Proces- og tidsplan for fusionering af Sygehus Vendsyssel og Sygehus Thy-Mors

Transkript

1 Proces- og tidsplan for fusionering af Sygehus Vendsyssel og Sygehus Thy-Mors 1. Baggrund: Regionsrådet besluttede den 19. maj at fusionere Sygehus Thy-Mors og Sygehus Vendsyssel ledelsesmæssigt. Regionsrådet besluttede endvidere, at der forud for Regionsrådets møde den 23. juni skal udarbejdes en proces- og tidsplan for en samlet gennemgang af Sygehus Thy-Mors, der skal danne grundlag for en efterfølgende fagligt funderet analyse af, hvilken profil Sygehus Thy-Mors skal have fremover. Sundhedsplanlægning, Patientdialog og Kvalitet Nærværende dokument beskriver en samlet tids- og procesplan for fusion af Sygehus Thy-Mors og Sygehus Vendsyssel, som foreslås iværksat som følge af den ledelsesmæssige fusion af de to sygehuse. Et væsentligt element heri, er den proces, der skal foregå i forhold til at beskrive den fremtidige profil for Sygehus Thy-Mors. Det forudsættes dermed, at den ledelsesmæssige fusion medfører en samlet fusion af de to sygehuse. 2. Elementer i procesplanen Processen for fusion af Sygehus Thy-Mors og Sygehus Vendsyssel omfatter såvel overordnede strategiske elementer som konkrete, praktiske elementer. Niels Bohrs Vej Aalborg Øst Specialkonsulent Malene Møller Nielsen Direkte: mamoni@rn.dk Ref.: MMN Sagsnummer: juni Ledelsesmæssig fusion af Sygehus Thy-Mors og Sygehus Vendsyssel 2. Den nye sygehusenheds navn 3. Beskrivelse af den fremtidige profil for Sygehus Thy-Mors 4. Fusionering af klinikstruktur/ledelseslag, herunder tekniske funktioner 5. Fusionering af kliniske funktioner 6. Fusionering af administrative funktioner 7. Tilpasning af HR-mæssige elementer, herunder beskrivelse af fremtidig MED-organisation 8. Tilpasning af IT-systemer og økonomi 9. Tilpasning af sygehusets repræsentation i forskellige foraer Nedenfor er de enkelte elementer nærmere beskrevet. Ad 1: Ledelsesmæssig fusion af Sygehus Thy-Mors og Sygehus Vendsyssel Regionsrådet traf den 19. maj beslutning om en ledelsesmæssig fusion af Sygehus Thy-Mors og Sygehus Vendsyssel. Fusionen blev iværksat med øjeblikkelig virkning og den ledelsesmæssige konstruktion er grundlæggende på plads. Der bliver én samlet ledelse bestående af sygehusdirektør Henrik Larsen og sygeplejefaglig vicedirektør Susanne Lauth. Derudover ansættes en ny lægefaglig vicedirektør/cheflæge.

