Dagsorden: Øvrige deltagere: Jytte Jensen, Servicecenter København, Domea Christiane Fogh, Servicecenter København, Domea. Udsendt den 7.

Transkript

1 Boligselskabet Domea København Referat fra organisationsbestyrelsesmøde Onsdag den 17. juni 2015 kl i Servicecenter København, Følager 2, 2500 Valby. Dagsorden: 1 Besigtigelse af Det Runde Hus Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Boligselskabet Domea København Orientering fra formanden Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer Forsøg vedrørende ny metode til udarbejdelse af forbrugsregnskaber v/christian Kierkegaard, Domea Digitale syn v/claus Helstrup, Domea Personaleforhold Generel orientering lukket punkt Nedsættelse af Domeas priser pr. 1. januar Nyt fra Servicecenter København Nybyggeri og renovering Status på helhedsplaner Status på byggesager Boligorganisationens afdelinger Det Runde Hus forslag fra en pårørende om etablering af have, Bilag Rotter under Det Runde Hus, afdeling Orientering om driftsforhold Mødeplanlægning Eventuelt Deltagere fra bestyrelsen: Villy Brejning, formand Preben Stampe Rasmussen, næstformand Bjarne Rasmussen - afbud Holger Juel Hansen - afbud Knud Johnsen Uffe Frejdal Nielsen Søren Nielsen Anders Pilemand - afbud Bent René Skafte Poul Erhard Juhl Nielsen Joan Susanne Thygesen Øvrige deltagere: Jytte Jensen, Servicecenter København, Domea Christiane Fogh, Servicecenter København, Domea Udsendt den 7. juli 2015 Side 1 af 16

2 1 Besigtigelse af Det Runde Hus Vi starter fra Servicecenter København kl i biler til Emblasgade 1, hvor vi besigtiger forslaget fra sidste møde ang. etablering af have rundt om bebyggelsen. Punktet er nævnt senere i dagsordenen og vil blive behandlet under dette punkt. Det er vigtigt at vi ikke står og tager diskussionen på afdelingen, men gemmer den til vi er tilbage på Følager. Det indstilles, at bestyrelsen sikrer at være her i god tid inden afgang vi kører sammen, der er arrangeret så Villy, Preben og Jytte stiller biler til rådighed. Der var besigtigelse på matriklen, punktet tages under det respektive punkt på dagsordenen. 2 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Dagsorden blev vedtaget. 3 Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 25. marts Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referatet blev godkendt og underskrevet. 4 Boligselskabet Domea København 4.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Formanden fortalte med stor glæde at Boligselskabet Domea København har vundet byggeprojektet i Nordhavn, Århusgade. (Se vedlagte.) Der var desværre lidt tyndt fremmøde til indvielsen af servicecenteret den 31. maj. Side 2 af 16

3 Afsløring af drømmevæggen på Gadekærvej gik rigtig godt. Der er fokus på værket fra både tv og radio. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Domea 2015 projektet har opnået den ønskede besparelse allerede, men er desværre ikke helt i mål med antal lejemålsenheder endnu. Der skal vælges ny formand inden længe 4 kandidater er præsenteret. Afstemningen foregår elektronisk. Orienteringen blev taget til efterretning. 4.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Der var intet at berette. Bestyrelsen tog dette til efterretning. 4.4 Forsøg vedrørende ny metode til udarbejdelse af forbrugsregnskaber v/christian Kierkegaard, Domea Domea har på vegne af Boligselskabet Domea København ansøgt Københavns Kommune om støtte til gennemførelse af et forsøg vedrørende en ny måde at udarbejde individuelle fordelingsregnskaber på. En ny metode der tager udgangspunkt i boligernes indeklima og komfort. Københavns Kommune har på borgerrepræsentationsmødet bevilliget kr til gennemførelse af projektet. I projektet er en væsentlig medfinansiering fra projektets parter og en mindre medfinansiering fra Boligselskabet Domea Københavns afdelinger. Kort beskrivelse af projektet: I etageejendomme udarbejdes i dag et individuelt varmeregnskab, der fordeler varmeforbrugsudgifter til de enkelte boligenheder. Den nuværende opgørelsesmåde giver ikke beboerne information og viden, som kan påvirke en positiv energiadfærd. Erfaringerne er desuden, at et manglende kendskab til lejlighedens indeklima kan medføre, at beboerne undgår udluftning og dermed forringer lejlighedens indeklima og energiforbrug. Under titlen: Dynamisk varmeregnskab med fokus på indeklima, effektivitet og beboeradfærd har Boligselskabet Domea København ansøgt om støtte til et energidemonstrationsprojekt i tre almene boligafdelinger: Gertsvej, Gadekærvej og Ved Kanalen på i alt 299 lejemål. Projektet vil: Side 3 af 16

