Brugervejledning Version 7

Transkript

1 Brugervejledning Version 7 Medlemssystem Pointregistrering Placeringslister Kasseapparat Finansbogføring

2 Indhold Hvad er SH-Skytte... 3 Generelt Et hurtigt overblik... 4 Installation og grundlæggende indstillinger... 5 Indstil kontingentsatser... 6 Medlemmer Opret et nyt medlem... 7 Find et medlem / Søge efter et medlem... 8 Indtaste et resultat... 9 Ændre oplysninger om et medlem Registrere en gæsteskydning Besked til medlemmet Resultater Ret et medlems serier Slet et medlems serier Rapporter Klub Administration Udsend Kontingenter Vedligeholdelse Backup Import/Eksport Våbenregister Kassesystem Opret lagervarer Opret salgsvarer Åben kassen Sælg en vare Luk kassen Indstillinger Generelt Forening Længdeprogrammer Brugere Finans Økonomi-niveauer Opret regnskabsår Indstil kontoplan Bogføring Årsafslutning Tastaturgenveje

3 Hvad er SH-Skytte?! Lad os starte med at slå fast, at SH-Skytte er et GRATIS medlemssystem, specielt lavet til skytteforeninger. SH-Skytte, hed oprindeligt Skytten og er lavet til Ishøj Skytteforening (Roskilde Amt), men da flere klubber viste interesse for systemet, valgte jeg at lægge programmet op på internettet, sådan at alle kunne få glæde af det. Hovedideen bag designet af programmet, er at min skytteforening havde brug for et system, som både kunne bruges administrativt i klubben, til at opkræve kontingenter mv. og som kunne bruges til pointregistrering. SH-Skytte er derfor bygget som en kombination, af et pointregistreringsprogram og en almindelig medlemsdatabase. Den administrative del af programmet, giver foreningen mulighed for at holde styr på medlemmerne med almindelige oplysninger som navn, adresse, alder, telefonnummer mv. Derudover holder programmet styr på medlemmernes kontingenter (pris og udløb) og kan derudfra udskrive girokort til medlemmerne (almindeligt girokort s4062, FIK 7532). Den administrative del, er ligeledes udbygget med de elektroniske SKV blanketter, sådan at hovedparten af felterne på blanketterne bliver udfyldt automatisk at systemet. Derudover er systemet udbygget med et lille nemt kassesystem, som kan erstatte den almindelige kassebog, eller kassekladde. Kassesystemet kan bl.a. holde øje med lagerbeholdningen af f.eks. patroner. Som noget nyt i version 7, er programmet udbygget med et finansmodul, hvor hele klubøkonomien kan styres. Det betyder bl.a. at Indbetaling af kontingenter, og salg i kassen, bogføres automatisk når de er registreret i systemet. Pointregistreringsdelen holder styr på hvilke klasser at medlemmerne skyder i, under de forskellige discipliner, og det er så muligt at registrere hjemmebaneresultater og stævneresultater. Ud fra de indtastede resultater, er det muligt at udskrive resultatlister, som f.eks. kan bruges til udnævnelse af klubmestre. Andre funktioner: SH-Skytte kan derudover beskyttes med brugernavn og kodeord, sådan at alle ikke kan få adgang til systemet. Det er ligeledes muligt at begrænse brugernes adgang til forskellige funktioner i systemet. Men selvom systemet kan så meget, så er det utroligt nemt at bruge og opbygget på samme måde som almindelige windowsprogrammer. Arbejdet med programmet er dog ikke afsluttet, da der hele tiden kommer forslag til udvidelser, og hvis DU har et forslag, så hold dig ikke tilbage!! Nye programudgaver, fejlrettelser og nyheder, bliver løbende offentliggjort på programmets hjemmeside. Copyright Brian Skopek Hansen 3

4 Generelt - Et hurtigt overblik Hovedskærmbilledet er lavet med 2 menuer: 1. Grafisk menu 2. Menulinien (som kendes fra næsten alle windows programmer) 1 2 Det er typisk nemmest at starte med at vælge et menupunkt fra den grafiske menu (1). Menulinien (2) indeholder typisk mere avancerede menupunkter end dem grafiske menu (1). Eksempelvis ligger mange af Finans-funktionerne i menuen (2) Finans. Når der i brugervejledningen eksempelvis står : Vælg Finans -> Regnskabsår -> Nyt regnskabsår betyder det at der er tale om menuen i toppen af skærmbilledet (2). Pilene (->) refererer altid til menu 2 Står der i stedet: Vælg Finans fra menuen betyder det at der er tale om den grafiske menu (1) 4

