Referat , Side 1 af 7. Referat fra bestyrelsesmøde Sidst opdateret: Kl. 13:03 Deltagere Tilstede Ikke tilstede FA09

Transkript

1 Referat , Side 1 af 7 Emne Referat fra bestyrelsesmøde Sidst opdateret: Kl. 13:03 Deltagere Tilstede Ikke tilstede FA09 Lisbeth Jallbjørn (LJ) Mikkel Selander (MS) Frank Hansen (FH) Kasper Nørballe Bjørn Larsen (BL) Henrik Holmsgard Jørgen Weng (JW) Flemming Dahl Punkter Mikael Høyer-Andersen (MHA) 1. Valg af ordstyrer og referent 1.1 Ordstyrer 1.2 Referent Thomas Wessmann (TW) Karin Aunsfort (KA) 2. Emner til/fra varmemesteren og administrationen 2.1 Status på vandskade efter skybrud 2.2 Vandskade i bestyrelseslokale 2.3 Aflukning af skraldeskure 2.4 Huller i asfalt 2.5 Dagrenovering 2.6 Husorden 2.7 Varmemålere 2.8 Hjemmeplejen og parkering 2.9 Arbejdshjælp fra kommunen 3. Godkendelse af sidste referat 3.1 Godkendelse af sidste referat 4. Orientering fra formanden og emner i bestyrelsen 4.1 Orientering fra formanden 5. Projekter 5.1 Tage og vinduer som nye projekter 5.2 Taglejligheder 6. Budgetter 6.1 Reparation af komfur 6.2 Brøndbyøster Boulevard, Specificering af udgift 7. Klagesager 8. Grønt udvalg 8.1 Nye træer 9. Arrangementer 9.1 Beboerskovtur 10. Planlagte møder 10.1 Planlagte møder

2 , Side 2 af Ordinært beboermøde 11. Eventuelt 11.1 Parkeringsregulativ

3 , Side 3 af 7 Pkt. 1 Pkt. 1.1 Ordstyrer: LJ Pkt. 1.2 Referent: FH Pkt. 2 Emner til/fra Varmemesteren og administrationen 2.1 Emne: Status på vandskade efter skybrud MS : Forsikringsselskabet har nu udbetalt erstatning i forbindelse med skaderne. Vi afventer dækningsbeløbets størrelse, men umiddelbart skulle dækningsgraden være næsten fuld : Emne pågår : Emnet pågår : Der er ikke noget nyt fra forsikringsselskabet, så emnet pågår : MS beretter at emner i kælder som er udsat, skal hæves til 40cm højde fra gulvniveau. Ellers vil der komme en ekstraordinær stigning af forsikringspræmie. LL beretter at forsikringsselskabet ikke har været i vores afdeling endnu : LL beretter, at forsikringsselskabet nu er vendt tilbage. De ønsker at få uddybet hvad det er der er sket. LL melder tilbage til forsikringsselskabet og opdaterer bestyrelsen ved næstkommende møde. A. Andersen rengøring har håndteret oprensning, rengøring og desinficering i forbindelse med skybruddet. Rengøringsopgaven er ved at være overstået, og LL laver en kvalitetskontrol af arbejdet snarest. Herlev rengøring har kontrolleret vores kloakafløb. De kommer og spuler brønde, sandfang mm. snarest. Dette håber vi sikre os bedre ved lign. episoder. Der vil blive oprettet en fast aftale med et kloakfirma for, at sikre at afløb til kloak er i bedst mulig stand : Bestyrelsen ønsker en status over vandskader. LJ oplyser, at flere beboere klager over, at der ikke er rengjort i tørrerum, vaskekældre osv. LL vil gå en runde, og tjekke op på, hvad der mangler Emne: Vandskade i bestyrelseslokale : Der mangler at blive skiftet en flise og udskiftning af skabet, som har fået en ridse. Nyt skab er kommet : Elektrikeren er færdig, og maleren er bestilt til reparation. Forsikringen hænger fortsat : Emnet pågår : Gulvet er lagt. Bestyrelseslokalet er under reetablering og snart færdigt. Elektriske udtag og internetstik skal hæves 40 cm. fra gulvhøjde. LJ efterspørger en oversigtstegning i farver over Afd. 1 s blokke og område. LL kontakter FA09 og forespørger : Gulvet bliver snarligt lagt. Opstartes i næste uge : Der er blevet malet i bestyrelseslokalet. LL har fået en fliseprøve hjem, som bestyrelsen kan se. Bestyrelsen accepterer valg af flise. LL bestiller murer til at lægge fliserne : LJ forespørger mht. bestyrelseslokalet. LL forslår at man evt. lægger en klinke. Han har hentet et tilbud på en koksgrå. Planen er nu at: a)lokalet skal gøres grundigt rent. b)vægge og lofter males efterfølgende hvide. LJ har carte blanche fra bestyrelsen til at undersøge hvad der skal være af inventar og belysning. LJ vender herefter tilbage til LL. Herefter aftaler de det resterende. Emne: Aflukning af skraldeskure : Der er kommet aflåselig låge op på første skraldeskur. LJ laver skrivelse til beboerne omkring aflukningen. Låge bliver malet snarest : LL har et tidligere tilbud på ca incl. Moms. For montering af dør på skraldeskure. Der skal også monteres hønsenet omkring åbninger på skraldeskur, således der ikke kan smides affald ind igennem.

