Referat for: Skads Provstiudvalg. PU møde 16. juni Kl. 15,30 mandag Mødested: Skovvej 2, 6700 Esbjerg. Afbud: Hans Jeppe Andersen.

Transkript

1 Referat for: Skads Provstiudvalg PU møde 16. juni Kl. 15,30 mandag Mødested: Skovvej 2, 6700 Esbjerg Afbud: Hans Jeppe Andersen. Mødepunkt 1 Stamkort til Per Hedevang Jensen På lukket dagsorden 2 Ansøgning til Ribe Stiftsråd Sag: TPC finansiering (481) FTC søger Stiftsrådet om fortsat støtte anbefalet af provsten. Som udgangspunkt er FTC et treårigt projekt frem til sommeren Styregruppen for FTC ønsker, at FTC bliver en integreret del af Ribe Stifs arbejde fremover og beder Stiftsrådet tage stilling til tre modeller: Model 1 - Fortsætte på samme niveau som nu. Model 2 - Den 16 timers ansættelse op på fuld tid Model 3 - Som model 2 og derudover ansættelse af kvindelig volontør på deltid (Kvinder møder Kvinder). Budgettet for de 3 modeller er henholdsvis tkr. 210, 430, 520. Det indstilles til PU at tage ansøgningen til Stiftsrådet og årsrapporten til efterretning samt godkende regnskabet for Kræn Christensen og Poul Erik Kammersgård erklærede sig inhabile ved sagens behandling. Indstillingen tiltrådt. Dagsordenspunktet blev suppleret med ansøgning på kr. om året i fra stiftspræst for FTC, således at model 2 vil kunne effektueres. Ansøgningen imødekommes, idet det forudsættes, at Stiftsrådets bevillinger gives i hvert af årene Regnskabet for 2013 udviser et overskud på kr , der sammen med overskuddet i 2012 udgør kr ,-. Ansøgning til Ribe Stiftsråd Folkekirkens Tværkulturelle Center, Ribe Stift. Ansøgning om fortsat støtte, bilagt regnskab for _v1_Godkendelse af renovering af Grimstrup Kirke Sag: Grimstrup Kirke - renovering. (457) - Grimstrup Sogn Stiftsøvrigheden har behandlet menighedsrådets ansøgning om indvendig istandsættelse og nyt varmeanlæg i Grimstrup Kirke og meddelt, at det af arkitektfirmaet Vilhelmsen, Marxen & Bech-Jensen udarbejdede projekt af januar 2014 er godkendt under forudsætning af en række betingelser. Godkendelse af renovering af Grimstrup Kirke. Det indstilles til provstiudvalget at tage godkendelsen med de anførte betingelser til efterretning. Sagen suppleret med Grimstrup Menighedsråds vurderinger inkl. rådgiveres anbefaling af, at arbejderne udføres samlet og ikke deles i 2 etapper. Renoveringen af projektet er tiltrådt, idet økonomien forudsættes allerede tilvejebragt gennem tidligere tildelte anlægsbevillinger. Ansøgning til Kirkeistandsættelsesordningen 2014, Grimstrup sogn Referat, Side: 1