4 1. Nedbringe ressourceforbruget og samtidig optimere indeklimaet. 2. Påvirke beboerne til at udvise en hensigtsmæssig energi- og inde klimaadfærd, hvor der opnås den rette balance mellem energiforbrug og udluftning. 3. Etablere effektiv og billig administration af individuelle fordelingsregnskaber. I projektet vil beboerne blive varmeafregnet med udgangspunkt i boligens indeklima. Boligerne forsynes med individuelle specialudviklede målere, der kan bestemme graden af opvarmning og ventilation. Nærmere bestemt en kombination af temperatur, CO2-niveau og luftfugtighed. Der gives løbende information til beboerne, der derved i højere grad kan tilpasse fornuftig adfærd baseret på den øgede information, om frisk luft (CO2, luftfugtighed o.lign.), temperatur og deres indbyrdes afhængighed. Effekten af demonstrationsprojektet vurderes ud fra konkrete målinger. Det traditionelle fordelingsregnskab og det dynamiske fordelingsregnskab sammenlignes. Derudover gennemføres en interviewundersøgelse, hvor forventninger og faktiske oplevelser registreres. Effekten evalueres og resultaterne formidles i en rapport og ved seminarer overfor relevante målgrupper. Projektet vil gå i dialog med Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter og Energistyrelsen for at få dispensation til at gennemføre dynamiske varmeregnskaber. Ministeriet har udvist stor interesse for projektet og har i Rapport fra arbejdsgruppe om finansiering, effektiv drift og huslejefastsættelse i den almene boligsektor anbefalet videre arbejde med dynamisk varmeregnskab. Hvis Domea København mod forventning ikke får en dispensation, kan projektet dog godt gennemføres. I så fald vil det traditionelle varmeregnskab fortsat anvendes til afregning, mens der etableres et andet økonomisk incitament, så beboerne kan agere efter det dynamiske varmeregnskab. Hvad får boligafdelingerne for pengene? En ny måde at udarbejde varmeregnskaber på, hvor beboerne informeres løbende om indeklima, vand- og varmeforbrug, med det formål at forbruget nedbringes og indeklimaet optimeres. Endvidere medfører projektet følgende forbedringer for lejerne i de involverede boligafdelinger: Gertsvej: Indeklimamålere i alle lejemål. Månedsrapporter der informerer beboerne om forbrug og indeklima. Gadekærvej: Indeklimamålere, vandmålere og energimålere i alle lejemål. Displays der viser boligens indeklima, energi og vandforbrug i 28 udvalgte lejemål. Bedre opfølgning på energirenoveringen før og efter renovering. Månedsrapporter der informerer beboerne om forbrug og indeklima. Ved kanalen: Indeklima målere og displays i alle lejemål. Bedre opfølgning på om bygningen efterlever kravene til 2020 byggeri. Eventuelt månedsrapporter der informerer beboerne om forbrug og indeklima. Side 4 af 16

