Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening

Transkript

1 Glostrup, den 5. december 2013 Referat Den 4. december 2013 Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening Mødeart: Organisationsbestyrelsesmøde Mødested: Afdeling: Kildevængets mødelokale Solnavej 32 Mødetid kl Søborg Deltagere: Erik Andersen formand (EA) Birgith Hansen næstformand (BH) Dorte Pihl Madsen bestyrelsesmedlem (DPM) Afbud Birgit K. Nielsen bestyrelsesmedlem (BN) Henrik Segato bestyrelsesmedlem (HS) Gunnar Christensen bestyrelsesmedlem (GC) Kim Jensen bestyrelsesmedlem (KJ) Afbud Per Nielsen bestyrelsesmedlem (PN) Kurt Kristensen bestyrelsesmedlem (KK) John Ejsing bestyrelsesmedlem (JE) Johnny Ryttersson bestyrelsesmedlem (JR) Kasper Nørballe Lone Lund-Rasmussen Dennis Schultz direktør administrerende direktør driftschef Dagsorden: 1. Godkendelse af protokol fra sidste bestyrelsesmøde 2. Revisionsprotokol 3. Udlejningsstatistik (bilag 1) 4. Ejendomsfunktionærernes oplevelse af samarbejdet med PAB Forretningsgange (bilag 2) 5. E-flyt 6. Medarbejder tilfredsheds undersøgelsen 7. Organisationsbestyrelsens midtvejsevaluering af administrationen 8. Retningslinjer for DV-planer (bilag 3) 9. Fastprisaftale med Dong 10. Orientering om fugtskader (bilag 4) 11. Kildevængets Børneinstitution 12. Bedre forrentning af GAA s midler 13. Byggesagshonorar 1

2 14. Udlejning af Gladsaxevej 130. st Udlejning af erhvervslokaler 16. Byggeregnskab Bondehavevej (bilag 5) 17. GAAs gaveregulativ (bilag 6) 18. Renoveringsstøttesag Mørkhøjvænge (bilag 7) 19. Bestyrelsesforsikring 20. Nyt fra afdelingerne 21. Lukket punkt (bilag 8) 22. Eventuelt (bilag 9) 1. Godkendelse af protokol fra sidste bestyrelsesmøde Referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 4. september 2013 er forinden udsendelse rettet i overensstemmelse med Erik Andersens kommentarer. at referatet godkendes og underskrives af formanden. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet. 2. Revisionsprotokol Der er ikke kommet yderligere revisionsmateriale siden regnskaberne. at oplysningerne tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen godkendte oplysningen om, at der ikke var kommet yderligere materiale. 2

3 3. Udlejningsstatistik Fraflytningsstatistik for perioden 1. januar 1. oktober 2013 vedlægges som (bilag 1). Det kan oplyses, at normalproceduren er, at der sendes ca. 15 breve ud i 1. tilbudsrunde og normalt bliver boligen udlejet herefter. Vi har dog nogle boliger i Rundgården (afd. 4) og Spidsboligerne (afd. 6), hvor vi er nødt til at sende flere end 15 tilbud ud. For at kunne få lejet boligerne sender vi ofte tilbud ud, fordelt på 2 tilbudsrunder. Årsagen til afslagene begrundes ofte i, at boligerne har en dårlig indretning samt dårlig beliggenhed. Spidsboligerne har ydermere den udfordring, at flere af boligernes køkken eller bad er i en meget ringe stand. at statistikken tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog statistikken til efterretning. Erik Andersen bemærkede, at han har bedt om, at der kommer bemærkning på vedrørende udlejningssituationen også fremover. 4. Ejendomsfunktionærernes oplevelse af samarbejdet med PAB På baggrund af tilbagemeldingerne fra ejendomsfunktionærerne på dialog mødet og beslutningerne på sidste organisationsbestyrelsesmøde er administrationen i samarbejde med ejendomsmestrene i gang med at udarbejde forretningsgang for Skimmelsager (under udarbejdelse) Og lavet udkast til Beslutningskompetence og ledelsesmæssige snitflader mellem PAB, ejendomsmestre, afdelingsbestyrelser og organisationsbestyrelsen. (udkast vedlægges som bilag 2) 3