2 4 "Reparation af murværk ved udvendig kælderskakt" og "Udbedring af skader på fugerne på kikrkens ydermur mod nord og tårn" Sag: "Reperation af murværk ved udvendig kælderskakt" og "Udbedring af skader på fugerne på kikrkens ydermur mod nord og tårn" (500) - Zions Sogn Det indstilles til provstiudvalget at godkende igangsætning af de 2 projekter. "Reparation af murværk ved udvendig kælderskakt" og "Udbedring af skader på fugerne på kikrkens ydermur mod nord og tårn" Zion Menighedsråd - ønske om igangsætning af 2 projekter: " Reparation af murværk ved udvendig kælderskakt" og "Udbedring af skader på fugerne på kikrkens ydermur mod nord og tårn". Beløb på henholdsvis kr ,- og kr ,- er ligningsbeløb under 2012 og 2014 budgetter. 5 VS: Zions kirke - skimmelsvamp Sag: Zions kirke - skimmelsvamp (483) - Zions Sogn Zions kirke - skimmelsvamp Skimmelsvamp, Zion K, ansøgning om 5% midler (bygninger og orgel) Skimmelsvamp, Zion Kirke Ansøgning om 5% midler (bygninger og orgel). I forlængelse af PU s tidligere tilkendegivelser søges om 5% midler til Skimmelsvampsanering af bygninger mv ( kr ) samt sanering/rensning af orgel (kr ). Herudover afholdes af kirkens egene uforbrugte anlægsmidler kr til orgelsaneringen. 6 Synsprotokoller på Fanø, Nordby og Sønderho Sag: Bygningssyn 2014 (477) - Nordby Sogn Udførlig beskrivelse af mangler og vedligeholdelsesarbejder ved kirkens bygninger på Fanø. Den væsentligste mangel er Sønderho Kirkes blyindfattede ruder, der er planlagt til udskiftning i Udgift excl. moms er anslået til ca. 622 tkr. Det indstilles til provstiudvalget at bevilge kr ,- af 5% midler i overensstemmelse med tidligere tilkendegivelse samt at Zions Kirke anvender kr ,- af uforbrugte anlægsmidler. TILTRÅDT, AT DER BEVILGES kr AF 5% MIDLERNE, idet er bevilget i sag 12, PU møde d. 18. november 2013 og idet er givet som driftsmidler via lignignsmidlerne 2014 til formålet. Fiansielt skal der dermed overføres kr kr. lig kr. til formålet i Det indstilles til PU at tage bygningssynene på Fanø til efterretning. TILTRÅDT, idet spørgsmål om eventuel finansiering af udgifter indgår i budgetlægningen Der skal udarbejdes et projekt til godkendelse af PU og Ribe Stift før igangsætning. Synsprotokoller på Fanø, Nordby og Sønderho Menighedsrådets bygningssyn finder særligt om Sønderho Kirkes blyindfattede ruder, at det i Referat, Side: 2

3 forbindelse med en stormskade 5. december 2013 er tydeliggjort, at blyet er helt nedslidt og ikke kan repareres. Menighedsrådet ønsker i stedet at udskifte de gamle blyindfattede ruder med støbejernsvinduer med klart glas. Udgiften er anslået til kr. 7 Bygningssyn Jerne Sogn. Sag: Bygningssyn Jerne Sogn. (484) - Jerne Sogn Den væsentligste punkt er hovedreparation af orglet, der er planlagt til Udgiften er anslået til kr ,-. Bygningssyn Jerne Sogn. Bygningssynet af Jerne Kirke gav anledning til at indstille til en hovedreparation af orglet, hvilket ønskes gennemført i Udgiften er anslået til kr ,-. 8 Bygningssyn Bryndum og Vester-Nebel Sag: Bygningssyn Bryndum og Vester-Nebel (489) - Bryndum Sogn Bygningssyn Bryndum og Vester-Nebel Bygningssyn Bryndum Kirke og kirkegaard - mange ældre mangler samt 1 ny. Det indstilles til PU at tage bygningssynene i Jerne Sogn til efterretning. TILTRÅDT, idet spørgsmål om eventuel finansiering af udgifter indgår i budgetlægningen Det indstilles til PU at tage bygningssynene i Bryndum og V.Nebel Sogne til efterretning. TILTRÅDT, idet spørgsmålet om eventuel finansiering af udgifter indgår i budgetlægningen Bygningssyn V.Nebel Kirke - af ældre mangler: vinduer mod syd er rådne. Kalkmalerier skaller. Herudover en række nye mangler. 9 Kirkesyn Sneum Sag: Kirkesyn Sneum (493) - Sneum Sogn Kirkesyn Sneum Referat af kirke- og kirkegårdssyn i Sneum den 21. maj 2014 modtaget via . Det indstilles til PU at tage bygningssynet i Sneum Kirke til efterretning. 10 Bygningssyn 2014 Tjæreborg kirke. Sag: Bygningssyn 2014 Tjæreborg kirke. (495) - Tjæreborg Sogn Bygningssyn 2014 Tjæreborg kirke. Bygningssyn 2014 Tjæreborg kirke og sognehuset ved menighedsrådet. Møde med kirkegårdskonsulenten angående kirkegårdens træer, hvor der ses en del sygdom. 11 Referat af Bygningssyn, Sneum 2014 Sag: Kirkesyn Sneum (493) - Sneum Sogn Det indstilles til PU at tage bygningssynet i Tjæreborg Kirke og sognehuset til efterretning. TILTRÅDT, idet spørgsmål om eventuel finansiering af udgifter indgår i budgetlægningen Det indstilles til PU at tage bygningssynet i Sneum Sogn til efterretning. Referat, Side: 3

