Lone Lund-Rasmussen administrerende direktør Camilla Elverdal Willis Pkt. 2

Transkript

1 Glostrup, den 17. juni 2013 Referat Den 12. juni 2013 Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening Mødeart: Organisationsbestyrelsesmøde Mødested: Afdeling: Kildevængets mødelokale Solnavej 32 Mødetid kl Søborg Deltagere: Erik Andersen formand (EA) Birgith Hansen næstformand (BH) Dorte Pihl Madsen bestyrelsesmedlem (DPM) Birgit K. Nielsen bestyrelsesmedlem (BN) Henrik Segato bestyrelsesmedlem (HS Gunnar Christensen bestyrelsesmedlem (GC) Afbud Grete Nielsen bestyrelsessuppleant(gn) for GC Kim Jensen bestyrelsesmedlem (KJ) Kom efter mødets start Per Nielsen bestyrelsesmedlem (PN) Kurt Kristensen bestyrelsesmedlem (KK) John Ejsing bestyrelsesmedlem (JE) Johnny Ryttersson bestyrelsesmedlem (JR) Kasper Nørballe forvaltningsdirektør Lone Lund-Rasmussen administrerende direktør Camilla Elverdal Willis Pkt. 2 Dagsorden: 1. Godkendelse af protokol fra sidste bestyrelsesmøde 2. Orientering om licitationsresultat for forsikringen v/camilla Elverdal 3. Organisationsbestyrelsens konstituering 4. Organisationsbestyrelsens habilitetsforhold (bilag 1) 5. Revisionsprotokol 6. Afdelingernes driftsbudgetter for 2013/14 (bilag 2) 7. Afd. 5 Kildevænget (bilag 3) 8. Afd. 6 Mørkhøjvænge (bilag 4 og 4a) 9. Afd. 1 Højebo (bilag 5) 10. Afd. 4 Marielyst 11. Udlejning af erhvervslejemål (bilag 6) 12. Udlejningsstatistik (bilag 7) 13. Status på E-flyt 14. Styringsdialog med Gladsaxe kommune 1

2 15. Udlejning af værkstedshusene i Marielyst 16. Orientering fra administrationen 17. Orientering om fugtskader (bilag 8) 18. Kildevængets Børneinstitution 19. Byggeregnskaber - Bakkely og Bondehavevej (bilag 9) 20. Undersøgelse af fastnetudbydere 21. Orientering om GAA-dagen 22. Uerholdelige fordringer (bilag 10) 23. Nyt fra afdelingerne 24. Lukket punkt (bilag 11) 25. Bedre forrentning af GAAs midler 26. Eventuelt 1. Godkendelse af protokol fra sidste bestyrelsesmøde Referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 13. februar 2013 er forinden udsendelse rettet i overensstemmelse med Erik Andersens kommentarer. at referatet godkendes og underskrives af formanden. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet med bemærkning om, at John Ejsing havde meldt afbud til mødet. 2. Orientering om licitationsresultat for forsikringen v/camilla Elverdal Camilla Elverdal deltager i mødet, hvor licitationsresultat og forsikringsmæglernes anbefaling vil blive drøftet. at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne til efterretning og godkender indstillingen fra Willis. 2

3 Camilla Elverdal gennemgik kort tilbuddene og anbefalede Gjensidige med supplerende glasforsikring fra Dansk glasforsikring samt AIG på ulykkesforsikringen. Organisationsbestyrelsen godkendte oplægget, idet Camilla Elverdal trods Willis pointgivning til Gjensidige kunne anbefale selskabet. Forsikringsselskabet skal orienteres om det kommende LAR projekt i Marielyst. Administrationen vil komme med en tilbagemelding om, hvorvidt ejendomsfunktionærerne laver varmt arbejde. Organisationsbestyrelsen besluttede, at der ikke skal være selvrisiko på forsikringen samt at den skal være inkl. glas og sanitet samt rørskade. Camilla Elverdal vil udarbejde et særligt tilbud til Kildevængets afdelingsbestyrelse. Camilla Elverdal vil sikre, at Willis sammen med administrationen og ejendomsmestrene får a jourført maskinparken. 3. Organisationsbestyrelsens konstituering Organisationsbestyrelsen konstituerer sig selv med en formand og næstformand. Erik Andersen og Birgith Hansen er i perioden frem til mødet den 12. juni 2013 valgt som henholdsvis formand og næstformand. at organisationsbestyrelsen konstituerer sig med formand og næstformand. Bestyrelsen konstituerede sig med Erik Andersen som formand og Birgith Hansen som næstformand. 4. Organisationsbestyrelsens habilitetsforhold Det er fast procedure i GAA, at alle organisationsbestyrelsesmedlemmer underskriver en habilitetserklæring, hvori alle bekræfter, at de opfylder og stedse har opfyldt habilitetsbetingelserne i henhold til Lov om Almene Boliger 17 og 18. På mødet den 12. 3