4 Der er indkaldt til valg af arbejdsmiljørepræsentant, der indtræder i arbejdsmiljøorganisationen. Det er aftalt, at ejendomsmestrene skal ringe eller skrive ind til PAB, når de oplever, at Unik systemet eller andet IT ikke virker. Her vil PAB følge op på problemet og vende tilbage. PAB kan også gå ind og overtage de lokale maskiner og afhjælpe eventuelle problemer med det samme. PAB følger løbende op på de ting ejendomsmestrene ønskede på dialogmødet og de løser sig hen ad vejen. at organisationsbestyrelsen tager oplysningen om udarbejdelsen af forretningsgange for skimmelsager til efterretning, og at de endelige forretningsgange forelægges bestyrelse på næste bestyrelsesmøde at udkast til beslutningskompetence m.m. godkendes at de øvrige oplysninger om PABs opfølgning tages til efterretning Det skal drøftes med ejendomsmestrene hvordan bygningsdelskortene fra KAB kan lægges ind i UNIK. Administrationen skal fremover sikre, at tillidsmanden er med i vurderingen af, om der skal etableres praktikpladser/løntilskudsansættelser. Ligeledes skal personalet tilbydes traktorkørekort. Bilag 2 "Forretningsgang for beslutningskompetence og ledelsesret" blev godkendt. Forretningsgang for skimmelsager skal behandles på næste møde. Organisationsbestyrelsen tog herefter oplysningerne til efterretning. 5. E-flyt På sidste organisationsbestyrelsesmøde blev det besluttet, at fastholde beslutningen om E-flyt og at administrationen sørger for den nødvendige support. 4

5 E-flyt er implementeret i alle GAA afdelinger. Ejendomsmestrene fra Marielyst, Kildevænget, Mørkhøjvænge og Ved Stadion sender nu E-flyt rapporter ind til administrationen. Bakkely har ikke så mange flyttelejligheder, så ejendomsmesteren har endnu ikke haft et "rigtig" flyttesyn. Maskinerne virker, ejendomsmestrene bruger systemet og vi fornemmer et godt samarbejde omkring E-flyt. at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. Der skal orienteres om fremdriften på næste møde. 6. Medarbejder tilfredsheds undersøgelsen Med udgangspunkt i handleplanen har driftschefen afholdt udviklingsdage i GAA, hvilket blev modtaget positivt af medarbejderne. Punkterne følges op i de kommende MUS-samtaler, som en del af arbejdet med god ledelse og udvikling af medarbejderne. at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne til efterretning og at der gives en tilbagemelding på bestyrelsesmødet i februar 2014 på opfølgningen af handleplanen, vedlagt som bilag 2 til bestyrelsesmødet den 4. september Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning og der kommer til tilbagemelding til februar. 5

6 7. Organisationsbestyrelsens midtvejsevaluering af administrationen Organisationsbestyrelsen har på GAA dagen lavet en midtvejsevaluering af administrationen. Som udgangspunkt for en dialog med administrationen fremlagde organisationsbestyrelsen de punkter / problemstillinger der ønskes en drøftelse om. På sidste bestyrelsesmøde blev det besluttet at følge op på følgende punkter, hvilket nu er efterlevet: at prøve at lade driftschefen deltage i møderne i organisationsbestyrelsen et halvt år. at driftschefen ved næste ejendomsmestermøde præciserer, at ejendomsmestrene fremover skal anfører leverandør og materiale på de rekvisitioner/ fakturaer der skal bogføres samt at ejendomsmesteren konterer korrekt og sikrer, at penge som er øremærket til et bestemt formål også bruges til dette formål samt at driftschefen ved budgetkontrollen sikrer, at man ikke tager pengene fra en forkert konto. at sikkerhedsudvalget, som hedder arbejdsmiljøudvalget skal fungere med GAA s repræsentant, selv om den sikkerhedsrepræsentant som er valgt holder op. Driftschefen skal fremover sikre, at denne oplysning formidles videre til PAB s arbejdsmiljøgruppe, som styres af driftschef Mikkel Selander, og som holder 2 møder om året. Der udsendes referat af disse møder. at sikre, at ventelisteproblematikken fungerer og at organisationsbestyrelsen gør administrationen bekendt med konkrete henvendelser fra beboere, som ikke har fået en korrekt behandling i udlejningen, således at der kan blive fulgt op. at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne til efterretning. Det kunne oplyses, at PABs økonomiske medarbejdere orienterer ejendomsmestrene, hvis de ændrer konteringen af et bilag. 6