4 Referat af Bygningssyn, Sneum 2014 Referat af Bygningssyn, Sneum 2014 Jf. dagsordenens punkt Bygningssyn 2014, Hjerting Kirke og præsteboliger Sag: Bygningssyn 2014, Hjerting Kirke og præsteboliger (498) - Hjerting Sogn Bygningssyn 2014, Hjerting Kirke og præsteboliger Bygningssyn 2014, Hjerting Kirke og præsteboliger. Udgifter til smuldrende tag ( konfirmand- og kontorbygning) er medtaget som ønsker, planlagt til 2017) 13 Udestue ved præsteboligen. Sag: Udestue ved præsteboligen. (486) - Zions Sogn Kordegn ved Zions Kirke har gjort provstiet opmærksom på, at de i december 2013 fik tilbagebetalt ca. kr ,- fra Ribe Stift. Beløbet var en fejlberegning af stiftsrenter. Det indstilles til PU at tage bygningssynene i Hjerting Sogn til efterretning. TILTRÅDT, idet spørgsmålet om eventuel finansiering af udgifter indgår i budgetlægningen Det indstilles til provstiudvalget at bevilge de ,- kr. til projekt udestue, således det reducerede projekt kan gennemføres. Der ansøges om, at kun kr ,- modregnes i driftsrammen for 2015, således kr ,- kan anvendes til udestuen ved præsteboligen. Udestue ved præsteboligen. Zions MR fik i 2012 bevilget anlægsmidker kr ,- til etablering af en udestue. Det første projekt er stillet i bero, da udgiften ville blive ca. kr ,-. Et nyt projekt udarbejdet af byggesagkyndig Hallen & Nordby A/S beløber sig til ca. kr ,-, jf. vedlagte bygningsoverslag. Da der er betalt rådgiverhonorar til det første projekt på kr ,-, mangler menighedsrådet ca. kr ,-, I december 2013 fik Zions tilbagebetalt renter af stiftslån grundet en fejlberegning i 2012 på ca. kr ,-, som skal reduceres i ligningen for Der ansøges herved om, at Zions må beholde kr ,-, således ligningen for 2015 alene reduceres med kr ,-. 14 Skimmelsvamp i Guldager Præstegård. Sag: Skimmelsvamp i Guldager Præstegård. (487) - Guldager Sogn Skimmelsvamp i præstegården er dokumenteret af Teknologisk Institut i medfølgende rapport. Udbedring incl. udskiftning af veluxvinduer forventes at koste kr ,44, jf. tilbud. Det indstilles til provstiudvalget at godkende igangsætning af arbejdet samt tilladelse til at anvende ikke forbrugte anlægsmidler til formålet. Endvidere indstilles det til provstiudvalget at bevilge kr ,44 af 5% midler til udbedring af skimmelsvamp. Referat, Side: 4