2 Ad 2: Den nye sygehusenheds navn Det skønnes hensigtsmæssigt at finde et nyt navn for den samlede sygehusenhed. I løbet af efteråret 2015 igangsætter styregruppen derfor en proces i forhold til at finde et nyt navn. Regionsrådet skal vedtage sygehusenhedens nye navn. Ad 3: Beskrivelse af den fremtidige profil for Sygehus Thy-Mors Den kommende opgave med at definere en skærpet profil for Sygehus Thy-Mors vil tage udgangspunkt i Plan for sygehuse og speciallægepraksis, herunder de ændringer, der er beskrevet for Sygehus Thy- Mors (coloncanceroperationer, øjenspecialet, øre-næse-hals-specialet samt kirurgien) og det afsæt for sygehusets profil, som indgår i planen. Derudover er det en forudsætning, at der også fremover skal være akutmodtagelse på Sygehus Thy-Mors i Thisted. Det er dog væsentligt at understrege, at de nye rammer for sygehusets drift - qua fusioneringen, samling af funktionerne på matriklen i Thisted, samt den nuværende økonomiske ubalance for Sygehus Thy- Mors, kan give anledning til, at der som følge af fusionsprocessen vil ske en yderligere tilpasning af sygehusets profil. Beskrivelsen af den fremtidige profil for Sygehus Thy-Mors, vil ske i en proces med faglig repræsentation og ligeledes med repræsentation fra de øvrige sygehuse i regionen. Processen vil desuden ske koordineret med de øvrige processer, der foregår i øjeblikket, herunder den igangværende gennemgang af det kardiologiske speciale og det billeddiagnostiske speciale. Der skal derudover ske en særlig koordinering i forhold til det serviceeftersyn af regionens akutkoncept, der er planlagt udarbejdet i efteråret Akutmodtagelsens funktion er desuden særligt fremhævet af Sundhedsstyrelsen i deres rådgivning til Plan for sygehuse og speciallægepraksis. Heri har Sundhedsstyrelsen anført nedenstående: Sundhedsstyrelsen anerkender den særlige udfordring for akutfunktionen i Thisted, hvor patientgrundlaget er mindre end generelt anbefalet for en akutfunktion, ligesom det ikke er muligt at sikre speciallægekompetencer og -beredskab i samme omfang og niveau som på de større akutsygehuse. Dette nødvendiggør effektive aftaler omkring visitation samt beredskab for hurtig og sikker overflytning af de patienter, der har behov for undersøgelse og behandling i Aalborg. Særligt kan peges på behovet for effektiv visitation og overflytning af hjertepatienter med behov for invasive kardiologiske procedurer. Sundhedsstyrelsen skal for god ordens skyld præcisere, at fælles akutmodtagelser er indplaceret på hovedfunktionsniveau, og etableringen og organiseringen heraf derfor ikke forudsætter styrelsens godkendelse. Der er i processen planlagt dialog med Sundhedsstyrelsen, og når det endelige forslag til den fremtidige profil forelægger, indhentes Sundhedsstyrelsens rådgivning. Derefter følger politisk behandling. Ad 4: Fusionering af klinikstruktur/ledelseslag I forlængelse af den overordnede ledelsesmæssige fusion, skal der gennemføres en fusion på klinikniveau. Den nye struktur skal defineres inden for rammerne af den forløbsbaserede kliniske ledelsesstruktur, men også under hensyntagen til de særlige lokale forhold, der gør sig gældende, herunder sygehusmatriklernes størrelse og den geografiske afstand mellem sygehusmatriklerne. Der skal desuden træffes beslutning om, hvorledes de servicerelaterede og tekniske funktioner håndteres. Side 2 af 7