4 juni 2013 anmodes organisationsbestyrelsens medlemmer om, at forholde sig til habilitetsbetingelserne på ny, og underskrive vedlagte habilitetserklæring (bilag 1) at organisationsbestyrelsen forholder sig til habilitetsbetingelserne og underskriver erklæring herom jfr. Lov om Almene Boliger 17 og 18. Organisationsbestyrelsesmedlemmerne afleverede de underskrevne habilitetserklæringer. 5. Revisionsprotokol Der er ikke kommet yderligere revisionsmateriale siden regnskaberne. at oplysningerne tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. 6. Afdelingernes driftsbudgetter for 2013/14 Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 1. oktober september 2014 er ved udarbejdelse af denne dagsorden under behandling på afdelingsmøderne. Marielyst, Mørkhøjvænget, Ved Stadion og Bondehavevej har afholdt afdelingsmøder og godkendt budgetterne. Bakkely og Kildevænget har afdelingsmøde 28. maj 2013 og Højebo 29. maj 2013, hvor budgetterne behandles. Budgetterne vedlægges som (bilag 2) at organisationsbestyrelsen forholder sig til budgetterne på mødet den 12. juni 2013, og at organisationsbestyrelsen med godkendelsen tager forehold for 4

5 vedtagelser på afdelingsmøderne i de afdelinger, hvor de respektive budgetter endnu ikke har været til behandling. Fremover skal organisationsbestyrelsen have DV-planer ud sammen med budgetterne. DV-planer for 20113/24 blev afleveret. Såfremt organisationsbestyrelsesmedlemmerne ikke inden 8 dage har kommenteret disse, betragtes de som godkendt. Organisationsbestyrelsen godkendte budgetterne for boligafdelingerne. Hvis budgettet for Kildevængets Børneinstitution på baggrund af de udleverede DV-planer ikke kan godkendes, skal der reageres inden 8 dage. 7. Afd. 5 Kildevænget Der er forslag til afdelingsmødet den 28. maj 2013 om brug af kollektiv råderet til køkkenmodernisering. at organisationsbestyrelsen under forudsætning af afdelingsmødets godkendelse, godkender brug af kollektiv råderet til køkkenmodernisering og den deraf følgende låneoptagelse på kr (jfr. bilag 3) Organisationsbestyrelsen godkendte brug af kollektiv råderet til køkkenmodernisering og den deraf følgende låneoptagelse. 8. Afd. 6 Mørkhøjvænge Afdelingsmødet godkendte den 7. maj 2013 det reviderede finansieringsforslag og dermed ændrede økonomi og husleje i forbindelse med gennemførsel af helhedsplanen. Denne finansiering er udarbejdet af formand Erik Andersen og administrationen med mandat fra organisationsbestyrelsens møde den 13. februar 2013, punkt 18. 5

