Kom godt i gang med VEJLEDNING TIL Rammeaftale It-løsninger og vedligehold

Transkript

1 Kom godt i gang med VEJLEDNING TIL Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Dokument: Vejledning v1.0

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Indledende overvejelser Opgørelse af behov Orientering i bilag F Valg af delaftale Orientering i bilag B med underbilag (Leveringsaflen) Generelle overvejelser vedrørende Krav, Mindstekrav, Mindsteoptioner og Optioner Rammeaftalens Mindstekrav Kundens Mindstekrav (MK) Kundens Mindsteoptioner (MO) Kundens Krav (K) Kundens Optioner (O) Krav kontra Mindstekrav Udfyldelse og færdiggørelse af bilag Leveringsaftalens bilag Vejledning til udfyldelse af bilag Bilagets anvendelse Sammenhæng med øvrige bilag Procedure for udfyldelse af bilag Bilag C03 - Leverancebeskrivelse og C05 - Vedligehold Bilag C03 Leverancebeskrivelse Funktionelle krav Non funktionelle krav Delleverancer Videreudvikling Optioner Bilag C05 Vedligeholdelse Generelle krav til vedligeholdelse Lovpligtigt vedligehold og Brugeradministration Vedligeholdelse Medgået tid Vedligeholdelsesorganisation Bilag C07 - Drift Generelle krav til drift Bilag C04 - Dokumentation Krav til dokumentation Bilag C01 - Tids- og aktivitetsplan Kundens krav til leveringstid Tidspunkt for kald af optioner Krav til tids- og aktivitetsplan Kundens krav til tidsplan Tidsplan Bilag C12 - Vederlag mv Kundens udfyldelse af bilaget Supplerende krav til prissætning Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 2 af 90

3 Leverancevederlagets opgørelse (Target model) Prissætning af bodspoint for vedligehold Prissætning af bodspoint for drift Prissætning ved op- eller nedskalering Krav til dokumentation Dato for første priregulering Bilag C14 - Prøver og test Interne test Bilag C10 - Organisering af samarbejde og kundens deltagelse Leverandørens projektorganisation Kundens projektorganisation Projektdokumentation Kommunikation mellem Parterne Kundens deltagelse Bilag C02 - Kundens it-miljø Leverandørens krav til Kundens it-miljø Bilag C09 - Ændringshåndtering Bilag C16 - Overdragelse Bilag C15 - Licensbetingelser mv Ændringer i Kundens rettigheder til Specialudviklet Software Deponering af kildekode for Specialudviklet Software Bilag C17 - Fællesbetingelser for kundens leverandører Bilag C - Leveringsaftalen Færdiggørelse af bilag B1 - Miniudbudsbetingelser Bilag B1, punkt Bilag B1, punkt Bilag B1, punkt Bilag B1, punkt Bilag B1, punkt Bilag B1, punkt Bilag B1, punkt Færdiggørelse af bilag B2 Opfordringsskrivelse Gennemførelse af miniudbud Udsendelse af miniudbudsmateriale Afholdelse af spørgsmål/svar Ændringer i forbindelse med spørgsmål/svar Modtagelse af tilbud Vurdering af tilbuddenes konditionalitet Formalia Mulighed for at reparere på ukonditionsmæssige tilbud Medelelse i forbindelse med ukonditionsmæssige tilbud Afklaring af evt. spørgsmål til tilbud Gennemgang af konditionelle tilbud Præsentationsmøde Evaluering af tilbud Generelle regler for evaluering Specifikke regler for evaluering på rammeaftale Evaluering af underkriteriet Kvalitet i den tilbudte løsning Evaluering af underkriteriet Kvalitet i tidsplanen for etablering af den tilbudte løsning 76 Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 3 af 90

4 Evaluering af underkriteriet Prisen for den tilbudte løsning Udregning af endelig pointscore jf. tildelingskriteriet Tildeling af kontrakt Tildeling og afslag Indgåelse af kontrakt Bilag Udkast til brev til afvisning af ukonditionelt tilbud Indkaldelse til præsentation Tildelingsbrev Afslagsbrev til konditionsmæssige tilbud Afslagsbrev til ukonditionsmæssige tilbud, som er erklæret ukonditionsmæssige inden indkaldelse til præsentation Afslagsbrev til ukonditionsmæssige tilbud, som ikke er erklæret ukonditionsmæssige inden indkaldelse til præsentation Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 4 af 90

5 1. Indledning Formålet med denne vejledning er at give offentlige myndigheder råd og vejledning i, hvordan man gennemfører et miniudbud på rammeaftale It-løsninger og vedligehold. Vejledningen indeholder afsnit som beskriver, hvordan rammeaftalens bilag udfyldes korrekt. Bilagene behandles i den rækkefølge, som de mest hensigtsmæssigt bør håndteres. Eftersom det er dig som bruger, der iværksætter miniudbuddet og foretager den første udfyldelse af materialet, har vejledningens afsnit 2 og navnlig afsnit 3 relevans for dig. Også leverandører kan have glæde af at læse vejledningen i den nævnte rækkefølge. Vejledningen er ikke udtømmende, og skal ses som et supplement til de vejledende tekster.vejledningen vil endvidere gøre dig, som kunde og leverandør, opmærksom på vigtige punkter i hvert enkelt bilag, som kræver særlig opmærksomhed. Dette er indskrevet med kursiv i hvert enkelt bilag. Det er derfor nødvendigt, at have de enkelte bilag tilgængelige samtidig med at du læser vejledningen. Materiale fra SKI.dk som skal bruges sammen med vejledningen I vejledningen henvises først til bilag G og bilag F. De er en del af selve rammeaftalens bilag, og du skal derfor hente zip-filen med rammeaftalen fra SKI.dk. Når du kommer til afsnit 3 i vejledningen, og har valgt delaftale, skal du bruge leveringsaftalen. Den finder du også på SKI.dk i en zip-fil benævnt Tildelingskit, Miniudbudskit Delaftale x. SKI gør opmærksom på, at såfremt der mod forventning måtte være uoverensstemmelser mellem denne vejledning og teksten i rammeaftale med bilag, så er det teksten i rammeaftale med bilag, der er den gældende. Find information om aftalen på ski.dk På SKI.dk kan du finde detaljeret information om leverandørernes tilbudte løsninger, oversigt over leverandører samt skabeloner til brug ved miniudbud og værktøj til løsningssortering, som SKI har udarbejdet for at gøre det nemmere for dig at benytte dig af rammeaftalen. Du er altid velkommen til at kontakte SKI s Kundeservice på telefon , hvis du har brug for hjælp, eller har spørgsmål til aftalen. Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 5 af 90

6 2. Indledende overvejelser 2.1. Opgørelse af behov Det første du skal gøre er, at definere dine behov for anskaffelsen. Det vil sige anskaffelsens genstand. Du skal tænke grundigt over, hvilken it-løsning du ønsker at anskaffe, hvordan anskaffelsen bedst gennemføres, og om der er særlige forhold, der er vigtige for dig i relation til den it-løsning, du vil anskaffe. Det er stadig en overordnet proces, men den tjener til at gøre dig i stand til at anvende bilag F, hvor du får vejledning i, hvilken delaftale du skal vælge. Rammeaftale består af 17 delaftaler. Alle delaftaler er opbygget på samme måde. Hver delaftales it-løsningsområde kendetegnes af et antal Delaftale Type Krav. Dette er mindstekrav til leverandøren for at være på rammeaftalen, men ikke nødvendigvis dine mindstekrav til leverandøren. Foruden Delaftale Type Krav er der et antal unikke karakteristika for hver delaftale, hvor leverandøren som minimum skal opfylde 2, for at kunne være på delaftalen. Derudover er der 31 SKI-STORM områder, der er identiske for alle delaftaler, hvor supplerende krav til løsninger kan beskrives. Du skal også være opmærksom på, at der er begrænsninger i omfanget af den vedligeholdelse, drift og videreudvikling, der kan anskaffes. Du skal dernæst beskrive dine overordnede krav og behov til en løsning eller til din anskaffelse med skelen til bilag G afsnit 2 definitionerne. Det kan du gøre endnu uden at have valgt delaftale. Dette valg kommer vi til om et øjeblik nedenfor i punkt Orientering i bilag F Bilag F punkt 2 giver en overordnet introduktion til opbygningen af it-løsninger under rammeaftalen, og der er i bilag F en tabeloversigt, hvor du kan orientere dig om de enkelte delaftalers it-løsninger. Bilag F består primært af tabeller, der beskriver delaftalernes it-løsningsområder i en struktur, der beskriver delaftale type kravene og delaftalernes karakteristiske funktionalitet. Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 6 af 90

7 2.3. Valg af delaftale Efter at du har orienteret dig i bilag F, skal du identificere den relevante delaftale, som du skal bruge. På nogle ydelsesområder vil det være let. For eksempel vil du let kunne vælge delaftale, hvis du ved at du skal anskaffe en ESDH løsning eller en Content management løsning. Men det kan være, at du ikke umiddelbart synes, at din løsning passer 100 % til delaftalernes it-løsningsområder, eller du mener at dine krav/behov kan dækkes af flere delaftaler med hver sit it-løsningsområde. Hvis det er tilfældet, så skal dit valg ske på baggrund af, hvilke specifikke forretningsmæssige eller funktionsmæssige behov, som du vurderer, at it-løsningen skal understøtte. Din vurdering skal baseres på de Delaftale Type Krav og Delaftale Karakteristika inden for de enkelte delaftalers it-løsningsområder, der er listet i bilag F. Hvis dine forretningsmæssige behov f.eks. vedrører økonomistyring enten i form af supplement til understøttelse af din eksisterende økonomistyringsløsning eller som indkøb af en helt ny økonomistyringsløsning, skal du vælge Delaftale 1, der blandt andet vedrører Økonomistyring. Når du har valgt den delaftale, der bedst passer til dit behov, skal du på SKI.dk, hente såvel rammeaftalen som leveringsaftalen (tildelingskit) for den valgte delaftale, til brug for det videre forløb Orientering i bilag B med underbilag (Leveringsaflen) Når du har identificeret og hentet den relevante delaftale fra SKI.dk, så find bilag B frem. Bilag B med underbilagene B1 og B2 er de bilag, der hjælper dig med at gennemføre miniudbud. Selve bilag B, Retningslinjer for gennemførelse af miniudbud, beskriver bl.a. hvad et miniudbudsmateriale skal bestå af. Bilag B punkt 1.3 beskriver også, hvilke tildelingskriterier du skal anvende, og hvilke aktiviteter du skal igennem for at gennemføre dit miniudbud. Bilag B er det juridiske retningsvisende dokument for den fremgangsmåde, hvorpå du gennemfører et miniudbud Generelle overvejelser vedrørende Krav, Mindstekrav, Mindsteoptioner og Optioner Rammeaftalen opererer med 5 typer af krav: Rammeaftalens Mindstekrav (MK) Kundens Mindstekrav (MK) Kundens Mindsteoption (MO) Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 7 af 90

