ÅRHUS KOMMUNE - Borgmesterens Afdeling, Magistratens 1., 3. og 4. Afdeling

Transkript

1 ÅRHUS KOMMUNE - Borgmesterens Afdeling, Magistratens 1., 3. og 4. Afdeling INDSTILLING Til Århus Byråd Den 12. maj 2005 via Magistraten Tlf. nr.: Jour. nr.: 13.05A00 Ref: Peter Marker Principbeslutning om koordinering af kommunens personbefordringsopgaver 1. Resume Ramböll Management gennemførte i januar-september 2004 i samarbejde med en tværmagistratslig styregruppe bestående af Borgmesterens Afdeling og Magistratens 1., 3., og 4. Afdeling en analyse af personbefordringen i Århus Kommune. Rapporten er i november 2004 tilsendt Byrådets medlemmer til orientering. Analysen viser, at kommunens udgifter til kørsel af handicappede børn/unge mellem skole og fritidstilbud, skolebuskørsel og individuel elevbefordring, samt befordring af ældre og voksne handicappede til/fra lokalcentre, læge og fritidstilbud udgør 59 mio. kr. årligt. Det er Ramböll Managements vurdering, at Århus Kommune generelt betaler høje priser i forhold til markedsprisen. Som følge af decentraliseringen af kommunens opgavevaretagelse og økonomi bestilles kørslen decentralt, og der foretages kun en begrænset koordinering internt mellem institutioner, i de enkelte magistratsafdelinger og på tværs i kommunen. Det betyder, at der i vidt omfang afregnes til almindelig taxameterpris, hvilket ifølge rapporten ikke er tilfredsstillende ved planlagt, daglig befordring. Hvis kørslen i stedet koordineres, så der opnås bedre udnyttelse af vognmændenes køretøjer i form af reduceret tomkørsel må Århus Kommune jvf. rapporten forvente at kunne opnå mere fordelagtige timepriser for taxa- og minibuskørsel. Desuden vil taxaselskaber og vognmænd fra andre kommuner kunne byde på planlagt personbefordring i Århus Kommune, så der opnås større konkurrence på markedet. 1

2 Ramböll Management anbefaling i rapporten var, at der enten kunne oprettes en fælles bestillings- og kørselsplanlægningsenhed internt i kommunen, eller at kommunens kørselsplanlægning kunne ske i samarbejde med Århus Amts nye kørselskontor. En intern kommunal løsning kunne f.eks. have bestået i en udbygning af Århus Sporvejes kørselsplanlægningskontor, som koordinerer handicapkørslen for Magistratens 3. Afdeling. I forbindelse med offentliggørelsen af lovforslagene i forbindelse med struturreformen 1. december 2004 blev det imidlertid klart, at koordineringen af handicapkørslen ligesom busdriften pr. 1. januar 2007 overflyttes fra kommunen til et/flere kommende regionale trafikselskaber. Pga. strukturreformen samt for at kunne håndtere det stigende antal handicapkørsler har Magistratens 3. og 5. Afdeling i januar 2005 indledt drøftelser med amtets kørselskontor vedrørende overtagelse af koordineringen af kommunens handicapkørsel så snart som muligt. En udbygning af Århus Sporvejes kørselskontor er således ikke længere en mulighed. På baggrund heraf foreslås, at Borgmesterens Afdeling og Magistratens 1., 3. og 4. Afdeling bemyndiges til også at indlede forhandlinger med Århus Amt om et samarbejde omkring koordinering af kommunens øvrige personbefordringsopgaver, ud over handicapkørselen. Det forberedende arbejde vil blive påvirket dels af strukturreformen, hvor amtets koordinering af handicapkørslen flyttes til det/de kommende regionale trafikselskab(er), og hvor en række af amtets nuværende opgaver på det sociale område, genoptræning m.v. overgår til kommunerne, samt af den forestående omlægning af opgavefordelingen mellem magistratsafdelingerne internt i kommunen. Det indstilles derfor, at der tidsmæssigt arbejdes for en samlet koordiering af kommunens personbefordringsopgaver fra medio eventuelt tidligere, hvis det viser sig muligt, f.eks. spontankørsel som lægevisiteret kørsel på ældreområdet. Det forberedende arbejde igangsættes i 2. halvår af 2005, og indstilling om fremtidig organisering af kommunens kørselsplanlægningsopgaver fremsendes til behandling i Byrådet så snart det vil være muligt. 2. Tidligere beslutninger Magistraten besluttede 17. november 2003 at igangsætte en analyse af personbefordringen i Århus Kommune. Formålet med analysen var at afdække potentialet for besparelser og effektivisering på området, f.eks. gennem ændret organisering af bestillingen af kørslen, bedre udnyttelse af kapaciteten hos taxa-/minibusvognmændene, bedre kontrakter m.v. 2

