Boligselskabet DFB Referat af organisationsbestyrelsesmøde 26. november 2013, kl Mødet blev afholdt hos Domea på Oldenburg Alle 3, Høje Tåstrup

Transkript

1 Boligselskabet DFB Referat af organisationsbestyrelsesmøde 26. november 2013, kl Mødet blev afholdt hos Domea på Oldenburg Alle 3, Høje Tåstrup Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Orientering fra formandsskabet Orientering fra administrationen Boligselskabet DFB Pressedækning DFB Nedsættelse af Domeas priser per 1. januar Tilslutning til Servicecenter København Status for øvrige lokale servicecentre Betinget købsaftale Tikøbgade Konsekvenser af ny lovgivning om tab ved fraflytning for Domeas deltagelse i byggemøder Status på mål og værdiarbejdet Kundechefers deltagelse på organisationsbestyrelsesmøder Styringsdialog Byggesagshonorar og bestyrelseshonorar Afdelinger i drift Charlottegården Kommunens tilbagemelding på klage over afdelingsmøde Charlottegården Skattebesparelse Gadehavegård Ny Boligsocial helhedsplan Sølvkær advokatsag Købmandsgården - Undertag Markedspladsen ansøgning om dækning af udgifter ved museangreb Mødeplanlægning Eventuelt Deltagere fra bestyrelsen: John Adelsteen Andersen, formand Peter Hansen, næstformand Bente Nees (afbud) Poul Erik Jensen (afbud) Ercan Ceylan (afbud) Kirsten Malinovsky Susanne Pia Hansen Tanja Hornehøj Petina Larsen Øvrige deltagere: Pia Christiansen, Domea Michael Jørgensen, Domea Carsten Pedersen, Domea (referent) Kristine Jacobsen; Domea (under punkt 5.3) Domea Boligcenter København, den 3. december 2013

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden. Kirsten Malinovsky (KM) og Susanne Pia Hansen (SPH) bad om at få et punkt tilføjet om byggesags- og bestyrelseshonorar. Tilføjet som punkt 5.11 og med denne blev dagsorden godkendt. 2 Godkendelse af referat Referaterne fra bestyrelsesmødet d. 24. september 2013 er tidligere udsendt. Det indstilles, at bestyrelsen godkender referatet. Referat fra d. 24. september 2013 blev godkendt og underskrevet. Referat fra 28. maj blev underskrevet. 3 Orientering fra formandsskabet Nærmere orientering gives på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. John Adelsteen Andersen (JAA) Siden sidst er Peter Krogh flyttet fra DFB og som følger heraf trådt ud af bestyrelsen både for DFB og Domea. Petina Larsen (PL) er indtrådt i DFBs bestyrelse og Kirsten Malinovsky er indtrådt i Domeas bestyrelse. For et par år siden blev vi enige om, at der skulle gives information til alle beboere om, at referater kan hentes på hjemmesiden eller på ejendomskontoret. Kontaktperson Knud Sørensen fra Nybrovænge er gået bort og blev bisat for et par dage siden. Afdelingen står nu uden kontaktperson. John Adelsteen foreslog, at bestyrelsen forestår et informationsmøde for beboerne i de 2 afdelinger i Nybrovænge og i øvrigt arbejder for sammenlægning af disse afdelinger på sigt. DFB har anmodet Domea om en liste med afdelinger, der kan lægges sammen. Vi forventer snarest at modtage denne. Herudover vil vi gerne spørge Domea om hvordan det går med udlejningsaftalen i Kongensgade? Carsten Pedersen (CPE) overordnede set går det fint. Der er udfordringer, men vi ser dem som indkøringsvanskeligheder. 4 Orientering fra administrationen Orientering gives på mødet.