8 Kundens Krav (K) Kundens Kravoptioner (O) Rammeaftalens Mindstekrav Rammeaftalens Mindstekrav træder i kraft, når du angiver, at du har krav til en given kravtype (Ja afkrydsning i Ja/Nej boksen) og når du ud for det enkelte Mindstekrav har svaret Ja i kolonnen Finder anvendelse. Det være sig Delaftale Type Krav, krav til Delaftale Karaktaristika eller krav til SKI-STORM it-servicetyper. Se figur 1 Rammeaftalens mindstekrav. Rammeaftalens mindstekrav skal opfyldes uden forbehold og leverandøren skal derfor ikka angive løsningsbeskrivelser, hvorfor der heller ikke evalueres Kvalitet i løsningen på Mindstekrav. Opfyldes et Mindstekrav ikke, er leverandørens tilbud ikke conditionsmæssigt. Tabel med rammeaftalens Mindstekrav indeholder følgende kolonner: 1) Krav ID - kravnummer i forhold til den foreslåede fortløbende nummerserie. 2) Kravtype det vil sige, om det er et Mindstekrav (M) eller Minstekrav Option (MO), hvor sidstenævnte er Mindstekrav indeholdt i en Option. 3) Kravets titel (Forududfyldt for Rammeaftalens Mindstekrav). 4) En beskrivelse af kravet (Forududfyldt for Rammeaftalens Mindstekrav). 5) En kolonne hvor du angiver om kravet finder anvendelsele. Figur 1: Rammeaftalens mindstekrav Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 8 af 90

9 Kundens Mindstekrav (MK) Der gælder samme vilkår for Kundens Mindstekrav, som gælder for Rammeaftalens Mindstekrav. Her indeholder tabellen dog ikke kolonnen Finder anvendelse, idet det jo ikke giver mening, at du specificerer et Mindstekrav som ikke finder anvendelse Kundens Mindsteoptioner (MO) Mindsteoptioner (MO) betyder, at du har mulighed for at angive, at du gerne vil have mulighed for at anskaffe noget, men ikke har besluttet dig for, om du vil anskaffe det. F.eks. fordi du ikke kender prisen. En mindsteoption skal ikke evalueres, idet tilbudsgiveren er forpligtet til at kunne opfylde en mindsteoption i det tilfælde, du vælger at udløse mindsteoptionen Kundens Krav (K) Her angiver du dine Krav til din it-løsning, som leverandøren kan vælge at opfylde, opfylde delvist eller ikke at opfylde. Leverandørens opfyldesgrad af dine krav, samt leverandørens løsningsbesvarelse er essientielle for dit miniudbud, idet det er dette, som du skal benytte til at evaluere Kvalitet i din it-løsning i forbindelse med din evaluering. Tabellen med dine krav indeholder følgende kolonner: 1) Krav ID - kravnummer i forhold til den foreslåede fortløbende nummerserie. 2) Kravtype det vil sige, om det er et Krav (K) eller Krav indeholdt i en Option (O). 3) Kravets titel som udfyldes af dig. 4) En beskrivelse af dit krav. 5) Leverandørens løsningsbeskrivelse. 6) Opfyldelse af kravet, hvor Leverandøren angiver i hvilken grad dit krav er opfyldt med Ja, Nej eller Delvist Figur 2: Kundens krav Specielt kolonnen Leverandørens løsningsbeskrivelse skal du være opmærksom på. Her skal du angive, hvordan du ønsker leverandørens besvarelse af dit Krav. I kolonnen kan du angive: Blank (ikke at udfylde kolonnen) Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 9 af 90

10 LB LB såfremt.. Lade kolonnen være blank Hvis du ikke skriver noget i kolonnen, vil leverandøren ikke skulle angive en løsningsbeskrivelse, men skal angive i hvilken grad dit krav er opfyldt med Ja, Nej eller Delvist. I din evaluering vil du da kun kunne bruge kravet til en kvantitativ evaluering (Antal Ja, Nej eller Delvist opfyldte krav). Dette anbefales ikke, da det kan give dig udfordringer, hvis leverandøren f.eks. angiver, at dit krav er Delvist opfyldt. Du bør da angive, hvordan du vil evaluere på delvist opfyldte krav. LB Løsningsbeskrivelse Her skal leverandøren altid angive sin løsningsbeskrivelse på hvordan it-løsningen opfylder dit krav (Hvis ikke leverandøren har svaret Nej i kolonnen Opfyldelse af kravet ). Leverandørens løsningsbeskrivelse indgår herefter i din evaluering af kvalitet, og du skal derfor i feltet Beskrivelse angive, hvordan du vil evaluere løsningsbesvarelsen, herunder især, hvad der vægter positivt i forbindelse med opfyldelse af kravet, således tilbudsgiveren kan vurdere, hvordan du gerne vil have opfyldt kravet og hermed opnå en positiv evaluering. LB, såfremt.. Betinget løsningsbeskrivelse Betinget løsningsbeskrivelse kunne eks. være LB, såfremt krav er delvist eller ikke opfyldt. Her skal Leverandøren ikke angive løsningsbeskrivelse, hvis leverandørens it-løsning opfylder dit krav, men kun hvis it-løsningen delvist eller ikke opfylder dit krav. Er dit krav opfyldt, skal du kun foretage en kvantitativ evaluering (antal Ja ). Du skal dog i beskrivelse angive, hvordan du vil evaluere en delvis opfyldelse i forhold til en opfyldelse. Herunder hvordan du vil evaluere den løsningsbeskrivelse, der ikke fuldt ud opfylder kravet. Det kunne f.eks. være en stillingtagen til, at visse elementers opfyldelse i kravet vægtes positivt Kundens Optioner (O) Optioner (O) betyder, at du har mulighed for at angive, at du gerne vil have mulighed for at anskaffe noget, men ikke har besluttet dig for, om du vil anskaffe det, f.eks. fordi du ikke kender prisen. Der er kun mulighed for at anvende optioner i rammeaftale i bilag C03. Optioner skal indgå i evaluering på samme måde som krav (K), så evalueringsteknisk er der ingen forskel på optioner og krav i evaluering af bilag C03. Derfor kan vejledning om opstilling af krav jf. punkt ovenfor læses analogt Krav kontra Mindstekrav Når du som kunde beslutter dig for, hvordan du vil lave fordelingen mellem Krav og Mindstekrav, er det vigtigt at have følgende i baghovedet. Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 10 af 90

11 Leverandørerne har skulle opfylde alle Delaftale Type Krav for at komme på rammeaftalen. Når det gælder krav til Detaftale Karaktaristika, har leverandørene opfyldt minimum 2 krav ud af de mulige Delaftale Karaktaristika (antal af Delaftale Karakteristika varierer pr. delaftale). For SKI-STORM it-løsningsområder, har leverandørerne ikke opfyldt et antal krav, om end det har vægtet positivt jo større antal SKI-STORM it-løsningsområder leverandørernes løsninger understøttede. Er dine krav og mindstekrav specificeret, vil alle leverandører kunne levere løsninger, der dækker dit behov. Har du krav under Delaftale Karaktaristika og/eller SKI-STORM løsningsområder, kan du risikere, at ikke alle leverandører har tilbudt løsninger, der kan dække dit behov til it-løsning, og de leverandører kan derfor ikke give et konditionsmæssigt tilbud, og skal derfor heller ikke indbydes til at afgive tilbud. Dine funktionelle krav kan vedrøre Delaftale Type Krav, krav til Delaftale Karaktaristika og krav til SKI-STORM it-servicetyper. Husk at det er placeringen af krav i strukturen for Karakteristika og for it-servicetyper, der er med til at bestemme, hvilke leverandører der skal inviteres til at afgive tilbud på jeres miniudbud. Så vær grundig med at få placeret kravene korrekt. SKI har udarbejdet et hjælpeværktøj, der kan synliggøre dette. SKIs hjælpeværktøj SKAL anvendes til at afgrænse de tilbudte løsninger/leverandører inden du udsender dit miniudbudsmateriale. Undlader du at anvende SKIs værktøj, og sender du dit materiale til alle leverandørerne, risikere du at modtage ikke-konditionsmæssige tilbud, idet leverandørerne kun må sælge de ydelser, som de har tilbudt på rammeaftalen, samt du risikerer, at leverandørerne bruger tid på at udarbejde ikke-konditionsmæssige tilbud. Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 11 af 90

12 3. Udfyldelse og færdiggørelse af bilag 3.1. Leveringsaftalens bilag Du skal tage stilling til samtlige bilag i udbudsmaterialet. Du skal kun udfylde krav i de bilag, som er relevante for dig, men du er nødt til at tage stilling til alle bilagenes indhold. Alle bilagene indeholder kursiveret tekst. Den kursiverede tekst er vejledning til din og/eller leverandørens udfyldelse af bilaget. De vejledende og instruktive tekster, der ikke er deciderede aftalevilkår eller bestemmelser og krav, kan slettes når du indgår kontrakt med en leverandør. De vejledende tekster kan være information til såvel kunde som leverandør, så du bør bevare teksten, når du sender materialet til leverandørerne. Efter gennemført miniudbud, og inden kontraktindgåelse, kan den kursiverede tekst slettes. Alle bilag er bygget op efter samme skabelon. Det vil sige, at der er nogle indledende afsnit med en vejledende tekst til hvordan bilaget udfyldes. Vejledning til udfyldelse Bilagets anvendelse Sammenhæng til øvrige bilag Vejledning til udfyldelse af bilag Alle bilag starter med et afsnit med vejledning til udfyldelse af det pågældende bilag, som du naturligvis bør læse. Den kursiverede tekst kan slettes inden kontraktindgåelse. Figur 3: Vejledning til udfyldelse Bilagets anvendelse Herefter følger et afsnit med bilagets anvendelse, der bl.a. beskriver bilagets indhold. Endvidere inderholder afsnittet de væsentligste henvisninger fra leveringsaftalen til bilagets punkter. Den kursiverede tekst, kan slettes inden kontraktindgåelse. Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 12 af 90

13 Figur 4: Bilag C03, anvendelse Sammenhæng med øvrige bilag Til sidst følger indledningsvis et afsnit med angivelse af væsentlige sammenhænge til øvrige bilag. Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 13 af 90

14 Procedure for udfyldelse af bilag Proceduren er, at du først udfylder bilagene og leverandøren efterfølgende afleverer sin besvarelse. Du gennemfører derefter en tilbudsevaluering og tildeling af ordren, hvorefter du kan slette alt kursiveret tekst. Den resterende tekst udgør kontrakttekst til den kontrakt, som du skal underskrive med leverandøren. Hele afsnit 3 i denne vejledning omhandler arbejdet med at udfylde udbudsmaterialets bilag. De er ikke i numerisk rækkefølge, men behandles i den rækkefølge, der er mest hensigtsmæssig for processen med at færdiggøre udbudsmaterialet. Det anbefales at udfylde bilag C04 dokumentation løbende, da det er tæt knyttet til de fleste af de bilag, hvor du som kunde kan have krav til løsningen. Desuden vil du i overskriften til hvert eneste afsnit, som giver mulighed for at stille et krav, kunne se om kravet hører til under tildelingskriteriet Kvalitet, Tid eller Pris, hvilket du senere skal bruge, når du udarbejder evalueringsbasis for tildelingskriterierne Bilag C03 - Leverancebeskrivelse og C05 - Vedligehold Udfyldelsen af bilag C03 Leverancebeskrivelse og bilag C05 Vedligehold, har betydning for, hvilke leverandører du skal opfordre til at afgive tilbud under miniudbud. Grunden til dette er, at leverandørerne i sine tilbud til SKI, har haft mulighed for at vælge mellem flere forskellige løsningsområder eller serviceniveauer. Du kan udelukkende købe de ydelser på rammeaftalen, som leverandørerne har tilbudt. Det kan betyde, at der vil være leverandører, der ikke skal inviteres til at afgive tilbud til dig, fordi de ikke har tilbudt det, du efterspørger i deres tilbud til SKI. Derfor er det væsentligt, at du udfylder disse bilag først, så du kan afgøre, hvem der skal inviteres til at afgive tilbud. SKI stiller et hjælpeværktøj til rådighed, så du nemt kan identificere de leverandører, du skal invitere til at afgive tilbud. Hjælpeværktøjet er opdelt pr. delaftale og du kan finde det under fanen Aftaledokumenter for den relevante delaftale på SKI.dk. Leverandørvalget bestemmes af hvordan du har dokumenteret dine krav i henholdsvis: Bilag C03: Afsnit 2.3.2: Kundens krav til karakteristika for delaftalens it-løsningsområde Afsnit 2.3.3: Kundens krav til SKI-STORM it-servicetyper Bilag C05: Afsnit 2.3: Kundens valg af serviceniveau i krav nr. C Afsnit og 2.3.8: Kundens eventuelle krav til valgfrie vedligeholdelsesydelser i form af lovpligtig vedligehold og brugeradministration Leverandørens løsningsbeskrivelser i bilag C03 og C05 vil indgå i vurderingen af leverandørens tilbud under underkriteriet "Kvalitet i den tilbudte løsning", jf. bilag B1, punkt 7. Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 14 af 90

