dd. Faaborg-Midtfyn Kommune Udvidet forvaltningsrevision

Transkript

1 dd. Faaborg-Midtfyn Kommune Udvidet forvaltningsrevision Det tekniske område 3.

2 Indhold 1 INDLEDNING HOVEDKONKLUSIONER GENERELLE BEMÆRKNINGER PARK OG VEJS TIMEPRISER BUM-MODELLENS MODENHED MASKINPARKEN PARK OG VEJS KONKURRENCE-PARATHED VINTERTJENESTE PARK OG VEJ OG BUM-MODELLEN BUM-MODELLEN OG ORGANISERINGEN I PARK- OG VEJ ØKONOMISTYRING I LEDELSEN SAMARBEJDE MED BESTILLERE BOGFØRING ÅRSREGNSKABET PARK OG VEJS TIMEPRISER OMKOSTNINGSÆGTE TIMEPRISER BEREGNINGEN AF PRISERNE LEDELSENS FOKUS PÅ PRISERNE OG ØKONOMISTYRING GENERELT PRISERNES HOLDBARHED I REGNSKABET MASKINPARKEN MASKINERNE ADMINISTRATION AF MASKINERNE MASKINTIMEPRIS EFTERKALKULATION VINTERTJENESTE BEVILLINGSMÆSSIGE FORHOLD ORGANISERING OG ØKONOMISTYRING VURDERING AF ORGANISERING OG ØKONOMISTYRING... 28

3 1 Indledning BDO Kommunernes Revision A/S har i perioden februar og marts måneder 2009 gennemført en udvidet forvaltningsrevision af det tekniske område i Faaborg-Midtfyn Kommune. Revisionen er afgrænset til for- holdet mellem Fagsekretariatet Veje og Forsyning som bestiller af ydelser - og Park og Vej-afdelingen som udfører af ydelserne. Endvidere er bestiller-udfører-forholdet forholdet mellem institutioner og Park og Vej unprocesser, samarbejde, metoder mv. dersøgt. Den udvidede forvaltningsrevision har til formål at se på organisering, ud fra en økonomistyringssynsvinkel. synsvinkel. I vores gennemgang af forskellige forhold har vi vurderet, hvordan vi ser disse forhold i Faaborg-Midtfyn Kommune og, hvis vi har fundet anledning dertil, givet vores anbefalinger til forbedringer. Forvaltningsrevisionen er for Faaborg-Midtfyn Kommune bestilt af Direktør Annalise Horster og i forbindel- se med igangsættelsen af opgaven, blev følgende 5 spørgsmål stillet: 1. timeprisberegningerne, kan det gøres billigere (mere effektivt) så kommunen får leveret mere for pengene? 2. sammenhæng via BUM-model, mellem bestillerdelen (fagsekretariatet) og udførerdelen (Park og Vej) i hvor vid udstrækning er der andre kommunale og eksterne aktører inde som bestillere, og påvirker det opgaveudførelsen for hovedopgaverne i forhold til fagsekretariatet? 3. ressourceudnyttelsen eudnyttelsen af maskinpark udnyttes den optimalt, er maskinparken (for stor/lille pas- sende/gammel mm) i forhold til opgaverne? 4. eventuel konkurrenceudsættelse er udførerdelen gearet til en egentlig konkurrenceudsættelse, og i hvilken grad vil det påvirke kommunens samlede økonomi? 5. Vintertjenesten er defineret som vanskeligt styrbart område fordrer det en effektiv økonomi- styring af området, og kan den eventuelt gradueres, så kun en mindre del defineres som vanskeligt styrbart? I forbindelse med vores revision har vi haft adgang til relevante dokumenter, beskrivelser, beregninger, forudsætninger mv., som ligger til grund for budgettering, regnskabsaflæggelser, økonomistyring mv. vedrørende området. Revisionen er gennemført ud fra disse oplysninger og ud fra interviews med ledelsen af Veje og Forsyning samt Park og Vej. Vi har endvidere fået fornøden service fra Økonomi, der har haft rollen med at levere os de oplysninger, der har måttet være nødvendige for vores revision. I den følgende afrapportering af vores forvaltningsrevision, vil vi besvare spørgsmålene i det omfang vi har afdækket dem. 3

4 Vi har i et afsnit opridset hovedkonklusionerne i forhold til de 5 hovedspørgsmål, der fra kommunens side er stillet. I de efterfølgende afsnit i rapporten er grundlaget for vores konklusioner beskrevet. Vi har i denne uddybende del af rapporten valgt at følge en disposition, der anvender en anden opbygning, således at de grundlæggende forhold omkring BUM-modellen og mulig konkurrenceudsættelse afdækkes først, og deref- ter forhold omkring timepriser, maskinpark og vintertjeneste. Odense den 3. Bo Panduro Seniorkonsulent Per B. Berg Ledende revisor 4

