Referat MED-udvalgsmøde Fredag d. 15. marts 2013 kl

Transkript

1 Referat MED-udvalgsmøde Fredag d. 15. marts 2013 kl Kulturhusets konferencerum Ledelsesrepræsentanter: Bernhard Schmitz Thomas Meyhoff Crone John Bay Sørensen Renate Gregersen Medarbejderrepræsentanter: Ditte Gabriel, næstformand, AMR, Sofiegården, Theresa Rommedahl, Vidarslund Annette Stenfors, Sofiegården, AMR, Sofiegården Ea Bach, Ristolahaven Rikke Ackermann, SampoVig Simon Højris Bendtsen, TR, Skolehjemmet Bettina Larsen, TR, A-Huset Sofiegården Tilstede: Afbud: Ditte Gabriel, Theresa Rommedahl. Simon Højris Bendsen, Bettina Larsen. Bernhard Schmitz, Renate Gregersen og John Bay Sørensen. Annette Stenfors, Ea Bach, Rikke Ackermann, Thomas Meyhoff Crone. 1. Godkendelse af referat fra den Referat godkendt 2. Beretninger Administration af beboermidler Der er indgået administrationsaftaler for Ristolahaven og Sofiegården. Vidarslund starter op i nærmeste fremtid. På SampoVig er det aftalt i lokalrådet, at indlede med en introduktion for forældre/pårørende på et fællesmøde den 20. marts Skolehjemmet afholder forældremøder i perioden mellem påske og sommerferie. Taget til efterretning. Der var enighed om at det er en væsentlig forbedring at Bostedsystemet bruges. Tilsyn overgår til Holbæk Kommune Holbæk Kommune får fremover ansvaret for tilsyn med botilbud, plejefamilier, opholdssteder, døgninstitutioner og andre sociale tilbud i hele Region Sjælland. Et enigt folketing har besluttet at etablere de fem nye, regionale socialtilsyn. Holbæk er udvalgt til at drive Socialtilsyn Øst, som skal stå for tilsynene i kommunerne i Region Sjælland. Det betyder at det tilsyn, som socialafdelingen i Region Sjælland hidtil har udført, fremover bliver foretaget af Socialtilsyn Øst. Taget til efterretning Valg til MEDudvalg Regionen er fortsat i forhandlinger om ny MED-struktur, så der er endnu ikke optræk til nyvalg.

2 Ny Sofiegården Region Sjælland har meddelt garanti for byggeriet af 14 nye 108-boliger (Ny Sofiegården), samt renovering af Odiliegården, Hasselhøj og værkstederne. Beboerne, forældre og ansatte er informeret om planerne på møder, ligesom den nedsatte referencegruppe i indeværende uge har drøftet byggeriet. Byggeri af Ny Sofiegården forventes påbegyndt til november Orangeriet Byggeriet af et orangeri på Bredeshave er igangsat. Det er donationen fra A.P. Møller-fonden på 8 mio.kr., der muliggør byggeriet. Orangeriet skal dels rumme værkstedernes butik og ungdomsuddannelsen. Orangeriet forventes færdigt sidst på året. Forhåbentligt til Marjattas fødselsdag den 1. november. Arven efter Grethe Bagge Støttefonden har arvet kunstneren Grethe Bagge. Hun efterlod sig en betydelig samling af hendes malerier, nogle skulpturer, en lejlighed og et sommerhus i Sverige. Billederne er nu samlet i kælderen under salen på Skolehjemmet, og kan udlånes til udsmykning. Der vil blive arbejdet på en mindeudstilling og evt. salg af billeder. Lejligheden er til salg ( Huset i Sverige forventes istandsat og brugt til udflugtsmål for beboere og ansatte. Indstilling: Beretningerne tages til efterretning. Taget til efterretning 3. Personalepolitik Vedr. ansættelsessted. Det blev på sidste MED-møde drøftet, hvordan vi forholder os til, at det kan være nødvendigt at flytte rundt på medarbejdere som alternativ til afskedigelse i forbindelse med tidsbegrænsede ansættelse, besparelser eller personaleudvikling. Ansættelsesbreve udformes nu med den formulering, at ansættelse sker på Marjatta, indtil videre med tjeneste på xx. Det er alm. praksis i virksomheder at ansætte uden en præcis geografi. Der er dog i retspraksis lavet en grænse for, hvor langt man kan flytte ansatte. Ændringen af ansættelsesbrevene ændrer ikke på kravet til jobindhold. Det blev aftalt at Renate, Simon og John vil arbejde videre med principper for interne flytninger.