15 3.2. Bilag C03 Leverancebeskrivelse De vejledende tekster beskriver, hvordan tabellen er opbygget. Det vil sige, hvilke informationer du kan udfylde, når du beskriver dine krav. For en beskrivelse af krav og kravtabeller henvises til afsnit 2.5. Bilag C03 indeholder mulighed for, at du kan stille krav i Word format eller Excel format. Vælger du Word format, anvendes kravtabeller i Bilag C03 og Bilag C18 udgår. Vælger du at angive dine krav i Excel format, anvendes kravtabeller i Bilag C18. Selvom du benytter kravtabeller i C18, skal du stadig anvende Bilag C03 til angivelse af eksempelvis Delleverancer, Optioner mv. Figur 5: Valg af Word eller Excel som kravformat Det første afsnit du skal beskrive er afsnit 2, hvor du skal beskrive dine krav til løsningen i store træk i form af forretningsmæssige mål, samt hvordan du forudsætter at anvende den krævede løsning. Vær her opmærksom på, at udfylde tabellen med Kundens basis konfiguration. Tabellen udfyldes med dine forventede behov for kvantitativ brug af it-løsningen, f.eks. interne og eksterne brugere, spidsbelastningsperioder, datamængde etc., til brug for leverandørens dimensionering af løsningen. Leverandøren lægger din basis konfiguration til grund for dimentionering af din it-løsning, behov for licencer, krav til it-miljø etc., hvilket igen har indflydelse på leverandørens prissætning af din anskaffelse. Se afsnittene på billedet herunder: Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 15 af 90

16 Figur 6: Bilag C03, kundens introduktion til krav I afsnittet umiddelbart efter skal du ikke gøre noget. Dette er overladt til leverandørens løsningsbeskrivelse. Figur 7: Bilag C03, leverandørens løsningsbeskrivelse Funktionelle krav Herefter følger afsnit 2.3, dine funktionelle krav. Dine funktionelle krav skal efterleve opbygningen i bilaget. SKI har imidlertid ikke fastlagt et bestemt nivau, du skal følge, når du beskriver dine funktionelle krav. Inden du går i gang, bør du derfor overveje, hvilket niveau du vælger at beskrive dine krav på. Vælger du et overordnet niveau, giver du leverandøren frihed til at besvare dine krav, og giver markedet mulighed at besvare med det bedste, de har. Vælger du et detaljeret niveau, er det i højere grad dig, der angiver udformningen af løsningsbeskrivelsen, hvilket kan være en fordel, hvis du har et mere detaljeret overblik over, hvad du vil have. Vær opmærksom på at du herved kan komme til at begrænse leverandørernes mulighed for at afgive forslag til løsninger, som du ikke selv havde forudset. Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 16 af 90

17 Du kan naturligvis også kombinere ovenstående muligheder, og eksempelvis benytte et overordnet niveau for krav, der måtte forventes at være en selvfølge for den it-løsning, du anskaffer, og et detaljeret niveau for de krav hvor dit behov til it-løsningen kræver speciel funktionalitet, der ikke nødvendigvis vil være standard i en it-løsning indenfor den pågældende delaftale. Figur 8: Bilag C03 funktionelle krav Delaftale type krav Nu skal du tage stilling til Delaftale Type Krav. Under disse kravoverskrifter kan du definere de krav, der passer ind under de pågældende overskrifter. Delaftale Type Krav kan opfyldes og leveres af alle leverandører på aftalen. Strukturen er opbygget således, at du først angiver, om du har krav under dette afsnit Ja/Nej afkrydsningsboks. Har du ikke det, så udgår afsnittet fra din kravspecifikation, og du kan slette indholdet i afsnittet efter Ja/Nej boksen. Vær derfor grundig i dine overvejelser, om du har krav der hører ind under disse overskrifter. Figur 9: Bilag C03 Ja/Nej afkrydsningsboks Har du afkrydset Ja i Ja/Nej boksen, så er indeholder næste tabel Mindstekrav fra rammeaftalen. Mindstekrav fra rammeaftalen kan du ikke ændre, men hvis Mindstekravet ikke er relevant for dig, kan du vælge at angive Nej i kolonnen Finder anvendelse, hvorefter Mindstekravet udgår af din evaluering. Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 17 af 90

18 Figur 10: Bilag C03 Mindstekrav fra rammeaftalen Herefter kommer en tabel, hvor du skal angive dine Mindstekrav. Leverandøren skal ikke angive løsningsbeskrivelse til dine Mindstekrav, og du kan ikke evaluere kvalitet på dine Mindstekrav, da disse altid skal være opfyldt. Figur 11: Bilag C03 Kundens Mindstekrav Efter dine og rammeaftalens Mindstekrav, kommer nu en tabel, hvor du skal angive dine Krav til din it-løsning. For hvert af dine krav, kan du angive til leverandøren, i hvilke situationer du ønsker, at Leverandøren skal angive en løsningsbeskrivelse, som du skal anvende, når du evaluerer Kvalitet i løsningen. Leverandøren angiver endvidere i hvilken grad kravet er opfyldt (ja, nej eller delvist). Se afsnit 2.5 for en nærmere beskrivelse for din udfyldelse af kolonnen Leverandørens løsningsbeskrivelse. Figur 12: Bilag C03 Kundens Delaftale Type Krav Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 18 af 90

19 Delaftale karaktaristika Nu kommer så krav til karakteristika. Under disse kravoverskrifter kan du definere de af dine krav, der passer ind under de pågældende overskrifter. Karakteristika kan måske opfyldes og leveres af alle leverandører på aftalen, og du kan finde ud af hvilke, når du har dokumenteret dine krav i tabellerne, samt anvendt hjælpeværktøjet, der er beskrevet i afsnit Strukturen er opbygget med underafsnit for hvert karakteristika. Som i Delaftale Type Krav skal du først angive, om du har krav under karakteristika afsnittet. Har du ikke det, så udgår karakteristika afsnittet fra din kravspecifikation, og du kan slette afsnittet SKI-STORM it serviceområder SKI-STORM er et relativt omfattende område, hvorunder du kan stille krav til funktionalitet i bred forstand. Det giver mulighed for at stille særlige udviklingskrav eller funktionalitetskrav, der falder udenfor de relativt afgrænsede Delaftale Type Krav og karakteristika krav. Dermed kan du definere en løsning, der præcis modsvarer dine behov for funktionalitet. SKI-STORM er opdelt i 8 it-serviceområder, der igen er opdelt i et varierende antal it-servicetyper. Der er i alt 31 it-service typer. Du skal stille dine krav på det laveste niveau, altså under hver it-service type. Krav og mindstekrav under SKI-STORM it-serviceområder er opbygget efter samme skabelon som de øvrige krav herover. Som ved krav til Karaktaristika, er det ikke sikkert, at alle leverandørernes løsninger kan opfylde dine krav til din it-løsning. Hvis du ikke har krav til it-servicetypen, så kan du slette det pågældende afsnit Non funktionelle krav Non funktionelle krav er krav til løsningen, der ikke vedrører funktionel behovsopfyldelse, altså krav til løsningens egnethed. Det kan for eksempel være lokalisering, skalering, svartider, miljøer, konvertering, uddannelse eller lignende. Her er fremgangsmåden den samme som tidligere beskrevet. Du skal i boksen angive om du har krav til det pågældende kravområde, og har du ikke det, kan du slette det pågældende afsnit. Vær opmærksom på, at der i afsnit Kundens krav til it-løsningens svartider, skal angives mindst et obligatorisk mindstekrav til svartid Delleverancer Efter at have fastlagt dine Non Funktionelle krav, kan du overveje om dit projekt bør opdeles i delleverancer. Her kan det være at din egen projektplan eller udefrakommende ønsker der stiller krav til, at en mindre eller større del af funktionerne opdeles i delleverancer, hvor nogle skal komme før andre. Du kan også vælge at leverandøren skal foreslå passende delleverancer. Det vil sige at du, som vist på nedenstående illustration, ikke har krav til delleverancer, har krav til delleverancer eller lader leverandøren foreslå delleverancer: Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 19 af 90

20 Figur 13: Bilag C03 kundens eventuelle krav til delleverancer Hvis du selv har krav til delleverancer, kan du angive et vilkårligt antal (1-n). Du skal pege på, hvilke behov eller krav du vil have leveret i hver delleverance ved at anvende tabellerne, som vist i eksemplet i figuren herunder: Figur 14: Bilag C03 kundens specifikke delleverancekrav Videreudvikling Dernæst skal du beslutte, om du har behov for en pulje af videreudviklingstimer til ændringer undervejs i dit projekt. Du skal være opmærksom på, at videreudviklingen kun kan bestilles sammen med funktionalitet, som er defineret i afsnit 2.3 i bilag C03. Så du kan ikke kun købe udviklingstimer. De økonomiske rammer for hvor meget viddereudvikling du kan bestille, er angivet i bilag C, Leveringsaftalens afsnit 5.5. Der er begrænsninger for, hvor meget videreudvikling du kan bestille, idet det ikke må overstige maksimalt 40 % af leverancevederlaget. Videreudvikling bestilles i antal timer pr. konsulentkategori. Bemærk at du ikke er bundet af de angivne timer, idet der er tale om et forventet forbrug, som kan afvige både positivt og negativt Optioner I er det muligt at lade en del af sin anskaffelse være optionel. I aftalen findes 2 typer af optioner: Optioner som del af leverancen og Optioner som selvstændig opgave. Optioner som del af leverancen skal kaldes ved afklaringsfasens udløb og indgår i leverancevederlaget. Optioner som selvstændig opgave kan kaldes på et senere tidspunkt. Hvis du har optioner, skal du i afsnit 5 angive Ja i Ja/Nej boksen.når du har angivet, at du har krav til optionerne, skal du beskrive dine optioner. Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 20 af 90