5 2 Hovedkonklusioner 2.1 Generelle bemærkninger Det er vores overordnede vurdering, at der generelt mellem parterne i BUM-modellen - Veje og Forsyning og institutionerne på den ene side og Park og Vej på den anden side udtrykkes tilfredshed med samarbejfungerer i forhold til det økonomistyringsmæssige formål for kommunen generelt. Modellen understøtter gennemsigtighed, økonomiske incitamenter og det og med den valgte organisationsform. Vi vurderer, at BUM-modellen på det stade, den er i dag - i et vist omfang hensynet til en prissammenligning med andre leverandører. 2.2 Park og Vejs timepriser Vi har i vores gennemgang af metoder og resultater i forhold til timeprisberegningen afdækket et godt kendskab til metoder og regler på området. Vi mener, at timeprisberegningens organisatoriske forankring i Økonomi er et sikkert valg med hensyn til at understøtte dette. Timeprisberegningerne udføres generelt på en måde, så de beregnede priser er omkostningsægte og dermed egnede til synliggørelse af de faktiske omkostninger ved leverance af Park og Vejs ydelser. Vi har konstateret, at der selv om prisberegningerne er forankret centralt er et godt kendskab til meto- der og forudsætninger hos ledelsen af Park og Vej. Vi har desuden efterkalkuleret timepriserne i forhold til regnskabet for Hensigten med efterkalkulaat efterprøve den produktivitet, som er forudsat i den budgetterede timepris. Jo lavere timepris, jo større produktivitet og omvendt. Vi konkluderer på denne baggrund, at Park og Vej for så vidt angår produktivitet, stort set har levet op til de forventninger, der er indarbejdet i de vedtagne budgetter. Den faktiske timepris for 2008 kan beregnes til tionen er med timeprisen som mål 271 kr. mod budgetteret 260 kr. Timeprisen er til en vis grad presset af et relativt højt sygefravær. Vi anbei overensstemmelse med indsatsområdet om Syge- og fraværspolitik i Aftale med Park og Vej. faler et fortsat ledelsesmæssigt fokus på sygefraværet 2.3 BUM-modellens modenhed Vi vurderer, at den valgte organisationsform i tilstrækkelig grad understøtter BUM-modellen. Implementeringsprocessen omkring BUM-modellen er igangsat, men er endnu ikke tilendebragt. Vi har under analysen ikke fået dokumenteret en reel og gennemskuelig prissammenhæng mellem de udførte ydelser (kvalitet og omfang) og den tildelte økonomi. Man er hos bestilleren i en løbende proces med beskrivelse af ydelser i driftsaftalerne mellem Veje og For- syning, men det er vores vurdering, at man endnu er et stykke vej fra at have tilendebragt denne opgave. I samarbejdet med institutioner om mindre opgaver, er det vores vurdering, at Park og Vej har en stor del af institutionerne som faste kunder på forskellige ydelser. Det er ligeledes vores vurdering, at der ikke er mange alternative leverandører inde i billedet og at disse leverandører udfører mindre opgaver. Vi har gen- nemført en spørgeskemaundersøgelse, der har vist tilfredshed med ydelserne hos de institutioner, der an- vender Park og Vej. 5

6 En BUM-model er ensbetydende med en vidtstrakt grad af decentralisering. Vi har i vores undersøgelse oplevet, at ledelsen af Park og Vej udtrykker villighed til at disponere midlerne og tilrettelægge organiserin- gen inden for de rammer man er underlagt. Det er vores vurdering, at der i den daglige ledelse sker en øko- nomisk prioritering i tilrettelæggelse af arbejdet og organisering af afdelingen. Samtidig er der fokus på at anvende eksterne leverandører, hvor egen drift ikke er rentabel. 2.4 Maskinparken Park og Vej råder over en væsentlig mængde materiel, hvilket kræver et stort fokus på styring, prioritering af nyanskaffelser, afskaffelse af urentabelt materiel og beslutning om leje af materiel og underleverandørat foretage disse prioriteringer. Man oplyser, at man løbende vurderer de enkelte maskiners rentabilitet, og at man ad denne vej søger den mest ydelser mv. Ledelsen udtrykker forståelse for og oplyser, at den handler efter, optimale balance mellem eget materiel og indlejet materiel samt benyttelse af andre leverandører. Ligeledes indgår det i ledelsens overvejelser, hvilke opgaver, det rent maskinmæssigt er rentabelt selv at udfører for kommunen, og hvilke der bedst udføres af mere specialiserede entreprenører. Det er vores vurdering foretaget på baggrund af gennemført interview med ledelsen at ledelsen udtrykker stort fokus på bevidsthed om omkostningsoptimering i forhold til maskinparken. Den regnskabsmæssige håndtering af maskinerne vurderes grundlæggende at være i orden, - vi har dog enkelte anbefalinger til forbedret praksis. Vi anbefaler desuden, at man øger fokus på den regnskabsmæssige opfølgning på maskinernes driftsom- kostninger i forhold til den indtjening, de har. 2.5 Park og Vejs konkurrence-parathed Så længe ydelserne på de store driftsområder endnu ikke er beskrevet, vil det ikke være relevant at konkurrenceudsætte området. Bestillerdelen vil derfor ikke være klar til at udbyde opgaverne. Udføreren Park og Vej - udviser en høj grad af virksomhedsøkonomisk tænkning i den måde ledelsen prioriterer på. Dog mangler der i nogen grad regnskabsteknisk understøttelse en mangel, som efter vores vurdering er nød- vendig, men ikke umiddelbart vanskelig at rette op på. I den henseende anbefaler vi etablering af et simpelt virksomhedsregnskab for Park og Vej, der på en gennemskuelig måde kan vise det reelle regnskabsmæssige resultat for afdelingen. Formålet er, at alle om- kostningselementer og indtægter baseret på omkostningsægte gte timepriser, holdes op imod hinanden, så der ikke kan opstå tvivl om sammenhængskraften i afdelingen. En sådan regnskabsmodel tjener på samme tid til at måle Park og Vejs reelle resultat og beskytte ledelsen mod tvivl om regnskaberne som følge af en uigennemskuelig regnskabsmodel. Vi har ikke på grundlag af den udførte revision konkrete oplysninger til støtte for en vurdering af, om en konkurrenceudsættelse vil kunne påvirke kommunens samlede økonomi. 6

7 2.6 Vintertjeneste Man vil inden for rammerne af den nuværende økonomi på området kunne definere en mindre del som ustyrbart i forhold til de definitioner, man anvender i dag. Det er dog ikke vores vurdering, at det er relevant at forsøge at opnå en høj grad af budgetsikkerhed, da dette efter vores vurdering vil kunne medføre højere langsigtede omkostninger til vintertjeneste, end dem man i dag har. Denne vurdering baserer sig på en forventning om, at en risikoafdækkelse vil medføre om- kostninger til forsikringspræmie som det henset til en kommunes generelle økonomiske robusthed og den faktiske størrelse af den økonomiske usikkerhed på området ikke vil kunne betale sig at afholde. Det er vores generelle vurdering af driften af området, at der anlægges rationelle økonomiske betragtnin- ger i forbindelse med organisering og udførelse. 7

