Vedr. ønsket om flere genvejstaster fremsender SAA forslag til konkrete behov for genvejsknapper.

Transkript

1 Møde d. 26. august 2015, kl Videolink UVA/EKA båndmøde REFERAT Deltagere: Mariann Holmslykke (MAR), Mette Dremstrup (MD), Mette Qvist Jensen (MQJ), Pia Behrens Gammelgaard (PBG), Sissel Johansen (SRJ), Søren Anker Andersen (SAA), Terkel Rørkær Sigh (TRS), Theresa Albøge Laursen (TAL), Thomas Nielsen (THNI), Birgit Andersen (BAN) Gæster: Orla Hoppe (OH) Afbud: Solveig Sannem (SOS) 1. Godkendelse af dagsorden (5 min) Der tilføjes et ekstra punkt under Eventuelt: Høring om ændringsforslag vedr. studiekort, udsendt fra Studiesystemer pr. 24. aug Frist for respons på høring er fredag d. 28. august Opfølgningspunkter ( 20 min) 1. Forslag til prioritering af UVA/EKA-båndets input til forbedringer i systemunderstøttelsen af tilmelding til undervisning, mhp. videreudvikling af STADS v/oh. Bilag: Forslag til AU prioritering af F-refomforbedringer, fremsendt mandag d. 24. august Der var en drøftelse af OHs forslag til prioritering af AUs ønsker til videreudvikling. På oversigten manglede et ønske om søgning på studiestartsperiode i RA180 med tilhørende visning i RA181, en lille opgave med prioritet 1-2. Vedr. ønsket om flere genvejstaster fremsender SAA forslag til konkrete behov for genvejsknapper. HE informerer OH vedr. prioritet af Hop fra RA119 direkte til TI 239. OH opdaterer oversigten på baggrund af drøftelsen, til genudsendelse med båndreferatet. OH forespurgte om båndet i øvrigt allerede nu havde ændringsønsker til anden F-reformfunktionalitet (områder), eksempelvis i forhold til tilmelding til

2 obligatorisk omprøve. Jo tidligere sådanne ønsker kommer ind til STADSsamarbejdet, jo hurtigere udvikling og implementering. Input i denne ønskerunde kan sendes til OH frem til d. 14. sep OH udsender invitation til at deltage i tænketank for sparring omkring Personlig studieplan i STADS. MQJ og SAA vil gerne deltage. HE og BSS afklarer tilsvarende deres deltagere. Emnet Anbefaling mht. over/underløb i 30/60 ECTS i tællerfunktionen sættes på dagsorden til båndmødet d. 23. sep. 2015, m/oh som gæst. 2. Revideret udkast til endelig godkendelse af AU prøveregler samt vejledning til AU prøveregler v/mar Bilag: Reviderede udgaver af dokumenterne er udsendt fra Udannelsesjuridisk Service til SNUK- og UVA/EKA-båndet, pr. 20. aug Båndet gennemgik primært prøvereglerne og kom frem til nogle få yderligere kommentarer, som er fremsendt til UJS umiddelbart efter mødet. Med hensyn til vejledningens fortsatte eksistens, så har UJS efter mødet oplyst at redaktionsgruppen for studerende.au.dk har meddelt at alle fakulteter er meget interesserede i at prøvevejledningssiderne fortsat blev opdateret centralt fra, da flere af dem henter informationen ned 1:1 på deres studieportaler. 3. Revideret udkast til endelig godkendelse af regler om brug af computer ved prøver. Bilag: Revideret udgave af dokumentet er udsendt fra Udannelsesjuridisk Service til SNUK- og UVA/EKA-båndet, pr. 20. aug Båndet foreslår at erstatte udtrykket computer med en mere tidsvarende og breddere dækkende betegnelse, eksempelvis IT. Opfølgning med UJS efter mødet: Der ændres ikke på udtrykket computer for indeværende, men i forbindelse med projekt Digital Eksamen vil såvel regler som pultinstruks senere blive revideret - et arbejde som såvel bånd som eksamenstilsyn bliver inddraget i. Der var en drøftelse af afsnittet vedr. I tilfælde hvor det ikke er muligt at fortsætte og drøftelsen er efter mødet mundet ud i følgende formuleringsønske fra UVA/EKA-båndet: I tilfælde hvor det ikke er muligt for den studerende at fortsætte sin deltagelse i prøve på computer, kan den studerende overgå til at skrive i hånden. Den studerende skal gøre tilsynet opmærksom på at der fortsættes med at skrive i hånden, ligesom den endelig afleverede opgave, skal vedlægges en kort begrundelse for hvorfor opgaven er skrevet 2

3 færdig i hånden. kursuskataloget tilføjes i paragraf Status på punkter i PWCs revisionsprotokollat relateret til STADS v/mar Bilag: VD Uddannelse tilbagemelding_pwc_revision_status_aug_2015 Der var en drøftelse af punkterne 04-1 Udsendelse af protokoller uden censur, 04-2 Registrering af meritter samt 14.1 Ingen procesbeskrivelser ift. vedligeholdelse og videreudvikling af systemet. Der var intet konkret udkomme af drøftelsen udover at båndet fremadrettet fortsat er interesseret i at følge med på sidelinien i forhold til revisionsprotokollatet. THNI orienterede om status vedr. Studiesystemers Systemforvalterforum: Der er 6 forvaltningsområder (-søjler) i Studiesystemer med hver en tilknyttet systemforvalter. Disse udgør sammen med de to koordinatorer (TAB og BAN) samt Studiesystemers ledergruppe Systemforvalterforum. Forvaltningsaftaler mv. er under udarbejdelse, ligesom der er afdækket best practice for systemernes forvaltningsprocesser, herunder er der identificeret områder hvor der er plads til forbedring. Bevisløsningen og EDDI fremhæves som havende god praksis for inddragelse af fakulteterne. Båndet ønsker fortløbende relevant info formidlet fra THNI /BAN. 3. Drøftelsespunkter (60 min) 1. Anvendelse af tompladsmarkering i kursuskataloget, v/pbg+mqj. Bilag: MQJ udarbejder en emnemanchet som baggund for drøftelsen. Det enkelte båndmedlem sikrer inddragelse af SNUK i drøftelsen på eget fakultet. Der var en drøftelse af mulighed for enighed i båndet om konsekvent anvendelse af den eksisterende markeringsmulighed i kursuskataloget for tomplads på kurser. En markering er ikke en garanti for en tomplads. En tilsvarende Exchange-markering for udvekslingsstuderende eksisterer ikke i EDDI for indeværende, men kan hvis ønsket forventelig implementeres indenfor en overskuelig tidshorisont. Båndet besluttede at tage punktet op igen på næste båndmøde d. 9. sept. 2015, herunder drøfte om der med lidt supplerende info på tompladsforsiden kan sendes de rette signaler om hvad en markering betyder, ie forventningsafstemning overfor de studerende. ARTS ønsker en ensartet adfærd omkring tompladsmarkering på ARTS in- 3

4 ternt, og gerne også på AU som helhed. ARTS ønsker at minimere arbejdet med ansøgninger til tomplads på kurser hvor det ikke er muligt at opnå en tomplads. BSS ønsker også at anvende tompladsmarkering. HE og ST undersøger nærmere. Båndmedlemmerne drøfter emnet på eget fakultet under inddragelse af SNUK og INT-kollegerne forud for båndmødet d. 9. sep Opfølgning på lynpejlingen om Uformel status på tilmelding til undervisning i efteråret i form af korte konkrete indlæg fra hvert fakultet, v/alle. Bilag: En lynpejling. Punktet var tænkt som en mulighed for korte og konkrete indlæg fra hvert fakultet: Hvor gør det ondt? Hvad betyder forskelle i studieordninger? Hvad var forudsætningerne for den strategi der blev valgt på det enkelte fakultet? Lynpejlingen viser at de fire fakulteter har grebet udfordringen med tilmelding til undervisning forskelligt an. Det kunne være givtigt at erfa-udveksle fordele og ulemper ved de forskellige tilgange til opgaven. MD udarbejder en skabelon for at kunne opnå ensartethed i drøftelsen. Korte statuskommentarer: ST har en stor gruppe af studerende der er tilmeldt for få ECTS, men studieadministrationen mangler sanktionsmuligheder. Problemet forelægges på højere niveau. ST har forsøgsvist i samarbejde med Mads Ask Olesen fra SU undersøgt på en mindre gruppe af studerende, der ikke er tilmeldt noget, om de modtager SU via andre institutioner. En første stikprøve viser, at en del i denne gruppe modtager SU i kraft af indskrivning på uddannelse på anden institution. Planen er, at denne gruppe vil blive administrativt udmeldt med henvisning til dobbeltindskrivningen. TRS: Intet nyt at berette. SRJ: ARTS egne tilmeldingsprincipper driller en anelse de rigtige snit, de rigtige steder. PBG: BSS Herning har en udfordring med studerende der tager kurser under såvel F-reformramte som ikke F-reformramte uddannelser. Dette gælder eksempelvis diplomingeniører, men hvilke regler skal gælde omkring antal eksamensforsøg? SNUK er i gang med drøftelse af denne problematik. ST oplever samme problemstilling. MD: Forskningsåret har været den største administrative udfordring et 4

