Notat. Modtager(e): Kommunalbestyrelsen cc:

Transkript

1 Notat Modtager(e): Kommunalbestyrelsen cc: Handleplan for Familieafsnittet Siden det store merforbrug i Social & Familie, der blev konstateret i august 2018 er der arbejdet målrettet med en genopretningsplan for Familieafsnittet. Som led i den plan har der været iværksat undersøgelser for at konstatere, på hvilke felter området og afdelingen især er udfordret. Dato: 27. februar 2019 Sags nr.: P Sagsbehandler: KHM / JWS Undersøgelserne er forløbet hen over efteråret og vinteren 2018, og der foreligger nu to afrapporteringer: - En evaluering udført af KL s konsulentvirksomhed KLK, af sammenhængen mellem de tre styringscentre politisk-strategisk, økonomiskfinansiel og socialfaglig styring. - En analyse af den faglige styring af socialområdet for børn udarbejdet af rådgivnings- og revisionsvirksomheden BDO KLK-rapporten blev præsenteret af KL på Økonomiudvalgsmødet den 5. marts De to rapporter peger samstemmende på en række punkter, som skal forbedres. Det gælder: - At der er behov for at kvaliteten i sagerne forbedres, så der sikres dokumentation, systematik og lovmedholdelighed i alle sager. - At den helhedsorienterede indsats for børn og familier skal styrkes. - At den politisk-strategiske styring af området styrkes sammen med brugen af data for bedre sammenhæng mellem serviceniveau og økonomi. I dette notat præsenteres en plan for hvordan praksis genoprettes og styrkes på baggrund af de i rapporterne identificerede problemer på det specialiserede børne-familieområde. Baggrundshistorik I 2015 indgik Familieafsnittet et samarbejde med KLK. KLK blev købt til at gennemføre en gennemgang af alle sager. KLKs undersøgelse viste den gang, at der manglede børnefaglige undersøgelser og handleplaner i mange sager. Der blev udarbejdet en handleplan for genopretning af lovmedholdelighed i sagerne. Der er arbejdet med handleplanen frem mod september I takt med at de tidligere sager blev genoprettet, er det ikke lykkes at sikre kvaliteten tilstrækkeligt i de nye sager. Siden september 2018 er der arbejdet med en økonomisk genopretning med løbende rapportering til Økonomiudvalget. Da merforbruget henover sommeren 2018 voksede fra ca. 10 mio. kr. til godt 20 mio.kr. blev der taget initiativ til en mere indgribende genopretningsplan. Det på baggrund af Økonomi-udvalgets beslutning d. 26. september 2018, hvor BØRN, SUNDHED & VELFÆRD Social & Familie Strategi & Udvikling Albertslund Kommune Nordmarks Allé Albertslund socialogfamilie@albertslund.dk T