5 Generelt - Installation og grundlæggende indstillinger Start med at installere programmet på computeren, ved at følge anvisningerne på skærmen. Typisk kan programmet installeres ved at trykke på knappen Næste i installationsprogrammet, indtil installationen starter. Når programmet er installeret, kan programmet startes fra menuen Start. Klik på knappen Start i nederste venstre hjørne af skærmen og vælg (alle) Programmer. Derefter vælges SH-Skytte i programmenuen. Første gang programmet startes, vises guiden Velkommen til SH-Skytte. Start med at klikke på Næste Derefter skal du vælge om du er ny bruger af programmet, eller om du allerede bruger en tidligere udgave af programmet. Hvis du er ny bruger, skal du vælge Jeg er ny bruger, og klikke på Næste. Herefter får du mulighed for at udfylde foreningsoplysninger og vælge hvilken type indbetalingskort din forening bruger. Både foreningsoplysningerne og typen af indbetalingskort, kan senere ændres. Hvis du allerede er bruger af en tidligere udgave af SH-Skytte, skal du vælge Jeg bruger allerede version 6, og vil gerne indlæse mine data i version 7 og derefter klikke på Næste. Derefter skal du vælge datafilen fra din tidligere udgave, som så vil blive indlæst. Når du har indtastet de påkrævede oplysninger, er programmet klar til brug. 5

6 Generelt - Indstil kontingentsatser For at oprette de forskellige kontingentsatser, vælges menupunktet Klubadministration fra menuen i venstre side af skærmbilledet. Herefter vælges Kontingenter i menuen, og derefter dobbeltklikkes der på Kontingentsatser. Herefter kan klubbens kontingenter oprettes, og priser udfyldes. Feltet konto, bruges sammen med finansmodulet, og er den konto som salg af dette kontingent bogføres på. Når de ønskede kontingenter er oprettet, vælges Gem og Luk Du er nu klar til at gå i gang med systemet! 6

7 Medlemmer - Opret et nyt medlem For at oprette et nyt medlem i systemet, skal du vælge Medlem -> Nyt medlem (Ctrl+N) Derefter skal du udfylde nogle generelle oplysninger om medlemmet. Fødselsdato: Ud fra fødselsdatoen, bliver medlemmets medlemsnummer genereret. Et medlem der er født 19. juli 1980, vil få medlemsnummeret , altså årstallet + måneden + dagen + et løbenummer (men det klarer programmet selv) Fornavn og efternavn: Udfyldes med medlemmets fornavn og efternavn. Skyttenr: Hvis skytten allerede har et skyttenr (fra DDS), kan dette skrives her Klik på Gem Du skal så udfylde informationer om medlemmets adresse, kontaktoplysninger og mere. Det er også muligt at udfylde medlemmets CPR-nr. Denne information bruges, når programmet automatisk skal udfylde SKV blanketter, som kræver cpr-nr. Det er derudover muligt at indstille hvornår medlemmets kontingent skal opkræves, samt hvilket kontingent der skal opkræves. Klik på Gem, når informationerne er udfyldt. Når du er færdig med at betjene dette medlem, skal du vælge : Filer -> Rens Skærm, eller trykke på F3. Så er programmet klar til næste medlem. 7

8 Medlemmer - Find et medlem / Søg efter et medlem Når du skal finde et medlem, skal du udfylde en information på skærmen : Du kan søge efter følgende informationer : Medlemsnummer: Hvis du kender skyttens medlemsnummer, kan du indtaste dette i feltet medlemsnr. Fornavn eller efternavn: Hvis du kender medlemmets fornavn eller efternavn, kan du skrive dette i enten fornavn- eller efternavn- feltet. Klasse: Hvis du kender medlemmets klasse, kan du vælge denne i feltet Klasse Skyttenr: Hvis du kender medlemmets Skyttenr, kan du skrive dette i feltet skyttenr Når du har udfyldt det felt, eller de felter, du kender, skal du trykke på Enter, eller F1 for at søge efter medlemmet. Hvis der er flere medlemmer, som opfylder søgekriteriet, kan du vælge mellem medlemmerne, i den liste der kommer frem på skærmen. 8