3 Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Pia Christiansen (PIC) orienterede om den nye situation i ledelsen i Region Øst. Bent Gordon ønsker af helbredsmæssige årsager at fratræde sin stilling som markedschef. Bent ønsker at fortsætte i Domea, og der foregår pt. sonderinger om hans fremtidige placering. Bent Gordon er en stor kapacitet for Domea, og det bliver selvfølgelig en udfordring i overgangsfasen i regionsledelsen at undvære ham. Vi forventer tidligst at have ansat en ny markedschef pr. 1. februar PIC orienterede videre om, at det går meget bedre med kundeservice. Den gennemsnitlige ventetid, når kunder, beboere mv. ringer ind er nu på omkring 1-2 minutter. 5 Boligselskabet DFB 5.1 Pressedækning DFB Domea har ikke registreret sager i pressen siden sidste bestyrelsesmøde. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. CPE orienterede om, at der har været en artikel siden udsendelse af dagsorden omkring en sag om støvlus i en lejlighed i Gadehavegård. 5.2 Nedsættelse af Domeas priser per 1. januar 2016 Domeas bestyrelse har nu truffet endelig beslutning om fordelingen af den lovede gennemsnitlige besparelse på 20% fra 1. januar Fordelingen sker bl.a. med udgangspunkt i det bærende princip, at priserne i højere grad skal afspejle omkostningerne ved boligadministration. Konsekvensen heraf er, at priserne kommer til at afhænge af afdelingernes størrelse i de enkelte boligselskaber. Desto større boligafdelinger desto lavere pris. For DFB er konsekvensen en nedsættelse af prisen med 22% svarende til en årlig besparelse på kr Det skal i forlængelse heraf nævnes, at DFB allerede har forhandlet sig til en besparelse i den gældende forretningsføreraftale i forhold til Domeas standardpriser. I forhold til Domeas gældende standardpriser nedsættes administrationsbidraget for DFB med 27% svarende til kr. Det er bestyrelsen for DFB, der bestemmer, hvorledes denne besparelse skal fordeles mellem afdelingerne. Der er mulighed for at få nedsat prisen yderligere, hvis mindre afdelinger lægges sammen til større afdelinger under hensyntagen til prisstrukturen. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning og indlede drøftelserne omkring fordelingen af besparelsen. Ovenstående blev uddybet ved fremvisning af film og tabel, der underbygger, hvorfor Domea arbejder for sammenlægning af afdelinger. Af tabellen fremgår det, at Domea på landsbasis samlet taber 28. mio. kr. om året på 337 afdelinger med mindre end 30 boliger. Årsagen hertil er, at mange af Domeas leverancer er de samme for små som for store afdelinger (regn-

4 skaber, budget, afdelingsmøder mv.). Det samlede dækningsbidrag fra kernedriften er negativt, men Domea sikre balance i økonomien via indtægter fra byggesager mv. Dækningsbidrag Afdelingsstørrelse Afdelinger Boliger Dækningsbidrag Gns. dækningsbidrag pr. bolig eller flere Hovedtotal Peter Hansen (PH) og JAA fremlagde et forslag til fordelingen af besparelse mellem DFBs afdelinger. De motiverede forslaget med, at de har prøvet at balancere mellem, at alle skal have noget ud af det, mens der også skal være incitament for de små afdelinger til sammenlægninger. Det blev aftalt, at organisationsbestyrelsen drøfter det fremlagte forslag videre på næste møde. PH og JAA udtrykte, at formandsskabet generelt støtter op om afdelingssammenlægninger. PIC supplerede, at den lokale identitet kan bevares ved at man laver en forretningsbestyrelse, der tager sig af budget, regnskab og lign., mens man kan have lokale beboerråd, som står for beboeraktiviteter og lign. 5.3 Tilslutning til Servicecenter København Ifølge procesplanen for servicecenter København skal DFB-afdelingerne 9309 Prags Boulevard, 9315 Ordrup Jagtvej, 9316 Hellerupvej, 9317 Harsdorffsvej og 9377 Ørnegårdsvej tilsluttes Servicecenter København pr. 1. januar Servicecenteret er under etablering og vil blive fysisk placeret på Følager 2, 2500 Valby. I henhold til planerne for servicecenteret skal følgende afdelinger deltage, når det er fuldt implementeret. Boligafdelinger Domea København boliger lejemåls enheder Kærbo incl. serv Byggesager