21 I pkt. 5.1 navngiver du dine optioner, og angiver hvorvidt de skal være en del af leverancen. Du kan, efter behov, angive et vilkårligt antal optioner. Figur 15: Bilag C03 kundens krav til optioner som en del af leverancen Herefter grupperer du dine optioner i afsnit 5.2 til 5.n. Figur 16: Bilag C03 kundens gruppering af optioner Når du har grupperet dine optioner, skal du sikre dig, at de Mindstekrav og krav du refererer til i optionerne, tilsvarende er markeret i dine kravtabeller, som henholdsvis MO (Mindstekrav indeholdt i option) eller O (Krav indeholdt i option) i kravtype kolonnen. Hvis du ønsker optioner på funktionelle Mindstekrav fra Rammeaftalen (Delaftaletype Krav, Karakteristika eller SKI-STORM), skal du ændre MK til MO i tabellerne Mindstekrav fra rammeaftalen. Herefter skal dine optioner medtages i din tidsplan i bilag C01. I bilag C01 afsnit 3.1 angiver du, hvornår du senest ønsker at kunne kalde dine optioner. Leverandøren skal endelig prissætte optionerne i bilag C12a (fastpris model) eller i bilag C12b (targitpris model). Hvis du ønsker, at leverandøren prissætter forskellige kombinationer af dine optioner (f.eks option 1 og 3, eller option 1og 2), skal du stille krav om dette i bilag C12a eller C12b..Når du skal evaluere leverandørens tilbud, skal leverandørens beskrivelse af sin opfyldelse af kravene til optioner i bilag C03 afsnit 2 inddrages i tilbudsevalueringen på lige fod med andre krav efter underkriteriet Kvalitet i den tilbudte løsning. Desuden vil du skulle evaluere Leverandørens opfyldelse af kundens krav til tidsplan for optionerne under kriteriet kvalitet i tidsplanen. Leverandørens pris for optionerne evalueres under kriteriet Pris. Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 21 af 90

22 3.3. Bilag C05 Vedligeholdelse Du kan vælge at anskaffe vedligeholdelse af din it-løsning. Ønsker du ikke an anskaffe vedligehold, så undlader du at anvende bilaget og markerer i dit udbudsmateriale at bilaget udgår. Som i det foregående bilag, er der 2 indledende afsnit som bør læses, afsnittene 1.1 Vejledning til udfyldelse og 1.2 Bilagets anvendelse. Som i bilag C03 er der henvisning i leveringsaftalen til bilag C05 vedligehold Generelle krav til vedligeholdelse Det første afsnit der skal udfyldes, er dine generelle krav til vedligeholdelse. Det omhandler krav til for eksempel serviceniveau, driftstid, dokumentation og lignende. Se nedenstående billedeksempel fra ESDH aftalen. Figur 17: Bilag C05 kundens generelle krav til vedligeholdelse Det er vigtigt, at du i beskrivelsen til Krav ID C angiver hvilket serviceniveau du ønsker (F.eks. Sølv, Guld, Platin etc.), samt at du i beskrivelsen til Krav ID C angiver det tidsrum du ønsker som Aftalt driftstid (F.eks. Alle arbejdsdage i perioden ). Dit valg af serviceniveau kan afgrænse, hvilke leverandører du skal invi, hvad leverandørerne har tilbudt ved at anvende hjælpeværktøjet, der stilles til rådighed på SKI.dk. Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 22 af 90

23 Herefter følger afsnittene til 2.1.4, hvor du skal tage stilling til, om du har særlige krav til servicevindue, klassificering af mangler, eskalation og bodsmodel. Når du har angivet din bodsmodel, skal du huske at prissætte dine bodspoint i bilag C12a eller bilag C12b. Det er vigtigt, at du husker at angive (definere) din bodsmodel i bilaget, samt prissætte bodspoint i bilag C12a eller bilag C12b, da du ellers ikke har mulighed for at tildele leverandøren bod for manglende overholdelse af servicemål. Vurder om du har særlige krav til din vedligeholdelse, men tænk på, at særlige krav kan have særlige priser, og om de er vigtige for din it-løsning. Kravtabellerne i afsnittene er i store træk bygget op som i bilag C03 med en Ja/Nej boks efterfulgt af kravtabeller for henholdsvis Rammeaftalens Mindstekrav, Kundens Mindstekrav og Kundens Krav. Enkelte afsnit, som f.eks. afsnit er derimod standardkrav til klassificering af fejl og mangler, som du ikke har mulighed for at stille individuelle krav til. Afsnit 2.2 omhandler alle dine detaljerede krav til processer for vedligeholdelse som vist i firgur 18 herunder. I afsnit 2.3 har du mulighed for at stille meget detaljerede krav til de ønskede vedligeholdelsesydelser. I afsnit Krav til fejlretning og mindre ændringer, er angivet 3 Mindstekrav, som altid er gældende ved anskaffelse af vedligehold. I afsnit Krav til servicemål for frister, er angivet 4 tabeller med overskrifter som Kunden har mindstekrav til serviceniveau platin eller platin +, Kunden har mindstekrav til serviceniveau guld eller guld + etc. Afhængig af hvilket serviceniveau du har valgt under Krav ID C , skal du slette de tabeller, der ikke er relevante for dit valgte serviceniveau. Der er mange valgmuligheder og de fleste tabeller tjener som inspiration til dig ved udarbejdelsen af bilaget vedrørende vedligeholdelse. Du skal gå alle kravtabeller igennem og beslutte, om de skal være en del af de krav, du har til vedligeholdelsen af din it-løsning. Hvor det er relevant, er der i materialet også mulighed for at stille krav til KPI (Key performance Indicator) figur 18, Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 23 af 90

24 Figur 18: Bilag C05 kundens krav til KPI. særlige krav til tilhørende Servicemål for KPI figur 19, Figur 19: Bilag C05 kundens krav til servicemål for help desk KPI og krav til måling og forudsætning for måling figur 20. Figur 20: Bilag C05 kundens krav til målinger og forudsætninger Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 24 af 90

25 Lovpligtigt vedligehold og Brugeradministration Pkt Lovpligtigt vedligehold er den del af vedligeholdelsen der omfatter det lovændringer foreskriver, og som systemet altid skal kunne efterleve. Det betyder, at hvis du vil sikre din løsning til enhver tid opdateres efter gældende lovgivning, så skal du købe lovpligtigt vedligehold. Herved er din leverandør ansvarlig for, at it-løsningen er opdateret i overensstemmelse med gældende lovgivning. Lovpligtigt vedligehold er en ydelse, der kræver lidt ekstra overvejelse, idet leverandøren forpligter sig til at vedligeholde din it-løsning, så den altid lever op til gældende lovkrav. Da leverandøren ikke kender omfanget af fremtidige lovændringer, må det forventes at leverandøren må indregne en økonomiske risiko for denne ydelse. Et alternativ til Lovpligtigt vedligehold kunne være, at afsætte timer til videreudvikling, og så få foretaget ændringerne når behovet opstår. Under lovpligtigt vedligehold kan du stille krav til KPI og Servicemål, og i øvrigt selv sætte kravene til hvordan du ønsker servicen leveret. Under pkt kan du stille krav til Brugeradministration, hvis du ønsker det Vedligeholdelse Medgået tid I pkt. 2.4 kan du angive, om du har behov for en pulje af vedligeholdelsestimer. Timerne dækker opgaver, som er nært beslægtet, men ikke indeholdt i Kundens vedligeholdelse jf. kravene i nærværende bilag og i Leveringsaftalen i øvrigt. Disse særskilte opgaver løses efter medgået tid Vedligeholdelsesorganisation I afsnit 3 i bilag C05 behandles vedligeholdelsesorganisationen. I pkt. 3.1 angiver du og Leverandøren jeres respektive kontaktpersoner for vedligeholdelse. I afsnittet kan du endvidere stille krav til den organisation hos leverandøren, som skal vedligeholde din løsning. Her er der krav som organisation, mødefora og samarbejde. Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 25 af 90

26 3.4. Bilag C07 - Drift Du kan vælge at anskaffe drift af din it-løsning i stabiliseringsperioden. Ønsker du ikke at anskaffe drift, så undlader du at anvende bilaget og markerer i dit udbudsmateriale at bilaget udgår. I afsnit 2.1 er det bestemt, at driftsydelsen skal leveres med samme serviceniveau, som der er fastlagt i bilag C05 for vedligehold. Desuden følger det, at løsningens aftalte driftstid er den driftstid, som er fastlagt i bilag C05 for vedligehold. Derfor skal du ikke angive selvstændige servicemål for frister i forbindelse med afhjælpning af fejl, jf. bilagets afsnit , ligesom dine krav til måling af servicemål og KPI'er kan være fastsat i bilag C05, jf. bilag C07, afsnit Drift kan kun anskaffes, hvis der også anskaffes vedligeholdelse. Du skal sikre dig, at du har koordineret kravene i bilag C07 med alle kravene i bilag C05, således at der er overensstemmelse mellem vedligeholdelseskravene og driftskravene på de niveauer, hvor det er vigtigt at de er synkroniserede. Ud over ovenstående, er bilag C07 opbygget efter samme skabelon som bilag C05. Som i de øvrige bilag, er der 2 indledende afsnit som bør læses, afsnittene 1.1 Vejledning til udfyldelse og 1.2 Bilagets anvendelse. Her er det også vigtigt at du orienterer dig i Leveringsaftalen bilag C, hvor der er henvisninger til driftsbilaget. Drift er tilbudt af alle leverandører, Dog ikke alle niveauer. Du er ikke forpligtet til at købe drift fra din løsningsleverandør Generelle krav til drift Hele afsnittet 2.1 med underafsnit er bygget op, som bilag C05. Det betyder, at der for hvert afsnit er en svarboks, hvor du skal indikere om du har krav og såfremt du har, skal angive dem i kravtabellerne. I afsnit til skal du tage stilling til om du har særlige krav til servicevindue, klassificering af mangler, eskalation og bodsmodel. Når du har angivet din bodsmodel, skal du huske at prissætte dine bodspoint i bilag C12a eller bilag C12b. Det er vigtigt, at du husker at angive (definere) din bodsmodel i bilaget, samt prissætte bodspoint i bilag C12a eller bilag C12b, da du ellers ikke har mulighed for at tildele leverandøren bod for manglende overholdelse af servicemål. Dernæst følger afsnit 2.2, hvor du kan stille krav til driftsprocesser. Efterfølgende i afsnit 2.3 er det dine krav til driftsydelser, du skal dokumentere, hvis du har sådanne. Afsnittet indeholder generelle krav, krav til KPI og servicemål samt yderligere målinger og målemetoder. I pkt. 2.4 kan du angive, om du har behov for en pulje af konsulenttimer til driftydelser. Timerne dækker opgaver, som er nært beslægtet, men ikke indeholdt i Kundens drift jf. kravene i nærværende bilag og i Leveringsaftalen i øvrigt. Disse særskilte opgaver løses efter medgået tid. Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 26 af 90

27 Der bestilles et antal timer pr. konsulentkategori. Bemærk at du ikke er bundet af de angivne timer, idet der er tale om et forventet forbrug, som kan afvige både positivt og negativt. Efterfølgende skal du tage stilling til, om du har særlige krav til yderligere miljøer end produktionsmiljøet, som kunne være udviklings-, test- eller undervisningsmiljøer. Hvis du måtte ønske det, kan du i afsnit 4 stille krav til driftsorganisationen Bilag C04 - Dokumentation Parallelt med udfyldelsen af bilag C03, bilag C05 og bilag C07 anbefaler SKI, at du udfylder bilag C04, der omhandler krav til dokumentation. Dokumentationen knytter sig nemlig i høj grad til de ydelser, der er beskrevet i bilagene Krav til dokumentation Der er nogle helt generelle Mindstekrav til dokumentation, som du ikke kan fravige. Kravene er opgjort for, at du kan være sikker på, at du har et minimum af dokumentation, når du får leveret din løsning. Bilaget opstiller således en række på forhånd fastsatte overordnede Mindstekrav til dokumentationsform (Modeleringssprog, sporbarhed etc.), som skal medtages. Du har mulighed for at supplere med eventuelle egne krav til dokumentation, krav til processer for udarbejdelse og godkendelse af dokumentation samt hvilke dokumenttyper, deres indhold leverancen skal bestå af, samt godkendelseskriterier for dokumentationen. Mindstekravene er dokumenteret i afsnit 2.1 som vist herunder. Figur 21: Bilag C04 Generelle mindstekrav til dokumentation Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 27 af 90