7 Dennis Andreasen i Kildevænget er p.t. arbejdsmiljørepræsentant. Der orienteres, når der er sket nyvalg, formentlig januar Det er aftalt, at hvis der opstår usikkerhed om, hvorvidt ventelistereglerne følges, rettes henvendelse til administrationen. Der blev stillet spørgsmål til, hvorfor der ikke er ens numre i tilbudsbreve og når man går ind på ventelistesystemet. I øvrigt blev det bemærket, at IT-systemet vedrørende ventelisten ellers fungerede ret godt. Det kan oplyses, at ved tilbud drejer det sig om en specifik bolig. På ventelisten er det en lejemålsgruppe, hvor der ofte er flere opskrevne. Organisationsbestyrelsen tog herefter oplysningerne til efterretning. 8. Retningslinjer for DV-planer Organisationsbestyrelsen ønsker tidspunktet for markvandringerne fastlægges. Fremover udsendes DV-planen til alle beboerne og større ændringer i DV-planen skal fortsat forelægges beboerne på et afdelingsmøde. Erik Andersens og administrationens oplæg til hvad større ændringer er vedlægges som bilag 3, (KNB og EA). Drøftet i forlængelse af GAA s belutning vedrørende større arbejder. at organisationsbestyrelsen godkender oplægget. Organisationsbestyrelsen godkendte oplægget. Birgith Hansen foreslog, at DV-planen ikke blev sendt ud i den fulde størrelse. Efter en drøftelse af problemet enedes organisationsbestyrelsen om, at afdelingsbestyrelserne på markvandringerne sammen med driftschefen udvælger det kommende års vigtigste vedligeholdelsesopgaver. Disse opgaver vil fremgå af noteshæftet/budgettet. På indkaldelsen til beboermødet vil det blive anført, at både regnskab og DV-plan kan afhentes på ejendomsmesterkontoret. 7

8 9. Fastprisaftale med Dong Administrationen har undersøgt mulighederne priserne fra andre elselskaber. Markedet er ugennemskueligt og en eventuel besparelse vil ikke stå mål med den udgift det vil være at lave en egentlig analyse af priserne. Det kan oplyses, at el hos Dong p.t. er 37,86 øre og hos Bolind 37,36 øre. Fastprisaftalen mellem PAB og Dong er 32 øre med en bindingsperiode på 4 år. at organisationsbestyrelsen beslutter, om der skal laves en fastprisaftale med Dong. Organisationsbestyrelsen besluttede, at der ikke skal laves en fastprisaftale. Marielyst har oplevet, at Dong kræver penge for ikke identificerede målere. Administrationen anmodede om, at dette meddeles administrationen, der så vil forfølge sagen. Det aftaltes, at problemstillingen vendes på ejendomsmestermødet. 10. Orientering om fugtskader Sagerne bliver afsluttet løbende (bilag 4) at orienteringen tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog oplysningen til efterretning. 8

9 11. Kildevængets Børneinstitution Kommunen har ultimo september 2013 meddelt, at den vil genoptage forhandlingerne om kommunens overtagelse af institutionen. Der har været afholdt møde den 18. oktober 2013 og 1. november 2013, hvor også Birgith Hansen deltog. Vi er enige med kommunen om at satse på at løse alle udeståender hurtigst muligt. Kommunen har meddelt, at sagen først kan blive politisk behandlet primo 2014 med henblik på overdragelse pr. 1. marts Vi har bedt LBF om forhåndsgodkendelse af, at nettoprovenuet fra salget kan tilgå dispositionsfonden. at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne til efterretning. Møderne har været konstruktive. Erik Andersen har spurgt ind til byggeregnskabet for taget, især momsproblematikken. Der er ikke kommet svar endnu. Det er aftalt, at beløbet for byggesagen skal fratrækkes salgsprisen. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. 12. Bedre forrentning af GAA s midler Ved sidste bestyrelsesmøde blev det besluttet at få en afklaring på, hvor lang tid midlerne blev bundet ved køb af obligationer i den almene investeringspulje. Nykredit har oplyst, at der er et opsigelsesvarsel på 3 måneder. Det indstilles derfor: Da der for øjeblikket er en meget dårlig forrentning på obligationer indstilles, at GAA s frie midler i videst muligt omfang bruges som byggelån i forbindelse med byggesagerne i Marielyst og Mørkhøjvænge, i stedet for at afdelingerne skal have byggelån i banken. 9

