Notat. Personalepolitisk Værktøjskasse. Personalepolitisk værkstøjskasse. 6. oktober Personale og HR

Transkript

1 Notat Forvaltning: Personale og HR Dato: J.nr.: Br.nr.: 6. oktober 2010 Udfærdiget af: Personale og HR Vedrørende: Personalepolitisk Værktøjskasse Notatet sendes/sendt til: Notatet indeholder det samlede materiale du finder i værktøjskassen. Personalepolitisk værkstøjskasse Midt i en omstillingstid At skulle spare og se sit eget område udsat for politisk debat og nedskæringer kan være demotiverende og svært. Ikke mindst i en hverdag hvor både ledere og medarbejdere hver dag forsøger at levere den bedste kvalitet i ydelsen og holde hver sin faglighed højt. Vi står med en stor spareplan foran os. Med mange forandringer og omstillinger. Her på siden vil du som leder finde råd og vejledning til håndtering af omstillingsprocessen. Den personalepolitiske værktøjskasse indeholder information til ledere, medarbejdere, TR og SR om mulighederne for rådgivning, kompetenceudvikling og støtte i en vanskelig omstillingssituation. I en sådan situation skal vi huske vores personalepolitik og vores ledelsesgrundlag i Randers Kommune. Ledere har et særligt ansvar for at støtte sine medarbejdere i at komme igennem denne situation bedst muligt. Det kan være ved at sætte ord på, at det er utrygt at se sit område i besparelsernes søgelys. Måske er det ved på et medarbejdermøde at sætte tid af til at tale om det svære i at udføre sit arbejde lige så godt som i går, når nu man måske står overfor nedskæringer, omstruktureringer og omvæltninger. Det kan ikke afhjælpe vores sparesituation, men det kan måske afhjælpe en anelse på angst og frustration at tale om situationen. Og det i sig selv kan gøre en forskel. Det er også vigtigt at understrege, at hele direktionen arbejder ud fra, at selvom vi står overfor nedskæringer, så vil vi bestræbe os på at beholde så mange af vores medarbejdere som muligt. /Direktionen Randers Kommune september Kontakt: Personale og HR-chef Kresten Ulrik Nielsen tlf Leder af HR-teamet Anne Dahl Iversen tlf Jurist Jenny Oostwouder tlf Leder af løn og personale Ulla Kronborg tlf Afdelingsleder CKJ Helle Bonde tlf

2 - 2 - Det sker lige nu Budgetforlig Byrådet har udmeldt budget for Dette udfoldes i såvel meget konkrete beslutninger om ophør/nedlæggelse af ydelser som i form af rammebesparelser og besparelser via organisatoriske omlægninger. Det fremgår ligeledes af budgettet, at udmøntningen af besparelserne kommer til at ske i forskellige tempi. Direktionen drøfter d. 6. oktober konsekvenserne af det vedtagne budgetforlig med henblik på, at udarbejde en plan for de områder hvor besparelserne ikke kan klares ved naturlig afgang. Personale og HR indgår i omstillingsprocessen med råd og vejledning i forhold til juridiske spørgsmål og muligheder for omstillingsaktiviteter for berørte medarbejdere og ledere. Center for Kompetenceudvikling og Jobrotation indgår i omstillingsprocessen med råd og vejledning om kompetenceudvikling og jobrotation som redskaber til fastholdelse. Ved behov for udtræk fra lønsystemet, f.eks. over personalesammensætning, lønsammensætning, timesammensætning eller beregninger i forhold til lønudgift, kan henvendelse rettes til Ulla Kronborg på eller på mail ukr@randers.dk Pulje til omstillingsaktiviteter og kompetenceudvikling Det er besluttet, at der i forbindelse med budget etableres en omstillingspulje og en kompetencepulje. Puljerne skal sikre, at enkelte institutioner, afdelinger og forvaltninger ikke belastes unødigt skævt i forbindelse med omstillingsprocessen. Puljen indgår i Den Personalepolitiske Værktøjskasse. Informationsmøder Personale og HR afholder en række informationsmøder snarest muligt målrettet ledere, TR og SR, hvor vi gennemgår de juridiske aspekter som indgår i omstillingsprocessen samt de muligheder der er for støtte til de berørte medarbejdere og ledere i opsigelsesfasen. I informationsmøderne vil der være deltagelse af Center for Kompetenceudvikling og Jobrotation om mulighederne for at iværksætte kompetenceudviklende aktiviteter som fastholdelsesstrategi. Informationsmøderne afholdes: for direktører og fagchefer/stabschefer d. 7. oktober kl i lokale D for øvrige ledere den 12. oktober i lokale E og den 15. oktober i lokale D begge dage kl for TR og SR 14. oktober kl i lokale D Tilmelding er ikke nødvendig. OBS vedrørende nye stillingsopslag - høringspligt Ledere har indtil videre, pligt til at afsøge hos HR teamet i Personale og HR, om der er en ledig medarbejder, der kan omplaceres, inden en ledig stilling slås offentligt op. Der er tale om en ny praksis en høringspraksis i JobBasen. Først når dette er afsøgt, kan en ledig stilling slås offentlig op. Der indføres ikke ansættelsesstop, da der kan være brug for at rekruttere medarbejdere, som har væsentlige andre kompetencer end de, der forefindes i JobBasen. Det må dog forventes, at der på særligt ramte områder kan indføres ansættelsesstop. Lederen har pligt til at modtage en kvalificeret medarbejder fra JobBasen.

