Arsberetning for 2011

Transkript

1 Midtfyns Vandforsyn i ng A.m. b.a. I nternt overvåg n i ngsprog ram efter vandsektorloven Arsberetning for 2011 GVR-NR

2 Indholdsfortegnelse t. Overvågningsprogrammets ledelseserklæring ,. Overvågningsansvarlig for vandselskabet Beskrivelse af overvågningsprogrammet Væsentlige aftaler (over kr.) Mindre aftaler (L.000 kr. til kr.) Periodevis revurdering af aftaler lntern information til medarbejdere Ajourføring af overvågningsprogrammet Gennemførelse af overvågningsprogrammet i lntern information til medarbejdere Udfærdigelse af skriftlige kontrakter LØbende kontrol af aftaler Periodevis revurdering af aftaler...7

3 Internt overvågningsprogram for Midtffns Vandforsyning A.m.b.A. 1. Overvågningsprogrammets ledelseserklæring Nærværende program for intern overvågning af Midtfyns Vandforsyning A.m.b.A. aftaleindgåelse, er etableret i medfør af bestemmelserne i 1.9 i vandsektorloven. Programmet skal i medfør af vandsektorloven medvirke til, at de omfattede selskaber ved aftaleindgåelse kun varetager egne økonomiske interesser og ikke andre selskabers eller interessenters interesser. Det er i vandsektorloven bestemt, at: : l[:i:: :I, #:;;JJ,l,ilT,"Jil':il,"å dspunk,e, Vandværket skal med afsæt i ovenstående udarbejde et internt overvågningsprogram med en beskrivelse af de forholdsregler og procedurer, der kan sikre, at aftaler bliver indgået på de nævnte betingelser. Overvågningen omfatter foruden selve programmets etablering også en efterf6lgende kontrol af, at selskabets konkrete aftaler rent faktisk opfylder de nævnte krav. Vandværket har iværksat følgende tiltag: o Etablering af overvågningsprogram med en tilknyttet kontrolprocedure for at sikre aftaleindgåelse på markedsvilkår o Procedure for sikring af dokumentation for at væsentlige aftalers priser og vilkår kan dokumenteres. o Udpeget en overvågningsansvarlig L.L. Overvågningsansvarligforvandselskabet Der er udpeget en overvågningsansvarlig, som har ansvaret for udarbejdelse af programmet, med kontrolfunktion i forhold til indgåelse af aftaler, i vandselskabet. Den overvågningsansvarlige referer direkte til bestyrelsen. Denne overvågningsansvarlige er: Direktør Hons lo Cour Den overvågningsansvarlige opbevarer ringbind med oversigt over selskabets aftaler og skriftlig dokumentation for disse aftalers indgåelse. I medfør af bekendtgørelsen om programmet for intern overvågning skal årsberetningen være ledsaget af en revisorerklæring.

4 Nærværende program, samt dets overholdelse og indarbejdelse ivandværkets daglige styring, vedtages og godkendes herved. Ringe d. 20/62012 ry:,;;$*r"!:s>u å{fu Arvid Rasmussen Formand Søren Schmidt Næstformand Christian Andersen ('fr- Sven Erik Greve Peder llum