6 Her blev det besluttet at der skulle udarbejdes et alternativt forslag, hvor de ustøttede ca. kr. 8 millioner finansieres af boligorganisationen, gennem brug af egen trækningsret, kapitaltilførsel og investeringstilskud fra LBF, samt afdelingens egne henlæggelser. Det løbende driftstilskud finansieres af LBF(støttede lån), fritagelse for indbetaling af G-indskud og egne uamortiserede ydelser. Finansiering af ustøttede arbejder på kr : Der ydes tilskud fra trækningsretten på kr Kapitaltilførsel (GAAs bidrag kr ) kr Investeringstilskud fra LBF (84 x ) kr Henlæggelser kr I alt til kr Løbende finansiering af ydelsen på støttede lån kr : Fritagelse for G-indskud og udamortiserede ydelse kr årligt Huslejestigning på kr 47 pr. m 2 x 4552 m 2 kr årligt Uamortiserede forbedringslån (2013/14) kr årligt I alt kr årligt Det samlede anlægsbudget er på ca. kr Anlægsbudget og finansiering er vedhæftet som (bilag 4) Boligorganisationen har den 7. januar 2013 modtaget tilsagn om renoveringsstøtte ud fra et forudgående anlægsbudget og her af samlet anskaffelsessum. Ud over denne har der været søgt om huslejestøtte og Kapitaltilførsel. Tilsagn fra Landsbyggefonden er vedlagt som (bilag 4a). Boligorganisationen har den 20. december 2012 fået afslag på ansøgningen om huslejestøtte. 6

7 Kapitaltilførselssagen med den reviderede finansieringsmodel er fremsendt til Landsbyggefonden, den 12. marts 2013 og er endnu ikke færdigbehandlet. at organisationsbestyrelsen godkender forslaget. Her under tilskud fra egen trækningsret, fritagelse for indbetaling af G-indskud og uamortiserede ydelser, kapitaltilførsel, samt optagelse af støttede lån. Dette under forudsætning af, at den fremsendte finansieringsmodel godkendes i Landsbyggefonden og Gladsaxe Kommune. Organisationsbestyrelsen vil først træffe endelig beslutning, når Landsbyggefondens godkendelse foreligger. Organisationsbestyrelsen fastholdt, at byggesagshonoraret fastholdes på kr inkl. moms, som forelagt for og godkendt af organisationsbestyrelsen på mødet den 5. december 2012, og at afdelingen skal bruge kr af deres henlæggelser og ikke som det fremgår af anlægsbudgettet og ansøgning til LBF kr Lone Lund- Rasmussen vil komme med oplæg om momsproblematikken fremadrettet. 9. Afd. 1 Højebo På afdelingsmødet i 2012 godkendte man et renoveringsprojekt, hvor tagene udskiftes, fuger i facaderne omfuges og gavlene bliver isoleret. Arbejderne har nu været udbudt i licitation med et rigtig godt resultat, således at det er lidt billigere at få udført end det var budgetteret oprindeligt. Derfor har afdelingsbestyrelsen ønsket at få udført naturlige følgearbejder, når vi i forvejen har stillads og skifter taget. Disse arbejder er som følger: Ventilation og nye riste i facaderne Gennemgang af vinduer og sålbænke Ny belysning på loftsrummene Håndværkerudgifterne jf. det oprindelige budget kr Håndværkerudgifter jf. licitationsresultat kr I alt en difference på kr

8 Ønskede følgearbejder der ønskes udført kr Der vil ikke være nogen ændring i den huslejestigning der sidst er godkendt af både afdelingsmødet og organisationsbestyrelsen. Revideret anlægsbudget vedlægges som (bilag 5) at organisationsbestyrelsen godkender forslaget under forudsætning af afdelingsmødets godkendelse. Organisationsbestyrelsen godkendte indstillingen. 10. Afd. 4 Marielyst Byggesagerne vedrørende renovering af altaner og butikscenter, der blev godkendt på afdelingsmøderne i 2012 er ved at tage deres endelige form, efter at der er arbejdet med dem i diverse udvalg. I løbet af juni / juli måned vil udbudsmaterialet fra rådgiverne være klar, og der er planlagt licitation den 30. august I LAR projektet er man ligeledes i gang med at lave et udbudsmateriale i samarbejde med Orbicon og Nordvand. Her vil der hen over sommeren ligeledes være udbudsmateriale og endelig licitation, der skal godkendes i organisationsbestyrelsen. De endelige datoer kendes ikke endnu. I forbindelse med dette projekt skal der laves en driftsaftale mellem GAA afdeling 4 og Nordvand, der ligeledes skal godkendes af organisationsbestyrelsen. Denne aftale er endnu ikke helt faldet på plads, men den forventes at blive færdig i løbet af juni måned, når der er helt klarhed over hvilke udgifter den medfører for afdelingen. at organisationsbestyrelsen uddelegerer kompetencen til at godkende udbudsmateriale og licitationsresultat for alle tre projekter, samt godkendelse af 8