3 - 3 - Udvikling og fastholdelse Kompetenceudvikling som redskab til fastholdelse I forbindelse med den omstillingsproces, der følger af budgetforliget afdækkes individuelle og fælles behov for kompetenceudviklende tiltag, som redskab til fastholdelse. Social og Arbejdsmarkeds Center for Kompetenceudvikling og Jobrotation indgår i en dialog med fagområdernes ledelser om mulighederne for at tilrettelægge kompetenceudvikling for både individuelle og grupper af medarbejdere med henblik på at fastholde medarbejdere i Randers Kommune. Center for Kompetenceudvikling og Jobrotation har erfaringer med, at tilrettelægge særlige forløb, hvor kompetenceudvikling anvendes som et udviklings- og fastholdelsesredskab, og hvor ansættelse af vikarer med løntilskud skaber jobrotation og nye muligheder. Center for Kompetenceudvikling og Jobrotation ved Helle Bonde tlf kan kontaktes for en drøftelse og yderligere eksemplificering af ovenstående. Læs eksempler fra Center for Kompetenceudvikling og Jobrotation her

4 Afklaring lokalt Inddragelse af medarbejderne Når den enkelte afdeling/institution kender den konkrete besparelse, skal det lokale MED udvalg/personalemøde med MED-status forelægges besparelsen til drøftelse. Det skal drøftes, hvorledes den udmeldte besparelse opnås. Det forudsættes, at hvis forvaltningen har fremlagt en lokal procedure, så følges denne. Personalet skal orienteres om den pålagte besparelse, og mulighederne for lokalt at løse besparelsen uden afskedigelser, skal drøftes. Det skal således vurderes om personalereduktion kan realiseres ved naturlig afgang indenfor den tidsramme, der er opstillet for besparelsen. Hvis det herefter ikke er muligt at undgå besparelser på personalet, undersøges det hos personalet, om der er nogen, der frivilligt ønsker en senioraftale, en fratrædelsesaftale, ulønnet orlov, nedsat tid, en frivillig omplacering til anden ledig stilling, eller andet, der kan medføre en besparelse for arbejdsstedet. Personalet skal have en kort frist på fx en uge til at overveje ovenstående, og må ikke føle sig presset til at fremsætte et sådant ønske. Udpegning Når lederen har fået et overblik over, hvor mange ansatte, der forventes at skulle afskediges, indkaldes der til et MED møde/personalemøde med MED status. Her drøftes hvilke kriterier, der skal lægges til grund for udpegningen af medarbejdere til omplacering/afskedigelse. Kriterierne opstilles ud fra en vurdering af den fremtidige opgave, og de kvalifikationer og kompetencer opgaven fordrer. Kriterier, som det er relevant at lægge vægt på er fx. medarbejderens faglighed, erfaring, fleksibilitet, opgaver, der forsvinder, Vær opmærksom på, at der ikke alene må bruges fx. sidst ind først ud princippet, udvælgelse ud fra hvem der har højest løn eller lignende. Der skal foretages et samlet skøn ud fra de opstillede kriterier. Lederen overvejer efterfølgende, hvilke medarbejdere, der ud fra et samlet skøn af de opstillede kriterier skal udvælges til omplacering/afskedigelse. Hvis lederen ud fra de opstillede kriterier overvejer at udvælge en tjenestemand, en gravid eller en medarbejder på orlov, skal Jurist teamet i Personale & HR kontaktes, inden lederen foretager sig yderligere, da der er helt særlige forhold, der gør sig gældende for disse personalegrupper. Medarbejderrepræsentanter herunder (fælles)tillidsrepræsentanter og suppleanter, MEDudvalgsmedlemmer og suppleanter samt sikkerhedsrepræsentanter kan kun afskediges eller omplaceres, hvis der er tvingende årsager jf. Randers Kommunes MED aftale 19. TR beskyttede medarbejdere skal populært sagt afskediges sidst blandt ligemænd, hvilket betyder, at hvis en anden medarbejder med tilsvarende funktioner og kvalifikationer kan afskediges, så må den beskyttede ikke afskediges. Kontakt Jurist teamet, hvis du er i tvivl.

