Eia den digitale assistent

Transkript

1 Eia den digitale assistent

2 Agenda Hvem er Enversion (og hvem er jeg)? Opgaver i indkøbsfunktionen Hvornår er Enversion relevant? Præsentation af Eia Enversions digitale assistent Opfølgende dialoger 2

3 Hvem er Enversion (og hvem er Thomas) 3

4 21 ildsjæle (+et dusin specialestuderende) Specialister i maskinlæring og kunstig intelligens Software-ingeniører / programmører Sundhedsteknologer (ingeniører i sundhedsvidenskab) Mission: Bedre, gladere og længere liv 4

5

6

7 Førerassistentsystemer

8 Rejsen mod de lægefaglige assistentsystemer Administration: Indkøb, løn, bogføring Klinikken: Dokumentation, logistik, planlægning Klinikken: Lægefaglig assistance 8

9 Opgaver i indkøbsfunktionen 9

10 Opgaver i indkøbsfunktionen DKK / år Pris/kvalitet: Hvordan får vi mest for pengene Indkøbsproces: Hvordan forenkles indkøb / fakturahåndtering Lovgivning: Kontraktdækning (lovgivningscompliance) Kontraktoverholdelse (aftalecompliance) Prioritering: Hvad bør/skal Kommune XXX bruge penge på? 10

11 0,7% 11

12 Stamdata for en typisk Kommune Stamdata Beløbsandel Beløb Antal faktura Samlet årlige spend, Kommune XXX 100,0% Vareandel af samlet spend 25,0% Køb ved andre offentlige institutioner 17,0% Køb ved kontraktleverandører, ekskl. offentlige institutioner 13,0% Samlet køb ved offentlige institutioner og kontraktleverandører 30,0% Køb via e-handelssystemet 0,7% Fakturamatch% (andel af fakturaer hvor der automatisk sker ordrematch) 75,0% Fakturaer uden automatisk fakturamatch 25,0% Compliance A (generelt): Rigtig varekategori hos aftaleverandør / samlet spend i varekategorien 92,0% Compliance B (e-handel): Rigtig vare hos aftaleleverandør / samlet spend i varekategorien 30,0% Gennemsnitlig fakturastørrelse: Farvekodning: Stamdata Kommune XXX, Beregnet, Estimeret

13 XX Antal faktura? Automatiseret workflow (uden e-handel) ? Øget e-handel Bedre priser? Bedre compliance? Bedre indkøbsprocesser?

14 Træning Træningsdata Historiske fakturalinjer (UNSPSC-kategorisering) Anvendelse Produktionsdata Fakturalinjer Kendte svar Historiske konteringer (+evt. ekspertlabels) Ønsket svar Fakturavurdering Konteringselementer RESULTAT 14

15 Machine learning, UNSPSC-kategorisering Fakturadata: Leverandørnavn + CVR Leverandørbranche Fakturamodtager Fakturanote Posteringstekst og kontostreng Bilag Fakturalinjedata: Varelinjebeskrivelse Varelinjenote VareID Enhedspris Enhedstype Kategorisering: UNSPSC-kode 15

16 Finansielt Assistentsystem (FAST) Inputdata fra kunden: Fakturadata (OIOUBL) Konteringsdata (ØS) 1. BestDecision TM : Automatisk kontering i realtid (RN) Fakturavurdering og -behandling i realtid (??) Proaktiv indkøbsanalyse (RS) Indkøbsassistance, Eia (RS) 2. Værdiskabende serviceydelser: Momskontrol Specialanalyser på indkøbsområdet (T&H) Analyser af svindel og social dumpning Eksterne data: CVR-data 3. Analysefundament: Indkøbsanalyse (compliance/controlling) (T&H) Læring ift. konteringsadfærd 16

17 Eksisterende systemer Fastlåst til UNSPSC (ca kategorier) Regelbaseret kategorisering (varelinje og leverandørnavn) (Vanskeligt at ændre ved ny viden) Kun del af OIOUBL-data tilgængelig til analyse efterfølgende Pt. bedste kategoriseringskvalitet på markedet, men fortsat store beløb på ikke kategoriseret og på niveau 1 og 2 Enversion Analysefundament Altid nyeste internationale UNSPSC-version Machine learning-baseret kategorisering Al fakturalinjeinformation bruges til læring, inkl. notesfelt, UTS, Kategorisering af fakturalinjer med kun lidt information Samtlige OIOUBL-felter indlæses og stilles til rådighed Notesfelt, indlejrede bilag (OCR- bag of words ) Batchnumre, produktionsdatoer, Ikke-kategoriseret fjernes eller reserveres til reelt volapyk. Alt fordeles som udgangspunkt ift. UNSPSC UNSPSC-niveau 1+2 minimeres til varer/tjenesteydelser, som reelt set hører til på det niveau (f.eks. en måltidskasse fra Aarstiderne) Varer og tjenesteydelser sammenblandes (IFÖ-toilet leveret af en håndværker = tjenesteydelse) Alene fakturadata analyseres Entydig kategorisering af varer og tjenesteydelser Indikatorer, der angiver om en given vare/tjenesteydelse indgår på en faktura, der indeholder varer/tjenesteydelser Enversion indlæser både fakturadata og økonomidata og anvender disse til opbygning af et komplet datagrundlag 17

18 Varelinjebeskrivelse ikke altid nok 18

19 Eksisterende systemer Ingen indikationer af kategoriseringskvalitet Samlet leverance: Kategorisering (datagrundlag) og rapportering Kun organisatorisk rapportering på indkøbssted (EAN) Organisationsstruktur afhængig af manuelt input (snitflade) Kun basale virksomhedsoplysninger fra CVR Kun rapportering på fakturadata Enversion Analysefundament Mulighed for rapportering på kvaliteten af en given UNSPSCkategorisering (sandsynlighed) 100% fleksibel leverance køb, hvad du har brug for: Éngangsudtræk af kategoriseret datagrundlag Idriftsat løsning, kategorisering og datagrundlag Integration af data i eksisterende løsninger Rapportering på administrativt forbrugssted/betaler Organisationsstruktur udledes automatisk ud fra økonomidata Alle virksomhedsoplysninger, inkl. regnskabsdata og revisionspåtegninger fra CVR, stilles til rådighed for brugeren Rapportering på både faktura- og konteringsdata: Anvendelse af DRANST-koder Analyse af konteringsadfærd Rapportering på formålsnoter og konteringsstreng 19

20 CVR-data i XML-form 20

21 Fase 1 Sikker kontering? Fakturaanalyse og kategorisering nej ja Afvist Generér konteringsforslag i ØS notesfelt Automatisk kontering UBL Færdigbehandling (validering af status varemodtaget / etc.) Bogført Aktiv læring, feedback 21

22 Fase 2 Sikker kontering? Fakturaanormalitet, væsentligheds- eller stikprøvekriterier opfyldt? Fakturaanalyse og kategorisering nej ja nej UBL Afvist Generér konteringsforslag og evt. advarsler til ØS / advisering Kræver tættere integration til ØS Automatisk færdigbehandling Bogført Færdigbehandling Aktiv læring, feedback 22

23 UNSPSC hvilken fisk? 23

24 CVR-data i XML-form 24

25 Præsentation af Eia 25

26 26

27 27

28 1 kr/faktura Pris for indkøbsanalyse datagrundlag 28

29 Inge Lehmanns Gade Aarhus C info@enversion.dk Telefon: