Administrerende direktør til Kommuneqarfik Sermersooq

Transkript

1 Ansættelse af administrerende direktør Lundgaard Konsulenterne bistår i forbindelse med rekruttering af Administrerende direktør til Kommuneqarfik Sermersooq Denne job- og personprofil indeholder følgende afsnit: Vilkårene Stillingen Ansættelsesvilkårene... 3 Om kommunen/organisationen Kommuneqarfik Sermersooq Den politiske organisation Den administrative organisation... 4 Ansvar, opgaver og forventninger Den administrerende direktørs ansvar og opgaver Baggrund/ledererfaring... 8 Ansættelsen Ansøgernes vurdering af arbejdspladsen Arbejdspladsens vurdering af ansøgerne Tidsplan for ansættelsen Efter ansættelsen

2 Ansættelse af administrerende direktør Vilkårene 1. Stillingen Vi glæder os. Det er fantastisk spændende. Vi vil rigtigt gerne. Disse er bare nogle af svarene fra politikere, ledere og medarbejdere i Kommuneqarfik Sermersooq når de skal beskrive, hvad de tænker om den nye organisationsmodel, der er i færd med at blive implementeret i kommunen. Og det er absolut ikke de få, men stort set hele vejen rundt i det politiske og administrative spektrum, at der tænkes således. Visionen bag lyder: Kommuneqarfik Sermersooq er en kommune i fremdrift, der prioriterer udvikling, vækst og nytænkning. Med borgeren i centrum skal kommunen til stadighed udvikles, således at borgerne opnår den bedst mulige service til glæde for den enkelte så vel som for fællesskabet. Kommuneqarfik Sermersooq skal være en attraktiv arbejdsplads kendetegnet af et stærkt fællesskab, hvor kreativitet, tværgående og koordinerende samarbejde vejer tungt. Der skal således arbejdes helhedsorienteret, tværfagligt og med fokus på en sammenhængende hverdag. Dette skal være udgangspunktet for en ny organisationsstruktur i Kommuneqarfik Sermersooq, der både internt i organisationen og eksternt for borgerne skal fokusere på helheder og sammenhænge. Det er selvfølgelig et vigtigt signal at sende til de, der overvejer at søge stillingen som ny administrerende direktør i Kommuneqarfik Sermersooq, at der er denne brede opbakning til det der skal ske. Uanset udfaldet af det kommunalvalg, der er forestående den 2. april, vil politikerne bakke op om det der sker. Den administrerende direktør får i den nye model bedre betingelser end hidtil for at være den tværgående og samtænkende direktør, der kobler de politiske visioner med den administrative organisation, uden at være bundet på hænder og fødder af for mange løbende driftsopgaver. Disse er nemlig ledelsesmæssigt forankret i den resterende del af direktionen. Samtidig får man mulighed for at være med til at sætte holdet og opbygge den nye direktion der skal indfri visionen. Det er helt enkelt Grønlands mest spændende kommunale lederjob og ét, hvor man virkeligt kan gøre en forskel i borgernes livsvilkår. 2

3 Ansættelse af administrerende direktør 2. Ansættelsesvilkårene Stillingen besættes på overenskomstmæssige vilkår og eventuelt åremål. Årslønnen ligger pt. mellem kr. + pension og eventuelt åremålstillæg. Om kommunen/organisationen 3. Kommuneqarfik Sermersooq Kommunen har ca indbyggere og er dermed Grønlands mest folkerige kommune. Kommunen er arealmæssigt verdens næststørste kommune, idet kommunen er på kvadratkilometer strækkende sig fra vestkysten til østkysten over 2 tidszoner. De største byer er Nuuk (ca indbyggere), Tasiilaq (ca indbyggere), Paamiut (ca indbyggere) samt Illoqqortoormiut (400 indbyggere). Derudover er der 8 mindre bygder. Kommunen opstod ved kommunalreformen pr. 1. januar 2009 som en sammenlægning af 5 mindre kommuner, og de meget store afstande giver naturligvis i sig selv nogle udfordringer i tilrettelæggelsen af såvel servicen overfor borgerne som i den politiske struktur. Der er i begyndelsen af 2013 vedtaget en helt ny vision for organisationen og i forlængelse heraf en ny administrativ organisationsstruktur samt forslag til - en ny politisk organisationsstruktur efter det kommunalvalg der kommer den 2. april. Det samlede oplæg kan læses i bilaget; Projektbeskrivelse, ny organisationsstruktur. Baggrunden for denne vedtagelse er, at kommunen i november 2011 igangsatte et organisationsudviklingsprojekt (med bistand fra Lundgaard Konsulenterne), der havde til formål at skabe en sammenhængende kommune samt at sikre en gennemskuelig organisation i alle bosteder. Det politiske udgangspunkt for organisationsudviklingsprojektet var fokus på styrkelse af børne- og ungeområdet. Lundgaard Konsulenterne udførte blandt andet en netværksanalyse blandt alle medarbejderne, og der blev holdt fokusmøder, hvor mere end 100 politikere, ledere og medarbejdere deltog. Processen udmøntede sig i en række anbefalinger, der kan læses i bilaget: Fra ny kommune til etableret storkommune. 4. Den politiske organisation Den politiske organisationsstruktur består ud over kommunalbestyrelsen af et økonomivalg samt 4 stående udvalg. Det er; Velfærds- og Arbejdsmarkedsudvalget, Udvik- 3

4 Ansættelse af administrerende direktør lingsudvalget (børn, skole og fritidsområdet), Udvalget for Anlæg og Miljø samt Erhvervsudviklingsudvalget. Politikerne er selvsagt ikke enige om alt, men der er grundlæggende en god politisk tone, hvor man taler pænt til hinanden. Igennem den nye kommunes første leveår er det helt fundamentale budgettet blevet vedtaget i enighed partierne imellem, hvor alle således har påtaget sig et fælles ansvar herfor. Den politiske organisation forventes som nævnt, at blive ændret efter kommunalbestyrelsesvalget den 2. april således, at den administrative og den politiske organisation følges ad jf. beskrivelsen af den nye administrative organisationsstruktur nedenfor. Dette er dog selvsagt med det forbehold, at det er den nye kommunalbestyrelse der suverænt beslutter, hvorledes man ønsker at tilrettelægge det politiske udvalgsarbejde. Det forslag der ligger til politiske struktur ser således ud: Et princip om, at der skal være en forvaltning direkte knyttet til det enkelte stående udvalg. Økonomiudvalgets ressortområde udvides med: Sundhed og forebyggelse, Kultur samt Civilsamfund og borgerinddragelse. Der nedsættes tre stående udvalg mod fire i dag: Børne- og Ungeudvalget, Anlægsog Miljøudvalget samt Social-, Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget. Ligesom Økonomiudvalget vil de tre udvalg få et bredere ressortområde i forhold til de nuværende 4 stående udvalg. For at sikre fortsat tæt politisk inddragelse overvejes det, at udvide antallet af medlemmer i de tre udvalg fra fem til syv medlemmer. Samme antal, som i dag sidder i Økonomiudvalget. Den administrerende direktørs arbejdsområder falder ind under Økonomiudvalget. 5. Den administrative organisation Der er ca medarbejdere i den kommunale organisation. Organisationen er som nævnt indledningsvist ændret fra og med den 1. februar I perioden indtil tiltrædelsen af de direktører, der skal udgøre direktionen i den nye organisationsmodel, er der konstitueret i de direktørstillinger, der ikke i udgangspunktet er besat. Det er dog i praksis en indkøringsperiode, hvorefter de nye direktører og den nye direktion får rum til at tilrettelægge opgaverne så hensigtsmæssigt som muligt. De 5 direktørstillinger, der - ud over den administrerende direktør - udgør direktionen i den nye model er vakante, idet man har undladt at genbesætte direktørstillinger i året op 4