3 3. Beskrivelse af indstillingen Til gennemførelse af analysen har været nedsat en styregruppe og en arbejdsgruppe med repræsentanter fra Borgmesterens Afdeling og Magistratens 1., 3. og 4. Afdeling samt Ramböll Management. I forbindelse med analysen er endvidere foretaget interviews med medarbejdere fra forskellige afdelinger og institutioner med kendskab til kommunens kørselsopgaver. Efter en foranalyse i januar 2004 er selve analysen gennemført i perioden februar-august Resultatet af analysen fremgår af rapporten Analyse af personbefordring i Århus Kommune, september 2004 som tidligere er tilsendt Byrådets medlemmer til orientering i november Analysen viser, at kommunens samlede udgifter til kørsel af handicappede børn/unge mellem skole og fritidstilbud, skolebuskørsel og individuel elevbefordring, samt befordring af ældre og handicappede til/fra lokalcentre, læge og fritidstilbud udgør 59 mio. kr. årligt (excl. rute- og turistkørsel under Århus Sporveje, og excl. kørsel under Fritids- og Kulturforvaltningen). I rapporten peger Ramböll Management på 12 forskellige mulige indsatsområder til opnåelse af besparelser på personbefordringen. Ramböll Magnagement anbefaler, at der enten oprettes en fælles bestillings- og kørselsplanlægningsenhed internt i kommunen, eller at kommunens kørselsplanlægning kan ske i samarbejde med Århus Amts nye kørselskontor. En intern kommunal løsning kunne f.eks. have bestået i en udbygning af Århus Sporvejes kørselsplanlægningskontor, som p.t. koordinerer handicapkørslen for Magistratens 3. Afdeling. Efterfølgende har Indenrigsministeriet den 1. december 2004 offentliggjort lovforslagene vedrøende kommunalreformen, herunder lovforslaget om de fremtidige regionale trafikselskaber. Det fremgår heraf, at planlægningen af handicapkørselen for svært bevægelseshæmmede over 18 år i lighed med den kollektive bustrafik overdrages til regionale trafikselskaber. Dette beyder, at den kørselsopgave, som Århus Sporveje p.t. udfører for Magistratens 3. Afdeling flyttes til et regionalt trafikselskab. Amtets kørsel af handicappede flyttes ligeledes til et regionalt trafikselskab. Endvidere fremgår det af lovforslaget, at trafikselskabet kan varetage opgaver vedrørende indkøb af trafik, som kommunen skal varetage efter anden lovgivning. En udbygning af Århus Sporvejes kørselskontor er således ikke længere en mulighed. Med udgangspunkt i ovenstående er der principielt tre forskellige muligheder for den fremtidige organisering af planlægnings- og koordineringsopgaven. For alle tre muligheder gælder, at 3

