ÅRHUS KOMMUNE - Magistratens 4. Afdeling Skoler og Kultur - Rådhuset Århus C Tlf Epost

Transkript

1 ÅRHUS KOMMUNE - Magistratens 4. Afdeling Skoler og Kultur - Rådhuset Århus C Tlf Epost mag4@aarhus.dk INDSTILLING Til Århus Byråd Den 19. maj 2004 via Magistraten Tlf. nr.: Jour. nr.: M4/2000/07098 Ref.: PDP Godkendelse af fremtidig driftsaftale for Atletion 1. Resume Århus Byråd traf den 20. juni 2001 en principbeslutning om, at driften af Atletion efter 1. januar 2005 skulle sendes i udbud. Efter gennemført udbudsproces fremlægges her udkast til 8 årig driftsaftale mellem AGF Kontraktfodbold A/S & Århus GF og Århus Kommune til Byrådets godkendelse. I driftsaftalen fastholdes det at Atletion primært er et idrætsanlæg, hvor opvisningsidræt og elitetræning har topprioritet. Samtidig indeholder driftsaftalen en række frihedsgrader for driftsherren til mere kommercielle aktiviteter. Det er Magistratens 4. Afdelings vurdering, at aftalen lever op til indholdet og intentionen i Byrådets tidligere beslutninger. I det politiske forlig af 20. juni 2001 står der: Forligspartierne ønsker en sund, bæredygtig økonomisk drift af (Atletion) og hele anlægget heromkring i en helhedsløsning. Der skal tilvejebringes et økonomisk fundament for (Atletion) på en sådan måde, at det ikke påvirker vilkårene for breddeidrætten i Århus Kommune. Desuden må der tilvejebringes rammer, hvorunder de professionelle brugere af (Atletion) på markedsmæssige vilkår kan drive forretning, således at disse brugeres mulighed for at tilrettelægge en optimal økonomisk drift tilgodeses. I forlængelse heraf vedtog Århus Byråd den 8. oktober 2003 en indstilling fra Magistratens 4. Afdeling vedr. hovedprincipper for udbudsprocessen. Driftsaftalen sikrer centrale kommunale interesser i forbindelse med store idrætsbegivenheder, hvor Århus Kommune via Sport Aarhus Events fastholder en råderet på nærmere aftalte vilkår. Derudover sikres det, at Team Danmark og byens almindelige idrætsforeninger som minimum bevarer hidtidige vilkår.

2 Driften af anlægget placeres i et selstændigt selskab, benævnt Atletion A/S, der bliver datterselskab i en koncern, hvor moderselskabet til enhver tid ejer af mindst 50,1 % kapital- og stemme/beslutningsmæssigt i datterselskaberne. De andre datterselskaber i koncernen, der bliver søsterselskaber til Atletion A/S, vil bl.a. være et fodboldselskab og et håndboldselskab. Forpagtningsafgiften er sammensat af både faste og variable beløb. Det faste beløb udgør kr. årligt, mens de variable beløb vil afhænge af de økonomiske resultater ved den kommende drift. Magistratens 4. Afdeling forventer ikke at forpagtningsafgiftens samlede størrelse vil blive af en størrelse, som kan dække det aktuelle årlige finansieringsbehov på ca. 4,3 mio. kr., der opstod ved kommunens køb af en række anlægsaktiver i 2001 (Stadionhallerne, Team Danmarkcenteret og Marselisborghallen). 2. Tidligere beslutninger Århus Byråd traf den 20. juni 2001 en principbeslutning om, at Atletion i perioden skulle drives af en fond med en overenskomst, der automatisk udløber pr. 31. december 2004, således at en nyudpeget driftsherre kan tiltræde pr. 1. januar Den 19. februar 2003 vedtog Byrådet en indstilling vedr. tidsplan for udbudsprocessen. I den forbindelse blev det samtidig besluttet, at Århus Kommune ikke selv skulle udarbejde bud på driften af anlægget. Den 8. oktober 2003 vedtog Århus Byråd en indstilling fra Magistratens 4. Afdeling vedr. hovedprincipper for udbudsprocessen. Af indstillingen fremgik det bl.a.: At Atletion også fremover primært skal bruges til idrætsformål. At Århus Kommune skal sikres væsentlige kommunale interesser på anlægget. Det gælder f.eks. i forhold til anvendelse af anlægget til store idrætsevents. At Magistratens 4. Afdeling fik bemyndigelse til at gennemføre udbud og efterfølgende forhandlinger. At udbudet skulle gennemføres som udbud efter forhandling. At forhandlingsresultatet vedr. den fremtidige brug af Atletion forelægges Århus Byråd til godkendelse inden der indgås konkret driftsaftale med den kommende driftsherre. 3. Beskrivelse af indstillingen På baggrund af bemyndigelsen fra Århus Byråd igangsatte Magistratens 4. Afdeling udbuds-processen i oktober Nedenfor følger en gennemgang af udbudsprocessen samt det forelæggende udkast til en fremtidig driftsaftale. Indledningsvist skal det oplyses, at Magistratens 4. Afdeling har anvendt ekstern juridisk vejleder gennem hele processen. 3.1 Resultat af udbudsprocessen Processen blev efter offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse indledt med en prækvalifikationsrunde, hvor tre bydere søgte prækvalifikation. Alle tre blev inviteret til at afgive bud på den fremtidige driftsopgave. Ved udløb af udbudets frist 22. januar 2004 havde Magistratens 4. Afdeling modtaget to bud på driftsopgaven; et fra den nuværende driftsherre Fonden Aarhus Idrætspark og et fra AGF Kontraktfod- 2