8 3 Park og Vej og Bum-modellen 3.1 BUM-modellen og organiseringen i Park- og Vej BUM-modellen, generelt og som den praktiseres i Faaborg-Midtfyn Kommune, er fastlagt i notatet Orga- nisering af driftsvirksomheden Park og Vej i Faaborg-Midtfyn Kommune. Ved indførelsen af BUM-modellen er den traditionelle driftsorganisation blevet opdelt i en bestiller- funktion og en udfører-funktion. Centrale uddrag om Bestiller-funktionen: Det er vigtigt at bestiller-funktionen er en integreret del af helheden i fagsekretariatet således at koordinationen af opgaverne sikres. Det vil sige at bestiller-funktionen ikke e ren afgrænset enhed som kun bestiller Overordnet er det bestiller-funktionen, der beskriver kvaliteten, rammerne og målet med drifts-, renoverings- og anlægsopgaver inden for det tekniske område Centrale uddrag om Udfører-funktionen: Udfører-funktionens funktionens arbejdsopgaver defineres via en driftskontrakt, bestillingsopgaver, anlægsopoverordnede rammer og målsætninger for den daglige drift og vedligeholdelse af eksisterende anlæg ( ). Det er vigtigt, at det tydeligt fremgår af driftskontrakten, hvilket niveau og kvalitet driften forventes udført til, - samtidig bør der dog være vide rammer for planlægningen af den daglige drift Centrale uddrag omkring forudsætninger for iværksættelse af BUM-modellen gaver eller via en licitation Driftskontrakten indeholder nogle Omkring grundlaget er det nødvendigt at få registreret samtlige veje, stier, grønne områder mv. (.). Det er en stor ressourcekrævende opgave at indsamle samtlige datamængder fra de 5 kom- muner, men det er nødvendigt for at sikre, at det fastlagte serviceniveau kan beskrives og overhol- des. Med andre ord er det grundlaget for at BUM-modellen kan fungere. Definition af plejen. Registreringer gør det ikke alene, derudover skal driftstilstanden beskrives og mål formuleres. Park og Vej er organiseret under fagsekretariatet Veje og Forsyning, men har som aftaleholder et selvstæn- digt ansvar for driften og opgaveløsningen indenfor rammerne af den dialogbaseredede aftale, 1 Park og Vej hvert år indgår med Direktionen. De primære arbejdsopgaver for de ca. 95 medarbejdere ansat i Park og Vej er vedligeholdelse af grønne områder, strande, offentlige toiletter, idrætsanlæg, skove, vandløb, naturområder, veje, pladser og belægninger. Derudover udfører Park og Vej anlægsopgaver og diverse andre opgaver for kommunale og offentlige institutioner og afdelinger. Park og Vej udfører desuden vintertjeneste på de kommunale veje. 1 Den formelle definition af en aftale i Faaborg-Midtfyn Kommune er: en aftale præciserer hvilke mål og resultater, der skal nås inden for en given periode, samt hvilke rammer (økonomi, personale mv.) og spilleregler det skal ske inden for. 8

9 Park og Vej er organiseret med en Park- og vejchef, som er ansvarlig for hele virksomheden og med 2 sekti- oner (Park og Vej) med hver deres sektionsleder og driftsleder samt 2 stabsfunktioner (kontor og kør- sel/værksted). Uddrag fra bemærkningerne til budget 2009 Park og Vejs eksistensberettigelse else er betinget af dens konkurrencedygtighed, og virksomheden skal således kunne konkurrere med private entreprenører på lige vilkår. Der opereres således med omog maskinpriser, hvor alle udgifter er medregnet. kostningsægte mandskabs- Fagsekretariaterne Plan og Kultur samt Veje og Forsyning fungerer som bestiller-funktion på hver deres budgetområder. Det samlede driftsbudget ligger hos bestillerfunktionerne. Aftaler mellem bestiller og udfører, dan- ner grundlag for overdragelse af opgaver til Park og Vej. Det er BDO KR s vurdering, at den organisatoriske adskillelse mellem bestiller (Veje og Forsyning) og udfø- rer (Park og Vej) ikke er helt korrekt i forhold til at sikre fuld adskillelse lse mellem bestiller- og udførerdelen, da Park og Vej i en vis udstrækning er organiseret under Veje og Forsyning (Vej- og Forsyningschefen har ansættelseskompetencen i forhold til Park og Vejchefen). Forholdet vurderes dog ikke at have reel indflymen er endnu ikke tilendebragt. Vi har delse på BUM-modellens virke i det daglige. Implementeringsprocessen omkring BUM-modellen er igangsat, under analysen ikke fået dokumenteret en reel og gennemskuelig prissammenhæng mellem de udførte ydelser (kvalitet og omfang) og den tildelte økonomi. Iflg. det oplyste har Veje og Forsyningen ikke udarbejdet kravspecifikationer, der vil kunne bruges til at sen- de opgaver eller delopgaver i udbud eller som vil kunne bruges i forbindelse med beregning af kontrolbud. Vi har således fået oplyst, at der ikke er udarbejdet en konkret driftsaftale mellem Veje og Forsyning og Park og Vej. Konkret klares afstemningen mellem forventning og udførelse på vejområdet ved at Veje og Forsyning og Park og Vej løbende holder driftsmøder, og at der på baggrund af møderne sker en ajourføring af notatet Drift af veje. Notatet indeholder på overordnet vis information om de aftaler, der er indgået mellem Vejkontoret (bestiller) og Vejafdelingen (udfører). Endvidere har vi fået oplyst, at der ikke foreligger en konkret aftale/beskrivelse om grænsen mellem faste driftsopgaver og bestillingsopgaver (regningsarbejder). Fagsekretariatet Veje og Forsyning har oplyst, at de er i gang med at foretage de registreringer, der skal danne grundlaget for den fremtidige driftsaftale med Park og Vej, og at der pt. er fokus på vejnet, skilte og rabatter. Hensigten er, at registreringen i løbet af 2009 skal være så fremskreden, at der i løbet af 2009 skal forberedes udbudsmateriale til udbud af 1 2 driftsområder i At der ikke er en klar økonomisk adskillelse mellem Park og Vej og bestillerdelen, illustreres af økonomien omkring regnskabsår 2008, hvor der oprindelig var budgetteret med et underskud på 3,1 mio. kr. og hvor budgettet efterfølgende er korrigeret til et forventet underskud på 6,2 mio. kr. Det foreløbige regnskab udviser et overskud på 2,2 mio. kr. En del af afvigelsen kan forklares med overførte beløb fra tidligere år, men det har ikke kunnet dokumenteres, hvor det økonomiske mindreforbrug i 2008 har slået igennem i forhold til kvaliteten/omfanget af opgaveløsningen. På baggrund heraf er det vores vurdering, at der ikke er tale om en fuldt gennemført BUM-model, da der ikke er fuld organisatorisk eller økonomisk adskillelse mellem Fagsekretariatet Veje og Forsyning samt Park og Vej. 9