9 Medlemmer - Indtast et resultat For at indtaste et resultat, skal du først finde medlemmet (se Find et medlem). Så skal du vælge den disciplin, som resultater er skudt på : Når dette er valgt, skal du vælge Serier -> Indskriv Serie, eller trykke på F9 Du skal så skrive resultatet, og evt. rette datoen så den passer med den dag skydningen er foretaget. Klik på OK, når informationerne er udfyldt. Nu er resultatet registreret, og kan ses i medlemmets resultatliste i venstre side af skærmbilledet. I højre side af skærmbilledet, kan der ses en prognose, hvor skyttens gennemsnit er udregnet, og der vises hvilet skyttemærke medlemmets gennemsnit passer til. Når du er færdig med at betjene medlemmet, skal du vælge System -> Rens Skærm, eller trykke F3. Så er du klar til at betjene det næste medlem. 9

10 Medlemmer - Ændre oplysningerne om et medlem For at ændre oplysningerne omkring et medlem, skal du først finde medlemmet (se Find et medlem) For at ændre informationerne om medlemmets adresse, eller kontingent skal du vælge Medlem -> Medlemsoplysninger, eller trykke Ctrl + M Når du har rettet de forkerte oplysninger, skal du klikke på Gem Hvis du vil rette medlemmets navn eller klasse, kan du rette disse i hovedskærmbilledet : Når du har rettet oplysningerne, skal du vælge Medlem -> Gem Ændringer (Ctrl+S) Når du er færdig med at betjene medlemmet, skal du vælge Filer -> Rens Skærm, eller trykke på F3. Medlemmer - Registrering af gæsteskytter Af sikerhedshensyn, kan det være praktisk for foreningen at registrere hvilke gæster som har været på besøg i foreningen, f.eks. i forbindelse med prøveskydninger, inden personen melder sig ind i foreningen. Gæster, som besøger skytteforeningen kan registreres ved deres CPR-NR. Når en gæst besøger foreningen, kan der trykkes på F8 eller vælges Serier -> Gæsteskydning. Hvis computeren har en stregkodelæser, kan gæstens sygesikringskort scannes. Hvis ikke, så kan gæstens cpr-nr indtastes og der skal derefter trykkes på Enter (du skal ikke skrive bindestregen) Hvis din forening registrerer cpr-nr, bør i informere politiet i foreningens politidistrikt, samt sikre at foreningen i henhold til gældende lovgivning har lov til at registrere disse oplysninger. 10

11 Medlemmer Besked til medlemmet Det er muligt at lægge en besked til medlemmet, som så kommer frem på skærmen når medlemmet findes frem. For at lægge en besked til medlemmet, skal medlemmet først findes (se Find et medlem). Derefter vælges Medlem -> Besked til medlemmet (Ctrl+K). Udfyld beskeden, og vælg Gem & Luk Næste gang medlemmet findes frem i systemet, vil beskeden komme frem på skærmen. 11

12 Resultater - Ret et medlems serier Det kan jo ske, at man får skrevet et forkert resultat ind hos et medlem, og det kan derfor være praktisk at kunne rette i et medlems serier. For at rette i et medlems serier, skal du først finde medlemmet (se Find et medlem) Vælg Serier -> Ret i serierne Vælg den serie som du vil ændre, ved at klikke på den i listen i venstre side. Klik på knappen Ret Serien Ret så resultatet eller datoen, og klik på OK Klik derefter på Gem, for at gemme ændringerne. Resultater - Slet et medlems serier Alle medlemmets serier på den valgte disciplin, kan slettes ved at vælge Serier -> Slet medlemmets serier (F11) 12