4 , Side 4 af : LL modtager tilbud fra Risager i morgen : Vi vil bede om et tilbud på hvad det koster, at få aflukket det første skraldeskur på Brøndby Parkvej med låge og lås til Emne: Huller i asfalt : LL har modtaget tilbud på reparation af stykket fra erhvervslejemålene og ned til hvor BRP deler sig ud i BRV. Asfalten bliver skrabet af, og der lægges nyt. Prisen er ca incl. Moms. JW tjekker hvornår tidligere asfalt blev lagt. JW aftaler efterfølgende med LL hvad der skal ske. Dette grundet vi ønsker, at finde ud af om hvorvidt vi kan få erstatning for tidligere lagt asfalt, da dette ikke har været lavet ordentligt. Bestyrelsen beder LL om at indhente tilbud på stopklodser, som skal lægges således, at man ikke kan parkeres ud på græsset : LL afventer tilbud på asfaltprojektet : Der er kommet huller i asfalten ude foran erhvervslejemålene. Asfalten blev repareret sidste år. Vi vil gerne bede om at der bliver indhentet tilbud på reparationen. Vi vil også gerne bede om et tilbud på udskiftning af asfalt fra erhvervslejemålene og ned til hvor BRV begynder. Emne: Dagrenovering : Emne afsluttes, da vi forventer dette ikke sker længere, da første skraldeskur er blevet aflukket : Der er blevet observeret en person udefra, som har benyttet skraldeskuret. Efterfølgende har bestyrelsen erhvervet sig papirmateriale fra affaldet, hvorpå der står adresse på den formåede person. LJ fremsender dette til FA09, og beder FA09 om at afsende regning til denne og en skrivelse om, at dette ikke skal fortsætte. Bestyrelsen ønsker kopi af afsendt skrivelse : MS undersøger hvorvidt hvem skal benytte hvilke containere : Vi oplever, at folk der ikke har relation til afdelingen, afsætter affald af alle typer, i vores containere til dagrenovation. Vi har også mistanke til, at erhvervslejemålene benytter det første skralderum. Vi vil gerne bede FA09 om, at udforme en skrivelse til erhvervslejemålene om ikke, at benytte containerne som er afsat til afdelings 1 beboere. FA09 bedes dog først undersøge reglerne for, hvordan erhvervslejemålene må afsætte deres affald. Emne: Husorden : Emne ikke fjernet ved en fejl. Emne afsluttes : Emnet er foreløbigt i HB regi til behandling for, at gøre opbygningen mere ensartet. Emnet afsluttes og tages op til gennemgang og fornyelse i bestyrelsen efter det næste beboermøde : Emnet flyttes fra pkt. 11 til pkt. 2, da FA09 nu er involveret. MS har modtaget rettelser fra bestyrelsen. MS tager dette med tilbage og retter Husordenen : Bestyrelsen vil gerne bede FA09 gennemgå afdelingens husorden. Formålet er at se efter om der er uoverensstemmelser mellem husordenen og lovgivningen. Bestyrelsen ønsker en tilbagemelding : Emnet pågår. Bestyrelsen planlægger et individuelt møde omkring emnet. LJ skriver ud til bestyrelsen om en dato : På næste møde, vil vi gennemgå husordenen. Emne: Varmemålere FA : FA er i gang med at udforme udbudsmateriale om nye varmemålere. Eventuelle nye målere vil kunne fjernaflæses uden tilgang til lejemålene. Beslutning om udskiftning af varmemålere skete i 2010 i Hovedbestyrelsesregi, da dette skal foregå i alle tre afdelinger. Der er løbende lagt penge til side til udskiftningen, og de henlagte midler vil dække udgiften og derved ikke skabe huslejestigninger.