10 Lone Lund-Rasmussen oplyste, at det er fuldt lovligt at GAA låner den frie likviditet ud til afdelingerne med byggesagerne. Organisationsbestyrelsen godkendte indstillingen. 13. Byggesagehonorar På organisationsbestyrelsesmødet den 16. februar 2012 blev det indstillet og besluttet at I forbindelse med PAB s administration vil der blive opkrævet byggesagshono rar i større byggesager samt ved råderetssager. Honoraret i byggesager er på 2½ % af de samlede udgifter. Honoraret ved råderetssager er kr inklusive moms. Beløbet opkræves hos beboeren. Ved større byggesager over 10 mill. kr. gra dueres byggesagshonoraret i overensstemmelse med Boligministeriets tidligere reg ler. Der er mellem formanden og PAB uenighed om, hvorvidt PAB, udover de besluttede 2½ % som GAA skal betale i byggesagshonorar, kan opkræve yderligere 25% moms, og dermed forhøje GAA s udgifter til byggesagshonorar til PAB. PAB foreslår derfor en anden beregningsmetode. Boligministeriets tidligere satser er indekseret frem til 2. kvartal Der skal betales moms af administrations- og byggesagsadministration. Byggeomkostningsindeks 4. kvt ,9 Byggeomkostningsindeks 2. kvt ,2 Anskaffel- Honorar- Honorarbeløb for satserne. sessum procent ex. moms Inkl. moms Grundbeløb Af de første ,5% Af de næste ,0% Af de næste ,5% Af resten 1,3% 10

11 at organisationsbestyrelsen godkender ovenstående måde at beregne byggesagshonorar på i kommende sager. Organisationsbestyrelsen fastholdt beslutning af 16. februar 2012 om, at det aftalte gebyr på 2½% for byggesager for GAA er inkl. moms. Endvidere fastholdt bestyrelsen fra 16. februar 2012, at øvrige gebyrer fortsat skal forelægges organisationsbestyrelsen. Nye byggesager med byggesagshonorar skal ligeledes forelægges organisationsbestyrelsen til godkendelse. 14. Udlejning af Gladsaxevej 130 st. 7 Ovennævnte lejemål har stået til udlejning i flere år til en m 2 - pris på ca. kr Afdelingsbestyrelsen har for ca. ½ år siden nedsat med 500 kr/mdr. i det første ½ år, hvilket ikke har ikke givet henvendelser. Susanne Andresen skaffer ad omveje en der seriøst bliver interesseret i lejemålet, men som finder at lejen er for høj. Lone Lund-Rasmussen anmoder Johnny Ryttersson om et forhandlingsmandat. Johnny Ryttersson mener ikke, at han har mandat til at træffe beslutningen uden om GAA. Efter aftale forelægges forhandlingsmandatet for Erik Andersen til beslutning. Forhandlingsmandatet er, minimum, en startleje på kr stigende til kr efter 6 måneder samt indeksregulering. Erik Andersen godkender forhandlingsmandatet. at organisationsbestyrelsen tager forhandlingsmandatet til efterretning. Det kan oplyses, at resultatet af forhandlingerne blev en husleje på kr med en stigning til kr efter 6 måneder. Overtagelsen af lejemålet bliver pr. 1. januar Huslejen efter 6 måneder bliver på kr. 924 pr. m 2. Til sammenligning kan det oplyses, at slagterens lejeniveau pr er ca. kr. 816 pr. m 2. 11

12 Organisationsbestyrelsen tog oplysningen om forhandlingsmandatet til efterretning. Johnny Ryttersson fandt, at der var givet for stor rabat især fordi lejer er huskendt i PAB. Lone Lund-Rasmussen oplyste, at der havde været fuld åbenhed omkring hvem lejer var og at lejen var højere end bl.a. "Slagteren". Ved forespørgsel til en lokal ejendomsmægler havde ejendomsmægleren vurderet, at lejen var sat for højt. 15. Udlejning af erhvervslejemål Ved udlejning af erhvervslejemål skal der lægges vægt på, hvad markedslejen er for området. Det er et vanskeligt begreb, og det er ikke entydigt. PAB er løbende i kontakt med forskellige lokale ejendomsmæglere. PAB har vanskeligheder med udlejningen af lejemålene både på grund af lav konjektur men også fordi små lokale butikker er blevet mindre attraktive. Når der kommer en interesseret lejer er der behov for hurtige beslutninger. Der vil i den slags udlejninger være behov for hurtige beslutninger, hvor forhandlings- mandatet til administrationen ikke vil kunne afvente et organisationsbestyrelses- møde. at organisationsbestyrelsen godkender, at formanden for organisationsbestyrelsen sammen med formanden for den pågældende afdeling får mandat til at træffe de nødvendige beslutninger vedrørende udlejning af erhvervslejemål. Beslutningerne vil blive fremlagt til efterretning på det efterfølgende organisationsbestyrelsesmøde. Såfremt organisationsformanden og afdelingsformanden ikke er enige i beslutningerne, skal sagerne forelægges organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsen godkendte dette. 12