5 2. Beskrivelse af overvågningsprogrammet Programmet gælder for hele vandselskabet og alle de aktiviteter, der foregår i selskabet og omfatter således væsentlige aftaler om køb og salg af varer, tjenester, finansielle ydelser som f.eks. lån, udlån og garantistillelse samt bygge- og anlægsarbejder. 2.t. Væsentlige aftaler (over kr.) Aftaler, som omfatter beløb over kr. enten ved enkelte køb eller over en kontraktperiode (f.eks. ved flerårige aftaler), opfattes som væsentlige. Det vil også sige successive indkøb, altså indkøb der løber over flere omgange. Det er f.eks. hvis der benyttes en smed eller anden teknisk kyndig person til at varetage alarm kald eller lign. opgaver og beløbet i et år overstiger kr. Ved indgåelse af væsentlige aftaler skal den overvågningsansvarlige sikre, at aftaler, som selskabet indgår, indgås skriftligt og på markedsvilkår, jf. lovens 19, stk. 5. Dette sker ved at kontrollere selskabets indkøbs ansvarlige (lk), dvs. den medarbejder, som på selskabets vegne skal indgå aftalen, har gennemført en afsøgning af markedet for de ydelser, som aftalen vedr6rer, og sammenlignelige ydelser, og afs6gningen skal dokumenteres skriftligt. lk har. ansvaret for afsøgningen af markedet og for at udkast til aftale præsenteres for den overvågningsansvarlige til godkendelse før en aftale indgås. lngen væsentlige aftaler kan indgås af lk, før udkast til aftale og dokumentation for, at indkøbet sker på ma rked svi I kå r, e r god kendt skrift I igt af den overvågni ngsa nsva rlige. Dokumentationen skal i den forbindelse være tilstrækkelig til over for Forsyningssekretariatet at kunne dokumentere, hvordan indgåelsen af hver enkelt købs- eller salgsaftale er begrundet, f.eks. i forhold til alternative indhentede tilbud eller tilbud i forbindelse med et udbud. Aftaler, som omfatter beløb over kr., kan være omfattet af udbudsregler i Tilbudsloven og EU's udbudsdirektiver. Derfor skal lk i samarbejde med den overvågningsansvarlige vurdere, om lk skal foretage prisindhentning i overensstemmelse med gældende udbudsregler Mindre aftaler (1.000 kr. til kr.) Ved mindre aftaler, som omfatter beløb fra kr. til kr., skal lk gennem tilgængelige prislister eller ved indhentning af tilbud sikre sig at købet foregår til en konkurrencedygtig pris. Mindre aftaler kan indgås af lk efter gennemgang og mundtlig godkendelse af den overvågningsansvarlige. Det skal efterfølgende være muligt at fremskaffe dokumentation, som begrunder at aftalen er indgået til en konkurrencedygtig pris Periodevis revurdering af aftaler lk skal mindst 6n gang årligt sammenligne indgåede aftaler med gældende markedsvilkår for at vurdere, om ændrede markedsvilkår begrunder genforhandling eller opsigelse af aftaler. Dette sker ved en afs6gning af markedet for de ydelser, som aftalen vedtøret, og sammenligning af ydelser, og afsøgningen skal dokumenteres skriftligt. lk har ansvaret for afs6gningen af markedet og for at præsentere afsøgn i ngsresu ltate rne fo r den ove rvågni ngsa nsva rl ige til god ke nd else.

6 I praksis medfører dette at indkøb fra faste leverandører af varer og serviceydelser, dvs. aftaler, som omfatter successive indkøb, kontrolleres ved den periodevise revurdering af aftaler, fremfor at overvåge de enkelte indkøb. lk har pligt til løbende at være prisbevist ved det enkelte indkøb og skal desuden foretage revurdering, hvis der opstår formodning om ændrede markedsvilkår af betydning Intern information til medarbejdere Alle medarbejdere med ansvar for indgåelse af selskabets købs- og salgsaftaler informeres om deres ansvar for at sikre gennemf6relse og overholdelse af overvågningsprogrammet. Dette sker gennem et årligt internt møde, samt ved instruktion af nye medarbejdere Intern audit Der skal ligeledes foretages en løbende kontrol og ved slutningen af året udtager vandværkets lagerkontrol funktion, bestående af 1 udvalgt bestyrelsesmedlem, en stikprpve udtagelse af årets indgåede aftaler. Ved disse kontroller korrigeres eventuelle fejl ved aftaleindgåelsen og den ansvarlige lk informeres om procedurer og krav til aftaler i forhold til intern overvågning. Korrektionerne indføres i et kontrolskema Aiourføring af overvågningsprogrammet I forbindelse med udarbejdelsen af årsberetningen fortager den overvågningsansvarlige en gennemgang af overvågningsprogrammet med henblik på ajourføring.

7 3. Gennemførelse af overvågningsprogrammet i 2011 Overvågningsprogrammet blev igangsat 1. juli 20L0 med direktør Hans la Cour som overvågningsansvarlig. Følgende a ktiviteter er gennemf6rt: 3.1. Intern information til medarbeidere Der er afholdt et internt møde for de to medarbejdere, som er ansvarlige for indgåelse af selskabets købsog salgsaftaler. De blev informeret om deres ansvar for at sikre gennemførelse og overholdelse af overvågningsprogra m met Udfærdigelse af skriftlige kontrakter Der er i udarbejdet skriftlige kontrakter på de større anlægsarbejder som udføres af eksterne leverandører Løbende kontrol af aftaler Der er løbende fortaget kontrol af at alle aftaler er indgået på markedsvilkår. Den overvågningsansvarlige opbevarer oversigt over selskabets aftaler og skriftlig dokumentation for disse aftalers indgåelse. Ved kontrollen er det endvidere påset, at der forud for aftalernes indgåelse er foretaget en begrundet forretningsmæssig vurdering og afsøgning af markedet som sandsynligg6r, at aftaler indgås på markedsvilkår Periodevis revurdering af aftaler Aftalerne er første gang blevet revurderet i Dette har i et par tilfælde medført skift til nye leverandører, der kunne tilbyde væsentlig bedre pris/ydelse Intern audit Der er foretaget intern audit, som er gennemført ved stikprøve, hvor 5 aftaler er udtaget til kontrol. Dette har ikke givet anledning til bemærkninger.