5 35-05 Verdishave incl. serv Teglholmen Gertsvej Tingvej Kurlandsgade Gudenåvej Baldersgade Frederikssundsvej/ Peder Lykkes Vej Gadekærvej Emblasgade Emblasgade Plejecenter incl. serv Følager Ved Kanalen 50 DFB 93-9 Prags Boulevard Ordrup Jagtvej Hellerupvej Harsdorffsvej Ørnegårdsvej Skelgården, Tårnby Dragør ÆB, Strandgården Frederiksberg ÆB, Fasangården I alt Domea 2015 er en stor omstillingsproces for Domea. Efter at Domea 2015 har været i implementeringsfase i godt 3/4 år, har Domea fundet det nødvendigt at tilpasse tidsplanen for DFBs afdelingers tilslutning til Servicecenter København. Dette fordi det ikke har været tidsmæssigt muligt for administrationen at køre en fyldestgørende inddragelsesproces for de relevante afdelinger. Domea foreslår derfor at udskyde tilslutningen til servicecenteret, og Domea ønsker at drøfte tidsplan og inddragelsesproces med DFBs bestyrelse. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter ovenstående og i samarbejde med Domea træffer beslutning om den videre proces

6 PIC Domea vil gerne indstille til bestyrelsen, at Prags Boulevard og Harsdorffsvej tiltræder Servicecenter København pr. 1. januar Mens at planen for Ordrup Jagtvej, Hellerupvej og Ørnegårdsvej er, at der skal indledes en proces med bestyrelserne omkring tilslutningen, således at disse kan tilslutte sig d. 1. april Kristine Jacobsen (KJ) fra Domea 2015 præsenterede økonomien i Servicecenter København. Etableringsomkostningerne er Kr , og de fordeles efter lejemålsenheder. Ved Prags Boulevard og Harsdorffsvejs tilslutning er DFBs andel Kr og ved tilslutning af alle 5 relevante afdelinger, er den Kr De årlige driftsomkostninger er budgetteret til Kr , og det første år fordeles de hovedsageligt efter lejemålsenheder, mens det er meningen, at de fra år 2 skal fordeles efter forbrug. Hertil anvender Domea et tids- og opgavestyringssystem. Den årlige nettobesparelse for Prags Boulevard og Harsdorffsvej ved tilslutning til servicecenteret estimeres til kr (den ovenstående driftsomkostninger er indregnet). Her er tale om et konservativt estimat, idet det er beregnet ud fra en årlig besparelse på 5% på konto 114. Erfaringer fra steder, hvor man har kørt med driftsfællesskaber i længere tid er, at man kan opnå en besparelse på 15%-20%. Der var generel tilslutning fra bestyrelsen til det fremlagte, dog blev der udtrykt skepsis ved fordeling af snerydningsudgifterne pr. lejemålsenhed (det første år). Det blev aftalt, at Domea genovervejer fordelingen af snerydningsudgifterne. Bestyrelsen besluttede, at Prags Boulevard og Harsdorffsvej skal tilsluttes Servicecenter København pr. 1. januar Det blev tillige besluttet, at arbejdskapitalen skal dække DFBs andel af etableringsomkostningerne. Det blev aftalt, at Domea fremsender tillæg til forretningsføreraftale samt servicecenteraftalen til underskrift hos formandsskabet og til orientering til den øvrige bestyrelse. Det blev tillige aftalt, at Domea indleder en dialog med bestyrelserne for Ordrup Jagtvej, Hellerupvej og Ørnegårdsvej med henblik på en tilslutning pr. 1. april Bestyrelsen tilbød sin bistand i forbindelse med denne dialog. 5.4 Status for øvrige lokale servicecentre Servicecenter Frederikssund Mandag og onsdag d. 23. og 25. september 2013 blev der afholdt møder mellem kundechefen og afdelingerne i Slangerup og Skibby.