3 bold A/S i samarbejde med Århus GF. Herefter indledte Magistratens 4. Afdeling forhandlinger med de to bydere mhp. en optimering og præcisering af de fremsendte bud. Forhandlingerne med de to bydende har taget udgangspunkt i dels de afgivne tilbud dels de i udbudsmaterialet indeholdte krav og ønsker med det formål at udpege den tilbudsgiver, der i henhold til de fastlagte tildelingskriterier har afgivet det for Århus Kommune mest fordelagtige tilbud. De udbudsretlige principper er således i overensstemmelse med de definerede tildelingskriterier afgørende for de hensyn, der anvendes i forbindelse med afgørelsen af, hvilken tilbudsgiver der bør udpeges. Tildelingskriterierne blev fastsat i udbudsmaterialet. De er følgende i uprioriteret rækkefølge: Den tilbudte forpagtningsafgift. Den tilbudte løsning (tilbudsgivers forretningsplan). Tilbudsgivers plan for markedsføring. Tilbudsgivers organisation og serviceniveau. Begge bud var konditionsmæssige og konkurrencedygtige. Der var tale om to professionelle bud, der hver især indeholdte mange gode aspekter. Magistratens 4. Afdeling har på baggrund af de fremsendte tilbud og de efterfølgende forhandlinger imidlertid vurderet, at budet fra AGF/ÅGF i forhold til tildelingskriterierne udgør det bedste bud på driftsopgaven. Forskellen ligger især på den tilbudte forpagtningsafgift og den tilbudte løsning (tilbudsgivers forretningsplan), mens der var mindre forskel på budene mht. markedsføring og organisation & serviceniveau. I forhold til den tilbudte løsning har det for Magistratens 4. Afdeling haft en del betydning, at AGF/ÅGF vil kunne etablere en samdrift mellem de professionelle idrætsklubber og anlægget, hvorved der muliggøres en række synergi- og effektiviseringsgevinster. Gevinster som bl.a. vil kunne komme til udtryk i mere aktivitet og bedre økonomi på anlægget. AGF/ÅGF har udvist stor interesse for at overtage personalet på Atletion for dermed at fast-holde vigtig know-how. Ønsket er desuden i god overensstemmelse med lov om virksomhedsoverdragelse, som sikrer medarbejderne - exl. direktøren - ret til overførelse til ny driftsherre. Driften af anlægget placeres i et selstændigt selskab, benævnt Atletion A/S, der bliver datterselskab i en koncern, hvor det nuværende børsnoterede selskab AGF Kontraktfodbold A/S er moderselskab og ejer af mindst 50,1 % kapital- og stemme/beslutningsmæssigt i datterselskaberne. De andre datterselskaber i koncernen, der bliver søsterselskaber til Atletion A/S, vil bl.a. være fodboldselskabet, der overtager denne aktivitet fra det børsnoterede selskab, og et håndboldselskab. Minoritetsaktionærer i datterselskaberne kan f.eks. være samarbejdspartnere, herunder sponsorer. Ved etableringen af strukturen vil det blive sikret, at driften af Atletion ikke direkte bliver præget af evt. økonomiske resultater på de professionelle fodbold eller håndboldaktiviteter. Skulle den professionelle fodboldafdeling eksempelvis gå konkurs eller rykke ud af superligaen vil det selvfølgelig have betydning for Atletions forretningsgrundlag, men der vil fortsat kunne være en fungerende driftsorganisation på anlægget. AGF/ÅGF har således tilbudt pr. 1. januar 2005 at sikre, at det kommende driftsselskab (Atletion A/S) pr. 1. januar 2005 har fået tilført i alt mindst kr som kontant indbetalt aktiekapital. Det er yderligere oplyst, at selskabet nystiftes i maj måned 2004 foreløbigt med en kapital på kr og at der i begyndelsen af juni måned - med henblik på dokumentation af kapitalforholdene forud for 3

