Version 2.0 Ændringer i denne version: Opsætning og korrektur Afsnit 4.3 Leverandørroller tilføjet

Transkript

1 Å AU ST PADS - fælles standarder i fælles systemer Definition af STADS-projektet på Aarhus Universitet AU på STADS Fælles standarder i fælles systemer, Januar 2009 Version 2.0 Ændringer i denne version: Opsætning og korrektur Afsnit 4.3 Leverandørroller tilføjet Udarbejdet af: Jonna Kragh Jacobsen Lasse Mønster Elsebeth Beck Nielsen Studieforvaltningen Aarhus Universitet Fredrik Nielsens Vej Århus C AARHUS UNIVERSITET

2 INDHOLD Indledning Business case Gevinster Risikoanalyse Risikomatrix Risici Eksterne risici Interne risici Vilkår Flaskehalsressourceproblematik Organisering, roller og ansvar Studiesporets organisering Sporgruppe Projektledergruppe STADS-projektets organisering Projektgrupper Projektledere og projektlederkorps Referencegruppe - forandringsagenter Implementeringsroller Leverandørroller AU s IT-organisation STADS-samarbejdet Konsulenter Projektporteføljen Søjle 1: Organisation Kommunikation Kompetenceudvikling Implementering og forankring Søjle 2: Systemstrategi Strategi for studieadministrative systemer Datasikkerhed Integration til andre systemer Leverandørstrategi Søjle 3: Processer Kommunikation Adgang til uddannelse Studieøkonomi Uddannelse STADS-samarbejdet Søjle 4: Forretningsdata Datakvalitet Indberetninger og myndighedsinformation Ledelsesinformation Historiske data Søjle 5: Fundament for AU-STADS Datastruktur Test-, produktions- og undervisningsmiljøer Konvertering Tidsplan Interessentanalyse Kommunikationsplan Formål og principper Kommunikationskanaler Kommunikationsaktiviteter og interessenter INDLEDNING Med fusionerne mellem Aarhus Universitet (AU), Aarhus School of Business (ASB), Handels og Ingeniørhøjskolen (HIH), Danmarks Pædagogiske Universitetsskole (DPU), Danmarks Miljøundersøgelser (DMU) og Danmarks Jordbrugsforskning (DJF) består AU nu af i alt 9 hovedområder, der varetager en række studieadministrative kerneydelser uensartet på tværs af det centrale/decentrale niveau og med forskellig systemmæssig organisering og understøttelse. Nødvendigheden af en ny organisering af opgavevaretagelsen og kerneydelsernes systemog ansvarsmæssige forankring er i fokus i den administrative forandringsproces på Aarhus Universitet. I Strategi udfoldes mission og vision om at styrke forskning og uddannelse som kerneaktiviteterne på universitetet, således at uddannelse kan udbydes i verdensklasse. Som forudsætning for visionen ligger, at de interne støttefunktioner, herunder studieadministrationen, udvikles tilsvarende. Forandringsprocessen består af en række projekter, der skal sikre, at alle dele af administrationen på AU kan leve op til strategiens mål om effektiv støtte og service til universitetets kerneaktiviteter. Aarhus Universitets mål er at: yde professionel støtte til universitetets kerneaktiviteter sikre effektiv og brugerorienteret teknisk og administrativ service på hele universitetet udvikle en helhedsorienteret og fleksibel tværgående opgavevaretagelse Aarhus Universitet har besluttet at: nytænke den teknisk-administrative organisation, herunder at vurdere relevansen af nuværende og fremtidige administrative rutiner og opgaver universitetet vil orientere sig mod fælles løsninger i universitetssektoren og i staten, og at det vil indføre de nødvendige fælles administrative systemer, herunder: studieadministrativt system, økonomisystem, itkommunikationsplatforme, løn og personalesystemer, systemer til håndtering af indkøbsaftaler service og administration skal tilpasses til den enkelte enheds reelle behov på basis af geografi, hovedområde og andre karakteristika der skal udarbejdes servicemål for alle væsentlige administrative og tekniske områder og arbejdes med effektivisering af de administrative rutiner ( Effektiv støtte og service s. 25, Strategi Kvalitet og mangfoldighed, Aarhus Universitet) Den administrative forandringsproces består af 6 projekter, kaldet spor: IT-sporet, Økonomisporet, HR-sporet, Bygningssporet, 1 BUSINESS CASE Business Intelligence-sporet og endelig Studiesporet. Arbejdet med de studieadministrative processer er samlet i Studiesporet i projekterne PADS (Projekt for ArbejdsDeling og Standardisering) og STADS. I september 2007 besluttede rektoratet at tilslutte sig STADSsamarbejdet og fra 1. juli 2008 er Aarhus Universitet kontraktligt medlem. STADS-samarbejdet udvikler i fællesskab et studieadministrativt system for de danske universiteter. Implementeringsprojektet AU på STADS er organiseret som et program, da det består af flere gensidigt afhængige projekter. Vi kalder det Fælles standarder i fælles systemer for at understrege, at opgaven foran os handler om at etablere ensartede og sammenhængende data, strukturer og arbejdsprocesser på tværs af det samlede AU. STADS-projektet giver IT-understøttelse af de studieadministrative processer og etablerer grundlaget for fremtidige visionære tiltag for det samlede AU.

