Projekt DIADEM. Resultatopgørelse og evaluering af udviklingsdelen

Transkript

1 Projekt DIADEM Resultatopgørelse og evaluering af udviklingsdelen Indhold: Forord Resume 1. Indledning 2. Ejendomsdatarapporten og systemet bag 3. Resultatopgørelse for DIADEM s udviklingsdel 4. Projektforløbet 5. Projektets organisering 6. Myndighedernes evaluering 7. Brugernes evaluering 8. Projektledelsens evaluering 9. Afrunding og perspektivering Bilagssamling publiceret selvstændigt Oktober 2013 Ejendomsdata

2 Forord DIADEM-projektet skal give nem adgang via internettet til en række offentlige oplysninger, der er nødvendige i forbindelse med ejendomshandel. Projektet blev igangsat i efteråret 2009 på baggrund af et aktstykke fra Folketingets Finansudvalg. Projektets udviklingsdel blev afsluttet i oktober 2012 med lanceringen af ejendomsdatarapporten, der er projektets hovedprodukt. Der er nu gennemført en resultatopgørelse og evaluering af DIADEM-projektets udviklingsdel. Den samlede evalueringen har bl.a. baseret sig på 3 delevalueringer. (MBBL) har således bedt henholdsvis styregruppen (myndighederne) og følgegruppen (brugerne) om at evaluere udviklingsforløbet og dets resultater. Derudover har MBBL gennemført en intern evaluering, hvor projektledelsen og projektmedarbejderne har været involveret. Projektets resultater og budskaberne fra evalueringsprocessen er præsenteret i denne rapport, som også omfatter en præsentation af DIADEM-løsningen samt projektledelsens refleksioner og anbefalinger. Rapporten er i væsentlig grad baseret på en bilagssamling, hvor udviklingsdelens resultater og forløb er gennemgået i detaljer. Her ved afrundingen af udviklingsarbejdet vil jeg gerne takke alle de mange medarbejdere hos myndigheder, private interessenter og leverandører, som har bidraget konstruktivt til udviklingen af ejendomsdatarapporten. Søren Rude Kontorchef København, 31. oktober 2013 Projekt DIADEM - Resultatopgørelse og evaluering af udviklingsdelen Side 1

3 Resume Det er et bredt forankret politisk mål, at det skal være billigere og lettere at købe og sælge bolig i Danmark. DIADEM ( Digital adgang til oplysninger i forbindelse med ejendomshandel ) er et projekt i Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter (MBBL). Hovedmålet for DIADEM har været at give borgere og virksomheder digital adgang til en række nødvendige ejendomsoplysninger til brug for køb og salg af ejendomme. Målet blev realiseret i oktober 2012, hvor der blev åbnet for bestilling af den nye Ejendomsdatarapport via one-stop-shopping på internettet. Rapporten bruges især af professionelle, primært ejendomsmæglere og advokater. Brugerne har været involveret i udviklingsarbejdet og har taget godt imod ejendomsdatarapporten, som giver både tidsmæssige og økonomiske besparelser. Også kommunerne opnår besparelser, da de ikke længere skal besvare det kommunale ejendomsoplysningsskema, som ejendomsdatarapporten erstatter. Kommunerne får dog først den fulde gevinst ved udgangen af 2015, da det har været nødvendigt at etablere en såkaldt semiautomatisk løsning, hvor kommunerne i en overgangsperiode skal indtaste enkelte ejendomsoplysninger manuelt. Udviklingsarbejdet har strakt sig over en periode på 3 år og har, udover MBBL s medarbejdere, involveret en lang række medarbejdere hos andre myndigheder samt private konsulenter og leverandører. De involverede har haft meget forskellig baggrund og kompetenceprofiler. Herudover har der i hver af de 98 kommuner været medarbejdere, som har medvirket ved omstillingen fra det kommunale ejendomsoplysningsskema til DIADEM s ejendomsdatarapport. Koordination og kommunikation har således været en væsentlig opgave i projektet. Resultatopgørelsen for udviklingsdelen af DIADEM viser: - At det indholdsmæssige hovedmål er nået med lanceringen af ejendomsdatarapporten. På enkelte punkter er der på baggrund af brugerønsker udviklet en mere avanceret løsning. Ift. at gøre ejendomsoplysningerne fuldt digitalt tilgængelige er der dog kun delvis målopfyldelse med den konsekvens, at det i en overgangsperiode på tre år er nødvendigt at anvende en semiautomatisk løsning for enkelte ejendomsoplysninger. - At udviklingsbudgettet er overholdt. - At projektet blev forsinket ti måneder. Forsinkelsen skyldes dels imødekommelse af brugerønsker til løsningens funktionalitet, dels de påvirkninger ressortændringen i 2011 havde på DIADEM. Den væsentligste afvigelse fra projektplanen er, at det ikke er lykkedes at gøre alle ejendomsoplysninger fuldt digitalt tilgængelige. De få resterende oplysninger er ved at blive digitaliseret. De involverede myndigheder og brugere af ejendomsdatarapporten giver udtryk for, at de har været tilfredse med samarbejde og dialog under projektforløbet. Der er også tilfredshed med selve ejendomsdatarapporten, som både myndigheder og brugere mener, har mulighed for at blive udviklet til et endnu bedre produkt. Eksempelvis ved flere oplysninger, brug af geografisk præsentation og målretning af rapporten mod bestemte ejendomstyper. Set fra projektledelsens side er resultatet overordnet set tilfredsstillende. Der har dog været en række udfordringer under projektforløbet, som i længere perioder har sat projektet og projektets medarbejdere under pres. De væsentligste årsager hertil er, at den faglige og forvaltningsmæssige afklaring af håndteringen af ejendomsoplysninger var væsentligt mere krævende end forventet, at der var problemer med etableringen af udbudsgrundlaget for digitaliseringen af olietanksoplysninger, og at de organisatoriske rammer ændrede sig på et for projektet kritisk tidspunkt. Det system, der indsamler, håndterer, præsenterer og distribuerer ejendomsoplysningerne, lever op til forventningerne og er på flere punkter mere avanceret end oprindeligt forudsat. Forbedringerne er foretaget med udgangspunkt i en omfattende dialog med især de professionelle brugere. Som afslutning på udviklingsdelen af DIADEM er nærværende resultatopgørelse og evaluering gennemført. Udover formidlingen af resultaterne for udviklingsdelen er målet at belyse de proces- og indholdsmæssige udfordringer, der har været i projektforløbet ud fra forskellige vinkler, så de projektmæssige erfaringer kan fastholdes og stilles til rådighed for andre. Projekt DIADEM - Resultatopgørelse og evaluering af udviklingsdelen Side 2