7 Der er ansat ny driftsleder i stedet for Nicki Laursen som har fået job i servicecenter København. Nicki bor på Amager. Den nye driftsleder hedder Kim Raagaard og vil blive præsenteret for bestyrelserne i Slangerup og Skibby i løbet af november. Samtidig laves der markvandring. Det forventes, der laves budgetmøder i løbet af januar 2014 og afdelingsmøder til februar/marts Servicecenter Kalundborg Kundechef Anders Hornehøj har fået nyt job og stopper således i Domea ved udgangen af november. Der pågår pt. overvejelser om stillingens genbesættelse. Dette har selvfølgelig betydning for servicecenterprocessen, som således endnu befinder sig på det indledende stadie. Servicecenter Høje Tåstrup Kundechef Carsten Pedersen Dette servicecenter befinder sig endnu i den indledende fase. Det skal efter planen servicere Gadehavegård, Charlottegården, Spotorno, Bryggergården og Hanebred. Siden sidste har der været holdt et samlet møde med alle relevante medarbejdere omkring indholdet af et servicecenter, og hvilken indflydelse det har på deres arbejdsliv. Mødet foregik i en god ånd. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning KM Som afdelingsbestyrelsesformand har jeg kunnet ønske mig at være blevet mere inddraget i hvad der foregår og få bedre information i forbindelse med vores overgang til en ny kundechef og Servicecenter Frederikssund. PIC Det er en erfaring for Domea her 10 måneder inde i Domea implimenteringen, at der er behov for øget fokus på inddragelse og information til afdelingsbestyrelserne. 5.5 Betinget købsaftale Tikøbgade På organisationsbestyrelsesmøde d. 26. februar 2013 blev det besluttet, at DFB skulle byde ind på at blive bygherre for Den Tredje Revle. DFB har efterfølgende vundet udbuddet. I den forbindelse har formandskabet underskrevet en købsaftale for byggegrunden på Tikøbsgade. Den underskrevne købsaftale er vedlagt som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen godkender den underskrevne købsaftale. Bestyrelsen godkendte den underskrevne købsaftale. 5.6 Konsekvenser af ny lovgivning om tab ved fraflytning for dispositionsfonden I tabellen nedenfor fremgår det, at DFBs afdelinger samlet tabte kr på fraflytninger i regnskabsåret 10/ /2012, og at det tilsvarende tal for regnskabsåret 10/ /2013 var kr en måned inden skæring. Med den nye lovgivning, der blev orienteret om på sidste organisationsbestyrelsesmøde, vil konsekvensen heraf have været en ekstraudgift for dispositionsfonden på hhv. kr og kr.

8 Som modvægt til denne nye forpligtelse er indbetalingerne til dispositionsfonden fra afdelingerne blevet forhøjet til kr pr. lejemålsenhed indtil dispositionsfonden udgør kr pr. lejemålsenhed. Forhøjelsen betyder maksimalt kr ekstra årlige indtægter til dispositionsfonden i DFB. Det må således antages, at lovgivningen fremadrettet har en samlet negativ indvirkning på dispositionsfonden på over 3 mio. kr. pr. år. Dette er selvfølgeligt svært at fastsætte, idet det ikke er klart, hvor mange penge afdelingerne fremadrettet vil tabe ved fraflytninger. Men der har generelt været en stigende tendens i tabet ved fraflytninger i den almene sektor i de seneste år. Tab ved fraflytning Dækkes af dispositionsfonden Dækkes af dispositionsfonden Charlottegården Prags Boulevard Morelhaven Markedspladsen Hellerupvej Rosenhaven Sølvkær Gadehavegård Bryggergården Blommestien, Kirsebærstien og Navrvej Kongensgade Spotorno Hanebred Købmandsgården Klostergården Ørnegårdsvej Klostergården, etape I alt Vedlagt er det seneste udarbejdede langtidsbudget for Dispositionsfonden. Af dette fremgår det, at en årlig ekstra udgift på 3 mio. kr. vil have alvorlige konsekvenser for selskabets muligheder for at støtte op om den række af renoveringer mv. som selskabets afdelinger står overfor. Domea anbefaler derfor bestyrelsen at søge dispensation hos kommunen for loven.

