Indkøbs- og udbudspolitik

Transkript

1 / MG 4. december 2006 Tilrettet Tilpasset Kommunalbestyrelsens vedtagne leasingpolitik/-strategi (side 6) /MG Indkøbs- og udbudspolitik Indledning og grundlag... 2 Servicestrategi... 2 Udbudspolitik for opgaver, i relation til servicestrategi... 3 Udfordringsret... 4 Formål med indkøbs- og udbudspolitik... 4 Omfang og afgrænsning... 4 Grundlæggende principper... 4 Erhvervsstrategi... 5 Leverandørpolitik... 5 Miljø... 5 Organisering... 6 Vision for indkøbsfunktionen... 6 Indkøbsdisponering... 6 Leasing /leje... 6 Elektronisk handel... 7 Brugerinddragelse /Projektgrupper... 7 Forudsætninger for samordning... 7 Besparelser /gevinster... 7 Indkøbssamarbejder og indkøbscentraler... 8 Indkøbsaftaler og engangskøb... 8 Aftaleformer... 8 Forpligtelser og bindinger... 8 Udbud...8 Valg af leverandør... 9 Udbudsplanlægning... 9 Ændringer og opfølgning af indkøbs- og udbudspolitikken... 9 Økonomistaben, Hovedgaden 62, Ubby, 4490 Jerslev Sj.

2 Indledning og grundlag Der skal være fri og lige konkurrence, når det offentlige køber ind og leverandørvalg skal ske på grundlag af objektive, relevante kriterier. Med indkøbs- og udbudspolitikken ønsker Kalundborg Kommune at sikre brugere, borgere og leverandører indflydelse og gennemsigtighed og dermed en fair og lige behandling i forhold til de opgaver og indkøb kommunen står for. Jævnfør den kommunale styrelsesvedtægt fastsætter Økonomiudvalget regler for samordning af kommunens indkøb altså alle dispositioner omkring indkøb af varer og tjenesteydelser. I henhold til Lov om kommunernes styrelse (LBK 1060 af 24. oktober 2006) har kommunen pligt til at sikre god kvalitet og stor effektivitet i opgavevaretagelsen og at de daglige driftsog udføreropgaver sker på bedste måde. Udbud af opgaver er en blandt andre muligheder for at forbedre eller teste kommunens kvalitet og effektivitet ved udførelse af opgaver. Men der er også flere andre muligheder som er åbne, for eksempel: Indgåelse af samarbejdsaftaler med private leverandører (OPP, Offentlig Privat Partnerskab) Indførelse af frit valg ordninger (ud over de lovpligtige) Kommunale fællesskaber og samarbejder Kontrakt- og resultatstyring Indførelse af ny teknik Benchmarking, budgetanalyser og brugerundersøgelser. Koordinering og systematisering af indkøbsarbejdet skaber økonomisk råderum. Indkøbs- og udbudspolitikken indeholder principper og retningslinier for, hvordan Kalundborg Kommune køber ind. Herunder, at der er sammenhæng også til andre politiske målsætninger, f.eks. servicestrategi, udfordringsret og udbudspolitik. Servicestrategi Iht Lov om kommunernes styrelse, 62 skal kommunalbestyrelsen vurdere, hvordan kvalitet og effektivitet i den kommunale opgavevaretagelse kan udvikles (servicestrategi) og om kommunen skal gøre brug af udbud (udlicitering af opgaver) og på hvilken måde det skal ske. Efter bek. 881 af 24. oktober 2002 om servicestrategi skal udbudspolitikken beskrive kommunens overordnede retningslinier for 1. Valg af leverandører, kravspecifikation og betingelser ved udbud 2. Kontrolbud, herunder omkostningskalkulationer 3. Kvalitetsopfølgning 4. Efter hvilke procedurer der træffes beslutning om udbud 5. Hvordan personalet inddrages 6. Anvendelse af sociale klausuler Som en del af aftalen mellem KL og regeringen om kommunernes økonomi for 2007 er der enighed om: At der skal laves regler for beregning af kontrolbud. Reglerne vil blive indarbejdet i det kommunale budget og regnskabssystem. Formålet er at sikre at alle relevante omkostninger henføres til den relevante aktivitet, så der sikres sammenlignelighed med private bud. At udbygge kravene til de kommunale servicestrategier At der skal ske en opfølgning på, om kommunens mål for konkurrenceudsættelse er nået Kommunalbestyrelsen skal inden udgangen af 3. kvartal 2009 udarbejde den næste opfølgningsredegørelse. I den forbindelse skal der redegøres for udviklingen i konkur- 2

3 renceudsættelsen i forhold til måltal for perioden (Nyt nøgletal Privat leverandør indikator "PLI" skal nå tallet 25. ) Det er kommunalbestyrelsen selv, der skal godkende opfølgningsredegørelsen og det er ikke muligt at delegere behandlingen f.eks. til økonomiudvalg, fagudvalg eller administrationen. Kalundborg Kommune udarbejder inden udgangen af 2007 en redegørelse om, hvordan der følges op på servicestrategien og hvordan private virksomheders eventuelle tilbud har været behandlet. Udbudspolitik for opgaver, i relation til servicestrategi Direktionen laver indstilling til Kommunalbestyrelsen, når der er nye områder som skal udbydes eller hidtil udbudte opgaver skal hjemtages uden fornyet udbud. Forud for indstilling udarbejdes en analyse, som danner grundlag for politisk beslutning om opgaven skal udbydes eller der skal udføres andre effektivitets- eller kvalitetsfremmende foranstaltninger. Analysen skal, før den endelige politiske behandling, forelægges relevante MED-udvalg. Kommunalbestyrelsen beslutter om nye områder skal udbydes. Vedtagelse om at udbyde en opgave, skal altid ske med det udgangspunkt, at få opgaven løst bedst og billigst, dog således, at der tages særligt hensyn til områder, hvor skiftende leverandører /entreprenører vil medføre særlige gener for borgerne, hvor en kommunal opgaves overdragelse til private vil skabe monopol-lignende tilstand på området og hvor der er særlige behov for regelmæssigt at justere på serviceniveauet Ved ethvert udbud udarbejdes en detaljeret kravspecifikation. Der vil fra sag til sag blive taget stilling til, om der skal inddrages ekstern rådgivning. Ved ethvert udbud, hvor kommunen hidtil har udført opgaven, udarbejdes et kontrolbud. Priskalkulation for kontrolbud følger de autoriserede regler i budget- og regnskabssystemet for kommuner. Næsten alle udbud vil have en størrelse, så de skal følge EU s udbudsregler. I henhold til disse regler, kan kontrakter tildeles efter enten "laveste pris" eller "det økonomisk mest fordelagtige bud". Der er ikke adgang til at anvende andre end disse to tildelingskriterier. Kalundborg Kommune vil vælge den leverandør, som ud fra en samlet vurdering med de valgte kriterier, afgiver det økonomisk mest fordelagtige bud. Herved får kommunen mulighed for at inddrage andre relevante kriterier end blot prisen fordi der kan fastsættes underkriterier der knytter sig til kontraktgenstanden. Eksempler på lovlige underkriterier er: kvalitet, teknisk værdi, funktionsmæssig karakter, miljøegenskaber, driftssikkerhed, rentabilitet, kundeservice, levering m.fl. Ved ethvert udbud vil der konkret blive taget stilling til, i hvilket omfang der skal inddrages sociale klausuler. Ved ethvert udbud vil der blive konkret blive fastlagt, hvordan der følges op på kvaliteten. Hvis private leverandører overtager kommunale områder, vil Lov om virksomhedsoverdragelse blive anvendt. Løn- og ansættelsesforhold for berørt personale ønskes som hovedregel fastholdt uændret i kontraktperioden. 3

4 Udfordringsret Når kommunen modtager en udfordring et konkret tilbud skal Kommunalbestyrelsen forholde sig til, om kommunen vil modtage dette tilbud eller fortsætte med at løse opgaven selv. Når kommunen modtager et tilbud fra en privat leverandør, behandles tilbud i overensstemmelse med reglerne i Lov om udfordringsret. Kommunalbestyrelsen har pligt til at sørge for at sammenligne omkostningerne ved at antage tilbud med de omkostninger, kommunen har ved selv at udføre opgaven. Kommunalbestyrelsen skal herefter træffe beslutning, om opgaven fortsat skal varetages af kommunens egne institutioner og virksomheder eller om den skal udføres af en privat leverandør. Loven forpligter ikke Kommunalbestyrelsen til at træffe nogen bestemt beslutning på baggrund af sammenligningen. Resultater af modtagne udfordringer indgår i opfølgningsredegørelse om