4 1. Indledning DIADEM-projektet skal via one-stop-shopping på internettet give nem adgang til en række offentlige ejendomsoplysninger, som skal bruges ved ejendomshandel. Denne adgang er etableret, efter at DIADEM lancerede den nye Ejendomsdatarapport i oktober DIADEM-projektet blev forberedt gennem et tværministerielt forarbejde, der udsprang af regeringens oplæg fra 2005 om Bedre og billigere bolighandel. Forarbejdet førte frem til projektplanen fra januar Planen blev godkendt af Styregruppen for tværoffentligt samarbejde (STS), og i juni 2009 tiltrådte Folketingets Finansudvalg et akstykke (nr. 163) om projektets gennemførelse. Det lå i Finansudvalgets beslutning, at ejendomsdatarapporten skulle lanceres i 2011, og at såvel udvikling, drift som videreudvikling finansieres af et gebyr. Desuden er det forudsat, at økonomien skal balancere over en otteårig periode. Projektplanen og aktstykket udgør det grundlag, som DIADEM er gennemført på baggrund af, og er derfor udgangspunktet for denne resultatopgørelse og evaluering. Udviklingsdelen blev afsluttet, da ejendomsdatarapporten overgik til drift den 31. oktober Resultatopgørelsen og evalueringen i denne rapport omhandler alene udviklingsdelen. Driften følges løbende som en del af den almindelige forvaltningsopgave. Sigtet med resultatopgørelsen og evalueringen er, udover formidlingen af resultaterne af udviklingsdelen, at belyse de proces- og indholdsmæssige udfordringer, der har været i projektforløbet. I rapporten og/eller i den tilhørende bilagssamling 1 er der redegjort for: - hvilke resultater der er opnået (herunder også en præsentation at det udviklede DIADEM-system) - om resultaterne svarer til de oprindelige mål - hvordan processen har forløbet - hvordan udfordringer og risici har manifesteret sig, samt - interessenternes mening om projektarbejdet og resultaterne 2. Ejendomsdatarapporten og systemet bag Ejendomsdatarapporten er det produkt, som leveres som svar, når en bruger spørger efter oplysninger på en given ejendom. Ejendomsdatarapporten kan tilgås via brugerfladen på den fællesoffentlige webportal boligejer.dk. Her er det muligt for brugerne at navigere rundt dels for at få overblik, dels for at gå i dybden med betydningen af de enkelte ejendomsoplysninger. Løsningen omfatter blandt andet de oplysninger, som har indgået i det kommunale ejendomsoplysningsskema, og som ejendomsdatarapporten erstatter. Professionelle brugere kan etablere en system-til-system løsning, der giver mulighed for at hente helt tilsvarende oplysninger via en række parallelle webservices og anvende dem i egne produkter. 1 Rapporten er i væsentlig grad baseret på en bilagssamling, hvor udviklingsdelens resultater og forløb er gennemgået i detaljer. Bilagssamlingen er publiceret selvstændigt og omfatter følgende: - Bilag A. Ejendomsdatarapporten indhold og systemet bag - Bilag B. Mål- og resultatoversigt for DIADEM - Bilag C. Opfølgning på risikopunkter i DIADEM - Bilag D. Statusrapportering og hændelser i udviklingsperioden - Bilag E. Kommunikation vedrørende DIADEM - Bilag F. Styregruppens evaluering (myndighederne) - Bilag G. Følgegruppens evaluering (brugerne) - Bilag H. Projektledelsens evaluering (MBBL) - Bilag I. Referenceliste Projekt DIADEM - Resultatopgørelse og evaluering af udviklingsdelen Side 3

5 Eksempel på en side fra Ejendomsdatarapporten på web-brugerfladen Ejendomsdatarapporten indhenter ca. 50 oplysninger fra offentlige registre og myndigheder. Samtlige oplysninger leveres automatisk til køberen. Hovedparten af oplysningerne hentes fra registre og er tilgængelige online få minutter efter bestilling. Der er enkelte oplysninger, der endnu indhentes hos kommunerne via en såkaldt semiautomatisk løsning. For disse oplysninger kan der være en leveringstid på op til ti arbejdsdage. Herefter er rapporten komplet. Indholdet i ejendomsdatarapporten er beskrevet i oversigten på næste side. Målet er, at samtlige oplysninger i ejendomsdatarapporten automatisk skal være tilgængelige online umiddelbart efter bestilling. Det vil blive indfriet, når de sidste oplysninger er gjort fuldt digitalt tilgængelige inden udgangen af Projekt DIADEM - Resultatopgørelse og evaluering af udviklingsdelen Side 4

6 Om ejendomsdatarapporten En ejendomsdatarapport: - indeholder ca. 50 oplysninger om en ejendom - er tilgængelig i web-brugerfladen på boligejer.dk eller via en professionel system-til-system løsning - kan fås som en digital rapport i web-brugerfladen eller som PDF, der kan printes - kan deles med andre når den er komplet - kan fornyes to gange inden for et halvt år fra bestilling - er brugerbetalt via gebyr og koster 325 kr. pr. rapport Oplysningerne i ejendomsdatarapporten: - er fastlagt ud fra, hvad der kan have betydning for ejendommens anvendelse og økonomi og med udgangspunkt i den eksisterende praksis samt kravene i Formidlingsbekendtgørelsen - er fagligt afklaret i samarbejde med ressortmyndighederne - ajourføres efter fælles regler - har samme indhold i hele landet (i en overgangsperiode med enkelte undtagelser i København) - indhentes ved brug at samme overvejende fællesoffentlige infrastruktur Ejendomsdatarapporten består af følgende elementer: - et resume med hovedsvaret for alle oplysninger - en fuld rapport med uddybende svar for alle oplysninger - et appendiks, hvor der er yderligere information om hver enkelt oplysning (metadata) vedrørende baggrund, formål, lovgrundlag, myndighed, datakilde og evt. relevante link - en samling af bilag med originale dokumenter (officielle meddelelser og attester) Følgende oplysninger indgår i ejendomsdatarapporten (oktober 2013): Bygninger BBR-meddelelsen Tilstandsrapport Elinstallationsrapport Byggesag Byggeskadeforsikring Olietanke Økonomi Ejendomsskat (grundskyld) Ejendomsskattebillet Ejendoms- og grundværdi Vurderingsmeddelelsen Forfalden gæld til kommunen Huslejenævnssager Arbejderbolig Jordrente Statstilskud efter stormfald Planer Zonestatus Lokalplaner Varmeforsyning Vejforsyning Kommunale anlægsprojekter Vand Aktuelle afløbsforhold Aktuel vandforsyning Spildevandsplan Grundvand - drikkevandsinteresser Grundvand - nitratfølsomme indvindingsområder Jordforurening Jordforureningsattest Kortlagt jordforurening Lettere jordforurening Natur, skov og landbrug Fredskov Majoratskov Beskyttet natur Internationale naturbeskyttelsesområder Landbrugspligt Naturperler Bygge- og beskyttelseslinjer Skovbyggelinjer Sø- og åbeskyttelseslinjer Kirkebyggelinjer Klitfredningslinjer Strandbeskyttelseslinjer Beskyttede sten- og jorddiger Miljøsag Miljøsag Bilag til ejendomsdatarapporten: BBR-meddelelse Ejendomsskattebillet Vurderingsmeddelelse Tilstandsrapport Elinstallationsrapport Energimærkningsrapport Kort over vejforsyning Jordforureningsattest Eftersynsrapport (for nybyggeri) Projekt DIADEM - Resultatopgørelse og evaluering af udviklingsdelen Side 5