9 Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om der skal søges dispensation for lovændringen. KM hvad er den bagvedliggende intention med loven? Michael Jørgensen (MHJ) intentionen er en mere solidarisk fordeling af de voksende udgifter til tab ved fraflytninger. Problemet ved lovgivningen især i DFBs tilfældet er, at den gør det sværere for organisationsbestyrelserne at anlægge en samlet betragtning på udfordringerne i de enkelte afdelinger ved anvendelsen af dispositionsfondsmidlerne. PIC lige meget hvordan man vender og drejer det, er det et problem, at enten selskabet eller afdelingerne taber så mange penge ved fraflytninger, og vi har behov for at have fokus på at bringe disse udgifter ned. Her har vi brug for organisationsbestyrelsens hjælp til at iværksætte initiativer og måske udfordre rammerne. JAA Bestyrelsen medvirker gerne til at få disse udgifter ned. Domea må komme med de nødvendige forslag til at nedbringe disse udgifter, og så må vi forholde os til dem i bestyrelsen. Det blev besluttet at søge om dispensation for, at dispositionsfonden skal dække tab ved fraflytninger. 5.7 Domeas deltagelse i byggemøder I forlængelse af drøftelserne på sidste bestyrelsesmøde omkring Domeas deltagelse på byggemøder har Peter Hansen udarbejdet et diagram over byggeriets organisering og flow. Diagrammet er vedlagt som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen fortsætter drøftelser fra sidste møde med udgangspunkt i ovenstående diagram. PH uddybede pointerne i diagrammet og konkluderede, at bygherren, afdelingsbestyrelsen, kun deltager på bygherremøder i udførelsesfasen og ellers fokuserer sin indflydelse på projekteringsfasen. Det blev besluttet, at diagrammet skal danne udgangspunkt for bestyrelsernes virke i de kommende mange byggesager. 5.8 Status på mål og værdiarbejdet Visionsgruppen bestående af John Adelsteen, Kirsten Malinovsky, Susanne Pia Hansen og Peter Hansen fremlægger status på mål og værdiarbejdet med udgangspunkt i vedlagte oplæg og referat fra møde i visionsgruppen d. 11. november Det indstilles, at bestyrelsen drøfter visionsgruppens oplæg. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om der skal afholdes en studietur i januar eller februar med besøg af afdelinger man ikke nåede på seneste studietur.

10 JAA orienterede om status - Det korte af det lange er, at vi lige trækker vejret til efter repræsentantskabet. Vi drøfter med repræsentantskabet, hvorledes vi inddrager dem og afdelingerne. KM uddybede, at vi har valgt 3 hovedoverskrifter, og at vi så gerne vil inddrage repræsentantskabet i at fylde indhold på. Det blev besluttet at tage på en 1-dags studietur inden repræsentantskabsmødet for at besøge afdelinger, vi ikke nåede på den 1. tur. Der blev nedsat et planlægningsudvalg bestående af SPH, KM og MHJ. MHJ indkalder til møde i dette udvalg. 5.9 Kundechefers deltagelse på organisationsbestyrelsesmøder Grundet den geografiske spredning og flere servicecentre vil der på sigt være flere kundechefer, der varetager administrationen og driften af DFBs afdelinger. Det er Domeas vurdering, at det af ressourcemæssige og mødeafviklingsmæssige grunde er hensigtsmæssigt, at Carsten Pedersen som hovedregel deltager i møderne, mens de øvrige kun deltager hvis det er væsentligt i forhold til behandlingen af specifikke sager i relevante afdelinger. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter, om den kan tilslutte sig Domeas vurdering. PIC Domea holder løbende taskforce-møder om DFB med kundecheferne, og ellers mener vi, at det primært er CPE, der bør deltage på møderne. Er der nogle ekstraordinære sager i afdelinger under en anden kundechef tager vi selvfølgelig denne med. Bestyrelsen tilsluttede sig Domeas vurdering Styringsdialog 2013 Domea er på vegne af DFB blevet indkaldt til styringsdialog møde med Københavns Kommune Torsdag d. 6. marts Processen for styringsdialogen er som følger: Domea afleverer styringsdialog senest mandag den 2. december 2013, og er der emner som DFB ønsker, der skal behandles, skal de indmeldes senest fredag den 3. januar 2014 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Det blev aftalt, at Domea fremsender styringsrapporten til bestyrelsen Byggesagshonorar og bestyrelseshonorar KM og SPH spurgte om muligheden for at overføre honoraret til den afdeling man kommer fra.