13 Rapporter Ved at vælge Rapporter i den grafiske menu, i venstre side af skærmen, får du adgang til en række rapporter, udskrifter og elektroniske blanketter. Dobbeltklik på et punkt i rapportmenuen, for at se rapporten eller udskriften. Medlemsliste og rapporter - Medlemsliste, giver en liste over alle medlemmerne i systemet. Listen kan sortes efter navn, medlemsnummer, fødselsdato og skydeklasse - Ny rapport, giver mulighed for at lave sine egne rapporter, med netop de oplysninger som er nødvendige - Åben rapport, åbner en rapport, som er lavet med funktionen Ny rapport. Resultatlister - Resultatliste beregnet på XX antal serier, giver mulighed for at lave en resultatliste hvor placeringen er udregnet på baggrund af eksempelvis medlemmernes 10 bedste serier. - Resultatliste beregnet på op til XX antal serier, ligner listen ovenfor, men tager også medlemmer med, som har færre end det valgte antal serier. - Prognose, giver en liste med hvilket skyttemærke, som hvert medlem ligger til. Elektroniske blanketter Efter at blanketterne SKV1, SKV2, SKV3, SKV4, SKV5 og Transporttilladelsen er kommet i elektronisk form, er det muligt at få systemet til automatisk at udfylde dem. Blanketterne kræver at Adobe Acrobat Reader er installeret. Vejledning til SKV1 og SKV4 : På blanketterne, udfylder systemet automatisk informationerne om foreningen. Disse oplysninger skal være skrevet ind i systemet inden (se afsnittet om de grundlæggende indstillinger) Vejledning til SKV2, SKV3 og SKV5: For at bruge disse blanketter, skal det medlem som blanketten angår, først findes i systemet (se Find et medlem) På blanketterne, udfylder systemet automatisk informationerne om foreningen, samt informationerne om medlemmet. Vejledning til Transporttilladelse : For at bruge disse blanketter, skal det medlem som blanketten angår, først findes i systemet (se Find et medlem). Derefter vælges de våben (max 5) som skal på transporttilladelsen, ved at dobbeltklikke på den i listen i venstre side af skærmbilledet. Når de ønskede våben er med, vælges Lav transporttilladelse. 13

14 Finans - Resultat og balance, udskriver resultatopgørelse og balance for det valgte regnskabsår. Dette er kun relevant hvis Finansmodulet benyttes. - Kontokort, udskriver bevægelserne på en konto, for en valgt periode - Bilagsposteringer, udskriver posteringerne til et valgt bilagsnummer. - Restanceliste, udskriver en liste over medlemmer der har en negativ saldo. Andre rapporter - Gæstelog, udskriver en liste over de gæster som er registreret med funktionen Gæsteskydning - Våbenliste, udskriver en liste over de våben som er registreret i programmets våbenregister - Tilladelsesliste, udskriver en liste over de tilladelser (transporttilladelse, adgang til våbendepot, våbentilladelser) som de forskellige medlemmer har. 14

15 Klub Administration Udsend Ved at vælge Klubadministration i den grafiske menu, i venstre side af skærmen, får du adgang til en række værktøjer til klubadministration. Vælg Udsend , for at sende en fælles til flere medlemmer. Vælg Send til alle eller sæt X ud for de medlemmer, som skal modtage en. Når du har valgt modtagere, klikkes der på Rediger . Herefter starter dit almindelige program. Hvis der er X i Send som Blind Carbon Copy (bcc), kan de individuelle modtagere af en, ikke se de øvrige modtageres adresse. Dette anbefales, da ikke alle ønsker deres adresser oplyst. 15

16 Klub Administration - Vedligeholdelse Ved at vælge Klubadministration i den grafiske menu, i venstre side af skærmen, får du adgang til en række værktøjer til vedligeholdelse af systemet. Afslut sæson - Vælg den disciplin som du vil afslutte, typisk ved sæsonafslutning. Dette vil slette alle de indtastede resultater på den valgte disciplin. Medlemsoprydning - Medlemsoprydningen udmelder alle de medlemmer, som har en større restance end det indtastede beløb. Medlemmerne udmeldes, og slettes ikke. Tøm gæsteloggen - Vælg tøm gæsteloggen, for at slette listen over de gæster som er registreret med funktionen Gæsteskydning 16