4 byrådets endelige behandling - yderligere indbetales kr , således at der ved en kontraktindgåelse senere i juni måned er en dokumenteret indbetalt kapital på kr Magistratens 4. Afdeling har på baggrund af ovenstående forhandlet vedlagte udkast til driftsaftale med AGF/ÅGF. Der er p.t. enighed mellem AGF/ÅGF og Århus Kommune om en række centrale emner, hvilket fremgår af nedenstående. Imidlertid er forhandlingerne endnu ikke tilendebragt i forhold til nogle detaljer, hvorfor Magistratens 4. Afdeling foreslår at Byrådet bemyndiger Magistratens 4. Afdeling og Borgmesterens Afdeling til at færdigforhandle aftalen. 3.2 Indhold i fremtidig driftsaftale Udkast til aftalen, der vedlægges som bilag 1, indeholder en lang række bestemmelser om den fremtidige drift af Atletion. Magistratens 4. Afdeling vil fremhæve følgende centrale områder: Forpagtningsafgift Forhandlingerne med AGF/ÅGF er resulteret i en forpagtningsafgift, der dels indeholder et grundbeløb og dels indeholder variable beløb. Det faste årlige grundbeløb er kr. De variable dele er sammensat af tre elementer; en andel af omsætningen, en andel af bruttoavancen på øl og vand og en andel af driftsresultatet. Det faste beløb reguleres årligt med udgangspunkt i nettoprisindekset. Modellen bygger på forventning om aktivitetsudvidelser på anlægget. For 2005 betales der 50% af den faste andel og 100% af de variable beløb. Nedslaget i forpagtningsaftalen er begrundet i indkøringsomkostninger for den nye driftsherre - herunder anskaffelse af en række nødvendige driftsaktiver, der i dag ejes af Fonden Aarhus Idrætspark. Magistratens 4. Afdeling vurderer at den samlede forpagtningsafgift i løbet af nogle år vil udgøre ca. 2 mio. kr Løbetid på aftalen Driftsaftalen indeholder en løbetid på 8 år med gensidig mulighed for forlængelse. Forhandlingerne har vist, at der ikke er økonomisk forskel på en 8- og 16-årig aftale, hvorfor Magistratens 4. Afdeling ikke vil afskrive muligheden for fornyet udbud eller genforhandling efter 8 år Sikring af Århus Kommunes interesser på anlægget Driftsaftalen indeholder en model, der sikrer Århus Kommune ret til at råde over anlægget i forbindelse med store idrætsbegivenheder. Modellen betyder at Sport Aarhus Events har bookingretten udover det førstkommende år. Kommunens brug af faciliteterne sker til en pris, der er fastlagt i driftsaftalen. AGF/ÅGF kan således til enhver tid råde over anlægget i det førstkommende år, dog respekterende de allerede indgåede arrangementsaftaler for 2005 og Modellen angiver det formelle grundlag for samarbejdet. I praksis vil booking af anlæggets faciliteter dog altid ske i et nært samarbejde med den kommende driftsherre Sikring af eksisterende vilkår for Team Danmark 4