3 Det er hensigten at en ny klinikstruktur skal træde i kraft fra årsskiftet 2015/2016. Ad 5: Fusionering af kliniske funktioner Når der er taget beslutning om, hvorledes den patientforløbsbaserede klinikstruktur skal være fremover, er der behov for en efterfølgende tilpasning og integration af de kliniske funktioner. Denne proces omfatter eksempelvis en kulturel integration og fælles faglig styrkelse i de enkelte organisatoriske enheder, tilpasning af den kliniske praksis samt ensretning af kliniske retningslinjer og instrukser. Ad 6: Fusionering af administrative funktioner Foranlediget af den fælles ledelse, er der behov for at gentænke organiseringen af de administrative funktioner med udgangspunkt i den samlede administrative opgaveportefølje. Der er forventning om, at der med en ny organisering kan opnås synergieffekter, hvorfor der i relation til Budget er udarbejdet en sparebrik indeholdende administrative besparelser som følge af fusionen af de to sygehuse. Ad 7: Tilpasning af HR-mæssige elementer, herunder beskrivelse af fremtidig MED-organisation Der er flere HR-mæssige opgaver forbundet med sammenlægningen af Sygehus Thy-Mors og Sygehus Vendsyssel. Der skal for det første beskrives en ny MED-struktur. Dette skal ske i 1. halvår 2016, hvor et nyt, samlet MED-udvalg forventes at træde i kraft. I perioden hertil, etableres der et forberedelses-med-udvalg bestående af medlemmer af de to eksisterende MED-udvalg. Dette forberedelses-med-udvalg vil være involveret i de tilpasninger, der skal ske som følge af fusionen af de to sygehuse. For det andet skal der tages stilling til eventuelle personalemæssige tilpasninger, der kan ske som følge af fusionen både på kort og langt sigt. Dette vil ske på baggrund af eksisterende regionale politikker og retningslinjer. Der skal for det tredje ske en harmonisering af personalepolitikker, TR-struktur, arbejdsmiljøstruktur, lønaftaler, funktionsbeskrivelser m.m. Dette arbejde skal ligeledes ske i samarbejde med Koncern HR. Herudover er der en ikke-ubetydelig opgave forbundet med at sikre en hensigtsmæssig fusionering på udannelsesområdet. Der skal derfor udarbejdes en plan for håndtering af nuværende og kommende uddannelsesstillinger på de to sygehuse. Ad 8: Tilpasning af IT og økonomi Tilpasninger af IT og økonomi skal ske under hensyntagen til sikker drift. Dels skal det være muligt at følge den nye sygehusenhed, dels sikre historikken for de to nuværende sygehusenheder. Det er vigtigt at der sikres tid til at udforme den mest hensigtsmæssige løsning til samling af de aktuelle systemer og data. Økonomien for 2015 håndteres særskilt for de to sygehusenheder, hvorfor handleplanerne for de to sygehuse i indeværende år vil fortsætte i separate spor. De økonomiske udfordringer, for især Sygehus Thy-Mors, vil derfor blive håndteret adskilt fra Sygehus Vendsyssel. Side 3 af 7

4 Fra 1. januar 2016 påbegyndes fusionen af de to sygehuses økonomi og fusionen vil være gennemført inden udgangen af Det betyder at der pågår en koordinering af de to sygehuses indmeldinger til Budget Der skal herudover ske en tilpasning af sygehusenes IT-systemer. Dette vil ligeledes ske i løbet af Arbejdet vil blive igangsat ultimo 2015 i samarbejde med Koncern IT og Koncern Økonomi. Ad 9: Tilpasning af sygehusenes repræsentationer i forskellige foraer, herunder samarbejde med kommuner og almen praksis Der forudsættes igennem hele processen en tæt dialog mellem sygehusledelsen og sygehusets samarbejdspartnere, særligt kommunerne og almen praksis. Fusionen påvirker således ikke alene organiseringen på de enkelte sygehuse, men også sygehusenes samarbejde med de øvrige aktører på sundhedsområdet, eksempelvis i samarbejdsforaerne og via praksiskonsulentordningen. Det skal sikres, at samarbejdet mellem sygehusene, de praktiserende læger og kommunerne ikke påvirkes negativt i fusionsperioden. Det er derfor afgørende, at disse parter tidligt og løbende informeres om eventuelle afledte konsekvenser med betydning for samarbejdet henover sektorgrænserne. Sygehusledelsen er ansvarlig for at sikre løbende orientering på samarbejdsforaerne, således at sygehusenes