17 Klub Administration Kontingenter Ved at vælge Klubadministration i den grafiske menu, i venstre side af skærmen, får du adgang til en række værktøjer til opkrævning og registrering af kontingenter og kontingentindbetalinger. Kontingentopkrævning: - Vælg Kontingentopkrævning i menuen, for at udskrive indbetalingskort til flere medlemmer. Vælg de opkrævningsmåneder, som du vil udskrive indbetalingskort for, og sæt en betalingsdato. Klik derefter på Udskriv. Når indbetalingskortene er udskrevet, bliver du tilbudt af få en liste over udskrevne kontingentopkrævninger. Registrer kontingetindbetalinger: Når der er foretaget kontingentopkrævning, som beskrevet ovenfor, kan indbetalinger registreres med menupunktet Registrer kontingentindbetalinger. Udfyld medlemsnummeret, hvorefter skyttes navn automatisk findes i systemet. Udfyld beløbsfeltet. Hvis finansmodulet benyttes, er det muligt at vælge hvortil indbetalingen er sket (kasse, bank, giro) samt hvilken konto salget skal bogføres på. Klik på Registrer, hvorefter indbetalingen bliver registreret og systemet er klar til at registrere endnu en indbetaling. Når alle indbetalinger er registreres, klikkes der på Luk Tildel kontingentgruppe: Med funktionen Tildel kontigentgruppe er det muligt at lave en automatisk tildeling af kontingentgruppe til en række medlemmer, på baggrund af alder. Hvis Ret kun skytter der ikke er i en kontingentgruppe er valgt, rettes skytter hvor der allerede er valgt kontingent ikke. Hvis et eller flere kontingenter i listen Ret ikke medlemmer i grupperne: er valgt, bliver skytter hvor disse kontingenter er valgt, ikke rettet. Klik på Ret kontingenter for at rette kontingenterne. 17

18 Kontingentsatser: Fra menupunktet Kontingentsatser er det muligt at indstille de klubbens kontingenter. Hvis finansmodulet benyttes, kan der i feltet Konto vælges hvilken konto som salg af kontingentet skal bogføres på. (hvis du ikke kan huske kontonummeret, kan knappen Vælg konto benyttes). Klub Administration Backup Fra menuen backup, er det muligt at lave backup og indlæse backup af databasen. Lav backup af databasen: Benyt funktionen Lav backup for at gemme en sikkerhedskopi af databasen til en diskette eller et andet sted på harddisken. Indlæs backup af databasen: Benyt funktionen Indlæs backup for at indlæse en sikkerhedskopi af databasen fra en diskette eller et andet sted på harddisken. Når placeringen af sikkerhedskopien er valgt, er det muligt at vælge om hele backup en skal indlæses, eller om kun dele af backup en skal indlæses. Send datafil med Benyt funktionen Send datafil med for at sende en sikkerhedskopi ved hjælp af computerens almindelige program. Når funktionen vælges, startes det normale program, hvorefter modtager mv. kan udfyldes. Klub Administration Import / Eksport Fra menuen Import/Eksport, er det muligt at importere og eksportere data. Eksporter medlemsdata til tekstfil: Funktionen Eksporter medlemsdata til tekstfil giver mulighed for at eksportere data til en komma-separeret-fil som eksempelvis kan indlæses i Word, Excel og andre kontorprogrammer. 18

19 Importer datafil fra SH-Skytte 6: Funktionen giver mulighed for at indlæse en datafil fra programmets tidligere version (6). Importer klasser fra SFP datafil: Funktionen giver mulighed for at holde klasserne i systemet opdateret, ved at bruge datafilerne til SFP-programmet. Vælg den disciplin som du vil indlæse klasser for, eksempelvis DDS Riffel 15 meter Udfyld DDS Programkode med koden fra SFP programmet. Eksempelvis er 15 m riffel = 1, 50 m riffel = 5, 200 m riffel = 2, 300 m riffel =3 (koderne kan ses i SFP-programmet til venstre for disciplinnavnet) 19

20 Våbenregister SH-Skytte har et indbygget våbenregister. I våbenregisteret, kan både foreningsvåben og privatejede våben registreres. Våbenregisteret kommer frem ved at vælge menupunktet Våbenregister fra den grafiske menu i venstre side af skærmbilledet. Registrer nyt privatejet våben: - Start med at finde det medlem som ejer våbenet (se Find et medlem), og vælg derefter Medlemmer -> Medlemsvåben -> Registrer nyt våben til medlemmet. Du vil herefter blive bedt om at udfylde en række oplysninger om våbenet. Når de ønskede oplysninger er indtastet, klikes der på Gem våbendetaljer. Registrer nyt foreningsvåben: - Vælg Våbenregister fra menuen i venstre side. Derefter vælges Våbenregister -> Nyt foreningsvåben fra menuen i toppen af skærmbilledet. Derefter udfyldes de ønskede oplysninger, hvorefter der klikkes på Gem Våbendetaljer. Udskriv våbenliste: - Vælg Våbenregister -> Våbenliste for at udskrive en liste over de våben som er registreret i våbenlisten. Slet et våben: - Vælg det våben som skal slettes, fra listen i venstre side af skærmbilledet. Klik derefter på knappen Slet våben. 20

