Referat af bestyrelsesmøde onsdag den 18. september 2013 i Elmelyparken 1D, Solrød.

Transkript

1 30. september 2013 Referat af bestyrelsesmøde onsdag den 18. september 2013 i Elmelyparken 1D, Solrød. Deltagere: Ulrik Steffensen, Frank Polauke, Brian Willandsen, Olaf Wacherhausen, Lau Ostenfeldt, Kirsten Sørensen, Anni Rasmussen. Administrationen: Torben Simonsen, Thomas Fredskov, Poul Reynolds. Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra mødet den 26. juni Beslutning. Referatet blev godkendt. Nedenstående fremlæggelse af de 4 eksempler blev taget til efterretning og er nu afsluttede sager. Der mangler dog et svar fra Thomas Fredskov til eksempel 3. Konklusionen vedr. det fremtidige arbejde er, at ingen fra administrationen udfører arbejder i afdelinger i Solrød Boligselskab uden at være rekvireret til det Sagsfremstilling. Referater er udsendt til bestyrelsen og er lagt på hjemmesiden. Opfølgning fra bestyrelsesmødet den 26. juni 2013: Skyttemarken: Bestyrelsen pointerer, at Byg ikke skal udføre arbejde i afdelingen uden at orientere afdelingen. Administrationen anmoder om eksempler på, hvornår det er sket. 1. Eksempel fra Solrød: Efterår 12: Torben Jensen kikker på bygninger i Tjørnely og Elmely uden ejendomsfunktionær/bestyrelsens viden. Svar fra administrationen: En gang om året gennemgår administrationen klimaskærmen i alle afdelinger i Solrød Boligselskab. Det er en del af administrationsaftalen, at Byggeri hvert år udarbejder et langtidsbudget, der bruges af områdelederen og bestyrelsen. Langtidsbudgettet benyttes som udgangspunkt for den årlige markvandring i afdelingen med bestyrelsen. Torben Seindal Jensen kontakter altid afdelings ejendomsfunktionær pr. telefon eller møder ham i afdelingen, for at få relevant information. Det er også sket her. Replik fra Solrød: Det kan desværre ikke bekræftes af Niels, at besøget var anmeldt. 2. Eksempel fra Solrød: Efterår 2012: Eyvin Carlsen og Keld Pedersen kikker/justerer vandvarmere uden ejendomsfunktionær/bestyrelsens viden. 1

2 Svar fra administrationen Eivind Carlsen og Keld Pedersen var i Skyttemarken for at gennemgå varmtvandsbeholder/varmeanlæg efter ønske fra daværende formand Flemming Petersen og bestyreren for fjernvarmeværket. Det skete efter dialog med ejendomsfunktionæren, der var behjælpelig med adgang, hvor Eivind og Keld ikke kunne komme ind (i fælleshuset hvor fejlen blev fundet, manglende afkøling på fjernvarmen). Det er eneste gang de har gennemgået dem. Replik fra Solrød: Det kan desværre ikke bekræftes af Pauli, at mødet var anmeldt. Han var dog rigtigt nok behjælpelig med, at sørge for adgang. Vi undrer os desuden over, at Flemming P. har bestilt dette arbejde, da han normalt altid koordinerede arbejde med Pauli. Lau vil gerne have oplyst nøjagtigt hvornår Flemming P. har anmodet om eftersyn på vandvarmere. For i efteråret 2012 var han ikke formand. Lau fungerede som formand indtil september Replik fra administrationen Energiafdelingen har ikke været i Skyttemarken i Det var i Eksempel fra Solrød. Forår 13: Torben Jensen kikker på carporte i Tjørnelyn, hvorfor? Uden ejendomsfunktionær/bestyrelsens viden. Svar fra administrationen Thomas Fredskov anmoder Torben Seindal Jensen om at udarbejde en ansøgning om udvidelse på 3 carporte i afdelingen. For at kunne udarbejde det relevante materiale besigtiges stedet. Byggeansøgning udarbejdes og fremsendes til kommunen. Replik fra Solrød: Thomas F. burde nok ikke have givet sagen til B&A, da alt allerede var på plads og det kun var ansøgningen der manglede. (materialet modtaget af Bosj 6 mdr. tidligere). Vi har modtaget en regning på ca. Kr i gebyr fra kommunen. Helt OK. Samtidig har vi modtaget en regning fra B&A på kr Ikke OK. 4. Eksempel fra Solrød Keld Petersen og Kim Jensen fra B&A var i Tjørnely uden aftale med vores ejendomsinspektør. Svar fra administrationen Efter henvendelse fra Tine Olsen i afdelingsbestyrelsen får administrationen den opfattelse, at det er nødvendigt at besøge et konkret lejemål hurtigt. Derfor besøger energiafdelingen lejligheden samme dag og konstaterer, at der er meget skimmelsvamp og et meget stort varmeforbrug. Konklusion og forslag fra administrationen Der er brugt en del tid på at finde ud af, hvad der evt. er gået galt i ovenstående sager, med den klare hensigt, at undgå lignende problemer i fremtiden. Ovenfor er administrationens opfattelse af begivenhedsforløbet beskrevet, og det viser sig så, at ejendomsfunktionærerne i afdelingerne har en anden opfattelse. Vi mener vi har kontaktet dem, og det mener de ikke. Og hvad skal vi så gøre ved det? Bruge mere tid på det, eller se at komme videre med nogle klare aftaler om, hvordan samarbejdet skal fungere fremadrettet? 2