5 Finansiering via ikke forbrugte anlægsmidler kr ,- samt et beløb fra provstiets 5% midler kr ,44. Skimmelsvamp i Guldager Præstegård. Udbedring af skimmelsvamp, udskiftning af veluxvinduer, malerarbejde, VVs og EL arbejder, rapport fra Teknologisk Institut samt rengøring i alt incl. moms kr ,44. Finansiering via ikke forbrugte anlægsmidler kr ,- Ansøgning om 5% midler... kr ,44 Menighedsrådet beder om et hurtigt svar, så arbejdet kan igangsættes i forbindelse med præstens ferie. Materialet skal snarest bestilles. 15 Guldager Sogns Menighedsråd Sag: Guldager Sogns Menighedsråd (488) - Guldager Sogn Guldager Sogns Menighedsråd I stedet for at anskaffe snerydningsmaskiner er opgaven snerydning udliciteret. Der ansøges herved om, at den årlige udgift kr ,- indarbejdes i driftsrammen fra Det indstilles til provstiudvalget at forhøje driftsrammen med kr ,-, der er den årlige udgift til snerydning. Beløbet indregnes i driftsrammen fra Underskuddet i 2015 kr ,- finansieres af frie midler, der forventes at andrage kr. 355 tkr. ultimo 2014 og kr. 288 tkr. ultimo 2015, hvis driftsrammen forhøjes med kr. 30 tkr. 16 Beholdningseftersyn Sag: Beholdningseftersyn 2013 (430) Beholdningseftersyn Revisionens beholdningseftersyn har ikke givet anledning til væsentlige bemærkninger, dog er der fortsat menighedsråd, der har mere end 750 tkr. indestående i samme penge-institut. Hostrup og Sneum har fået bemærkning om manglende attestation af bilag. Det indstilles til provstiudvalget at godkende revisionens rapport angående beholdningseftersyn ultimo Der skrives til relevante menighedsråd om anbefalede max indeståender og attestation af bilag. 17 Diverse udgifter 2014 af frie midler. Sag: Diverse udgifter 2014 af frie midler. (491) - Hjerting Sogn Diverse udgifter 2014 af frie midler. Frie midler primo 2014 udgjorde kr Heraf indgår kr ,-, der i 2013 ikke blev anvendt til keimbehandling. PU har bevilget kr. Det indstilles til provstiudvalget at godkende de planlagte investeringer samt tilladelse til at opspare ikke anvendte beløb til fremtidige keimbehandlinger. Referat, Side: 5

6 pr. år i årene 2013, 2014 og 2015 til keimbehandling, og menighedsrådet anmoder om tilladelse til at opspare disse midler til fremtidig keimbehandling i det omfang beløbet ikke anvendes. De frie midler udgør herefter kr Der søges om tilladelse til at gennemføre følgende ønsker finansieret af de frie midler: * Restbeløb kr ,- til indkøb af ny traktor til kirkegården. * Køleanlæg i kapel kr * Opretning af fliser på kirkegården kr * Udskiftning af låge kr * Keimbehandling af præsteboligen Skolestien 7 for kr De frie midler forventes at blive ca. kr ultimo Budget tillægsbudgetlægning. - Bryndum/V.Nebel Sag: Budget tillægsbudgetlægning. (492) Budget tillægsbudgetlægning. - Bryndum/V.Nebel * Ny sognegård total 8-10 mio. kr. ( mio.kr) ( mio. kr.) ( mio. kr.) * Renovering af orgel over 2 år: 2015 kr. 230 tkr. og 2016 kr. 95 tkr. * Lys i koret: 2015 kr. 60 tkr. Det indstilles, at provstiudvalget foreløbigt drøfter de anførte drifts- og anlægsønsker til endelig beslutning på næste PU-møde, hvor menighedsrådenes budgetbidrag skal behandles. FORELØBIGT DRØFTET. Resultat af drøftelsen indarbejdes på næste møde, hvor endeligt budgetbidrag skal behandles. Anlægsønsker Hjerting MR. * Ved præsteboligen Skippervænget 25 skal den eksisterende terrasse lægges om samt et nyt plankeværk mod naboen i alt kr udført i * Opsparing til nyt tag på konfirmandbygning og kontorbygning til gennemførelse i tkr. i 2015, 200 tkr. i 2016 samt 150 tkr. i 2017, i alt 550 tkr. Anlægsønsker Jerne * Reparation/udskiftningn af vinduer i kirken 300 tkr. * Borde i salen i Sognehuset 70 tkr. * Maling af forhal og udskiftning af belysning - nedslidt efter 30 års brug - beløb ukendt * Hovedreparation af orglet efter 37 års intens brug 350 tkr. Anlægsønsker præstebolig Berberisvej (Gjesing) Komplet udskiftning af taget på præsteboligen i 2015 for kr Anlægsbudget Treenighedskirken Reparation af orgel. Fastsat af provstiet til renovering i Referat, Side: 6

