F RUM. Personaleblad for Viborg Kommune MARTS Fokus på muligheder. Ny kontrolgruppe. om sygefravær. Side 10. Side 5-9.

Transkript

1 F RUM Personaleblad for Viborg Kommune MARTS 2010 Tema om sygefravær Side 5-9 Ny kontrolgruppe Side 10 Fokus på muligheder Side 16

2 Læs i dette nummer Oplag: 7000 eksemplarer Tryk: Digisource, Viborg. Trykt med miljøvenlige trykfarver på papir mærket med det europæiske miljømærke Emas. Sats og layout: Sats & Tegn Ansvarshavende: Lasse Jacobsen, kommunaldirektør Redaktører: Finn Højbjerg Kommunikationsafdelingen , fih@viborg.dk Jette Birch Andersen Kommunikationsafdelingen , jeba@viborg.dk Redaktionsgruppe: Knud Sejer Jensen Fællesstaben , kns@viborg.dk Peter Johansen Børn & Unge , pjo@viborg.dk Grethe Grangaard Job & Velfærd , ggr@viborg.dk Per Dragheim Kultur & Service , pdr@viborg.dk Jann Ribergaard Sørensen Teknik & Miljø , jrs@viborg.dk Dorte Scott-Hansen Teknik & Miljø , dh5@viborg.dk Karen Toft Job & Velfærd , kto@viborg.dk Distribution: Mona Kragh Rasmussen , mra@viborg.dk Tema om sygefravær Ny kontrolgruppe Fokus på muligheder Side 5-9 Side 10 Side 16 3 Den økonomiske udsigt 4 Lønsedlerne bliver elektroniske 5 Tab ikke kollegerne på gulvet 6 Mindre uheld med store konsekvenser 8 Sygemeldte skal være aktive og hurtige tilbage 9 Hent hjælp om sygefravær hos forhandling 10 Detektiver på arbejde i Viborg Kommune. 11 Hvad laver Hoved-MED 12 Sad vi selv på den gren, som vi savede over? 13 Overrasket over projektets omfang 14 Vi har brug for din mening og dine oplevelser! 15 Tæt på Fokus på muligheder 17 Nyt ESDH-system til Viborg Kommune 18 Hvor skal vi hen, du? 19 Masser af gratis motion til dig 20 Fredag er altid spændende 21 Brug hjernen til en forandring, kreativitet og ideudvikling 22 Mangfoldighed er også at skabe plads til ledige 23 Snapshots 24 Kom til revy- og personalefest F RUM Personaleblad for Viborg Kommune MARTS 2010 Deadline: Deadline på stof til april-nummeret er torsdag den 11. marts kl FORUM MARTS 2010

3 Den økonomiske udsigt Af Lasse Jacobsen, Kommunaldirektør Der er fortsat betydelig usikkerhed om Viborg Kommunes fremadrettede økonomiske situation, men som situationen vurderes nu, skal driftsudgifterne reduceres med mere end 100 mio. kr. årligt i budget Den største usikkerhed drejer sig om kommunens skatteindtægter fra 2011 og frem samt indholdet i den kommende aftale mellem Regeringen og KL om kommunernes økonomi for Økonomiudvalget bestilte derfor den 20. januar et katalog hos direktionen med forslag til reduktionsmuligheder på 250 mio. kr. At reduktionsmulighederne skal udgøre 250 mio. kr. skyldes usikkerheden om indtægterne - og dermed behovet for driftsreduktioner. Desuden skal der være mulighed for at kunne prioritere mellem flere reduktionsforslag, end det er nødvendigt for at skabe balance i budgettet. Mange spørgsmål Arbejdet med beskrivelse af reduktionsmuligheder er godt i gang, og der er travlt mange steder i organisation med at bidrage med idéer og forslag. MED-systemet er naturligvis også i arbejdstøjet, og i begyndelsen af marts orienteres de politiske udvalg om midtvejsstatus for direktionens forslag. Hoved-MED drøfter direktionens forslag den 22. marts, og tidsplanen siger, at der midt i april skal sendes et forslag ud til den budget- og plankonference, som Byrådet holder den april. Jeg vil benytte lejligheden til at understrege, at det er et katalog over MU- LIGE reduktioner, som Byrådet skal drøfte. Et sådant bruttokatalog kan være med til at sprede usikkerhed blandt medarbejdere og ledere for så længe intet er besluttet, står der mange spørgsmålstegn i organisationen. Det er et vilkår lige nu, og et vilkår som jeg håber og tror, at vi kan håndtere på ordentlig vis. I direktionen bestræber vi os på, at beskrivelsen af reduktionsmulighederne sker i fuld åbenhed og i dialog med medarbejderne. Stramt 2010-budget skal overholdes Det er en meget stor opgave, vi står over for. Udover kataloget på 250 mio. kr. til budgetlægningen er der på de fleste serviceområder væsentlige udfordringer med at skabe balance i budget Der er i budget 2010 indregnet reduktioner i driftsudgifterne, hvortil kommer, at der på mange af serviceområderne kan konstateres merudgifter i forhold til budget 2009, som skal indhentes i 2010 og de kommende år. For at udfordringerne ikke skal blive endnu større, end vi vurderer på nuværende tidspunkt, er det af afgørende betydning, at budgettet for 2010 bliver overholdt. Der er behov for en meget skarp og stram økonomistyring og det er afgørende vigtigt, at ledere og medarbejdere på alle niveauer i organisationen bidrager til, at vi overholder budgettet for Forsidefoto Lene Bækgaard Rasmussen fra Kommunikation er én af kameraførerne, når der produceres indslag til TV Viborg. Som her hvor linsen er rettet mod projektleder Anne-Marie Fledelius. der fortæller om fotoudstillingen Rejsen til Liberia. Via TV Viborg vil Viborg Kommune, VI- BORGegnens Erhvervsråd, Turistforeningen for Viborg og Omegn, ViborgEgnens Handelsråd og ViborgEgnens Uddannelsesråd fortælle de mange gode historier, som har svært ved at vinde tid på de rigtige tv-programmer. Følg TV Viborg på de to nye digitale tv-kanaler Kanal Østjylland og Kanal Midt-Vest eller på viborg.dk. TV Viborg sender - på Kanal Østjylland mandag, tirsdag og fredag fra på Kanal Midt-Vest mandag kl , onsdag kl og søndag kl Foto Jette Birch Andersen. FORUM MARTS

4 Lønsedlerne bliver elektroniske Fra juni 2010 er det slut med at hente lønsedler fra Viborg Kommune i postkassen. Direktionen har besluttet, at alle ansatte fra juni 2010 skal modtage deres lønseddel elektronisk. Det sker som led i den igangværende digitalisering og effektivisering. Fordelene ved at anvende elektroniske lønsedler er, at lønsedlen er tilgængelig i e-boks nogle dage før, man plejer at modtage papirlønsedlen. Derudover er der ikke længere risiko for, at en lønseddel lander hos en forkert lønmodtager eller bare forsvinder. For Kommunen betyder elektroniske lønsedler, at flere manuelle arbejdsgange kan afskaffes. Få din lønseddel i e-boks E-boks er en gratis, sikker og personlig elektronisk postboks, hvor lønseddelen sikkert og let kan arkiveres. Kommunikationen mellem dig og din e-boks foregår via en krypteret forbindelse, så uvedkomne kan ikke få adgang til de informationer, der udveksles. Du vælger selv hvilke virksomheder eller offentlige myndigheder, du vil modtage post fra i e-boks. I marts modtager du en brochure i forbindelse med din lønseddel. Brochuren vejleder dig bl.a. om, hvordan du aktiverer din e-boks. Hvis du har spørgsmål, er du også velkommen til at kontakte lønfaglig koordinator Vinnie Vinter på telefon lt Kom i gang Du kan få din lønseddel elektronisk allerede i dag. Det eneste du skal, for at komme i gang, er at bestille en Digital Signatur og oprette en e-boks. Du kan også logge på e-boks via din netbank. Den Digitale Signatur bestiller du på E-Boks opretter du på Fra juni kan du få din lønsedel op på skærmen helt uden brug af tape. Foto: Finn Højbjerg Der er en ledig plads til dig Viborg Kommunes medarbejdere spiller en stor rolle i det kæmpekor, der er en del af teaterlyskoncerten den 28. maj Du kan stadig nå at være med Lene Grønbæk deltager i koret for at møde kolleger fra andre arbejdspladser. 250 sangglade personer. Så mange har allerede tilmeldt sig kæmpekoret, der i anledning af Viborg bys 950 års jubilæum som bispestad og handelsby skal være med i teaterlyskoncerten på Domkirkepladsen. Én af dem er Lene Grønbæk, assistent i Kultur & Service. Hun ser kæmpekoret som en god mulighed for at møde kolleger fra andre forvaltninger. - Man møder sine kolleger på en anderledes måde end på en almindelig arbejdsdag, og så er det spændende at opleve projektet bag kulisserne. Vind billetter til Miss Saigon Blandt Kommunens deltagere i koret udlodder HR & Kvalitet 5 x 2 billetter til introduktion til forestillingen Miss Saigon samt selve forestillingen i Holstebro søndag den 7. marts Kl : Ole Jørgensen fortæller om sit korarbejde med Miss Saigon. Mødested: Holstebro Musikteaters foyer. kl : Miss Saigon Tilmelding Tilmeld dig kæmpekoret på intranettet: Min Kommune -> Foreninger og andre tilbud -> Andet -> Jubilæumskor. Her kan du også læse mere om muligheden for at købe billetter til Miss Saigon til en helt særlig pris. lt 4 FORUM MARTS 2010