5 Der vil yderligere blive arbejdet for en dispensation ift. udarbejdelse af traditionelle fordelingsregnskaber i de involverede boligafdelinger. Det indstilles til organisationsbestyrelsen at: 1. at godkende Domea Københavns deltagelse i projektet 2. beslutte, at der indkaldes til ekstraordinært afdelingsmøde i boligafdelingerne Gertsvej og Gadekærvej for vedtagelse af projektdeltagelse 3. At give sin opbakning til en medfinansiering på ca. 25 % af indkøbte målere, displays m.v. Der forventes følgende medfinansiering pr. boligafdeling, a. Gadekærvej kr , b. Gertsvej kr c. Ved Kanalen kr Den endelige medfinansiering vil bero på en nærmere teknisk redegørelse, samt mulighederne i den enkelte byggesag og/eller boligafdeling. Projektet blev drøftet. Kundechefen og formanden gjorde opmærksom på, at udgiften til de individuelle målere vil komme alligevel, da individuel vandmåling bliver et lovkrav ved udgangen af Det er derfor en stor fordel, at kommunen finansierer en væsentlig del af udgiften til de 28 målere. Den umiddelbare fordel ved projektet er, at den enkelte beboer kan følge med i sit forbrug, hvilket kan medføre en større opmærksomhed på forbruget og dermed en samlet besparelse. Projektet forventes at kunne starte op inden næste fyringssæson, hvis det vedtages. 1 Bestyrelsen vedtog deltagelsen i projektet. 2 Bestyrelsen besluttede, at der indkaldes til ekstraordinære afdelingsmøder. 3 Bestyrelsen gav sin opbakning til medfinansieringen. 4.5 Digitale syn v/claus Helstrup, Domea Når en lejlighed fraflyttes starter en proces omkring fraflytningssyn. En proces der involverer mange medarbejdere og leverandører. Det kan gøre det både tidskrævende og dyrt, at en beboer finder et nyt hjem. En fraflytning kan effektiviseres, økonomiseres og gøres sikrere med digitalisering, og derfor har Domeas bestyrelse besluttet at tage det endelig skridt og introducere en it-løsning for flyttesyn blandt Domeas kunder. Et digitalt flyttesyn baserer sig på en opmåling af boligernes nettoarealer og med en database med håndværkernes priser. Ved at lade disse informationer tale sammen kan den ejendomsfunktionær der foretager flyttesynet give en klar vurdering af nødvendige udbedringer på stedet og være sikker på, at der kun betales for de rigtige mængder til de rigtige priser. Side 5 af 16

6 Erfaringer fra andre boligorganisationer med tilsvarende ordninger peger i retning af en besparelse på 1-2 timers administration pr. flyttesag samt en besparelse på håndværkerudgifter for afdelingen og fraflytteren på %. Derfor har Domea gennemført et udbud på et system til digitalisering af flyttesyn og dette har resulteret i en rammeaftale med Årstidernes Arkitekter. Aftalens indhold: Digitalisering med henblik på drifts- og procesoptimering samt økonomiske besparelser Journalisering af eksisterende tegningsmateriale og dokumentation Registrering af lejemål Digitalisering af lejemålstyper (Lille pakke, Princip 1.a.0) Digitalisering af lejemål og bygninger (Stor pakke, Princip 1.b.0) Udbud med henblik på rammeaftaler med entreprenører Udlejningsmateriale til hjemmesider Priser: Der er 2 forskellige priser alt efter hvor detaljeret man ønsker sin digitalisering skal være. Princip 1.a.0 er en typemodellering, hvor de forskellige typer lejemål i ejendommen registreres og opmåles. Pris kr. 689,00 inkl. moms pr. boligenhed. Princip 1.b.0 er en modellering af hele bebyggelsen inkl. mængdeoptælling og bygningsdelsplacering, med individualisering af hvert eneste lejemål. Pris kr ,00 inkl. moms pr. boligenhed. I begge modeller gælder det er såfremt der efterfølgende sker ændringer, f.eks. i forbindelse med råderetssager vil det koste kr ,- pr. ændring. Hvis tegningsændringen kan ske i opsamlede puljer kvartalsvis, på tværs af hele Domea, forventes prisen dog at være ca. 700,- pr. ændring. Udover engangsomkostningen pr. boligenhed skal der indkøbes IT-hardware (Ipad, printer og link) til ca. kr ,- pr. servicecenter, der skal foretage flyttesyn. Hertil vil der kommer en programserviceaftale på kr. 70,- pr. måned pr. bruger. Alternativ tilbydes leasingaftale på IT-hardware, med fri hotline og ombytning ved fejl, samt udskiftning af tablet hvert andet år, for kr. 390,- pr. måned (baseret på prisen for tablet og printer i november 2014) Boligenheder Det er muligt at købe systemet til hele boligorganisationen, men også at fravælge enkelte afdelinger med fx servicearealer, institutioner eller rene erhvervslejemål. Side 6 af 16