3 Der er enighed om, at bestyrelsen og administrationen skal finde frem til, hvordan samarbejdet skal foregå mest hensigtsmæssigt. Punktet er derfor til behandling på dette møde. Status Elmebo børnehave. Beslutning Frikirken har besigtiget ejendommen, og er ikke interesseret i at leje. Der har været møde mellem Green Living og kommunen vedr. nogle af forbeholdene i købsaftalen den 25. august Kommunen mener der er nogle tekniske problemer, som der endnu ikke er fundet en løsning på. Der blev i denne sammenhæng refereret til, at nogle forhold ikke lever op til bestemmelserne i BR Ulrik har været i kontakt med en frikirke som muligvis er interesseret i at leje Elmebo indtil Green Living overtager. Ulrik undersøger denne mulighed. Byrådet i Solrød har den 26. august 2013 tiltrådt ansøgning fra Boligselskabet Sjælland om salg af Solrød Boligselskabs ejendom, den tidligere institution Elmebo, Elmelyparken 8A-B, Solrød Strand. Dette har kommunen meddelt i af 28. august På mødet mellem Solrød Boligselskab, Boligselskabet Sjælland og BL, den 2. april 2012 diskuterede man istandsættelsen/ombygningen af Elmebo. Her investerede afdelingen kr. 2 mio. men det medførte ingen lejeregulering, er påstanden. BL skulle have ment, at det kan have medført et tab som Boligselskabet Sjællands forsikring skal dække. Denne sag ønskes undersøgt. Sagen er undersøgt, og der blev varslet lejestigning på kr pr. 1. april Dokumentation herfor er fremsendt til bestyrelsen i af 26. august Samarbejde om daglig drift i afdelingerne Beslutning Poul Reynolds fremlagde Kompetencer, rettigheder og pligter. Hovedbudskabet var, at organisationsbestyrelsen er den politiske del af ledelsen, der træffer beslutninger, udstikker retningen og rammerne og efterfølgende kontrollerer, at disse bliver fulgt. Administrationen og driften er rådgiver for ledelsen og afdelingsbestyrelserne og sørger for at de trufne beslutninger bliver effektueret. Bestyrelsen har ligeledes til opgave at sikre, at den daglige administration og drift sker efter gældende regler. Herunder også at sikre, at afdelingsbestyrelsen overholder og respekterer disse regler. Det indebærer, at afdelingsbestyrelserne ikke har nogen administrative beføjelser. De kan efter reglerne hverken indhente pristilbud eller træffe aftaler med håndværkere eller leverandører. Hvis afdelingsbestyrelser indgår aftaler med leverandører er disse ugyldige. Beboerdemokratiet træffer beslutninger, påser og kontrollerer. Administrationen rådgiver og udfører de trufne beslutninger. En del af bestyrelsen mente, at en efterlevelse af ovennævnte retningslinjer vil være en voldsom ændring af den måde tingene har fungeret på i boligselskabet i mange år. Man er meget bekymret over, at administrationen nu vil overtage den kompetence afdelingsbestyrelsen mener de har. Der er ikke tiltro til, at opgaverne så vil blive løst på den samme tilfredsstillende måde, og det vil medføre øgede omkostninger for afdelingerne. 3