9 driftsaftale mellem GAA afdeling 4 og Nordvand, til et udvalg under organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsen besluttede at nedsætte et udvalg under organisationsbestyrelsen bestående af Johnny Ryttersson, Henrik Segato og Erik Andersen. Udvalget kan træffe de i indstillingen nævnte beslutninger. 11. Udlejning af erhvervslejemål Notat vedlægges som (bilag 6) For så vidt angår istandsættelse er det administrationens opfattelse, at det som en start investering vil være dyrt for afdelingerne at overgå til ordning med nyistandsættelse. Hvis der bliver vanskeligheder med udlejningen, vil administrationen gerne have bemyndigelse til at tilbyde en ny lejer, at istandsættelse sker for afdelingens regning, hvorefter det indføjes i kontrakten, at lejemålet skal afleveres nyistandsat ved fraflytning. For så vidt angår branche er det administrationens opfattelse, at hvis der er udlejningsvanskeligheder, bør man godkende alle brancher, dog således at afdelingen vil blive spurgt, hvis en ny lejer ønsker at fabrikere mad o.l., som kan være til gene for de øvrige beboere. Ligeledes vil afdelingsbestyrelsen skulle spørges, hvis et lejemål ønskes ændret fra butik til kontor. at organisationsbestyrelsen godkender oplægget. Det fastholdes, at administrationen spørger afdelingsbestyrelsen, såfremt et lejemål skal istandsættes af afdelingens midler. 9

10 Ligeledes vil administrationen fortsat forelægge lejertyperne for afdelingsbestyrelserne. Såfremt afdelingsbestyrelserne siger nej til en ny erhvervslejer, skal sagen forelægges organisationsbestyrelsen på mail med kort svarfrist. 12. Udlejningsstatistik Fraflytningsstatistik for perioden 1. januar 30. maj 2013 vedlægges som (bilag 7). at statistikken tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog statistikken til efterretning. 13. Status på E-flyt Alle E-flyt computerne er ved at være klar. Der mangler en enkelt maler, som skal afgive sine priser og en enkelt maskine som skal opdateres. Planen er herefter, at alle mestrene bliver samlet til fællesundervisning. Det betyder, at vi for første gang kan se at projektet har taget form. Efter denne undervisning vil de hver i sær starte med at syne på den nye elektroniske måde. Administrationen vil følge alle mestrene i de første E-flyt syn og sammen med både den enkelte og i fællesskab løbende evaluere projektet. Tidshorisonten er nu følgende: 1. Maskinerne klargøres og den sidste pris hentes hjem (uge 23) 2. Fællesundervisning (uge 24) 3. Syn påbegyndes. 4. Samlet evaluering (E-flyt konsulent, mestrene og administration). 5. Syn forsat og enkeltvis evaluering. at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne til efterretning. 10

11 Kasper Nørballe orienterede om, at det var umuligt at få en fornuftig fremdrift, på grund af den store modstand der er hos nogle af ejendomsmestrene. Dog havde der fredag den 7. juni 2013 været et rigtig godt og konstruktivt møde Organisationsbestyrelsen tog oplysningen til efterretning og anmodede om, at E-flyt blev sat på dagsordenen på et fællesmøde med organisationsbestyrelsen, ejendomsmestrene og administrationen. 14. Styringsdialog med Gladsaxe kommune Der har været afholdt styringsdialogmøde den 8. maj 2013, hvor følgende punkter blev nævnt: Boligorganisationens og afdelingernes forhold modernisering af udlejningsaftalen ombygning af erhverv til boliger fortætningsbyggeri Marielyst Kildevængets børneinstitution. Referat vil blive fremsendt til organisationsbestyrelsen. at oplysningen tages til efterretning. Organisationsbestyrelse tog oplysningerne til efterretning, Aftale og referat blev underskrevet og omdelt. 15. Udlejning af værkstedshusene i Marielyst Gladsaxe kommune har anmodet om, at organisationsbestyrelsen overvejer om man fortsat ønsker at værkstedshusene skal udlejes som et blandet lejemål med krav om erhverv. 11