samarbejdspartnere er opdateret på fusionsprocessen. Sygehusledelsen planlægger derudover et særskilt orienteringsmøde for sygehusenes samarbejdspartnere, hvor der vil blive orienteret om fusionsprocessen. Den efterfølgende tilpasning af sygehusenes samarbejdsforaer og i praksiskonsulentordningen vil ske i samarbejde med almen praksis og kommunerne. Derudover medfører fusionen et behov for at tilpasse forskellige administrative og politiske foraer (f.eks. byggeudvalg). Denne tilpasning vil blive beskrevet af sygehusledelsen i samarbejde med Administrationen. 3. Tidsplan for processen Der er udarbejdet nedenstående tidsplan for fusionsprocessen. Delelement Procesperiode Implementering Ledelsesmæssig fusion Vedtaget 19. maj og effektueret. 19. maj 2015 Navn til den nye sygehusenhed 1. oktober 1. december januar 2016 Beskrivelse af den fremtidige profil for Sygehus Thy-Mors* 1. august kvartal 2016 I løbet af 2016 Beskrivelse af fremtidig klinikstruktur 1. august 1. december januar 2016 Fusionering af kliniske funktioner 1. januar 1. oktober 2016 Implementering i løbet af 2016 Fusionering af administrative funktioner 1. august 31. december januar 2016 Side 4 af 7

5 Tilpasning af HR-mæssige elementer, herunder beskrivelse af fremtidig MED-organisation 1. august oktober 2016 Implementering i løbet af 2016 Tilpasning af IT og økonomi Tilpasning af sygehusets repræsentation i forskellige foraer 1. oktober oktober oktober februar 2016 Implementering i løbet af 2016 I løbet af 2016 * Denne proces foregår som en del af implementeringen af Plan for sygehuse og speciallægepraksis Der udarbejdes en detaljeret tidsplan for hvert af de ovenstående delelementer af fusionsprocessen. Det er hensigten at den samlede fusionsproces er gennemført inden for 1-1½ år. 4. Organisering af processen Der etableres en projektorganisation, som får til opgave at varetage fusionsprocessen. Der udpeges en projektleder fra et af sygehusene til varetagelsen af den overordnede koordinering af processen. Projektorganisationen ledes af en styregruppe, som bliver øverst ansvarlig for fusionsprocessen. Der nedsættes under styregruppen en række arbejdsgrupper, der får til opgave at løse de forestående opgaver i relation til fusioneringen. Antallet af arbejdsgrupper kan tilpasses løbende efter behov, ligesom der er mulighed for at nedsætte mindre undergruppe, som får tildelt konkrete opgaver inden for arbejdsgruppens opgavefelt. Nedenfor er organiseringen af processen skitseret. Styregruppe Projektledelse/ projektgruppe Beskrivelse af den fremtidige profil for Sygehus Thy- Mors Fusionering af klinikstruktur/ ledelseslag Fusionering af kliniske funktioner Fusionering af administrative funktioner Tilpasning af IT og økonomi Tilpasning af HRmæssige elementer Styregruppens primære opgave er at styre fusionsprocessen, herunder træffe strategiske og principielle beslutninger i fusionsprocessen. Side 5 af 7

6 Styregruppen afrapporterer månedligt til Direktionen Styregruppen sammensættes således: Sygehusdirektør Henrik Larsen (Formand for styregruppen) Sygeplejefaglig vicedirektør Susanne Lauth Lægefaglig vicedirektør (ansættelsesproces i gang) Daglig leder af sygehusfunktionerne i Thisted og Nykøbing, Lone Sandahl Løndal En klinikledelsesrepræsentant fra Sygehus Vendsyssel (udpeges af Udvidet Sygehusledelse) En klinikledelsesrepræsentant fra Sygehus Thy-Mors (udpeges af Virksomhedsledelsen) Næstformand for Sektor-MED Sygehus Thy-Mors Næstformand for Sektor-MED Sygehus Vendsyssel To repræsentanter fra Sundhedsplanlægning, Patientdialog og Kvalitet Kontorchef Rune Vinther Herslund, Sygehus Vendsyssel Kontorchef Steen Urup Skov, Sygehus Thy-Mors Ad-hoc-repræsentation fra Koncern Kommunikation, Koncern IT, Koncern Økonomi samt