21 Kassesystem - Oprettelse af Lagervarer Lagervarer er varer, som klubben gerne vil holde styr på beholdningen af, f.eks. patroner. Vælg Kasse -> Lager fra menuen i toppen af skærmbilledet. Klik på Tilføj og skriv derefter et Lagernr (kan f.eks. være 1 og så kan det næste være (2) systemet foreslår selv et automatisk genereret nummer. Skriv derefter produktets navn, f.eks. kunne dette være SK Standard cal. 22 patroner Lagervaren er nu oprettet i systemet. Du skal nu rette beholdningen af varen, ved at dobbeltklikke i kolonnen Beholdning (der står et 0). Du kan derefter skrive hvor stor beholdningen er, og klikke OK Det er også muligt at sætte et minimums lager. Det betyder at systemet advarer hvis beholdningen bliver mindre end dette antal. Du kan rette minimum ved at dobbeltklikke i kolonnen. Når de ønskede lagervarer er oprettet, vælges Luk. 21

22 Kassesystem - Oprettelse af Salgsvarer Salgsvarer er varer, som klubben sælger. Vælg Kasse -> Varer Klik på Tilføj og skriv derefter et varenr (kan f.eks. være 1 og så kan det næste være (2) systemet foreslår selv et automatisk genereret nummer. Skriv derefter varensnavn, f.eks. kunne dette være 1 serie af 25 skud Spørg efter pris: Hver gang varen sælges, vil sælgeren blive spurgt om prisen. Speciel pris efter klasse og længde: Her er det muligt at angive forskellige priser for eksempelvis voksne og børn. Køb knyttes til medlem: Hvis valgt, bliver det registreret, hvem der køber denne vare. Hvis varen er et kontingent, bevirker valg af Køb registrerer betaling af kontingent at der registreres en indbetaling på medlemmets konto. Salg bogføres på konto: Hvis finansmodulet benyttes, skal det her vælges hvilken konto som salget skal bogføres på. Lagertræk: Hvis varen er en lagervarer, skal der væres hvor mange der skal trækkes fra lageret. 22

23 Kassesystem Åben kassen Når varene er oprettet, vælges Kasse -> Åben Kassen Hvis der ikke står et beløb i feltet Kassebeholdning ifølge sidste dagsrapport, skrives kassebeholdningen i dette felt (dette skal kun gøres første gang kassen bruges) Skriv derefter kassebeholdningen ved optælling i det andet felt. Klik på Åben kassen. Kassen er nu åben, og samtidig er der kommet et nyt menupunkt, Kasse, i menuen i venstre side af skærmen. Kassesystem - Sælg en vare For at kunne sælge en vare skal kassen være åben. Når kassen er åben, er der i venstre side af skærmen kommet et nyt menupunkt, Kasse, i den grafiske menu. Når der klikkes på menupunktet Kasse i den grafiske menu, kommer salgs-skærmbilledet frem. En vare sælges ved at dobbeltklikke på varens navn. Derefter stiger feltet Antal solgt med 1. Så nemt er det at sælge en vare. Varenavne der er efterfulgt af en * betyder at varen skal knyttes til et medlem, og at medlemmet derfor skal være fundet (Se find et medlem) inden salget foretages. 23

24 Returnér en vare Alle kan komme til at lave en fejl, og hvis man skal tage en vare retur, gøres det ved at vælge Retur i menuen, og derefter dobbeltklikke på den vare som tages retur. Registrering af en udgift eller anden indtægt Hvis man skal registrere en udgift, f.eks. som kørsel eller en indtægt som ikke står i varelisten, vælges Diverse -> Udgift eller Diverse -> Anden Indtægt. Derefter udfyldes der en beskrivelse af udgiften / Indtægten og der skrive et beløb. Kassesystem Luk kassen Når dagen er slut, skal kassen gøres op og lukkes. Start med at tælle hvor mange penge der er i pengekassen, og vælg så : Kasse -> Luk Kassen I feltet kassebeholdning ifølge dagens kasserapport, kan du se hvor mange penge at systemet mener der bør være i kassen. I feltet Kassebeholdning ved optælling, skal du skrive hvor mange penge der i virkeligheden er i kassen af afslutning. Klik så på Luk Kassen. Derefter kommer dagens kasserapport frem på skærmen, og skal derefter udskrives og gemmes til regnskabet. 24