2 Økonomiudvalget bad Kommunaldirektøren udarbejde forslag til et skærpet styringsgrundlag, som også involvederede Økonomiudvalget. Genopretningsplanen indeholder ud over den økonomiske genopretningsplan fra foråret 2018 en plan for følgende punkter: - Delegation af bevillingskompetence - Analyse af styringskæden (KL-analyse) - Oprettelse af forhandlerteam - Faglig opfølgning på sager (BDO-analyse) - Systematik i modtagelse og tilgang af sager - Kompetenceudvikling BDO og KLK har primo 2019 færdiggjort to af de bestilte rapporter på området. Henholdsvis Rapport vedrørende analyse og anbefalinger til den faglige styring på socialområdet for børn og Evalueringen af styringen af børne-familieområdet i Albertslund Kommune. Rapport vedrørende analyse og anbefalinger til den faglige styring på socialområdet for børn - BDO BDOs rapport omfatter gennemgang og vurdering af rammesætningen for sagsbehandlingen, herunder serviceniveaubeskrivelser, procedurer mm. samt gennemgang af 50 sager på børneområdet. BDO konkluderer overordnet, at der på børne- og familieområdet er manglende lovmedholdelighed, fælles systematik og dokumentation i sagerne. Det gør, at BDO ikke kan vurdere, om det er de rigtige niveauer af indsatser, der er igangsat, herunder om det økonomiske niveau for indsatserne er passende. BDO vurderer, at der er udarbejdet et hensigtsmæssigt og relevant grundlag for den daglige drift, men at der er områder, hvor Albertslund Kommune kan justere og supplere serviceniveauer og procedurer. Overordnet kan følgende problemer angives: Der er behov for fælles, fagligt grundlag for standarder for sagsbehandlingen. Der mangler børnefaglige undersøgelser, handleplaner og børnesamtaler i en del af sagerne. Der er manglende fælles systematik i sagerne, og der mangler aktuel og rettidig opfølgning på indsatser. Der er behov for, at kvaliteten af sagerne løftes, og at der sikres dokumentation og lovmedholdelighed i alle sager. Derefter kan der arbejdes med, at udgiftsniveauet kan nedbringes gennem vurderinger af indsatser. Der er behov for at styrke den helhedsorienterede indsats og det tværgående samarbejde om de enkelte børn særligt i familier med flere børn, der modtager særlig støtte. Evaluering af styringen af børne-familieområdet i Albertslund Kommune - KLK KLKs rapport indeholder en evaluering af styring på det specialiserede børneområde ud fra KLKs model for styring på området. KLKs overordnede vurdering er, at Albertslund Kommune er på vej til at få en acceptabel styring af det specialiserede børne- og ungeområde. Men der fremhæves også flere punkter, hvor styringen kan skærpes og kvalificeres: brugen af data og ledelsesinformation i styringen af området kan styrkes. den politiske-strategiske styring af området kan styrkes. Særligt i forhold til. dialogen mellem forvaltning og det politiske niveau om serviceniveauer og økonomi, da budgetrammen for området har været for svagt koblet til udviklingen på området. Side 2 af 12

3 samarbejdet mellem Familieafsnittet som myndighed og almen-området kan styrkes. samarbejdsflader til Familiehus og voksenområdet i Social & Familie kan styrkes. A. Handleplan for det specialiserede børne-familieområde For at økonomien på børne-familieområdet kan genoprettes og kvaliteten i sagsbehandlingen kan styrkes, er der behov for, at Familieafsnittet først og fremmest styrkes, så loven overholdes i sagerne. Det vurderes, at der på baggrund af de to rapporter er behov for en omfattende indsats for, at praksis på det specialiserede børne-familieområde overholder loven, har det rette indsatsniveau, har den nødvendige kvalitet, og at der samarbejdes om og med den enkelte familie også med inddragelse af almenområdet. For at lykkes, er det nødvendigt at styrke kompetencer og ressourcer i afdelingen skridt for skridt. Denne handleplan beskriver derfor tre faser i genopretningen af børne-familieområdet. I fase 1 er det påkrævet, at arbejdet med at alle sager lever op til lovens krav, og at økonomien genoprettes. Fokus skal være at styrke kompetencer og ressourcer i Familieafsnittet samt løfter styringsrammen om afdelingen, så der kan sikres løbende opfølgning på området fremadrettet. I fase 2 er fokus på et mellemlangt sigte, hvor der etableres et tæt samarbejde og en højere kvalitet i samarbejdet om det enkelte barn og familie på tværs af myndighed og almenområde. I fase 3 er fokus et længere sigte, hvor strategi og politik for området løftes, samt at kvaliteten højnes. 1. Lovmedholdelighed i sagerne Fase 1 Der skal ske en kvalificering af alle sager, så de indeholder de sagsskridt, der er lovgivningsmæssigt besluttet. Det gælder registrering af underretninger og indsatser, samt børnesamtaler, 50 undersøgelser samt handleplaner i alle foranstaltningssager. Et væsentligt fagligt fokus er at skabe en rød tråd fra underretning til den senere indsats, herunder at børneperspektivet prioriteres. For at dette kan lykkes, kræver det, at der oprustes i forhold til at skabe tid/ressourcer til arbejdet med sagerne, til opfølgning på sagerne og til at kvalificere sagerne. Herunder følger de indsatser, som forvaltningen vurderer er nødvendige for, at der kan etableres lovmedholdelighed i alle sager Organisering, der understøtter struktur og systematik KL-rapporten peger på, at afdelingen er fornuftigt organiseret, og at der er en stigende kvalitet. Den nuværende organisatoriske grundstruktur i afdelingen (en leder og to teamledere) vurderes hensigtsmæssig og bør fastholdes. Det er væsentligt, at alle i afdelingen har fokus på opgaven og erfaring viser, at organisationsændringer tager fokus fra driften og skaber utryghed i en periode. Det vurderes, at der skal flere ressourcer med forskellig faglighed ind i afdelingen, der kan støtte kraftigt op, så afdelingen har mulighed for at skabe de ønskede forbedringer hurtigere end det sker i dag. Derfor peges der på følgende udvidelser i afdelingen: Ledelsen skal understøttes af en jurist fra Økonomi og Stab, der tilknyttes afdelingen og fysisk sidder i afdelingen minimum 4 dage pr. uge. I 2019 er der ansat yderligere en jurist i afdelingen, det vurderes at der er behov for at Side 3 af 12