5 Ansættelse af administrerende direktør til den nye organisationsstruktur var klar/vedtaget, kombineret med at direktøren for anlæg og miljø efter 5 gode år fratræder til anden stilling. Den nye model ser således ud: Administrerende direktør Central drift* (Direktør) Borgmestersekretariat* Tværgående service(direktør)* Børne- og unge- forvaltnin- gen(direktør) Anlægs- og Miljøforvaltningen(Direktør) Social, erhverv og ar- bejdsmarkedsforvalt- ningen(direktør) - Skole - Teknik og drift Arbejdsmarked Social - MISI - By- og boligudvikling - Jobcenter - Offentlig - Børn og familie - Areal-, bygnings- og bered- - Erhverv hjælp - Daginstitution skabsmyndigheden - Piareersarfiit - Pension - Fritid - Natur og bæredygtighed - Piorsaavik - Ældre omsorg - Handicap 5

6 *Stabene omfatter Økonomi, Løn, HR samt IT. Borgmestersekretariatet omfatter ud over de klassiske sekretariatsopgaver digitalisering samt strategisk udvikling. Tværgående service omfatter Kommunikation, Borgerservice, Sundhed og Forebyggelse, Tolke, Tværgående pol. / adm. fokusområder samt Kultur. Succeskriterier for ny organisationsstruktur Med udgangspunkt i de politiske visioner, Kommuneqarfik Sermersooqs regnskabsprotokollater og Lundgaard Konsulenternes rapport er der identificeret følgende succeskriterier for en ny organisationsstruktur: - At skabe en organisation, der understøtter en helhedsorienteret tilgang til børn og unge - At sikre økonomistyringen og de centrale driftsopgaver i Kommuneqarfik Sermersooq - At skabe en organisation der samler kommunens arbejdsmarkedsindsatser - At opbygge en organisation, hvor tværfaglighed og tværorganisatorisk samarbejde lettes. - At styrke den politiske servicering med henblik på at optimere udmøntningen af de politisk betydningsfulde opgaver, der ikke naturligt falder indenfor de typiske driftsområder. Direktør Stine Johansen er i perioden fra den tidligere administrerende direktør sagde op medio december og frem til tiltrædelsen af en ny administrerende direktør, konstitueret i stillingen. Hun er ikke ansøger til stillingen. Der er foruden ovenfor nævnte organisationsændring vedtaget en ændret administrativ styreform af de 2 største byer uden for Nuuk, Tasiilaq og Paamiut, i forlængelse af rapporten fra Lundgaard. Denne indebærer en større decentral kompetence til at koordinere på tværs af forvaltningsområderne centreret omkring den lokale borgerforvaltningschef. Dette er der ligeledes bred opbakning til såvel politisk som administrativt, i Nuuk såvel som uden for Nuuk. Endelig har der siden 1. august 2012 pågået en konsolideringsproces med fokus på bedre styring af de administrative arbejdsrutiner. Denne proces er godt på vej, men langt fra afsluttet og især i de processer, der involverer flere afdelinger/forvaltninger, er der endnu store hængepartier.