28 Du kan vælge, at supplere de overordnede Mindstekrav med dine egne Mindstekrav og/eller Krav. Leverandørens løsningsbeskrivelser af dine Krav i bilag C04 vil indgå i vurderingen af leverandørens tilbud under underkriteriet "Kvalitet i den tilbudte løsning", jf. bilag B1, punkt 7. Figur 22: Bilag C04 Kundens supplerende krav til dokumentation Efterfølgende skal du tage stilling til, om du har særlige Mindstekrav og/eller Krav til processen omkring udarbejdelse af dokumentation. Figur 23: Bilag C04 kundens krav til dokumentationsproces Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 28 af 90

29 Efter dette afsnit følger et afsnit, hvor du skal angive dine krav til omfang og indhold af dokumentation af din it-løsning. Det være sig instalationsvejledning, driftshånbog, brugervejledninger etc. Du kan ikke vælge afsnittet fra, men du kan selv vælge, hvilket niveau du vil beskrive kravene på. SKI har angivet eksempler på dokumentation, som du kan bruge som inspiration og vælge det omfang, der dækker dit behov. SKIs beskrivelser i tabellen kan ikke nødvendigvis stå alene, så der kan være nødvendigt, at du supplere med beskrivelser, der belyser dine behov. Du har også her mulighed for at angive såvel Mindstekrav og Krav, hvor sidstnævnte i givet fald, vil indgå i din evaluering af Kvalitet i it-løsningen. Det er her vigtigt, at du i beskrivelsen angiver hvad dine godkendelseskriterier, for den pågældende dokumentation, er. Er dine godkendelseskriterier ikke fyldestgørende, vil leverandøren i det efterfølgende afsnit, have mulighed for at supplere med godkendelseskriterier. Figur 24: Bilag C04 kundens mindstekrav til dokumentation af it-løsningen Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 29 af 90

30 Figur 25: Bilag C04 kundens krav til dokumentation af it-løsningen I sidste afsnit har leverandøren mulighed for at angivet godkendelseskriterier for dokumenter, hvor Kunden ikke eksplicit har angivet godkendelseskriterier for det pågældende dokument. Figur 26: Bilag C04 Supplerende godkendelseskriterier (Leverandørens) 3.6. Bilag C01 - Tids- og aktivitetsplan Når du har de mere tekniske bilag (bilag C03, C04, C05 og C07) på plads, så anbefaler SKI, at du udfylder bilag C01 - Tids- og aktivitetsplan. Hvis du har behov, kan du angive, at der skal være bevillingsmæssig hjemmel til at indgå aftalen, hvilket fremgår af eksemplet herunder. Figur 27: Bilag C01 frist for bevillingsmæssig hjemmel Kundens krav til leveringstid I afsnit 3 beskriver du dine eventuelle Mindstekrav og Krav til leveringstidspunkter. Det kan, ved angivelse af start- og sluttidspunkter for aktiviter, være hensigtsmæssigt ikke at knytte disse til en konkret dato, men derimod til et angivet tidsrum efter Leveringsaftalens underskrift. Eksempelvis kan Kunden stille krav om, at Overtagelsesprøven påbegyndes senest 140 dage efter Leveringsaftalens underskrift. Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 30 af 90

31 Det anbefales, hvis du anskaffer Vedligehold og Drift, at tilføje følgende Mindstekrav for leveringstidpunkt: Afslutningstidspunkt for stabiliseringsperioden (drift) Afslutningstidspunkt for vedligeholdelsesperioden (vedligehold) Vedligeholdelse har en maksimal varighed på seks år efter Overtagelsesdagen, dog maksimalt 6 år efter Rammeaftalens udløb. Sidstnævnte er kun relevant, hvis Overtagelsesdagen ligger efter Rammeaftalens udløb. Der kan kun anskaffes drift med samtidig anskaffelse af vedligehold, hvorfor afslutningstidspunkt for stabiliseringsperioden, skal være mindre eller lig med afslutningstidspunkt for vedligeholdelsesperioden. Figur 28: Bilag C01 Kundens mindstekrav og krav til leveringstid Tidspunkt for kald af optioner Har du i Bilag C03 angivet, at du ønsker en del at it-løsningen som optioner, skal du i efterfølgende afsnit angive seneste tidspunkt for kald af dine optioner. For optioner, der leveres som del af leverancen, vil tidspunktet være Ved kontraktindgåelse (efter afklaringsfasen). For optioner, som du ønsker leveret som selvstændig opgave, som du ønsker at kunne kalde på et senere tidspunkt, skal du angive en dato eller et relativt tidspunkt i forhold til din tidsplan som f.eks en milepæl. Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 31 af 90

32 Figur 29: Bilag C01 Kundens mindstekrav og krav til leveringstid Krav til tids- og aktivitetsplan Punkt 4.1 indeholder en række af SKI definerede Mindstekravkrav til, hvad en tidsplan skal indeholde. Disse krav skal leverandøren overholde ved udarbejdelsen af Tidsplanen. Figur 30: Bilag C01 grafisk præsentation af tidsplan Kundens krav til tidsplan Her angiver du dine Krav. Det anbefales, at du stiller supplerende eller præciserende Krav til Tidsplanen. Navnlig anbefales det, at du enten selv foretager en nedbrydning af leverancen i delleverancer eller stiller krav til leverandøren herom. Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 32 af 90

33 Figur 31: Bilag C01 Kundens krav til tidsplan Tidsplan Selve tids- og aktivitetsplanen skal udarbejdes af leverandøren som en del af leverandørens tilbud. Du kan ved udfyldelsen af bilaget stille krav, og det er derfor medtaget i de krav, der kan stilles til leverandøren. Leverandørens tidsplan vil indgå i vurderingen af leverandørens tilbud under underkriteriet "Kvalitet i Tidsplanen", jf. bilag B1, punkt 7. Figur 32: Bilag C01 leverandørens besvarelse af tidsplan 3.7. Bilag C12 - Vederlag mv. Bilagene C12a og C12b er de bilag, der omhandler vederlag, altså prisen for den leverede løsning med alt hvad det indebærer af videreudvikling, vedligeholdelse, drift og uddannelse mv. Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 33 af 90

34 Bilag C12a er det bilag, du skal anvende, hvis du vil have en leverance til en fast pris. Fast pris kan være en fordel, når du vil sikre maksimal resultatforpligtelse for leverandøren, både i forhold til pris og i forhold til kvalitet. Fast pris betyder, at du indgår en aftale om levering af funktionalitet til en fast pris med en forudbestemt kvalitet, hvilket naturligvis stiller krav til at du har beskrevet de forudsætninger, leverandøren har for at levere løsningen til dig indenfor den faste pris. Du skal anvende bilag C12 b, hvis du vil have en leverance med en target pris, f.eks. hvis du har et budget og ønsker at holde leverandørerne op på eventuelt at udføre opgaven med mulighed for at gennemføre leverancen billigere. Det vil give en anden prismodel med større fokus på effektiv indsatsforpligtelse uden at leverandøren fraskriver sig forpligtelsen til at levere, hvilket i leverandørernes tilbud giver dig en prismodel med et maksimal estimat og løbende afregning indtil maksimum. Der er fordele og ulemper ved begge modeller afhængigt af, hvad du ønsker at købe, hvor hurtigt og hvor kritisk det er for din forretning, og hvor stramme de økonomiske rammer er. Dette afsnit i vejledningen behandler bilag C12a og C12b parallelt, da der er relativt få forskelle på bilagenes tekst og indhold. Der vil undervejs blive gjort opmærksomt på forskellene mellem de to bilag. Bemærk at eksemplerne (figurerne) alle er taget fra bilag 12a, og da bilagene ikke er helt ens, kan der forekomme forskelle i afsnitsangivelserne i eksemplerne, såfremt du anvender bilag 12b. Alle priselementer i bilaget skal indgå i din evaluering af leverandørens pris. Dele af den kursiverede tekst indeholder forslag til, hvorledes priselementerne kan anvendes i din evaluering af leverandørernes tilbud, f.eks. om scenarier for op- og nedskalering i anvendelsen af it-løsningen. I afsnittet vedrørende tilbudssummen defineres tilbudssummen som leverandørens samlede vederlag for den udbudte leverance. Leverancevederlaget er den del af tilbudssummen, der ikke omfatter løbende ydelser, optioner og udtræden Kundens udfyldelse af bilaget Det er primært leverandøren, der skal udfylde bilag 12 med priser for dit anskafelse. Du skal dog tage stilling og udfylde følgende: Supplerende krav til prissætning (detaljeringsgrad af prisangivelse) Leverancevederlagets opgørelse (kun bilag 12b Targit prismodel) Prissætning af bodspoint for vedligehold (ved anskaffelse af vedligehold) Prissætning af bodspoint for drift (ved anskaffelse af drift) Prissætning ved op- eller nedskalering Krav til dokumentation (timeregnskab og faktureringsoplysninger) Dato for første priregulering Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 34 af 90

35 Supplerende krav til prissætning Som det ses herunder kan du helt efter eget ønske,specificere hvordan du ønsker, at leverandøren angiver sin pris. Både for faste og for løbende vederlag. Denne struktur går igen gennem hele vederlagsbilaget. Du kan selv definere, hvilken identitetsstruktur du ønsker at anvende til angivelse af Pris ID til dine krav. Et godt bud er, at du følger strukturen og metoden i de øvrige bilags kravtabeller. Figur 33: Bilag C12a leverancens pris Du kan supplere med egne Mindstekrav til leverandørens specifikation af priser, og derved bestemme i hvilken detaljeringsgrad, du ønsker leverandøren skal specificere priselementerne på i sin besvarelse. Figur 34: Bilag C12a specifikation af leverancevederlag Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 35 af 90

36 Leverancevederlagets opgørelse (Target model) Anvender du Target prismodellen, skal du, i bilag 12b afsnit 3.1, angive 4 procentsatser, der regulerer leverandørens vederlag ved, over eller under performance. Vederlaget er i Target prismodellen reguleret i forhold til leverandørens estimater. Den første procentsats angiver, hvor meget leverandørens timepriser reguleres ned, for de timer leverandøren anvender over estimatet for den pågældende milepæl (underperformer). Eks. 1. Du angiver 10% og leverandøren har estimeret sit arbejde til kr. 1 mio. Hvis leverandøren i stedet bruger timer for kr. 1,1 mio. for at nå til den angivne milepæl, vil leverandørens timepriser for de timer der ligger over kr. 1 mio. blive reduceret med 10%. Den anden procentsats angiver et loft over leverandørens vederlag ved overskridelse af estimat for den pågældende milepæl (underperformer). Eks. 2. Du angiver 10% og leverandøren har estimeret sit arbejde til kr. 1 mio. Hvis leverandøren i stedet bruger timer for kr. 1,2 mio. for at nå til den angivne milepæl, vil leverandøren ikke få vederlag de timer der ligger over kr. 1,1 mio. (loft på 10% overskridelse af estimat). Den tredje procentsats angiver bonus til leverandøren, såfremt leverandøren anvender færre timer end estimeret for den pågældende milepæl (overperformer). Eks. 3. Du angiver 10% og leverandøren har estimeret sit arbejde til kr. 1 mio. Hvis leverandøren i stedet bruger timer for kr for at nå til den angivne milepæl, vil leverandøren få en bonus på 10% af differencen på det estimerede vederlag og det faktisk forbrugte svarende til kr (10% af kr.). Den sidste procentsats regulerer de timer som leverandøren kan videreføre til næste milepæl, hvis leverandøren anvender flere timer end leverandøren kan modtage vederlag for (underperformer). Eks. 4. Du angiver 10% og leverandøren har estimeret sit arbejde til kr. 1 mio. Hvis leverandøren i stedet bruger timer for kr. 1.2 mio. og du samtidig, som i eks. 2 herover, har angivet et loft på 10%, som har resulteret i at leverandøren ikke har modtaget vederlag for timerne meller kr. 1,1 mio. og 1,2 mio., kan leverandøren videreføre timerne (vederlaget) for de timer, som leverandøren ikke har modtaget vederlag for, til næste milepæl. Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 36 af 90