4 fastansætte en jurist, så der også er faste juridiske kompetencer i afdelingen i anden halvdel af 2019, 2020 og 2021 til at kvalificere den faglige udvikling. Ledelsen tilføres administrativ betjening, med 2 medarbejdere, der sørger for telefonbetjening, registrering af indsatser på sagerne og registrering af henvendelser, underretninger mv. De administrative medarbejdere skal understøtte sagsbehandlerne i systematik, tilgængelighed og opfølgning. Der er ressourcer til den ene teamlederstilling i Det vurderes, at der fortsat er behov for to faglige teamledere varigt. Alle medarbejdere udstyres med en bærbar pc, så de kan sikre, at referater, aftaler mv. kan registreres direkte på sagerne og forhindre dobbeltarbejde, uanset, hvor man har møde i kommunen Øgede ressourcer til familiesagsbehandling For fremadrettet at skabe et fundament for lovmedholdelighed og bagudrettet rette op i sagerne, er det nødvendigt at styrke modtagelsen og antallet af rådgivere i Familieafsnittet, så der kan frigives ressourcer til den bagudrettede gennemgang og opdatering af sager samtidig med, at der fokuseres på de nuværende sager, indkomne sager og underretninger. Det er undersøgt, hvad der vurderes som et fornuftigt sagsantal i andre kommuner med en demografi, der minder om Albertslund Kommune. Det vurderes at et sagsantal på i gennemsnit 36 sager pr. sagsbehandler i et familieafsnit, hvis der arbejdes på en normal model, der sikrer lovmedholdelighed. Dette er et gennemsnit, da det er vurderingen, at socialrådgivere kan have flere sager i modtagelsen og i handicapgruppen end de kan have i børne- og unge-gruppen. Der er i dag 24 socialrådgivere i Familieafsnittet eksklusiv leder og teamledere til i gennemsnit 850 sager. Heraf er et årsværk bevilget som skole socialrådgiver, denne ordning er ikke i drift på nuværende tidspunkt. Det foreslås derfor, at der varigt ansættes yderligere to socialrådgivere varigt. Det vil give en gennemsnitlig sagsmængde på 34 sager. Herudover foreslås det, at der ansættes yderligere tre socialrådgivere i 2 år til at understøtte, at der både kan arbejdes med at sikre lovmedholdelighed i sagerne bagudrettet og fremadrettet. Det foreslås, at der fastansættes 5 og at der sker en nedtrapningen af socialrådgivere i 2021 ved naturlig afgang Kvalitetssikring af sagsbehandlingen For at sikre kvaliteten af sagsbehandlingen i Familieafsnittet vurderes det, at der er behov for et større kompetenceløft af medarbejdere og teamledere, for en systematisk introduktion til nye medarbejdere samt fokus på arbejdsmiljøet i afdelingen. For at de rette tiltag iværksættes, er det nødvendigt at inddrage medarbejdere og ledelse i Familieafsnittet i, hvordan nedenstående tiltag udformes og implementeres. Følgende elementer vurderes dog at være centrale krav i indsatsen. Kompetenceløft for medarbejdere - Der gennemføres kursusforløb og kompetenceudvikling for rådgiverne på baggrund af den indsigt BDO-rapporten har givet. Kurser og rådgivning kan planlægges og udføres i samarbejde med kommunens borgerrådgiver. - Ankestyrelsen og Socialstyrelsen har et samarbejde med Den Permanente Task Force på området for udsatte børn og unge. Der indgås dialog med Den Permanente Task Force, om de kan yde hjælp til at styrke kvaliteten i behandling af sager om særlig støtte til børn og unge gennem kompetenceudvikling, sparring og viden. Side 4 af 12