7 * Udskiftning af støbejernsradiatorer, iflg. tilbud incl. moms kr ,- * Udskiftning af låger på klokketårnet, iflg. tilbud incl. moms kr ,- * Udskiftning af 2 vinduer på Kirsebærvej, iflg. tilbud incl. moms kr ,50 I alt kr ,50 Drift-og anlægsønsker kirkerne på Fanø. Ønsker om større driftsramme for 2015 til: Sønderho Præstegård er i en stand, der kræver nødvendig renovering af køkken og dørparti i bryggers. Graver-og mandskabshus ved Sønderho Ny Kirkegård kræver en udvendig istandsættelse. Løn til kirketjener kr ,-. Samlet udgift kr ,- Kr ,- incl. moms til udskiftning af samtlige vinduer i Sønderho Kirke kr ,- til fortsat henlæggelse/opsparing til opførelse af Sognehus ved Nordby Kirke. Tidsplan: Igangsætning kvartal Finansiering: stiftslån. Anlægs- og Driftsønsker Grundtvigskirken Anlægsønsker vedr. kirkens tag kr, ( 1. prioritet), Anlægsønsker tag og isolering, præstebolig kr., Ansættelse af fast kordegneafløser på deltid kr årligt, drift. 19 PUK - Oplæg til Budget Sag: PUK - Budget (494) PUK - Oplæg til Budget Oplæg til PUK - budget Budgettet udviser et overskud på kr ,-. Ligningsbeløbet udgør kr ,- mod kr ,- i De samlede udgifter for 2015 udgør kr ,- mod kr ,- i Den væsentligste ændring er løn til provstisekretær, der i 2015 er budgetteret til kr ,- incl. pension mod kr ,- i Frie midler udgør ved udgangen af 2015 kr ,-. Det indstilles til provstiudvalget at godkende det udarbejdede budget for 20 Klokkestabel/Klokkehus ved Sønderhos Kirke, Fanø Sag: Klokkestabel/Klokkehus ved Sønderhos Kirke, Fanø (499) - Sønderho Sogn Klokkestabel/Klokkehus ved Sønderhos Kirke, Fanø Ansøgning fra Menighedsråd om godkendelse Det indstilles til provstiudvalget, at ansøgningen videresendes til Ribe Stift med anbefaling. TILTRÅDT, idet det forudsættes, at projektet fondsfinansieres. Referat, Side: 7

8 af Ny Klokkestabel/Klokkehus ved Sønderho kirke, Fanø. Ansøgningen skal videresendes tkil Ribe Stift. Der er uddraget det i projektmaterialet indeholdte om den orventntede økonomi, som efter godkendelse vil blive søgt tilvejebragt gennem fondsmidler. Det angivne overslagsbeløb er på kr. 21 Temadage arrangeret af Stiftsudvalget for diakoni Sag: Forespørgsel om Provstiudvalgets holdning til at Provstiudvalget er medindbyder til temadage arrangeret af Stiftsudvalget for diakoni (496) Det indstilles, at provstiudvalget er medindbyder til temadag. Temadage arrangeret af Stiftsudvalget for diakoni Brev om Temadage arrangeret af Stiftsudvalget for diakoni. Vedlagt. Udvalget forespørger, om provstiudvalget vil stå som medindbyder for de aftener, der vedrører Skads Provsti. på forespørgsel er det mundtligt oplkyst, at der ikke vi være tale om udgifter fro Porvistets kasse ved ved deltagelse som medunderskriver, jf. vedlagte. Skabelon for indbydelse til temaaftener. Referat, Side: 8