12 Da denne type lejemål er atypiske i den almene sektor, er det muligt at kommunen vil forsøge at ændre status på lejemålene. at organisationsbestyrelsen forholder sig til den fremtidige udlejning af værkstedshusene. Organisationsbestyrelsen besluttede at fastholde boligtypen med krav om CVR nr. Det skal undersøges, om man kan sikre CVR nr. allerede ved opnotering, og foretage en opfølgning af de boligsøgende til værkstedshusene, som allerede er opnoteret. 16. Orientering fra administrationen En afdelings udgifter til tab på fraflyttere skal fremover delvis dækkes af dispositionsfonden. Kommunen skal adviseres ved 1. rykker, såfremt en indsat lejer inden for det første år kommer bagud med lejen. Der er kommet regler om midlertidig genhusning. Reglerne ligger tæt op ad den praksis administrationen hidtil har fulgt. Endvidere kan "ikke bærende" skillevægge nu nedtages uden kommunens godkendelse, men administrationen skal dog søges om tilladelse. at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. 12

13 17. Orientering om fugtskader Sagerne bliver afsluttet løbende (bilag 8). at orienteringen tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning med bemærkning, at der skal følges op på store sager. 18. Kildevængets Børneinstitution Organisationsbestyrelsen har drøftet en eventuel anden anvendelse af lejemålet. Gladsaxe Kommune har nu meddelt, at de senest med udgangen af oktober måned vil komme med en endelig udmelding om, hvorvidt kommunen vil købe ejendommen. at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. 19. Byggeregnskab - Bakkely og Bondehavevej (er udsendt til behandling 13. februar 2013, bilag 22 a 22 b) Afd. 3 - Bakkely Byggeregnskab pr. 15. oktober 2012 udviser en samlet anskaffelsessum på kr , hvilket er en besparelse på kr i forhold til det budgetterede. Dette kan primært henføres til at renteudgifterne blev væsentligt lavere end forudsat. Landsbyggefonden har udbetalt kr fra trækningsretten. 13

14 Der har været afholdt møde med teknikere og entreprenører. De supplerende spørgsmål er ved at blive afklaret og enkelte forhold resterer til 1 års gennemgang. Afdelingsbestyrelsen har nu godkendt byggeregnskabet. Afd. 8 - Bondehavevej Afdelingsbestyrelsen har godkendt regnskabet og at det overskydende beløb overføres til afdelingens henlæggelser. Byggeregnskab: Budget Regnskab Entreprisesum kr kr Byggesagshonorar kr kr Diverse udgifter kr. 59,000 kr Byggeregnskab i alt kr kr Der var ved låneoptagelsen afsat kr til efter reparationer, hvor af der kun blev brugt kr , således at overskuddet på byggeregnskabet blev kr , der er overført til afdelingens henlæggelser. Endeligt byggeregnskab vedlægges som (bilag 9) at organisationsbestyrelsen godkender regnskaberne. Organisationsbestyrelsen besluttede, at godkende byggeregnskabet for Bakkely. Med hensyn til det nye byggeregnskabet for Bondehavevej, blev det besluttet at bede revisor gennemgå regnskabet. Sagen skal på næste organisationsbestyrelsesmøde med oplysning om, hvorvidt revisor kan godkende disponeringen af det overskydende beløb på kr samt beløbet på kr som afdelingen har fået for energibesparelser overføres til afdelingens henlæggelser. 14