4 modellerne kun vedrører koordineringen af kørslen. Selve transporten/kørslen vil som hidtil vil blive udført efter udbud: 1. Nyt kommunalt kørselskoordineringskontor placeret under en af de aftagende magistratsafdelinger (Magistratens 1., 3. eller 4. Afdeling). 1. Samarbejde med Århus Amts kørselskontor. 1. Samarbejde med ekstern part efter udbud af kørselskoordineringen. Model 1: Et kommunalt kørselskontor under en af de aftagende magistratsafdelinger Den første mulighed kunne være opbygning af et kommunalt kørselskontor placeret i en af de aftagende magistratsafdelinger. En sådan løsning vil imidlertid forudsætte investering i et nyt IT-planlægningsværktøj. Endvidere vil der ikke kunne ske udnyttelse af fordele ved koordinering med andre kørselsopgaver, f.eks. amtets patientbefordring til sygehusene i Århus. Model 2: Samarbejde med Århus Amts kørselskontor Den anden mulighed er et samarbejde med Århus Amts kørselskontor, som i forvejen skal overtage planlægningen af kommunens handicapkørsel. Fordelen herved vil være, at amtet allerede har foretaget investering i det nødvendige ITplanlægningsværktøj, og at kommunens øvrige kørselsopgaver passer godt sammen med amtets kørselsopgaver, så der sandsynligvis vil kunne opnås reduceret tomkørsel og dermed samlet set mindreudgifter. Endvidere vil samarbejdet kunne etableres så snart amtets kørselskontor har kapacitet til at kunne tage kommunens kørselsopgaver ind. Et sådant samarbejde vil kunne etableres inden for rammerne af lov nr. 378 af 14. juni 1995 om kommuner og amters udførelse af opgaver for andre offentlige myndigheder. Model 3: Samarbejde med ekstern part efter udbud af kørselskoordineringen Endelig er den tredje og sidste mulighed samarbejde med ekstern part efter forudgående udbud af kommunens kørselsplanlægning. En ulempe ved denne model vil dog ifølge Ramböll være, at et udbud af kørselsplanlægningen kan være vanskeligt at gennemføre, først og fremmest på grund af den manglende konkurrence på markedet. Efter Rambölls vurdering er der således reelt meget få potentielle tilbudsgivere. Endvidere vil denne model kunne kompliceres af, at der kan være tilbudsgivere, hvor der kan opstå en konflikt mellem at skulle stå for kørselsplanlægningen og dermed det billigst mulige indkøb af vogntimer, samtidig med at firmaet i dag varetager en del af kørslen for kommunen. 4

5 Det anbefales derfor, at der kun arbejddes videre med denne mulighed såfremt der ikke kan opnås enighed med Århus Amt, eller der ikke kan opnås de forventede fordele i form af reduceret tomkørsel og dermed mindreudgifter for kommunen. Anbefaling På baggrund af ovenstående indstilles det, at Byrådet principgodkender, at der igangsættes et forberedende arbejde med henblik på en samlet koordinering og planlægning af kommunens personbefordringsopgaver i form af et samarbejde med Århus Amt (model 2) - alternativt et samarbejde med ekstern part efter udbud (model 3). 4. Den videre proces Det foreslås, at det videre arbejde med indsamling af præcise kørselsdata m.v., forhandlinger med amtet m.v. gennemføres af de enkelte magistratsafdelinger, koordineret af styregruppen for befordringsanalysen. Det forberedende arbejde vil blive påvirket dels af strukturreformen, hvor amtets koordinering af handicapkørslen flyttes til det/de kommende regionale trafikselskab(er), og hvor en række af amtets nuværende opgaver på det sociale område, genoptræning m.v. overgår til kommunerne, samt af den forestående magistratsreform. Desuden vil amtets kørselskontor først skulle have kørt egne kørselsopgaver ind, før der kan tages nye opgaver ind for Århus Kommune. Det foreslås derfor, at der tidsmæssigt arbejdes for en samlet koordiering af kommunens personbefordringsopgaver fra medio eventuelt tidligere, hvis det viser sig muligt, f.eks. spontankørsel som lægevisiteret kørsel på ældreområdet. Det forberedende arbejde igangsættes i 2. halvår af 2005, og indstilling om fremtidig organisering af kommunens kørselsplanlægningsopgaver fremsendes til behandling i Byrådet så snart det vil være muligt I forbindelse med det forberedende arbejde belyses også personalemæssige konsekvenser og eventuelle konsekvenserne for serviceniveaet. Eksempelvis vil anvendelse af 7-9 personers minibusser i stedet for taxaer til individuel elevbefordring på skoleområdet kunne medføre længere kørselstid for en del af eleverne. 5. Økonomiske konsekvenser Den gennemførte analyse af kommunens nuværende personbefordring er foretaget indenfor rammerne af en No Cure No Pay -aftale med konsulentfirmaet, således at det på forhånd var aftalt, at honoraret var afhængig af de identificerede besparelser. 5