5 FORUM tager temperaturen på sygefraværet Vi skal nedbringe sygefraværet med 10 procent i Viborg Kommune inden 2012 i forhold til 1. kvartal Det er et af de meget kontante mål, som er at finde i Kommunens egen arbejdsmiljøstrategi. Samtidig peger en række initiativer fra regering og folketing den samme vej: antallet af sygemeldte danskere skal formindskes og de skal være fraværende i Tab ikke kollegerne på gulvet kortere tid. I Jobcenter Viborg har man styrket indsatsen for at bevare sygemeldtes tilknytning til arbejdsmarkedet og i HR-afdelingen er nu ansat to sygefraværskonsulenter, der skal sikre, at Viborg Kommune som arbejdsgiver bliver bedre til at tage hånd om de syge medarbejdere. Samtidig arbejdes der i MED-systemet og arbejdsmiljøgrupper på at leve op til målsætningen fra arbejdsmiljøstrategien: Vi ønsker ikke, at arbejdet skal være årsag til sygefravær. FORUM forsøger på disse temasider at tage temperaturen på sygefraværet i Viborg Kommune. fh To nye sygefraværskonsulenter skal være garanter for, at vi i Viborg Kommune bliver bedre til at tage hånd om vore sygemeldte også før og efter sygdom Anne Lemcke (tv) og Kirsten Povlsen er her ude i den kolde sne, men de vil gerne inviteres indenfor i varmen på institutioner og forvaltninger for at snakke sygefravær og hvad der kan gøres for at mindske det. Tekst og fotos: Finn Højbjerg, Kommunikation - Vi skal være dem, som stiller en værktøjskasse til rådighed for ledere og arbejdsmiljøgrupper, hvor de kan finde det værktøj, der skal til, for at vi på arbejdspladserne bliver bedre til at håndtere sygefravær. Sådan siger Kirsten Povlsen, der siden sommeren 2009 har været ansat som sygefraværskonsulent i HR. Hun bakkes op af sin næsten nyansatte kollega, Anne Lemcke: - Vi skal ud og hjælpe med, at ingen bliver udstødt fra arbejdspladsen, som det alt for ofte sker, når man bliver syg. Det kræver på den ene side, at man er rummelig som arbejdsplads, og giver plads til, at kolleger med helbredsproblemer for eksempel kan arbejde færre timer i en periode eller for altid. På den anden side skal den syge medarbejder være åben for måske at blive omplaceret til en anden funktion eller gribe opgaverne anderledes an. Privat sag eller ej For at det kan lykkes, er det nødvendigt med en større åbenhed om sygefravær og hvad, der kan gøres for at forhindre det, mener Kirsten Povlsen: - Det betyder ikke, at sygdom ikke stadigvæk er en privat sag, for det er det. Men fraværet, der følger med sygdommen, er en sag for arbejdspladsen. Sygefraværskonsulenter kommer begge til jobbet med stort engagement og en masse erfaring fra området. Kirsten har arbejdet med arbejdsmarkedet i 25 år i den gamle Bjerringbro Kommune og siden fusionen i Jobcenter Viborg, mens Anne i 12 år har været konsulent på området i både private og offentlige virksomheder. De deler arbejdet omkring sygefravær op i tre fokusområder: Før, under og efter fraværet. - Omkring en tredjedel af sygefraværet hænger tæt sammen med forhold ved jobbet. Derfor skal der være fokus på, at jobbet ikke skaber eller forværrer sygdommen. Under længerevarende sygdom er det vigtigt, at arbejdspladsen opretholder kontakten, og at den syge hurtigst muligt kommer tilbage. Efter sygdommen gælder det om at skabe holdbare betingelser eller omplacere til et andet job, forklarer Anne Lemcke. Fortsættes på side 6 FORUM MARTS

6 TEMA: SYGEFRAVÆR Vi fik den støtte, vi havde brug for Mindre trafik Et piskesmæld gjorde det i næsten tre - Det var helt perfekt. Jeg fik al den hjælp, jeg havde brug for, sådan siger leder af Børnehaven Møllehøj, Henny Thomasberg om forløbet, da en dygtig og erfaren medarbejder ikke længere kunne klare sit job og måtte sygemelde sig for en længere periode. Efter et forløb, hvor blandt andre Forhandling og Sygedagpenge i jobcentret var involveret, er medarbejderen nu tilbage i et fleksjob. - Der er mange hensyn, der skal vejes op mod hinanden, når man får en længerevarende sygemelding. Først og fremmest skal den syge behandles ordentligt, samtidig skal man tage hensyn til de andre medarbejdere, børnene og institutionen. Og endelig er der jo også en økonomisk side af sagen, som man som Fortsat fra side 5 Stort ansvar Sygefraværskonsulenterne vil være offensive og er i gang med besøgsrunder til arbejdspladserne, men håber også at institutionerne og forvaltningerne selv vil henvende sig, hvis de gerne vil gøre noget ved fraværet: - Det er vigtigt, at arbejdspladsen har fokus på sygefraværet konstant. Det handler om at skabe løsninger uanset om det er fastholdelse, omplaceringer eller andet, der skal til for den enkelte. Derved kan vi skabe attraktive arbejdspladser og skaffe tilstrækkelig med arbejdskraft - også på længere sigt, siger Kirsten Povlsen. Lære af hinanden Udover at støtte den enkelte arbejdsplads i at blive bedre til at håndtere sygefravær har de to konsulenter også til opgave at sikre videndeling, undervisning og generel fokus på området: leder er nødt til at forholde sig til, siger Henny Thomasberg. Ikke alene Hun er ikke i tvivl om, at hun er blevet meget klogere gennem forløbet, og er samtidig glad for, at hun aldrig følte sig alene undervejs. - Vi fik en god løsning, som alle er glade for. Det fik vi blandt andet fordi, vi følte, at vi blev lyttet til undervejs. Så mit råd til andre ledere, der kommer i samme situation, er at hente hjælp med det samme i stedet for selv at gå og tumle med problemerne. fh - Arbejdspladserne kan lære rigtig meget af hinanden, og det er vigtigt, at både de gode historier og de gange, hvor det ikke lykkedes, bliver fortalt, så vi kan lære af hinanden. For det er vigtigt også for borgerne at dygtig arbejdskraft og vigtig erfaring fastholdes til gavn for, at vi kan løse opgaverne bedst muligt. Og så er der i øvrigt god økonomi i at være gode til at håndtere sygefravær, slutter Anne Lemcke. fakta Sygefraværskonsulenterne er: Kirsten Povlsen kpo@viborg.dk Anne Lemcke ale@viborg.dk Se guides og meget mere om fravær på intranettet: Personale og ledelse > Fravær Tekst og foto: Finn Højbjerg, Kommunikation En dag i februar 2006 blev Peter Busk sammen med sin kone påkørt bagfra i parrets bil. Det skulle vise sig at få store konsekvenser for den nu 35- årige projektleder i IT og Digitalisering. Det viste sig nemlig, at han havde pådraget sig en piskesmældslæsion ved sammenstødet. - Jeg startede med at holde en uges ferie og regnede med, at så var jeg klar til at arbejde på fuld tid igen. Men jeg blev ved med at have smerter. Jeg havde svært ved at koncentrere mig og blev meget hurtigt træt. Så det blev efterhånden til, at jeg nærmest sneg mig ud af bagdøren og gik hjem allerede ved tiden for at sove. Alt det jeg ikke nåede at lave, indhentede jeg om aftenen, når børnene var lagt i seng, og i weekenden. For stolt Tiden gik uden at smerterne fortog sig. Peter Busk kæmpede sig igennem dagene og al energi blev brugt til at klare arbejdsopgaverne. Smerterne blev holdt tålelige med medicin. Efter næsten tre år på den måde kunne han ikke mere og det kunne familien heller ikke. - Jeg var for stolt og for bange for at tabe ansigt til at fortælle min chef og de andre kolleger, hvordan jeg havde det. Den eneste jeg havde fortalt det til, var min nærmeste kollega, som jeg 6 FORUM MARTS 2010