13 16. Byggeregnskab Bondehavevej Efter aftale med organisationsbestyrelsen har Rene Hattens foretaget en ny revisionsmæssig påtegning på selve byggeregnskabet, dateret den 15. november (bilag 5) På baggrund af en gennemgang i afdelingen, blev det konstateret at der ikke inden for de næste år er behov for større renoveringer, hvilket vil sige at lånet bør nedlyses. at organisationsbestyrelsen godkender, at lånet nedlyses. Organisationsbestyrelsen godkendte byggeregnskabet og at lånet nedlyses. Det blev henstillet, at huslejen i afdelingen ikke bliver nedsat ved nedlysning af lånet og aftalt, at henlæggelsen styrkes svarende til udgiften på det nu optagne lån. Dette er i overensstemmelse med det der har været drøftet på styringsdialogmødet med kommunen. 17. GAAs gaveregulativ Udkast vedlægges som (bilag 6). at gaveregulativet tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen godkendte gaveregulativet med enkelte rettelser. Alle der har haft jubilæum i 2013 får gave i henhold til regulativet og skal rette henvendelse til administrationen. Det tilrettede regulativ udsendes sammen med referatet fra mødet. 18. Renoveringsstøttesag i Mørkhøjvænge På organisationsbestyrelsens møde den 12. juni 2013 blev der vedtaget en finansieringsplan under punkt 8, men Landsbyggefonden (LBF) har ved mail af 19. august 13

14 2013 afvist den fremsendte finansieringsmodel. Dette betyder, at kapitaltilførsel og investeringstilskud på i alt kr bortfalder. Dette betyder, at de yderligere kr skal finansieres af GAA, for at fastholde den af organisationsbestyrelsen og afdelingsmødet i Mørkhøjvænge godkendte huslejeforhøjelse på max 47 kr. pr. m 2 For at have det komplette beslutningsgrundlag har administrationen efterfølgende bedt LBF om, at udarbejde en beregning på, hvad GAAs andel af den løbende drifts støtte fra dispositionsfonden vil være, i den af LBF udmeldte finansieringsmodel. Administrationen har sammen med afdelingsbestyrelsesformanden for Mørkhøjvænge og organisationsbestyrelsesformanden Erik Andersen, gennemgået lbfs udmeldte finansieringsmodel og kunne konstatere, at der ikke ville komme nogen løbende driftsstøttelån fra lbf, så længe der var penge i dispositionsfonden. Parterne blev derfor enighed om at indstille til øget brug af trækningsretten til de ustøttede arbejder på i alt kr Der ud over, vil der være brug for den tidligere udmeldte løbende støtte i form af fritagelse for indbetaling af dispositionsfondsmidler og G-indskud, svarende til ca. kr årligt. Alle tilsagn er nu givet fra Landsbyggefonden, dog er kapitaltilførselssagen afvist da denne skal ses i sammenhæng med lbfs finansieringsmodel. Dette betyder at GAA ikke skal bidrage med tidligere udmeldte kr i kapitaltilførsel. Finansiering og husleje vedlægges som (bilag 7). at organisationsbestyrelsen godkender den samlede finansiering. Her under tilskud fra egen trækningsret, fritagelse for indbetaling af G-indskud og uamortiserede ydelser, samt optagelse af støttede lån. Godkendelsen er betinget af Gladsaxe Kommunes godkendelse. 14