7 Figuren nedenfor illustrerer DIADEM-systemet og hvordan det fungerer. Som det fremgår, kan ejendomsdatarapporten bestilles på to måder: - Web-brugerflade via Boligejer.dk Her indhentes ejendomsoplysningerne i en brugerflade, hvor ejendomsoplysningerne kan fremsøges og vises på forskellige detaljeringsniveauer til anvendelse ift. det konkrete behov. Alle - borgere, rådgivere og andre virksomheder - kan selv bestille rapporten ved brug af kreditkort og NemID. Rapporten kan også bestilles via en ejendomsmægler, advokater eller anden rådgiver. - System-til-system løsning Den bagvedliggende infrastruktur i DIADEM gør det muligt for professionelle brugere via egne systemer at tilgå helt de samme ejendomsoplysninger, som udstilles i web-brugerfladen, via services i den såkaldt system-til-system løsning. Systemopbygningen består endvidere af følgende to centrale dele: - Forespørgselsmotor Forespørgselsmotoren fremskaffer og udstiller de forskellige ejendomsoplysninger - Datakilder Forespørgselsmotoren indhenter oplysninger fra 15 forskellige datakilder. Principskitse for DIADEM-systemet Projekt DIADEM - Resultatopgørelse og evaluering af udviklingsdelen Side 6

8 3. Resultatopgørelse for DIADEM s udviklingsdel Hovedmål Det er som tidligere nævnt projektets hovedmål, at borgere og virksomheder skal have digital adgang til en række nødvendige ejendomsoplysninger til brug for køb og salg af ejendomme. Hovedmålet er opfyldt med lanceringen af ejendomsdatarapporten. Og på enkelte punkter er der udviklet en mere avanceret løsning end forudsat på baggrund af brugerønsker. Det har yderligere været et mål: at skabe kortere sagsbehandlingstid o Udgangspunktet var, at sagsbehandlingstiden via en digital selvbetjeningsløsning skulle nedbringes markant fra de tidligere 2-3 uger til umiddelbar besvarelse. Dette mål er opfyldt for hovedparten af ejendomsdataoplysningerne, som er fuldt digitalt tilgængelige og leveres på få minutter. o For de 5 ejendomsoplysninger, der indtil videre hentes via den semiautomatisk løsning, er sagsbehandlingstiden i gennemsnit 6-7 hverdage, hvilket er mindre end den svarfrist på 10 hverdage, som er aftalt med kommunerne. Når den semiautomatiske løsning udfases ved udgangen af 2015, vil der være fuld målopfyldelse. at give bedre mulighed for borgerselvbetjening o Dette mål er opfyldt ved, at almindelige borgere via den fællesoffentlige web-portalen Boligejer.dk selv kan hente en ejendomsdatarapport for en given ejendom. at give en række effektiviseringer via standardisering og automatisering af processer, som samlet set vil bidrage til en markant reduktion af omkostningerne ved at indhente og videregive ejendomsoplysningerne o Udgangspunktet var, at ressourceforbruget for brugerne (borgere, virksomheder, ejendomsmæglere og advokater), der rekvirerer ejendomsrapporten, ville blive reduceret væsentligt. Det var i projektplanen forudsat, at tidsforbruget ville falde med minutter pr. ejendomshandel. Udsagn fra ejendomsmæglere ifm. evalueringen indikerer, at tidsbesparelsen er større og i størrelsesordenen en til to timer pr. rapport. o Udgangspunktet var endvidere, at det ressourceforbrug, kommunerne har haft til udfyldelse af det kommunale ejendomsoplysningsskema, ville falde bort (svarende til minimum 80 minutter pr. skema). Forudsætningen herfor vil først være fuldt opfyldt ultimo 2015, hvor den semiautomatiske løsning udfases. Indtil da har kommunerne et tidsforbrug ifm. indhentning af oplysninger til den semiautomatiske løsning, som dog er væsentligt mindre end forbruget for besvarelse af det kommunale ejendomsoplysningsskema. Tidsmål DIADEM gik i drift den 31. oktober 2012 og fra dette tidspunkt har det været muligt at få leveret en ejendomsdatarapport. Det var oprindelig planen, at DIADEM skulle gå i drift i 2011, og udviklingsdelen blev således forsinket med 10 måneder. Tidspunktet for idriftsættelsen er udskudt af to gange: Første gang til april 2012 efter aftale mellem Økonomi- og Erhvervsministeriets departement og Finansministeriet. Baggrunden var tilpasningen til konstaterede brugerbehov, som ikke var indeholdt i den oprindelige projektplan. Anden gang til oktober 2012, jf. aktstykke 67 fra marts 2012, som er tiltrådt af Folketingets Finansudvalg. Årsagen var forskellige nødvendige ændringer og tilpasninger med udgangspunkt i ressortflytningen ifm. regeringsskiftet efteråret Her blev DIADEM sammen med fagkontoret flyttet til MBBL fra Erhvervsog Byggestyrelsen under det tidligere Økonomi- og Erhvervsministerium. Herudover afviger projektet fra den oprindelige tidsplan ved at enkelte ejendomsoplysninger først bliver fuldt digitalt tilgængelige i Derfor har det været nødvendigt at etablere den semiautomatiske løsning, hvor kommunerne i en overgangsperiode indtaster disse oplysninger. Projekt DIADEM - Resultatopgørelse og evaluering af udviklingsdelen Side 7

9 Økonomimål Budgettet er anført i aktstykket og specificeret i projektplanen fra 2009 og omfatter udvikling samt den efterfølgende drift. Udviklingsbudgettet er kun udskilt i projektplanen, og det er dette budget, som er lagt til grund, for resultatopgørelsen for udviklingsdelen. Det oprindelige udviklingsbudget for DIADEM var på 102,4 mio. kr. i 2008 pris- og lønniveau jf. projektplanen 2. Pga. nødvendige tilpasninger med udgangspunkt i ressortflytningen ved regeringsskiftet i efteråret 2011 er udviklingsbudgettet hævet med 7 mio. kr. Det justerede udviklingsbudget, reguleret til 2012 pris- og lønniveau, er 117,3 mio. kr. Dette fremgår af aktstykke 67 fra marts 2012 til Folketingets Finansudvalg. Forbruget til udviklingen af DIADEM er opgjort til 117,2 mio. kr., hvoraf er 7,5 mio. kr. er reserveret og overført til løsning af de opgaver, der skal sikre, at de sidste ejendomsoplysninger bliver fuldt digitalt tilgængelige inden udgangen af Udviklingsbudgettet er således overholdt. Forbruget fordeler sig på følgende måde: - DIADEM-systemet (forespørgselsmotor og brugerflade) 25% - Digitalisering af kommunale olietanksoplysninger 43% - Digitalisering af øvrige data/datakilder 16% - Øvrigt projektarbejde, herunder ledelse, sekretariat, driftsudvikling og adm. 16% DIADEM finansieres af et gebyr, der dækker alle omkostninger vedrørende systemets udvikling, implementering og drift, herunder løbende vedligeholdelse. DIADEM skal være i økonomisk balance i Øvrige mål DIADEM-løsningen har ligesom andre offentlige løsninger behov for en veludbygget og stabil digital infrastruktur, da det er en forudsætning for effektiv digital forvaltning. Som et større tværoffentligt projekt har det været en målsætning for DIADEM at bidrage til udviklingen af den fællesoffentlige infrastruktur, dels gennem samordning, dels ved hvor muligt at investere i eksisterende fællesoffentlige datakilder/dataservice. På denne vis kan der fremadrettet ske genbrug på tværs af systemmæssige og institutionelle skel og til andre formål end DIADEM. Investering i fællesoffentlige data/datakilder Målt ift. budgetandelen er målsætningen om investering i den fællesoffentlige infrastruktur i høj grad fulgt, idet knap 60 procent af budgettet, svarende til knap 70 mio.kr., er gået til investeringer i digitalisering af oplysninger og i tilknyttede systemer. Digitaliseringen af olietankoplysninger, som nu er registreret i BBR, tegner sig som planlagt for lidt over 50 mio. kr., mens budgettet til den øvrige digitalisering og tilpasning af registre/systemer (herunder Plansystem.dk, Danmarks Miljøportal og OIS) er på knap 20 mio. kr. Havde alle ejendomsoplysninger været digitalt tilgængelige, ville disse investeringer ikke have været nødvendige for at etableret DIADEM-systemet. Nyt serviceorienteret basissystem, som kan udbygges Samtidig er der skabt en ny type digitalt basissystem til bestilling, indsamling, præsentation og distribution af ejendomsoplysninger. Systemet er ikke begrænset til de oplysninger, som ejendomsdatarapporten i første omgang indeholder. DIADEM-systemet kan anvendes til indsamling og distribution af alle oplysninger, hvis blot to grundforudsætninger er opfyldt: dels skal oplysningen kunne knyttes til en bestemt ejendom, dels skal oplysningen være digitalt tilgængelig. DIADEM vil derfor kunne udbygges, hvis private eller offentlige brugere efterspørger det, og der er politisk opbakning hertil. Da basissystemet allerede er etableret, må det forventes, at udfordringer og omkostninger primært vil være forbundet med at sikre den digitale tilgængelighed af nye oplysninger. 2 Udviklingsbudgettet er et udgiftsbaseret budget (ikke omkostningsbaseret). Projekt DIADEM - Resultatopgørelse og evaluering af udviklingsdelen Side 8