7 uheld med store konsekvenser år meget svært at klare både arbejde og privatliv for projektleder Peter Busk TEMA: SYGEFRAVÆR Hænger sammen Det var en kæmpe lettelse for Peter at få fortalt om sit arbejdslivs rette sammenhæng, men samtidig var han naturligvis nervøs for, hvordan mødet skulle ende. Ville han blive afskediget eller forflyttet, eller hvad skulle der ske med ham? - Det blev en fantastisk oplevelse. Jeg mærkede med det samme opbakning hele vejen rundt. Alle var optaget af, hvordan jeg skulle få både mit arbejdsliv og mit private liv til at hænge sammen. Og hurtigt derefter blev der skruet en plan sammen, som endte med, at jeg blev godkendt til og ansat i et fleksjob. Spiller med åbne kort Peter Busk får nu løn for 37 timer som hidtil, men kan nøjes med at arbejde de 20 timer, som han reelt kan holde til og arbejdspladsen får refunderet resten: - Det har betydet, at jeg nu kan spille med åbne kort og jeg kan gå hjem ved middagstid med god samvittighed. Men det varer sikkert lang tid endnu, inden jeg rigtig accepterer overfor mig selv, at jeg ikke kan alt det, jeg kunne før. Peter Busk er ikke i tvivl om, at hans råd til andre, der slæber sig af sted på arbejde, er at få det sagt og spille med åbne kort: - Jeg er glad for at have en arbejdsgiver, der har sådan et apparat til rådighed for at hjælpe medarbejdere, der har brug for det. Det eneste jeg har fortrudt er, at jeg ikke sagde til noget før. Det kunne have sparet mig for mange problemer. Projektleder Peter Busk kæmpede sig gennem sit fuldtidsjob med smerter og koncentrationsbesvær i næsten tre år, inden han bad om hjælp og fik den. deler kontor med. Men heldigvis havde min kone efterhånden fået nok og pressede på for, at der skulle ske noget. Det blev på en biltur i november 2008, at Peter fik hul på bylden. Her fortalte han sin chef, hvordan situationen var, og han tog straks fat om problemerne: - Han startede med at give mig fri i det omfang, jeg behøvede det, og vi fik fortalt til kollegerne, hvordan det stod til. Og allerede den 12. december fik han indkaldt til en rundbordssamtale, hvor der også deltog én fra Forhandling, en fastholdelseskonsulent fra jobcentret og min tillidsmand. fakta Sygefravær i udvalgte kommuner for 2008 i dagsværk: Viborg 5,6 % Silkeborg 5,8 % Skive 4,9 % Herning 5,0 % Holstebro 5,1 % Randers 5,4 % Horsens 5,6 % Landsgennemsnit 6,0 % FORUM MARTS

8 TEMA: SYGEFRAVÆR Sygemeldte skal være aktive og hurt Jobcentret satser på fastholdelse og hurtig tilbagevenden i en forstærket indsats, der også retter sig mod de Koordinator Merete Stroland og afdelingsleder Tina Koed Nymann tror på, at aktive sygemeldte har bedre chancer for at komme tilbage i jobbet. Tekst og foto: Finn Højbjerg I afdelingen Sygedagpenge under Jobcenter Viborg er man netop færdig med planen for, hvordan man fremover vil sikre en hurtigere og mere effektiv indsats for at sygemeldte fastholdes på arbejdsmarkedet og at fraværsperioderne bliver kortere. - Vi er ikke i tvivl om opgaven, og vi ved, hvad vi vil og hvad der skal sættes i gang, siger koordinator Merete Stroland med et smil. - Der er tale om, at vi skal i hurtigere og tættere kontakt med både den sygemeldte og arbejdsgiveren, hvis den syge har et job. Det sker ud fra vores erfaringer, der siger, at jo mere aktiv man er i en sygeperiode, jo større er chancen for at komme tilbage i job igen og jo hurtigere går det. Vil se resultater Den forstærkede indsats i Jobcenter Viborg bygger på ny lovgivning på området og en såkaldt retænkning af den beskæftigelsesrettede indsats, som Beskæftigelsesudvalget besluttede i juni sidste år. For at følge op på beslutningen er Sygedagpenge i fuld gang med at ansætte 11 nye medarbejdere, som sammen med de gamle medarbejdere i afdelingen skal stå for blandt andet samtaler med sygemeldte og besøg hos arbejdsgivere, for at udarbejde fastholdelsesplaner og for afdækning af kompetencer hos sygemeldte. - Det er en stor udfordring at få så mange nye opgaver og medarbejdere, og det vil tage lidt tid inden vi er helt på plads. Men jeg er sikker på, at vi kommer til at se gode resultater både på det menneskelige og økonomiske plan, siger Tina Koed Nymann, der er nyansat afdelingsleder i Sygedagpenge. Ud af isolation Den økonomiske del er ikke uvæsentlig. Staten giver nemlig 65 procent i refusion for sygedagpengemodtagere, der er delvis raskmeldte eller i aktivitet efter otte ugers sygdom mod 35 procent for passive modtagere af sygedagpenge. Og en større andel af statslig refusion er forudsætningen for, at satsningen kan hænge sammen økonomisk for Viborg Kommune. - Refusionerne er selvfølgelig vigtige, men det vigtigste er, at vi kan hjælpe den sygemeldte i gang på det niveau, som kan lade sig gøre og dermed ud af den isolation, de ofte kommer i. Vi ved jo, at lang tids passiv sygemelding gør det meget svært at vende tilbage. Kommunen hjælper Kommunen Viborg Kommune er arbejdsgiver for mere end 8000 medarbejdere med det ansvar, der følger med den rolle. Samtidig er Kommunen også myndighed med ansvaret for at lovgivningen overholdes, når det gælder sygefravær. Og kommunalt ansatte har de samme pligter og rettigheder som alle andre ansatte. Det betyder, at i nogle sammenhænge skal Kommunen i skikkelse af Sygedagpenge kontrollere og servicere arbejdsgiveren Kommunen. For det meste er det ikke noget problem, men det kan ind imellem skabe forviklinger, siger Merethe Stroland: - Det sker, at nogle af de kommunale medarbejdere, når de er til samtale 8 FORUM MARTS 2010