15 Erik Andersen roste det store arbejde Kasper Nørballe har udført for at få denne sag til at falde på plads med LBF. GAAs fælles trækningsret vil indgå i støtten. Såfremt GAA havde fulgt LBFs indstilling, ville GAAs dispositionsfond være tømt. Organisationsbestyrelsen godkendte indstillingen. 19. Bestyrelsesforsikring 1. december 2013 udløber GAAs bestyrelsesforsikring. Camilla Elverdal anbefaler, at forsikringen fornyes, idet præmien vurderes at være på et fornuftigt niveau, da den alene reguleres med indekset. at organisationsbestyrelsen godkender at forsikringen fortsættes. Organisationsbestyrelsen godkendte, at forsikringen fortsætter. 20. Nyt fra afdelingerne Afd. 1, Højebo Beboerne har fået en informationsskrivelse omkring den organisatoriske ændring. Ole Bruun er i fuld gang med at sætte sig ind i DV-planen og økonomien i Højebo. Ole Bruun skal fra den 1. november selv registrere skimmelforekomster og selv vedligeholde og holde opsyn og kontrol. Højebo er i gang med opsætning af køkkener efter den kollektive råderet. Byggesagen er afsluttet før tid og er blevet afleveret den 18. oktober Der er ved at blive udarbejdet byggeregnskab, således at trækningsretsmidlerne kan blive udbetalt. 15

16 Afd. 2, Ved Stadion Der vil blive lavet et særligt eftersyn af serviceaftaler, abonnementer, leveringer og eksterne aftaler for økonomisk forbedring. Ole Bruun skal fra den 1. november selv registrere skimmelforekomster og selv vedligeholde og holde opsyn og kontrol med forsyningen. Afd. 3, Bakkely Dametøj, Bagsværd Hovedgade 133. st. tv. Lejemålet er opsagt til fraflytning Ejendomsmesteren har fået nøgle til lejemålet, men det er ikke ryddet og retableret. Dennis har derfor aftalt møde med lejer i uge 47, hvorefter lejemålet kan blive fotograferet og sat til genudlejning Chokoladeæsken, Sandra Roksi, Bagsværd Hovedgade 135. st. th. har opsagt lejemålet til fraflytning Flere interesserede har set på lejemålet, men vi har endnu ikke fået nogen seriøs henvendelse. Ejendomsmesteren vil nu fotografere lejemålet Blomsterforretningen har fået nyt vindue. Afdelingen har lagt ud, og lejer afdrager beløbet som et tillæg til huslejen Lægekonsultation Kommunen har besigtiget lejemålet. Kommunen stiller krav om, at døren til toilettet kan åbnes 90 grader. Kommunen har ligeledes stillet krav om at BBR ændres, således at lejemålet i BBR fremstår som et erhvervslejemål. Det er aftalt med lejer, at han selv sikrer, at døren kan åbnes 90 grader. Administrationen har søgt kommunen om ændring af lejemålet fra bolig til erhverv. Afd. 4, Marielyst Gladsaxevej 130. st. 7 Der er pr. 1. januar 2014 indgået lejekontrakt med et selskab der vil benytte lejemålet til massage og fodterapi. Der er betalt depositum m.v. Renoveringen varmeanlægget kører planmæssigt frem. Afdelingen har pt. renoveret 3 at de 5 store beholderrum. I forbindelse med renoveringen af beholderrummene er 16

17 det konstateret, at varmeanlægget taber en del vand, så pt. ledes der efter et større hul i rørene i jorden. Selskabslokalet trænger til en istandsættelse. Der er enighed om at påbegynde lidt istandsættelse ind imellem udlejningerne. E-flyt er nu implementeret i Marielyst. Der bliver dog stadig synet på "gammeldags" måde i papirform. Hvorefter informationerne fra "papirsynet" indtastes på E-flyt og sendes til administrationen. Denne praksis fortsættes indtil systemet er fuldt implementeret. Afdelingen går snart i gang med køkkenopsætning efter den kollektive råderet. Ejendomsmesteren skal fra den 1. november selv registrere skimmelforekomster og selv vedligeholde og holde opsyn og kontrol med forsyningen. Der er modtaget byggetilladelse vedrørende altanerne og taget på butikkerne. LAR projektet er godt i gang, og der skal være informationsmøde for de beboere, der har en have, hvor vi skal etablere afvanding fra tagnedløb. Afd. 5, Kildevænget Ejendomsmesteren har overleveret alt materiale fra Højebo til Ole Bruun. Ejendomsmesteren skal fra den 1. november 2013 selv registrere skimmelforekomster og selv vedligeholde og holde opsyn og kontrol med forsyningen. Afdelingen har en løsarbejder fra Springbrættet. Han skal være i afdelingen de næste 3 måneder. I uge 40 og 41 kommer der en ung mand i praktik. Han er under uddannelse på AMU i Glostrup. Ejendomsmesteren og driftschefen vil inden længe udarbejde et kursusforløb i "varmt arbejde" som alle medarbejdere i GAA skal deltage i. På nuværende tidspunkt er det lavet 2 syn med E-flyt. Afdelingen går snarest i gang med opsætning af køkkener efter den kollektive råderet. 17

