Administrationsorganisation. Årsberetning 2011

Transkript

1 Administrationsorganisation Årsberetning 2011

2 Indholdsfortegnelse Bestyrelse og medarbejdere side 3 Årets gang side 4 Det kommunale samarbejde og styringsdialogen side 5 Boligorganisationerne og deres afdelingerne side 5 Beboerdemokratiet side 8 Tilfredshedsundersøgelsen side 8 Forvaltningsrevision side 9 Økonomi side side 10 2

3 Bestyrelse og medarbejdere Bestyrelsen Per Kloster Andersen Marie-Louise Scharling Mogens Kjeldstrøm Pedersen Birthe Leerbech Lene Aastrup Nielsen Jens Rytter Hansen Maria Lundahl Assov Allan Fabritius Bjarne Frølund formand næstformand bestyrelsesmedlem bestyrelsesmedlem bestyrelsesmedlem bestyrelsesmedlem udpeget af Ballerup Kommune medarbejderrepræsentant udpeget af bestyrelsen Medarbejdere Direktør Cheftekniker Økonomikonsulent Forvaltning og eksternt personale Personale administration Reception Udlejning og husleje Sekretariat Lisbet Schaltz Claus Sieben Hansen Laila Anine Jensen Søren Worm Anne Castella Pia Mielko Annette Meyer Helle Juul Lotte Schultz Lene Terpe 3

4 Årets gang 2011 blev året, hvor Almenbo fyldte 10 år. Det blev markeret for beboerne med et jubilæumsskrift og en lille gave fra Almenbo. Vi greb anledningen til at foretage en tilfredsundersøgelse, som i sin helhed kan ses længere henne i beretningen. Det blev også året, hvor Almenbos bestyrelse vurderede og fremlagde forslag om en vedtægtsændring for at give andre boligorganisationer mulighed for at indtræde i Almenbo, uden at bestyrelsen blev for stor. Resultatet heraf blev, at de stiftende boligorganisationer fik én bestyrelsespost hver, mod tidligere to, og at yderligere to medlemmer til bestyrelsen vælges af og blandt generalforsamlingens repræsentanter. Almenbos bestyrelse består således nu af i alt 9 medlemmer; nemlig 6 beboervalgte medlemmer, 1 medarbejderrepræsentant, 1 medlem som er udpeget af Ballerup Kommune samt 1 medlem som er udpeget af bestyrelsen. Fusion har været debatteret siden I første omgang handlede debatten om Almenbos organisationsstruktur og konsekvensen af at administrere selvejende boligorganisationer. Debatten fortsatte i 2010, da det blev en realitet, at selvejende boligorganisationer, der købte administration eksternt skulle betale moms. Det gjorde ondt på huslejen, idet Almenbo måtte regulere beboernes husleje, da momsforpligtelsen trådte i kraft 1. januar Der meldte sig igen en interesse for fusion nu for at undgå momsen og for at fusionere ind i Almenbo og blive én selvejende boligorganisation med navnet Almenbo. 4

5 På det grundlag besluttede Almenbos bestyrelse at invitere til et aftenmøde i foråret 2012, hvor fordele og ulemper ved en fusion blev grundigt belyst. I skrivende stund er temaaftenen om fusion blevet afholdt og aftenen gav en god og indholdsrig debat, der dog umiddelbart tyder på, at majoriteten af boligorganisationerne ikke ønsker at afgive deres selvstændighed. Og selvfølgelig, som i de foregående 10 år, blev året 2011 indledt med Almenbos nytårskur. En aften, hvor der - på tværs af boligorganisationernes repræsentanter og ansatte - blev udvekslet meninger, set tilbage på det forgangne år og ikke mindst hilst på det nye år. En utrolig givtig aften for beboerdemokratiet og samarbejdet i sin helhed. Det kommunale samarbejde og styringsdialogen Vi samarbejder med tre kommuner. Et samarbejde der allerede var til stede - og det tilmed et rigtig godt samarbejde - inden der blev lovgivet om dette samarbejde. Styringsdialogmøderne har kørt i to år og tager udgangspunkt i den lovbestemte styringsrapport. Det har fornyet og forstærket vores samarbejde med kommunerne for i fællesskab at værne om de almene boliger og deres beboere. Boligorganisationerne og deres afdelinger De boligorganisationer, som Almenbo administrerer, har en del år på bagen. Den ældste afdeling er 60 år og den yngste er ca. 20 år. Boligorganisationerne værner om deres afdelinger, så de til stadighed bevarer deres oprindelige præg, men det betyder ikke, at afdelingerne ikke fornyes. 5