25 Indstillinger De grundlæggende indstillinger for programmet, herunder foreningsnavn o.l. kan indstilles ved at vælge Filer -> Indstillinger. Indstillinger - Generelt Programmet starter altid på i sidst brugte længdeprogram : Hvis dette er valgt, husker programmet den sidst brugte disciplin og starter så igen i denne disciplin. Hvis det ikke er valgt, starter programmet altid i DDS 15 meter Riffel Vis yderligere 2 søgefelter i hovedskærmbilledet : Hvis dette er valgt, kommer der 2 ekstra felter frem (til højre for skyttens klasse). Disse felter kan bruges efter foreningens eget ønske, f.eks. til at indeholde information om hvilken klubriffel medlemmet skyder med. Udfyld feltet overskrift med en overskrift som passer med det feltet skal bruges til. Indbetalingskort: Vælg den type indbetalingskort som foreningen benytter, og sæt en betalingsfrist. Hvis foreningen benytter FI-kort med fortrykt OCR-linie (løbenumre), bør der sættes X i Der benyttes FI-kort med fortrykte kortnumre Indstillinger Forening Her udfyldes informationer om foreningen. Ved klublogo kan bmpfiler benyttes. bemærk at billederne ikke skaleres ved udskrift, og det kan betyde at billedet fylder mere det er ønsket. I så fald bør et billedbehandlingsprogram benyttes for at gøre billedet mindre. 25

26 Indstillinger - Længdeprogrammer Her er det muligt at vælge de discipliner som foreningen skyder, og fravælge de discipliner som foreningen ikke skyder. Når en disciplin er fravalgt, optræder den ikke længere som disciplin i hovedskærmbilledet. Indstillinger - Brugere Med funktionen brugere, er det muligt at beskytte programmet med kodeord. Samtidig er det muligt at give forskellige brugere adgang til forskellige områder af programmet, og begrænse adgang til andre dele af programmet. Dobbeltklik på et felt for at ændre indstillingen. 26

27 Finans Økonomi-niveauer SH-Skytte s Økonomifunktioner kan bruges på flere niveauer: 1. Girokort udskrives, og indbetalinger registreres. 2. Girokort udskrives, indbetalinger registreres og klubbens salg køres via programmets Kasseapparat. 3. Girokort udskrives, indbetalinger registreres (bogføres automatisk i programmets kassekladde), klubbens salg køres via programmets kasseapparat (bogføres automatisk i programmets kassekladde) og klubbens bogføring foretages i programmet. Hvert medlem har sin egen konto i programmet. Et medlems saldo, kan altid ses ved først at finde medlemmet, vælge Medlemsdetaljer. Medlemmets saldo står i feltet Medlemssaldo. Detaljerede oplysninger om saldoen, kan fås ved at klikke på knappen Se kontoudtog. Negativ saldo, betyder at medlemmet skylder klubben penge. Økonomi-niveau 1: For at udskrive girokort (flere), bruges funktionen Kontingentopkrævning i menupunktet Klub administration. For at udskrive et enkelt girokort, findes medlemmet og funktionen Filer -> Udskriv -> Girokort. Registrering af indbetalinger, foretages med funktionen Registrer kontingentindbetalinger Opkrævninger og indbetalinger kan senere slettes fra funktionen Se kontoudtog i menupunktet Medlemsdetaljer. Det er ikke nødvendigt at opsætte kontoplan, oprette regnskabsår eller benyttes andre funktioner fra Finans-modulet. Økonomi-niveau 2: Girokort udskrives, og indbetalinger registreres som beskrevet ovenfor. Klubbens salgsvarer opsættes under menupunktet Kasse -> Varer og salget foregår gennem programmets kasseapparat. Når en skydedag er afsluttet, lukkes kassen og der udskrives en kasserapport, som kassereren kan bogføre ud fra. Det er nødvendigt at opsætte de varer som klubben sælger, men det er ikke nødvendigt at opsætte kontoplan, oprette regnskabsår eller benytte andre funktioner fra Finans-modulet. Økonomi-niveau 3: Girokort udskrives, og indbetalinger registreres som beskrevet ovenfor. Klubbens salg foregår gennem programmets kasseapparat. Når en skydedag er afsluttet, lukkes kassen og der udskrives en kasserapport med bilagsnummer som er lige til at sætte ind i regnskabsmappen, og bogføring af salget foregår automatisk i programmets kassekladde. Klubbens øvrige bogføring sker i kassekladden under menupunktet Finans Det er her nødvendigt at opsætte de varer som klubben sælger, og angive hvilken konti, som salget af hver vare skal bogføres på. Kontoplanen skal opsættes, og bogføring ske gennem finans-modulet. 27