5 Omplacering Når lederen har besluttet, hvem der skal afskediges (se foregående punkt) skal lederen undersøge mulighederne for at omplacere medarbejderen. Dette sker ved kontakt til JobBasen via leder af HR Anne Dahl Iversen. Det er vigtigt at være opmærksom på, hvad en medarbejder skal tåle, i forbindelse med en omplacering. Udgangspunktet er, at Randers Kommune er én arbejdsgiver, og man er som ansat i Randers Kommune alene ansat med tjenestested for tiden et angivet sted. Omplacering kan finde sted med kort varsel og til uændret løn. En medarbejder skal tåle, at blive omplaceret til en anden i kommunen, såfremt stillingen er indenfor samme overenskomstområde, på samme beskæftigelsesgrad og til samme aflønning. Konkret kan der dog være forhold, der gør, at medarbejderen ikke skal tåle en sådan omplacering, hvis omplaceringen er en væsentlig ændring for den enkelte. Medarbejderen kan dog vælge at acceptere en sådan omplacering. Medarbejderen skal aldrig tåle en omplacering: udenfor eget overenskomstområde, til en lavere lønnet stilling, til en stilling på en lavere/højere beskæftigelsesgrad eller til en tidsbegrænset stilling. Medarbejderen dog også i disse tilfælde vælge at lade sig omplacere til en sådan stilling. Såfremt medarbejderen accepterer en sådan omplacering, er medarbejderen på egen hånd efterfølgende, dvs. der kan ikke gives lovning på en anden stilling efter en tidsbegrænset stillings udløb, ligesom der ikke kan gives lovning på et højere timetal efter en given periode. Kontakt Jurist teamet i Personale og HR afdelingen, hvis du er i tvivl. Ved omplacering udenfor eget overenskomstområde skal særligt gøres opmærksom på, at forhandlingsretten til løn mv. overgår til en anden faglig organisation. Omplaceringen vil finde sted efter en forhandling af lønnen, hvor lønnen som nævnt forhandles med en anden faglig organisation, end den medarbejderen er vant til og evt. medlem af. Omplaceringen udenfor eget overenskomstområde vil derfor oftest medføre væsentlige ændringer i form af ændret løn, ændret pensionsindbetaling evt. ændrede arbejdstider mv. Personale & HR afdelingen opfordrer kraftigt til, at medarbejderen kontakter sin faglige organisation, inden medarbejderen siger ja tak til en omplacering uden for eget overenskomstområde. Afviser en medarbejder en omplacering, som denne er forpligtet til at tåle, eller som denne har givet tilsagn om at ville acceptere, afskediges medarbejderen og medarbejderen har ikke mulighed for at være registreret i JobBasen. Løn i forbindelse med omplacering Hvis lederens ansættelseskompetence konkret bliver sat ud af kraft, fordi lederen skal overtage en medarbejder fra JobBasen, overtager lederen også lønudgiften fra tiltrædelsesdatoen, uden mulighed for lønkompensation. Lederen skal således overtage den aktuelle lønudgift, uanset om lederen kunne have ansat en billigere medarbejder efter et eksternt jobopslag. Randers Kommune anses i den sammenhæng som værende én arbejdsgiver. Overgår medarbejderen efter samtykke til en lavere lønnet stilling fx indenfor et andet overenskomstområde, skal den afgivende leder betale løndifferencen til medarbejderen i opsigelsesperioden. Hvis du som medarbejder omplaceres til en anden stilling på samme niveau, indenfor samme overenskomstområde og på samme beskæftigelsesgrad, beholder du din nuværende løn, idet der dog skal tages konkret stilling til muligheden for bevarelse af en evt. funktionsløn.