3 1 BUSINESS CASE GEVINSTER 1 BUSINESS CASE 2 GEVINSTER Business casen for STADS-projektet skal vise, under hvilke forudsætninger og betingelser STADS-implementeringen igangsættes. Beskrivelsen forklarer, hvilken værdi STADS-projektet skal levere, og hvilke omkostninger det forventes at medføre. En business case er således en beskrivelse af, hvorfor projektet er en god investering. Det opsummerer fordele og ulemper ved indførelsen af STADS som det nye studieadministrative system på AU og fungerer typisk som beslutningsgrundlag. Beslutningen om indførelsen af STADS foreligger allerede, hvorfor business casen for STADS indkredser interessenter, risici og gevinster, den overordnede tidsplan samt investeringen ved at gennemføre den strategiske beslutning om at indføre det fælles studieadministrative system STADS. De elementer, som udgør business casen for STADS-projektet, er følgende kapitler: kapitel 2 Gevinster, kapitel 3 Risikoanalyse, kapitel 6 Tidsplan, kapitel 7Interessentanalyse, kapitel 8 Kommunikationsplan. Estimater fremgår af Studiesporets sporbeskrivelse. STADS-projektet leverer IT-understøttelse af de studieadministrative processer og arbejdsgange, der indstilles via PADSprojektet med de begrænsninger og muligheder, som tilhører STADS-systemet. Da formålet med PADS er at give en helhedsorienteret og effektiv understøttelse af uddannelsesområdet og et højt serviceniveau for de studerende, underviserne, de administrative medarbejdere og ledelsen internt, samt samarbejdspartnere, aftagere og myndigheder nationalt, vil den overordnede gevinst være en gevinst med fokus på det samlede AU: ét fælles studieadministrativt system med fælles standarder. Den overordnede gevinst ved ensartede processer og strukturer i et fælles studieadministrativt system vil først kunne realiseres i perioden efter implementering af STADS, hvor fusionen til et samlet AU vil være mærkbar. Med implementeringen af STADS vil der være etableret et grundlag for videreudvikling af visionære tiltag. korrekt datagrundlag til bl.a. indberetninger og ledelsesinformation. Konsistent ledelsesinformation på tværs af hovedområderne Lettere tilgang til indberetninger og STÅrapportering til myndigheder Der henvises til sporbeskrivelse for studiesporet for baggrund og formål for PADS- og STADS-projekterne i sporet. Succeskriterierne for realisering af ovenstående gevinster beskrives i en gevinstrealiseringsplan, der pt. afventer udmelding af de reviderede rammer for den administrative forandringsproces på AU. Det studieadministrative grundlag vil således understøtte: at der dannes grundlag for den fri studiebevægelighed for studerende, i første omgang gældende for AU-internt, men den fælles standard vil udgøre fundamentet for den frie studiebevægelighed generelt. God, enkel og brugerorienteret service for studerende, aftagere, myndigheder, medarbejdere og ledelse, herunder i videst mulig omfang service via selvbetjening, der gør det enkelt for brugeren at følge og afgøre egne sager digitalt. Harmonisering af de studieadministrative rutiner og arbejdsgange giver mulighed for en ensartet, systemunderstøttet service til studerende, medarbejdere og ledelse på alle hovedområder samt mulighed for håndtering af uddannelser på tværs af hovedområder og universiteter. Med fælles standarder og en stringent datastruktur på hele AU kan der opbygges ensartede logiske strukturer mellem uddannelseselementerne og en høj datakvalitet, der sikrer levering af et

4 3 RISIKOANALYSE RISIKOANALYSE 3 RISIKOANALYSE 3.1 Risikomatrix Pr. januar 2009 Høj Sandsynlighed 3.2 Risici Mellem Lav Eksterne risici 1. Strategi for UNI-IT er uklar. Beslutninger og prioriteringerne i STADS-samarbejdet/UNI-IT er uklare. 2. Organisering og styring af udviklingen af STADS i regi af STADS-samarbejdet er utilstrækkelig, og produktiviteten i udviklingen af STADS er for lav. 3. Uoverensstemmelse mellem forventet finansiering og de krav, som STADS forventes at kunne opfylde. 4. Udbud og mulig leverandørskift. STADS-udvikling og - support skal i udbud i foråret 2009 leverandør/leverandørportefølje forventes afklaret i første halvår Beslutnings- og udviklingsproces i STADS-samarbejdet er for rigid pga. de mange deltagende STADSinstitutioner og pga. de høje krav til kvalitet og dokumentation. 6. Flaskehalsressourceproblematik I: Der er intern konkurrence mellem STADSsamarbejdets institutioner om kompetente ressourcer. 7. Funktionalitets- og leveranceforsinkelse for KU's STADS-program. 4, 13,14,15,18, 2,7,9,10,11, 1,20, 5,8,12,17,19, 6,16,21, 3, Lav Mellem Høj Effekt Interne risici 8. Manglende fælles retning og strategi for AU's studieadministration/uddannelsesadministration. Flaskehalsressourceproblematik II: 9. Knaphed på interne IT-kompetencer: a) STADS-projektet mangler en IT-projektleder, der er forankret i IT-organisationen. b) Omorganiseringen af IT-organisationen skaber usikkerhed om ressourcer. c) Knaphed på IT-medarbejderressourcer generelt. 10. Flaskehalsressourceproblematik III: Konkurrence om interne ressourcer mellem drift og udvikling. De samme medarbejderressourcer både faglige kompetencer og IT-kompetencer - er efterspurgte til både udviklingsprojekter og til den daglige drift. 11. Flaskehalsressourceproblematik IV: Konkurrence om interne ressourcer mellem forskellige systemprojekter (fx personalesystem, økonomisystem., e-læringssystem, kommunikationsplatform, kvalitetssikrings- og udviklingssystem, akkrediteringsunderstøttelse). 12. Dårlig datakvalitet 13. Den aktuelle omorganisering i forandringsorganisationen mindsker opmærksomhed og opbakning fra ledelsen med den reelle beslutningskompetence. 14. Myndighedskrav skal håndteres i markant omfang. 15. Dokumentation af STADS er uoverskuelig og mangelfuld: a) Etableringsvejledning. b) Systemdokumentation. c) Brugerrettet dokumentation 16. Budgetbesparelser og finansieringsproblematikker internt på AU. 17. AU' s IT-organisering og projektporteføljestyring er under omorganisering. Det er uklart om, og i givet fald hvordan og hvornår, AU s IT-organisering, -ledelse og styring, ændres. 18. AU's IT-arkitektur er utilstrækkelig, så geografiske barrierer eller systemsamspilsbarrierer forringer udbyttet af STADS. 19. Beslutningsrelaterede problematikker: Uklare beslutninger, beslutninger der ikke træffes rettidigt, og manglende beslutningskraft eller vilje i organer, der er centrale for AU s STADS-program. Der er særligt brug for entydige, klare beslutninger om arbejdsdeling og forretningsmål på baggrund af PADS-projektets indstillinger. 20. Nye krav til IT-sikkerhed: Der er både egne, revisionsmæssige og lovgivningsmæssige krav til IT-sikkerhed. Kravene kan ændres over tid. Teknologispring kan afføde ændrede krav. 21. Samarbejde med hovedområder fungerer ikke tilstrækkelig godt. Hovedområdernes egne forandringsprojekter sker ikke i samspil med PADS Vilkår 1. Finanslovsændringer som påvirker budgettet. 2. Samarbejdet og opgavehåndteringen i projektledelsen er ineffektivt/fungerer ikke tilstrækkeligt godt. 3. Misforhold mellem på den ene side de formulerede forhåndsforventninger til resultater/leverancer/output og på den anden side de oplevede/faktisk realiserede resultater/leverancer/output. 4. Manglende forståelse af, at IT, proces, organisation og strategi hænger sammen. 