kommunens servicestrategi. I henhold til aftalen mellem KL og Regeringen om kommunernes økonomi for 2007 vil Regeringen søge Folketingets tilslutning til at afskaffe udfordringsretten. Formål med indkøbs- og udbudspolitik Formålet med vedtagelsen af en indkøbs- og udbudspolitik er, at skabe rammerne for at Kalundborg Kommune køber varer og tjenesteydelser på de mest fordelagtige betingelser, at der sikres kvalitet og miljøbevidsthed og overholdelse af gældende lovgivning på indkøbsområdet. Indkøb der hører under tilbudslovens bestemmelser og / eller reglerne om EU-udbud, foretages i henhold til gældende lovgivning. Omfang og afgrænsning Indkøbspolitikken omfatter alle dele af kommunen, også indtægtsdækkede og kontraktstyrede virksomheder. Kalundborg Kommune kan så optræde som én kunde overfor leverandører hvilket er en forudsætning for at sikre de forretningsmæssige og administrative fordele. Selvejende institutioner med kommunale tilskud er som udgangspunkt omfattet af indkøbspolitikken i det omfang, det er muligt i henhold til gældende driftsoverenskomster. Ved fornyelser af driftsoverenskomster skal det sikres, at alle selvejende institutioner bliver omfattet. Kommunale selskaber kan benytte sig af indkøbsaftalerne hvis de ønsker det. Indkøbs- og udbudspolitikken omhandler ikke de opgaver, som kommunen udfører som myndighed, men alene de opgaver, der helt eller delvist kan overgå til eksterne leverandører som følge af, at opgavens karakter ikke er relateret direkte eller indirekte til myndighedsudøvelse. Grundlæggende principper Organiseringen af Kalundborg Kommune er grundlæggende baseret på netværksdannelse og projektorganisering og har fokus på borgeren, erhvervslivet, faglighed og udvikling. Overordnet arbejdes der efter principper om central styring og decentral ledelse. Central styring består i at fastsætte overordnede rammer og mål, hvorefter den decentrale ledelse har ret og pligt til at udfylde rammerne for at nå målene. Et andet vigtigt princip er obligatorisk vidensdeling, hvilket betyder, at den viden man har, stiller man til rådighed for hele organisationen ikke kun for sig selv og sin institution eller afdeling. Hvis der er brug for ens kompetencer i et udviklingsarbejde el. l. bidrager institutionen, afdelingen og enkeltpersonen med denne viden i projekt- og netværksarbejde. Indkøb skal være i overensstemmelse med kommunens etik og virke om offentlig ordregiver. 4

5 Kommunen handler ikke med leverandører, der ikke lever op til lov nr af 21. december 1994 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger. Tilrettelæggelse af udbud og indkøb skal foregå på en måde, så mange leverandører får mulighed for at byde. For at sikre målet med at kommunen som helhed køber sine varer og tjenesteydelser på de økonomisk mest fordelagtige vilkår, følges nedenstående principper: - centralt styrede aftaler - medinddragelse af medarbejdere og decentrale disponenter - decentrale indkøb ved brug af indkøbsaftalerne - miljøvenlige indkøb - udbud på alle udbudspligtige områder - udbud på alle øvrige områder, hvor det vurderes hensigtsmæssigt - indgåelse af obligatoriske aftaler - anvendelse af Web-indkøb. Kommunens indkøb skal ske ud fra forretningsmæssige principper ved en samlet vurdering af - pris - kvalitet - funktionalitet - levering - garanti - service - miljø, energi- og arbejdsmiljøforhold - levetid - leverandørens soliditet - betalingsvilkår m.m. Erhvervsstrategi Indkøbs- og udbudspolitikken er også en del af erhvervsstrategien. I tilrettelæggelsen af udbud og ved formulering af kravspecifikationer åbnes så vidt muligt for, at små og mellemstore virksomheder, konsortier og iværksættere kan deltage ved udbud. Planlagte udbudsforretninger både under og over EU s tærskelværdi, vil blive offentliggjort via kommunens hjemmeside og andre hensigtsmæssige portaler for annoncering, f.eks. www. IKAbud.dk. Derudover vil