5 Kompetenceløft for teamledere og ledelsestilsyn - Der udarbejdes funktionsbeskrivelser for teamledere, så det er tydeligt hvilke opgaver, der prioriteres, og hvilke kompetencer der skal være til stede. - Teamledere skal gennemføre kompetenceudviklingsforløb, så de styrkes i at sikre faglige og økonomiske hensyn i sagsbehandling og systematik i teamenes arbejde. Teamlederne skal sikre sammenhæng mellem økonomi og kvalitet i prioriteringen af valg af tilbud og leverandør samt systematisk opfølgning. Herunder også, at medarbejdere opnår kendskab til økonomiske nøgletal, der vil give en omkostningsbevidst adfærd hos sagsbehandlerne. - Der produceres en sagsgennemgang af udvalgte sager hver måned, hvor kvaliteten gennemgås, og der gives feedback til sagsbehandler. Ledelsen er ansvarlig for gennemførelse. - Der udarbejdes en model for sagsgennemgangen med afsæt i BDOs systematik for området. - Der udarbejdes et skema for den ledelsesmæssige opfølgning og status for sagsoverblikket. Systematisk introduktion af nye medarbejdere - Der udarbejdes og implementeres et introduktionsforløb for alle nye rådgivere i afdelingen. Forløbet skal sikre en systematisk faglig introduktion af nye medarbejdere, så de bliver bekendte med kommunale strategier, politikker, relevante arbejdsgange og sagsforløbsbeskrivelser samt forvaltningslovens bestemmelser. Introduktionsforløbet udarbejdes og gennemføres med hjælp fra borgerrådgiver, jura og personalekonsulenter. - Udarbejdelse af hjælperedskaber i form af skabeloner og sagsgangsbeskrivelser, sagsoverblik samt model for sikring af sager ved fravær og sygdom hos sagsbehandler samt overlevering af sager i forbindelse med barsel. Trivsel- og fastholdelsesindsats for medarbejdere - Trivsels- og APV målingen for Familieafsnittet har vist et stort behov for at højne trivsel og arbejdsmiljø i afdelingen. Arbejdstilsynet foretager tilsyn i afdelingen den 1. april Familieafsnittet har påbegyndt et forløb med konsulenthuset SPARK med henblik på at højne arbejdsmiljøet. SPARK er Samarbejde om Psykisk Arbejdsmiljø i Kommunerne, en fælles indsats, der skal understøtte de kommunale arbejdspladsers arbejde for et godt psykisk arbejdsmiljø. KL og Forhandlingsfællesskabet står bag SPARK. - Personalegruppen skal stabileres og personaleomsætningen skal hermed mindskes. Der skal afholdes opsigelsessamtaler og udarbejdes en skabelon til formålet Økonomi Der ansøges om midler til en administrativ medarbejder med 2/3 i 2019 og helårsvirkning fra 2019 svarende til 0,4 mio. kr. Den anden administrative medarbejder finansieres ved omlægning inden for afdelingen for Social & Familie. Der ansøges om midler til en teamlederstilling fra 2020 svarende til 0,5 mio. kr., så den nuværende ordning med to teamledere kan fortsætte udover Side 5 af 12