5. Systemskifte giver inkonsistens i historiske data. 6. Udfaldet af nytænkningen af AU s administrative organisering. Tydeliggørelse af forretningsmål og arbejdsdeling mellem hovedområderne og fælles administrationen vil lette arbejdet med tilrettelæggelse og systemunderstøttelsen af arbejdsgangene. 7. Kompetenceinvolvering rekruttering, fastholdelse og/eller køb eksternt (både til analyse (for eksempel DELFI/STADS sammenligning), procesudvikling og implementering. 8. Manglende forventningsafstemning om STADS og STADS-projektet. 9. Aktuelt myndighedskrav 1: Nye myndighedskrav for gennemgribende digatilisering af SU-området. 10. Aktuelt myndighedskrav 2: Forslag til lov om ændring af Universietesloven, hvor efter universiteteterne som noget nyt skal kunne tildele halve fripladser og vælge, om der skal tildeles stipendier fuldt, delvist eller slet ikke 11. Aktuelt myndighedskrav 3: Forslag til lov om ændring af Universitetsloven og lov om ACE, hvorefter universiteterne får mulighed for at udstede eksamensbevis til studerende, som gennemfører uddannelse i udlandet, hvor uddannelsen er godkendt i overensstemmelse med akkrediteringsloven (der også fornys). 12. Aktuelt myndighedskrav 4: Ændring af bekendtgørelse om tilskud og regnskab. Om friplads med stipendium til medfølgende barn til udlænding med opholdstilladelse. 13. DPU, ASB og HIH har i dag anden arbejdsgangstilrettelæggelse og systemunderstøttelse end de Delfibaserede hovedområder. Der er særlige udfordringer at håndtere på det grundlag Flaskehalsressourceproblematik Nogle af de risici STADS-projektet skal håndtere er flaskehalsproblematikker i forhold til nødvendige medarbejderressourcer. Både hvad angår eksterne og interne ressourcer af såvel ITkompetencer og studiefaglige-kompetencer, er det en risiko, hvis puljen af ressourcer er for lille i forhold til opgaven. Dette kan betegnes knaphedsproblematikker, hvor risikohåndteringen skal sikre at puljen af ressourcer er tilstrækkelig. Udover ri-

5 3 RISIKOANALYSE ORGANISERING ROLLER OG ANSVAR sikoen for at puljen af ressourcer er for lille, gælder, at der vil være konkurrence om den til hver en tid tilgængelige pulje. Dette kan betegnes konkurrenceproblematikker. Der skelnes mellem de to typer af ressourceproblematikker, fordi håndteringen kræver forskellig handling. 4 ORGANISERING, ROLLER OG ANSVAR To typer flaskehalsproblematikker 1.puljen af ressourcer er for lille 2. Der er konkurrence om den tilgængelige pulje af ressourcer

6 4 ORGANISERING, ROLLER OG ANSVAR ORGANISERING ROLLER OG ANSVAR 4.1 Studiesporets organisering Implementeringen af STADS på AU er organiseret som et program under studiesporet og indgår i AU s administrative forandringsproces. Den administrative forandringsproces favner en række større forandringstiltag på Aarhus Universitet i kølvandet på fusionen. Den administrative forandringsproces er organiseret og ledes som et program med AU s ledelse, rektorat og bestyrelse som programsponsor og med en programstyregruppe med universitetsdirektøren som programleder. Med forankringen i AU s administrative forandringsproces har implementeringen af STADS den nødvendige involvering af den øverste ledelse på AU, lige som sammenhængen til andre forandringstiltag på AU er indbygget i den overordnede programorganisering. Der henvises til programhåndbogen for beskrivelse af, hvorledes programmet styres, og hvordan sporene refererer til programstyregruppen. I det følgende beskrives, hvorledes STADS-projektet er organiseret i studiesporet, og med hvilke roller og ansvar medarbejdere på AU og øvrige interessenter involveres i STADSprojektets arbejde med at overgå til et fælles studieadministrativt system på AU. Sporleder for studiesporet er Eva Teilmann. Sporlederen står for ledelsen af sporet og refererer til styregruppen for den administrative forandringsproces om fremdrift og resultater i sporets projekter. Studiesporet er nedbrudt i to selvstændige projekter, PADS-projektet og STADS-projektet. I PADS-projektet afklares arbejdsdelingen af studieadministrative opgaver mellem decentralt og centralt niveau. Afklaringen af, hvor og af hvem de studieadministrative processer skal varetages, er en forudsætning for at kunne fastlægge arbejdsprocesser og systemunderstøttelse. PADS-projektet og STADSprojektet er derved afhængige og tæt forbundne. Da PADSprojektet skaber et grundlag, som videreføres i STADS, ligger PADS-projektet tidsmæssigt før STADS-projektet. Fra STADSprojektet deltager en projektleder i PADS-projektets projektgruppe, ligesom der vil være høj grad af personsammenfald mellem deltagere i PADS og STADS-projekterne Sporgruppe Der er nedsat en sporgruppe, som fungerer som rådgivende referencegruppe til studiesporet. Sporgruppen orienteres og bidrager med ideer og ønsker til sporets fremdrift og resultater. Sporleder Eva Teilmann er formand for sporgruppen, som er sammensat ud fra et ønske om at sikre en tilpas forankring hos den administrative ledelse på hovedområderne, der påvirkes af beslutningerne i PADS og af den tilrettelæggelse af udførelsen, som fastlægges i STADS-projektet. Deltagerkredsen udgøres af administrationschefer, IT-vicedirektøren og en studerende. Sporgruppens medlemmer er: Niels Damgaard (NAT) Ole Jensen (HUM) Niels Kiil (DJF) Per Henriksen (SAM) Svend Dyrholm (studerende) Flemming Bøge (IT-vicedirektør) Projektledergruppe Projektledergruppen fungerer dels som studiesporets sekretariat, dels som projektledere for STADS- og PADS-projekterne. I rollen som sekretariat udarbejder og vedligeholder projektgruppen i samarbejde med sporlederen afrapporteringen til forandringsprocessens styregruppe og sporgruppen samt varetager kommunikationen om studiesporets projekter. Projektledergruppen består af: Steffen Skovfoged (projektleder for PADS) Lasse Mønster (projektleder i STADS) Jonna Kragh Jacobsen (projektleder i STADS) Elsebeth Beck Nielsen (projektleder i STADS) Hans Jørgen Hansen (områdeleder i Systemenheden). Det er projektledergruppens opgave at planlægge og lede arbejdet i STADS- og PADS-projekterne og sikre den tværgående sammenhæng og overordnede fremdrift i projekterne. Projektledergruppen refererer til sporlederen om mål og milepæle, risiko- og budgetstyring. Projektledergruppen udarbejder projektgrundlag, dokumenterer og følger projekterne. Projektledelsen og koordineringen af de fem overordnede søjler i projektet er fordelt på følgende vis: Søjle 1; Organisation: Elsebeth Beck Nielsen Søjle 2: Systemstrategi: Jonna Kragh Jacobsen Søjle 3: Processer: Lasse Mønster Søjle 4: Forretningsdata: Lasse Mønster Søjle 5: Fundament for AU-STADS, Jonna Kragh Jacobsen 4.2 STADS-projektets organisering STADS-projektet er forankret i studiesporet og refererer til sporlederen og til den administrative forandringsproces styregruppe. Den interne organisering sker i henhold til den administrative forandringsproces programhåndbog, baseret på principper, som Den Digitale Taskforce anbefaler ved offentlige digitaliseringsprojekter ( Implementeringen af STADS som nyt, fælles studieadministrativt system er i tid og indhold omfattende, og da det er vanskeligt at detailplanlægge, arbejdes der med rullende projektplanlægning. STADS-projektet består af en række projekter, der er inddelt i fem overordnede søjler. For hvert enkelt projekt under de fem søjler