5 Driftsaftalen indeholder en sikring af, at Team Danmarks nuværende vilkår som minimum opretholdes på anlægget. P.t. bruger Team Danmark anlæggets haller i ca timer om året og benytter de udendørs atletikfaciliteter i ubegrænset omfang. Derudover har Team Danmark placeret styrketræningsrum, samværsfaciliteter og og kontorlokaler og er i gang med at etablere Idrætsmedicinsk Klinik på anlægget. Desuden indgår Team Danmark i samarbejde om drift af sportscaféen. Endelig har Team Danmark specielle priser ved brug af hotellet til Team Danmark samlinger Sikring af eksisterende vilkår for almindelige foreninger Driftsaftalen indeholder en sikring af, at de almindelige idrætsforeninger kan benytte anlægget som træningscenter på uændrede vilkår. P.t. benytter øvrige foreninger anlæggets idrætshaller i op mod 3000 timer om året. Foreningerne leje af halfaciliteterne sker til maxpriser, der reguleres i driftsaftalen. Foreningsidrætten vil således ikke blive udsat for store prisstigninger eller ændrede brugsvilkår pga. ny driftsherre. Derudover benytter to atletikforeninger anlæggets udendørs faciliteter i sommerhalvåret og omklædningsfaciliteterne året rundt, hvilket sker til en samlet betaling på kr. om året. Århus Sportsdanserforening har endeligt et lejemål på anlægget til en årlig pris op kr. I forhold til afvikling af atletikstævner på stadion har Magistratens 4. Afdeling via forhandlingsprocessen fået fastlagt en prisaftale for atletikken, der skal sikre mulighed for atletikstævner på stadion. Vilkårene er eksplicit fastlagt, da afvikling af atletikstævner hidtil ikke har været økonomisk rentabelt for driftsherren på Atletion. Omvendt har Århus en idrætsmæssig interesse i at Atletion i fremtiden bliver brugt til afvikling af atletikstævner. Modellen er drøftet med repræsentanter for atletikken i Århus Sikring af eksisterende vilkår for sundhedssociale arrangementer og projekter Driftsaftalen indeholder en sikring af, at sundhedssociale arrangementer og projekter kan afvikles på hidtidige vilkår Parkeringsarealer ved Stadion og cykelbanen Arealerne inddrages ikke i driftsaftalen. AGF/ÅGF har i forbindelse med afgivelse af bud udvist interesse for overtagelse af driften på parkeringsarealerne. Magistratens 2. og 4. Afdeling har aftalt, at Magistratens 2. Afdeling efterfølgende optager drøftelse med AGF/ÅGF mhp. at undersøge muligheden for overdragelse af driftsansvaret. Såfremt der indgår elementer af parkeringsafgifter i evt. overdragelse, bør der tages hensyn til Tivoli Frihedens brugere, der p.t. benytter arealerne vederlagsfrit i sommerperioden Marselisborghallen og option på udvikling af cykelbanearealerne Drift af Marselisborghallen er indeholdt i driftsaftalen, idet AGF/ÅGF får råderet over hallen i 8 af årets 12 måneder. Magistratens 4. Afdeling beholder selv råderetten over hallen i perioden 1. maj august mhp. evt. indgåelse af aftale med Tivoli Friheden om brug af hallen i sommerperioden. Inddragelse af Marselisborghallen i den fremtidige driftsopgave kan opsiges af Århus Kommune, såfremt Marselisborghallen kommer til at indgå i ændringer som følge af nyanlæg af multihal på cykelbanearealerne. 5