6 Udgifterne til analysen har været i alt kr. I henhold til den tidligere beslutning i Magistraten er de kr. betalt af analysekontoen under Borgmesterens Afdeling, kr. er betalt af Børn og Unge-afdelingen, mens kr. er finansieret af de styrbare udgifter på kørselsbudgettet under Magistratens 3. Afdeling. Efterhånden som koordineringen af kørselsopgaverne overgår til et fælles kørselskontor, forventes magistratsafdelingernes udgifter til personbefordringen at blive reduceret. De økonomiske konsekvenser vil blive forsøgt vurderet nærmere ifbm. med det forberedende arbejde. Besparelserne tilfalder den enkelte magistratsafdeling. Dette gælder dog ikke besparelser på de ikke-styrbare udgiftsområder, der jvf. de økonomiske styringsprincipper indgår i den tværgående opsamling af budgetafvigelser på disse områder. 6. Konsekvenser i forhold til mål Koordineringen af kommunens kørselsplanlægning vil bidrage til opfyldelse af det byrådsvedtagne mål om at sikre effektivitet i kommunens opgaveløsning. 7. Høring Et udkast til indstillingen har i januar 2005 været forelagt MED-udvalgene i de berørte magistratsafdelinger. Høringssvar fra Magistratens 1., 3., 4. og 5. Afdeling, HovedMEDudvalget i Magistratens 3. Afdeling, Ældrerådet, Skoleforvaltningens MED-udvalg samt MED-udvalget i Århus Sporveje er vedlagt som bilag 2. Magistratens 3. og 5. Afdeling peger på, at koordineringen af handicapkørslen i forbindelse med strukturreformen overflyttes til et regionalt trafikselskab, og at Århus Sporveje ikke har de nødvendige IT-systemer til at kunne varetage planlægningen af det stigende antal handicapkørsler. Det foreslås derfor, at handicapkørslen flyttes til amtets kørselskontor hurtigst muligt. Desuden peges på, at en fælles løsning med amtet forventes at give den største mindreudgift for Århus Kommune. HovedMED-udvalget i Magistratens 3. Afdeling forudsætter, at forslaget ikke medfører en forringelse af serviceniveauet for borgerne. Ældrerådet og Magistratens 5. Afdelings MED-udvalg har ingen bemærkninger. Skoleforvaltningens MED-udvalg ser positivt på, at der kan skabes en organisering af personbefordringen, således at omkostningsniveauet for kommunen kan nedbringes. 6

7 Dog peges på, at en øget ventetid som følge af højere samkørselsgrad og brug af f.eks. 7-9 personers minibusser i stedet for 4-personers taxaer generelt kan opleves som en servicemæssig forringelse og specielt for en række børn vedkommende kan være problematisk på grund af børnenes specifikke vanskeligheder. Endvidere oplyses, at Skolevæsenet i det forestående udbud af den individuelle elevbefordring i sommeren 2005 påtænker at udbyde kørslen i mindre geografiske klynger, jvf. indsatsområde 9 i Ramböll-rapporten. Magistratens 1. Afdeling har ingen bemærkninger til indstillingen. 8. Beslutningspunkter Det indstilles på baggrund af ovenstående: at (1) Byrådet principgodkender, at der igangsættes et forberedende arbejde med henblik på en samlet koordinering og planlægning af kommunens personbefordringsopgaver. at (2) der i forbindelse med det forberedende arbejde foretages en nærmere belysning af de forventede økonomiske, servicemæssige og personalemæssige konsekvenser. at (3) byrådsindstilling med forslag til den fremtidige løsning af kommunens kørselsplanlægningsopgaver fremsendes til Byrådet så snart det er muligt. Louise Gade Flemming Knudsen Niels Erik Eskildsen Niels Vad Sørensen Bent Peter Larsen / Torben Brandi Nielsen John Lysholm Jepsen Kirsten Jørgensen Bilagsfortegnelse: Bilag 1: Rapport fra Ramböll Management: Analyse af personbefordringen i Århus Kommune, september 2004 (er tidligere tilsende Byrådets medlemmer). 7

8 Bilag 2: Høringssvar fra Magistratens 1., 3., 4. og 5. Afdeling, HovedMEDudvalget i Magistratens 3. Afdeling, Ældrerådet, Skoleforvaltningens MED-udvalg samt MED-udvalget i Århus Sporveje. 8