10 Ekstra funktionalitet for brugerne - Samtykke (fuldmagt): Sælgers rådgiver har brug for samtykke til at hente fortrolige ejendomsoplysninger for sælgers ejendom. Sælger kan give samtykke til rådgiveren - typisk i formidlingsaftalen. Rådgiveren kan som fastkunde give tro og loveerklæring om samtykket og herved få adgang til ejendommens fortrolige oplysninger. - Graceperiode: Som en ekstra service er der indført en såkaldt graceperiode. Graceperioden består i, at det uden yderligere betaling er muligt at genhente oplysningerne fra de offentlige registre 2 gange på en given ejendom indenfor 6 måneder. - Deling af rapport: Den professionelle bruger har ofte behov for at kunne videresende den digitale rapport til sælgeren, køber og købers advokat. Til dette formål er der etableret en særlig delingsfunktion, hvor den som har bestilt rapporten, kan sende et særligt link til andre. Driftsresultater fra ejendomsdatarapportens første periode (november 2012 til oktober 2013) Figurerne ovenfor viser, at ejendomsdatarapporten i løbet af 2013 har fået en stadig stigende udbredelse. Der forventes en yderligere stigning, da landets største kommune København først blev tilsluttet i september 2013, og Aarhus Kommune først tilsluttes ultimo Finanssektoren og ejendomsmæglernes systemleverandører forventes at tilslutte sig DIADEM s system-til-system løsning i første halvår 2014, hvilket også forventes at give en øget anvendelse. Hertil kommer, at antallet af ejendomssalg endnu ikke har nået det niveau, der var normalt før finanskrisen. Endvidere vil ejendomsdatarapporten formentlig med tiden blive anvendt til andre formål end ejendomshandel. Projekt DIADEM - Resultatopgørelse og evaluering af udviklingsdelen Side 9

11 Driftsresultater fra ejendomsdatarapportens første periode (november 2012 til september 2013) Ejendomsdatarapporten anvendes både af borgere og professionelle brugere. Fordelingen af mellem brugergrupperne (brancher) er vist i figuren ovenfor. Som forventet er det de to professionelle rådgivergrupper ejendomsmæglere og advokater, der udgør de klart største brugergrupper. De tegner sig tilsammen for ca. 90 procent af rapportbestillingerne. Øvrige fastkunder er blandt andet ejendomsselskaber, landbrugscentre og kommuner. Privat/Anonym dækker over borgere og virksomheder, der ikke er oprettet som fastkunder ejendomsdatarapportens kundesystem. Ejendomsdatarapporten giver mulighed for at trække oplysninger for alle typer af ejendomme. Rapportbestillingerne fordelt på ejendomstyper er vist i figuren ovenfor. Der er blevet bestilt rapporter for alle typer af ejendomme, men over halvdelen af rapporterne har været for parcelhuse. Ift. fordelingen af det aktuelle salg i samme periode er der forholdsvis færre rapporter for ejerlejligheder. Det skyldes i høj grad, at Københavns Kommune først er tilsluttet fra september 2013 og Aarhus ikke har været tilsluttet i opgørelsesperioden. Projekt DIADEM - Resultatopgørelse og evaluering af udviklingsdelen Side 10

12 4. Projektforløbet Der har fra begyndelsen ikke hersket tvivl om, at DIADEM var et stort og komplekst projekt. Der har været satset på anvendelse af best-practice og i udgangspunktet afsat ressourcer til projektledelse, sekretariatsbetjening og løsning af projektopgaverne. Meget er gået, som planerne lagde op til, men der har også været en række hændelser, som ikke har været forudset og som har udfordret projektet. Nedenstående beskrivelse af projektforløbet vedrører i høj grad håndteringen af udfordringer og problemer. Læsningen heraf bør ske i lyset af, at projektet i store træk har leveret de forventede resultater, jf. resultatopgørelsen i afsnit 3. Det er vigtigt at være opmærksom på, at DIADEM har været et meget sammensat projekt, som grundlæggende har arbejdet med udvikling af: - et forvaltningsgrundlag, der ift. oplysningerne i ejendomsdatarapporten skal sikre et tilstrækkeligt regelgrundlag, en sikker registrering og ajourføring samt en digitalisering af oplysninger, hvor det var nødvendigt. - et system til håndtering af processer og arbejdsgange ifm. indsamling, bearbejdning og distribution af ejendomsoplysningerne, så dette kan ske på en effektiv og sikker måde - herunder ikke mindst udvikling af den it-mæssige side heraf. - et nyt produkt (ejendomsdatarapporten) som er forvaltningsmæssig holdbart som oplysningsgrundlag ved ejendomshandel og som bedst muligt tilfredsstiller brugernes behov og dermed er værdiskabende. Udviklingen af systemet og produktet har ikke overraskende givet en række udfordringer af it-mæssig og anden karakter. Disse har dog kunnet håndteres indenfor rammerne og har ikke i sig selv givet vanskeligheder, som har bremset fremdriften. Resultatet er endda blevet et system og et produkt, som på enkelte punkter er mere avanceret end oprindelig planlagt, da en række nye brugerønsker også er imødekommet. En gennemgang af de løbende statusrapporteringer i projektet viser at de problemer og udfordringer, som har haft størst betydning for fremdriften, er: - Faglig afklaring: På trods af et betydeligt forarbejde viste det sig relativt tidligt i projektforløbet, at der var behov for yderligere faglig afklaring for mange af ejendomsoplysningerne i ejendomsdatarapporten. En afklaring der bl.a. vedrørte hjemmel, dataindhold og registreringsdestination. - Olietanksoplysninger: Digitalisering af olietanksoplysninger har været den økonomisk set største enkeltopgave. Arbejdet blev igangsat tidligt, bl.a. fordi der skulle gennemføres et EU-udbud med bistand fra konsulenter. Leverancerne fra det rådgivende konsulentfirma, som skulle udarbejde kravspecifikationen til EU-udbuddet, havde imidlertid ikke en brugbar kvalitet og opgaven med kravspecificering og udbud blev hjemtaget. Dette var en stor ekstra belastning for projektsekretariatet. - Projektsekretariat: Sekretariatet var arbejdsmæssigt hårdt belastet af problemerne med olietanksoplysninger og den øvrige faglige afklaring, hvilket påvirkede fremdriften. Det ekstra ressourceforbrug til de datafaglige problemer gik yderligere ud over andre projektopgaver. - Semiautomatisk løsning: For at sikre at DIADEM kunne gå i drift, blev det relativt tidligt i projektforløbet besluttet at gennemføre en delvis implementering ved at etablere en semiautomatisk løsning for enkelte ejendomsoplysninger. Det tog imidlertid så lang tid at få arbejdet igangsat, at dette blev kritisk ift. løsningens udformning og tidsplan. - Ressortændring: Ifm. regeringsskiftet i efteråret 2011 blev der gennemført ressortomlægninger, som betød, at ansvaret for DIADEM overgik til MBBL. Dette påvirkede DIADEM på flere måder, idet der var problemstillinger ift. tekniske sammenhænge og koordination mellem DIADEM-løsningens forskellige elementer, de medarbejdere og kompetencer DIADEM fremadrettet kunne trække på samt organisatoriske spørgsmål, både for den fortsatte udvikling og den kommende drift. Projekt DIADEM - Resultatopgørelse og evaluering af udviklingsdelen Side 11