7 Finansieringsmuligheder. Der er 2 forskellige modeller som kan anvendes til finansiering af udgifterne. Model 1 Organisationen betaler omkostningerne via Dispositionsfonden / arbejdskapitalen. Omkostningen til system kan afholdes af dispositionsfonden, mens arbejdskapitalen skal dække omkostningen til indkøb af hardware, da det ikke er muligt at benytte dispositionsfondens midler til sådanne indkøb. Model 2 Hver enkelt afdeling betaler for sin andel. Konto anvendes. I forbindelse med registrering af lejlighederne, vil det være hensigtsmæssigt om alle afdelinger fik gjort deres kataloger færdige der er p.t. kun Gadekærvej som er færdige. Det indstilles til bestyrelsen at godkende indkøb af system og hardware til digitale syn at træffe beslutning om, hvorvidt der ønsker digitalisering af lejemålene efter typemodellering eller individuel digitalisering af hvert lejemål at træffe beslutning om, hvilke afdelinger, der skal omfattes af ordningen at træffe beslutning om, hvorvidt organisationen eller de enkelte afdelinger skal forestå finansieringen Der blev spurgt, hvem der står for at lave udbud og rammeaftalerne? Det gør Esseebase men det er i sidste ende organisationen som træffer den endelige beslutning og skriver under på aftalen. Prisforskellen mellem de to pakker er 500,00 kr. pr. lejemål ( = 500 kr.). Side 7 af 16

8 Prisen på at skifte fra typemodellering til den mere detaljerede lejemålsmodellering + bygningsmodellering er 600,00 kr. pr. lejemål. Det vil sige at der spares 100 kr. pr. lejemål ved at vælge den store pakke første gang. Den månedlige brugerlicens pr. Ipad er 120 kr., og ikke 70 kr., som nævnt ovenfor. Økonomien skal afklares er der penge til projektet i organisationen, eller skal udgiften lægges ud til afdelingerne, som også får besparelserne. Kundechefen foreslog en studietur til Servicecenter Frederikssund som er fuldt kørende med isyn, og dette blev vedtaget. Den endelige beslutning træffes efter besøget. Denne studietur er nu planlagt som en del af seminaret den 2. oktober Personaleforhold Generel orientering lukket punkt 4.7 Nedsættelse af Domeas priser pr. 1. januar 2016 Domeas bestyrelse har nu truffet endelig beslutning om fordelingen af den lovede gennemsnitlige besparelse på administrationshonorar på 20 % fra 1. januar Fordelingen sker bl.a. med udgangspunkt i det bærende princip, at priserne i højere grad skal afspejle omkostningerne ved boligadministration, og konsekvensen heraf er, at priserne kommer til at afhænge af boligafdelingernes størrelse. Desto større boligafdeling desto lavere pris. Nedsættelsen af prisen fordeler sig som vist i følgende tabel: Lejemålsenheder: Prisnedsættelse % % % % 251 eller flere 35% For Boligselskabet Domea København er konsekvensen en nedsættelse af prisen med 22 % svarende til en besparelse på kr. Beregningsgrundlaget for Boligorganisation 3500 er vedlagt som bilag2. Det er bestyrelsen, der bestemmer hvorledes denne besparelse skal fordeles mellem afdelingerne. Besparelsen kan fordeles efter afdelingsstørrelse på samme måde, som besparelsen er beregnet fra Domeas side, således at de større afdelinger opnår en større besparelse pr. lejemålsenhed end de mindre afdelinger. Derved vil prisen pr. lejemålsenhed pr. år blive kr for afdeling 3522, Kr for afdeling 3525 kr for afdelingerne 3505, 3508, 3526, kr for afdelingerne 3504, 3510, 3512, 3529 og 3530, kr for afdeling 3506, 3514, 3518, 3520, 3527 og Besparelsen kan også fordeles solidarisk mellem afdelingerne i selskab 3500, således at alle afdelinger opnår samme nedsatte pris pr. lejemålsenhed. Prisen pr. lejemålsenhed pr. år i selskab 35 vil derved blive kr Side 8 af 16