nedsættes projektgrupper, og der laves projektinitieringsdokumenter (PID)/kommissorier for mange af projekterne (se projektporteføljen i afsnit 4) Projektgrupper Projektgrupperne udgøres af medarbejdere med den relevante faglige indsigt i projektets emne. Deltagerne i projektgrupperne skal: Udføre planlagte aktiviteter. Bidrage med idéer, overslag, estimater. Rapportere om fremdrift til projektlederen. Samarbejde med de øvrige projektdeltagere om at udarbejde projektets resultater. Bringe problemer op og komme med forslag til løsninger. Tage initiativer til at sikre projektet. Projektgrupperne sammensættes ikke af flere medlemmer end nødvendigt af hensyn til opgaven, og projektgruppemedlemmerne er medlem af gruppen i kraft af de faglige bidrag, de kan tilføre arbejdet. Uanset om medlemmerne kommer fra hovedområderne, har formelle roller i organisationen eller fx er formelle medarbejderrepræsentanter, er det således ikke i denne egenskab, at de indgår i projektarbejdet. (jf. principperne i programhåndbogen for den administrative forandringsproces s. 8) Projektledere og projektlederkorps Det enkelte projekt ledes af en projektleder fra studiesporets projektledergruppe eller fra et korps af projektledere, som primært stilles til rådighed af Studieforvaltningen. Projektlederen har ansvaret for ét eller flere projekter og skal Sikre fornødent projektgrundlag. Definere roller og ansvar i projektgruppen. Lede arbejdet i gruppen. Planlægge (indhold, tid, ressourcer, kvalitet). Drive processerne og sikre fremdrift. Opstille projektbudget og projektplaner. Rapportere fra projektet til projektledergruppe. Kommunikere om projektet til dets interessenter i samarbejde med studiesporets projektledergruppe. Projektlederkorpset afspejler en målsætning om, at projekterne ledes på baggrund af generelle projektledelseskompetencer frem for af medarbejdere med stor fagkyndig indsigt. Fagkyndige medarbejdere reserveres dermed til den udførende rolle i projektgrupperne samt til eksisterende drift Referencegruppe - forandringsagenter For at sikre, at alle berørte hovedområder involveres og føler ejerskab for implementeringen af STADS, etableres en overordnet referencegruppe bestående af studieadministrative mellemledere fra hovedområderne, som betegnes forandringsagenter. De deltager i formuleringen af behov og ønsker i forhold til projekterne og har desuden en vigtig rolle som forandringsagenter. Dvs. at de bidrager til at sikre implementering og forankring i henhold til de løsninger, som aftales i projekterne. Forandringsagenterne holder baglandet på hovedområdet orienteret om projekternes indhold og status og skal gøde jorden for de forandringer, som implementeringen medfører. Endeligt bidrager de til at planlægge udrulning og kompetenceudviklingen på eget område. En række af projekterne vurderes at være af en karakter, hvor det er nødvendigt med en referencegruppe, der består af personer med specifikke faglige kompetencer, hvorfor der foruden referencegruppen af forandringsagenter - oprettes særskilte referencegrupper i tilknytning til enkelte projekter. Dette for at sikre, at referencegruppen har mulighed for at sætte sig ind i projektets detaljer i et omfang, så de reelt kan vurdere forslag og beslutninger i projekterne, foretage review af dokumenter og kvalitetssikre projekternes arbejde. Hvorvidt et projekt har særskilt referencegruppe, fremgår af det enkelte projekts projektgrundlag (PID)/kommissorium. Forandringsagenterne er: Sammensætningen af referencegruppen drøftes pt. i studiesporets sporgruppe.

7 4 ORGANISERING, ROLLER OG ANSVAR ORGANISERING ROLLER OG ANSVAR Implementeringsroller Ansvaret for implementeringen og forankringen af STADS på hovedområderne er fordelt mellem dels administrationscheferne, dels de studieadministrative mellemledere, og rollefordelingen kan opsummeres på følgende måde: Ansvar for implementering Implementeringsanvarlige Organisatorisk rolle på AU Organisatorisk rolle i STADS-projektet Implementeringsansvarlige har det overordnede ansvar for, at sikre medarbejderressourcer til STADS- projektet udrulningen af STADS forankres på hovedområdet test, udvikling og support forankres. Administrationschefer Studieforvaltningens chef IT-organisationens chef Repræsenteret i sporgruppen Forandringsagenter Organisatorisk rolle på AU Organisatorisk rolle i STADS-projektet Forandringsagenter har det operationelle ansvar for, at hovedområdet forberedes til udrulningen anvendelsen af STADS forankres i henhold til beslutninger om fælles standarder. test, udvikling og supportorganiseringen udføres. Studieadministrative mellemledere på hovedområderne og i fællesadministrationen Deltager i referencegruppen/ forandringsagenter 4.3 Leverandørroller AU s IT-organisation IT-organisationen på AU fungerer aktuelt som en intern leverandør til STADS-projektet, men der arbejdes på at få en ITprojektleder fra IT-organisationen ind i projektledergruppen. Hensigten med dette ønske er, at organiseringen bør afspejle, hvor kritisk en faktor de it-tekniske løsninger er for projektet, samt at indkredse og præcisere det it-tekniske ansvar. Aktuelt (januar 2008) varetages koordineringen af IT- medarbejdernes ressourcer i projektet via en projektkoordinatorrolle placeret i datakontoret, mens projektledelsen af de it-tekniske projekter i STADS-projektet ledes af en projektleder i STADS-projektet. Rollen som IT-projektleder skal forene koordineringen af ITressourcer med ansvaret som projektleder i STADS-projektet, således, at IT-projektlederen har direkte reference til studiesporets leder STADS-samarbejdet STADS udvikles i samarbejde med de øvrige danske universiteter (med undtagelse af CBS). Det er dette forum, der specificerer og prioriterer krav til STADS, og designer, tester og udvikler funktionerne. STADS-samarbejdet er en del af UNI-IT, som foruden STADS rummer samarbejde om personalesystem og økonomisystem. UNI-IT ledes af en bestyrelse bestående af universiteternes direktører. STADS-samarbejdet ledes på det strategiske plan af en systemejerkreds bestående af universiteternes studiechefer. Eva Teilmann repræsenterer AU. Systemejerkredsen prioriterer handlingsplaner for udviklingen af STADS og nedsætter arbejdsgrupper på baggrund af indstillinger fra en koordineringsgruppe bestående af repræsentanter for universiteternes STADS-medarbejdere. Fra AU deltager Lasse Mønster i koordineringsgruppen Konsulenter I en række tilfælde vil der blive inddraget konsulentbistand fra faglige specialister eller proceskonsulenter. På det IT-tekniske område trækkes på faglig ekspertise fra Logica, lige som STADS-sekretariatet vil bidrage til projektet med faglig ekspertise. Rambøll Management er allerede involveret i den administrative forandringsproces og kan, på linje med øvrige proceskonsulentfirmaer. STADS-samarbejdet serviceres af et STADS-sekretariat, der dels varetager sekretariatsopgaver, dels leverer projektledelse og faglig support. STADS-sekretariat er desuden samarbejdets bindeled og kontraktholder til leverandøren. Det er således STADS-sekretariatets opgave at sikre, at leverancerne fra leverandøren har den fornødne kvalitet og leveres til tiden i henhold til de aftaler, som indgås. STADS-samarbejdets aktuelle leverandør er Logica, men opgaven forventes sendt i udbud i foråret 2009.