7 Ansvar, opgaver og forventninger 6. Den administrerende direktørs ansvar og opgaver Den administrerende direktør er borgmesterens nærmeste rådgiver og vigtigste sparringspartner, men forventes også at være hele kommunalbestyrelsens loyale rådgiver. Direktøren varetager ledelsen af den administrative organisation. Den administrerende direktør bliver direkte chef for de 5 direktører (se ovenstående) samt for chefen for borgmestersekretariatet. Den administrerende direktør er den, der dagsordensætter arbejdet i direktionen og fokuserer på udviklingen af dette tværgående rum således, at det ikke bare er et sagskoordinerende forum men også et udviklingsrum. Det forventes, at den administrerende direktør balancerer direktørernes behov for ledelsesrum med en ægte og levende nysgerrighed og interesse for deres områder. Der vil løbende være en række repræsentative forpligtelser som den administrerende direktør forventes at indgå i. Ikke mindst vil man få en rolle i de store og væsentlige forhandlinger, der angår Kommuneqarfik Sermersooq s - og dermed også Grønlands - fremtid. Pt. er det forhandlingerne med afsæt i den nyligt vedtagne storskalalov med London Mining der vil fylde noget i den sammenhæng. Det er i forlængelse af dette væsentligt, at den administrerende direktør bliver et ansigt og en stemme, der opleves uden for rådhuset i Nuuk. Det betyder, at man skal påregne at besøge byer og bygder uden for Nuuk, så man ikke alene opleves som den øverste embedsmand i Nuuk, men i hele den kommunale organisation. I dette ligger også erkendelsen af, at de byer og bygder, der ligger uden for Nuuk, er meget forskellige, og at man skal sætte sig ind i de kulturer, der ligger til grund for disse samfund. Den administrerende direktør sidder som formand for kommunens øverste samarbejdsudvalg og det betragtes som en selvfølge, at man prioriterer denne opgave på en måde, så medarbejdernes repræsentanter kan fornemme, at man vil samarbejdet og ikke bare skal samarbejdet. Ikke mindst kommunens personalepolitik er et vigtigt dagsordenpunkt. side 7

8 Den administrerende direktørs opgaver på kortere sigt (indenfor det første år) Den administrerende direktør skal inden for det første år vie sin opmærksomhed til at: Udvikle den nye direktion. Afsættet er, at man har haft direktører i kommunens første 4 leveår, men knapt nok kan siges, at have haft en reelt fungerende direktion med fokus på tværgående samarbejde og udvikling af hele kommunen. Udvikle samarbejdet med politikerne. Der skal følges op på kursus, der blev afholdt i 2012 med fokus på forventningsafstemning mellem politikere og direktion, så man bliver dygtigere til at matche de politiske ambitioner med den administrative implementering. Derudover skal der etableres en god arbejdsdeling og relation med borgmesteren og de politiske udvalgsformænd så blandt andet dagsordener kan koordineres og planlægges godt. Påtage sig ansvaret for den fulde implementering af den nye administrative organisationsstruktur sammen med direktionen. Det skal ideelt set være sådan at organisationen efter næste kommunalbestyrelsesperiode har så meget sammenhængskraft, at man ikke længere siger den nye kommune men kun vores kommune. Være en del af den fortsatte implementering af Projekt Konsolidering fokus på at få styr på de administrative rutiner og sagsgange på ikke mindst økonomi- og lønområdet. Være en spiller i forholdet til selvstyret og Kanukoka (de grønlandske kommuners landsforening). Man skal være svær at komme uden om når der forhandles og indgås aftaler. 7. Baggrund/ledererfaring Udgangspunktet er en akademisk uddannelse eller en akademisk videreuddannelse. Det er man selvfølgelig velkommen til at udfordre kommunen på, men der skal mindst være udvist nogen uddannelsesmæssig nysgerrighed undervejs i karrieren. Ansøgerne har formodentligt solid ledelseserfaring, og det er derudover en klar fordel, at kende til det at agere i en politisk styret organisation. Når det er sagt, vil vi ikke afvise muligheden for at man kommer med en ledelsesbaggrund fra en privat virksomhed, men i givet fald er det væsentligt, at man sætter ord på de ting, man vil skulle lære forfra i en ny type organisation. Det er en klar fordel, at have et godt kendskab til det grønlandske samfund og i forlængelse af dette er det en fordel at være 2-sproget. Men det skal ikke forstås som et ultimativt krav til kandidaterne, men sættes op imod de øvrige kompetencer, ansøgerne byder ind med. side 8