5 spørgsmål om skæringsdatoer. HE (og AU) vil gerne rekruttere studerende til forskningsmiljøerne, omfang på studerende. For HE skal gevinsten på studietidsaspektet hentes ved at eksempelvis mange studerende kan afslutte en måned tidligere. MAR: De inaktive studerende er blevet kontaktet og derefter eventuelt udmeldt efter 14 dage, herunder har der været studerende der læser ved anden uddannelsesinstitution. Tilmelding til nye ECTS problematik -> nærmest nødvendigt med en studiekontraktordning, herunder tilmelding til gamle fag. Eksempel: Der mangler kun 10 ECTS inden kandidatspecialet, men 20 gamle ECTS er ikke bestået og specialet skal afslutte uddannelsen. Gamle og nye ECTS er en jungle. MAR fremsender UJS-afgørelse herom. MQJ: Komplekse studieordninger + meget arbejde med inaktive studerende, alle studerende er gennemgået. 4. Orientering fra (5 min) 1. Studiesystemer Herunder fortløbende orientering om udmøntning af Studiesystemers organisering v/thni. 2. Fremdriftsreformen 3. Digital Eksamen Status fra Helle S. Steffensen pr : Pilottest på DE: Hen over sommeren er der afviklet en pilot med 31 prøver på ARTS, ST og ST(ASE). Generelt er piloten gået godt. Der er stor tilfredshed hos de studerende. Eksamensadministratorerne har også været positive, samtidig er der i denne gruppe fundet funktionalitet, der kan forbedres, og der er identificeret kritiske arbejdsgange, der skal behandles frem mod vintereksamen. Evalueringen fra VIP er knap så positiv. Evalueringen bærer præg af, at der for VIP har været en systemfejl, som gjorde, at der ikke kunne laves online annotering i en længere periode. Fejlen er rettet og nogle VIP er har også testet værktøjet. Der arbejdes videre med udvikling af systemunderstøttelsen af digitale arbejdsgange. Organisatorisk implementering: Den organisatoriske implementering er sat i gang, idet første møde i Koordineringsgruppen er afholdt. Gruppen består af koordinatorer for hvert fakultet samt International Uddannelse (det er Søren Anker Andersen, Anne Pors, Helle Grunnet, Jeanette Møller, Rikke Mønster og Rikke Sørensen), AU IT s projektleder Søren Faaborg, Programchef Per 5