13 - Økonomi- og betalingssystem: Ift. udvikling og implementering af økonomi- og betalingssystemet inkl. den nødvendige organisatoriske platform medførte ressortændringer, at de oprindelige forudsætninger ikke holdt, hvilket gav væsentlige udfordringer ift. tidsplanen mm. Da problemstillingerne omkring den faglige afklaring og kravspecificering af olietanksoplysningerne opstod tidligt i projektforløbet, har projektet været under pres i lange perioder. Det kan illustreres ved de løbende statusrapporteringer, som har været i gul eller rød i næsten 90 procent af tiden fra opstart til lancering af ejendomsdatarapporten 3. Det langvarige pres var medvirkende til, at der til tider opstod problemer og konflikter internt i projektet. I et projekt af DIADEM s størrelse må man dog forvente, at der vil forekomme en række hændelser, som er kritiske for projektet og påvirker dem, som arbejder i projektet. Kigger man på tværs af de emner, som har givet vanskeligheder, kunne en tese være, at udviklingen af selve DIADEM-systemet i høj grad har kunnet styres internt i projektet. Omvendt har løsningerne på de udfordringer, som havde forvaltningsmæssig og registreringsmæssig karakter, nødvendigvis skullet findes i et mere åbent samarbejdsmiljø, som ikke på samme måde har kunnet styres med udgangspunkt i projektet. Mange af de problemer, som har manifesteret sig gennem projektforløbet, er afspejlet i de risikovurderinger, der blev lavet som en del af det oprindelige projektgrundlag. Det gælder også ift. de forvaltningsmæssige og registreringsmæssige forhold, men det har ikke været forudset, at disse opgaver ville være så omfattende og tidskrævende, som projektforløbet har vist. Der blev dog allerede i projektplanens risikovurdering peget på en delvis implementering som en mulighed til at sikre ibrugtagning, hvis ikke alle ejendomsoplysninger blev digitalt tilgængelige. Denne mulighed er nu de facto blevet anvendt gennem etableringen af den semiautomatiske løsning. Det er projektledelsens vurdering, at problemstillingerne omkring den utilstrækkelige faglige afklaring, den mislykkede leverance til kravspecifikationen for EU-udbuddet vedrørende digitalisering af olietanksoplysninger samt flytningen af hele projektet pga. ressortændringen har en karakter, der må betegnes som ekstraordinær. Og de har haft en karakter, der har haft markant indflydelse på projektforløbet. De øvrige hændelser er formentlig af et indhold og karakter, som man må forvente vil indtræffe på den ene eller anden måde i et projekt af DIADEM s størrelse. Det er projektledelsens opfattelse, at der overordnet set har været et fornuftigt projektgrundlag, der kunne sætte retning for projektet. Men bagudrettet - i lyset af det faktiske forløb - er der ting, som kunne have været aftalt og tilrettelagt bedre ud fra et projektledelsesperspektiv. Her tænkes i første omgang på grundlaget for de faglige og forvaltningsmæssige afklaringer og beslutninger. 5. Projektets organisering Interessentinddragelse DIADEM er i sin natur et tværoffentligt projekt, da der via ejendomsdatarapporten skal formidles oplysninger fra mange forskellige ressortområder og offentlige registre. Der har derfor været behov for omfattende faglige afklaringer, regeltilpasninger, teknisk koordination mm., som forudsætning for at kunne gøre ejendomsoplysningerne fuldt digitalt tilgængelige. Herudover har projektet i væsentligt omfang ændret den kommunale formidling af ejendomsoplysninger, herunder arbejdsgange. På den baggrund har der under hele projektforløbet været nedsat en styregruppe med repræsentanter for relevante statslige og kommunale myndigheder mhp. at sikre de nødvendige afklaringer hos myndighederne og fremdriften i projektet. 3 Farvekoderne i projektets statusrapporteringer har følgende betydning: - Grøn: I overensstemmelse med plan. - Gul: Har overskredet plan og korrigerende aktiviteter i gang - Rød: Forsinkelse som vil få konsekvenser for projektets overordnede plan/mål Projekt DIADEM - Resultatopgørelse og evaluering af udviklingsdelen Side 12