15 20. Undersøgelse af fastnetudbydere Der har været afholdt fællesmøde med deltagelse fra Bakkely, Mørkhøjvænge og Ved Stadion. Alle de tre inviterede udbydere (YouSee, Stofa, WAO) sagde sammenstemmende, at udviklingen lige nu går rigtig hurtig. Meget tyder på at der inden længe vil komme en alternativ løsning til det vi kender nu. På baggrund af ovenstående mener administrationen ikke for nuværende, at der er tilslutning eller basis for en fælles løsning. Administrationen vil løbende følge udviklingen hos fastnetudbyderne. at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. 21. Orientering om GAA-dagen Der vil på bestyrelsesmødet blive givet en kort orientering fra GAA dagen, herunder opfølgning på medarbejderundersøgelsen, der blev udsendt i forbindelse med sidste møde. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen besluttede, at administrationen skal finde en mødedato for afholdelse af et fællesmøde mellem administrationen, organisationsbestyrelsen og ejendomsfunktionærerne for drøftelse af E-flyt, ejendomsmestrernes oplevelse af samarbejdet med PAB og Medarbejdertilfredshedsundersøgelsen samt mødedato for 15

16 møde mellem organisationsbestyrelsen og administrationen om bestyrelsens midtvejsevaluering af administrationen. 22. Uerholdelige fordringer Administrationen har i forbindelse med administration af andre boligorganisationer undersøgt muligheden for at indgå en samarbejdsaftale om overvågning af uerholdelige fordringer. Administrationen har lavet en samlet samarbejdsaftale Intrum Justitia, hvilken administrerede boligorganisationer kan komme med i. Der er ikke nogen udgifter for den enkelte boligorganisation, da det årlige serviceringshonorar på kr bliver betalt af administrationen og derfor ikke skal betales enkeltvis af de boligorganisationer, der bliver tilmeldt under denne aftale. De beløb der bliver inddraget i forbindelse med en overvågningssag, bliver delt med 38% til Intrum og 62% til boligorganisationen. Beløbene vil på dette tidspunkt være afskrevet som tab i tidligere regnskab, og vil derfor blive indtægtsført som en ekstraordinær indtægt. Samarbejdsaftalens øvrige punkter (inkasso, reminder service m.m.) er nogle boligorganisationen kan trække på, hvis man skulle ønske dette. I dag kører alt inkasso gennem advokat. Se vedlagte (bilag 10) at organisationsbestyrelsen godkender oplægget og bemyndiger administrationen til at indgå samarbejdsaftale med Intrum Justicia. Lone Lund-Rasmussen oplyste, at FA09 i den nuværende aftale betaler administrationsgebyret. Organisationsbestyrelsen besluttede, at udskyde emnet til septembermødet. 16

17 23. Nyt fra afdelingerne Afd. 1, Højebo Der er nu indgået kontrakt med SB Entreprise og arbejderne forventes opstartet primo juni. Der er lavet en aftale med kommunen om at de henter affaldet i gården Afd. 2, Ved Stadion Der er ansat en ny ejendomsmester fra den 13. maj El arbejdet er nu meldt færdigt. Nu mangler vi bare følgearbejdet (maling). Afd. 3, Bakkely Dametøj, Bagsværd Hovedgade 133. st. tv. Lejer prøver fortsat at afhænde forretningen til lejer i samme branche Vin tobak, Bagsværd Hovedgade 133. st. th. Lejer har fået afslag på ansøgning om at sælge konfekture Sandra W. Roksi har overtaget Bagsværd Chokolade. Kontrakt på plads. Der er opsat nye tavler i opgangene til information. Der er opsat brandsirener i opgangene. Der er nedsat kantsten langs busketterne. Bestyrelseslokalet er færdigt. Afd. 4, Marielyst Kiosk, Gladsaxevej 130. st. 2 Ny lejer Olena Adnan Lejemålet har været annonceret og er nu udlejet pr til Kavaleriet (arkitekter) Gladsaxevej 130. st. 7 Der har været en del forespørgsler om evt. opdeling af lejemålet i 2 mindre lejemål og/eller nedsættelse af lejen. 17