9 gt tilbage t kommunale sygefravær Hent hjælp om sygefravær hos forhandling TEMA: SYGEFRAVÆR hos os, har svært ved at forstå, at de ikke altid bare kan finde nogle løsninger på arbejdspladsen. Vi skal samarbejde med Kommunen på samme måde, som med andre arbejdsgivere og sikre at loven bliver overholdt. fakta Det indeholder den aktive indsats overfor sygefravær blandt andet: Arbejdsgiveren skal inden fire uger afholde samtale med den sygemeldte og efter behov udarbejde en fastholdelsesplan Den sygemeldte indkaldes til første samtale på Jobcentret inden otte uger fra første fraværsdag Jobcentrene vurderer løbende mulighed for gradvis tilbagevenden til hidtidig job ved delvis raskmelding eller fastholdelsespraktik Jobcentret kan give aktive tilbud til alle sygemeldte Jævnlige opfølgninger på det en kelte sygefravær Et af de steder, der er hjælp at hente, når der skal findes løsninger på en sag om en langtidssygemeldt medarbejder, er hos Forhandling. En af opgaverne for Heidi Toft og hendes fire kolleger er at være med i sygesamtaler der tidligere hed rundbordssamtaler som ifølge den nye lovgivning skal holdes inden fire uger efter første sygefraværsdag. Udover lederen og den sygemeldte deltager som regel en bisidder for den sygemeldte ofte en TR, den faglige organisation eller en pårørende. - Vi er et tilbud til lederen om at have en person med, som har erfaring i at håndtere sager om længerevarende sygdom. Derudover er vores rolle at sikre, at alt foregår efter reglerne og at både medarbejderen og arbejdspladsen får en ordentlig behandling. Tilbud til alle Det er både meget komplicerede og mere enkle sager, som Forhandling deltager i. I alt var afdelingen med i 230 sygesamtaler i Desuden blev afholdt et ukendt antal samtaler, som Forhandling ikke deltog i. - På de store institutioner har lederne efterhånden opbygget en del erfaring med sygesamtaler, så det ikke altid er nødvendigt, at vi er med. Men på de mindre arbejdspladser kan der gå flere år imellem, at lederen har en sygesamtale, så der er vi som regel med. Under alle omstændigheder, er tilbudet åbent i alle sager, understreger Heidi Toft. Der er altid gode råd at hente og mulighed for at blive guidet videre hos Forhandling, når arbejdspladsen får en længerevarende sygemelding. Derudover tilbyder Forhandling at tage ud til orienteringsmøder om de ny regler om sygefravær med eksempelvis ledere, tillidsrepræsentanter og faglige organisationer. På intranettet kan du se Forhandlings guide til behandling af sygefravær under Personale og ledelse > Fravær > Guides fh fakta De aktive tilbud til sygemeldte deles ind i tre prioriterede kategorier: 1. Fastholdelse: - Delvis raskmelding på egen arbejdsplads. (kræver normalt at det ikke er forhold på arbejdet, der er skyld i sygemeldingen) - Fastholdelsespraktik på egen arbejdsplads. (Kan være afprøvning af nye arbejdsopgaver eller blot af social karakter) 2. Specialiserede tilbud - Afklaringsforløb af kortere eller længere varighed og virksomhedspraktik på anden arbejdsplads 3. Basistilbud - Indtil raskmelding eller andre forløb kan starte. Består hovedsageligt af coaching og motionstilbud Heidi Toft og kollegerne i Forhandling kommer gerne ud og fortæller om de nye regler for sygefravær. FORUM MARTS

10 Detektiver på arbejde i Viborg Komm Hat, skæg og blå briller er gemt af vejen, når en ny kontrolgruppe skal afsløre socialt snyd. Målet er at indhe kroner. FORUM mødte gruppen til en snak om metoder, etik og moral. Tekst og foto: Lotte Tranberg, Kommunikation Tre medarbejdere, socialt snyd med offentlige ydelser og et mål, der lyder på en besparelse for Kommunen på ikke mindre end 4,3 millioner kroner i Det er hverdagens betingelser i den nye Kontrolgruppe i Borgerservice, hvor Birgit Thanning, Mette Camilla Bech-Møller og Jette Høgh Hansen fungerer som Kommunens forlængede arme, når der skal findes penge som borgere uberettiget modtager. En opgave der kræver både opsøgende arbejde, skrivebordsarbejde og ikke mindst detektivarbejde, hvis den skal løses. Den første million i hus Kontrolgruppen har været i gang siden 1. januar 2010 og der er allerede rejst krav og standset tilskud på i alt 1,1 mio. kroner. Heraf lander kroner i kommunekassen. - Vi skal hver især indtjene minimum 1 mio. kroner. til kommunekassen, og altså det dobbelte bruttobeløb. Men vi ser os selv som en gruppe, hvor man hjælper hinanden, og ikke som tre enkeltpersoner, som hver især skal nå et mål, siger Mette Camilla Bech-Møller. Derfor er det i høj grad teamarbejde, når Kontrolgruppen går på jagt. - Vi kan kun nå målet ved at samarbejde, slår Birgit Thanning fast. Pligt til at meddele Pengene skal først og fremmest findes i sager om dobbeltforsørgelse, enlige forsørgere og sager der knytter sig til fiktive adresser. Det handler om at have et skarpt øje og bide mærke i de ting, der undrer. Det gør kontrolgruppen blandt andet ved at lave registersamkørsler, tage på virksomhedsbesøg og følge op på anmeldelser fra borgere og henvendelser fra medarbejdere. Især medarbejdere i Viborg Kommune skal være opmærksomme på ting, der undrer, når de får en ansøgning om sociale ydelser ind. Faktisk har medarbejdere pligt til at meddele de forhold, hvor man bliver opmærksom på, at love og regler måske ikke overholdes. - Medarbejdere kan enten selv følge op på det eller give det videre til Kontrolgruppen. Men vi vil gerne have informationerne, da det kan have sammenhæng med andre sager, siger Mette Camilla Bech-Møller. Birgit Thanning (tv), Mette Camilla Bech-Møller og Jette Høgh Hansen har etik og moral i højsædet, når de fanger borgere i socialt snyd. 10 FORUM MARTS 2010

11 une nte ikke mindre end 4,3 millioner Hvad laver Hoved-MED Økonomi frem for personen Kontrolgruppen sammenligner selv arbejdet med detektivarbejde. Som på ingen måde skal forveksles med spionage.. Vi må ikke overvåge borgerne, og vi må ikke gå ind i deres hjem. De skal have en retfærdig behandling, siger Jette Høgh Hansen om det at have borgere under lup. I den sammenhæng er det vigtigt for de tre medarbejdere hele tiden at have for øje, at det handler om økonomi og ikke er noget personligt. Sådan skal medarbejdere i forvaltninger og institutioner også tænke. - Vi skal kontrollere. Så kan vi være enige eller uenige i reglerne, men vi skal følge dem. Vi er den udøvende magt, ikke den lovgivende. Det er det, der gør, at man kan varetage sådan et job, reflekterer Birgit Thanning og fortsætter: - Hvorfor skal Kommunen spare på andre budgetter, når folk uberettiget får udbetalt sociale ydelser. Det handler om retfærdighed om økonomi og ikke om personer. Af Knud Sejer Jensen, sekretær for Hoved-MED Der er i det nye år afholdt tre møder i Hoved-MED. Der er naturligvis snakket meget om den økonomiske situation og den budgetproces, som vi skal igennem frem til oktober måned. Medarbejderne i Hoved-MED ønsker, at der skabes en holdbar og bæredygtig økonomi i Viborg Kommune. Medarbejderne tilsluttede sig i januar, at der udarbejdes et katalog med forslag til mulige reduktioner eller merindtægter, så der kan ske en politisk prioritering på tværs af serviceområderne. Medarbejderne har samtidig appelleret til, at evt. personalereduktioner i så stort omfang som muligt sker ved naturlig afgang. Det skulle være muligt, da reduktionerne først skal virke fuldt ud i Læs mere om emnet i kommunaldirektør Lasse Jacobsens leder på side 3. Arbejdskraftudfordringen Selv om ledigheden stiger lige nu, må vi forvente, at arbejdskraften kan blive svær at få fat i, når det igen går fremad. Derfor er Hoved-MED og Direktionen begyndt at kigge på de udfordringer, der ligger lige efter finanskrisen. En strategi om, hvordan vi arbejder med at synliggøre os selv som attraktive arbejdspladser, er under forberedelse. Hoved-MED kigger på hvilke andre initiativer, der skal tages på mødet i marts. Trives vi? Hoved-MED er med til at tilrettelægge en trivselsundersøgelse, som skal gennemføres i hele organisationen i foråret. Det er en meget spændende opgave, som skal fortælle os, hvor vi skal sætte ind i de kommende år, når det gælder ledelse, samarbejde og personalepolitik. Forhandlinger om MED Viborg Kommune og de faglige organisationer er også ved at justere i den indgåede MED-aftale. I første omgang er der enighed om, at Hoved-MED skal udvides med en ekstra arbejdsmiljørepræsentant, således at arbejdet med arbejdsmiljø kan styrkes yderligere. Forhandlingerne om MED-aftalen fortsætter i løbet af foråret herunder afventes trivselsundersøgelsens resultater med spænding. Den kan vise, hvor der er behov for ændringer af MED-aftalen. Tillykke med jubilæet fakta Meddelelsespligt De oplysninger, som medarbejdere henvender sig med til Kontrolgruppen, bliver registreret som indgående fra medarbejderens afdeling. Kontrolgruppen kan anmode om oplysninger i en konkret sag. Du har pligt til at give gruppen de oplysninger, de anmoder om. Læs mere på intranettet: Borgerservice à Kontrolgruppe. 25 år Udviklingschef Kristian Brøns Nielsen, Viborg Amt og Viborg Kommune, 1. januar 2010 Jørgen Sandal, socialrådgiver, handicapteamet, Familieafdelingen, 1. februar 2010 Anne Marie Fibiger Petersen, pædagog, Egeskov Børnehave, Bjerringbro, 1 marts 2010 Maj-Britt Nielsen, økonomimedarbejder, Økonomistaben, 1. januar 2010 Lars Lauridsen, teamkoordinator, Økonomistaben, 1. marts 2010 FORUM MARTS