9 Orientering _v1_meddelse til Skads Provsti Sag: Zion Menighedsråd (313) - Zions Sogn Se beskrivelsen i bilaget angående matrikulær flytning af arealer mellem Zion og Grundtvig Sogne som følge af ekspropriationsforretning _v1_meddelse til Skads Provsti Matrikulær flytning af arealer mellem Zion og Grundtvig Sogn ifølge meddelelse af 31. marts 2014 fra Geodatastyrelsen. Som følge af ekspropriationsforretning er m2 overført fra Zion sogn til Grundtvig sogn. Endvidere er m2 overført fra Grundtvig sogn til Zion sogn. 23 Rettelser i menighedsrådet Sag: Bryndum - V. Nebel Menighedsråd (284) - Bryndum Sogn Rettelser i menighedsrådet Mette Maria Hoffman Bloch er udtrådt af menighedsrådet pr. 31. marts Hun erstattes af suppleanten, Anette Frandsen, Lilbækvej 2, V. Nebel, 6715 Esbjerg N. I samme anledning er ny kirkeværge Erik Schmidt, V. Nebel. 24 Guldager Sogn Sag: Guldager Menighedsråd (321) - Guldager Sogn Guldager Sogn Medlem af MR Ove Albert Pedersen og stedfortræder Anne-Majbritt Skovdam Sørensen begge udtræder af menighedsrådet. Stedfortræder Torben Riber, Syrenvænget 5, Esbjerg V, indtræder i menighedsrådet som menigt medlem fra den 21. maj Meddelese om varsling af forhøjelse af boligbidrag Sag: Meddelese om varsling af forhøjelse af boligbidrag. (482) Boligbidraget for tjeneste- og lejeboliger stiger pr. 1/ med 1,9%. Meddelese om varsling af forhøjelse af boligbidrag Regulering af boligbidrag for tjeneste- og lejeboliger fra 1. august 2014 med 1,9%. Stiftsøvrigheden foretager beregning af forhøjelserne i FLØS. 26 Landsforeningens kursusudbud efteråret 2014 Til provstiudvalgets orientering. Referat, Side: 9

10 Orientering Sag: Landsforeningens kursusudbud efteråret 2014 (490) Tilbagemeldingsfristen er 11. august 2014 Landsforeningens kursusudbud efteråret 2014 Landsforeningen tilbyder i efteråret 2014 følgende kursustitler: * Menighedsrådets sekretær - opgaver og værktøjer * Forstå et kirkeregnskab: økonomikursus for begyndere 27 Vedtægter for samarbejde mellem menighedsråd i Skads Provsti, Ribe Stift, om oprettelse af fælles regnskabsfunktion. Sag: Fælles regnskabskontor - Esbjerg/Fanø (285) Det indstilles til provstiudvalget at tage vedtægterne for samarbejdet til efterretning. Vedtægter for samarbejde mellem menighedsråd i Skads Provsti, Ribe Stift, om oprettelse af fælles regnskabsfunktion. 28 Indbydelse til konsulentrunde Sag: _v1_Indbydelse til konsulentrunde (475) Der kom ingen ønsker fra menighedsrådene om deltagelse i konsulentrunden juni Der forventes ny konsulentrunde i oktober måned den 28. og 29. Mere information senere. Indbydelse til konsulentrunde Ribe Stift indbyder til konsulentrunde den 10. og 11. juni Provstiet har videresendt indbydelsen til menighedsrådene den 9. april og bedt om tilbagemelding med beskrivelse af sagen senest 12. maj. Der ydes kun rådgivning. Konsulentrunde den 10. juni og 11. juni Indbydelse udsendt til menighedsrådene. Ingen tilmelding indtil 13. maj Eventuelt Mødedag i november ændret til 17. november. De aftalte mødedage Provstiudvalget i 2014 er dermed: * mandag d. 18. august * mandag d. 1. september (Budgetsamråd, Fanø), * tirsdag d. 2. september (Budgetsamråd, Esbjg), * mandag d. 8. september, * mandag d. 6. oktober, * mandag d. 17. november, Referat, Side: 10

11 Orientering * mandag d. 15. december. Punkter der ønskes behandlet på provstiudvalgsmøderne fremsendes, så de er provstiet i hænde senest 1 uge før mødet. Referat, Side: 11