14 Fra 2010 har der desuden været nedsat en følgegruppe med repræsentanter fra brugerne mhp. at sikre, at ejendomsdatarapporten tilgodeså behovene og skabte den forventede værdi hos brugerne, især de professionelle brugere. Hvor styregruppen især har haft fokus på projektets overordnede mål og fremdrift samt forankringen hos myndighederne, har følgegruppen primært forholdt sig til udformningen og anvendelsesmulighederne for selve ejendomsdatarapporten. Følgegruppen har også bidraget aktivt til testen af produktet og har desuden fremsat en række ændrings- og forbedringsforslag, som er blevet implementeret til gavn for slutbrugerne. Styre- og følgegruppernes arbejde er nærmere beskrevet i afsnit 6 og 7. På baggrund af evalueringen er det projektledelsens vurdering; - At den aktive involvering af myndigheder har været nødvendig, konstruktiv og har givet et fagligt bedre produkt og bidraget til en effektiv implementering. - At den aktive involvering af de professionelle brugere og deres organisationer på væsentlige punkter har forbedret produktet og bidraget til en effektiv implementering. - At den aktive formidlingsindsats fra brugernes interesseorganisationer har haft afgørende betydning for indfasningen af ejendomsdatarapporten i markedet. - At udfordringerne i et projekt, der som DIADEM går på tværs af myndigheder og lovgivninger, er store mht. at sikre de nødvendige faglige, forvaltningsmæssige og juridiske afklaringer. Tilsvarende gælder for den efterfølgende tilpasning af regelgrundlag og registre/systemer hos de respektive myndigheder. Det er udfordringer, som fordrer særlig organisatorisk og projektledelsesmæssig opmærksomhed og som kræver, at der er personer med dyb og bred forvaltningsmæssigt indsigt til rådighed. Det er i disse dele af projektet, der har været størst vanskeligheder med, og det er her den direkte årsag til udskydelsen af de sidste digitaliseringsopgaver skal findes, og dermed også til at det har været nødvendigt at etablere den semiautomatiske overgangsløsning. Projektorganiseringen i MBBL MBBL har været ansvarlig for projektledelsen, organiseringen og bemandingen af de centrale dele af projektet. Ved projektopstarten var projektet organiseret med et sekretariat samt syv faglige delprojekter; - et delprojekt med fokus på love - og regler - fire delprojekter med fokus på datakilder og digitalisering af ejendomsoplysninger - et delprojekt med fokus på forespørgselsmotoren - et delprojekt med fokus på brugerfladen Grundidéen med organiseringen viste sig at være brugbar, men pga. skiftende fokus og behov var det nødvendigt at justere organisationen undervejs: - Første gang ultimo 2009: Organisationen blev justeret efter knapt et halvt år, da det viste sig, at den faglige afklaring ift. ejendomsoplysninger og datakilder ikke var tilstrækkelig. - Anden gang : Arbejdet med digitalisering af olietanksoplysninger blev udskilt i et delprojekt, da der her var tale om en selvstændig opgave med et stort budget. - Tredje gang - årsskiftet : Projektet var så fremskredent, at der var behov for yderligere fokus på at færdigudvikle DIADEM-systemet til drift og sikre fuld sammenhæng i værdikæden. Samtidig skulle der også ske justeringer som følge af ressortændringen. Delprojekterne blev samlet i tre spor: data, system og drift med hvert sit fokus. - Fjerde og sidste gang ultimo 2012: Ifm. overgangen til drift blev de resterende opgaver med digitalisering af ejendomsoplysninger udskilt i et særligt projekt (SALUT projektet). Det er sket for at skabe gode og klare rammer for driftsorganisationen såvel som for det resterende digitaliseringsarbejde. På baggrund af evalueringen er det projektledelsens vurdering: - At et projekt af DIADEM s længde, omfang og faglige kompleksitet bør opdeles i delprojekter med selvstændige delmål, tidsplaner og dedikeret projektledelse, for at gøre organisationen operationel, fleksibel og styrbar. Dette er forsøgt praktiseret under hele forløbet. - At opdelingen i delprojekter i praksis fordrer et særligt ledelsesmæssigt fokus på videndeling mellem delprojekterne, herunder også løbende forventningsafstemning. I projektet har det i perioder været en udfordring at opretholde dette fokus, hvilket har givet anledning til misforståelser og interne frustrationer. Projekt DIADEM - Resultatopgørelse og evaluering af udviklingsdelen Side 13

15 6. Myndighedernes evaluering (styregruppen) DIADEM har i projektperioden haft et omfattende samarbejde med myndighederne. Det er sket med udgangspunkt i styregruppen, som bestod af repræsentanter for myndighederne. Som udgangspunkt har der været repræsentanter for ressortmyndighederne for de enkelte oplysninger i ejendomsdatarapporten og kommunerne. Følgende har udover MBBL deltaget i styregruppen: Vejdirektoratet, Naturstyrelsen (tidl. By- og Landskabsstyrelsen), SKAT, KL, KL/Høje Tåstrup Kommune, Danmarks Miljøportal, Geodatastyrelsen (tidl. Kort & Matrikelstyrelsen) og Domstolsstyrelsen. Styregruppen har haft det overordnede ansvar for, at projektet blev implementeret iht. projektplan og aktstykke og har endvidere skullet fungere som ambassadører for projektet udadtil og indadtil i egne organisationer. Styregruppen har også haft en opgave ifm. med håndteringen af projektets risici, herunder at medvirke til fremdrift i aktiviteter med projektafhængigheder, som kunne skabe forsinkelser for andre aktiviteter. Styregruppen har i foråret 2013 foretaget en evaluering af arbejdet med projektet. Overordnet er det styregruppens vurdering, at der har været et godt og åbent samarbejde, som har medvirket til, at projektet har nået sit overordnede mål om at sikre digital adgang til ejendomsoplysninger via one-stop-shopping på internettet. I den forbindelse mener styregruppen, at DIADEM i praksis har vist, at den fællesoffentlige strategi omkring opbygning af en serviceorienteret digital infrastruktur (SOA) er en god platform til at sammenstille oplysninger på tværs af institutionelle skel og integrere disse i moderne løsninger, der giver mulighed for at effektivisere arbejdsgangene i såvel den offentlige sektor som i de private erhverv. Styregruppen har brugt evalueringen som lejlighed til at formulere nogle læringspunkter mhp. at kunne dele erfaringerne med andre. Styregruppen fremhæver følgende punkter: - Det er et stort, men nyttigt arbejde at gennemføre en standardiseret og landsdækkende digitalisering af de relevante oplysninger på tværs af stat og kommuner ikke mindst fordi investeringerne medvirker til at udvikle den fællesoffentlige infrastruktur og derfor kan genbruges i en række andre sammenhænge. - DIADEM har vist, at det er muligt at gennemføre store og komplicerede digitaliseringer af enkeltoplysningerne gennem hele værdikæden; dvs. fra fastlæggelse af regelgrundlag, datamodel og andre specifikationer, til etablering af diverse tekniske services til indberetning og videregivelse af oplysninger samt organiseringen af ajourføring og drift af systemer mm. Erfaringerne fra DIADEM viser: o at hver enkelt oplysning skal analyseres grundigt, før udviklingsprocessen tilrettelægges med respekt for de eksisterende forvaltningsmiljøer. o at en succesfuld gennemførelse i høj grad er afhængig af, at der tidligt i processen er taget stilling til regelgrundlaget, registreringsvejledning og registreringsdestination samt ansvars- og rollefordeling under digitaliseringsprocessen og ifm. den efterfølgende drift og vedligehold. o at det er vigtigt, at finansieringen er sikret på forhånd, samt at principperne og aftalegrundlaget er klart formuleret og formidlet til parterne. - Det kan være en udfordring at finde medarbejderne, der på én gang har tværgående overblik og relevant domænespecifik kompetence, samt at få inddraget de ansvarlige ledelser rettidigt og på et oplyst grundlag. Det er således nødvendigt at være særligt opmærksom på kompetencemæssige og beslutningsmæssige flaskehalse. Det gælder især, hvis opgaverne løber over lang tid, da der så kan opstå følgeproblemer ift. den fælles hukommelse, udskiftning af personer og lignende. Det er endvidere styregruppens opfattelse, at opgaverne med at gøre ejendomsoplysningerne fuld digtalt tilgængeligt har været undervurderet, herunder ikke mindst for de oplysninger som indgår i den semiautomatiske løsning. Mere præcision i forarbejdet til DIADEM-projektet kunne måske have hjulpet på dette punkt. Projekt DIADEM - Resultatopgørelse og evaluering af udviklingsdelen Side 14