6 I samarbejde med Almenbo tænkes der fremad, så afdelingerne kan forblive attraktive indvendigt og udvendigt. I stort set alle afdelinger fornyes køkkenerne. Det er blevet en succes, at den enkelte beboer selv har indflydelse på køkkenets renovering, hvilken type det skal være og indretningen af køkkenet. Den enkelte afdeling har besluttet stor fleksibilitet inden for de rammer og retningslinjer, der er godkendt. Der er også fokus på, at lejlighederne generelt er for små. Når man venter familieforøgelse, ja så kommer der også ønsket om et værelse mere. I de ældre afdelinger er det ofte svært at opfylde disse familiers ønske, fordi der er mangel på fire- og femrums lejligheder. Udvendigt har en del afdelinger fornyet altanerne, gjort dem større og inddækket dem. Andre afdelinger har etableret altaner og terrasser. Der er ingen tvivl om, at det er en kvalitet at kunne gå ud - det være sig på en altan, på en terrasse eller i en lille have. Det øger brugsværdien af lejligheden og ikke mindst øger det beboerens tilfredshed. 6

7 Den løbende vedligeholdelse af afdelingerne følges tæt af Almenbo i samarbejde med ejendomsmestrene, hvor grundstenen for planlægningen af vedligeholdelsen er den årlige bygningsgennemgang. Nødvendig opretning samt ønsker fra afdelingsbestyrelsen lægges ind i langtidsbudgettet for planlagt periodisk vedligeholdelse og fornyelser. Offentligheden har haft stor bevågenhed omkring skadelige stoffer i bygninger, særligt har der været megen fokus på stoffet PCB. Almenbo har også haft PCB som fokusområde og har gennemgået de afdelinger, som potentielt kunne indeholde PCB. Flere af afdelingerne har haft større renoveringsarbejder, hvor miljøundersøgelser for skadelige stoffer naturligt indgår og spørgsmålet derigennem afklares. Vi er heldigvis ikke stødt på PCBholdige materialer i afdelingerne. Udgiften til energi (vand, varme, el) er blevet en stor post for såvel afdelinger som for den enkelte lejer. Det er et område, hvor der hele tiden skal være fokus på effektivisering og optimering. Særligt alternative energiformer, som eksempelvis solceller, er meget interessante, da der kan opnås besparelser og minimering af miljøbelastningen. Der er generelt stor opmærksomhed på energioptimering, såvel i kommunalt regi som inden for den almene sektor. Vi vil arbejde for, at vi i samarbejde med boligorganisationerne kan fremlægge og få beboernes godkendelse til at etablere alternative energiformer. 7