9 Det er en styrke at have sans for tal og økonomi. Ikke nødvendigvis som en absolut spidskompetence, men for at sikre, at der er fokus på at organisationen er på forkant med de store udfordringer, kommunen og det grønlandske samfund - står overfor i de kommende år. Det er i den sammenhæng vigtigt at pointere, at der netop i den nye organisation ansættes en økonomidirektør med særskilt faglig fokus på økonomiområdet, men den administrerende direktør forventes at kunne forholde sig kvalificeret til økonomiområdet og til at kunne sparre med vedkommende. Der er ideelt set en god portion naturlig udadvendthed måske endda noget decideret karisma - hos kandidaterne. Politikere og medarbejdere skal opleve, at man som administrerende direktør kan sætte ord på deres hverdag og forstå andres udgangspunkt end den toptunede embedsmand. I sidste instans drejer det sig om ærlig respekt, interesse og nysgerrighed overfor andre mennesker uanset deres baggrund. Indstillingen for den administrerende direktør - som for de øvrige direktører, der ansættes i direktionen - skal være, at man går ind i en lederposition med henblik på at øse ud af sin viden, indsigt og erfaring. Målet er at viderebringe direktørernes kompetencer og erfaringer til næste generation, så man skal helt enkelt synes om og være god til - at lære fra sig. Der er en forventning om, at den nye administrerende direktør har en tidshorisont i stillingen, der rækker ud over 3 år. Der er brug for kontinuitet på denne vigtige post. Noget alle involverede politikere, ledere og medarbejdere understreger. Person-/lederprofil Ingen ansøgere kan det hele men ansættelsesudvalget vil derudover kigge efter: Et godt hoved/analytisk kapacitet. Der er på organisationens vegne brug for at man evner at fastholde et strategisk overblik også når forskellige dagsordener mødes og konflikter. Ambitioner parret med realisme. Man skal også ville de 5 små skridt frem ikke alene gå efter tigerspringene. Organisationen har brug for at hovedet og kroppen følges ad, og det betyder også, at man må erkende hvilke mål der er realistiske at nå på kortere sigt. Evnen til at bede om hjælp og fortælle ærligt om det, man ikke ved noget om. Ingen kan det hele, men sammen kan man meget. Visioner og kreativitet. En rollemodel en der overfor organisationen kan være det man prædiker, når man snakker udvikling af ledere og medarbejdere. Evnen til at håndtere konflikter umiddelbart og konstruktivt uden at være konfliktgenererende. side 9

10 Autoritet på den gode måde, hvor magtdistance ikke behøver at være en del af det. Humor gerne koblet med en god portion selvironi. Organisatorisk flair. Man skal kunne koble egne og andres idéer med proces og implementeringsredskaber. Ansættelsen 8. Ansøgernes vurdering af arbejdspladsen Alle interesserede er velkomne til at kontakte os med spørgsmål om stillingen og en eventuel drøftelse af personlige kvalifikationer i forhold til stillingen. Alle henvendelser behandles fortroligt. Henvendelse kan rettes til Direktør Jakob Lundgaard, Lundgaard Konsulenterne, tlf. (+45) eller Konstitueret administrerende direktør Stine Johansen på (+299) / (+299) Under de to samtalerunder, der indgår i ansættelsesproceduren, vil der som udgangspunkt ikke være anledning for ansøgerne til at stille spørgsmål til ansættelsesudvalget. De ansøgere, der går videre til sidste samtalerunde, opfordres til at tage eventuelle spørgsmål op med konsulenten og/eller den konstituerede adm. direktør. 9. Arbejdspladsens vurdering af ansøgerne Ansættelsesudvalget er sammensat af: Borgmesteren, 2 økonomiudvalgsmedlemmer, konst. administrerende direktør Stine Johansen, stabschef Lise Færch, borgmestersekretariatet, medarbejderrepræsentant Avijâja Absalonsen, borgmestersekretariatet, HR-chef Joan Ottesgaard Petersen, borgerforvaltningsleder Heidi Jeremiassen samt medarbejderrepræsentant Panigpak Daorana Begrundelsen for, at der ikke er sat navn på de politiske repræsentanter, er det kommende valg til kommunalbestyrelsen (2. april) og efterfølgende konstitution, der kan medføre ændringer blandt de politisk udpegede medlemmer af ansættelsesudvalget. Ansættelsesudvalget vil naturligvis sikre fortrolighed i ansættelsesprocessen. side 10