16 Styregruppen har vurderet, at det er hensigtsmæssigt, at myndighederne fortsat følger arbejdet med at gøre oplysningerne i den semiautomatiske løsning fuldt digitalt tilgængelig. Et arbejde, der som tidligere nævnt håndteres i SALUT-projektet, og som der nu nedsættes en særlig styregruppe for. SALUT-projektet afsluttes ultimo Brugernes evaluering (følgegruppen) DIADEM har i projektperioden haft et omfattende samarbejde med brugerne. Det er sket i regi af en følgegruppe med deltagelse af repræsentanter for borgere og professionelle brugere. Repræsentanter fra følgende organisationer har deltaget i følgegruppen: Dansk Ejendomsmæglerforening, Danske Boligadvokater, Finansrådet, Forbrugerrådet, Realkreditrådet, Realkreditforeningen, Ejendomsforeningen Danmark og Parcelhusejernes Landsforening. Formålet med følgegruppen har været at medvirke til at sikre, at brugerfladen på boligejer.dk og den dataleverance, som DIADEM skal levere til købere og sælgere af ejendomme, er udformet så hensigtsmæssigt og brugervenligt som muligt inden for de rammer, som er fastlagt for DIADEM. Følgegruppen har fungeret i perioden oktober 2010 til marts Følgegruppen har bl.a. været inddraget i håndteringen af en række omfattende undersøgelser vedrørende digital modenhed, arbejdsprocesser, konceptbeskrivelse, test samt ønsker til digital adgang til oplysninger i offentlige registre. Ift. de mere tekniske emner ifm. DIADEM har følgegruppen i perioden februar 2011 til januar 2012 været suppleret med en såkaldt teknisk følgegruppe med teknisk kyndige personer fra de professionelle brugere. Der har været deltagere fra: Dansk Ejendomsmæglerforening, Danske Advokater, Finansrådet, Danske Bank, Plass Data, C&B Systemer, Nykredit/Nybolig/Estate, EDC Gruppen, e-nettet og LIFA. Følgegruppen har foretaget en evaluering af arbejdet med DIADEM/ejendomsdatarapporten. Overordnet er det følgegruppens vurdering, at der har været et godt og konstruktiv samarbejde, som dels har medvirket til at kvalificere og forbedre ejendomsdatarapporten, dels har sikret en fælles forståelse og en god kommunikation parterne imellem. Følgegruppen peger bl.a. på - at kvaliteten af rapporternes indhold er særdeles vigtig, således at brugerne kan være sikre på, at de er korrekte i tilfælde af konflikter. - at det nu er nemt og enkelt at indsamle ejendomsoplysningerne. - at det er en fordel med en landsdækkende systematik ved indsamling og præsentation af oplysningerne. - at den hurtige leveringstid er en stor fordel. - at graceperioden, der giver mulighed for at opdatere rapporten uden yderligere betaling, er en god service. - at ejendomsdatarapporten kan videreudvikles, fx med flere oplysninger og i en supplerende form målrettet brugen i den finansielle sektor. Efter følgegruppens evaluering har MBBL etableret et kundepanel. Kundepanelet vurderer, at ejendomsdatarapporten matcher ejendomsmæglernes behov, giver betydelige tidsmæssige besparelser og er det bedste brancherettede offentlige tiltag, man endnu har oplevet. Projekt DIADEM - Resultatopgørelse og evaluering af udviklingsdelen Side 15

17 8. Projektledelsens evaluering Overordnet set er projektledelsen tilfreds med, at DIADEM s mål stort set er indfriet, og at budgettet for udviklingsdelen er overholdt, mens det er mindre tilfredsstillende, at idriftsættelsen af DIADEM er sket med en tidsmæssig forsinkelse på 10 måneder. Evalueringsmæssigt er det naturligt at se på, hvordan projektledelsen har håndteret udfordringer og hændelserne gennem forløbet, forudsete såvel som uforudsete. I DIADEM s tilfælde kan det konstateres, at man har været opmærksom på og håndteret hændelserne, men evalueringen af projektforløbet giver i sig selv ikke svar på, hvordan kvaliteten af den projektledelsesmæssige håndtering heraf har været. Men projektmedarbejdernes (i MBBL) evaluering kan give et fingerpeg herom. Projektmedarbejderne - vurderer at valg og udviklingen af selve systemløsningen (herunder it-løsningen, produktudviklingen og samarbejdet med de kommende brugere) er den bedst gennemførte del af projektet, - mens kommunikationsindsatsen, både internt og eksternt, er det som er vurderet lavest sammen med projektledelsens håndtering af udfordringer og konflikter samt arbejdet med sikring af forvaltningsgrundlaget for ejendomsoplysningerne. Herudover har projektmedarbejderne bl.a. peget på: - at det kan være svært at opretholde motivationen gennem længerevarende projekter som DIADEM, hvis der ikke er en klar organisering, tydelig fremdrift med synlige resultater. - at der er behov for stor klarhed omkring ansvar og roller både internt i projektet og mellem myndighederne ifm. de tværgående opgaver. - at der ifm. med samarbejdet om forvaltningsgrundlaget bør være klare aftaler og incitamenter for alle involverede myndigheder som grundlag for at sikre overholdelse af tids- og leveranceplaner. Aftaler om finansieringen kunne eventuelt være en del heraf. - at der generelt er behov for bedre fælles systematik og metoder for projektarbejde på tværs af ressortområder og institutioner. Ifm. afslutningen af DIADEM s udviklingsdel er det endvidere naturligt at overveje, om der er forhold, som kunne/burde være håndteret anderledes, og om der er læring ift. kommende projekter. Dette spørgsmål er åbent for diskussion. Det er en væsentlig del af formålet med evalueringen og dokumentationen af projektsamarbejdet og projektforløbet at understøtte en sådan diskussion. Med dette sigte har projektledelsen samlet nogle refleksioner, som kan anvendes fremadrettet af andre med interesse for den type af problemstillinger. Refleksionerne er et supplement til styregruppens bemærkninger i afsnit 6. Projektledelsen ønsker at pege på: - Rammebetingelser for udvikling af forvaltningsgrundlaget i tværoffentlige projekter DIADEM har i forbindelse med arbejdet med at gøre ejendomsoplysningerne fuldt digitalt tilgængelige sammen med andre myndigheder skullet gennemføre en række mindre forvaltningsprojekter. Som udgangspunkt et for hver ejendomsoplysning, der ikke var fuldt digitalt tilgængelig. Projektledelsesmæssigt har det været et stort problem, at gennemløbshastigheden for sådanne forvaltningsprojekter er lang og følger til dels formaliserede procedurer, som det i praksis ikke er muligt at styre med et almindeligt projektmandat. Dette har været en væsentlig barriere ift. tidsmålene, som der ikke umiddelbart er værktøjer/metoder til at håndtere. - Behov for buffere på økonomi og på tid Ved etablering af offentlige projekter er der ofte afsat begrænsede buffere på økonomi og tid uagtet at der opereres med betydelige projektmæssige risici. Ved etablering af DIADEM blev der etablereret en økonomisk buffer. Den økonomiske buffer har været afgørende for, at projektet har kunnet manøvrere. En tidsmæssig buffer ville også være relevant. Projekt DIADEM - Resultatopgørelse og evaluering af udviklingsdelen Side 16