8 Beboerdemokratiet Beboerdemokratiet fungerer godt men kunne måske trænge til en opfriskning - nye ildsjæle, der kan få bålet til at blusse op igen. Det er stort set de samme flittige beboere, der besidder bestyrelsesposterne og også de ønsker nye kræfter. Men beboerne står ikke i kø det kan vi se på afdelingsmøderne, når vi når til valgpunkterne. Der lægges mange kræfter i arbejdet fra de valgte beboere og med dette frivillige arbejde følger en del møder året igennem. Kan beboerdemokratiet organiseres anderledes? På Almenbos bestyrelseskonference i 2012 sætter vi fokus på beboerdemokratiet. Kan ilden blusse op igen? Er der en løsning på, hvordan nye kræfter kommer til? Almene Boligdage, som BL afholdte i september måned, var i år fornyet og arrangeret anderledes. Her var der skabt stor mulighed for, at beboervalgte og administratorer kunne få inspiration på alle fronter. Et fremragende arrangement. Tilfredshedsundersøgelsen Undersøgelsen blev foretaget i juni måned 2011 og resultatet var særdeles tilfredsstillende. 90 % af besvarelserne viser en tilfredshed med Almenbos åbningstider, 96 % af besvarelserne viser en tilfredshed med Almenbos medarbejderservice og 95 % af besvarelserne viser en tilfredshed med Almenbos rådgivningsservice. Du kan se resultatet af tilfredshedsundersøgelsen ved at klikke her. 8

9 Forvaltningsrevision Styringsreformen af den almene sektor, der trådte i kraft den 1. januar 2010, medførte lovændringer, men reformen blev også grundstenen til en fremadrettet digitalisering af sektoren. Lad os også nævne styringsrapporten - udarbejdet af Landsbyggefonden - som et fremragende eksempel på effektivisering. Forvaltningsrevision er en løbende proces og dette er naturligvis videreført i Vores bestyrelser har gennem hele 2011 modtaget mødemateriale m.m. elektronisk. En lille, men ikke ubetydelig faktor, når der skal udvises sparsommelighed og miljøhensyn. Det digitale boligselskab som vi kalder det er vi i fuld gang med at implementere. Vi prioriterer som følger: Det elektroniske syn (blev taget i brug i 2011) Digital optegning af bygningsmassen samt visualisering af hver enkelt lejlighed Fornyelse af Almenbos hjemmeside, herunder betalingsmulighed beboerlogin tilbud om lejlighed og svar herpå via mail visualisering af den ønskede lejlighed i målfast tegning Vi forventer, at det digitale boligselskab er fuldt gennemført og funktionsdygtigt med udgangen af

10 Økonomi En administrationsorganisation det er præcis det, som Almenbo kaldes efter den nye lovgivning. Denne lovgivning medførte mulighed for flere aktiviteter samt gav mulighed for at etablere en dispositionsfond og øge arbejdskapitalen ved bidrag fra boligorganisationernes afdelinger. Det er glædeligt, at der på disse punkter skabes lighed mellem en administrationsorganisation og en selvejende boligorganisation. Årets resultat blev et overskud på kr. og med bidrag til arbejdskapitalen udgør egenkapitalen herefter kr. Balancen udgjorde kr. pr. 31. december Almenbos bestyrelse har udtrykt stor tilfredshed med resultatet. Regnskabet kan ses ved at klikke her I 2012 fortsætter vi med implementeringen af det digitale boligselskab. Der skal også tages fat på forvaltningsklassifikation, som er en ny klassifikation til anvendelse i ejendomsforvaltning og som erstatter den tidligere anvendte SfB bygningstavle. Forvaltningsklassifikationen er udarbejdet af Landsbyggefonden og Kommunernes Landsforening. Klassifikationen berører kontiene 115 og 116, som er de konti, som vedrører den almindelige og planlagte periodiske vedligeholdelse. Ny kontoplan skal indarbejdes i afdelingsbudgetterne for Vi har udskudt opdateringen af drift- og vedligeholdelsesmodulet i vores it-system, fordi vi har ventet på denne nye klassificering. Opdateringen tages der fat på i

11 Vi håber selvfølgelig også, at boligorganisationer, støttede andelsboligforeninger, ejerlejlighedspartiforeninger og aktivitetsforeninger bliver interesserede i vores administration, som er fleksibel og bygger på den enkelte boligorganisations ønsker og individualitet. En interesse vi vil arbejde benhårdt på at skabe. 11