Indhentning af tilbud

Transkript

1 Indhentning af tilbud Midtjysk Turisme ønsker at få tilbud på opgaveløsning vedrørende følgende opgaver i regi af Socialfondsprojektet RETHINK Kulturturisme : Konsulentbistand til udvikling af platforms- og kommunikationsstrategi i testprojekt NorthSide udforsker deleøkonomien og social travel med fokus på eventturisten og det gode værtskab. Baggrundsbeskrivelse: RETHINK Kulturturisme Aarhus er Europæisk Kulturhovedstad i 2017, og det er vigtigt, at kulturaktører og turismeerhverv er klædt på til at udnytte denne enestående mulighed for vækst. I projektet RETHINK Kulturturisme tilbydes turismeog kulturaktører i Region Midtjylland kompetenceudvikling, netværk og viden med det formål at udvikle nye samarbejder og styrke den internationale kulturturisme i hele regionen. Projektet startede i maj 2013 og afsluttes ved udgangen af 2014, hvor det er ambitionen, at kulturturismen har fået et kompetenceløft. Det gælder kompetencer i forhold til at udvikle nye forretningsmodeller og nye oplevelser, at arbejde med kvalitets- og produktudvikling, at udnytte nye teknologiske muligheder, at styrke salg og markedsføring, og sidst men ikke mindst at tænke internationalt. I efteråret og vinteren 2013/2014 blev der afholdt en seminarrække, hvor kultur- og turismevirksomheder var repræsenteret. På de i alt tre seminarer fik deltagerne viden og værktøjer inden for områder som målgruppeforståelse, forretningsudvikling, servicedesign, digitalisering og projektudvikling. På baggrund af seminarforløbet har deltagerne haft mulighed for at søge udviklingsmidler til projektets testfase, som løber fra februar oktober Som testprojekt i RETHINK Kulturturisme skal man undersøge, udvikle og teste, hvordan man kan skabe bedre samarbejdsrelationer mellem kultur og turisme, styrke forretningsgrundlaget og øge tiltrækningen af internationale kulturturister. I udvælgelsen af testprojekterne er der blevet lagt vægt på, i hvilket omfang det enkelte testprojekt opfylder følgende kriterier: Er et samarbejde med deltagere fra både kultur- og turismesektoren Har de strategiske intentioner i projekt RETHINK Kulturturisme for øje Kan testes på den korte tid, der er til rådighed Har et internationalt fokus - vi ønsker at tiltrække udenlandske kulturturister Er i tråd med værdikædetankegang - det vil sige, at man indtænker partnere og aspekter, der kan være med til at løfte gæstens samlede rejseoplevelse og opfattelse af kvalitet i alle led - fra transport og infrastruktur, til modtagelse, produkter og services samt salg og markedsføring. Rummer overførbar læring. Det vil sige, at de erfaringer, samarbejdsmodeller eller resultater, projekterne skaber, skal kunne overføres til andre aktører og projekter frem mod 2017 og videre. Er levedygtigt i samme eller videreudviklet form, også efter projekt RETHINK Kulturturismes udløb i december Har et perspektiv, der sigter på at skabe forøget forretning i forbindelse med