11 Domea orienterede om, at dette er muligt, men at der kan være skattemæssige konsekvenser heraf. Domea undersøger dette nærmere. 6 Afdelinger i drift Charlottegården Kommunens tilbagemelding på klage over afdelingsmøde I skrivelse af 7. oktober meddeler Høje Tåstrup kommune svar på klagen over afholdelse af afdelingsmøde d. 15. maj i Charlottegården. Kommunen har givet Domea medhold i, at mødet er afholdt efter gældende regler. Kommunens skrivelse vedlægges som bilag Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Charlottegården Skattebesparelse I efteråret 2012 indgik Domea et samarbejde med et advokatkontor, der har specialiseret sig i SKATs ansættelse af grundværdier. Samarbejdet blev indgået som led i vores løbende bestræbelser på at administrere jeres boligorganisation og afdelinger så økonomisk og effektiv som muligt. Kontoret blev konkret antaget til, i løbende samarbejde med Domea, at undersøge mulighederne for, om I kunne få reduceret/nedsat ejendomsskatten både bagudrettet og fremover. Aftalen blev indgået på baggrund af, at vi desværre har oplevet, at der sker fejl ved SKATs ansættelse af grundværdierne. Det skyldes kort sagt, at SKAT ikke tager hensyn til bl.a. lokalplaner, kommuneplaner, byplansvedtægter, bygningsreglementer m.m. Når SKAT skal beregne grundværdierne for almene ejendomme, skal de i henhold til gældende regler ansætte grundens værdi som ubebygget under hensyn til de offentlige byrder, som er gældende for den ubebyggede grund. Plangrundlaget spiller i den forbindelse en afgørende rolle. Det har vist sig, at samarbejdet med advokatkontoret har været særligt udbytterigt for netop Charlottegården. SKAT har medio september 2013 foreslået at ændre værdien af grunden fra kr ,- til kr ,-. En ændring på ca. 14. mio. kr. Det betyder for jer en ændret fremtidig besparelse på kr ,- i både 2014 og 2015, dvs. i alt kr ,-. Dette er pt. blot for årene 2014 og Der er nu anmodet om ordinær genoptagelse af ejendomsvurderingerne for 2009 og 2010, samt ekstraordinær genoptagelse. SKAT har ikke taget stilling til disse anmodninger endnu. Det afventer vi. Ejendomsvurderingerne for 2009 og 2010 (som pt. afventer behandling hos SKAT) styrer ejendomsskatten i 2011, 2012 og Genoptagelsen af disse vurderinger er således afgørende for tilbagebetalingen i perioden fra Derfor kender vi ikke tallene for disse år endnu. Aftalen med advokatkontoret er blevet indgået på no cure no pay vilkår. Det vil sige, hvis en afdeling ikke opnår en besparelse, så er advokatkontorets arbejde gratis. Opnås en besparelse, så skal afdelingen betale kontoret for arbejdet. Honoraret må ikke overstige et beløb svarende til 10 måneders besparelse i ejendomsskatten. Hvis der opnås besparelse for 2010, 2011, 2012 og 2013 da må honoraret ikke overstige et beløb svarende til 25% ekskl. afsavnsrenter. Da vi ikke endnu ved om der sker ændringer i de foregående år, da kender vi ikke honoraret endeligt endnu.