9 Afdelingerne kan opnå en yderligere nedsættelse af prisen, hvis mindre afdelinger lægges sammen til større afdelinger under hensyntagen til ovenstående prisstruktur. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen om selskabets fremtidige administrationshonorar til efterretning samt beslutte hvorledes besparelsen skal fordeles mellem afdelingerne. Det indstilles til bestyrelsen at tilkendegive om administrationen skal arbejde videre på oplæg til sammenlægning af afdelinger, og i så fald for hvilke afdelinger muligheden ønskes yderligere uddybet. Orienteringen blev taget til efterretning. Bestyrelsen besluttede at følge administrationens oplæg til fordeling af besparelserne. Bestyrelsen besluttede at bestyrelsen og administrationen sammen arbejder videre med oplæg til evt. sammenlægning af afdelinger. 4.8 Nyt fra Servicecenter København Vi holdt indvielse den 31. maj Det var nogle hyggelige timer, men besøg af en del forretningsforbindelser og bestyrelsesmedlemmer. En del af personalet havde taget familien med. Der havde været plads til betydeligt flere besøgende. Driften er begyndt at køre rigtig godt i Servicecenter København, vi er p.t. ramt af en del sygdom, men en ny midlertidig organisationsstruktur har sat fokus på det grønne arbejde, som har skrantet meget. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Side 9 af 16

10 Orienteringen blev taget til efterretning. 5 Nybyggeri og renovering 5.1 Status på helhedsplaner Tingvej: Der er fint fremdrift i helhedsplanen, der forventes udbud sidst i juni og licitation afholdes sidst i august. Der har været holdt beboermøder og der har været nedsat fokusgrupper som har arbejdet med køkken/bad/vinduer og udearealer. Der er problemer med at få skabt et stabilt byggeudvalg p.t. er det kun formand Poul Erhard Nielsen som er sikker deltager. Det vil være hensigtsmæssigt om der kunne træde organisationsbestyrelsesmedlemmer til, som har kendskab til helhedsplaner. Opstart af de fysiske arbejder forventes til oktober og vil vare ca. et år. Det forventes iflg. referat fra Rambøll af , at beboerne skal leve delvis uden køkken i 14 uger og helt uden køkken i 4 uger. Der vil være 17 uger uden badeværelse. Der bliver etableret fælleskøkken enten i skurvogn eller i fælleslokalet i kælderen. Badevogne inkl. wc opsættes i gaden til hver enkelt bolig i den periode hvor de er uden badeværelse samt tørkloset til lejemålet om natten. Katinka Rydén, som er genhusningskonsulent på Gadekærvej, har fået timer på Tingvej. Der er netop sendt brev ud til beboerne om besøg af hende. Det forventes at der som minimum skal genhuses 7, i de opgange hvor der indsættes elevator her snakkes om permanent genhusning Kurlandsgade: Afventer svar fra LBF Gadekærvej: Der er mange udfordringer med E&P, det nye nøglesystem lever ikke helt op til forventningerne, maleren er udskiftet og der kunne nævnes mange flere udfordringer. Projektkontoret som er indrettet til brug for Rambøll og Genhusningskonsulenten er en succes, der er kommet en person fra E& P som sidder på kontoret og tager imod beboerne som har spørgsmål til byggesagen, det fungere umiddelbart rigtig fint, hun følger op på sagerne og der er mere ro. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning samt hvis det er muligt vælger en til to deltagere til byggeudvalget. Villy Brejning og Uffe Frejdal tilkendegav, at de gerne vil deltage i byggeudvalget. Uffe Frejdal påpegede, at man ikke kan byde beboerne at leve delvist uden køkken i 14 uger og helt uden køkken i 4 uger, men at alle bør genhuses. Side 10 af 16