2 Ud af de 30 modtagne ansøgninger udvalgte projektets styregruppe 10 testprojekter, som støttes med i alt kr. 2,1 mio. til kompetenceudvikling og konsulentbistand. Udviklingsaktiviteterne kan eksempelvis være konceptudvikling, strategiudvikling, forretningsudvikling, markedsforberedelse, servicedesign, målgruppeafklaring og undervisning. RETHINK Kulturturisme er et kompetenceudviklingsprojekt under EU s Socialfond og består af følgende partnerkreds: Aarhus2017, VisitAarhus, Region Midtjylland, Aarhus Kommune og Midtjysk Turisme. Baggrundsbeskrivelse: Testprojekt NorthSide udforsker deleøkonomien og social travel med fokus på eventturisten og det gode værtskab Baggrund "Jeg vil gerne føle mig hjemme, når jeg rejser og være en del af de lokale". Dette citat er et eksempel på den nye type turist. Turisten i dag vil gerne gå bag om destinationen og opleve det autentiske, hvor man som rejsende i et land ikke kun ser på den besøgte kultur, men faktisk mærker, hører og oplever, hvordan hverdagslivet leves blandt lokalbefolkningen. Turisterne søger i stigende grad væk fra turistfælderne og off the beaten track i en søgen efter de unikke og autentiske oplevelser. Og turister opsøger i højere grad oplevelser, produkter og tilbud, som er i overensstemmelse med værdier eller interessefællesskaber, som de kan spejle sig selv i. Digitale og deleøkonomiske markedspladser som Airbnb, MinbilDinbil, GoMore og Vayable.com giver os nye muligheder for at rejse bæredygtigt. Deleøkonomiens indtog i turismen skal også ses som et udtryk for, hvad man kan kalde social travel at vi søger autentiske og personlige oplevelser. Med bæredygtighed som én af NorthSides grundlæggende værdier ser festivalen det som en oplagt mulighed for at udforske, hvilke muligheder deleøkonomien og social travel tilbyder i forhold til at forbedre festivaloplevelsen for den enkelte gæst. Formål NorthSide ønsker med støtte fra RETHINK Kulturturisme at udvikle og afprøve et koncept for event- og oplevelsesudvikling frem mod festivalen i juni 2014, der indtænker deleøkonomien og social travel som centrale omdrejningspunkter. På baggrund af konceptet vil NorthSide gennem praktiske tests og afprøvning af konceptet skabe et framework, som kan danne best practise for andre kultur- og turismeorganisationer. Festivalen ønsker at udvikle et framework, der udnytter det momentum, som social travel har lige nu, men også undersøger, hvordan man effektivt kan integrere disse platforme i events for at sikre en endnu bedre kommunikation til internationale gæster. Med fokus på festivalens norske gæster vil testprojektet afdække og afprøve muligheder for at forlænge festivalgæstens/eventturistens besøg i forbindelse med NorthSide 2014 samt at forbedre festivaloplevelsen for den enkelte gæst ved at aktivere en bredere værdikæde omkring festivalen. Der ses samtidig et stort potentiale i at afdække den moderne kulturturists adfærdsmønstre, kulturturistens grundbehov, samt hvilke af byens øvrige turismetilbud de benytter i forbindelse med en event. Endeligt vil testprojektet sætte fokus på, hvordan det gode værtskab kan aktiveres blandt aktører og borgere omkring en event. Intentionen er at lave et koncept, der favner gæsten, turistaktører, borgere og NorthSide som event. Det vil sige et 360-graders koncept, der forbedrer oplevelsen for gæsten gennem en autentisk værtsoplevelse, hvilket også forbedrer oplevelsen for værterne, da de får en tilfredsstillende oplevelse ved at gøre en 2

3 forskel for gæsterne (og dermed også hjælper NorthSide). Samlet set forbedrer dette også forholdet mellem NorthSide, lokalbefolkning og aktører, da eventen får særlige ambassadører blandt de borgere og aktører, der stiller deres hjem og oplevelsesprodukter til rådighed. Dermed vil testprojektet give indsigt i, hvordan man i forbindelse med Kulturhovedstad 2017 proaktivt kan bruge deleøkonomiens digitale platforme, social travel og den autentiske turistoplevelse til at aktivere hele værdikæden omkring en event og dermed skabe forøget forretning for hele byen. NorthSide er en 3-dages byfestival uden overnatningsmuligheder, som rummer et stort potentiale, for at gæster kan interagere med byen på en helt anden måde, end hvad der er muligt ved andre festivaler. Gæsterne har et grundlæggende behov for at afsøge overnatningsmuligheder, men herudover er der også et stort potentiale i at præge gæsterne til at opsøge andre tilbud og oplevelser, der ligger i værdi- og temamæssig forlængelse af NorthSide, hvilket er med til at give gæsterne en bedre samlet festivaloplevelse både på og uden for festivalpladsen. Testprojektet arbejder ud fra en værdikædetankegang, hvor gæstens oplevelse er i centrum. Samtidig baseres testprojektet i videst mulig udstrækning på deleøkonomiske principper. I processen vil der blive set nærmere på, hvilke merværdiskabende oplevelser festivalen kan tilbyde gæsterne før, under og efter festivalen ved at søge svar på spørgsmål som: Hvordan kan festivalen forbedre gæstens samlede festivaloplevelse ved at bringe andre turismeaktørers værditilbud i spil? Hvordan aktiveres det gode værtskab i hele Aarhus omkring de gæster, der besøger byen i forbindelse med NorthSide? o Herunder både aktører og borgere med fokus på de lokale, nære og sociale oplevelsesaspekter Hvilke produkter, oplevelser og koncepter er værdiskabende for festivalens gæster? Hvordan markedsføres disse produkter, oplevelser og koncepter? Konsulentbistand til testprojekt NorthSide udforsker deleøkonomien og social travel med fokus på eventturisten og det gode værtskab Testprojekt NorthSide udforsker deleøkonomien og social travel med fokus på eventturisten og det gode værtskab søger konsulentbistand til følgende opgave: UDVIKLING AF DIGITAL PLATFORMS- OG KOMMUNIKATIONSSTRATEGI Baggrund: I forbindelse med NorthSides testprojekt bliver der i løbet af processen udarbejdet nogle produkter i samarbejde med lokale aktører, restauranter, hoteller m.fl., som skal komme eventturisten/festivalgæsten til gode (fokus på den norske gæst), mens de er til NorthSide Det kan blandt andet være en restaurant, der tilbyder en brunch til festivaldeltagere, der kan fremvise et armbånd, eller en lokal cykelhandler, der tilbyder billigere cykeltjek i forbindelse med festivalen, eller et hotel, der tilbyder billigere overnatning til norske gæster. Der er altså fokus på det gode værtskab, og derfor er det i NorthSides interesse, at hele byen har lyst til at bidrage til, at festivalgæsten får et godt indtryk af Aarhus og får lyst til at komme tilbage. 3