8 5 PROJEKTPORTEFØLJEN PROJEKTPORTEFØLJEN 5 PROJEKTPORTEFØLJEN STADS-projektet består af en række projekter, der er inddelt i fem overordnede søjler: organisation, systemstrategi, processer, forretningsdata og fundament for AU-STADS. Der er både tale om egentlige projekter med tilhørende projektgruppe og om opgaver, der har karakter at være væsentlige for implementeringen af STADS. Projektporteføljen består som udgangspunkt af 19 projekter, men det ligger i ideen om rullende projektplanlægning, at projekter kan nedlægges eller dannes efter behov. Nedenfor uddybes de enkelte temaer og projekternes indhold. 5.1 Søjle 1: Organisation Organisation Kommunikation Implementering og forankring Kompetenceudvikling Organisationssøjlen består af en række projekter, som skal sikre, at anvendelsen, driften og udviklingen af STADS forankres i organisationen. De tre projekter, der skal støtte op om dette er: Kommunikation, Kompetenceudvikling og Implementering og forankring Kommunikation Projektet skal varetage kommunikationen om STADS-projektet og sikre, at alle interessenter har adgang til relevant viden i rette tid om STADS før, under og efter implementeringen. Kommunikationen om projektet skal medvirke til at gøde jorden for forandringer og til at skabe en dialog med studieadministrative medarbejdere om de behov, som STADS skal understøtte. Projektet skal sørge for, at de overordnede budskaber kendes i organisationen, og afklare brugen af medier. Der sigtes mod at etablere en samlet indgang til information om STADS og andre studieadministrative systemer Kompetenceudvikling Kompetenceudvikling skal samlet levere uddannelse og læring til relevante medarbejdere før, under og efter implementeringen af STADS. Projektets første etape har de involverede deltagere i STADS-projektet i fokus. Projektdeltagernes forventede kompetencebehov for at kunne indgå og levere løsninger i projektgrupperne skal imødegås. Dels skal projektledere og projektdeltagere introduceres til den administrative foran- dringsproces rammer og projektmodel. Dels skal projektledere og projektdeltagere opnå fornødent kendskab til eksisterende funktionalitet i STADS og til STADS-samarbejdets udviklingsmodel til at kunne tilrettelægge AU-arbejdsgange og formulere og kvalitetssikre/teste krav om ny funktionalitet. Eventuelt er der også behov for pædagogisk indføring i at udarbejde vejledninger og tilrettelægge undervisningsseancer. Projektets anden etape har slutbrugerne i fokus. Relevante medarbejdere skal oplæres i at anvende STADS og andre systemer i tilknytning til den studieadministrative sagsbehandling forud for implementeringen, og ansvaret for undervisningen skal placeres i driften, så nye medarbejdere fremadrettet tilbydes oplæring. Projektet skal udarbejde og udrulle undervisning, som sigter mod et kompetenceløft hos de administrative medarbejdere. Foruden oplæring i fælles standarder i de enkelte studieadministrative hovedprocesser skal undervisningen således sigte mod at give de administrative medarbejdere en forståelse af sammenhænge i datafødekæden og en forståelse for sammenhængen mellem registreringer, datakvalitet og regelgrundlag Implementering og forankring Implementering og forankring fokuserer på at opbygge en levedygtig organisation i forhold til dels at implementere, dels at drifte, videreudvikle og supportere STADS på AU. Der sigtes mod at skabe én udviklings- og testorganisation, uanset om det er AU-interne udviklingsaktiviteter eller udviklingsaktiviteter, der foretages i samarbejde med andre institutioner. Projektet skal desuden etablere den gruppe af implementeringsagenter, som fungerer som STADS-projektets referencegruppe i projektets levetid. 5.2 Søjle 2: Systemstrategi Det er AU s centrale niveau, der har ansvaret for at stille gode, effektive og brugervenlige støtteredskaber til rådighed for den administrative opgaveløsning. Gevinstpotentialet forløses først, når STADS, som rummer de studieadministrative kernefunktionaliteter, spiller effektivt sammen med andre systemer. Realiseringen af gevinstpotentialet i STADS-projektet er derfor tæt forbundet med de projekter, der planlægges gennemført i Systemstrategi-søjlen. Når gevinsterne af STADS-projektet måles efter endt implementering, vil de forskellige brugergruppers tilfredshed i høj grad afhænge af, hvor godt samspil der er mellem de systemer, der støtter op om fx studerendes selvbetjente afgørelser, læring og information, medarbejderens opgaveløsning og ledelsens rapporteringsgrundlag. Der er behov for, at AU afklarer og træffer overordnede systemstrategiske valg om systemstøtten til AU s studieadministration. Kommissorium for PADS-projektet og sporbeskrivelserne for både Studiesporet og IT-sporet rummer en række målsætninger, tilknyttede principper og konturer til valg af systemer og systemintegration, der kræver effektivt og gnidningsfrit samspil med STADS, og beslutninger om, hvor data skal/kan/må fødes og bruges. Det omhandler både systemstøtten til de studieadministrative kerneopgaver og -aktiviteter, men også systemstøtten til øvrige studieadministrative og uddannelsesadministrative opgaver, som bidrager til at brugergrupperne får den gode, effektive serviceorienterede digitaliserede støtte til opgaveløsningen, som vi arbejder på at realisere Strategi for studieadministrative systemer I projektet fokuseres på at kvalificere grundlag for og bidrage til aktuelle og forestående strategiske beslutninger og tilknyttede prioriteringer om systemer, der støtter op om de studieadministrative kernefunktioner og støttefunktioner. Udover systemstøtten til de studieadministrative kerneaktiviteter handler det om afklaring af selvbetjeningskoncept(er) for brugergrupperne, systemstøtte til kursuskataloget og akkrediteringsopgaverne, understøttelse af skema-, lokale- og eksamensplanlægning, e-læring, ledelsesinformationssystemer, kommunikationssystemer med mere Datasikkerhed Dette projekt fokuserer på at kvalificere grundlaget, hvorpå AU træffer de overordnede valg omhandlende datasikkerhed i de studieadministrative systemer. Det omhandler afklaring af behov for sikkerhedsrelateret funktionalitet og sikkerhedsniveauer for systemmæssige adgangsbarrierer, kontrol- og sporingsmuligheder, nem og fælles log-in i forbindelse med integration til andre systemer Integration til andre systemer Dette projekt fokuserer på at kvalificere grundlaget for overordnet afklaring af formater og standarder for integration mel-