37 Figur 35: Bilag C12 regulering af vederlag ved anvendelse af target model Prissætning af bodspoint for vedligehold Hvis du anskaffer vedligehold som en del af leverancen, skal du i afsnittet vedr. prissætning af vedligehold, prissætte bodspoint for vedligehold. Din prissætning af bodspoint er relateret til den bodsmodel, som du har specificeret i bilag C05 Vedligehold. Figur 36: Bilag C12a Bodsforhold vedrørende Vedligehold Prissætning af bodspoint for drift Hvis du anskaffer drift som en del af leverancen, skal du i afsnittet vedr. prissætning af drift, prissætte bodspoint for drift. Din prissætning af bodspoint er relateret til den bodsmodel, som du har specificeret i bilag C07 Drift. Figur 37: Bilag C12a Bodsforhold vedrørende Drift. Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 37 af 90

38 Prissætning ved op- eller nedskalering Du har i bilag 12 afsnit 9 mulighed for at bede leverandøren om at prissætte op- eller nedskalering af den leverede it-løsning. Det kunne eksempelvis være, hvis du forventede at antallet af brugere af din it-løsning over tid blev forøget, og du gerne ville kende prisen på dette. Du kan derfor bede leverandøren prissætte anskaffelse af ekstra brugerlicencer, samt de løbende ydelser for forøgelsen. Din forøgelse kan angives i intervaller, f.eks brugere, som vist i eksemplet herunder. Bemærk at rækkerne hører sammen parvis, idet første række er engangprisen og anden række er de løbende ydelser Krav til dokumentation Bilag C12a har ikke særlige krav til hvordan timeregnskab dokumenteres. Figur 38: Bilag C12a krav til dokumentation Da der ved anvendelse af Target prismodellen er tale om et projekt med løbende afregning, har du i bilag C12b mulighed for at du kan stille særlige mindstekrav til dokumentationen for de forbrugte timer. Figur 39: Bilag C12b Krav til dokumentation Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 38 af 90

39 I afsnit 11.2 skal du som mindstekrav angive hvordan du ønsker leverandøren skal fakturerer, samt hvor og hvem fakturane skal sendes til. Hvis du har supplerende mindstekrav til eksempelvis fakturaindhold, kan du tilføje dem i tabellen. Figur 40: Bilag C12a Krav til faktureringsoplysninger Dato for første priregulering Sidste afsnit i bilag 12 vedrører prisregulering af timebaserede vederlag. Her skal du blot indsætte en dato, der angiver første gang leverandøren har mulighed for at regulere sine priser for timebaserede vederlag. Figur 41: Bilag C12 Prisindeksering og regulering Bilag C14 - Prøver og test I bilag C14 beskrives krav til Prøver og test. Bilag C14 indeholder en række på forhånd fastsatte Mindstekrav til et afprøvningsprogram og en prøveplan. Som i de øvrige bilag, kan du supplere med dine egne Krav og/eller Mindstekrav for afprøvningsprogram og prøveplan. Derudover kan du stille krav til prøver, leverandørens løbende udarbejdelse af prøveplaner og afprøvningsrapporter samt krav til prøvegodkendelse. Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 39 af 90

40 Figur 42: Bilag C14 kundens angivelse af om der er krav til prøver Interne test En vigtig del af et udviklingsprojekt er de interne tests, der kan udføres undervejs som en del af det kvalitetssikringsforløb, du er med til at bestemme. Interne tests kan være med til at sikre et lidt mere agilt forløb i et projekt, idet du har mulighed for at måle på kvalitet og fremdrift med relativt korte mellemrum. Afsnit 3 i bilag C14 er reserveret til, at du kan specificere dine krav til interne tests. Du kan altså stille krav om, at der som supplement til de forudsatte prøver foretages Interne Test som led i udviklingen. Der er ikke knyttet kontraktuelle sanktioner til Interne Test, da de alene har til formål at sikre en løbende kontrol og evaluering af it-løsningen og sikre, at efterfølgende prøver bestås. Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 40 af 90

41 Figur 43: Bilag C14 kundens særlige krav til interne tests Du har endvidere i afsnittet mulighed for at angive, om du har krav til testen af løsningens tekniske kvalitet, det vil sige ud over det, som leverandøren dokumenterer Bilag C10 - Organisering af samarbejde og kundens deltagelse Formålet med nærværende bilag C10 er at regulere samarbejdet mellem kunden og leverandøren. Du kan beskrive en eventuel eksisterende samarbejdsorganisation i bilaget, hvis du som kunde ønsker, at leverandøren skal indgå heri. Du skal være opmærksom på, at samarbejdsorganisationerne for vedligehold og eventuelt drift beskrives i henholdsvis vedligeholdelses- og driftsbilaget. Du skal i bilaget angive de medarbejderressourcer, herunder deres kompetencer, som du stiller til rådighed for projektet. Leverandøren vil efterfølgende i bilaget angive, i hvilket omfang og på hvilke tidspunkter dine medarbejdere skal være til rådighed for projektet, samt i hvilket omfang. Det er forudsat, at leverandøren som en del af sit tilbud, skal beskrive leveranceorganisationen. Det vil sige den samarbejdsorganisation, hvori der indgår repræsentanter fra kunde og leverandør og som skal sikre, at det daglige arbejde håndteres og at principielle beslutninger kan træffes. Leverandørens løsningsbeskrivelser i bilag C10 vil indgå i vurderingen af leverandørens tilbud under underkriteriet "Kvalitet i Tidsplanen" samt Prisevaluering, jf. bilag B1. Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 41 af 90

42 Der er i afsnit 2 angivet mindstekrav til den leveranceorganisation, som leverandøren skal præsentere. Figur 44: Mindstekrav fra rammeaftalen til leveranceorganisation Som i de øvrige bilag har du mulighed for at tilføje krav til leverandørens beskrivelse af leveranceorganisation. Leverandøren skal efterfølgende i bilagets Appendiks A beskrive sin projektorganisation. I afsnit 2.2 angiver du og leverandøren beslutningestager i leverance- og projektforløbet. Det være sig ansvarlige for beslutning om ændringer til leveringsaftalen, ændringshåndtering og -anmodninger. Tabellen kan udfyldes i forbindelse med afklaringsfasen. Figur 45: Bemyndigede nøglepersoner Leverandørens projektorganisation I afsnit 3 angiver leverandøren nøglemedarbejdere og deres roller i leverandørens projektorganisation. Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 42 af 90

43 Figur 46: Bilag C10 Leverandørens beskrivelse af nøglemedarbejdere i sin projektorganisation Du har mulighed for at stille supplerende krav til leverandørens beskrivelse af sin projektorganisation, som f.eks. krav om CV for leverandørens medarbejdere, underleverandører der indgår i projektorganisationen mv Kundens projektorganisation I afsnit 4 skal du angive dine nøglemedarbejdere og deres roller i din projektorganisation. Husk på at din projektorganisation er den modtagende part i samarbejdet, og det er den organisation, der skal forberede din linjeorganisation på at anvende den leverede løsning. Figur 47: Bilag C10 kundens beskrivelse af sin projektorganisation Hvis det har relevans for samarbejdet i projektet, kan du i afsnit 5, beskrive din eksisterende samarbejdesorganisation, samt hvordan dine interne krav til samarbejdsorganisationen i din egen organisation er opstillet, for at gøre det klart for leverandøren hvilken tilgang du har til den fælles organisation. Der kan være andre samarbejdsrelationer, der er relevante for dig at angive, og det kan du gøre i afsnit 6. Vedligeholdelses- og driftsorganisationen er beskrevet i henholdsvis bilag C05 og C07 og du skal ikke stille ekstra krav til disse i bilag C10. Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 43 af 90

44 Projektdokumentation Du kan vælge at stille krav til den dokumentation, leverandøren skal levere til dig vedrørende projektet i afsnit 8 inklusive samt eventuel fremdriftsrapportering i afsnit 8.1. Leverandørens besvarelse af krav til projektdokumentation og og fremdriftsrapportering indgår i tidsevalueringen. Figur 48: Bilag C10 kundens ktav til projektdokumentation Figur 49: Bilag C10 Kundens krav til fremdriftsrapportering Kommunikation mellem Parterne I afsnit 9 kan du kan vælge at stille krav til den kommunikation, du ønsker, der skal være mellem dig og leverandøren Kundens deltagelse Du skal være særligt opmærksom på bilagets afsnit 10, som vedrører din deltagelse i projektet, hvor du på forhånd kan vælge at stille ressourcer til rådighed for projektet. De ressourcer du vil stille til rådighed angives i bilagets afsnit Der kan her være tale om såvel personaleressourcer som ressourcer af materiel karakter. Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 44 af 90

45 Figur 50: Bilag C10 kundens ressourcer I afsnit 10.2 angiver leverandøren, som del af sin besvarelse, i hvilket omfang samt på hvilke tidspunkter leverandøren forventer, at kunden medvirker i projektforløbet. Leverandørens krav til kundens medvirken indgår i din prisevaluering. Figur 51: Bilag C10 leverandørens oversigt over kundens medvirken Der er i bilagets slutning lavet plads til appendiks for leverandørens organisationsbeskrivelse samt leverandørens CV liste. Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 45 af 90

46 3.10. Bilag C02 - Kundens it-miljø Dette bilag er vigtigt som grundlag for din beskrivelse af det it-miljø, som leverandørens løsning skal passe til. Du skal i bilag C02 beskrive dit eksisterende it-miljø samt strategien for det fremtidige itmiljø. Dette skal gøre det muligt for leverandøren at designe løsningen således, at leverancen kan vedligeholdes og drives hensigtsmæssigt i dit it-miljø. Bemærk at bilaget ikke er et bilag, hvor du kan stille krav, men et bilag der skal indeholde en beskrivelse af den eller de dele af dit eksisterende eller kommende, it-miljø, der er relevant for leverandørens besvarelse og den leverede løsning. Du kan anvende nedenstående eksempel fra bilaget til at dække din beskrivelse, og du kan tilføje afsnit om dit it-miljø, som du finder relevante, eller fjerne afsnit som er irrellevante. Figur 52: Bilag C02 vejledende indholdsfortegnelse over kundens it-miljø Leverandørens krav til Kundens it-miljø Leverandøren kan, på baggrund af din beskrivelse, stille krav til dit it-miljø. Leverandørens eventuelle krav til dit it-miljø indgår i din evaluering af pris. Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 46 af 90