erhvervsorganisationer og andre interesserede kunne tilmelde sig nyhedsservice på hjemmesiden og dermed løbende blive orienteret om igangværende udbud, så alle der har ønske om det får mulighed for at deltage i relevante udbudsforretninger. Kommunens medarbejdere som medvirker ved udbud vil, indenfor lovgivningens rammer, vejlede tilbudsgivere om formkrav og retningslinier ved afgivelse af bud. Leverandørpolitik Enhver leverandør samt potentiel leverandør til Kalundborg Kommune skal behandles med baggrund i lighed og saglighed. Ingen leverandør må holdes ude fra at afgive tilbud til kommunen ud fra ikke-saglige krav. Miljø Ved udbud medtages relevante miljøkrav. Disse indgår sammen med øvrige krav i en helhedsvurdering af indkomne tilbud. Krav og vurderingen af disse vil være beskrevet i udbudsmaterialet på samme måde som øvrige kriterier der indgår i vurderingen. Der kan vurderes på - miljøbelastning og levetid - arbejdsmiljø 5

6 - virksomhedens etiske mål og metoder - energiforbrug Miljøbelastende produkter erstattes i muligt omfang af mindre miljøbelastende produkter. I vurdering af produkter og ydelser indgår også arbejdsmiljøet. Der skal tages hensyn til personer (brugere og personale) og til materiale (inventar, overflader, beklædning) og ergonomi. MED-udvalg og arbejdsmiljømedarbejder inddrages i arbejdet efter behov. I vurderingen af tilbudsgivere indgår om virksomheden har en miljøpolitik og der er udarbejdet grønt regnskab, miljøcertificeringer og miljømærkninger. Ved vurdering af energiforbrug kan det være f.eks. el-, brændstof- eller vandforbrug eller Co2-udledning. Organisering Indkøbsfunktionen er organiseret som et team i Økonomistaben. Indhold og principper i indkøbs- og udbudspolitikken er krumtap for indkøbsfunktionen og måden Teamet skal arbejde på. Indkøbs-Teamet skal gennem sit virke bidrage til at sikre, at Kalundborg Kommune agerer indkøbsfagligt professionelt i forholdet til vores samarbejdspartnere og leverandører, at vi overholder EU-lovgivning og sikrer stordriftsfordele, så værdiskabende og direkte målbare resultater realiseres og dermed er med til at sikre rammerne for fastholdelse af servicen for borgerne. Vision for indkøbsfunktionen Teamet skal fremadrettet opkvalificere kommunens ledere og medarbejdere i kendskab til indkøb og udbudsregler. I samarbejde med alle dele af organisationen skal teamet skabe klarhed og gennemsigtighed i forhold til lokalt erhvervsliv og handelsstand og ikke mindst internt i organisationen. Teamet skal opleves som kompetent og engageret og som medspiller i forhold til den enkelte institution, faglige enhed eller interne stab. Udbuds resultater skal opleves som fælles løsninger, forbedring og rigtigt valg af leverandør. Kun ved reelt samarbejde med decentrale disponenter sikres god forankring og ejerskab af indgåede aftaler. Det er et væsentligt faktum som teamet skal have stor respekt for. Størstedelen af Indkøbs-Teamets aktivitet er rettet udad i organisationen mod de faglige enheder og institutioner og samtidig være kommunens ambassadører i forhold til eksterne leverandører og samarbejdspartere leverandørens indgang til kommunen. Teamet skal være opsøgende og servicere, vejlede og foretage analyser samt skabe overblik og sikre helhedssyn. Teamet skal være modtagelige og positive for ideer og emner som kommer fra egen organisation eller udefra. Teamet skal udvikle værktøjer og viden til støtte og opkvalificering af indkøbsarbejdet i kommunen. Herunder effektivisering ved at indføre og udbrede brug af elektronisk handel og digitalisering af processerne omkring indkøb. Indkøbsdisponering Indkøbsdisponering sker som hovedregel decentralt. Det er de enkelte faglige enheder, stabe og institutioner der er ansvarlige for, at indkøb sker i overensstemmelse med kommunens indkøbs- og udbudspolitik. Leasing /leje Kommunalbestyrelsen har 27. september 2007 vedtaget en leasingpolitik /-strategi for Kalundborg Kommune. 6