12 Sad vi selv på den gren, som vi save Indførsel af digital pladsanvisning har givet et kick, men har også givet bekymringer Tekst og foto: Jette Birch Andersen, Kommunikation Et klik med musen og så er man i gang. På internetadressen pladsanvisningen.viborg.dk har nybagte forældre fra starten af januar kunnet bruge en ny digital løsning. Den gør det muligt via internettet at orientere sig om pasningstilbud, skrive sit barn op til pasning, følge med i ventelister, beregne tilskud og meget mere. Bag lanceringen af den nye, digitale løsning ligger et projekt, hvor tre pladsanvisere har spillet en central rolle i at afprøve og gøre systemet klar. For to af de tre pladsanvisere har det med projekter været noget helt nyt, som skulle læres. Overskred grænse - Det har været svært at overskue hele projektet. Der har været mange løse ender hen ad vejen, og nogle gange får man ikke lige svar fra leverandøren af et nyt system så hurtigt, som man kunne ønske. Det kan godt stresse, fortæller pladsanviser Karina Würtz. Ifølge hendes kollega, pladsanviser Vibeke Andersen, har der ikke været snakket særligt om, hvad det vil sige at indgå i et projekt som det her: - Det er tydeligt, at Karina og jeg ikke har prøvet sådan noget før. For eksempel synes jeg, at det var meget grænseoverskridende at skulle undervise andre i Børn & Unge i et system, som man ikke selv kendte særlig godt. Man tænker meget på, om man nu kan svare på de spørgsmål, der kommer. Fokus på målet Det har været en hjælp for de to pladsanvisere hele tiden at fokusere på formålet med projektet: at kunne stille en selvbetjeningsmulighed frem til gavn for borgerne. - Og da pladsanvisningen.viborg.dk så gik i luften, var det jo fedt, siger de. Den tredje pladsanviser i projektet, Vibeke Bjerre, har tidligere deltaget i De tre pladsanvisere i projektet (fra venstre): Vibeke Andersen, Karina Würtz og Vibeke Bjerre. 12 FORUM MARTS 2010

13 e over? projekter og oplever det som en klar fordel. - Jeg synes, at det er spændende med det nye. Der er altid ting, der ikke er på plads, når et nyt system skal køres ind, siger hun. Farvel til to Da projektet startede op, blev der lavet en såkaldt Business Case. Det vil sige et notat, som blandt andet beskrev formålet med den nye selvbetjeningsløsning og de gevinster, der skulle høstes. I Pladsanvisningen betød det helt konkret, at to stillinger skulle spares væk. - Det var et stort minus ved projektet og processen, at vi vidste det. Og vi tre har da også snakket en del om det, fortæller Vibeke Andersen. Karina Würtz supplerer: - Der har været en trykket stemning i afdelingen på grund af besparelser. Samtidig sad vi indimellem med en følelse af, at vi var ved at save den gren over, vi selv sad på. Det gav da også noget usikkerhed. Det virker Trods alle udfordringer har projektet og selvbetjeningsløsningen givet god mening for de involverede og også for borgerne. De har taget rigtig godt imod selvbetjeningsløsningen. På en måned har Pladsanvisningen modtaget 254 ansøgninger digitalt. - Der er ikke en eneste borger, der har sagt, at det var svært, men nogen har lige skullet have lidt vejledning i telefonen eller tjekke, at de nu også havde gjort det rigtigt, siger Vibeke Bjerre. fakta Besøg den digitale pladsanvisningen. Du finder den på adressen: pladsanvisningen.viborg.dk Overrasket over projektets omfang Afdelingsleder Merete Villsen har lært meget af et stort digitaliseringsprojekt i Børn & Unge. Tekst og foto: Jette Birch Andersen - Jeg har ikke været i tvivl om, at det var den vej vi skulle: At vi skulle tilbyde forældre i Viborg Kommune en digital pladsanvisning. Så efter at have set løsningen i Aalborg Kommune holdt vi møde med leverandøren, og så var vi i gang. Det var i starten af maj. Afdelingsleder i Børn & Unge, Merete Villsen, havde i opstarten taget en kontakt til it-afdelingen, men fik ikke umiddelbart svar tilbage. Først da processen var i fuld gang, blev det klart for begge parter, hvor meget projektet indebar rent teknisk. Det gav frustrationer og misforståelser, indtil man satte sig sammen og fik snakket behovene igennem. - Vores projektgruppe var i fuld gang, og jeg havde slet ikke forestillet mig, at det tekniske bagved fyldte så meget. Det ville nok også have kørt anderledes, hvis jeg havde kendt lidt mere til de forskellige funktioner i itafdelingen, så jeg kunne have kontaktet dem mere direkte, siger Merete Villsen. En anden ting hun har lært er at være opmærksom på reglerne for udbud. Det endte dog med, at hun slap for et udbud, idet den nye løsning blev opfattet som et tilkøbsmodul. Bekymring Merete Villsen har været begejstret for at afdække formål og proces i en Business Case. Hun har en vision om, at vi kan bruge det værktøj i andre sammenhænge også for eksempel i forbindelse med besparelser. Og det til trods for, at hun ikke fandt det lige til at skulle sætte mål for, hvor meget der skulle spares ved indførslen af den nye selvbetjeningsløsning: - Det er svært at være sikker på omfanget af de personalereduktioner, man foreslår. Samtidig har man som leder en bekymring for, at man mister motivationen i hele afdelingen for at få gennemført sådan et projekt. Der har da også været frustrationer og vrede i afdelingen. Men man må sige, at de tre involverede pladsanvisere i projektet har taget opgaven på sig og løst den med stor dygtighed og engagement. Mange berørt Et projekt som dette berører mange parter i hele den kommunale organisation. - Jeg er overrasket over, hvor bredt sådan et projekt rækker ud. Vi har været involveret med it-afdelingen, borgerservice, kommunikation, det politiske niveau, kortafdelingen og ikke mindst en række forskellige grupper i vores egen forvaltning. Det har været kærkomment at have en dygtig projektleder, for der er meget at skulle forholde sig til, slutter Merete Villsen. Afdelingsleder Merete Villsen FORUM MARTS