4 Opgaven: Når produkterne er blevet udvalgt, skal NorthSide samt de lokale aktører have hjælp til at markedsføre produkterne på deres digitale platforme, hvorfor NorthSide får brug for hjælp til følgende opgaver: Udvikling af en digital instruktionsguide til implementering af produkterne på NorthSides samt aktørernes respektive digitale platforme. Guiden skal beskrive udvalgte platforme til at imødekomme konceptets produkter samt platformenes formål og forankring. Guiden skal berøre, hvordan platformenes indhold skal anvendes på NorthSide samt aktørernes eksisterende platforme før, under og efter eventen. Output: En digital kommunikationsplan og -strategi (en kortfattet rapport) for integration af platforme før, under og efter. Udfordringer, som den digitale kommunikationsplan og -strategi skal løse: - Hvordan motiverer vi folk til at deltage? (før) - Hvordan aktiveres/markedsføres produkterne? Hvilke platforme kan anvendes under festivalen, hvor der også er storskærme, sociale medier og den fysiske plads mv.? (før og under) - Hvordan motiverer vi aktører og forbrugere til at bruge produkterne efterfølgende? (efter) Hvis der er behov for det, kan der godt præsenteres/afprøves prototyper på digital udvikling, såfremt NorthSides digitale platforme kan have gavn af det for bedre at kunne inddrage aktørerne på de forskellige platforme. Tidsramme: Digital kommunikationsplan og -strategi samt eventuelle digitale udviklingsopgaver skal være afviklet primo juni Det er vigtigt at gemme nogle timer til at finpudse strategien efter festivalen, når det har været muligt at kunne måle på effekten. Den endelige digitale strategi skal være færdig primo september Som indledning til projektet må forventes deltagelse på en kort workshop med projektets øvrige konsulenter, som kan videregive indsigter og resultater, som er nødvendige, for at den digitale kommunikationsstrategi kan udvikles. Denne workshop er integreret i en anden opgaveløsning for NorthSide med fokus på proces- og konceptudvikling (udbuddet for denne opgave kan ses på Tidsramme: Workshop afvikles medio maj Beløbsramme for opgaveløsningen Den økonomiske ramme for opgaveløsningen er max kr ,- ekskl. moms. Tilbudsgiver afholder udenfor kontraktsummen selv omkostninger til kontorhold, husleje, udgifter i forhold til rejser og transport samt andre overheadomkostninger. RETHINK Kulturturisme/Midtjysk Turisme er økonomisk og praktisk ansvarlig for: Sparring med tilbudsgiver om tilrettelæggelse af samarbejdet med projektgruppen bag testprojektet. Koordinering med øvrige aktiviteter i RETHINK Kulturturisme-indsatsen. 4

5 Honorar Der ydes ingen godtgørelse eller honorar for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af oplysninger om indholdet heraf. Kriterier for tildeling af kontrakt Kriteriet for tildeling af kontrakten er: Det økonomiske mest fordelagtige bud. Der vil i vurderingen blive lagt vægt på følgende underkriterier: Kompetence, viden og erfaring med løsningen af lignende opgaver Metodik hvordan tilbudsgiver ønsker at løse opgaven Bemanding og ressourcepersonernes profiler - herunder kendskab til kultur- og turismesektoren Tidsrammen for opgaven Specifikation af vægtning/økonomi/timer fordelt på delopgaver Disposition for tilbuddet Tilbuddet skal indeholde: Forslag til opgaveløsning jf. opgavebeskrivelsen, herunder tidsplan Oplysninger om medarbejdere, ressourcer og metode mv. Specifikation af vægtning/økonomi/timer fordelt på delopgaver Kontaktperson og kontaktoplysninger vedr. opgaven Tidsplan for løsning af opgaven 23. april 2014 kl. 12: Frist for indsendelse af tilbud 25. april 2014: RETHINK Kulturturisme/Midtjysk Turisme vælger leverandør i samarbejde med testprojekt 25. april medio september 2014: Konsulentbistand til opgaveløsningen Svarfrist Forslag til opgaveløsning skal sendes elektronisk til Maria Christensen på mailadresse mch@midtjyskturisme.com. Omfanget på opgaveløsningen er 2 sider og skal være os i hænde senest d. 23. april 2014 kl. 12. Eventuelle spørgsmål til udbuddet sendes på mail til: Maria Christensen Midtjysk Turisme mch@midtjyskturisme.com Læs mere om projektet RETHINK Kulturturisme på 5