9 5 PROJEKTPORTEFØLJE PROJEKTPORTEFØLJEN lem de studieadministrative systemer og andre AU-systemer, hvor integrationen er væsentlig for gevinstrealiseringen Leverandørstrategi Projektet fokuserer på at bidrage til at kvalificere grundlaget for beslutninger om, hvilke krav vi skal stille om organisering, samarbejde, kvalitet, pris med mere til de leverandører af studieadministrativ systemunderstøttelse, som vi kontraktligt binder os til eller vælger at benytte i forbindelse med udviklings-, drifts-, support- og vedligeholdelsesopgaverne. Det omhandler AU s strategi for deltagelse i STADS-samarbejdet, men også brugen af andre eksterne og interne leverandører. 5.3 Søjle 3: Processer Søjlens projekter afklarer, udvikler og leverer studieadministrative arbejdsprocesser der, indenfor de fagligt afgrænsede studieadministrative områder, systemunderstøttes ved brug af STADS. Processøjlens formål er at sikre, at arbejds- og opgavedelingen, som besluttes gennem PADS-projektet, i praksis føres bedst muligt ud i livet ud fra Studiesporets overordnede formål og principper om blandt andet: Fælles standarder i fælles systemer. God, enkel og brugerorienteret service. Effektive og driftsikre processer. PADS-projektet forventes at levere et grundlag med overordnet beskrivelse af processer, opgave- og arbejdsdeling. Arbejdet i processøjlen tager fat, hvor PADS slutter, i forhold til standardisering og systemunderstøttelse. Søjlens projektportefølje afspejler derfor i det store hele den opdeling efter kerneprocesser, som PADS-arbejdsgrupperne er opdelt efter. I processøjlen indgår desuden et projekt, der koordinerer og håndterer den indsats, som AU yder via arbejdsgrupper, workshops med mere i STADS-samarbejdets regi Kommunikation Området dækker fagligt de opgaver, der normalt håndteres under områdebetegnelser som markedsføring, information og vejledning til forskellige målgrupper. I forhold til systemunderstøttelse af relaterede arbejdsprocesser, kan nævnes: Kursuskatalog behandles inden for denne projektramme. Kursuskataloget er dog et tværgående fænomen i forhold til både målgrupper og kerneprocesser, men vi vurderer, at det behandles bedst samlet. Det er endnu også uafklaret, i hvilken udstrækning der er sammenfald med akkrediteringsgenerator og studieordningsgenerator. Sammenfaldet vil måske vise sig at være ganske betydeligt. Relationer til tidligere studerende (alumner) får stigende betydning, og tilknyttede processer ønskes muligvis systemunderstøttet. Krav relateret til vejledningsområder er pt. uafklaret, men det er muligt, at relaterede processer med fordel kan systemunderstøttes Adgang til uddannelse Adgang til uddannelse omfatter fagligt administrative opgaver, der knytter sig til al optagelse og indskrivning af ordinære bachelor- og kandidatstuderende, deltidsstuderende, gæstestuderende og forskeruddannelsesstuderende. Systemunderstøttelsen af KOT-optagelse og tilknyttet indskrivning er i forvejen veludviklet, men der forestår en kompleks overgang fra primær Delfi-understøttelse til primær STADSunderstøttelse. Der er endvidere konstateret behov for at få afdækket systemunderstøttelsesmuligheder for det, der kan betegnes uden-om- KOT optagelse og indskrivning. Det omhandler kandidatoptagelse og optagelse og indskrivning knyttet til for eksempel efter- og videreuddannelsesområdets særlige håndterings- og servicekrav. Tilsvarende kan der være særlige håndterings- og servicekrav for studerende med udenlandsk baggrund. Arbejdet er kickstartet i regi af STADS-samarbejdet Studieøkonomi Studieøkonomi dækker SU-administrationen og -vejledning. Dækker desuden forskelligartede opgaver, der indebærer sagsbehandling forbundet med betalinger, og i visse tilfælde opgaver knyttet til konkrete betalingsoverførsler mellem studerende og universitetet. Systemunderstøttelsesbehovet skal afdækkes i forhold til fx følgende områder og processer: SU-administration og SU-vejledning Tuition fee (internationale studerende) Deltagerbetaling (efter- og videreuddannelse) Legat- og stipendiumhåndtering Services med betaling tilknyttet (kopikort, nøglekort, o. lign.) Uddannelse Projektets områder er fagligt administrativt meget bredt, dækkende opgaver og kerneprocesser forbundet med studieordnings-, undervisnings, og eksamenshåndteringen. Systemunderstøttelsesbehovet forventes at være mangfoldigt og omfangsrigt. Konkret handler det om understøttelse af forløbs- og planlægningsrelaterede kerneprocesser, foruden processer af mere rapporterende karakter STADS-samarbejdet Projektet håndterer koordinationen på det operationelle niveau af forbindelser, krav og leverancer mellem AU s test- og udviklingsorganisation på den ene side og STADS-samarbejdet på den anden side. Mere konkret består det i at identificere, forberede og koordinere AU s repræsentation i for eksempel følgende STADSsamarbejdsrelaterede sammenhænge: Arbejdsgrupper og referencegrupper, herunder kravspecifikations- og testrelateret arbejde Workshops STADS-koordineringsgruppens arbejde AU s testforpligtelser i STADS-samarbejdet Derudover koordineres og sparres løbende i forhold til arbejdet, der foregår i STADS-systemejerkredsen 5.4 Søjle 4: Forretningsdata Realiseringen af gevinstpotentialet i STADS-projektet er tæt forbundet med de projekter, der planlægges gennemført i Forretningsdata-søjlen. Når gevinsterne af STADS-projektet måles efter endt implementering, vil