køkkener. Arbejd med at sænke forarbejdningsgraderne ved indkøb, fx udskift de frosne grøntsager og industriens bake-off produkter med indkøb af (årstidens) friske grøntsager og selvproduceret brød og kager. Arbejd med at sikre kvaliteten af maden fx ved hjælp af et kvalitetssikringsprogram eller ved hjælp af selvevalueringstanken. Benyt værktøjerne fra denne analyse til fremtidig ressourcetildeling af personale og fødevareressourcer. Vær opmærksom på den pulje på 450 mio. kr. vedr. ældremad, som netop er blevet fastlagt i forbindelse med finansloven I tilknytning til denne rapport foreligger en række materialer, der har dannet grundlag for analysens resultater og ovenstående anbefalinger. Dette materiale er overgivet til arbejdsgruppen. Det drejer sig om: Leveringsopgørelser for de centrale køkkener for alle tre scenarier Opgørelse af timeforbrug til opgaver og fordeling af dette mellem aktiviteter for de centrale køkkener for alle tre scenarier Opgørelse af øvrige meromkostninger til transport, el, emballage mv. for scenarie 2 og 3 Opgørelse af investeringsbehov og beregning af afskrivninger for scenarie 2 og 3 Opgørelse af tidsforbrug ved øvrige køkkener for hhv. kostfagligt personale samt plejepersonalets tidsforbrug til forplejningsmæssige opgaver. I scenarie 1 (i dag) er dette opgjort på baggrund af oplysninger indhentet ved interviewene. I scenarie 2 og 3 er dette opgjort ved estimering af tidsforbrug til de enkelte opgaver decentralt. Der er udarbejdet en række forskellige opstillinger af dette tidsforbrug Der foreligger desuden interviewskemaer fra alle de gennemførte interviews. Ved afslutningen af analysen blev der afholdt en workshop for at inddrage alle lederne på området i analysen og dens resultater.

7 FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE ANALYSE AF KOSTOMRÅDET I SUNDHED OG OMSORG RAPPORT OM ANALYSENS RESULTATER PR. 15. JANUAR 2017 SIDE 7 Det er planlagt, at analysen og dens resultater vil blive præsenteret for Sundheds og Omsorgsudvalget ved temamøde den 16. januar BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Consulting København, den 15. januar 2017 Mette Aaltonen Senior Manager Anne-Mette Houtved Manager

8 KONTAKT METTE AALTONEN Senior Manager m: e: BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, en danskejet rådgivnings- og revisionsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer. BDO er varemærke for både BDO netværket og for alle BDO medlemsfirmaerne. BDO i Danmark beskæftiger godt medarbejdere, mens det verdensomspændende BDO netværk har godt medarbejdere i 154 lande. Copyright - BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, cvr.nr