11 Poul Erhard Nielsen oplyste, at de oprindeligt blev sat 4 uger i udsigt, men at dette blev ændret til 14 uger uden forudgående dialog. Bestyrelsen udtrykte stor utilfredshed med denne ændring, og tilkendegav at der bør findes en anden løsning, eller genhusning til alle. Nøglesystemet på Gadekærvej fungerer nu, oplyste Preben Stampe. Der er stadig udfordringer med entreprenørerne, som blandt andet ikke overholder varslingsfrister. Orienteringen blev taget til efterretning. 5.2 Status på byggesager Frederikssundsvej og Peder Lykke Vej: Der har netop været holdt møde med BL og Københavns Kommune, omkring genhusningssituationen. Der er i første kvartal ikke var kommet boliger til genhusning og Kommunens advokat havde meddelt Kuben at der heller ikke det næste halve år ville komme boliger. Dette er en misforståelse og der er nu igen kommet lidt skred i tilbuddene, der er et par stykker som har bolig i forslag. Fra sidste møde er der 6 personer som har fundet boliger selv, så der mangler nu omkring 120 boliger til genhusning Følager: Tidsplan for byggeriet er i hovedentrepriseaftalen aftalt til 1. maj september Det er besluttet sammen med Bygherre og totalrådgiver at køre efter model B: Normal forcering med aflevering ultimo november 2015 og med en dagbodsudløsende termin den 14. december 2015 samt et økonomisk krav på kr ex moms samt ex. opvarmning efter den 30. september 2015 Ved model B gøres der alt hvad muligt, for at der vil kunne ske en indflytning den 1. december Senest 1. september 2015 skal der foreligge en endelig afklaring om hvorvidt indflytning er realistisk den 1. december Der pågår forhandling med Freja Ejendomme, hvor der er aftalt møde igen den 17. juni Tidsplan er nu revideret med forventet aflevering den 30. november 2015 Opkrævninger fra GEO, som vedrører forurening, er fremsendt til Freja Ejendomme med begæring om kompensation kr Der pågår forhandling med Freja Ejendomme, hvor der er aftalt møde igen den 17. juni Freja har skriftligt meddelt, at de pr. kulance vil dække 2/3 af omkostningerne til Geo mv. Med hensyn til meromkostninger i forbindelse med tidsfristforlængelsen afviser Freja kravet. Vi har haft advokat til at vurdere sagen. Den juridiske vurdering er at Freja er forpligtet til at afholde samtlige omkostninger i forbindelse med forurenings håndtering, undersøgelser mv. Det er endvidere advokatens vurdering, at med hensyn til tidsfristforlængelsen vil Freja juridisk kunne få medhold i forhold til grundkøbsaftalens 10. Der afholdes rejsegilde den 23. juni 2015 klokken 12.00, hvilket betyder, at så er Side 11 af 16

12 elementmontagen ved at være færdig Ved Kanalen: Økonomien forventes fortsat at kunne holdes inden for det godkendte beløb. Entreprenøren vurderes at være 6 8 uger bagud, hvilket har medført, at byggeudvalget har truffet beslutning om, at udlejning sker pr. 15. november Skulle entreprenøren ende med alligevel at blive færdig og lejlighederne fremstår uden fejl og mangler, ja, så vil beboerne kunne flytte ind tidligere. Finansiering af udskydelse vil enten være dækket ind af dagbod fra entreprenøren eller af den 2 måneders afdragsfrie periode som indtræffer fra afleveringsdato. Entreprenøren skal naturligvis holdes fast på, at byggeriet skal afleveres uden fejl og mangler om det kan dækkes ind af krav om dagbod vil sandsynligvis ende i en faglig voldgift, da entreprenøren næppe betaler dagbod frivilligt og det er svært at nægte at modtage byggeriet. Men mængden af fejl og mangler har stor betydning i dette spil. Efter aftale med kundeservice opstarter udlejningsprocedure 1. august. Prøvelejlighed vil være klar allerede i slutningen af juni. Fremvisningsdato forventes afklaret i løbet af kort tid, men næppe før end i august Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Der blev spurgt, om det kan blive nødvendigt at investere i at gøre højhuset Peder Lykke Vej 61 sikkert at bo i. Den 6. juli skal der foretages en inspektion, som efterfølgende bliver til en rapport om husets tilstand. Derudover blev orienteringen taget til efterretning. 6 Boligorganisationens afdelinger 6.1 Det Runde Hus forslag fra en pårørende om etablering af have, Bilag 1 Hvorfor vil Det Runde Hus gerne have en have Bostedets udearealer er i dag disponeret således, at de opleves og bruges af naboerne, som om det var et fælles offentligt torv. Alle boliger er udformet med høje vinduer, der går fra gulv til loft. Dette medfører, at lejlighederne beliggende i stueetagen er helt åbne for indblik. Det Runde Hus består af tre boliggrupper fordelt på tre etager. Der bor i alt 27 beboerne. P.t. er deres eneste ude opholdsareal en indre gårdhave på 160 m2. Det er meget lidt plads for mennesker, der som en del af deres handicap ofte har svært ved at være mange sammen på en gang og ofte også har brug for plads omkring sig for at være veltilpasset. Projektets hoved idé er dels, at imødekomme det åbenlyse behov for en ændring af de nuværende forhold, der på ingen måde tilgodeser den nødvendige afskærmning i forhold til en ofte meget forstyrrende, støjende og påtrængende adfærd fra naboer, der reelt set intet har at gøre på området, dels at skabe en grøn, intim og oplevelsesrig have, der giver mulighed for ugenert ophold. Beboerne har været involveret i forslagets udformning, og de vil gennem den fortsatte udvikling og detaljering af haven deltage med ønsker og ideer. Der er vedlagt Side 12 af 16