6 Der ansøges om midler til en jurist i Familieafsnittet, der søges om midler til ½ årsværk i 2019 og i 2020 og 2021 et helt årsværk til 0,6 mio. kr. Der er fra 2019 ansat en jurist på 34 timer, det vurderes, at der vil være et behov i tre år. Der ansøges om midler til fem socialrådgivere, hvoraf de tre årsværk udtrappes efter to år. Det vurderes, at afdelingen for Social & Familie kan omlægge ressourcer inden for afdelingen svarende til 0,7 mio. kr. Derfor ansøges om midler på 1.1 mio. kr. i 2019 (svarende til 1/3 af et årsværk), 1.8 mio. kr. i 2020, 0.8 mio. kr. i 2021 og 0,3 mio. kr. varigt. Figur 1. Oversigt over udvidelser som der søges ekstra bevilling til Ressourcer/ mio. kr og frem 2 ekstra administrative medarbejdere 0,5 0,8 0,8 0,8 1 teamleder (varigt) 0,5 0,5 0,5 2 sagsbehandlere varigt 0,8 1,0 1,0 1,0 3 sagsbehandlere i to år 1,0 1,5 0,5 0,0 1 jurist 0,3 0,6 0,6 I alt udvidelser 2,6 4,4 3,4 2,3 Kan finansieres af Social & Familie 0,3 1,1 1,1 1,1 I alt udvidelser som der søges ekstra bevilling til 2,3 3,3 2,3 1, Tidsplan og output for lovmedholdelighed i sagerne Der vil på månedsbasis afgives status til Børne- & Skoleudvalget med en oversigt over udviklingen i sagerne og status i forhold til lovmedholdelighed og genopretning af sager samt bemanding i Familieafsnittet. Der udarbejdes et statusværktøj til sagsoversigten til det politiske niveau. Dato Status 1. juni 2019 Ansættelse af 5 nye rådgivere og etableres et sekretariat med administrative medarbejdere til Familieafsnittet. 1. august 2019 Socialrådgivere tilknyttes igen skolerne jævnfør politisk aftale fra 2013 i en form der understøtter arbejdet med at sikre kvalitet, lovmedholdelighed og en forebyggende indsats. 1. november 2019 Alle sager overholder fremadrettet loven. Det vil sige at: - alle underretninger registreres og kvitteres - almenområdet orienteres efter indgivelse af underretninger inden for gældende lov - telefoner og henvendelser fra borgere besvares, kvitteres og dokumenteres, og der orienteres om svartider og sagsbehandlingsfrister. 1.januar 2020 Der afholdes rådsmøder på skolerne i tråd med beslutninger i det tværgående samarbejde På tværs. Indtil da består det tværgående samarbejde af netværksmøder. 1. maj 2021 Alle ovenstående indsatser er gennemført - Lovmedholdelighed i alle sager er sikret både bagudrettet og fremadrettet. Der er etableret overblik over lovoverholdelse i alle sager i forhold til handleplaner, 50 undersøgelser og gennemførelse af børnesamtaler. - Der er fælles, fagligt grundlag for faglige standarder for Side 6 af 12

7 sagsbehandlingen og fælles systematik samt rettidig opfølgning på indsatser. - Redskaber for kvalitetssikring af sager er udarbejdet og implementeret, herunder kompetenceudviklingsforløb, sagsgangsbeskrivelser og introduktionsforløb. 2. Genopretning af økonomi Fase 1 Der udarbejdes en selvstændig politisk mødesag om, hvad der anbefales i forhold til Familieafsnittets underskud på foranstaltningsbudgettet bagudrettet samt hvordan der kan skabes balance i foranstaltningsbudgettet for 2019 og frem. Sagen fremlægges til behandling i Økonomiudvalget i april I sagen vil der også blive orienteret om status på genopretningsplanen. Det forventes, at fase 1 vil være de primære indsatser frem til maj Det forventes også, at fase 2 kan igangsættes fra efteråret 2019 og efterfølgende fase Det tværgående samarbejde med dagtilbud og skoler Fase 2 Aktuelt er Familieafsnittets tilstedeværelse i almenområdet meget begrænset. Der foreligger politiske beslutninger om det tværfaglige samarbejde og om skolesocialrådgivere, som danner grundlag for kobling af det specialiserede område og almenområdet. Der kan være behov for, at der udvikles nye samspilsformer på sigt, men da ressourcerne de næste år skal fokuseres på basisstruktur, systematik og lovmedholdelighed, kan det tværgående samarbejde først for alvor udvikles i forlængelse heraf. I første fase forventes de nuværende politiske beslutninger om mødefora og socialrådgivere på skolerne at være genetableret. I anden fase skal det tværgående samarbejde videreudvikles i forlængelse af beslutningerne i den opdaterede sammenhængende Børne- og Ungepolitik. 3.1 Udvikling af mødefora og forældresamarbejde Undersøgelserne i projektet Fælles om Målet (en del af budgetaftale 2019) peger på, at der er udfordringer i den måde møderne og kommunikationen med forældre og børn/unge gennemføres i det tværgående samarbejde. Det vurderes, at der er behov for en fælles metode/skabelon for gennemførelse af møder i det tværgående samarbejde samt at kompetenceudvikle ledere og medarbejdere til at kunne følge den. Det vurderes også, at det skal skærpes hvem, der deltager i rådsmøder og netværksmøder, og hvordan man deltager. 3.2 Digital fælles platform for det tværgående samarbejde Pr. 1. marts 2020 forventes det, at der vil være åbnet for et nyt digitalt værktøj som afsæt for arbejdet mellem, Familieafsnittet, PPR, sundhedspleje og dagtilbud og skoler. Værktøjet er besluttet i en gruppe af ledere og medarbejdere fra PPR, skoler og dagtilbud og er kendt fra andre kommuner herunder Glostrup Kommune, som Børnelinealen. Det bliver en digital version af den tværfaglige handleguide På tværs. Det digitale tværfaglige værktøj skal bruges af fagpersoner på almenområdet til vurdering af børn og unges trivsel samt overblik over handlemuligheder, tilbud mv.. Værktøjet skal sikre en kvalificeret indsats for børn og unge og et fælles sprog, så tidlig opsporing af mistrivsel og forebyggelse sikres. Forældre vil også kunne tilgå værktøjet og få adgang til procedure mv. på området. 3.3 Forebyggende samarbejde For at sikre et varigt og stabilt børne-familieområde i Albertslund Kommune, er det nødvendigt, at Familieafsnittet ikke står alene om at understøtte indsatsen om udsatte børn- og unge. Der er behov for hjælp og fokus fra den samlede Side 7 af 12