5 , Side 5 af : Et tilbud på udskiftning af varmemålere er under udarbejdning. FA09 får lavet en udbudsrunde, og vender tilbage når der er noget aktuelt. Projektet burde være stablet på benene til næste år, samt udskiftning af varmemålere inden det nye fyringssæson begynder Pkt Pkt Pkt Emne: Hjemmeplejen og parkering : MS henvender sig til hjemmeplejen. Emne afsluttes : Afventer svar fra FA : Hjemmeplejen parkerer oppe på fortovet på BRP, hvilket har resulteret i flækkede fliser. MS bedes rette henvendelse til kommunen om at dette skal stoppe, da det er en uhensigtsmæssig parkering, da det besværliggør persongennemgang, og der er ligeledes parkering forbudt. Emne: Arbejdshjælp fra kommunen FA : Vi har spurgt MS om det er muligt, at få hjælp fra kommunen i form af fx en arbejdsprøvning el. lign. MS undersøger muligheden. Godkendelse af sidste referat Emne: Godkendelse af sidste referat : Sidste referat er ikke udsendt til bestyrelsen, samt ikke lagt ud på nettet. Bestyrelsen beder om dette løst hurtigst muligt. Orientering fra formanden og emner i bestyrelsen Emne: Orientering fra formanden LJ : Godkendt. Projekter Emne: Tage og vinduer som nye projekter MS, LJ og JW : Emne pågår, da emnet i den store sammenhæng indgik i emnet om muligheden for tagetager : Vi afventer svar fra Landsbygge Fonden. Økonomien ser god og sund ud : MS har afleveret en tilstandsrapport til bestyrelsen omkring formålet : Forefindes der en cirka dato for hvornår der kan fremlægges informationer for bestyrelsen : Bestyrelsen afventer afslutningen af den tekniske rapport : LU beretter, at for at kunne få støtte fra Landsbyggefonden til udskiftning af tage og vinduer, skal der foretages en teknisk rapport, som koster eks. Moms. Der er plads i budgettet til, at få lavet rapporten. Bestyrelsen er enige om, at rapporten skal udfærdiges : Bestyrelsen vil gerne indkalde et møde med Teit Svanholm omkring indsamling af info omkring udskiftning af tage/vinduer. Vi planlægger at emnet tages op på et ektraordinært beboermøde. Vi håber at få stablet projektet på benene til På næste bestyrelsesmøde vil vi gerne snakke med MS omkring tage og evt. henlægning til nye tage. LJ indkalder : I 2012 opstartes en undersøgelse af tage og vinduer. Disse to projekter er nærliggende at have som de næstkommende projekter. Emne: Tagetager FA : Bestyrelsen er blevet præsenteret for muligheden for at få lavet tagetager. Projektet er i forbindelse med Helhedsplanen for, at forbedre muligheden for støtte fra Landsbyggefonden. Tilstede til fremlæggelsen var Kasper Nørballe (forvaltningsdirektør i FA09), Flemming Dahl (TNT arkitekter), og Henrik Holmsgård (Holmsgaard rådgivende enginører). Flemming præsenterede materialet, som består af 4 forslag.

6 , Side 6 af 7 Pkt Pkt. 7 Pkt Pkt Pkt Bestyrelsen skal nu gennemse materialet, og mødes igen med FA09 og drøfte det videre forløb. Budgetter Emne: Reparation af komfur : Hvad består følgende bilag: 1860, konto reparation af komfur til Kr Emne: Brøndbyøster Boulevard, : Følgende bilag: 2123, konto , denne reparation er tilhørende afd. 2. Emne: Specificering af udgift? : Hvad består følgende bilag: 4842, konto , hvad er udskiftet til Kr Klagesager Grønt udvalg Emne: Nye træer : MHA kontakter LL om emnet : LL undersøger hvilke træer der stadig er i live, og skifter de som er døde : Emne pågår : Emne pågår : Bestyrelsen ønsker at vide om der foreligger en termin for hvornår emnet færdiggøres : Emnet pågår : Der er et bedstykke ved legepladsen der mangler træer. Disse bliver plantet når bedet er ordnet og pænt. Arrangementer Emne: Beboerskovtur LJ : Der er sendt skrivelse ud til beboerne om turen. Tilmeldingsblanketter udsendes snarest : Datoen for beboerskovturen er : Emne pågår : LJ foreslår en tur til Sverige. LJ planlægger en tur. Planlagte møder Emne: Planlagte møder Bestyrelsen Kl afholdes der Hoved bestyrelsesmøde afholdes der beboerskovtur Kl afholdes der visionsmøde Kl afholdes der bestyrelsesmøde.

7 , Side 7 af Kl afholdes der bestyrelsesmøde Kl afholdes der ordinært beboermøde Pkt Emne: Ordinært beboermøde FA : Mødet bliver rykket til onsdag den 12. september i stedet for den 11. september grundet, at FA09 ikke har kunnet skaffe et lokale til første dato. LJ sender skrivelse ud om dette til resten af bestyrelsen : FA09 meldt tilbage, at vi ikke kan benytte Anneksgården. Vi beder FA09 om, at prøve at bestille lokalet Teatersalen hos Kilden på Nygårds Plads hurtigst muligt : Vi er uforstående over for, hvorfor vi endnu ikke har modtaget noget nyt om hvorvidt beboermødet kan afholdes på Anneksgården. Bestyrelsen beder FA09 hurtigst muligt, at vende tilbage med et svar til LJ : Bestyrelsen vi gerne vide, jf. LJ s forespørgsel mail sendt til Susanne, om vi kan få lokaler til beboermødet i Anneksgården : Emne pågår : Bestyrelsen ønsker svar fra FA09 om der er foretaget reservation af lokalerne : Emne pågår : På betingelse af, at lokalerne Brøndbygård er reserveret, vil næste ordinære beboermøde blive afholdt Eventuelt Emne: Parkeringsregulativ JW, FH : JW og FH kigger på dette, og vender tilbage med et oplæg til bestyrelsen. Formålet er en revideret udgave af regulativet, som afspejler det gældende forhold.