de forskellige brugergruppers tilfredshed i høj grad afhænge af kvaliteten af de data, der ligger til grund for fx studerendes selvbetjente afgørelser, indberetninger til myndigheder og rapporteringsgrundlag til ledelsen Datakvalitet I projektet fokuseres på at finde og etablere veje til at realisere en ensartet datakvalitet, der lever op til de kvalitetsniveauer, der via PADS-projektet, kvalitetspolitikken eller anden relevant politisk-administrativ sammenhæng, besluttes som gældende standard for datakvaliteten på de forskellige studieadministrative områder. Er der konkrete områder, hvor der ikke er taget stilling til datakvalitetsniveau, skal der etableres beslutningsgrundlag og sikres, at beslutning træffes rettidigt. Der skal identificeres og vedtages principper og standarder for datakvaliteten. Nogle principper er kendte på nuværende tidspunkt, såsom: Data fanges eller registreres altid, hvor data fødes, eller så tæt på kilden som muligt. På den måde undgår vi dobbeltregistreringer, eliminerer en række fejlkilder og kontrolforanstaltninger, mens vi samtidig øger kvaliteten af de data, vi registrerer og bruger videre i andre brugerorienterede sammenhænge, såsom selvbetjening, indberetninger og ledelsesinformation. Registreringer sker ensartet på tværs af AU Indberetninger og myndighedsinformation Der foretages indberetninger til myndigheder og leveres anden formaliseret aftalt information, baseret på de studieadministrative data, vi registrerer. Projektet fokuserer på at identificere og sikre, at AU s krav og behov til at kunne producere indberetninger mm. bliver dækket tilfredsstillende efter overgangen til AU s fælles STADS. STÅ-indberetningen til VTU har direkte økonomiske konsekvenser forbundet. Ligeså er indberetning af indbetaling vedr. taksametertilskud til UVM. Andre typer indberetninger er indberetninger til Danmarks Statistik og Statens Arkiver. Studieadministrative data indgår også i: Dokumentationsmateriale, der indgår i forbindelse med ACE Danmarks akkrediteringer af eksisterende og nye uddannelser. Talmateriale, vi leverer årligt til Danske Universiteters statistiske beredskab.

10 5 PROJEKTPORTEFØLJE PROJEKTPORTEFØLJEN Ledelsesinformation Projektet fokuserer på at indkredse aktuelle behov for og krav til ledelsesinformation og arbejder på at sikre, at den nødvendige dataregistrering sker i tilstrækkelig god kvalitet. Alle ledelsesniveauer efterspørger i større eller mindre grad rapporteringer, hvor studieadministrative data indgår direkte eller indirekte i beslutningsgrundlag. Ensartet dataregistrering i god kvalitet giver mulighed for gode, troværdige rapporteringer og anden form for ledelsesinformation inden for det studieadministrative område. Ledelsesinformation dannet på baggrund af data af høj kvalitet er med til at sikre kvaliteten af universitetets indsats på uddannelsesområdet inden for eksisterende rammer, jf. AU s politik for kvalitetsarbejde på uddannelsesområdet. Men det åbner også for bedre muligheder for, at vi kan bruge studieadministrative data på tværs af systemer, i sammenhæng med andre typer data, fx i forbindelse med et fælles AU Business Intelligence-projekt, eller tilsvarende tværgående initiativer Historiske data Projektet fokuserer på at indkredse og fastlægge, hvilke data af mere historisk karakter, vi har, og hvilke af disse vi kan forudse inden for en overskuelig tidshorisont - vil blive efterspurgt i forskellige brugerorienterede sammenhænge, fx i forbindelse med etablering af datagrundlag for erstatningsbeviser, alumneaktiviteter, karriereaktiviteter, statistiske formål eller andet. Vi skal træffe beslutninger om, hvor langt tilbage i tiden vi vil gøre, hvilke historiske data tilgængelige og på hvilket datakvalitetsniveau. Det kan vise sig, at visse udvalgte data ikke er i tilstrækkelig god kvalitet, og da skal der etableres grundlag for stillingtagen til, hvor langt tilbage i tiden og på hvilket kvalitetsniveau, data evt. skal renoveres. 5.5 Søjle 5: Fundament for AU-STADS Med søjlen Fundament for AU STADS skal det tekniske og struktur-faglige grundlag for STADS etableres. Formålet med søjlens projekter er at etablere de grundlæggende IT-tekniske og strukturelle forhold, der er forudsætningen for de studieadministrative processer Datastruktur Projektet har følgende hovedopgaver: Udarbejdelsen af en ny fælles og fremtidssikret kodestruktur for hele AU, herunder analyse og indstilling til beslutning, om kodestrukturen skal være meningsbærende eller ikke. Udarbejdelse af en AU-begrebsordbog, så den tilsvarer STADS, dvs. omfattende eksisterende Delfi-termer og udvidelser, som er nødvendige for AU. Analyser af begrænsninger og muligheder i STADS og fastlæggelse af modeller for den fremtidige praksis på det samlede AU, dvs. retningslinjer for opbygning af uddannelser og studieordninger (uddannelsesstrukturer, studieordninger og koder). Projektet udgør et grundlag for flere projekter, både de andre projekter i Fundament for AU STADS-søjlen og projekterne under søjlerne Processer og Forretningsdata Test-, produktions- og undervisningsmiljøer Projektet har 3 hovedopgaver: Etablering af testmiljøer og undervisningsmiljøer. Opbygning af et koncept for og konkret etablering af testmiljøer og undervisningsmiljøer som legepladser til brug for bl.a. konvertering, datastruktur, undervisning og test. Drift og support af diverse test- og undervisningsmiljøer i projektets levetid. Skalering og etablering af produktions- og standbymiljø, dvs. valg af teknisk løsning (platform, hardware) samt etablering af idriftsættelsesprocedurer og rutiner. dvs. uddannelser, grupper, aktiviteter, eksamensformer mv. fra Delfi til STADS. Det andet element er den tekniske og fysiske konvertering, der skal fastlægge og implementere metoder, procedurer og værktøjer til at konvertere data fra hhv. Delfi, STADS fra ASB og HIH. Her varetages den konkrete, fysiske konvertering, der sikrer, at Delfi-data i overensstemmelse med de faglige regler kommer korrekt over i STADS-tabeller. Projektets endelige leverance vil være etableringen af AU STADS for det samlede AU. Vejen hertil sker via opbygning af AU-STADS-prototyper for det gamle AU (8000C) og for STADS-varianterne hos HIH og ASB Konvertering Dette projekt består af to elementer Den studieadministrative faglige side, der skal opstille regler for konvertering af faglige koder og strukturer,