4 Områdelederen har ikke den tid ændringerne vil kræve, og man har ikke tiltro til, at man kan etablere det tætte samarbejde mellem områdelederen og afdelingerne, som ovennævnte ordning vil kræve. Der vil være behov for meget mere dialog end der er i dag. Torben Simonsen foreslår, at afdelingsbestyrelserne i Solrød begynder at benytte det opgavestyringssystem som afdelingsbestyrelserne i Boligselskabet Sjælland benytter. På den måde kan man løbende følge med i status i alle sager. Der var enighed om, at det lød som en god ide, og systemet vil blive præsenteret på de kommende markvandringer. Herefter vil man tage stilling til om det skal benyttes. Da de foreslåede ændringer af kompetencefordelingen vil udgøre en væsentlig forandring af den måde man har arbejdet på indtil nu, vil bestyrelsen have tid til at overveje forslaget og evt. forespørge BL. Der er dog enighed om at kontaktledet mellem afdelingsbestyrelserne og administrationen er områdelederen. Indhentning af tilbud på arbejder skal foretages af driften. Dvs. enten områdelederen eller de ansatte ejendomsfunktionærer. Bestyrelsen vil komme med forslag til, hvornår der skal afholdes møde mellem bestyrelsen, Boligselskabet Sjælland og BL Sagsfremstilling Som det fremgår at dagsordenens punkt 1, har der været nogle problemer i samarbejdet mellem administrationen og afdelingerne i udførelsen af den daglige drift. På den baggrund er der et fælles behov for at indgå nogle klare aftaler om, hvordan samarbejde skal foregå fremover. Driftschef i Boligselskabet Sjælland, Torben Simonsen og områdeleder Thomas Fredskov vil deltage under dette punkt. Som oplæg til emnet gennemgås vedlagte oplæg om lovgivningens bestemmelser om kompetencer, rettigheder og pligter. X Bilag: Kompetencer, rettigheder og pligter. 1. juli Tjørnely søger om lån til flyttekøkkener Beslutning Ansøgningen godkendt. De køkkener, der på denne måde vil blive finansieret via egne midler, vil blive billigere end de andre køkkener, der er finansieret via låneoptagning. Det undersøges om der er mulighed for at opkræve ens leje for ens køkkener, uanset finansieringen Tjørnely søger dispositionsfonden om at låne, af kr. puljen til flyttekøkkener. Vi har kørt ny køkkenrunde, med tilmelding den lejemål ønskede nye køkkener. Da vi ikke får brug for penge til flyttekøkkener, eftersom de 5 flytteboliger, allerede indeholder nye køkkener, vil vi gerne, i stedet for at oprette kreditlån, gerne låne af puljen på til disse 2 køkkener. 4

5 4. Meddelelser fra formanden IT på kontoret i Elmelyparken var nede i 6 arbejdsdage. Der var utilfredshed med, at der gik så lang tid, før IT problemet blev løst. Administrationen redegjorde for, hvad der var sket, og den almindelige forretningsgang. Hvis en medarbejder har problemer i sit daglige arbejde, skal han rette henvendelse til nærmeste leder, og ikke til afdelingsbestyrelsen eller selskabets bestyrelse. Der er ikke rettet henvendelse til nærmeste leder i dette tilfælde. Fejlen blev meldt til IT mandag morgen. IT meldte med det sammen fejlen til TDC på basis af de oplysninger man havde modtaget. Onsdag viste det sig, at der var flere forskellige forbindelser til adressen. IT havde fejlmeldt en linje, som tilhører BOSJ, mens afdelingen havde fejlmeldt en adresse, der tilhører Solrød. TDC rettede noget på den linje, men det løste ikke problemet. Men problemet er løst nu. Smøl med videresendelse af post vedr. Fjernvarmen. Det medførte en del problemer, at brevet ikke nåede frem til tiden, men man nåede at deltage i mødet. Utilfredsstillende postbesørgelse. Der er sket en fejl ved fremsendelsen af brevet. Proceduren er nu ændret til, at alle breve til Solrød Boligselskab scannes og fremsendes med det samme. Manglende info om undersøgelse af Møllemarken. Den 16. juli 2012 videresendte Byggeri, et brev fra Region Sjælland til Ulrik Steffensen om, at der var mistanke om forurening af grunden under Møllemarken. Regionen tilbød at fortage en undersøgelse uden omkostning for selskabet. Ulrik orienterede OB på efterfølgende bestyrelsesmøde, og der var enighed om, at sige ja tak til tilbuddet. Dette meddelte administrationen Region Sjælland. Anmodning om afklaring af forurening inden for et år underskrives af Torben Simonsen den 27. september 2012 og sendes til regionen. I brev af 3. maj 2013 informerer Region Sjælland Boligselskabet Sjælland om, at der har været møbel- og plastfabrik på grunden, og at man derfor har erfaring for, at jorden eller grundvandet kan være forurenet. Man har derfor besluttet at undersøge om ejendommen er forurenet. Besigtigelse af ejendommen vil, om muligt, finde sted den 7. maj Det rådgivende ingeniørfirma DGE vil stå for undersøgelsen. Regionen har samtidig ringet og sendt mail til Boligselskabet Sjælland for at informere om besigtigelsen den 7. maj. Den 16. maj 2013 orienterer Regionen i brev Boligselskabet Sjælland om, at besigtigelsen har fundet sted den 7. maj 2013, uden tilstedeværelse af en repræsentant fra Boligselskabet Sjælland. Da de videre undersøgelser nu skal foretages i beboernes haver, anmoder Regionen om at varsle beboerne. Driften får imidlertid ikke fulgt op på henvendelsen fra Regionen. Mandag den 26. august 2013 modtager Lau Ostenfeldt et opkald fra Kim Haagensen, DGE om at undersøgelserne skal foretages den følgende dag. Det var dog ikke muligt at varsle beboerne med så kort frist, så Lau fik via afdelingens ejendomsfunktionær varslet beboerne til et senere tidspunkt. Dette orienterede Lau driften om. 5