18 Kommunen har meldt deres ankomst til et tilsyn vedrørende afdelingens drifts og vedligeholdelse. Ejendomsfunktionær Birger Lønning har 25 års tjeneste i GAA. Der blev afholdt reception torsdag d. 24. oktober Afdelingen har for nuværende store udfordringer med varmeanlægget. Afdelingen har fået et overslag på udskiftning af ventiler og indregulering af anlægget på kr eks. moms. Bestyrelsen har indgået en samarbejdsaftale med Gladsaxe Kommune der stiller en uvildig rådgiver til rådighed. Bestyrelsen vil bruge dennes oplæg til at vurdere om man skal renovere/vedligeholde på det gamle 1 strengsanlæg eller om der skal laves et helt nyt 2 strengsanlæg. Samarbejdsaftalen med Kommunen vil også omhandle klimaskærm og andre energimæssige tiltag. Afd. 6, Mørkhøjvænge I alle bede bliver det udlagt ukrudtsdug og fransk pinjebark. Dette gøres for at minimere driftsressourcer til lugning og samtidig løfte det visuelle kvalitetsniveau. Der laves et eftersyn af serviceaftaler, abonnementer og eksterne aftaler for økonomisk forbedring. Opsætning af køkken efter den kollektive råderet går stadig planmæssigt. Det er fint arbejde både fra Vordingborg og fra KVIK køkken. I driftssamarbejdet mellem Mørkhøjvænge, Ved Stadion og Højebo er der ansat en ny ejendomsfunktionær. Han er kommet godt i gang i driften. Ole Bruun skal fra den 1. november selv registrere skimmelforekomster og selv vedligeholde og holde opsyn og kontrol med forsyningen. Afd. 7, Kildevængets Børneinstitution DV-planen for børneinstitutionen er gennemgået efter sidste bestyrelsesmøde, hvilket har betydet at der er sat af til nye aktiviteter og at henlæggelserne der efter er sat op. Der henvises til punkt 11. Afd. 8, Bondehavevej Formanden og administrationen har i fællesskab løst en nabostrid om skel mellem to naboer. Begge naboer har indgået en aftale som vil tilfredsstille begge parter. 18

19 at oplysningerne om afdelingerne tages til efterretning. Der er flere afdelinger, der har igangsat køkkenmoderniseringen. Administrationen skal i flyttesager være opmærksom på, at køkkenfirmaerne ikke bare tager de aftalte maksimumbeløb, uanset køkkenstørrelsen. Det kan oplyses, at lejemålet Chokoladeæsken er forlænget til 31. januar Kildevænget får kun et LAR projekt, såfremt nabobebyggelsen deltager. Anne Frederiksen er blevet ny formand for afdelingsbestyrelsen i Kildevænget. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. 21. Lukket punkt (bilag 8) 22. Eventuelt Næste ordinære møde er tirsdag den 18. februar 2014 kl Mødeplan 2014 vedlægges til godkendelse som (bilag 9). Organisationsbestyrelsen godkendte mødeplan 2014 med enkelte rettelser. Mødeplanen medsendes referatet. Gladsaxe Kommune har ikke bemærkninger til vedtægterne. Julegaver bliver sat på ejendomskontorerne december. Lone Lund- Rasmussen sender mail om tidspunkt. Tidslinje for afdelingsbestyrelsernes godkendelse af regnskaberne medsendes referatet. Johnny Ryttersson kan ikke se telefonregninger på bestyrelsens WEB. Lonni Hansen sikrer, at der fremover kommer individuelle regninger til afdelingerne. Erik Andersen bad ligeledes om, at det bliver sikret, at det for ham betalte bredbånd konteres i GAA's regnskab. Det kan oplyses, at udgiften konteres i selskabet. Usikkerheden opstår fordi vi får en samlet regning, der splittes manuelt. Fremadrettet får vi lavet individuelle regninger, der kan ses i bestyrelsens WEB 19