Referat fra bestyrelsesmøde Sidst opdateret: Kl. 10:35 Bestyrelsen FA09 Gæster. Frank Hansen (FH) Mikkel Selander (MS)

Transkript

1 Referat , Side 1 af 6 Emne Deltagere Referat fra bestyrelsesmøde Sidst opdateret: Kl. 10:35 Bestyrelsen FA09 Gæster Lisbeth Jallbjørn (LJ) Lars Larsen (LL) Frank Hansen (FH) Mikkel Selander (MS) Mikael Høyer-Andersen (MHA) Kasper Nørballe (KN) Bjørn Larsen (BL) Teit Svanholm (TS) Jørgen Weng (JW) Lone Lund-Rasmussen (LLR) Punkter Karin Aunsfort (KA) 1. Valg af ordstyrer og referent 1.1 Ordstyrer 1.2 Referent 1.3 Generel information 2. Emner til/fra varmemesteren og administrationen 2.1 Gavle 2.2 Håndvaske 2.3 Rækværk til kældernedgang 2.4 Udskiftning af vinduer hos bageren 2.5 Blomsterkummer 2.6 Budgetopfølgning 2.7 Beboerforslag: Ændring af farvevalg på altaner 2.8 Beboerforslag: Haver ved stuelejligheder i blok Tilsyn med trappenedgange 2.10 Indkaldelse til beboermøde 3. Godkendelse af sidste referat 3.1 Godkendelse af sidste referat 4. Orientering fra formanden og emner i bestyrelsen 4.1 Orientering fra formanden 5. Projekter 5.1 Helhedsplansprojekt 5.2 Lukket emne 5.3 Brolægning af Lille Torv 6. Budgetter 6.1 Gennemgang af budgetter

2 , Side 2 af 6 7. Klagesager 7.1 Lukket emne Arrangementer 9.1 Beboerskovtur Planlagte møder 10.1 Planlagte møder 11. Eventuelt 11.1 Røgalarmer

3 , Side 3 af 6 Pkt. 1 Pkt Pkt. 1.1 Ordstyrer: LJ Pkt. 1.2 Referent: FH Pkt. 1.3 Generel information: TS er i dag tilstede for at gennemgå budgetterne jf. pkt. 6.1, som derfor i dagens anledning vil blive behandlet som første punkt. Emner til/fra Varmemesteren og administrationen Emne: Gavle : Arbejdet er udført. Emne afsluttes : LL usikker på, hvorfor der ikke er blevet udbedret og følger op : LL melder at MS har bestilt maling af gavlene og dette ordnes snarest muligt : Emne pågår : MS følger op på opgaven. Firmaet som har malet det tidligere, har sagt OK til at genmale disse. Emne: Håndvaske LL : LL afventer modtagelse af vaske : LL har konstateret at vaskene i blok 5-5 og 7 er i forsvarlig stand; men hvor længe.. Tilbud på udskiftning af alle vaske - gerne billigere end sidst udbedt : LL melder at en ny vask pr vaskerum koster ca inkl. moms. LL undersøger hvor mange vaske der trænger til udskiftning og melder tilbage : Emne pågår : KA opfordrer til at stålvaske som ikke længere er pæne udskiftes. LL undersøger sagen og indhenter tilbud. Emne: Rækværk til kældernedgang LL : Maling påbegyndes i morgen : LL: maling på vej ved afdelings egne medarbejdere : LL forespørger om vi kan ændre valget af farve til rækværket. Vi har tidligere bestemt at de skulle være sorte, men LL mener at det ville passe bedre med sølvfarve i forhold til altanerne. Emne: Udskiftning af vinduer hos bageren LL : Arbejde er påbegyndt : Udskiftning kan ske i år efter konkret vurdering af behov vedtaget jf. nedenstående : LL forespørger om enkelte vinduer kan blive skiftet hos bageren, da de praktisk talt er ved at ryge ud. Bestyrelsen er enig i at de bør skiftes, med forbehold for, at kun de mest tiltrængte udskiftes. Dette grundet helhedsprojektet som vi er ved at få stablet på benene. Emne: Blomsterkummer : Ting er fjernet. Emne afsluttes : LL - Div. genstande fjernet. Bestyrelsen anmoder om at der også ses på gamle langtidshenstillede punkterede cykler og en trailer, som ligeledes henstå ved blok : Bestyrelsen har anmodet om at blomsterkummer og andre ejendele opsat permanent fjernes. Disse må ikke henstilles ved blokkene. 2.6 Emne: Budgetopfølgning : Emnet er behandlet i pkt Emne afsluttes.