13 tilsagn fra de tre boliggruppen, hvilket fremgår af vedlagte referater fra beboermøder. Hvad kan haveprojektet tilføre af kvaliteter Vedlaget haveplan viser, hvordan den forslåede omlægning i væsentlig udstrækning vil øge beboernes muligheder for udendørs ophold og udendørsaktiviteter. I et område, der er domineret af grå beton, sort asfalt og nedslidte industribygninger, vil en lille grøn oase gøre underværker. Efter anlægget af haven vil bostedet selv kunne varetage vedligeholdelse af havearealerne som en del af beboernes aktivitetstilbud. Grønt er godt for øjet, men også for sjælen. Haver fyldt med træer, blomster og buske er dokumenteret afstressende, og hvis der er noget psykisk sårbare mennesker har brug for, er det omgivelser der kan give dem fred i sindet. Projekt er vedlagt som bilag 4. Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den : Planen blev drøftet, og det blev kommenteret, at haven vil ødelægge den oprindelige arkitektoniske plan for arealet mellem Det Runde Hus og Emblasgade familieboliger. Forslagsstilleren er i gang med at søge finansiering i forskellige fonde. Formanden konkluderede, at bestyrelsen skal besigtige området, inden den kan tage endelig stilling. Forslaget tages op igen på næste bestyrelsesmøde. Det indstilles at bestyrelsen efter besigtigelsesturen drøfter og træffer beslutning om hvorvidt ønsket om hegn- og haveanlæg på matriklen til Det runde Hus kan godkendes. Forslaget blev drøftet. Organisationsbestyrelsen besluttede, at man ikke kan godkende forslaget. Det vil være ærgerligt at ødelægge den arkitektoniske plan for området. Kundechefen har talt med lederen af botilbuddet om at de sammen med Københavns Kommune kunne drøfte en anden og mindre indgribende løsning, hvilket der arbejdes på. 6.2 Rotter under Det Runde Hus, afdeling Der blev opdaget rotter tilbage i januar, og dette har vist sig at være en langvarig sag. Der er lagt gift ud af 2 omgange. Desværre løste det ikke problemet.. Røgprøver og en senere omfattende TV-inspektion viste, at kloakkerne ikke blot lå de forkerte steder i forhold til entreprenørens tegninger men at de ikke var lagt korrekt. Terrassen inde i bygningen måtte delvist op. Uheldigvis er entreprenøren, der har stået for byggeriet, gået konkurs, så næste fase er at få omlagt kloakkerne, så de bliver funktionsdygtige og lovlige, og i den forbindelse rottesikret. Side 13 af 16