7 Ved leasing og leje, skal de økonomiske aspekter i alle tilfælde vurderes. Alle afdelinger og institutioner under Kalundborg kommune, som ønsker at indgå leasingaftaler, skal søge godkendelse og rådgivning herom hos økonomistaben for udregning af den økonomiske konsekvens af en leasingaftale. Forpligtelser kommunen har iht. leasing-/lejekontrakter påvirker kommunens låneramme og desuden skal der i hovedregnskabet redegøres for alle gældsforpligtelser og kommunens fysiske aktiver i relation til krav om aflæggelse af omkostningsregnskaber. Alle leasing-/lejeaftaler skal forelægges økonomistaben for økonomisk beregning og sikring af registrering i kommunens balance, samt godkendes af økonomichefen inden der indgås bindende aftale. Leasing- /lejekontrakter på kr. eller derover skal desuden godkendes af Kommunalbestyrelsen. Elektronisk handel I henhold til Lov om offentlige betalinger stilles krav til kommunens leverandører om at leve op til lovens krav. Derudover vil der i udbud med henblik på indkøbsaftaler blive stillet krav om at leverandører skal levere elektroniske varekataloger som matcher kommunens e-handelsløsning. Indførelse af e-handelssystem skal forenkle og digitalisere processerne omkring indkøb på sigt. Brugerinddragelse /Projektgrupper I forbindelse med udbud og indgåelse af indkøbsaftaler inddrages i relevant omfang decentrale indkøbere ved at der nedsættes en projektgruppe. Grupper sammensættes så bredt, at vi sikrer at der er tilstrækkelig faglig ekspertise og erfaring med i arbejdet. I arbejdet suppleres med faglig medvirken om f.eks. miljø, sikkerhed og jura. Projektgruppers opgaver er at udarbejde kravspecifikation for det produktområde eller tjenesteydelse der skal udbydes, at indsamle oplysninger om forbrug, mængder, kvalitetskrav mv., at deltage i vurdering og behandling af indkomne tilbud, at deltage i udvælgelse af kommende leverandører, at repræsentere sin enhed, stab eller institutionstype o.l. herunder en forpligtelse til at repræsentere respektive brugere og formidle information om indgåede aftaler, løbende evalueringer og kontraktopfølgning. En medarbejder fra Indkøbs-teamet er som hovedregel tovholder på disse grupper. Forudsætninger for samordning I forbindelse med forberedelse af udbud og indgåelse af indkøbsaftaler har den enkelte enhed, institution eller afdeling pligt til at medvirke med alle relevante ressourcer, oplysninger og forbrugsdata ved udbuds- og indkøbsarbejdet. Ledelsen i alle grene af kommunen skal medvirke til at standardisere og systematisere brug og design af varer og tjenester med henblik på at udvikling, forenkling og besparelser. Besparelser /gevinster Besparelser opnået ved brug af almindelige frivillige indkøbsaftaler tilfalder disponentens område. Besparelser efter gennemført EU-udbud tilfalder som hovedregel kassen. I særlige tilfælde kan der træffes afgørelse om andet, ved konkret vurdering og i øvrigt ved vedtagelse af årets udbudsplan. 7

8 Indkøbssamarbejder og indkøbscentraler På indkøbsområder, hvor det vurderes hensigtsmæssigt deltager kommunen i samarbejde med f.eks. andre kommuner om fælles udbud o.l. På områder, hvor det vurderes hensigtsmæssigt benyttes indkøbscentral, herunder kommunens medlemskab af SKI (Statens og Kommunernes Indkøbsservice). Anvendelse af disse kontrakter friholder kommunen fra udbudspligt, idet disse er resultater af EU-udbud på vegne af det offentlige Danmark. Det vil fremgå af den årlige udbudsplanlægning hvilke kontraktområder disse muligheder benyttes. Indkøbsaftaler og engangskøb Alle standard varer og tjenesteydelser skal som udgangspunkt være omfattet af indkøbsaftale. Udvælgelse af leverandører ved engangskøb sker efter samme principper som ved indgåelse af indkøbsaftaler. Engangskøb defineres som større anskaffelser, som ikke gentages så ofte, at en indkøbsaftale er fordelagtig. På mindre produktområder forekommer indkøb af så ubetydelig størrelse, at der ikke indgås aftale. I forbindelse med disse køb, skal disponenterne sikre, at indkøbspolitikkens formål og principper efterleves. Kalundborg Kommunes aftaler må ikke anvendes til private indkøb. Aftaleformer Der etableres 3 aftaleformer, der vælges ud fra, om de er resultat af et udbud og om de er omfattet af EU s udbudsregler. 