12 Det er dog aftalt, at honoraret først skal betales, når besparelsen er realiseret, således at jeres budgetter ikke belastes pludseligt. Da nedsættelsen af ejendomsvurderingen for 2012 medfører en besparelse i ejendomsskatten i 2014 og 2015, da vil afregning af honorar først ske i januar 2014, hvor I skulle være pålignet den højere ejendomsskat. Domea opkræver i øvrigt ikke noget honorar for arbejdet. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Gadehavegård Ny Boligsocial helhedsplan Som følge af de løbende forhandlinger med Høje Tåstrup Kommune, Landsbyggefonden og afdelingsbestyrelsen er den boligsociale helhedsplan gældende fra 1. januar 2014 til 31. december 2017 nu færdig. Forhandlingerne har medført, at tilskuddet fra Landbyggefonden er blevet forhøjet med kr. uden at afdelingen eller selskabet har skullet stille med yderligere penge. I alt lyder tilskuddet fra Landsbyggefonden på kr og det samlede budget på kr Gadehavegård og Høje Tåstrup Kommune stiller hver med kr , mens de resterende midler udgøres af lokaler og medarbejdertimer. Herudover indgår Domea pt. i forhandlinger om generelt at styrke den boligsociale indsats med et tilskud til central boligsocial koordination i Domea. Dette vil i fald det kommer igennem også have positive konsekvenser for Gadehavegård og kan betyde en efterfølgende forhøjelse af tilskuddet til Gadehavegård til indirekte finansiering heraf. Helhedsplan skal nu endelig godkendes i Høje Tåstrup Kommune og Landsbyggefonden. Helhedsplanens bemanding kommer til at bestå af en projektleder, en ungemedarbejder og 4 projektmedarbejdere (ikke fuldtid). Helhedsplanen arbejder inden for 3 indsatsområder, og der er planlagt 14 projekter, som det fremgår af nedenstående tabel. Der vil løbende i udførelse af arbejdet opstå nye ideer og muligheder, og det er projektlederens opgave hele tiden at tilpasse helhedsplanen de givne muligheder og udfordringer i området. Indsatsområde Børn, unge og familien Uddannelse, beskæftigelse og erhverv Beboernetværk, inddragelse og demokrati Projekt Forældrecafé på Gadehaveskolen Familienetværk Bydelsmødre Streetmasters - Kulturagenter i GHG Værested for udsatte unge Lommepengeprojekt for de årige Fritidsjobindsats for årige Vejledning og jobskabelse for voksne Frivlligformidling og netværk Gadehavegård på plakaten Konfliktløsning - Tal med din nabo Beboercafeen Nethood - IT for alle Samarbejde med socialpsykiatrien