14 Vi har brug for din mening og dine oplevelser! Der er biografbilletter på højkant, når It og Digitalisering sætter fokus på på den daglige oplevelse af drift og support samt It og Digitaliserings evne til at understøtte daglige opgaver Af Erik Sørensen, It og Digitaliseringschef It, digitalisering og nye former for teknologi indtager en væsentlig rolle i vores daglige opgaveløsning, og elementerne er i den grad kommet på dagsorden i de seneste måneders drøftelse af effektiviseringer og sparekataloger. Derfor gennemfører It og Digitalisering en brugerundersøgelse i perioden fra 8. til 19. marts. Undersøgelsen skal bl.a. bidrage til at give et mere præcist billede af, hvor vi som organisation skal prioritere vores indsats for at opnå de største gevinster. Et repræsentativt antal medarbejdere, superbrugere, ledere og it-medarbejdere vil modtage et elektronisk spørgeskema, der sætter fokus på den daglige oplevelse af drift og support Benchmark klub Viborg Kommune er med i en benchmarkklub på it-området, som omfatter 30 kommuner. I foråret 2010 måler 12 kommuner samtidigt og på fuldstændigt samme grundlag. på de største systemområder samt It og Digitaliserings evne til at understøtte vores daglige opgaver. Fungerer arbejdsdelingen optimalt? For nylig har direktionen nikket til kommunens nye digitaliseringsstrategi, og heri indgår vigtige temaer som god opgaveunderstøttelse og vores organisering af hele digitaliseringsområdet. I brugerundersøgelsen indhenter vi derfor svar fra alle dele af organisationen, som kan belyse, om arbejdsdelingen mellem f.eks. superbrugerorganisationen og vores It og Digitalisering fungerer optimalt. Et væsentligt element i direktionens drøftelse af snittet mellem linie og stab. Mennesket bag forbrydelsen - et foredrag om præstens arbejde blandt fangerne i en arrest Effektivisering og nyt rådhus Når det administrative personale om godt et år flytter ind i et nyt rådhus er der klare forventninger om rationaler til følge. Brugerundersøgelsen vil komme til at fungere som en før-måling for de berørte medarbejdere, således vi ved en påtænkt opfølgende brugerundersøgelse i foråret 2013 kan få dokumenteret, om vores rådhusbeboere har oplevet og fået effektueret de planlagte effektiviseringer. Kvitterer med opfølgning Vi beder om lidt tid og ressourcer fra mange kolleger. Vi vil til gengæld kvittere med en klar og synlig opfølgning på både hovedemner, men også de mange detaljerede fritekstbesvarelser. Her kan vi måske med et enkelt opkald fjerne en misforståelse eller tilføre viden, så du får et skub i den rigtige retning på den digitale motorvej. Med håbet om en stor opbakning ser vi frem til at komme i gang med at analysere resultaterne, som sammenstilles med en række økonomioplysninger til brug for benckmarking med andre kommuner. Vind gavekort Vind gavekort på 2 billetter til biografen. Jo hurtigere du svarer på spørgeskemaet jo større vinderchancer har du. På alle hverdage i uge 10 og 11 udlodder It og Digitalisering et gavekort på 2 biografbilletter til de respondenter, som har afsluttet besvarelsen. Få et indblik i hvordan er der i et arresthus. Hvad tænker fangerne typisk om deres liv og deres mulige forbrydelse? Duer lange straffe? Hvorfor straffer vi folk? Og kan vi tilgive dem deres forbrydelse? Fængselspræst Thomas Brauner Naeser fortæller, hvordan der er at være arbejde i et arresthus, hvor der sidder småtyve og økonomiske kriminelle, mordere og voldsmænd, celle ved celle. Fælles for dem er, at de er arresteret og nu venter på rettens afgørelse, og at de er i en helt ekstrem situation. Fuld af skyld, savn og håb Det er præstens opgave at nå ind til mennesket bag forbrydelsen også når forbrydelsen er voldsom Onsdag den 14. april kl til ca på Stationen, Lille Sct. Hans Gade 7, 8800 Viborg. Pris for medlemmer 65,00 kr. og 130,00 kr. for ikke medlemmer inklusiv kaffe/te og kage Tilmelding ved Eva Bendix fra mandag den 22. marts kl Der kan max. tilmeldes tre personer pr. telefonopkald. Husk at opgive fødselsdato på de tilmeldte medlemmer. Tilmeldingen er bindende. 14 FORUM MARTS 2010

15 Tæt på... Mogens Lauridsen Pedel Møldrup skole Hvad er dine vigtigste opgaver lige nu? Rydning af sne og is fylder naturligvis meget lige nu, så derfor er der mange andre opgaver, der må vente lidt. Vi har for eksempel måttet afspærre under nogle af tagrenderne, hvor is fra taget truer med at få dem til at falde ned, ligesom vi hele tiden skal være på vagt overfor vandskader, som vil komme, når det begynder at tø, hvis ikke vi er opmærksomme. Det er hårdt arbejde at rydde sne og umuligt at forhindre, at det er glat mange steder. Men sådan er det, når det er så hård en vinter, og det må vi bare leve med. Men ellers er det vigtigste, at skolen fungerer og er pæn og i orden på alle måder. Hvad er din baggrund for at være pedel? Jeg er oprindelig uddannet maskinsnedker på SOS Møbelfabrikker her i Møldrup. Siden blev jeg teknisk tegner og jeg projekterede ledningsanlæg og var leder nogle år hos Jysk Telefon og Tele Danmark fra Derefter var jeg igen tilbage i møbelbranchen, inden jeg var så heldig at få jobbet her blandt knap 20 ansøgere i Det har altid været min drøm at blive pedel jeg kalder mig aldrig teknisk serviceleder, som det vist hedder - og jeg har altid lavet en masse med mine hænder inden for næsten alle fag. Hvordan har du det med skolebørnene? De er alle tiders, og ofte kommer der nogle af dem og spørger, om ikke de må hjælpe med et eller andet. Man kan se, at de er glade for skolen og passer på den. Der står pc er, bøger, planter og mange andre ting fremme her på skolen, og vi har meget sjældent hærværk eller noget, der forsvinder. Selvfølgelig kan der en gang imellem være nogle enkelte, der ikke kan finde ud af det. Men det er sjældent. Hvad er det bedste og det værste i dit job? Det bedste er kollegerne, børnene og alle de sjove ting, der sker her. Jeg er meget stolt af Møldrup Skole, og jeg kan slet ikke lade være med lige at komme forbi, når jeg er ude at gå en tur for at se, om alt er i orden. Det værste er, når vi ikke har penge til at reparere noget, som man ved blot bliver dobbelt så dyrt senere. Og så er det, når nogen ovenfra bestemmer, at nu skal der laves det ene eller det andet uden at spørge os, der ved, hvad der er mest behov for at få lavet. Der kunne spares mange penge i Kommunen, hvis den viden, der er på den enkelte skole, blev udnyttet bedre. Hvem er du helt privat? Jeg er gift med Ingrid, der arbejder i Økonomistaben i Viborg Kommune. Vi har tre børn, hvoraf den yngste dreng stadig bor hjemme, og fire børnebørn. Vi bor i Møldrup og er meget aktive i idrætsforeningen så meget at Ingrid somme tider siger, at jeg er lige så meget gift med Møldrup Tostrup Idræts Forening som med hende. Jeg hjalp til med at bygge hallen i 1972 og siden har jeg været med i diverse udvalg og i bestyrelsen. Nu er jeg så med i arbejdsgruppen bag det nye multihus ved hallen, som skal bygges i år. Lige nu arbejder jeg med at skrive MTIFs historie fra 1931 til i dag. Jeg spiller selv badminton og lidt fodbold, løber og cykler og har tidligere spillet håndbold også. FORUM MARTS

16 Fokus på muligheder 29-årige Morten Horvath er født spastiker, men det har ikke forhindret ham i at få sit drømmejob som pædagog Skal vi lægge arm? Den opfordring tager drengene i SFO en hurtigt op. Tekst og foto: Lene Bækgaard, Kommunikation Morten er Morten. Og han havde lige de kvalifikationer, vi manglede. Så kort kan det siges. Ordene er Kirsten Visbechs. Hun er leder af SFO en på Møldrup Skole og var ikke det mindste i tvivl om, at Morten ville være den helt rigtige barselsvikar. Et vikariat, der nu er blevet til en fast stilling. Fysisk aktivitet Egentlig havde Morten Horvath en idé om, at han skulle arbejde med it, men en række større operationer i benene for 11 år siden har givet ham en bedre førlighed og dermed muligheden for at vælge pædagogikken som sit fag. For der er masser af fysisk aktivitet i Mortens liv. Jeg går til styrketræning tre gange om ugen for at holde mig i form, og det er rart at kunne dyrke en idræt, man er god til. Fodbold har jo aldrig lige været mig, men jeg deltager da i fodboldkampene, når jeg er på arbejde enten som dommer eller målmand. Det bedste er, når børnene spørger, hvor mange år jeg har gået til fodbold, når jeg nu er så god til at stå på mål, smiler han. Fredagscafeen Morten Horvath afsluttede sin uddannelse som pædagog i begyndelsen af 2009 og var derfor helt nyuddannet, da han kom til SFO en i Møldrup. Jeg og det øvrige ansættelsesudvalg havde ingen betænkeligheder ved at ansætte Morten i forhold til kolleger og børnene. Jeg var lidt bekymret for forældrenes reaktion, men den bekymring blev hurtigt gjort godt og grundigt til skamme. Tværtimod får Morten mange roser fra forældrene, fortæller hun. Ikke mindst på grund af den fredagscafé, som Morten har været initiativtager til. Her forbereder børnene hver 14. dag en lille forestilling eller musikalsk indslag om eftermiddagen med kaffe på kanden til forældrene. Jeg spiller flere instrumenter og hjælper gerne børnene med at gennemføre deres ideer, men det er ikke mig, der udfører dem. Det er vigtigt for mig gennem det pædagogiske arbejde at give noget af det videre, som jeg selv er opdraget med at man skal blive god til at klare tingene selv, understreger Morten Horvath. Den grundholdning har Morten Horvaths kolleger også mødt. fakta Spastisk cerebral parese er en hjerneskade, der i 9 ud af 10 tilfælde skyldes skader og forstyrrelser i den umodne hjerne, mens den er under udvikling i morens mave. Skaden medfører, at forbindelsen fra hjernebarken til de motoriske celler i rygmarven bliver beskadiget. Fysisk træning og den rigtige behandling kan dog ofte mindske og/eller udsætte de fysiske vanskeligheder ved cerebral parese. (kilde: spastikerforeningen.dk) 16 FORUM MARTS 2010