3 Der forelå ikke et udkast fra Simon, Renate og John ved mødet. Punktet vil blive taget op ved næste møde. Erfaringer fra Ristolahaven og Værkstederne blev drøftet. I Ristolahaven er det drøftet muligheden for at have et fælles ansættelsesudvalg for hele Ristolahaven. Vigtigheden af dialog og at vi alle er parate til opstilling var fremherskende. Frihed ved sygdom./. Marjattas personalepolitik giver ret til en dags frihed med løn alvorlig ved sygdom hos familie m.fl.. Der har imidlertid været drøftelser om, hvor vidt det skal være akut opstået alvorlig sygdom eller det også kan omfatte at følge et familiemedlem til behandling i et længere sygdomsforløb eller akut mindre alvorlig sygdom. Udgangspunktet er som altid, at man selv skal betale frihed gennem ferie, afspadsering eller aftale frihed uden løn. Retten til frihed med løn skal ses i relation til dette, og bør kun omfatte de tilfælde, hvor der akut sker noget kritisk, som den ansatte ikke har kunnet planlægge frihed til på forhånd, og som absolut kræver tilstedeværelsen. Det er vigtigt at adskille hvis man bliver syg af at ens pårørende er syg. Ellers finder udvalget at de givne retningslinjer er retvisende. Jobbeskrivelser for elever Bettina Larsen og Renate Gregersen undersøger mulighederne for jobbeskrivelse til elever. Indstilling: Til orientering. Det givne punkt omhandler landbrugspraktikanter. Der er jobbeskrivelse som er udfærdiget af uddannelsesstedet. Renate vil tage til kommende møde med uddannelsesstederne hvor hun vil spørge ind til om der skal være retningslinjer for arbejdet. 4. Arbejdsmiljø/sikkerhedsarbejde APV Der er gennemført APV i alle enheder. Ditte har indsamlet dem alle, og de kan ses i mappen O:/Marjatta/APV/2012. Ingen enheder har meldt emner ind, som bør behandles for hele Marjatta, men opfordres hertil, hvis der er emner, som synes at gå igen mange steder eller som kræver en central indsats. Indstilling: Opsamling på APV 2012.

4 Det blev også foreslået at det kan lægges ind i Bosted. Dog vil det være bedst at det bliver muligt for alle at bruge O drevet. Bernhard vil undersøge med kontoret således at alle får adgang til at læse APV og andre relevante sager herunder referater og dagsordner for MED. Valg til ArbejdsMiljøRepræsentanter Der er afholdt valg til Arbejdsmiljørepræsentant, og følgende blev valgt: - Mikael Sørensen (Skolehjemmet) - Annelise Juhl (Skolehjemmet) - Pia Sørensen (SampoVig) - Annette Stenfors (Sofiegården) - Ditte Gabriel (Værkstederne) - Katja Aalborg (Ristolahaven) - Betina Thomsen (Vidarslund) Indstilling: Til orientering. Taget til efterretning. Det undersøges nærmere om arbejdsmiljørepræsentanter kan mødes selvstændigt når vi har et etstrenget system. Ditte vil kontakte Gunnar Hansen fra Regionen. 5. MED-struktur På Marjatta kalder vi fortsat de lokale udvalg for MED-udvalg. Region Sjællands MED-struktur, som Marjatta skal følge, har imidlertid ikke lokale MEDudvalg, men i stedet ArbejdsPladsFora (APF). Forskellen på egentlige MED-udvalg og APF er er mødeformen og at man som valgt til et APF ikke har tillidsmandsbeskyttelse. Mødeformen i et APF er mere smidigt tilrettelagt. Møderne kan holdes som møder kun for medlemmer af APF, eller også som fælles personalemøder, hvor alle kan være med og har taleret. Ligeledes kan mødeformen variere efter emner. Disse muligheder er der ikke i et traditionelt MED-udvalg. Det er aftalt at mødeform, sammensætning m.m. skal kunne tilpasses den enkelte arbejdsplads. Tillidsmandsbeskyttelsen omfatter bl.a. derfor ikke medlemmer af APF er, idet omfanget af ansatte med tillidsmandsbeskyttelse ikke må afgøre, om der laves en hensigtsmæssig struktur på den enkelte arbejdsplads. Næstformænd i APF er er samtidig medlem af Marjattas MED-udvalg, og er derigennem tillidsmandsbeskyttet. Den enstrengede struktur med integration af arbejdsmiljøarbejdet påvirkes ikke af, om udvalgene kaldes MED-udvalg eller APF../. APF er er beskrevet i medsendte folder. Marjatta bør indrette sig efter Regions MED-struktur og det vi kalder lokale MED-udvalg bør derfor være APF er.

