Bestyrelsesmøde, onsdag den 17. februar 2010, på selskabets kontor, Ternevænget 1, Tinglev.

Transkript

1 Bestyrelsesmøde, onsdag den 17. februar 2010, på selskabets kontor, Ternevænget 1, Tinglev. Mødt var fra bestyrelsen: Egon Soll, formand Conny Lauritzen Birthe Hansen Leif Poulsen Poul Rosager-Hansen Karin van Overeem Poul E. Weber Ingvard Lund ES CL BH LP PRH KVO PEW IL Ikke til stede: Chr. P. Hansen, med afbud CPH Fra administrationen deltog Jens Chr. Raun Hans H. Appel (ref.) JCR HHA Dagsorden for mødet var: Pkt. 1: Godkendelse af forhandlingsprotokol Pkt. 2: Fremlæggelse af evt. revisionsprotokol Pkt. 3: Orientering om dagligdag v/formand og administration Pkt. 4: Orientering fra forretningsudvalg Pkt. 5: Selskabssager: a) Boligselskabets regnskab 2009, budgetforslag 2011 b) Risiko-profil til Sydbank, underskrift c) Aftale om kapitalforvaltning med Tønder Bank, underskrift d) Beslutning om fremtidig administrationsmodel e) Beslutning om dialog med KBB om fremtidigt samarbejde f) Forslag om ændret åbningstid på kontoret i Tinglev g) Beslutning om evt. kompensation for multimediebeskatning h) Kredsvalgmøde den 14. april 2010 på Folkehjem i) Beslutning om igangsætning af ny hjemmeside j) Beslutningskatalog for ændringer i forbindelse med ny lovgivning Pkt. 6: Afdelingssager: a) Fælles afdelings-bestyrelsesmøde, forberedelse til den 25. februar Pkt. 7: Eventuelt, herunder næste møde. 48

2 Formand Egon Soll bød velkommen til mødet, hvorefter der fortsattes med behandling af dagsorden. Pkt. 1: Godkendelse af forhandlingsprotokol. Der forelå protokol fra møde den 24. november Godkendt og underskrevet Pkt. 2: Fremlæggelse af evt. revisionsprotokol. Der forelå ikke tilføjelser til protokol. Pkt. 3: Orientering om dagligdag v/formand og administration: Formandens orientering: Pga jul har det været en rimelig rolig periode siden sidst dog har der bl.a. været arbejdet med forberedelse af afdelingsmøder I Dalbo har man arbejdet med den ny struktur Der er kredsvalgmøde den 14. april. ES er opstillet som formandskandidat, og Jimmy Poulsen som næstformand. Grundejerforening på Vestervang blev omtalt, herunder at der mangler indflydelse i forhold til, hvad der betales. Evt. skrives til kommunen med udmelding fra Bestyrelseskonference foregår i år 15/5-16/5 på Nyborg Strand. Administrationens orientering: JCR orienterede om Afd. 1, udskiftning køkken, mgl. p.t. 5 stk. garageporte er færdige. Husleje er varslet til stigning 1. april Afd. 4, vinduesudskiftning udskiftes successive. Mgl. p.t. 50%. Afd. 6, Vestervang 4 skimmelsag. Forhøjelse af indskud efter de nye regler, kan de vurderes. Indstilling fra administration fremkommer til bestyrelsen i løbet af Arkitekt er i gang med projektering vedr. u-boliger i Bov. Endelig godkendelse forventes snarest. Damms Have i Felsted er i gang med eventuelt projekt med ca. 15 boliger. Ligger bagved Damms Gård i Felsted. Afdelingsmøder behersker p.t. hverdagen. 49

3 HHA orienterede om DALBO kontaktudvalgsmøde den 2. december i Tinglev referat blev runddelt. DALBO kopi af referat fra best.møde den 25. november 2009 blev omdelt. DALBO område Syd: de forskellige organisationer rykker gradvist ind efter færre årlige best.møder, og tilpasser kontortider positiv stemning. Nye regler og implementering. Positivt afkast af værdipapirer i Sydbank fortsætter i januar I forbindelse med udløb af aftalekonto i Sydbank, februar 2010, er 10 mio. kr. overført til PM-pulje. Incasso-firma Intrum Justitia behandler gamle sager på fraflyttere med dom. Ejerforening Brunbjergparken aktuel status blev omtalt Partshøring omkring antenne i Hjordkær der foreligger ikke nyt. Orientering om evt. projekt i Bovrup: kører fortsat i borgergruppens regi. Mangler tilbagemelding fra Aabenraa Kommune om kommuneplan. Plejeboliger i Aabenraa Kommune: 1. Prioritet er plejehjem i Rise. Projekt i Aabenraa, Nørreskovvej, er tidligere indsendt til kommunens behandling. Kan måske bruges til udmelding fra Sygehus Sønderjylland omkring øget behov for personaleboliger. Projekt Stegholt, Aabenraa: det blev omtalt, at Kuben arbejder med økonomiske beregninger vedr. evt. projekt. Orientering taget til efterretning. pkt. 4: Orientering fra forretningsudvalg: Der havde været afholdt møde i forretningsudvalg den 11. februar, hvorfra referat blev uddelt. Taget til efterretning. Pkt. 5: Selskabssager: a) Boligselskabets regnskab 2009, budgetforslag Der var udsendt bilag til bestyrelsen. Foreløbig oversigt over selskabets og afdelingers resultat, viste underskud for selskabet på 256 tkr. Underskud skyldes især merudgift på forretningsførelse fra Dalbo, hvilket tidligere er behandlet. Der er beregnet 3,4% rente til afdelinger af løbende mellemregning. 50