11 6 TIDSPLAN INTERESSENTANALYSE 6 TIDSPLAN 7 INTERESSENTANALYSE Studiesporets sporbeskrivelse er rammesættende for nærværende projektdefinition af STADS. Den overordnede tidsplan for projektet løber over 4 år. De kommende 2,5 år skal gøre AU klar til STADS samt sikre, at STADS-systemet giver IT-understøttelse til de arbejdsprocesser, AU definerer. Dette kan ske enten som krav til udvikling i STADS eller i form af delsystemer, der skal integreres med STADS. Oktober 2011 er AU klar til at overgå til drift i STADS, dvs. uddannelsesdata- og studenterdata for alle 8000C-hovedområder vil være konverteret og opbygget i denne AU-prototype. Delfi vil således ikke længere være det studieadministrative ITsystem på 8000C. Da der kun skal forefindes én STADSversion for det samlede AU med fælles strukturer og standarder, vil de STADS-varianter, som HIH og ASB kører produktion på, overgå til denne AU-prototype til samme milepæl. AU STADS vil således være etableret. Fra oktober 2012 vil STÅ-indberetninger mv. foretages via STADS. I det følgende er identificeret de vigtigste interessenter, som berøres af og/eller medvirker i implementeringen af STADS, dels i forhold til, i hvilken grad de påvirkes af STADS efter implementeringen, dels hvorvidt de involveres under implementeringen. Supplerende beskrivelser af interessenternes roller og involvering i projektet findes under afsnittet STADS-projektets organisering, roller og ansvar. # Identificerede interessenter (én række per interessent) Påvirket af løsning Lav Middel Høj Indflydelse på løsning Lav Middel Høj Involvering i løsningen. Ja Nej Beskrivelse af involvering 1 Studerende x x x Serviceres og kontrolleres via STADS. De studerende har en interesse i lettilgængelig service og selvbetjeningsmuligheder samt en interesse i muligheden for fleksibel studieopbygning. Desuden har de en interesse i datasikkerhed. En studerende er repræsenteret i sporgruppen. En eller flere studerende ønskes inddraget i design og test af udviklingen i STADS-selvbetjening. Der laves uddannelsesplan for slutbrugere, hvori overvejelser om vejledning og support af studerende indgår. 2 Studieadministrative medarbejdere - generelt x x x De studieadministrative medarbejdere er systemets primære slutbrugere. Registrerer oplysninger om studerende og servicerer studerende via informationerne i STADS. Udfører slutbrugertest. Oktober 2011 Der laves uddannelsesplan for slutbrugere.

12 7 INTERESSENTANALYSE INTERESSENTANALYSE Påvirket af løsning Indflydelse på løsning Involvering i dialog omkring løsningen. # Identificerede interessenter (én række per interessent) Påvirket af løsning Lav Middel Høj Indflydelse på løsning Lav Middel Høj Involvering i dialog omkring løsningen. Ja Nej Beskrivelse af involvering # Identificerede interessenter (én række per interessent) 3 Studieadministrative medarbejdere direkte involveret i STADS-projektet Lav Middel Høj Lav Middel Høj Ja Nej Beskrivelse af involvering x x x Repræsentanter for de studieadministrative medarbejdere har stor indflydelse på den endelige løsning via deltagelse i projektgrupper og referencegrupper. Blandt de studieadministrative medarbejdere udpeges forandringsagenter, der skal gøde jorden for overgangen til STADS på hovedområderne. 4 AU s studieadministrative ledelse x x x Ledelseshierarkiet henter ledelsesinformation og leverer informationer til myndigheder. Den studieadministrative ledelse har ansvaret for implementeringen af STADS på eget område og for at afsætte medarbejdere til at deltage i projektet. Den studieadministrative ledelse er involveret i løsningen via repræsentation i sporgruppen samt i STADS-projektgruppen. 5 Videnskabeligt personale x x x Underviserne registrerer eksamensresultater samt leverer og anvender oplysninger til planlægning af kurser. 6 IT-medarbejdere på AU på centralt og decentralt niveau. Repræsentanter for underviserne er ikke direkte involveret i projektet. Der laves uddannelsesplan for slutbrugere. x x x IT-medarbejderne skal sikre drift og levere brugersupport. Medarbejdere fra Datakontoret deltager i de tekniske projekter. Der udpeges en IT-projektleder hos Datakontoret, som koordinerer opgavevaretagelsen i Datakontoret. 7 Samarbejdsudvalg, tillidsrepræsentanter x x x Interesseret i hvorledes ændringer påvirker medarbejdernes arbejdsliv og trivsel. Samarbejdsudvalg og tillidsrepræsentanter orienteres om de administrative forandringer via tiltag fra programsekretariatet i den administrative forandringsproces. 8 Leverandør x x x Logica er pt. leverandør og varetager support og udvikling af STADS. 9 Myndigheder (herunder ACE Denmark) 10 Aftagere (offentlige og private virksomheder mv.) 11 Ranking- og akkrediteringsinstitutioner x x x Data og oplysninger fra STADS indgår i indberetningsgrundlag til myndigheder. Myndighederne sætter de overordnede krav og fører tilsyn med sagsbehandling og datasikkerhed. x x x Aftagere af studerende er interesseret i ranking, uddannelse og fags indhold samt de studerendes resultater og placering. x x x Data og oplysninger fra STADS indgår i rapportgrundlag, som institutionerne blåstempler på baggrund af. 12 STADS-samarbejdet/UNI-IT x x x I STADS-samarbejdet prioriteres al videreudvikling af STADS-funktionalitet i samarbejde med de øvrige universiteter. STADS-sekretariatet styrer leverancer og kontrakter med leverandøren, Logica. STADS-sekretariatet leverer viden og vejledning om funktionalitet, og de involveres i projektet som faglige rådgivere.