8 organisation på tværs og fra ledelsen af afdelingen Social & Familie, hvor størstedelen af arbejdet er koncentreret om. Det skal afklares om der er den rette prioritering af ressourcer i afdelingen Social & Familie, herunder hvordan ledelsen og afdelingens interne og eksterne samarbejder kan styrkes gennem organiseringen af afdelingen. Der skal arbejdes med en kontinuerlig kvalitetsudvikling på børne- og familieområdet. Således skal der udformes procedure og arbejdsgange for indkøring af nye medarbejdere, overdragelse af sager samt uddannelse. Der skal løbende evalueres og følges op på kvalitet og funktionalitet af arbejdsgangs- og sagsgangsbeskrivelser for området, herunder om der skal foretages nødvendige ændringer. Der skal sikres opfølgning på implementering af politikker gennem information om formål og tydelige målsætninger. Den sammenhængende børne- og ungepolitik, serviceniveauet og retningslinjerne for sagsbehandlingen samt øvrige politiske prioriteringer og beslutninger skal udmøntes for at styrke kvaliteten på området. Implementeringen skal i praksis ske kontinuerligt, fordi styringsgrundlaget løbende opdateres eller justeres. 4. Strategi og politik Fase 3 På sigt skal der arbejdes med den politiske inddragelse i det specialiserede børne-familieområde på flere måder. Forvaltningen vil fremadrettet bidrage med gennemgang af udvikling, tendenser og mønstre for området med henblik på, at politiske beslutninger om prioriteringer, handlerum og strategier for børnefamilieområdet styrkes og kvalificeres. KLKs overordnede vurdering af det specialiserede børne-familieområde i Albertslund er; - At der er forholdsvist lavt niveau i brugen af data til styring og udvikling af området. - At det politiske niveau med fordel kan forholde sig mere konkret til balancen mellem de finansielle udviklingsperspektiver for området, og den service, borgerne får. - At der er brug for en konsolidering af den socialfaglige styring på området. Der skal arbejdes med at styrke samspillet mellem de tre styringscentre som beskrives i KLKs analyse: politisk-strategisk styring, økonomisk-finansiel styring og socialfaglig styring Politisk styring Styringen af det specialiserede børne- og unge område kræver, at der skabes en bedre sammenhæng mellem kvalitetsstandarder og budgetrammer. Det politiske beslutningsgrundlag og handlerum for at sætte rammerne på området skal derfor styrkes, hvilket kræver mere information om udviklingsperspektiverne for serviceniveauer og budgetrammer. Den politiske-strategiske styring af området (børne- og ungepolitik og sammenhængende børne- og ungepolitik) skal ifølge KLK balancere den økonomiske bundlinje (budget og regnskab) og serviceniveauet (kvalitetsstandarder) på området. Politik og strategi Sammenhængende børne- og ungepolitik Der udarbejdes en ny lovpligtig sammenhængende børne- og ungepolitik, som skal hænge sammen med kommunens Børne- og Ungepolitik. I forlængelse heraf kan udarbejdes forebyggelses-strategier og anbringelsespolitikker/-grundlag, så sagsbehandlere oplever sammenhæng i de politiske mål og rammer. Arbejdet igangsættes i foråret 2019 med temadrøftelse i KB og fagudvalg. Udmøntning af politik arbejdet igangsættes i efteråret. En god handlingsorienteret Side 8 af 12