10 Da BUM-modellen ikke er fuldt ud implementeret i organisationen, og da der ifølge det oplyste ikke er ud- arbejdet egentlige driftsaftaler med kravspecifikationer, er det vores vurdering, at der fortsat er et stykke vej til arbejdsopgaverne fra fagsekretariatet Veje og Forsyning er klar til konkurrenceudsættelsen. nceudsættelsen. 3.2 Økonomistyring i ledelsen Ledelsens økonomistyring afspejler sig konkret i arbejdet omkring timepriser, der er beskrevet andetsteds. Den overordnede ledelsesmæssige økonomistyring kommer til udtryk i de generelle overvejelser, man gør sig om økonomien og rationalet i at udføre forskellige typer af opgaver. Med organiseringen af en Park og Vej-funktion i en BUM-model vil der være sammenfald mellem ledelsens økonomiske beslutninger og Faa- borg-midtfyn Kommunes beslutninger om graden af egen-udførelse af opgaver og graden af udlicitering. Man har som kommunalbestyrelse med beslutning om BUM-organisering reelt decentraliseret beslutningskompetencen om udlicitering. Denne decentralisering er dog reelt styret via de økonomiske styringsmetoder, der ligger implicit i BUM-modellens krav op økonomi-effektivitet. Der må med en sådan model siges at være stillet støre krav til ledelsen, for at den økonomiske hensigt med BUM-modellen kan udleves i praksis. Som eksempel på de ledelsesmæssige overvejelser, der gøres i forbindelse med driften og en økonomisk rationel sammensætning af opgaveporteføljen kan nævnes snerydning for institutioner. Her går overvejelserne imod, at man ikke er direkte interesseret i snerydning på institutioner, som er håndarbejde og der- med ikke er økonomisk rationelt for udføreren. Ligeledes kan eksempler, hvor Park og Vej har deltaget i Faaborg-Midtfyn Kommunes udbud af (mindre) anlægsarbejder, fremhæves. Ved konkret deltagelse i udbud, skabes der en forøget konkurrence på marke- det, således at den opnåede pris set fra kommunens side, bliver mere fordelagtig end ellers. Med registrering af forbrug på vundne opgaver, vil det yderligere kunne dokumenteres, om Park og Vej i øvrigt har levet op til det afgivne bud. Vi har set eksempler på udførte opgaver som følge af vundne licitationer og drøftet disse med ledelsen. Der har været tale om mindre anlægsarbejder på ca. 1. mio. kr. Afdelingen har ikke kunnet leve op til sine bud i de drøftede anlægsarbejder. Det er ledelsens vurdering, at der i de gennemgåede tilfælde ikke har været tale om, at tilbuddet har været afgivet på ukorrekt grundlag, men at udførelsen af opgaverne ikke har levet op til ledelsens forventninger. Ledelsen beretter, at man har draget konsekvenser på baggrund af opgaverne. Man er i fremtiden bevidst om, at det ikke er på anlægsopgaver, at Park og Vej har sin berettigelse, da det vurderes som vanskeligt på samme tid at opretholde faglig ekspertise og økonomisk rationel drift på området, når afdelingens samlede størrelse tages i betragtning. Det er på baggrund af interviewet vores vurdering, at ledelsen har gjort sig disse overvejelser som led i en generel økonomistyringstænkning. Det er samtidig vores vurdering, at den anvendte BUM-model på dette områder understøtter og nødvendiggør en økonomisk rationel tænkning hos ledelsen. 3.3 Samarbejde med bestillere Omkring samspillet mellem institutionerne og Park og Vej er det oplyst, at der i en vis udstrækning foreligmen det blev understre- ger skriftlige aftaler. Der arbejdes hen imod, at de større driftsaftaler er skriftlige, get, at der fortsat skulle være plads til at lave mindre ad hoc opgaver (f.eks. opstilling af teaterscene på 10