17 Nyt ESDH-system til Viborg Kommune Viborg Kommune forbereder et EU-udbud på anskaffelsen af et nyt system til elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH). Det nye system erstatter Cirius Vi skulle lige vænne os til ikke at gøre tingene for Morten, og det går bedre nu, fortæller Kirsten Visbech. Nu øver Morten sig i en gang i mellem at spørge om hjælp, for han vil helst klare det hele selv, siger hun med et glimt i øjet. Indstilling gør forskellen Privat er Morten Horvath lige flyttet i nybygget hus i Viborg sammen med sin kæreste. Tidligere har han holdt en del foredrag for Spastikerforeningen bl.a. om søskendeforhold i familier med et handicappet barn. Han er selv storebror til en søster og en bror. Jeg har så meget livsmod. Derfor var det engang være svært for mig at forstå, at såkaldt normale børn og unge kunne være utilfredse med deres liv. De havde jo alt. Nu ved jeg, at den afgørende forskel er, om man er god til at se mulighederne i stedet for begrænsningerne i sit liv, slutter Morten Horvath. Kirsten Visbech var ikke i tvivl om, at Morten var den helt rette medarbejder for SFO en i Møldrup Af Peter Jakobsen, projektleder, Udviklingsafdelingen Der vinkes farvel til en gammel kending, når et nyt ESDH-system i 2011 erstatter Cirius. Det betyder, at Cirius, som har tjent først medarbejderne i den gamle Viborg Kommune og siden medarbejderne i den nye Viborg Kommune, snart er en saga blot. Alligevel har brugen af Ciruis aldrig været vigtigere. Cirius videreudvikles ikke længere, og kan derfor ikke leve op til de krav om digitalisering, Kommunen stilles overfor. Eksempelvis borgeres adgang til egne sager via internettet. Også de konstante forventninger om effektivisering stiller nye krav til at kommunens it-systemer kan snakke sammen. System til hele organisationen En styregruppe, en projektgruppe og fire arbejdsgrupper skal forberede kravspecifikation og øvrigt udbudsmateriale som grundlag for udbudsprocessen. Rambøll Management er antaget til at bistå Kommunen med gennemførelsen af udbudsprocessen, særligt omkring de udbudsjuridiske forhold og kravspecifikationsarbejdet. Anskaffelsen omfatter alle dele af Cirius, dvs. personalesager, klientsager og emnesager inkl. dagsordenssystem. Direktionen har besluttet, at det nye system skal ud i hele organisationen. Derfor vil det også komme ud til en række medarbejdere, der i dag ikke anvender ESDH. Også på institutionsområdet. Cirius har aldrig været vigtigere Man kunne tro, at det ikke er nødvendigt at interesse sig for et system, der står for at blive skiftet ud. Det er imidlertid lige omvendt. Anvendelsen af Cirius har aldrig været vigtigere. Det skyldes, at de data, der kommer i de nye system fra starten, er data fra Cirius. Oprydning i data og overflytning til Cirius af oplysninger, der enten skal beholdes af administrative årsager eller som skal bevares i henhold til arkivloven, er derfor en opgave, som man skal forholde sig til på alle kommunale arbejdspladser. Fra delt viden til vidensdeling Det nye ESDH system bliver et centralt omdrejningspunkt i at gøre Viborg Kommune til en digital Kommune. Det er nu, Kommunen har chancen for at tage et stort skridt i retning af digitalisering. Det bliver en stor udfordring, men det er en udvikling, der ikke stopper og som også byder på nye muligheder for at automatisere administrative processer i hele organisationen. fakta Hvad er ESDH? ESDH: Elektronisk sags- og dokumenthåndtering. It-system, der kan håndtere sager og dokumenter om klienter, personale og emner, herunder dagsordener. Læs mere om ESDH-projektet på intranettet. Foto: Q Komma FORUM MARTS

18 Kursusnyt fra HR Hvor skal vi hen, du? - når det gælder udvikling og uddannelse Af Charlotte Abrahams & Bent Fenger Jensen, HR- team for kompetenceudvikling Direktionen har nu vedtaget nye strategiske indsatsområder for kompetenceudvikling. Det er sket på baggrund af MUS på hjul, som er forvaltningernes opsamling på medarbejderudviklingssamtalerne. Direktionen og Hoved-MED lægger vægt på, at MUS gennemføres for alle medarbejdere. De 7 områder er: Innovation Arbejdskraftudfordringen Kvalitet, effektivisering og digitalisering Internationalisering Andre samarbejdsformer Helhed og sammenhængskraft Styrkelse af fagligheden De syv brede områder skal vi især fokusere på, når vi som medarbejdere Aktuelle interne kurser se ikon Kurser fra HR på intranettes forside Kursustitel Tid Længde Arbejdsmiljøuddannelsen Løbende 37 timer Coaching for medarbejdere Maj 2 dage Livreddende førstehjælp, basiskursus Løbende 1 dag Lotus Notes for nyansatte IT-kursus Løbende 4 timer MED-kursus, grundlæggende Løbende 3 dage Medicinkurser for SSH ere Marts 2 dage Medicinkurser for SSA ere April 2 dage Mestring af stemmer Marts-maj 4 dage PC-kørekortkurser Løbende Vekslende Prisme modul 1 og 2 Marts og maj 2 x halv dag Prisme Portal - Grundkursus Marts 1 halv dag Teamkoordinator Marts-april 4 dage Ventilation og indeklima ejendomsservice April-maj 5 dage Kurser for ledere: Akademiuddannelse - modulet Organisation Marts-juni 7 dage Coaching for ledere Maj 2 dage Viborg Ledelse Maj-juni 2 dage Grundmoduler Det personlige lederskab Efterår 2010 Ledelse og medarbejdere Forår 2011 Valgmoduler Forandringsledelse Efterår 2010 Ledelse, kommunikation og organisation Forår 2011 Ledelse og coaching April-maj 5 dage Afgangsprojekt Efterår 2010 Fyraftensmøde: Brug hjernen til en forandring kreativitet og idéudvikling, v/kjeld Fredens 18. marts 2 timer Andre arrangementer: Introduktion for nyansatte 25. marts 1 halv dag Har du ikke adgang til en pc med internetopkobling, så kontakt os for oplysninger og evt. tilmelding. skal lære, og når Viborg Kommune skal udvikle sig. Det er også inden for disse indsatsområder, at de centrale trepartsmidler til kompetenceudvikling skal bruges. Indsatsområderne 1-4 er primært strategiske udfordringer for hele organisationen: For eksempel: Hvordan kan kompetenceudvikling af ledere og medarbejdere bidrage til innovation, kvalitet, effektivisering og digitalisering. 5. Andre samarbejdsformer: Kompetencer i at arbejde i team! Kurser i projektarbejde! Det efterspørger både ledere og medarbejdere. Coaching og bedre kommunikation er nøgleværktøjer i denne sammenhæng 6. Helhed og sammenhængskraft: Vi skal blive bedre til at tænke, skabe fælles sprog og lære på tværs i vores organisation. Vi skal samarbejde internt ud fra fælles værdigrundlag og gensidig anerkendelse. Med denne tilgang skal vi give god service til kolleger og borgere. Sådan lyder ønskerne. 7. Styrkelse af fagligheden: Det du er uddannet til, og det du laver i dit job er vigtigt. Faglig videre- og efteruddannelse skal prioriteres. Mange medarbejdere og ledere har peget på dette i MUS. Indsatsområderne giver overordnet retning for kompetenceudvikling ved Viborg Kommune. Desuden skal de også inspirere ledere og medarbejdere til dette års MUS og opsamlingerne her til foråret. For tiden er der afsat mange midler til kompetenceudvikling gennem de såkaldte trepartsmidler. Disse centrale midler skal bruges til at støtte kompetenceudvikling inden for indsatsområderne. Læs mere om MUS og kompetenceudvikling på intranettet: Vælg Personale og ledelse > Vælg MUS Sonja Kabus, HR Kurser, tlf , sok@viborg.dk Aase Frank, HR Kurser, tlf , afr@viborg.dk 18 FORUM MARTS 2010