6 - 6 - Hvis du efter samtykke omplaceres til en lavere (lønmæssigt) stilling, eller en stilling indenfor et andet overenskomstområde, sker der en ny lønforhandling og lønindplacering i forbindelse med omplaceringen. Du bevarer dog din nuværende løn i perioden svarende til dit individuelle opsigelsesvarsel. Du bevarer i alle tilfælde din ansættelsesanciennitet og dermed dit individuelle opsigelsesvarsel. Lønnen vil i alle tilfælde straks blive tilpasset den aktuelle beskæftigelsesgrad. Dvs. uanset, at du fx bevarer din løn i en periode svarende til dit individuelle opsigelsesvarsel, så vil lønnen blive tilpasset beskæftigelsesgraden, hvis du efter samtykke går op/ned i tid. Du har som leder lønudgiften til medarbejderen i opsigelsesperioden, dette gælder uanset om medarbejderen i perioden sendes på kompetenceudviklingskurser eller ej. Lederen kan således komme til at stå i en situation, hvor lederen i en periode har en lønudgift, som lederen ikke får nogen arbejdsydelse for. Fratrædelsessamtale Når lederen ud fra de opstillede kriterier har fundet den/de medarbejdere, der skal udpeges til omplacering/afskedigelse (se punkt vedrørende lokal proces), indkaldes medarbejderen skriftligt til en samtale. Medarbejderen skal opfordres til, at medbringe en bisidder, det være sig TR eller en anden efter eget valg. Samtidigt med at medarbejderen indkaldes til samtale, orienteres den lokale TR om, at der er indkaldt til samtaler. I kvikboksen til højre (kvikboksen er under udarbejdelse og kommer snarest) ses et eksempel på, hvordan en sådan indkaldelse kan se ud. Inden samtalen skal lederen undersøge hos HR teamet i Personale og HR, om der i JobBasen er en ledig stilling (se punkt om omplacering). I samtalen med medarbejderen er det meget vigtigt at præcisere, at lederen alene, ud fra de opstillede kriterier, har valgt at udpege medarbejderen. Hvis omplacering er mulig: Hvis medarbejderen umiddelbart kan omplaceres til en stilling sker det snarest muligt og blanketten ændring af tjenestested udfyldes og indsendes til Personale og HR. Randers Kommune anses i omplaceringsøjemed som én arbejdsgiver. Derfor overtager den modtagende leder lønudgiften fra tidspunktet for omplaceringen. Der er ikke mulighed for at modtage lønkompensation ved omplacering af en dyr medarbejder. Hvis medarbejderen selv ønsker omplacering til en stilling, som medarbejderen ikke i udgangspunktet skal tåle kontaktes Juristteamet i Personale og HR. Hvis omplacering ikke umiddelbart er mulig: Hvis omplacering ikke er mulig skal der igangsættes en afskedigelse af medarbejderen. Jurist teamet kontaktes for hjælp til den påtænkte opsigelse. Medarbejderen skal have udleveret en høringsskrivelse med en høringsfase på 2-3 uger alt efter fagområde. Medarbejderen får med høringsskrivelsen mulighed for at komme med en udtalelse i sagen. Efter udløbet af høringsperioden indkaldes den udpegede medarbejder igen til en samtale med bisidder. Lederen skal inden samtalens afholdelse igen kontakte HR teamet og undersøge om der er kommet en ledig stilling i JobBasen, som medarbejderen kan omplaceres til. Er en sådan ledig stilling dukket op, forelægges stillingen for medarbejderen på mødet. Hvis en omplacering er mulig, udfyldes blanketten Ændring af tjenestested, eller der udstedes et nyt ansættelsesbrev, hvis der sker en væsentlig ændring. Hvis en omplacering ikke er muligt, udleveres en endelig opsigelse til medarbejderen. Medarbejderen forelægges samtidigt på mødet muligheden for at blive oprettet i JobBasen. Dette er frivilligt for medarbejderen. Ønsker medarbejderen at blive oprettet i JobBasen, udfylder lederen og medarbejderen på mødet en kompetenceprofil indeholdende personfakta. Skemaet Kompetenceprofil findes i kvikboksen til højre på siden. Lederen indsender straks efter mødet oplysningsskemaet til HR teamet i Personale & HR afdelingen.