28 Finans Opret regnskabsår Vælg Finans-modulet ved at vælge Finans fra den grafiske menu i venstre side af skærmbilledet. For at oprette et nyt regnskabsår, vælges Finans -> Regnskabsår -> Nyt regnskabsår fra menuen i toppen af skærmbilledet. Derefter bliver du bedt om at indtaste start- og slutdatoen for regnskabsåret. Derefter har du mulighed for at vælge det nye regnskabsår. Når regnskabsåret er valgt, vil det fremgå af statuslinien i nederste venstre hjørne af skærmbilledet. Finans Indstil kontoplan Vælg Finans-modulet ved at vælge Finans fra den grafiske menu i venstre side af skærmbilledet. For at indstille kontoplanen, vælges Finans -> Indstillinger -> Kontoplan fra menuen i toppen af skærmbilledet. Opret konto: Klik på Ny for at oprette en ny konto. Indtast et kontonummer, og giv kontoen et navn. Vælg derefter om kontoen er en: Driftskonto: Bogføringskonto i resultatopgørelsen. (indtægter og udgifter) Statuskonto: Bogføringskonto i balancen. (kasse, bank, tilgodehavender, gældsforpligtigelser) Overskrift: Laver en overskrift på udskriften Summering: Sum af flere poster Konto for årets resultat: Kontoen benyttes som en del af egenkapitalen, og indeholder overførte resultater fra de tidligere år. Det er ligeledes denne konto, som årets resultat bliver 28

29 overført til. (det er typisk nok at have en konto der hedder Egenkapital, og så vælge denne kontotype) Indstillinger: Når det ønskede antal konti er oprettet, skal feltet Konto for kasse udfyldes og Konto for kassedifferencer eller er det ikke muligt at lave automatisk bogførsel fra kasse-systemet. Debitor samlekonto er det kun nødvendig at udfylde hvis Registrer indtægt fra kontingentsalg er sat til ved opkrævning Generelt kræver ved opkrævning mere indsigt i bogføring end ved betaling Finans Bogføring Vælg Finans-modulet ved at vælge Finans fra den grafiske menu i venstre side af skærmbilledet. Bogføring: Vælg Finans -> Ny linie (Ctrl+L), fra menuen i toppen af skærmbilledet, for at oprette en ny bogføringslinie. Udfyld felterne dato, bilag, tekst, konto, debet/kredit og modkonto. I eksemplet nedenfor, er der bogført en indtægt (kredit) på driftskonto 1101 (Seniorkontingent). Beløbet er modposteret på statuskonto 5101 (Kasse) For at lave en ny linie, vælges Finans -> Ny line (ctrl+l). For at gentage den tekst der står i feltet ovenfor, trykkes der Ctrl+G I felterne Konto og Modkonto, er det muligt at trykke Ctrl+P for at vælge en konto fra kontoplanen. Hvis en linie berører et medlems saldo, skal linien knyttes til et medlem. Det gøres ved at vælge Finans -> Linie angår medlem (ctrl+a). Derefter indtastes medlemmets medlemsnummer. Hvis dette ikke gøres, bliver medlemmets konto ikke opdateret. Gem kassekladde: Det er muligt at gemme posteringer under arbejdet ved at vælge Finans -> Gem kassekladde. Det kan anbefales at gemme løbende, under arbejdet. 29