6 Resultatet af undersøgelserne, og regionens afgørelse, vil blive fremsendt til Boligselskabet Sjælland, formentlig i løbet af efteråret Orientering om Kilen. På et møde på rådhuset den 23. august blev der orienteret om, at man nu var endt på det oprindelige forslag. Der bliver opført skater- og basket baner m.v. og alle træer vil blive fældet, hvilket man er bekymret for. Man er bekymret for at området, ligesom tilsvarende områder, ikke vil blive vedligeholdt ordentligt. Det ser ud til at alle muligheder for ændringer nu er udtømt. Orientering om Fjernvarmen v. Lau. Der var kampvalg til bestyrelsen, og Lau blev valgt til suppleant. Bestyrelsens konto. Efter aftale med økonomiafdelingen oprettes der en konto i Solbos navn og alle afdelinger får skriftlig fuldmagt til kontoen i Danske Bank. Det er kun Danske Bank, der har været problemer med. Nogle har konto i Nordea og vil gerne fortsætte med det. Regnskab fuldt af fejl - lang tid om rettelser. Der har været en utilfredsstillende procedure vedr. ændringer til den seneste kvartalsoversigt. Administrationen har lavet et forslag til en ny procedure, som vil blive fremlagt for Tjørnely og Elmelyparken på et møde. 5. Orientering. Afdelingerne: - Frank Polauke: Byggeri har udarbejdet en tilstandsrapport i Elmelyparken og har på den baggrund rekvireret energiafdelingen til at undersøge et konkret lejemål. Det var ikke hensigten. Man går ud fra at dette besøg ikke er en ekstraydelse, der skal betales for, men at besøget er indeholdt i omkostningerne til tilstandsrapporten. Den undersøgte bolig var misligholdt, og der er registreret et meget stort vandforbrug. På den baggrund skrev Byggeri til beboeren. Denne skrivelse er afdelingsbestyrelsen utilfreds med, dels fordi skrivelsen ikke er særlig forståelig, og fordi man mener, at afdelingsbestyrelsen hænges ud i skrivelsen. Det er ikke befordrende for samarbejdet. - Lau Ostenfeldt: Skyttemarken 1 er udtrådt at det tidligere samarbejde mellem Skyttemarken og Møllemarken. Skyttemarken har derfor valgt egen afdelingsbestyrelse bestående af 3 medlemmer. Administrationen: - Administrationen har modtaget en henvendelse fra ejendomsmægler Poul Erik Bech om salg af Jersie Skole. Der blev forespurgt, om Solrød Boligselskab kunne være interesseret i at købe med henblik på at opføre almene boliger. Bestyrelsen er ikke interesserede i at købe, da borgmeteren i kommunen har meldt ud, at der ikke skal bygges mere alment byggeri i kommunen. - Der afholdes styringsdialogmøde med Solrød Kommune den 23. oktober Marianne Jering, økonomimedarbejder i afdelingsøkonomi på Parkvænget har opsagt sin stilling. Marianne har sidste arbejdsdag 13. september

7 6. Opsigelsesstatistik for Solrød Boligselskab. Status pr. 1. september 2013 blev gennemgået. 7. Emner til kommende møder. Sammenlægning af Elmelyparken og Tagboligerne. Dette emne behandles på næste bestyrelsesmøde. Oplæg fra administrationen. 8. Eventuelt. - Onsdag den 23. oktober 2013 kl. 19 på Comwell Roskilde, Vestre Kirkevej 12, 4000 Roskilde, afholder BL kredsmøde om at søge midler i Landsbyggefonden. Tilmelding skal ske til beboerdemokrati@bosj.dk senest den 10. oktober (og ikke direkte til BL). Oplys venligst fornavn, efternavn og boligafdeling. - Næste møde er med julefrokost og afholdes den 4. december 2013 kl. 17 på Korporalskroen, Tåstrupvej 4, Karlslunde. Solrød Boligselskab Ulrik Steffensen Formand Poul Reynolds Forretningsfører 7