7 Det er vigtigt, at tage hånd om medarbejderen i den svære situation. Lederen bør overveje om det er muligt at give medarbejderen fri resten af dagen, og lederen bør samtidigt gøre medarbejderen opmærksom på, at denne står til rådighed, hvis medarbejderen har behov for dette

8 JobBasen Der er etableret en central JobBase. Her registreres berørte medarbejdere og ledere i deres opsigelsesperiode. JobBasen skaber overblik over mulighederne for omplacering i Randers Kommune. Registrering i JobBasen sker ved indsendelse af en KompetenceProfil. Kompetenceprofilen indsendes til Personale og HR att. Leder af HR Anne Dahl Iversen Det er frivilligt at lade sig registrere i JobBasen og man kan til enhver tid anmode om at blive slettet. Det er nærmeste leder, der er ansvarlig for at berørte medarbejdere udfylder en kompetenceprofil. Er nærmeste leder selv berørt, ligger ansvaret hos næste leder i ledelseshierarkiet. Kompetenceprofilen skal indeholde persondata/cv. En skabelon findes i kvikboksen til højre på denne side (Kvikboksen er under udarbejdelse og kommer snarest). Kompetenceprofilen og mulighederne for jobmatch i JobBasen drøftes i forbindelse med omstillingssamtalen, som den berørte medarbejder/leder indkaldes til af Personale og HR umiddelbart efter af kompetenceprofilen er modtaget i HR.(se nedenfor). Udpegede men endnu ikke opsagte medarbejdere, dvs. medarbejdere i en høringsfase, har til enhver tid fortrinsret til ledige stillinger frem for allerede opsagte medarbejdere, der står i JobBasen. For allerede opsagte medarbejdere gælder, at det er den medarbejder, der matcher stillingen bedst, der får stillingen tilbudt. HR teamet matcher medarbejdere med ledige stillinger efter dialog med henholdsvis ledere og medarbejder. Medarbejderen kan påklage en matchning til chefen for Personale & HR. Ledere har i budgetperioden , pligt til at afsøge hos HR teamet, om der er en ledig medarbejder, der kan omplaceres, inden en ledig stilling slås offentligt op. Der er tale om en ny praksis en høringspraksis i JobBasen. Først når dette er afsøgt, kan en ledig stilling slås offentlig op. Der indføres ikke ansættelsesstop, da der kan være brug for at rekruttere medarbejdere, som har væsentlige andre kompetencer end de, der forefindes i JobBasen. Lederen har pligt til at modtage en medarbejder fra JobBasen, hvor HR teamet har vurderet at person og stilling matcher. En leder kan påklage en evt. matchning til chefen for Personale og HR. Ordningen omfatter alle fastansatte medarbejdere i Randers Kommune og i selvejende institutioner med driftsoverenskomst med kommunen. Tidsbegrænset ansatte er ikke omfattet af ordningen. Kompetenceprofilen - Samtalen med HR På baggrund af den indsendte kompetenceprofil, indkaldes den enkelte medarbejder til et møde i HR teamet. Hensigten med mødet er at få afklaret, hvilke stillinger, medarbejderen har kompetencer til at kunne tiltræde. Ligeledes afklares hvilke stillinger, herunder evt. tidsbegrænsede stillinger eller stillinger på en anden beskæftigelsesgrad, som medarbejderen vil være interesseret i. Formålet er også at få afklaret hvilken type kompetenceudvikling, der vil kunne være relevant for medarbejderen og i det hele taget at få afklaret hvilke tiltag, der vil kunne gøres for medarbejderen i opsigelsesperioden med henblik på at få medarbejderen omplaceret til en anden stilling. Det er også på dette møde, at medarbejderen kan tage stilling til, om medarbejderen ønsker omplacering udenfor eget overenskomstområde. Medarbejderen orienteres om følgerne heraf, og får udleveret en blanket, som efterfølgende skal sendes til HR teamet, hvis en sådan omplaceringsmulighed ønskes. På blanketten skal der gives tilsagn om, til hvilket andet overenskomstområde medarbejderen ønsker omplacering til. Det forudsættes at medarbejderen umiddelbart har kompetencer til at kunne tiltræde en sådan stillingen på almindelige vilkår. Hvis en kortere efteruddannelse er nødvendig, aftales dette konkret med HR teamet ved tilmeldelsen. Hermed sikres, at medarbejderen får mulighed for at kontakte sin faglige organisation, inden et sådan tilsagn gives. Selv om der er givet tilsagn om at skifte overenskomstområde vil omplacering indenfor eget overenskomstområde fortsat kunne ske, så længe de står i JobBasen.