6 Cykelbanearealerne er p.t. ikke omfattet af driftsaftalen. Aftalen indeholder imidlertid en option for AGF/ÅGF til at arbejde videre med planlægning af en multihal på cykelbanearealerne. Optionen indebærer en ret til konkret at undersøge muligheder og behov i forhold til anlæg af en multihal på anlægget samt herunder opstille forslag til driftsmodel. Århus Byråd skal forelægges et oplæg via Magistratens 4. Afdeling, inden et evt. anlægsprojekt igangsættes. Optionen begrænser ikke Århus Kommunes muligheder for selv at arbejde med planlægning af arealerne Fremtidig vedligeholdelse og investeringer Driftsaftalen indeholder en model for løbende almindelig vedligeholdelse, hvor ansvaret placeres hos AGF/ÅGF. Modellen indebærer konkrete aftaler om vedligeholdelsesniveau samt løbende kommunal kontrol. Århus Kommune bevarer ansvar for tag og fag, såfremt der forekommer genopretningsopgaver der ligger ud over almindelig vedligeholdelse samt evt. bygningsændringer m.v. i forbindelse med afslutningen af voldgiftsagen. Nyinvesteringer vil skulle fungere på samme måde som i dag, hvor Atletion skal opnå kommunal godkendelse inden igangsættelse af større anlægsarbejder - herunder en konkret aftale om kommunens overtagelse af investeringerne ved udgangen af driftsperioden Reklamer på anlægget Driftsherren er berettiget til at opsætte reklamer på anlægget, dog således at faciliteterne uden forøgede omkostninger for eksterne arrangører kan fremstå i reklamefri stand. Driftsherren er desuden berettiget til at navngive dele af stadion i kommercielt øjemed, dog med forudsætning om at de dermed forbundne reklamer ikke må skabe hindringer for øvrige brugeres benyttelse af stadion. 4. Økonomiske konsekvenser Som anført under sammensættes forpagtningsafgiften af både faste og variable beløb. Det faste beløb udgør kr. årligt, mens de variable beløb i sagens natur vil afhænge af de økonomiske resultater ved den kommende drift. Ved byrådsbeslutningen i oktober 2001 vedr. Århus Kommunes overtagelse af en række anlægsaktiver på Atletion blev det besluttet at registrere samtlige økonomiske konsekvenser på en mellemregningskonto og udskyde den endelige kommunale finansieringsmodel, til resultatet af udbudsforretningen i 2004 forelå. Efterfølgende har Århus Byråd den 19. november 2003 vedtaget, at mellemregningskontoen fortsætter efter udbudsforretningen, idet udgifter i forbindelse med den igangværende voldgiftssag afholdes herfra. I forhold til dækning af kommunens udgifter til køb af anlægsaktiver pr. 31. december 2001 (Stadionhallerne, Marselisborghallen og Team Danmark Centeret), kan det oplyses, at der p.t. kræves en årlig forpagtningsafgift på ca. 4,3 mio. kr. for at kunne finansiere de hidtidige kommunale investeringer. Magistratens 4. Afdeling forventer ikke at forpagtningsafgiftens variable dele vil blive af en størrelse, så den samlede afgift kan dække det interne kommunale finansieringsbehov på ca. 4,3 mio. kr., herunder interne renteudgifter. På baggrund af en gennemgang af forretningskoncept og budgetter er det p.t. Magistratens 4. Afdelings skøn, at den samlede forpagtningsafgift i løbet af nogle år vil blive på ca. 2 mio. årligt. 6

7 Magistratens 4. Afdeling foreslår, at forpagtningsafgiften indsættes på mellemregningskontoen, og at endelig finansiering af kommunens udgifter til køb af driftsaktiverne afventer endelig opgørelse af økonomien vedr. anlægsprojektet på Atletion. 5. Konsekvenser i forhold til mål Indstillingen har ikke selvstændige konsekvenser i forhold til mål. Den er en integreret del af arbejdet med at sikre en fortsat slagkraftig og kompetent drift af Atletion, så anlægget også i fremtiden fremstår som et markant og konkurrencedygtigt sted for store idrætsarrangementer samtidig med at anlægget fortsat udgør en vigtig ramme for byens almindelige foreningsidræt. Indstillingen er i overensstemmelse med den eksisterende idrætspolitik, forligspartiernes beslutning af 20. juni 2001 samt erhvervshandlingsplan. 7

8 6. Beslutningspunkter 1. At Århus Byråd godkender vedlagte udkast til driftsaftale og bemyndiger Magistratens 4. Afdeling og Borgmesterens Afdeling til at forhandle alle detaljer på plads og underskrive aftalen. 2. At forpagtningsafgiften indsættes på mellemregningskontoen, og at endelig finansiering af kommunens udgifter til køb af driftsaktiverne afventer endelig opgørelse af økonomien vedr. anlægsprojektet på Atletion. 3. At der gennemføres en evaluering af driften senest to år før udløb af driftsperioden, således at Århus Kommune kan vurdere den valgte driftsform inden evt. fornyet udbud. Bilagsfortegnelse: Torben Brandi Nielsen / G. Holdt-Olesen 1. Udkast til driftsaftale mellem AGF Kontraktfodbold A/S & Århus GF og Århus Kommune. Derudover ligger udbudsmateriale og indkomne bud til gennemsyn for Byrådets medlemmer på Byrådskontoret. 8