9 politik kræver inddragelse af medarbejderne, hvis implementering skal sikres. Det vurderes, at medarbejderne kan inddrages fra efteråret Ydermere skal der i den forbindelse arbejdes med at implementere kendskabet til og udførelse af eksisterende politikker, strategier mv. i organisationen. Ledelsesinformation Forvaltningen skal levere ledelsesinformation og data om udviklingen på området. Der er udarbejdet ledelsesinformation, der forelægges Børne- & Skoleudvalget hver måned. For at styrke den politiske prioritering og styring af området, vil Børne- & Skoleudvalget kvartalsvis blive forelagt en økonomisk rapport for området til drøftelse, suppleret med forvaltningens oversættelse af nøgletal og tendenser med betydning for området. En gennemgang og præsentation af data og ledelsesinformation for området skal give bedre muligheder for, at Kommunalbestyrelsen kan forholde sig til balancen mellem den finansielle udvikling og den service borgerne modtager. Rapporterne skal bl.a. vise betydning af økonomiske ændringer på området i forhold til. balancen mellem budgetrammer og kvalitetsstandarder Økonomisk styring Følgende initiativer indføres på sigt for at sikre en sikker økonomistyring på området: - Indføring af sagsbehandlingsskabeloner med sikring af dokumentation for omfang og prisniveau af indsatser. - Indføring af lister over sager, foranstaltninger og udgiftsniveau, der kan danne løbende overblik over aktuelt forbrug og forventede udgifter. - Et koncept for ledelsesinformation og enhedsomkostninger, som implementeres i arbejdsgangen hos sagsbehandlere og rådgivere i Familieafsnittet. - Fokus på kvalitet og pris i de tilbud eksterne leverandører leverer skærpes og kobles til de handleplaner, der ligger til grund for foranstaltningerne. - Administrativt niveau skal arbejdet med systematisk ledelsesinformation styrkes ved, at oversigter over nøgletal følges tæt på chef- og lederniveau, så der reageres, hvis der ses afvigelser i forhold til budget og politiske målsætninger. 5. Projektorganisering For at styrke Familieafsnittet og for at sikre et vedvarende fokus på at vende udviklingen og at lykkes med handleplanen, er det nødvendigt at hele organisationen bakker op, og at der er kort vej fra problem til handling og mellem leder af Familieafsnittet, afdelingschef for Social & Familie (den konstituerede og senere den nyansatte) og Direktørforum. Derfor skabes der en projektorganisering i en tre årig periode frem til Styregruppe: Direktør, (frem til 1. november 2019 deltager Kommunaldirektør), direktør for Børn, Sundhed & Velfærd, afdelingschef for Social & Familie, leder af Familieafsnittet, afdelingschef for Økonomi & Stab og projektleder fra Social & Familie. Efter november 2019 vil direktøren være ansvarlig leder af styregruppen. Projektgruppe: Projektleder fra Social & Familie, leder af Familieafsnittet, jurist, leder af økonomiafdeling samt teamledere i Social & Familie samt medarbejderrepræsentant. Professionel følgegruppe: Side 9 af 12

10 Leder af PPR, skoleleder, dagtilbudsleder, klubleder. Bruger følgegruppe: Repræsentant fra Handicaprådet og Udsatterådet. Den samlede projektorganisation forventes etableret pr. 1. maj Side 10 af 12

11 6. Procesplan Handlingsplan BDO og KLK rapport (viden) Projektorganisering (støtte) Tilførsel af ressourcer Fase 1: Marts Maj 2021 Fase 2: August Lovmedholdeligehed - Organisering der understøtter det tværgående samarbejde. - Øgede ressourcer til sasgbehandling. - Kvalitetssikring af sagsbehandling Genopretning af økonomien Det tværgående samarbejde - Udvikling af mødefora og forældresamarbejde. - Digital fælles platform for det tværgående samarabejde - Forebyggende samarbejde Fase 3 Strategi og politik - Politisk styring - Økonomisk styring Side 11 af 12

12 Bilag 1. Nuværende organisering i familieafsnittet Side 12 af 12