11 Ansættelsesudvalget udvælger ansøgere til 1. samtalerunde og gennemfører herefter 1. og 2. samtalerunde. Ansættelsesudvalget vurderer ansøgerne ud fra de faglige, ledelsesmæssige og personlige kompetencer, der er beskrevet her i jobprofilen. Ansættelsesudvalget har efter sidste samtalerunde følgende grundlag for vurderingen af de sidste 2-3 ansøgere: Den skriftlige ansøgning. Det personlige indtryk fra 1. samtalerunde. Et skriftligt resumé af en dialogtest afholdt af Lundgaard Konsulenterne. Resuméet udarbejdes på baggrund af en dybtgående, struktureret samtale om ansøgerens faglige, ledelsesmæssige og personlige kompetencer. Resuméet sendes også til ansøgeren, der får lejlighed til at kommentere det ved 2. samtalerunde. Et skriftligt resumé af 3-4 referencer, der indhentes telefonisk fra ansøgerens leder, kolleger og medarbejdere. Referencerne indhentes umiddelbart før anden samtalerunde og kun efter aftale med ansøgeren. Referencerne er fortrolige og forelægges ikke ansøgeren. Det personlige indtryk fra 2. samtalerunde. 10. Tidsplan for ansættelsen Hos Lundgaard Konsulenternes sekretariat i Ribe er kontorleder Dorit Bech tovholder på ansættelsen. Dorit Bech kan træffes på tlf. (+45) Ansøgning sendes via det elektroniske stillingsmodul på Lundgaard Konsulenternes hjemmeside senest den 5. april 2013 kl Lundgaard Konsulenternes sekretariat sender kvittering for modtagelsen af ansøgningen til den mailadresse, der angives i forbindelse med ansøgningen. Det forudsættes, at denne mailadresse kan anvendes til den fortrolige kommunikation mellem ansøger og sekretariat i resten af ansættelsesprocessen. Den 15. april træffer ansættelsesudvalget beslutning om, hvem der indkaldes til 1. samtalerunde. De udvalgte ansøgere får besked samme dag. 1. samtalerunde afvikles med op til seks ansøgere tirsdag den 23. april 2012 i Nuuk. Dialogtesten for de ansøgere, der går videre til 2. samtalerunde afvikles onsdag den 24. april i Nuuk. Testen tager ca. to timer. side 11

12 Det planlægges, at borgmesteren afholder samtale den 7. maj med de kandidater, der skal til 2. samtalerunde. 2. samtalerunde afvikles med op til tre ansøgere onsdag den 8. maj. Umiddelbart efter 2. samtalerunde den 8. maj indstiller ansættelsesudvalget en kandidat til Økonomiudvalget, der på møde den 14. maj indstiller kandidat til godkendelse i kommunalbestyrelsen den 21. maj. Såfremt det er muligt, deltager den nye administrerende direktør i ansættelsessamtalerne vedrørende de 5 direktører, der skal ansættes i den nye administrative organisation. Disse samtaler er planlagt til den 4. og 5. juni (1. samtalerunde) samt den 18. og 19. juni (2. samtalerunde). Dette er selvsagt forudsagt, at det praktisk kan lade sig gøre for den nye administrerende direktør. Ansøgeren forventes at tiltræde den 1. august *Der er en række praktiske forhold for ansøgere der ikke kommer fra Grønland, herunder en supplerende screeningsproces. Læs mere om dette i bilaget; Praktiske oplysninger for ansøgere der ikke søger fra Grønland. 11. Efter ansættelsen For den ansøger, der udvælges til stillingen, tilbyder konsulenten en opfølgende samtale straks efter, at beslutningen om ansættelse er truffet. I samtalen vil der bl.a. blive lejlighed til sparring omkring, hvordan den nye direktør kommer godt i gang med jobbet. Marts 2013 Jakob Lundgaard Konsulent på ansættelsessagen side 12