5 Der lægges derfor op til at tilpasse Marjattas MED-struktur til regionens. Daglig Ledelse ønsker at fastholde honoraret for deltagelse i APF med kr. 300 pr. medlem og 600 til næstformænd. Tillæggene dækker funktionen (møder og forberedelse), der udføres indenfor arbejdstiden. Evt. fagforeningsarbejde skal klares i fritiden. Indstilling: Alle udvalg under Marjattas MED-udvalg fremover benævnes ArbejdsPladsFora. Vedrørende om fagforeningsarbejde skal klares i fritiden er det en faktuel fejl. Det er naturligvis de gældende retningslinjer der følges. Hvis vi vil følge Regionens retningslinjer og gennemfører ovennævnte kræver det, at vi ændre vores forretningsorden som vi vedtog for nogle år. Derfor anbefaler udvalget at punktet tages op på næste møde med fokus på om vi skal ændre retningslinjer eller ikke. 6. Kvalitetsstandarder Status ang. implementering af nedenstående kvalitetsstandarder og retningsgivende dokumenter fra september 2012: Medicin håndtering Magtanvendelser Utilsigtede Hændelser./. Desuden blev der i januar 2013 udarbejdet en ny kvalitetsstandard for Arbejdsmiljø og retningsgivende dokument for hvordan det sikres, at de enkelte elever og beboere vurderes i forhold til risiko for vold. Gældende fra Se vedlagte udkast. Kompetenceudvikling af medarbejdere Kompetenceudvikling skal bl.a. ses sammen med kvalitetsstandarderne. Der arbejdes fortsat på kursus i medicinhåndtering (opgaven er hos regionen) Indstilling: Til drøftelse Der vil være eksterne evalueringer i 2013 til Det er uvist hvornår det er Marjattas tur. Det bliver varslet med en måned og det er forbundet med mange praktiske ting. Såfremt vi bliver evalueret inden august er det på 6 standarder og efterfølgende på 9 standarder. Udkastet er vedtaget. Vedrørende retningsgivende dokument om risikovurdering skal der oprettes en mappe i Bosted hvori den enkelte borger bliver vurderet årligt ud fra det givne skema. Vedrørende kurser i medicinhåndtering rykker John Regionen for at høre hvornår vi kan komme i gang. Vi skal senest ved udgangen af året have gennemført kurser for medarbejdere.

6 7. Økonomi. Regnskab 2012 udviser et merforbrug på 1,6 %. Der skulle i årets løb spares 2 %, men mange tiltag er igangsat så sent, at de ikke har fået helårsvirkning. Det er fællesfælles, der har haft det største merforbrug, men også værkstederne og skolehjemmet har ikke kunne overholde budgettet. Der skal ikke spares de sidste års 2 % i 2012, men vi skal indhente de 1,6 % vi brugte for meget i Det er dog vurderingen, at de iværksatte tiltag vil få tilstrækkelig virkning i 2013, og såfremt vi holder meget igen med udgifterne, vil 2013 bringe os i balance. Indstilling: Til orientering. Taget til efterretning. 8. Indsatsområder 2013 Støttefonden har i 2013 givet til følgende indsatsområder: Udvikling af erhvervsuddannelserne. Symposium for forældre. Sommerskole for elever/beboere Sidste dele af akkrediteringsarbejdet for seminariet skal færdiggøres. Forskningsprojekter. Intranet. Marjattas er blevet en stor virksomhed, og den interne kommunikation kan ikke længere klares med opslag på tavler, gennem møder eller ved at sætte papirer i mapper. Der er behov for at udvikle den interne kommunikation, og ikke mindst for et egentlig intranet, hvor der kan kommunikeres mellem medarbejdere, beboere og på sigt pårørende. Samtidig er der behov for et system til at gøre kvalitetsstandarder, kontaktinformationer, personalepolitik m.m. let tilgængelige for medarbejderne. Kommunikationsstrategi, der skal være med til at åbne Kulturhuset og Marjatta mere op. Desuden arrangeres temadag med Bo Elvén om problemskabende adfærd. Udsat til næste møde 9. Problematik omkring syge borgere/brugere. Der opleves fortsat en mangelfuldt dialog mellem bostederne og værkstederne ang. håndtering af syge borger på arbejde. Værkstederne oplever at bostederne og værkstederne har forskellige holdninger, hvorvidt en bruger er rask/syg til at være på arbejde. På sidste MED-udvalgsmøde blev der opfordret til dialog på voksencenter kradsmøde. Udsat til næste møde 10. Sygefravær Det er i driftsaftalen med Region Sjælland aftalt, at alle enheder skal arbejdes for et lavere sygefravær.

7 Marjattas sygefravær er i forvejen lavt. Men lønkontoret vil i samarbejde med forstandere og gruppeledere arbejde for at fastholde dette, overvejende gennem tættere opfølgning på sygefravær og ved at følge personalepolitikkens principper endnu tættere. Udsat til næste møde 11. Eventuelt Det er aftalt at vi har et ekstraordinært MED møde den 12. april fra 9.30 til på Bredeshave hvor de resterende punkter bliver behandlet. Næste møde: Fredag, den 12. april fra Referater fra ledermøder Nogle lederfora lægger referater fra ledermøderne tilgængelig for alle medarbejdere. Vil det være en god ide? AMR arbejde aftales lokalt, dog er det vigtigt at der afsættes tid til dette vigtige arbejde