1. Bindende aftaler i henhold til en kontrakt efter gennemført udbud og typisk for indkøbsområder, som er over tærskelværdien. 2. Rammeaftaler indgås på områder, hvor der er meget forskellige ønsker, krav og behov, f.eks. møbler. 3. Frivillige aftaler, typisk på områder som har lille omsætning (under tærskelværdi). Ingen områder eller institutioner må indgå juridisk og økonomisk bindende indkøbsaftaler, uden Indkøbsfunktionens medvirken. Aftaler indgået på grundlag af udbud er som udgangspunkt bindende for hele organisationen, jævnfør Bek. Nr. 937 af 16. september 2004 (Udbudsdirektivet). Forpligtelser og bindinger På nogle oplagte vare- og ydelsesområder vil der være pligt til at benytte bestemte leverandører på grund af stordriftsfordele, driftssikkerhed eller styringskrav. Det gælder for eksempel telefoni, elektricitet, IT-vedligeholdelse, IT produkter, brændstof og fyringsolie m.fl. Udbud Udbud defineres her som alle de situationer, hvor kommunen opfordrer eksterne tilbudsgivere til at give bud på en given vare eller ydelse som efterspørges. Indkøb der overskrider de fastsatte tærskelværdier udbydes i henhold til EU s direktiver, enten som offentligt udbud eller begrænset udbud. Ved offentligt udbud kan alle deltage i tilbudsgivning på baggrund af det udarbejdede udbudsmateriale og kravspecifikation. Ved begrænset udbud gennemføres først en prækvalifikation af egnede leverandører, som efterfølgende kan afgive tilbud. 8

9 På ikke udbudspligtige områder indhentes tilbud fra en begrænset kreds af relevante tilbudsgivere. Hvor det er praktisk muligt, skal der indhentes tilbud fra mindst to tilbudsgivere, så der dokumenterbart er opnået det mest fordelagtige bud i forbindelse med en aftaleindgåelse. Valg af leverandør Ethvert udbudsmateriale indeholder nødvendigt evalueringsværktøj til at finde det mest egnede tilbud. Evalueringsmodellens kriterier og vægtning vil altid tage sit udgangspunkt i opgavens art. Derudover kan forekomme mange andre kriterier som miljø, personale, kvalitet, pris, administration o.l. Enhver potentiel leverandør behandles med baggrund i lighed og saglighed. Det er altid kommunens sigte, at udbudsmaterialet tydeligt giver en potentiel leverandør informationer, så kommunen får tilbud, der netop tilsigter de kriterier, der ligger til grund for valg af leverandør til en given opgave. Udbudsplanlægning Direktionen fremlægger i forbindelse med den årlige budgetlægning en udbudsplan over de områder, der skal udbydes i det kommende år og områder der skal undersøges og analyseres mhp vurdering af om områderne er egnet til udbud, for eksempel ud fra markedsforhold, forventninger til kvalitet, service, besparelser mv. I relation til de konkrete udbud på planen udarbejder Økonomistaben desuden tids- og handleplaner, med sammenhæng til de individuelle partnerskabsaftaler med de faglige enheder, institutioner eller stabe, som involveres i udbudsarbejdet og kontraktindgåelsen. Økonomistaben kan aftale med direktionen, undtagelsesvis at iværksætte udbud, som ikke er på årsplanen. Kommunens første udbudsplan vedtages samtidig med nærværende indkøbs- og udbudspolitik. Ændringer og opfølgning af indkøbs- og udbudspolitikken Med gennemførelse af denne politik fastsættes procedure- og kompetenceregler for, hvornår og hvordan kommunen indkøber varer, service- og tjenesteydelser. Indkøbs og udbudspolitikken kan tages op til revision efter behov eller mindst hvert 4. år, senest i efteråret Godkendt af Kommunalbestyrelsen 24. januar