47 Figur 53: Bilag C02 Leverandørens krav til kundens it-miljø Bilag C09 - Ændringshåndtering Bilaget angiver den procedure for ændringshåndtering, der skal følges ved leveringsaftalens opfyldelse. Bilaget angiver en række Mindstekrav til ændringshåndteringen, herunder til ændringsanmodninger, løsningsforslag, ændringslog mv. Bilaget kan suppleres af eventuelle yderligere krav hertil af dig som kunde. Afsnit 2 og afsnit 3 i bilag C09 omfatter Mindstekrav, og du skal blot tage disse til efterretning. Ligeledes for den første del af afsnit 4. Figur 54: Bilag C09 mindstekrav til løsningsforslags indhold I afsnit 4.1 skal du tage stilling til, om du har supplerende krav til leverandørens metode for at udarbejde løsningsforslag. Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 47 af 90

48 Figur 55: Bilag C09 supplerende krav til løsningsforslag Afsnit 5 omfatter dine krav til hvordan løsningsforslag fra leverandøren vurderes og godkendes, som vist i billeduddrag herunder. Figur 56: Bilag C09 supplerende krav til godkendelse af løsningsforslag Afsnit 6 indeholder mindstekrav til ændringslog, som du kan tage til efterretning. Du har i afsnit 6.1 mulighed for at supplere med dine egne krav til ændringsloggen. Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 48 af 90

49 Figur 57: Bilag C09 supplerende krav til ændringslog I afsnit 7 henvises til bilag C10, hvor ansvarsfordelingen i forbindelse med ændringshåndtering er beskrevet. Her kan du ikke stille supplerende krav. Det sidste afsnit, afsnit 8, indeholder Mindstekrav til kontraktstyring som du kan tage til efterretning. Du har i afsnit 8.1 mulighed for at supplere med dine egne krav til ændringsloggen. Figur 58: Bilag C09 supplerende krav til kontraktstyring Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 49 af 90

50 3.12. Bilag C16 - Overdragelse Bilaget har til formål at beskrive leverandørens forpligtelser ved overdragelse. Overdragelse er i bilag C00 defineret som overdragelse fra leverandøren til dig som kunde, eller en af dig udpeget 3. part af det programmel og den dokumentation, som er nødvendigt for at du kan vedligeholde, forvalte eller drifte en delleverance og/eller hele leverancen. Bilaget fastlægger en række på forhånd fastsatte forpligtelser for leverandøren i forbindelse med overdragelse, der kan suppleres og præciseres af dig. Alle dine krav angives som Mindstekrav og leverandørens eventuelle angivelser i bilaget, indgår derfor ikke ved evaluering af leverandørens tilbud. Afsnit 2 indeholder indledningsvis leverandørens forpligtelser ved overdragelse. I de efterfølgende afsnit under afsnit 2 har du mulighed med at supplere med Mindstekrav til leverandørens overdragelse. Det være sig indenfor: leverancer og aktiviteter overdragelsesplan samarbejde (i forbindelse med overdragelse) prøver og godkendelse (i forbindelse med overdragelse) I afsnittet skal du angive estimater i timer pr. konsulentkategori, som du forventer at måtte bruge på overdragelsen, og som afregnes efter medgået tid. Bemærk, at der er tale om estimater, som du ikke er forpligtiget af, og at disse kan afvige såvel positivt som negativt. Figur 59: Bilag C16 krav til vederlag i forbindelse med overdragelse Bilag C15 - Licensbetingelser mv. Bilaget angiver det nærmere indhold af din brugsret til programmel og dokumentation. I afsnit 3.1 skal leverandøren i sit tilbud vedlægge sine licensbetingelser. Du kan i bilagets afsnit 3.2 vælge at stille spørgsmål til licensernes udstrækning med henblik på at tydeliggøre licensernes indhold. Dette kan du anvende, hvis du ønsker vilkår uddybet, f.eks. i relation til ændring i drift, brugere eller vilkår for auditering og ophør. Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 50 af 90

51 Figur 60: Bilag C15 spørgsmål vedrørende kundens brugsret Leverandørens angivelser i bilaget, herunder vedlagte licenser, indgår ikke i vurderingen af leverandørens tilbud Ændringer i Kundens rettigheder til Specialudviklet Software I afsnit 4 kan du angive, om du har supplerende krav til brugsret over specialudviklet software. Flere kunder ønsker at have en sådan særlig rettighed, men husk på at det kan være omkostningstungt at kræve egne rettigheder f.eks. ophavsret, og du skal overveje om det er vigtigt for din forretning, f.eks. gennem en overvejelse af dit formål med en udvidelse af din brugsret. Figur 61: Bilag C15 krav til ændringer vedrørende specialudviklet software Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 51 af 90

52 Deponering af kildekode for Specialudviklet Software Sluttelig kan du stille krav til eventuel deponering af specialudviklet software som sikkerhed for at andre kan få overdraget koden i det tilfælde, at den oprindelige leverandør ikke kan videreføre sine forpligtelser: Figur 62: Bilag C15 krav vedrørende deponering af kildekode Bilag C17 - Fællesbetingelser for kundens leverandører I dette bilag har du ikke mulighed for at stille krav. Bilaget er alene tænkt som en støtte i det tilfælde, at du har flere SKI leverandører til dine it-løsninger, og du har behov for sikkerhed for, at dine leverandører kan samarbejde. Du kan derfor selv vælge, om du vil bruge bilaget, eller om du bare lader det udgå af miniudbudsdokumentationen. Skal bilaget udgå, kan du vælge, enten at medtage bilaget og benytte Ja/Nej boksen i starten af bilaget, eller angive i Leveringsaftalen Bilag C og Miniudbudsbetingelserne Bilag B1, at bilaget helt udgår Bilag C - Leveringsaftalen Du skal være opmærksom på, at du skal tage stilling til enkelte forhold i leveringsaftalen. Overordnet skal du tage stilling til, om du vil have en leveringsaftale med fast pris eller en leveringsaftale med target pris. Du skal vælge de tekstafsnit af afsnittene 5.5, 13.1, 13.2, 13.3, 13.6 og 15, som svarer til dit valg af model. Afsnit 1 - Baggrund og formål. Kunden skal beskrive baggrunden for indgåelse af leveringsaftalen og kundens formål med leverancen. Kunden kan eventuelt udelade dette afsnit og blot henvise til bilag C03, punkt 2.1. Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 52 af 90

53 Figur 63: Bilag C aftalens baggrund Afsnit Andre ændringer - Generelt. Kunden skal her tage stilling til en ramme for, efter kontrakten, indgåede ændringer i forhold til vederlag og leveringstidspunkter. Afsnit 5.2 regulerer ændring af leveringstidspunkter, og her skal du indsætte et antal arbejdsdage, som et leveringstidspunkt kan ændres med. Figur 64: Bilag C ændringer til aftalen Afsnit Videreudvikling. Kunden skal tage stilling til den vederlagsmæssige ramme for videreudviklingsydelser. Du indsætter her et økonomisk loft over ekstra ydelser i din leverance, angivet som en procentsats af leverancevederlaget. Vær opmærksom på der også medregnes optioner, når der kaldes selvstændige opgaver samt øvrige tinebaserede ydelser såsom ændringsanmodninger og ikke kun den angivne procentsats ud over videreudvikling Figur 65: Bilag C vederlagsramme for videreudvikling Afsnit Bod. Kunden skal tage stilling til størrelsen af bod, herunder den maksimale bod, der kan ifaldes. Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 53 af 90

54 Figur 66: Bilag C angivelse af bodsstørrelse Afsnit 26 - Varighed. Her skal der ikke udfyldes noget. Du skal dog være opmærksom på vilkår for varighed, når du udarbejder dit tids- og aktivitetsplan i bilag C01. Figur 67: Bilag C aftalens varighed Afsnit Meddelelse. Parterne skal angive, hvilke personer Meddelelse efter leveringsaftalen skal sendes til. Figur 68: Bilag C aftalens kontaktpersoner, kunde og leverandør Færdiggørelse af bilag B1 - Miniudbudsbetingelser Efter at du har udfyldt de bilag i leveringsaftalen, som du skal anvende, skal du færdiggøre færdigøre bilag B1 - Miniudbudsbetingelser. Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 54 af 90

55 Det er vigtigt, at du først har udfyldt leveringsaftalen med bilag, da de har stor indflydelse på, hvilke elementer der konkurrenceudsættes. Som præsenteret tidligere i denne vejledning har hvert eneste krav, du har angivet, indflydelse på underkriterierne Kvalitet, Pris og Tid, idet det er evaluering af Kravenes og Optionernes opfyldelse, som danner grundlag for en vurdering af underkriterierne Kvalitet i den tilbudte løsning og Kvalitet i tidsplanen for etablering af den tilbudte løsning Bilag B1, punkt 1 Det første du skal gøre er, at identificere hvilke underbilag, der indgår i dit miniudbud. Det vil sige miniudbuddets bestanddele, som du finder i bilag B1 afsnit 1.2. Se eksemplet herunder: Figur 69: Bilag B1 miniudbuddets bestanddele Følgende bilag finder obligatorisk anvendelse: Bilag C Bilag C00 Bilag C01 Bilag C02 Bilag C03 Bilag C04 Bilag C05 Bilag C09 Bilag C10 Bilag C14 Bilag C15 Bilag C16 Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 55 af 90

56 Bilag C17 Herudover skal bilag C07 indgå, hvis leverandøren skal levere drift af system. Herudover skal enten bilag C12a eller C12b indgå afhængigt om leverandøren vederlægges en fast pris, eller der er tale om target price. Det anbefales, at du bruger betegnelsen UDGÅR udfor de bilag, der finder ikke finder anvendelse, således at bilagsrækkefølge fra K02 fastholdes. Kunden kan også vælge at anvende C18 til at føre Krav ind i til delvis erstatning for C03. Dernæst skal du angive dit navn samt øvrige kontaktpersoner fra din organisation: Figur 70: Bilag B1 kundens kontaktdetaljer Bilag B1, punkt 2 Efterfølgende bør du ganske kort i oversigtstekst referere til, hvad miniudbuddet omfatter, som beskrevet i afsnit 2 herunder: Figur 71: Bilag B1 opgavebeskrivelse Du bør sikre dig, at der ikke står mere eller andet i denne beskrivelse, end hvad der i øvrigt måtte fremgå af bilag C03, punkt 2 og i øvrigt ligge indenfor rammeaftalens genstand Bilag B1, punkt 3 Du skal nu i afsnit 3 angive din tidsplan for afvikling af miniudbuddet. Bemærk at der ikke er fastsat rammer for egentlige minimumsfrister, men at du skal give leverandørerne en rimelig tid til at besvare dit miniudbudsmateriale. Det bør det indgå i din overvejelse, hvor mange Krav og Optioner leverandøren skal besvare og hvor komplekst materialet i øvrigt vurderes at være. SKI anbefaler generelt, at der gives minimum 4 uger fra offentliggørelse til tilbudsfrist. Herudover anbefaler SKI, at der anvendes de samme tidsfrister for besvarelse af spørgsmål, som der anvendes ved et almindeligt udbud, således at alle spørgsmål er besvaret senest 6 dage inden tilbudsfrist, så leverandørerne har mulighed for at udarbejde tilbuddet på et endeligt grundlag mindst 6 dage inden tilbudsfrist. Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 56 af 90