13 Helhedsplanen er vedlagt som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 6.4 Sølvkær advokatsag Der er afsagt dom i sagen i retten i Glostrup d. 10. oktober. DFB er blevet frifundet. Yderligere orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning PIC orienterede om, at sagen er blevet anket af modparten Købmandsgården - Undertag Teytaud Rådgivende Ingeniører har den 5. november sammen med ejendomsmester Tanja Hornehøj foretaget en gennemgang af tagbelægningen på ejendommen Kirketorvet 5. Det skete i forlængelse af, at en tømrer har vurderet, at der var problemer med tagkonstruktionen. Blandt andet trænger der vand ind i bygningen under snevejr. Rådgiveren konkluderede, at taget ikke er konstrueret korrekt. Rådgiveren anbefaler at taget, på trods af at det har en restlevetid på 5-10 år, udskiftes helt. Denne udskiftning vurderes på nuværende tidspunkt at kunne koste op til kr. 1,5 mill. Vi vurderer, at det vil være muligt at søge Byggeskadefonden om støtte til renoveringen da taget stadigvæk er under 20 år gammelt. Desuden kan det dokumenteres, at undertaget er konstrueret forkert. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. JAA er der noget man kan gøre midlertidigt? Tanja Hornehøj Rådgiveren orienterede om, at tagkit er en mulighed, men det er også meget dyrt. Problemet opstår, når der er tøsne, så kommer der vand ind. CPE - Vi ved ikke hvor lang sagsbehandlingstiden er i Byggeskadefonden, men det er klart, at vi løbende har fokus på problemet og klar til at tage handling herpå, hvis det bliver nødvendigt Markedspladsen ansøgning om dækning af udgifter ved museangreb Afdelingsbestyrelsen i Markedspladsen fremsendte til sidste bestyrelsesmøde en ansøgning om støtte på i alt kr til dækning af renoveringsudgifter i forbindelse med udbedring af skader efter museangreb i 3 lejligheder. Bestyrelsen besluttede følgende: Det blev besluttet, at bede Domea om at kvalificere ansøgningen med oplysninger om afdelingens økonomiske situation og så udskydes beslutningen til næste bestyrelsesmøde Om afdelingens situation kan Domea bl.a. oplyse, at afdelingen er økonomisk presset bl.a. pga. udlejningsvanskeligheder, og at afdelingen står overfor en større renovering,

14 hvor Landsbyggefonden foreløbigt har nikket ja til støttede lån for 20 mio. kr. Men herudover kan der blive behov for yderligere ustøttede arbejder. For at sikre en samlet langtidsholdbar økonomi i afdelingen vil det blive nødvendigt at søge kapitaltilførsel i Landsbyggefonden via 1/5-delsordning. I det tilfælde vil DFBs dispositionsfond skulle bidrage med 1/5. Bestyrelsen har tidligere godkendt at bidrage med kr , men samlet set bliver der givetvis brug for et større tilskud. Det endelige beløb kan dog først opgøres, når det samlede omfang af renoveringen er på plads. I de seneste år har afdelingen oparbejdet et underskud, da det har været nødvendigt at holde huslejestigninger på et konkurrencedygtigt niveau. Det oparbejdede underskud er på i alt kr Herudover kommer udgifterne til museangrebet. Underskuddet forventes at vokse med yderligere kr i det netop påbegyndte regnskabsår. På kort sigt er afdelingens likvider presset, og Domea anbefaler derfor bestyrelsen at yde et lån svarende til udgifterne til museangrebet. Lånet anbefales at være rente og afdragsfrit i 2 år, hvorefter det skal tilbagebetales over 3 år. Lånet løser ikke afdelingens langsigtede problemer, og Domea vil vende tilbage med sagen, når dialogen med Landsbyggefonden er kommet videre. Hvad angår Landsbyggefonden, så har afdelingen i skrivelse af 11. november 2013 fået henstand med tilbagebetalingen af tidligere bevilligede særstøttelån. Dette under henvisning til at Landsbyggefonden forventer en ansøgning om kapitaltilførsel og afdelingens økonomiske situation. Det indstilles, at bestyrelsen bevilger et likviditetslån på kr til Markedspladsen. Det indstilles, at lånet skal være rente- og afdragsfrit de første 2 år, hvorefter det skal tilbagebetales over 3 år. Bestyrelsen bevilgede ovennævnte lån. KM påpegede, at det er vigtigt at kommunikere baggrunden for at det i første omgang bliver et lån og ikke et tilskud til afdelingsbestyrelsen. Domea sikrer dette. 7 Mødeplanlægning Følgende møder og arrangementer er berammet frem til næste repræsentantskabsmøde. Bestyrelsesmøder: mandag d. 20. januar 2014 Kl mandag d. 10. marts 2014 Kl hos Domea på Oldenburg Alle Repræsentantskabsmøde: torsdag d. 20. marts 2014 kl Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Næste møde planlægges afholdt ude i byen. Domea finder et sted. 8 Eventuelt Der var intet under eventuelt.