Præhospital og Beredskab Sekretariatsbetjeningen varetages af sygehusets to kontorchefer, eventuelt i samarbejde med Sundhedsplanlægning, Patientdialog og Kvalitet. Styregruppen skal godkende de kommissorier, der skal gælde for de enkelte arbejdsgrupper. Det er styregruppen, der udpeger repræsentation til de enkelte arbejdsgrupper, herunder vurderer om der er eksisterende foraer, som bør anvendes i processen. Hver arbejdsgruppe skal udarbejde en detaljeret tidsplan og opgaveoversigt (inkl. hovedansvarlig for de enkelte opgaver). Dette materiale skal godkendes af styregruppen hurtigst muligt. De enkelte arbejdsgrupper sekretariatsbetjenes af sygehusenes administrative stab. Arbejdsgrupperne har ikke selvstændig beslutningskompetence, hvorfor arbejdsgruppernes opgave er at udarbejde indstillinger til styregruppen inden for de konkrete emner. En repræsentant fra hver arbejdsgruppe udgør sammen med projektlederen en projektgruppe, som har til opgave at sikre koordinering mellem processerne Processen vedrørende den fremtidige profil for Sygehus Thy-Mors Arbejdsgruppen, der får til opgave at beskrive den fremtidige profil for Sygehus Thy-Mors skal etableres snarest muligt. Sammensætningen af denne arbejdsgruppe adskiller sig fra de øvrige arbejdsgrupper, idet der til denne arbejdsgruppe er behov for at involvere eksterne aktører. Denne arbejdsgruppe udpeges af Klinikforum på baggrund af forslag fra sygehusledelsen, idet det er vurderingen, at det vil være hensigtsmæssigt med såvel faglig, som ledelsesmæssig repræsentation fra de øvrige sygehuse i regionen. Arbejdsgruppen skal afrapportere ved årsskiftet 2015/2016. Herefter følger indhentning af Sundhedsstyrelsens rådgivning samt politisk behandling, således at processen er færdiggjort i 1. kvartal Arbejdsgruppen sekretariatsbetjenes af Sundhedsplanlægning, Patientdialog og Kvalitet. Side 6 af 7

7 5. Politisk proces i forbindelse med fusionsprocessen Den ledelsesmæssige fusion af Sygehus Thy-Mors og Sygehus Vendsyssel blev godkendt på Regionsrådet den 19. maj, og som en følge heraf fremlægges nærværende tids- og procesplan for Forretningsudvalget den 15. juni og Regionsrådet den 23. juni med henblik på politisk godkendelse. I løbet af fusionsprocessen vil de politiske udvalg desuden blive involveret i de principielle elementer i forbindelse med fusionsprocessen, eksempelvis den fremtidige profil for Sygehus Thy-Mors samt den fremtidige kliniske ledelsesorganisering. Derudover vil der i løbet af fusionsprocessen løbende blive orienteret om status for processen til det politiske niveau. Dette vil ske til såvel Udvalg for Sundhed og Sammenhæng, som Forretningsudvalget og Regionsrådet. Der planlægges desuden, at der på et af Regionsrådets temadage i efteråret 2015, vil blive afgivet status for fusionsprocessen. 6. Kommunikationsindsatsen i fusionsprocessen Der udarbejdes to kommunikationsplaner: En central kommunikationsplan med henblik på ekstern kommunikation om de overordnede linjer i fusionsprocessen. Denne kommunikationsplan udarbejdes af Koncern Kommunikation. En decentral kommunikationsplan, som både retter sig imod ekstern kommunikation om konkrete elementer i fusionsprocessen og retter sig imod intern kommunikation om fusionsprocessen. Denne kommunikationsplan udarbejdes af de lokale kommunikationskonsulenter. Den centrale kommunikationsplan skal godkendes af Direktionen. Den decentrale kommunikationsplan skal godkendes af styregruppen. Koncern Kommunikation har ansvar for at koordinere de kommunikationsmæssige indsatser med de lokale kommunikationskonsulenter. Udover den konkrete kommunikationsopgave i fusionsprocessen, er der ligeledes behov for på sigt at tage stilling til fremtidigt hjemmesidekoncept, designlinje m.v. Side 7 af 7