57 Du bør også indlægge en tilstrækkelig lang frist mellem tildeling af kontrakt og indgåelse af kontrakt, så der er tid til at afholde en frivillig stand-still i forhold til at beskytte kontrakten mod sanktionen uden virkning. Hvis du underretter leverandøren pr. skal den frivillige standstill-periode udgøre 10 kalenderdage og må ikke udløbe i en weekend eller helligdag, hvorfor den automatisk forlænges til udgangen af den førstkommende hverdags udløb. Udløber den 10. kalenderdag således en lørdag eller søndag forlænges fristen til udgangen af mandag, og der kan således først indgås kontrakt tirsdag. Se eksempel på afsnit 3 herunder: Figur 72: Bilag B1 tidsplan for miniudbuddet Bilag B1, punkt 4 Afsnit 4 omhandler leverandørens tilbud, som du skal være opmærksom på ikke kan afleveres på eller fax. I stedet kan et elektronisk tilbudshåndteringssystem anvendes til formålet. Herudover kan det være praktisk at bede om tilbuddet på et elektronisk medie, som f.eks. en USB stik i stedet for papirform. Vær i øvrigt opmærksom på, at opfordringsskrivelsen også indeholder oplysninger om bl.a. aflevering af tilbud, hvorfor du skal være opmærksom på, at der ikke er forskel på indhold i opfordringsskrivelse og miniudbudsbetingelser. Se endvidere punkt 3.17 nedenfor. Figur 73: Bilag B1 aflevering af tilbud Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 57 af 90

58 Bilag B1, punkt 5 Afsnit 5 omhandler forbehold, alternative tilbud og eventuelle spørgsmål. Her skal du beskrive, hvordan du vil modtage spørgsmål til miniudbudsmaterialet samt hvad den sidste frist for at stille spørgsmål er. Bemærk også, at det i tidsplanen er SKI s anbefaling, at du besvarer alle spørgsmål senest 6 dage inden tilbudsfrist. Derfor bør du afpasse den seneste ønskede dag for modtagelse af spørgsmål med, at du med rimelighed kan nå at svare på spørgsmål inden 6 dagsfristen. I afsnit 5.4 angiver du tilbudsfrist. Vær opmærksom på at tilbudsfristen skal være den samme i dette afsnit som i tidsplanen i punkt 3 og opfordringsskrivelsen. Figur 74: Bilag B1 forbehold og alternative tilbud Figur 75: Bilag B1 tilbudsfrist og vedståelse Bilag B1, punkt 6 Du skal bestemme, hvornår du vil have præsentationsmøde som anvist i afsnit 6. Figur 76 Bilag B1 præsentationsmøde Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 58 af 90

59 Bilag B1, punkt 7 Du kan finde underkriteriernes definition og vægtning i afsnit 7. Figur 77: Bilag B1 kundens tildelingskriterier Tildelingskriterierne er bestemt på forhånd, fordi det skal være klart for alle leverandører inden de afgiver tilbud på rammeaftalen, hvilken konkurrence de vil blive udsat for ved tildeling af ordrer. Det betyder, at du ikke kan ændre på vægtningen af tildelingskriterierne Underkriteriernes sammenhæng med krav Underkriterierne til tildelingskriterierne angiver kun et overordnet rum for indhold, hvorfor underkriterierne kun gives et reelt indhold gennem delkriteriernes udfyldelse, hvilket igen kræver opstilling af konkrete krav og disses evaluering jf. punkt i nærværende vejledning. Når du således stiller krav, har det indflydelse på indholdet i først delkriteriet og delkriteriet udfylder herefter underkriterierne Kvalitet i den tilbudte løsning og Kvalitet i tidsplanen for etablering af den tilbudte løsning. Det betyder, at når du stiller et Krav, som skal besvares af leverandøren, så skal det indgå i evalueringen af den tilbudte løsning, som leverandøren afleverer med sit tilbud. Det er derfor vigtigt, at du dels får taget stilling til hvert enkelt krav, hvordan det skal evalueres og får ført det ind i beskrivelsen af kravet jf. punkt i nærværende vejledning. Opstilling af krav samt hvordan de evalueres udgør således rygraden i evaluering af de kvalitative underkriterier Sammenhæng mellem skema indeholdende delkriterier i bilag B1 punkt 7 og krav Af første kollonne i skemaet ses, at det indeholder referencer til bilag og evt.punkter i bilag. Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 59 af 90

60 Det betyder, at det er de krav, der er stillet i bilag C01, punkt 3 og 4, som indgår i den samlede evaluering af delkriteritet Leverandørens tidsplan, jf. bilag C01, punkt 3 og 4. Ligeledes angiver anden kolonne også, på overordnet plan, hvordan delkriteriet evalueres. Det får dog først sit konkrete indhold som følge af krav og beskrivelse af evaluering af krav, som de angives i bilag C01, punkt 3 og 4. Ved anvendelse af delkriterierne er det vigtigt at bemærke at nogle delkriterier er frivillige, mens andre er obligatoriske. Er et delkriterium frivilligt vil delkriteriets beskrivelse i første kolonne starte med Er der krav til [ ] og i anden kolonne Hvis Ja lægges der i vurderingen [ ]. Delkriterier der ikke er formuleret således, er obligatoriske. Praktisk betyder det, at hvis et delkriterium er obligatorisk, skal du stille krav i det relevante bilag og punkt, og dette skal indgå i din evaluering. Er delkriteriet ikke obligatorisk kan du overveje at lade være med at stille krav eller f.eks. regulere det med mindstekrav (MK). Bemærk at du, inden udesendelse, skal have indført elementerne fra C03 punkt 2.2 og 2.3 ind i skemaet jf. første række i skemaet: Der er ikke krav til detaljeringsgraden, så du kan vælge blot at behandle C03 punkt 2.2 som et delkriterium og C03 punkt 2.3 som et andet delkriterium. Det kan gøres med følgende angivelser: Leverandørens løsningsbeskrivelse, bilag C03, punkt 2.2 og Funktionelle krav, bilag C03, punkt 2.3. Hvis du ønsker en mere detaljeret angivelse af delkriterium, kan dette også lade sig gøre ved f.eks. at opgøre delkriterier på næste niveau f.eks. Kundens krav til Karakteristika for delaftalens it-løsningsområde, bilag C03, punkt Blot skal du huske, at alle krav skal være indeholdt i delkriterierne. Herudover skal du huske, at hvis du har udfyldt punkt 2.1 i bilag C03, skal den også indgå skemaet ovenfor som delkriterium med angivelsen Kundens introduktion til opfyldelse af behov og beskrivelse af krav til it-løsningen, bilag C03, punkt 2.1. Se mere under punkt nedenfor. Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 60 af 90

61 Vægtning af delkriterier og krav Underkriteriernes vægtning er fastlagt jf. angivelsen i punkt 7 i bilag B: Underkriterium Vægtning Kvalitet i den tilbudte løsning 40 % Kvalitet i tidsplanen for etablering af den tilbudte løsning 20 % Prisen for den tilbudte løsning 40 % Vægtning af underkriterier kan således ikke ændres. Vægtning af delkriterier er ikke endeligt fastsat i miniudbudsbetingelserne, så her er mulighed for, at kunden regulerer hvert enkelt delkriteriums vægtning. Dette følger af teksten i sidste kolonne i skemaet (Procentsatsen kan af Kundenen fordeles på underkriterierne ved gennemførelse af miniudbud, således at den samlede fordeling er 100% af de 20%). Vægtes et delkriterium såldes med f.eks. med 50 % i underkriteriet Kvalitet i tidsplan vægter dette delkriterium samlet set 10 % af evalueringen (0,5 x 0,2). Herudover kan kunden også vægte de enkelte krav i hvert delkriterium. Vægtningen skal så fremgå i beskrivelsen af kravet og summe til 100 %. Vægter et krav således 50 % under et delkriterium, som vægter 50 % af et underkriterium, som vægter 20 % af tildelingskriteriet vægter kravet samlet set 5 % (0,5 x 0,5 x 0,2). Angives der ingen vægtning af krav indenfor et delkriterium, vægter de lige. Hvis krav vægtes individuelt skal du være opmærksom på, at du er forpligtet til at overholde den udmeldte vægtning, hvorfor du bør overveje, om kompleksiteten ved individuel vægtning af krav modsvares af den forventede gevinst Generelt om vægtning Det anbefales generelt, at du først vægter delkriterier, når du har formuleret alle dine krav. Du vil så have et større overblik over dels, hvilke af de frivillige delkriterier, der indgår i evalueringen og hvor mange krav, der er under hvert delkriterium. I modsat fald risikerer du, at enkelte krav får langt større betydning end tiltænkt, fordi overblikket mistes. Herudover bør du være opmærksom på, at de obligatoriske delkriterier ikke bør vægtes mindre end 10 % pr. delkriterium, idet de obligatorisk er tiltænkt at skulle indgå i vægningen Særligt om vægtning af underkriteriet Prisen for den tilbudte løsning Idet de tre delkriterier alle spiller op i tilbudssummens beregning i bilag 12a/12b, anbefaler SKI, at du ikke vægter delkriterierne under pris, men derimod henviser til beregning af tilbudssum i bilag 12a/12b. Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 61 af 90

62 Bilag B1, punkt 7.1 Her angiver du om tildelingsbeslutning meddeles ved eller brev. Generelt er det SKI s erfaring, at det lettest gøres pr. . Det har den fordel, at en evt. frivillig standstill periode kun er 10 kalenderdage, mens underretning pr. brevpost medfører, at en frivillig stand-still skal løbe 15 kalenderdage Færdiggørelse af bilag B2 Opfordringsskrivelse Opfordringsskrivelse udfyldes med delaftalenummer, delaftalenavn, kundens navn, tilbudsfrist, antal eksemplarer samt hvorvidt tilbuddet skal afleveres på papir eller f.eks. USB-stick. Det bør kontrolleres, at de oplysninger, som gengives i miniudbudsbetingelserne er enslydende med opfordringsskrivelsen. Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 62 af 90

63 4. Gennemførelse af miniudbud Når du nu har udfyldt alle bilag, som forudsat ovenfor, er du klar til at udsende materialer til de leverandører, som du identificerede i punkt nedenfor. Det er vigtigt, at du kun udsender miniudbuddet til de leverandører, som er identificeret på baggrund af dine mindstekrav til Delaftalens Type Krav, Karakteristika og SKI-STORM it-serviceområder. Når miniudbudsmaterialet foreligger i endelig form, gennemføres miniudbuddet i overensstemmelse med bilag B. Det betyder, at du følger den rækkefølge for aktiviteter, der er angivet i afsnit 1.2 og 1.3 som vist i uddrag herunder: Figur 78: Bilag B gennemførelse af miniudbud Herudover bør du i forbindelse med afvikling af miniudbud være særligt opmærksom på, at overholde bestemmelserne om ligebehandling og gennemsigtighed. Konkret udmønter det sig bl.a. i at sikre, at alle leverandører har lige og samtidig adgang til oplysninger vedr. miniudbuddet. Derfor fraråder SKI også generelt, at der kommunikeres med leverandører på andre måder end gennem afvikling af spørgsmål/svar-runden (se punkt 4.2 nedenfor) Udsendelse af miniudbudsmateriale Miniudbuddet kan med fordel udsendes til leverandørernes . Disse finder du på delaftalens hjemmeside på ski.dk f.eks. en skal indeholde det fulde miniudbudsmateriale, hvilket vil sige: Opfordringsskrivelse Miniudbudsbetingelser Alle bilag jf. punkt ovenfor Det er desuden vigtigt, at mail sendes til 1) alle identificerede leverandører og 2) på samme tidspunkt. Herudover kan du også overveje i udsendelsesmail at bede leverandøren om at bekræfte at vedkommende har modtaget miniudbudsmaterialet. Vejledning til Rammeaftale It-løsninger og vedligehold Side 63 af 90