9 Afviser en medarbejder en omplaceringsmulighed, som denne er forpligtet til at acceptere, eller som denne har givet tilsagn om at ville acceptere udtræder medarbejderen af JobBasen. Nærmeste leder, TR/SR kan deltage i hele eller dele af samtalen, hvis den berørte ønsker det. Der laves et kort referat af samtalen

10 I opsigelsesperioden Der gives i opsigelsesperioden en række tilbud med henblik på at styrke de berørtes videre karrieremuligheder indenfor eller udenfor Randers Kommune. I forbindelse med omstillingssamtalerne i HR afdækkes individuelle og fælles behov for kompetenceudviklende tiltag. Der kan tænkes tiltag i forhold til den enkelte medarbejder eller leder, tiltag for en gruppe af medarbejdere indenfor eller på tværs af et fagområde. Viser det sig, at der skal afskediges en større gruppe medarbejdere indenfor samme fagområde stiller Personale og HR sig til rådighed for en drøftelse af mulighederne. Personale/HR aftaler og etablerer de kompetenceudviklende tilbud i et tæt samarbejde med de berørtes nærmeste leder, fagområdets ledelse, lokale uddannelsesinstitutioner, faglige organisationer og trækker på konsulentbistand i Center for kompetenceudvikling og Jobrotation. Der kan tænkes forskellige aktiviteter som: Kompetencegivende aktiviteter, som kan hjælpe den berørte videre af nye karriereveje. Coaching med forskellige formål eksempelvis mestring af ændret arbejds- og livssituation, udredning af nye karrieremuligheder i eller uden for Randers Kommune Workshop - eksempelvis inspiration til at skrive en ansøgning og CV. Foredrag Emnerne kan være flere eksempelvis om de psykologiske mekanismer i forbindelse med en omstillingsproces, om hvordan vi også i en sparetid -, skaber mening og fokus i arbejdslivet, om at være åben for nye udfordringer eller andre relevante emner. Omstillingsaktiviteterne iværksættes hvor omplacering via JobBasen ikke umiddelbart er mulig. Omstillingsaktiviteterne suppleres undervejs i omstillingsprocessen efter behov. HR-teamet ved Anne Dahl Iversen tlf kan kontaktes for en drøftelse og yderligere eksemplificering af ovenstående. Pulje til omstillingsaktiviteter og kompetenceudvikling Det er indstillet, at der i forbindelse med budget etableres en omstillingspulje og en kompetencepulje. Puljerne skal sikre, at enkelte institutioner, afdelinger og forvaltninger ikke belastes unødigt skævt i forbindelse med omstillingsprocessen. Puljen indgår i Den Personalepolitiske Værktøjskasse.

11 Ledig hvad gør jeg? Er det ikke lykkedes at blive omplaceret i opsigelsesperioden, eller har du som medarbejder afvist den omplaceringsmulighed, som du er blevet tilbudt, og må fratræde din ansættelse hos Randers Kommune, kan du hente information om, hvad der venter dig i forhold til din indtræden i Jobcenterregi. Klik ind på Randers Jobcenter og læs mere Det er en svær situation at håndtere, at være blevet udpeget til omplacering/afskedigelse. Randers Kommune ønsker at hjælpe dig igennem den svære situation bedst muligt. Du kan i pjecen til højre (som bliver gjort tilgængelig snarest) læse mere om den proces, som du typisk vil gennemgå, når du oplevere en krise. Pjecen kan ikke afhjælpe situationen, men kan hjælpe dig til at forstå det følelsesmønster, du gennemgår i processen.