11 skole) baseret på en mundtlig aftale. Der er ifølge det oplyste ikke et klart bud på, i hvilket omfang der reelt foreligger skriftlige aftaler contra det ønskede niveau herfor. Vi har gennemgået konkrete eksempler på aftaler med eller tilbud til kommunens institutioner, og de gen- nemgåede aftaler/tilbud er efter vores vurdering opbygget på fornuftig vis med god beskrivelse af ydelse og pris. På baggrund af det gennemførte interview ved Park og Vej er det vurderingen, at institutionerne i vid ud- strækning benytter Park og Vej i det omfang de køber ydelser ind. Vi har samtidig haft adgang til at se Park og Vejs debitorregister, hvoraf arbejderne for kommunens institutioner og andre enheder kan ses fra bogføringen i Heraf ses det, at der har været samhandel med 42 aftaleholdere. Vi vurderer ud fra bruttolisten over aftaleholdere i kommunen, at ca. 75 aftaleholdere er mulige samhandelspartnere (idet ikke alle vurderes at have reelle behov, da nogle er forvaltningslignende enheder uden egne udearealer). Samhandlen omfatter beløb på mellem få hundrede kroner til kr. for de enkelte institutioner. Vi har foretaget en mindre analyse af kommunens brug af eksterne leverandører, konteret på art 4.5 (Entreprenør- og håndværkerydelser) og art 4.9 (Øvrige tjenesteydelse). Analysen er foretaget via et udtræk fra kommunens bogføring via vores revisionsværktøj DataAnalyse som kan samkøre posteringsoplysnin- ger med oplysninger fra det centrale virksomhedsregister CVR. Udtrækket viste alene et meget begrænset brug af eksterne leverandører på de områder, hvor man kunne forvente konkurrence. Vi har foreholdt leaf Park og Vej og Veje og Forsyning, vores oplysninger. Lederne oplyser ligeledes, at der ikke ses alternative leverandører i væsentligt omfang, udover, hvor Park og Vej er bevidst om, at det ikke er rentabelt derne at udføre opgaverne selv. For at underbygge udsagnet yderligere har vi foretaget en miniundersøgelse via spørgeskemaer blandt de decentrale ledere (alle skoler og daginstitutioner) omkring deres brug af Park og Vej. Ud af de 56 fremsendte spørgeskemaer har vi modtaget svar fra 45 eller 80 %; de modtagne svar fordeler sig på følgende vis: Ja Nej Har I anvendt Park og Vej i 2008? 47 % 51 % Hvis ikke, hvad er så årsagen: % andel Kender ikke til Park og Vej 17 % De er for dyre 20 % Vi anvender anden leverandør 14 % Vi udfører selv arbejdet 49 % På baggrund af de udførte interviews og den foretagne miniundersøgelse er der vores vurdering, at der ikke i væsentligt omfang er andre aktører på banen, når der tales om opgaver der udføres af Park og Vej. Bag vurderingen af væsentligt ligger, at der for de fleste institutioners vedkommende er tale om anvendelse af Park g Vej inden for størrelsesordenen kr. i løbet af 2008 med et gennemsnit på kr. I miniundersøgelsen har vi desuden spurgt til tilfredsheden med Park og Vejs ydelser hos de, der har anvendt dem. Her svarer 64 %, at de er tilfredse, mens 36 % ikke har besvaret. Der er ingen, der har svaret, at de er utilfredse. Udover de konkrete spørgsmål, har vi givet respondenterne mulighed for at give bemærkninger vedr. Park og Vej i øvrigt. Af bemærkningerne kan vi udlede, at det for små institutioner er nødvendigt at prioritere 11

12 udgifterne meget, og at Park og Vej derfor vil kunne blive valgt fra på grund af prisen i sammenligning med muligheden for at institutionerne tager opgaven hjem. Nogle af respondenterne mener, at regningerne kan være svære at forstå, og at regningerne kommer for sent. Andre efterlyser et katalog over ydelser. Med baggrund i de hensigter Faaborg-Midtfyn Kommune har med området og de standarder, som ud fra BDO KR s faglige vurderinger bør gælde for BUM-styrede områder har vi følgende anbefalinger til forvalteventuelt via en kundeningen af området: De store driftskontrakter med Veje og Forsyning Park og Vej skal gøre sig mere kendte inden for institutionsområdet Park og Vej kan med fordel gå i dialog med kunderne /behovsundersøgelse (spørgeskema) 3.4 Bogføring Vi har set på den bogføringspraksis, der følges i Faaborg-Midtfyn Kommune, når samhandelen mellem Park og Vej og den øvrige organisation registreres. Der er tale om interne overførsler af beløb mellem institutioner mv. og Park og Vej, hvorfor der ikke må bogføres på en måde, så kommunens omsætning kunstigt foranvist 2 metoder til at registrere interne afregninger mellem forskellige funktioner og steder i kon- øges. Forholdet er generelt omtalt i Budget- og Regnskabssystem for kommuner. Der er toplanen: 1. Anvendelse af plus/minus-posteringer på den samme art (typisk art 4.0) 2. Anvendelse af den interne hovedart 9 med registrering på autoriserede arter under hovedart 9 I begge tilfælde er der rent bogføringsmæssigt tale om, at der registreres to gange i debet, således at omsætningen (set i forhold til det eksterne regnskab) ikke kunstigt forøges. Såfremt en intern afregning bogføaf posteringer mellem debet og kredit på to forskellige arter, vil kommunens regnskab udvise en forøget udgift og en forøget indtægt og de autoriserede konteringsregler vil ikke være res ved anvendelse fulgt. 12