4 , Side 4 af : Til mødet bedes TS være til stede i relation til budget Den foreslåede stigning lyder voldsom, bl.a. lønudgiften. FA09 har ikke tilsendt jf. nedenstående : Bestyrelsen påtaler endnu engang! Samtlige bestyrelsesmedlemmer ønsker at modtage budgetopfølgning (grønt regnskab og konto 115 og 116) fremsendt skriftligt med posten PÅNÆR Frank Hansen, som fortsat kun ønsker fremsendt pr. mail. Emnet er påtalt adskillige gange tidligere Pkt Pkt Pkt Emne: Beboerforslag: Ændring af farvevalg på altaner MHA : Emne pågår : Forslag behandlet og der vil blive udvalgt enkelte afdæmpede farver som suplement til de nuværende regler om farver på altanen jf. meddelse af 29. oktober 1996 om materialeskrivelser og rengøringsog vedligeholdelsesvejledning til beboerne. Disse regler skal fortsat indgå i beboermappen i relation til husorden. Emne: Beboerforslag: Have til stuetagelejligheder i blok 9. FA : Emne pågår : Forslag til beboermøde modtaget om individuel mulighed for haver i stuetagen ved en af blokkene. MS oplyser, at emnet vil være oplagt til at indgå i helhedsplanen med mulighed for etablering mod individuel huslejestigning. MS anmodet om oplæg til brug for beboermødet. Emne: Tilsyn med trappenedgang. LL : Der er rekvireret en murer til at kigge på opgaven : Opmærksomhed henldet på at enkelte ydertrapper til kælder er i så dårlig forfatning, at der de må efterses for reparationsbehov før iværksættelse af evt. helhedsplan. Emne: Erindring om indkaldelse til beboermøde senest 4 uger før : Indkaldelse udsendt. Emne afsluttes. Frist: senest udsendt/omdelt torsdag den 29. august. Godkendelse af sidste referat Emne: Godkendelse af sidste referat Bestyrelsen : Der fremgår nogle fejl i sidste referat, her i blandt forkerte datoer og emner uden titel. FH retter op og sender revideret udgave til FA09. Orientering fra formanden og emner i bestyrelsen Emne: Orientering fra formanden LJ : LJ informerede omkring sidst afholdte HB møde. Projekter Emne: Helhedsplansprojekt Ved løbende nyheder : Bestyrelsen påtaler at FA09 gerne må have i mente, hvordan vi administrerer vores kælderrum. Hvis der oprettes flere lejemål, hvordan skal fordelingen så foregå. Kunne der evt. laves loftsrum. KN har orienteret LJ om at ansøgningen er indsendt til Landsbyggefonden og vi kan forvente ca. et års svartid. MS vender tilbage til LJ omkring informationsmøde for beboerne i Juni måned : Flemming fremviste nyt oplæg til hvordan den nye udformning kunne se ud. Landsbyggefonden