6 Guldbæk Larsen og Forretningsansvarlig projektleder Helle Stolzenbach Steffensen. Denne gruppe skal arbejde med afklaring af den fælles tværgående implementering og være samlingssted for erfaringsudveksling fakulteterne imellem. Hver koordinator er ansvarlig for at drive den organisatoriske implementering på eget fakultet. Stedprøver: På styregruppemøde d. 21. aug. er det besluttet, at AU løsningsdesign for stedprøver skal basere sig på udvikling af en model for digitalt tilsyn der tager udgangspunkt i overvågning af den studerende. Dette bygger på BYOD konceptet. Den kommende opgave for projektet bliver at få afviklet en pilot på stedprøver til vintereksamen og få lavet et løsningsdesign på en AU løsning, som skal godkendes af universitetsledelsen. Planlægningen af disse opgaver er nært forestående. Kommentarer fra båndet: Implementering hos HE kommer til at foregå gradvist, grundet den nye resultatregistreringspraksis. Evalueringsrapporten efter pilottesten er udkommet, men ikke alle i båndet har haft lejlighed til at læse den endnu. Det er vigtigt at VIP-arbejdsgangene understøttes tilstrækkeligt/acceptabelt. 4. Uddannelsesudvalget 5. SNUK-båndet 6. VEST-båndet 7. UJS 5. Eventuelt (5 min) Høring om ændringsforslag vedr. studiekort, udsendt fra Studiesystemer pr. 24. aug Følgende aspekter blev drøftet: 1) BSS ønsker ikke eksamensnummer anført på studiekortet, da BSS netop er gået væk fra at bruge det og det derfor vil forvirre meget hvis det står anført på studiekortet. Hvorfor er koden medtaget på kortet? Kan koden eventuelt hedde noget andet? Morten B. Josefsen: UVA-EKA afgør om eksamennummer skal med på kortet. Eksamensnummer bliver fremadrettet ikke brugt i forhold til bygningsadgang. På HE er det nødvendigt at have eksamensnummer anført på studiekortet grundet anonymitet ved eksamener. MD undersøger om omdøbningen af det tidligere kortnr. til eksamnesnummer er OK. 2) Bør AU ikke stå foran koden i AU-ID? Morten B. Josefsen: AU IT har den regel at når man benævner AU-ID er det et indikationsnr. ligesom et CPR-nr. Det betyder at man ikke foranstiller et AU. Ligeledes skriver man heller ikke CPR-nr.: CPR Feedback fra BSS: Når vi 6

7 logger ind i STADS med vores AU ID, så skriver jeg f.eks. AU altså med AU foran. 3) Er det ikke det samme for studerende som for medarbejdere? Morten B. Josefsen: Jo, det er det samme. Nyt punkt til drøftelse i båndet: Overflytning til anden intern uddannelse. Der er afbud fra MQJ til båndmødet d. 23. sep Pipeline for båndmøder i efteråret 2015 (5 min) Beliggenhed af 1. og 2. prøveforsøg når der er givet dispensation ved sygdom, mhp sikring af at det ikke er muligt for den studerende at afmelde sig 2. prøveforsøg, v/saa. Gendrøftelse af fælles praksis på baggrund af fakulteternes her-og-nu praksis og erfaringer på området. Emnet drøftes på båndmøde d. 9. sep Opdatering af Fælles frister relateret til Optagelsen - status v/mar + alle. - Hvad ønsker Optagelsen oplyst i et fælles dokument? - Hvad har fakulteterne behov for af oplysninger om Optagelsens praksis? Emnet drøftes på båndmøde d. 9. sep Gentænkning af dagsordenspunktet Orientering fra Emnet drøftes på båndmøde d. 9. sep Gennemgang af pipeline, herunder opgavepuljen for UVA/EKA-båndet v/mar. Bilag: Opgavepulje Emnet drøftes på båndmøde d. 9. sep Anvendelse af tompladsmarkering i kursuskataloget, v/alle Bilag: Emnemanchet om tompladmarkering. Det enkelte båndmedlem sikrer inddragelse af SNUK i drøftelsen på eget fakultet. Emnet gendrøftes på båndmøde d. 9. sep Anbefaling mht. over/underløb i 30/60 ECTS i tællerfunktionen Emnet drøftes på båndmøde d. 23. sep. 2015, m/oh som gæst. Identificering af konkrete punkter til drøftelse med Kristian Thorn v/alle Emnet drøftes på båndmøde d. 23. sep

8 Besøg af Kristian Thorn i UVA/EKA-båndet. Konkrete drøftelsespunkter, eksempelvis båndets rådgivende rolle samt AUs kommandoveje herunder specifikt infoflow til/fra båndet. Dato skal aftales. Meritstatistik v/mth. Meritstatistikken forventes udarbejdet hen over sommeren og offentliggjort i efteråret Inden offentliggørelse vil begge bånd blive hørt ift indhold. Sensommeren