19 Knap et par hundrede VK-ansatte fyldte godt i Musiksalen for nylig til foredraget med Anne Larsen. Foto Finn Højbjerg. Masser af gratis motion til dig Af Jette Chouhan, ergonomisk konsulent, HR og Kvalitet Viborg Kommunes sundhedsfremmeindsats er en del af arbejdsmiljøarbejdet. Den har baggrund i Sundhedsog Forebyggelsespolitikken og er overordnet beskrevet i arbejdsmiljøstrategien. En af målsætningerne er, at vi oplever vores arbejdsplads som et sted, hvor sundhed er i fokus. Med det formål har vi planlagt forskellige sundhedsfremmeindsatser for 2010, så vi når omkring de faktorer, der har betydning for livsstilssygdommene, de såkaldte KRAM faktorer. KRAM står for Kost, Rygning, Alkohol og Motion. Onsdag den 27. januar 2010 havde vi årets første arrangement i denne indsats, hvor madskribent Anne Larsen i ord og billeder guidede os igennem emnet sund livsstil. Knapt 190 mennesker havde fundet vej til Musiksalen i Viborg, hvor foredraget blev afholdt. Kom til åbent hus Dette arrangement vil blive fulgt op af flere og næste arrangement er planlagt i samarbejde med Previa Sundhed og sker allerede i slutningen af februar og 1. uge i marts 2010, hvor du får mulighed for at afprøve forskellige træningsaktiviteter: I weekenden 27. og 28. februar 2010 er der åbent hus i Sport og Fitness Bjerringbro samt Sportsclub og Dit Studie i Viborg. I tidsrummet 09:00 15:00 kan du prøve forskellige hold, få gode råd og se de forskellige centre og høre mere om de fordele du har som ansat i Viborg Kommune. Tag din seneste lønseddel med som adgangsbillet. Du er velkommen til at tage din familie med, idet arrangementet også gælder for dem. Fri træning i uge 9 Du vil endvidere i hele uge 9 kunne træne gratis i disse tre centre. Der vil være fri adgang til: Holdtræning Indoor Cykling Styrketræning i hele centrenes åbningstid Personlig programlægning og rådgivning Rabatpris for Viborg Kommune Gennem afprøvning af de forskellige aktiviteter, har du baggrund for at vurdere, om en eller flere af træningsformerne er noget for dig. Hvis du efter din gratis træningsuge ønsker at tegne et abonnement til et af centrene, har du mulighed for at gøre det til den rabatpris Viborg Kommune har forhandlet sig frem til i forbindelse med de fleksible lønpakker. Previa Sundhed har også et rabattilbud til husstandens medlemmer. Vi håber, at rigtig mange vil deltage i de aktiviteter, vi arrangerer i forbindelse med Sundhedsfremmeindsatsen for ansatte ved Viborg Kommune. Hold øje med FORUM og Person@lebrevet, hvor aktiviteterne vil blive annonceret. Foto: Colourbox Indbydelse - Valg af 2 arbejdsmiljørepræsentanter til Hoved-MED Alle arbejdsmiljørepræsentanter, som er ansat ved Viborg Kommune indbydes til valgmøde onsdag den 17. marts 2010, kl i Salen, Medborgerhuset Stationen, Ll. Sct. Hans Gade 7-9, Viborg. Program: 1. Velkomst ved næstformand i Hoved-MED Flemming Kjeldsen 2. Orientering om Hoved-MEDs arbejde med arbejdsmiljø v/ daglig arbejdsmiljøleder Claus Fjeldgaard 3. Valg af To arbejdsmiljørepræsentanter til Hoved-MED 1. suppleant for arbejdsmiljørepræsentaterne i Hoved-MED 2. suppleant for arbejdsmiljørepræsentanterne i Hoved-MED 4. Evt.

20 Fredag er altid spændende Fleksibilitet rimer på Hjælpemiddelservice. Næsten. I hvert fald er der dømt stjerneløb om fredagen, når alle faste rutiner er sat ud af drift på Ålandsvej. Også resten af ugens dage er borgerens behov i centrum Tekst og foto: Lotte Tranberg, Kommunikation Stilheden runger hult i den store hvide bygning på Ålandsvej i Viborg. Tre kørestole, tre lænestole og tre rollatorer står og troner lige ovenfor trappen. Bilernes svage brummen ude fra vejen blander sig med latter et sted fra. Så er der igen stille. FORUMs udsendte går hen ad gangen. Hylderne på væggen er fyldt med forskellige varianter af bestik, køkkenredskaber og spækbrætter. På modsatte væg hænger et udvalg af stokke. En dør går op. Latteren kom fra kantinen. Ud kommer Frank Møller, daglig leder af Hjælpemiddelservice. Efter ham kommer flere af de 12 medarbejdere, der er ansat i huset til at bringe og hente hjælpemidler, reparere dem, styre lageret, hjælpe driften og borgere med at finde det helt rigtige hjælpemiddel. Og mindst lige så vigtigt: rengøre de hjælpemidler, der kommer ind. Genbrug er i højsædet - Vores kerneydelse er at bringe og hente de hjælpemidler, borgerne er visiteret til. Et meget væsentligt led i den proces er at genbruge hjælpemidlerne så mange gange som muligt. Så vi reparerer og vasker de hjælpemidler, vi får tilbage, mange gange. Til det formål er indrettet en vaskehal, hvor Betty Boel Pedersen denne dag spuler indkomne hjælpemidler, så vandet damper og sæben fylder rummet med en frisk duft. Overfor står blandt andet en flok kørestole og venter på, det bliver deres tur. - Vi ved aldrig, hvilke hjælpemidler, der bliver brug for og hvilke vi får hjem. Derfor tager vi ikke altid tingene i den rækkefølge, vi får dem i, forklarer Frank Møller. Betty Boel Pedersen vasker de mange hjælpemidler, der hver dag kommer tilbage til Hjælpemiddelservice. Is i maven At hente og bringe hjælpemidler lyder måske umiddelbart som en opgave, der er ligetil. Men sådan er det ikke altid. Det kræver en del overblik, planlægning og koordinering mellem terapeuter, telefonpiger, lageret og chauffører. - Og så skal man skal have is i maven. Vi har altid borgeren i centrum, så vi vil selvfølgelig gerne kunne indfri de behov, de har. Men vi skal turde vente med eksempelvis nyindkøb, hvis vi er ved at løbe tør for en bestemt type hjælpemiddel. Mange dage er det en overraskelse, hvad dagen byder på. Især fredag er en dag, der kræver stor fleksibilitet, når sygehusene udskriver mange at Frank Møller er daglig leder af Hjælpemiddelservice. patienterne op til weekenden. Hjælpemiddelservice bliver derfor bombarderet med behov for akutkørsler. Af samme grund er der aldrig faste kørsler om fredagen, da medarbejderne er nødt til at stå standby, for at være så fleksible som muligt. - Det minder lidt om et stjerneløb, når vi om fredagen kører fra den ene ende af kommunen til den anden, og så til den første ende igen, siger Frank Møller med et smil på læben. Åbent hus Hjælpemiddelservice åbent for borgere hver torsdag kl , hvor man kan komme og se, hvilke hjælpemidler der findes og afprøve dem. Der er altid en terapeut og en tekniker til stede til at svare på spørgsmål. Teknikeren tilbyder mindre reparationer samt tilpasning af hjælpemidler ofte i samarbejde med terapeuten. 20 FORUM MARTS 2010