5 , Side 5 af 6 støtter ikke udvendige elevatorer, så elevatorer skal derfor bygges ind i opgangene. Det foreløbige økonomiske grundlag og forslag til hvordan blokkene kan ændres, som blev præsenteret i dag, har vi nikket OK til, og disse sendes ind til Landsbyggefonden. Landsbyggefonden skal herefter returnere en tilbagemelding. Vi afventer derfor svar fra FA09, når de modtager svar fra Landsbyggefonden. Der vil blive indkaldt til et informationsmøde for beboerne omkring projektet, så snart alle informationer er på plads. Der er ikke taget konkrete beslutninger omkring projektet på nuværende tidspunkt. Alt foreligger på et fiktivt niveau, og de endelige beslutninger vil ligge hos beboerne, når disse er klar til præsentation. Beboerne vil løbende blive informeret : FA09 deltager i næste bestyrelsesmøde, da der er udarbejdet nyt materiale, som skal præsenteres. LJ indkalder til et separat bestyrelsesmøde, hvor kun dette emne behandles : Emne pågår : Vi afventer svar fra Landsbyggefonden, og der kan gå op til et år før end at de vender tilbage : Vi har i dag besøg af Kasper Nørballe og Lone Lund fra FA09 og Flemming Dahl fra tnt arkitekter og Henrik Holmsgaard fra Holmsgaard rådgivende ingeniører. Gruppen har prøvet at opsætte et oplæg til hvordan økonomien kunne se ud ved en helhedsplan, og uden helhedsplan for samme opsætning. Formålet er at klarlægge og skabe et overblik over påvirkningen og konsekvenserne ved henholdsvis, at oprette individuelle lån på de opgaver/projekter som afdelingen står over for de næste 10 år fremfor, at udfører en helhedplan med støtte fra Landsbyggefonden. Emnet slås sammen med punkt 5.1 Tage og vinduer som nye projekter og omdøbes til Helhedsplansprojekt : Emne pågår : Emne pågår : Bestyrelsen er blevet præsenteret for muligheden for at få lavet tagetager. Projektet er i forbindelse med Helhedsplanen for, at forbedre muligheden for støtte fra Landsbyggefonden. Tilstede til fremlæggelsen var Kasper Nørballe (forvaltningsdirektør i FA09), Flemming Dahl (TNT arkitekter), og Henrik Holmsgård (Holmsgaard rådgivende enginører). Flemming præsenterede materialet, som består af 4 forslag. Bestyrelsen skal nu gennemse materialet, og mødes igen med FA09 og drøfte det videre forløb LUKKET EMNE: Emne: Brolægning af Lille Torv LL og MS : Vi har en forventning om at der bliver lagt fliser i samme udformning som de fliser vi lige har lagt, i det hul/område som der er opstået efter kommunens vejarbejde. Der er stadig ikke opsat ekstra lamper og udskiftet de allerede forkert opsatte lamper : MS: afventer nu syn og skøn efter kommunens ændringer på stedet. Behov for opmærksomhed omkring sikring af hele området efter opbygning. Der er fortsat problem med lys - de lovede nye lamper er ikke opsat og pærer sprænger konstant. MS taler med banket om parkering på fortov : Pengetransportfirmaet benægter nu alt og vil ikke betale. MS følger op på sagen via advokat. Der bliver også opsat ekstra lamper ved træet. Bestyrelsen påtaler at metalstolperne ved banken ikke er opsat. LL beretter at dette er grundet at fliserne er lagt for højt, og de derved ikke kan monteres. Dette bliver udbedret af firmaet som har lagt fliserne : Emne pågår : Firmaet som ejer vognen som har ødelagt nogle af fliserne, og der køres nu retssag på firmaet. De lamper som er opsat ved den nye bænk ved træet, er for små og opfylder ikke det krav som blev stillet ved opgavestart. Der blev specificeret, at lamperne skal oplyse træet. Desuden skal der opsættes 3 lamper og ikke kun de to som er opsat : Projektet vil blive gennemgået og genoprettet, så snart vejret tillader det. Entreprenøren har godtaget de fejl der er fundet. Der er sket nogle skader på arealet, efter en stor vogn har parkeret på dette. Erstatningskrav er sendt til firmaet, og der afventes svar på tiltale. Der er modtaget tegninger fra kommunen, over ny cykelsti som skal etableres for enden ved arealet ud mod vejen. Der skal opsættes to sidste pullerter, og vi har afventet opsætning af disse end til kommunen har

6 , Side 6 af 6 Pkt Pkt Pkt. 8 Pkt Pkt udmeldt. Vi beder nu om at pullerterne bliver opsat. MS videregiver info til LL : Emne pågår : Projektet står klar til aflevering. Bestyrelsen er dog ikke tilfredse med resultatet. Stenene er lagt skævt, og flere af stenene er allerede flækket. LL mener det er på grund af dårlig udført bund. Bestyrelsen ønsker ikke at arbejdet bliver betalt, før end at fejlene er udrettet. LL tager observationerne med på afleveringsmødet. Budgetter Emne: Gennemgang af budgetter TS : Teit gennemgik budgetoplægget for næste periode. Klagesager LUKKET EMNE: Ingen titel (benyttes ikke) Arrangementer Ingen emner. Planlagte møder Emne: Planlagte møder Bestyrelsen Kl afholdes der bestyrelsesmøde Kl afholdes der bestyrelsesmøde (omkring beboermødeforslag) Kl afholdes der ordinært beboermøde (ændret fra den ) Kl afholdes der bestyrelsesmøde (flyttet fra ) Kl afholdes der Hovedbestyrelsesmøde i Afd. 3's bestyrelseslokaler. Pkt Kl afholdes der bestyrelsesmøde. Eventuelt Emne: Røgalarmer LL : MHA har givet LL papirer på røgalarmer, og LL kontakter MHA før montering : Forslag om opsætning af røgalarmer i alle opgane på alle etager ved LJ. Drøftet og enighed om at det vil være en god sikkerhedsmæssig investering. Stykpris med 10 års batterier er jf. MHA ca. 100,- kr. Bedes udført ved egne medarbejdere - nærmere omkring placering ved henvendelse til MHA.