4 Der var ekstraordinært indtægtsført tilbagebetaling vedr. lønsumsafgift for med tkr. 799, hvilket beløb fratrukket 2 X 25 tkr. i bidrag til Dalbo for bearbejdelse af krav om tilbagebetaling for oprindelig Tinglev- og Åbenrå Amts Boligselskaber - er hensat til overførsel til afdelingernes beboere. Vedr. budget blev runddelt estimat for 2011, under forudsætning af lokal ansættelse af administrative medarbejdere, og delvis fortsat køb af nogle ydelser fra Dalbo. Budget betyder fast bidrag pr. afdeling på kr og variabelt administrationsbidrag på kr pr. lejemålsenhed. Det forelagt kunne godkendes. b) Risiko-profil til Sydbank (bilag var medsendt indkaldelse) Der forelå profil, udfærdiget af Sydbank, til behandling i bestyrelsen. Underskrevet c) Aftale om kapitalforvaltning med Tønder Bank, underskrift Der forelå aftale, jf. beslutning på det foregående bestyrelselsesmøde. Beløb på 15 mio. kr. var overført til Tønder Bank til forvaltning fra primo januar Underskrevet. d) Beslutning om fremtidig administrationsmodel (notat var medsendt indkaldelse) Der blev orienteret om baggrund m.v. Fra 2011 pålægges administrationsbidrag fra Dalbo moms, og det vil derfor være formålstjenligt at overveje lokal ansættelse af administrativt personale helt eller delvist. Godkendt, at der arbejdes videre hermed. 51

5 e) Beslutning om dialog med KBB om fremtidigt samarbejde Baggrund herfor blev gennemgået. Det blev godkendt, at der arbejdes videre hermed. f) Forslag om ændret åbningstid på kontoret i Tinglev (notat var medsendt indkaldelse) JCR fremlagde forslag om ændringer jf. notat, herunder nedsættelse af samlet åbningstid. PRH: ville det ikke være godt med en time ekstra om torsdagen. PEW: evt. åbningstid fra 9-17 om torsdagen? Forslag blev debatteret. Godkendt som foreslået i notat. g) Beslutning om eventuel kompensation for multimediebeskatning (notat var medsendt indkaldelse) Godkendt som foreslået i notat. h) Kredsvalgmøde den 14. april 2010 på Folkehjem Det blev nævnt, at der var 6 delegerede i 2008 valget. Alle bestyrelsesmedlemmer må gerne deltage men kun 6 stemmer. i) Beslutning om igangsætning af ny hjemmeside LP gennemgik oplæg 52

6 Ny hjemmeside sættes i værk opdateres løbende ved tilbagemeldinger fra afd.bestyrelser. j) Beslutningskatalog for ændringer i forbindelse med ny lovgivning (bilag var medsendt indkaldelse) Gennemgået, og beslutninger truffet på nogle områder. FU kan også arbejde hermed. Katalog med trufne beslutninger medsendes referat. Pkt. 6: Afdelingssager: a) Fælles afdelings-bestyrelsesmøde, forberedelse til den 25. februar Hvem deltager fra bestyrelsen i årets afdelingsmøder? Liste over afdelingsmøder udsendes med referat tilbagemelding til kontoret. 53

7 Pkt. 7: Eventuelt, herunder næste møde: Forslag om bestyrelsesmøde den 19. maj kl i Tinglev. Forslag om repræsentantskabsmøde den 31. maj kl i Tinglev. De foreslåede tidspunkter kunne godkendes. Mødet sluttede kl Egon Soll Conny Lauritzen Birthe Hansen Chr. P. Hansen Poul E. Weber Karin van Overeem Leif Poulsen Poul Rosager-Hansen Ingvard Lund 54