14 De økonomiske konsekvenser kendes endnu ikke, da advokaten pt. undersøger om garantifonden vil dække. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Formanden gjorde opmærksom på, at der må kunne rettes krav mod bygherrerådgiveren Dominia i sagen, og der var enighed i bestyrelsen om dette. Formand og næstformand indkaldes til møde med Henrik Meden og Karsten Pedersen fra BYG 6.3 Orientering om driftsforhold 3504 Kærbo: Der er i øjeblikket udfordringer med ventilationsanlægget. Der skal sættes en ny styring op. Det er en større udgift, som ikke er budgetteret Verdishave: Ingen bemærkninger 3508 Kridtholmen: Der er stadig udfordringer med spildevandspumperne. Dog er der fremgang at spore, efter vi har fået afmonteret den ene kværn. CTS anlægget er blevet tilsluttet, men driften afventer gennemgang med byggeentreprenøren GVL. Der er også blevet indkaldt til 1 års gennemgang den 16. juni, hvor alle de mangler vi har registreret vil blive taget op. Domea BYG har fået etableret nettoafregningsordningen med Energinet Danmark på ejendommens solcelleanlæg, har det været tab for afdelingen, vil det blive rejst over for GVL Gertsvej: De gamle nedslidte tørrestativer for enden af bygningen er fjernet og arealet har fået nyt asfalt, blomsterkummerne bliver tilplantet og flyttet rundt om den ny renoverede plads. På grund af et misligholdt badeværelse er der fugtgennemtrængning mellem 2 lejligheder, fra 2. sal til 1. sal i nr. 10. Det har været nødvendigt at iværksætte et større renoveringsarbejde, som omfatter udskiftning af eksisterende gulvafløb og påføring af godkendt vådrumssikring. Badekar fjernes og der monteres fliser og nyt inventar Tingvej: De indledende opgaver i forbindelse med Helhedsplanen pågår, herunder forberedelser i forbindelse med genhusning. Rådgiver forventer at sende projektet i udbud 18. juni og at afholde licitation 18. august. Opstart af arbejderne er planlagt at starte oktober/november 2015 og byggeperioden vare ca. 1 år Kurlandsgade: Ingen bemærkninger Gudenåvej: Afdelingsmødet vedtog at skakten skulle nedlægges, men dette ønsker Københavns Kommune ikke. Side 14 af 16

15 Der foreligger et forslag fra en anlægsgartner til etablering af en ny skråning, der hvor muren mod genboen er væltet. Afdelingen mangler dog midlerne til at gennemføre forslaget. Sagen vanskeliggøres desuden af, at muren indtil naboen (en slags forlængelse af den væltede mur) også er i dårlig stand Baldersgade: Her er beboerne selv med til at ordne de grønne opgaver, hvilket gør at de sparer lidt på pengene og samtidig har aktiveringsopgaver. Der forhandles stadig med Københavns Kommune om økonomi, grundet inddragelse af beboernes dagligstue til serviceareal Frederikssundsvej og Peder Lykkes Vej: På Frederikssundsvej er sandkasse og legestativ fjernet, der bliver snarest lagt fliser og opstillet nyt bord/bænk. Der er problemer med Grønthandleren ved siden af som går gennem ejendommen med affald, hvilket munder ud i affald overalt i have og gangareal der arbejdes p.t. på løsning med ny dør- og port lås, som skal kunne betjenes oppe fra lejemålene. På Peder Lykke Vej, skal der også findes nyt låsesystem, da pc eren med harddisk er stået af inkl. backup Gadekærvej: Her kører helhedsplan, og det er svært at køre en fornuftig drift, når renoveringen sviner så voldsomt. Der er store udfordringer med storskrald Emblasgade: Vi afventer fortsat svar fra Byggeskadefonden vedrørende mulig skimmelsvamp på og under de plader husene er beklædt med. Fejl og mangler fra Scandibygs side er blevet udbedret. Vi mangler dog adgang til 5 boliger som ikke har reageret på henvendelser Det Runde Hus: Se særskilt punkt. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 7 Mødeplanlægning Følgende møder og arrangementer er berammet for perioden frem til og med ordinært repræsentantskabsmøde i 2015: : Bestyrelsesmøde kl på Servicecenter København : Seminar med BL : Seminar med BL : Bestyrelsesmøde (regnskabsmødet) kl på Servicecenter København : Ordinært repræsentantskabsmøde kl på Servicecenter København Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Side 15 af 16

16 Datoerne fastholdes. Der kommer snarest muligt nærmere information ud om tid og sted til seminaret den 2. og 3. oktober. 8 Eventuelt Der var ingen punkter under eventuelt. Side 16 af 16