13 Eksempel på driftspostering ("kassen" udeladt) Korrekt anvendelse af art 4.0 Korrekt anvendelse af hovedart 9 Ukorrekt anvendelse af eksterne arter Skole kt D K D K D art 4.0 intern postering art art K Park og Vej kt art 4.0 intern postering (minus-udgift) art art art den reelle lønudgift art art Omsætning i eksternt regnskab art art art art art I det sidste eksempel i den anførte skitse over konteringsmetoder, ses det, at kommunens omsætning er på kr. i stedet for de reelle kr., der udgøres af lønnen til medarbejderne i Park og Vej, der har udført arbejdet. Vi har fået oplyst og har efterfølgende konstateret, at Faaborg-Midtfyn Kommune til den overvejende del af den interne handel anvender art 9 korrekt. Dette sker bl.a. i forbindelse med de store, faste kontrakter med Veje og Forsyning. Ved den mindre samhandel med institutioner mv. anvender man eksterne arter ukorrekt, idet der foretages posteringer mellem art 4 og art 7. Denne praksis skal, for at Faaborg-Midtfyn Kommune anvender reglerne korrekt, ændres til en af de anviste, korrekte bogføringsmetoder. 3.5 Årsregnskabet I budgetår 2009 er Park og Vej budgetlagt med et overskud på driften på 0,9 mio. kr., mens der er afsat 3,1 mio. kr. på anlægsbudgettet til udskiftning og anskaffelser af materiel. Opnås der færre indtægter end forventet er det Park og Vejs ansvar at udgiftssiden tilpasses, omvendt kan øgede indtægter som følge af opgavetilgange modsvares af tilsvarende udgifter indenfor de regler Park og Vej er underlagt. For at medvirke til at skabe den klare adskillelse mellem bestilleren af en ydelse og udførelsen af en ydelse skal vi anbefale, at der laves et særskilt regnskab for Park og Vej. Der har ikke hidtil fra ledelsen af Veje og Forsyning, Park og Vej, eller fra anden side været et særskilt ønske om at lave et særligt regnskab for afdelingen. 13

14 Det er dog vores holdning, at et sådant regnskab udover at skabe klarhed i forhold til BUM-modellen, vil kunne synliggøre de reelle resultater for afdelingen, således at man kan undgå, at ledelsen eventuelt be- dømmes på sine resultater på et fejlagtigt grundlag. Udover at skabe klarhed over regnskabsresultat i forhold til nuværende praksis er der mulighed for at synliggøre omkostningerne (f.eks. afskrivninger) som medgår til at producere de forskellige ydelser og det bliver dermed muligt at medvirke til at skabe en mere effektiv og omkostningsbevidst organisation. Regnskabet kan eksempelvis opstilles på følgende vis, i det vi gør opmærksom på,, at der er tale om et ek- sempel med anvendelse af fiktive beløb: Resultatopgørelse 1.januar -31. december Omsætning Variable omkostninger Løn, drift Løn, værksted Øvrige udgifter til personalet Varekøb produktion Varekøb værksted Lagerforskydninger Diesel og benzin Eksterne leverancer Bruttoresultat kr. Note Faste omkostninger Løn, administrationen El, vand og varme Rengøring og renovation Diverse udgifter Administrationsudgifter (kommunen) Afskrivninger maskiner Leje bygninger Driftsresultat

15 Balance 31. december kr. Note 2007 Aktiver Materielle anlægsaktiver - driftsaktiver Omsætningsaktiver - varebeholdninger Aktiver i alt Passiver Egenkapital pr. 1. januar Årets resultat Overført til kommunen Egenkapital pr. 31. december Passiver i alt Balanceposten "Overført til kommunen", repræsenterer forskel mellem årets resultat og udvikling i aktiverom teksten skal være "Overført til kommunen" eller "Mellemregning med kommunen" må være en ne, - definitionssag. Årsagen til linjen ligger i, at P&V benytter kommunens likvide konti Alternativet kunne den sættes op på følgende vis: Balance 31. december kr. Note 2007 Aktiver Materielle anlægsaktiver - driftsaktiver Omsætningsaktiver - varebeholdninger Aktiver i alt Passiver Egenkapital pr. 1. januar Årets resultat Egenkapital pr. 31. december Mellemregning med kommunen Kortfristede gældsforpligtigelser i alt Passiver i alt Der er ikke formelle krav omkring regnskabsaflæggelsen men for at sikre validiteten i opbygningen samt muligheden for benchmarking med andre kommuner der har organiseret sig på tilsvarende vis skal vi anbeg årsrapport for Park og Vej i overensstemmelse med årsregnskabslovens fale, at der udarbejdes en egentlig bestemmelser for klasse B-virksomheder. 15

16 4 Park og Vejs timepriser 4.1 Omkostningsægte timepriser Park og Vej fakturerer internt i kommunen med anvendelse af såkaldt omkostningsægte timepriser for mandskabet. At priserne er omkostningsægte vil sige, at de afspejler de fulde omkostninger, der medgår til leverance af timer over for Park og Vejs kunder 2. En korrekt beregnet omkostningsægte pris udmærker sig ved at kunne sammenlignes med de priser, r, som eksterne leverandører af tilsvarende ydelser, kræver. Det fremgår af budgetbemærkningerne for 2008, at Afdelingens eksistensberettigelse er betinget af dens konkurrencedygtighed. Maskinparken skal derfor styres stramt med hensyn til udgifter og afskrivninger. Maskinerne skal kunne tjene til sin egen drift og nyanskaffelse. Afdelingens økonomi styres med et ressourcestyringsprogram, hvori alle arbejdsområder og maskiner har eget sagsnummer. Afdelingen skal kunne konkurrere med private entreprenører på lige vilkår, og der opereres således med omkostningsægte mandskabs- og maskinpriser, hvor alle udgifter er medregnet 3. Når en kommune har formuleret sig som ovenfor angivet, er det vigtigt, at der ligger korrekte forudsætninger bag prissætningen af de opgaver, en sådan afdeling udfører. Den væsentligste forudsætning er i denne sammenhæng timeprisen. KR anvender som vurderingsgrundlag for timepriserne, at beregningsgrundlaget indeholder følgende elementer: Omkostningselement Direkte e udgifter til leverance af ydelsen Indirekte udgifter til leverance af ydelsen Øvrige og beregnede omkostninger Overhead Indeholder f.eks. Løn til de udførende medarbejdere, beklædning, håndværktøj mv. Mandskabsbygninger, uddannelsesudgifter, ledelses og administration af afdelingen Forrentning af driftskapital, beregnede omkostninger til arbejdsskader mv. Øvrig administration (kommunens lønkontor, IT-afdeling mv.) Måden, hvorpå den ægte timepris fremkommer, er ved at sammenholde (dividere) ovenstående omkostenter med antallet af timer, der anvendes på konkrete arbejder, hvorpå der kan sendes en regning. Det vil sige, at der i beregningen forud for et budgetår skal anlægges en forudsætning om graden af ningselementer tid, de udførende medarbejdere kan sælge eller debitere den såkaldte debiteringsgrad. 2 Begrebet kunder anvendes i denne rapport om alle bestillere af opgaver fra Park og Vej 3 Budget 2008, afsnittet Veje og Forsyning kapitel vedr. Park- og vejafdelingens organisering 16

17 De grundlæggende forudsætninger herfor er følgende (for én enkelt, fuldtidsansat): Tid Antal årlige timer, en medarbejder på fuld tid aflønnes Overenskomstmæssigt fravær Sygefravær Øvrigt fravær Antal debitérbare timer Debiteringsgrad Bemærkninger 52 uger à 37 timer = timer Ferie, 6. ferieuge, søgnehelligdage, omsorgsdage mv. i alt ca. 450 timer pr. år Beregnes i forhold til kommunens niveau generelt og medarbejdergruppen specifikt Her opregnes fravær i forhold til debiterbar tid f.eks. tid til kurser, møder mv. Antal årlige timer minus fravær Antal debitérbare timer/ Antal årlige timer til aflønning For Park og Vej er der beregnet en debiteringsgrad for budget 2008 på 76 %. 4.2 Beregningen af priserne Organisering af prisberegningen Prisberegningen er organisatorisk forankret i Økonomi, der har ansvar for at beregne timeprisen i samar- bejde med Park og Vej. Det formelle ansvar ligger dog hos lederen af Park og Vej. Det er vores vurdering, at den centrale forankring af beregningsopgaven på samme tid understøtter faglig metode og uafhængighed. Vi har i interview med ledelsen i Park og Vej haft mulighed for at vurdere ledelsens kendskab til bereg- ningsmetoder og de forudsætninger, der ligger bag beregningerne. Det er på den baggrund vores vurdering, at ledelsen og dennes administration har et godt kendskab til metoder og forudsætninger, og at der ligger konkrete ledelsesmæssige vurderinger bag beslutningerne om hvorledes beregningerne skal foretages. Beregningsmetode Prisberegningen for 2008 er foretaget forud for budgetåret på baggrund af budgettets forudsætninger om antallet af ansatte og deres lønbudgetter. Herudover baserer beregningerne sig på erfaringer om forbrugstal for øvrige udgifter, sygefraværet, tidsanvendelse på møder og kursus mv. for Beregningen foregår i et samlet beregningsark, hvori der er redegjort for de forskellige elementer af mandskabets tidsanvendelse og de forskellige direkte, indirekte og beregnede omkostninger samt overhead, der skal fordeles på mandskabets debitérbare tid. Samtidig er der redegjort for kilden til oplysningerne. Det er vores vurdering, at metoden overholder de faglige normer for, hvordan omkostningsægte priser beregnes og også, at beregningsmetoden er i overensstemmelse melse med Velfærdsministeriets retningslinjer for beregninger af omkostningsægte priser 4. Det bør dog overvejes, om der skal medtages forrentning af driftskapital. En vurdering heraf beror på, at der for virksomheden er væsentlige kapitaludlæg for eksempel ved, at der er tidsmæssig forskel mellem afholdelse af udgifter og modtagelse af betaling for ydelserne. 4 Budget- og Regnskabssystem for kommuner kap. 9 17

18 Ligger den væsentligste del af omsætningen inden for områder med fast driftskontrakt, og betalingen her- for afregnes månedsvist, vil der ikke være et væsentligt kapitaludlæg, da lønomkostningerne som udgør den væsentligste del af virksomhedens omkostninger ligeledes afholdes månedsvist. 4.3 Ledelsens fokus på priserne og økonomistyring generelt Generelt Det er som før nævnt via vores interview sandsynliggjort, at ledelsen har både kendskab til og interesse for timepriserne som udtryk for afdelingens effektivitet og som benchmark imod private leverandørers priser. Det er ligeledes vores vurdering, at der generelt er et ledelsesmæssigt fokus på økonomistyring. Dette fo- kus er yderligere skærpet af de ydre økonomiske omstændigheder afdelingen har i forbindelse med etableringen af Faaborg-Midtfyn Kommune oplevet en afledt virkning af rammebesparelser hos bestillerne af deres opgaver. Således har en beskæring af kontraktsummerne ikke været fulgt af en forventning om en tilsvarende beskæring af serviceniveauet. Der har derfor i økonomimodellen været indbygget et krav om en produktivitetsforbedring, som ledelsen har været tvunget til at forholde sig til. Geografi Vi er blevet oplyst om, at den debitérbare tid indeholder kørsel fra stilleplads og ud til opgaven. Vi kan samtidig konstatere, at der ikke er registreret egentlig transporttid i tidsregistreringen. Transporttiden er ikke produktiv set fra et kundesynspunkt. unkt. Omvendt afspejler timeprisen en kalkulation, hvor der indgår flere timer, end hvis køretiden ikke havde været medregnet. Timeprisen i Faaborg-Midtfyn Kommune er dermed lavere end, hvis køretiden ikke havde været medregnet. Man kan derfor sige, at den samlede pris for en given opgave teoretisk set ville være den samme, om køretiden er med eller ej, da den samlede økonomi for afdelingen, jo under alle omstændigheder skal hænge sammen. Beregningsmodel Timepris Inkl. køretid Mange timer * lav timepris = samlet pris Ekskl. køretid Få timer * høj timepris = samlet pris som ovenfor Ledelsen har oplyst, at den har gjort sig overvejelser om en eventuel forbedring af produktiviteten i form af en mere hensigtsmæssig geografisk organisering med henblik på at minimere køretiden. Der er dog ikke gennemført mere end foreløbige beregninger. Det væsentligste hensyn i forhold til geografisk organisering er dog det personalepolitiske. Ledelsen oply- ser, at der i forbindelse med kommunalreformen er tale om en fusion af 7 enheder fem kommunal og to amtslige. Dette hensyn vejer i ledelsens optik tungt i det daglige, hvorfor man arbejde hen imod at opbygge én samlet virksomhed med fælles mål mv. Et andet hensyn i forhold til geografisk organisering er ønsket om at have bæredygtige enheder mht. mate- riel og personalefaciliteter og ledelse og administration mv. Dette hensyn taler i ledelsen øjne for få enheder. Samtidig refererer man til store private entreprenørvirksomheder, som man ser har forholdsvis få ma- terielgårde. 18