18 Grundstykke matr. nr. 24 ah, Buddinge Ny aftale om leje samt pristals- regulering, dog min. 3%. Ny aftale på plads. Renovering af butikker, altaner og køkken kører efter planen. Det er aftalt med en beboer i Rundgården, at der kan laves en opsætning af et prøvekøkken. Renoveringen af rækkehuse kældertrapper er fordelt ud over alle de defekte trapper på hele ejendommen. Så der bliver udført reparationer på næsten alle trapper i år. Kun på Søborg Park Alle bibeholdes totaludskiftningen af både vanger, bund mm. Det store skovareal bliver efterset nærmere. Skoven trænger til både lidt rydning samt en hel del vedligeholdelse. Der opsættes et skilt henkastning af affald forbudt, da det har taget voldsomt overhånd, og beboerne har svært ved at skelne mellem haveaffald og storskrald. Asfalten har det generelt godt, dog er der flere steder på ejendommen, hvor der efter vinteren er kommet en del huller. I løbet af sommeren vil der bliver fortaget en del reparationer. Næsten alle opstrengninger på P-pladser m.m. er snart slidt væk. Der er kontakt til Dansk Vejmarkering som giver tilbud på dette arbejde. Plantestensvæggene til Rundgårdens indgangspartier har på grund af økonomi været sat i bero. Dette vil der igen blive kigget på i løbet af sommeren. Afd. 5, Kildevænget Der laves en prøve i Blok 3 (nr ) med kælderbelysning og nye lamper. Igangsætning af altanmaling af 2 blokke vil ske frem mod sommeren. El arbejde er færdig til nr. 29 Der er indhentet attester på garagerne. 18

19 Afd. 6, Mørkhøjvænge Der sættes 2 prøvekøkkener op, som beboerne kan se. Herefter vil beboerne blive tilbudt den kollektive råderet. Det nye vaskeri er færdigt. Det er udstyret med elektroniske låsesystemer på tørrerummene. Beboerne kan nu booke maskinerne hjemmefra. Der er ansat en ny ejendomsmester fra den 13. maj 2013 Der er indført kildesortering (plast, metal og husaffald) Der er opsat nye cykelstativer Der er sat postkasser op udenfor i spidshusene. Afd. 7, Kildevængets Børneinstitution Se under pkt. 14 Afd. 8, Bondehavevej Formanden og administrationen har aftalt, at vi i løbet sommeren vil gennemgå hele afdelingen for større projekter som der skal henlægges til (tage, stigestrenge, facader mv.) Her vil vi vurdere om opgaverne skal/kan indeholdes i DV-planen eller om der eventuelt skal anden finansiering til som en samlet vedligeholdelsesplan. Alle de installerede kedler virker efter hensigten. at oplysningerne om afdelingerne tages til efterretning. 24. Lukket punkt (bilag 11) 25. Bedre forrentning af GAAs midler Formanden har foranlediget af revisors bemærkninger til regnskabsaflæggelsen, bedt administrationen om, at komme med et oplæg på mulighederne for en bedre forrent-. ning af GAAs midler, og at dette oplæg vil blive forelagt bestyrelsen på mødet 4. september

20 at oplysningerne om afdelingerne tages til efterretning. En dom fra EU domstolen har medført en ændring af praksis for moms på kapitalforvaltningsydelser i Danmark som betyder, at GAA fra den 1. juli 2013 skal betale moms af forvaltningsgebyrer og portefølje management gebyrer (PM gebyrer) i forbindelse med kapitalforvaltning. Der er ikke moms på kurtage. GAA s aftale med Nordea Management bygger på PM gebyrer. Gebyret udgør ca. kr årligt. Med moms vil udgiften stige med ca. kr PAB vil undersøge mulighederne forl at få lavet en ny aftale som bygger på kurtage. Når udkast til aftale er forhandlet med Nordea, vil den blive forelagt GAA s bestyrelse. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. Punktet skal på dagsordenen til september mødet. 26. Eventuelt Næste ordinære møde er onsdag den 4. september 2013 kl Der holdes formøde onsdag den 28. august Lone Lund-Rasmussen har efter bestyrelsesmødet måtte konstatere, at hun må melde afbud til mødet den 4. september