18 - Kompetenceopbygning i projektet på tværs af ressortområder I det tværgående projekt er mange af opgaverne blevet løftet og skubbet fremad af det centrale projekt i MBBL. For at kunne sikre en fremdrift er der sket store investeringer i faglig og forvaltningsmæssige vidensopbygning i projektet hos den projektejende myndighed, her MBBL. Det har krævet mange projektressourcer, men den opbyggede viden i MBBL vil kun i begrænset omfang kunne udnyttes fremadrettet. Det er et spørgsmål, om det er hensigtsmæssig anvendelse af ressourcer. Det kunne måske overvejes, at der som en del af projektgrundlaget blev sikret en fastere tilknytning af projektdeltagerne fra andre myndigheder. Et middel, der dog naturligvis må overvejes i forhold til, hvor stor opgaven hos en deltagende ressortmyndighed bliver, og hvordan den finansieres. - Sammenhængende digital infrastruktur er vigtig DIADEM har arbejdet for at udvikle et langtidsholdbart system/produkt, der er en del af og understøtter den fællesoffentlige infrastruktur. Dvs. anvendelse af en serviceorienteret arkitektur (SOA) og med brug af fællesoffentlige komponenter og standarder, hvor de findes. Principperne har vist sig holdbare, og erfaringen er, at systemet er effektivt og fleksibelt. Men det er også erfaringen at når der er huller i den fælles infrastruktur, er det krævende for et enkelt projekt som DIADEM selv at skulle udvikle egne løsningskomponenter. - Markedet som medspiller Ved digitaliseringen af olietankoplysninger var der stor usikkerhed om prisniveau og dermed, om budgettet kunne holde. Det var ikke umiddelbart muligt i projektet at udarbejde en løsningsbeskrivelse som med rimelig sikkerhed kunne holdes indenfor projektets tids- og ressourcemæssige rammer. Løsningen var her gennem et EU-udbud at spørge markedet om, hvor stor en del at opgaven der kunne løses indenfor en given økonomisk ramme. Konkurrencesituationen gjorde, at hele opgaven blev løst. Det var formentligt leverandørens valg af en effektiv metode, som gjorde dette muligt. Dette valg af metode kunne ikke forudsættes/planlægges indenfor projektet. Her var markedet en medspiller. - Samspil med interessenterne - de kommende brugere og kommuner Samspillet med interessenterne har været et vigtigt element i udviklingen af et produkt, der matcher brugernes behov og forventninger samt ifm. med implementeringen af ejendomsdatarapporten. Det er erfaringen: o at det er væsentligt fra begyndelsen at arbejde bevidst med interessentinddragelse og opbygning af en tillidsfuld dialog o at det er væsentligt at inddrage slutbrugerne tidligt i processen, om muligt allerede i specifikationsfasen og ikke mindst i testfaserne o at det er væsentligt med en målrettet kommunikation til aktørerne om planer, forventede påvirkninger af arbejdssituation mm. og håndteringen heraf. I den forbindelse kan det være en stor fordel at få adgang til de kommunikationskanaler, som interesseorganisationerne allerede har etableret i eget regi, da træfsikkerheden herved øges. 9. Afrunding og perspektivering DIADEM-projektet har haft til opgave at etablere en helt ny digital løsning: en løsning som har skabt et digitalt sammenhæng igennem hele værdikæden fra love og regler, over digitalisering af data parallelt med tilpasning og udbygning af registre og systemer, til udvikling af et egentligt digitalt produkt, der er umiddelbart anvendeligt for en almindelig borger og som samtidig kan integreres med professionelle systemer i den private sektor. Og det er hele den digitale kæde, som skal hænge sammen, hvis de værdiskabende informationer automatisk skal nå frem til brugerne på rette tid og sted. Det er lykkes ift. ejendomsoplysningerne i DIADEM og det er værd at notere sig, at der er konkrete økonomiske og kvalitative gevinster for såvel borgere, professionelle brugere og for de offentlige myndigheder. Samtidig er der skabt en ny type digitalt basissystem til bestilling, indsamling, præsentation og distribution af ejendomsoplysninger. Systemet er ikke begrænset til de oplysninger, som ejendomsdatarapporten i første omgang Projekt DIADEM - Resultatopgørelse og evaluering af udviklingsdelen Side 17

19 indeholder. DIADEM-systemet kan anvendes til indsamling og distribution af alle oplysninger, hvis blot to grundforudsætninger er opfyldt: dels skal oplysningen kunne knyttes til en bestemt ejendom, dels skal oplysningen være digitalt tilgængelig. DIADEM vil derfor kunne udbygges, hvis private eller offentlige brugere efterspørger det, og der er politisk opbakning hertil. Da basissystemet allerede er etableret, må det forventes, at udfordringer og omkostningerne primært vil være forbundet med at sikre den digitale tilgængelighed af nye oplysninger. DIADEM kan også ses som endnu et skridt på vejen, hvor det offentlige via serviceorienterede brugergrænseflader stiller informationer til rådighed, som fødes og lever digitalt. Tilsvarende udvikler den private sektor sine digitale berøringsflader både internt og ift. de offentlige myndigheder. Set under ét fører denne udvikling til mere sammenhængende løsninger, hvis håndtering er mindre ressourcekrævende, går hurtigere og genererer færre fejl. Inden for ejendomsområdet er udviklingen så langt fremme, at de bærende systemer i banker, realkredit, tinglysning og nu også oplysningerne i ejendomsdatarapporten i nær fremtid kan understøtte mange af de standardiserede ydelser, der indgår i en ejendomshandel så effektivt, at ventetid hos sælger, køber og deres rådgivere kan minimeres og måske elimineres for de mest almindelige ejendomstyper. Generelt kan ejendomshandel i Danmark gennemføres hurtigere end i de fleste andre EU-lande. Udviklingsdelen af DIADEM er med denne resultatopgørelse og evaluering afsluttet. Supplerende information og kontakt Rapporten er i væsentlig grad baseret på bilagssamlingen, hvor udviklingsdelens resultater og forløb er gennemgået i detaljer. Bilagssamlingen omfatter følgende: - Bilag A. Ejendomsdatarapporten indhold og systemet bag - Bilag B. Mål- og resultatoversigt for DIADEM - Bilag C. Opfølgning på risikopunkter i DIADEM - Bilag D. Statusrapportering og hændelser i udviklingsperioden - Bilag E. Kommunikation vedrørende DIADEM - Bilag F. Styregruppens evaluering (myndighederne) - Bilag G. Følgegruppens evaluering (brugerne) - Bilag H. Projektledelsens evaluering (MBBL) - Bilag I. Referenceliste Ejendomsdata Gammel Mønt 4, 2.sal 1117 København K Danmark Tlf Bilagssamlingen er publiceret selvstændigt og kan ses via dette link: Hvis du har brug for yderligere information om DIADEM se også: og eller kontakt - chefkonsulent Uffe Halvor Jakobsen (uhj@mbbl.dk, tlf ) - specialkonsulent Jørgen Skrubbeltrang (jsk@mbbl.dk, tlf ) - specialkonsulent Kirsten Elbo (ke@mbbl.dk, tlf ) - kontorchef Søren Rude (sru@mbbl.dk, tlf ) Projekt DIADEM - Resultatopgørelse og evaluering af udviklingsdelen Side 18