19 Man har desuden haft overvejelser om at medarbejderne i et vist omfang kan tage køretøjer med hjem med henblik på, at de kan møde direkte ind på opgaver. Dette forhold skal dog undersøges skattemæssigt, før der tages yderligere initiativer. Det er vores vurdering, den geografiske organisering også med henblik på økonomisk optimering af drifhar ledelsens bevågenhed. Vi har ikke grundlag for at udtale os konkret om, hvor økonomisk effektiv, den nuværende organisering er, men vi er samtidig af den opfattelse, at et fokus på en fælles virksomhedskultur meget vel kan være vigtigere rent økonomisk i det lange løb, i forhold til en ensidig fokusering på ten optimering at transporttider. 4.4 Prisernes holdbarhed i regnskabet Vi har ud fra oplysninger om de væsentligste elementer i beregningerne foretaget en efterkalkulation af timepriserne for De væsentligste elementer i beregningerne som lønninger, afdelingens samlede normering, fravær, møder mv. er oplyst af Økonomi og af Park og Vej på vores anmodning. Mindre væsenthar vi fastholdt uændret i forhold lige elementer i beregningerne som overhead, kapitalomkostninger mv. til beregningen for budget En grundforudsætning for beregningen er, at der i Park og Vej sker en valid tidsregistrering i det anvendte tidsregistreringssystem. Væsentligst er det, at der sker korrekt registrering af tid i forhold til debiterings- graden, således at den forudsatte debiteringsgrad kan efterprøves på baggrund af tidsregistreringen. Eksempelvis må der ikke være fejlregistreringer inger eller generelt mangelfuld eller usikker registreringspraksis for så vidt angår skelnen mellem tid anvendt på konkrete kundeopgaver og tid anvendt på interne opgagen af afholdte timer sker efter samme principper, som dem, der ligger til grund for den budgetterede timepris. Vi forudsætter i vores beregning, at denne registrering er sket korrekt. Forudsætningen bygger på udtalel- ser fra Park og Vej om anvendelse af systemet. Samtidig er det under normale omstændigheder vores vurdering, at tidsregistrering, der efterfølgende anvendes til at generere en fakturaer til kunder, vil være un- derlagt kundernes kontrol og derfor bør have en høj grad af validitet. ver, fravær mv. Det er endvidere et krav som vi antager, er opfyldt at registreringen Vores beregning viser, at timepriserne i regnskab 2008 er på ca. 271 kr. mod 260 kr. i budgettet. Dette er 4,2 % højere end forudsat i de beregninger, der ligger til grund for budgettet. Den væsentligste enkeltårsag til den højere realiserede timepris kan henføres til sygefraværet, der udgør 147,7 timer pr. medarbejder pr. år i modsætning til det i budgettet forudsatte 92,42 timer. Denne forskel påvirker timeprisen i opadgående retning med 9 kr. eller 3,2 %. Der er dog samtidig modtaget flere refusionsmidler og den samlede effekt af det højere sygefravær er derfor mindre. Når betydningen af en afvigelse i timeprisen fra det budgetterede til det faktisk opgjorte skal vurderes, er der i hvert fald 2 forhold, der bør tages i betragtning: 1. Betydningen i forhold til eksterne parter 2. Betydningen for afdelingens interne produktivitet 19

20 I forhold til de eksterne parter, der her er andre mulige (private) udførere af opgaverne, vil en timeprisafvi- gelse kunne have betydning for, om afdelingen vil vinde eller tabe en licitation. Der vil kunne indgives klage fra en tilbudsgiver til Klagenævnet for Udbud og i den forbindelse vil en afvigelse af timeprisen kunne få betydning for sagens udfald. Det er ikke muligt at udtale sig om, hvor stor en afvigelse skal være, før det får betydning for en sags udfald. Med hensyn til betydningen for afdelingens interne produktivitet og i den sammenhæng for afdelingens interne regnskab, vil det være muligt at beregne effekten af en afvigelse i timeprisen. Afdelingen omsætter for mere end timer om året. Det vil derfor kunne beregnes, hvor stor en betydning en afvigelse på én krone for den realiserede timepris, vil få for afdelingens regnskabsmæssige resultat. Derfor må det kon- stateres, at en afvigelse som i dette tilfælde er på omkring 11 kr. pr. time vil have en væsentlig betydning for resultatet. Det er vores samlede vurdering af de faktiske timepriser, at beregningsmetode, forudsætninger mv. som helhed kan findes at være i orden. Da priserne skal være sammenlignelige med priserne hos eksterne e leverandører, er det dog vigtigt, at fokus bevares på, at forudsætningerne for beregningerne er korrekte i den aktuelle situation især sygefraværet. Da priserne er en væsentlig indikator på afdelingens regnskabsmæssige resultat, er det samtidig vigtigt, at der er fokus på parametrene for priserne. Vi anbefaler derfor kommunen at indføre en fast procedure med efterkalkulation af timepriserne. En sådan efterkalkulation bør som minimum gennemføres én gang årligt, men det bør overvejes at indføre en løben- de opfølgning på de væsentligste parametre i beregningen f.eks. debiteringsgraden. 20