Organisationsbestyrelsesmøde den 25. januar 2011, kl KAB, Vester Voldgade 17, 3. sal, Mødelokale 3, 1552 København V

Transkript

1 #JobInfo Criteria=HerlevS1# Organisationsbestyrelsesmøde den 25. januar 2011, kl KAB, Vester Voldgade 17, 3. sal, Mødelokale 3, 1552 København V Til stede: Erik Nielsen, Kirsten Persson, Bent Andrup, Bjarne Hauritz, Bo Zabel, Kaj Boesen, Kurt Gjerstof og Lasse Vojens Afbud fra: Grete Greve Fra KAB: Peter Rørbye og Kurt Rytter Indholdsfortegnelse Selskabet: Godkendelse af referat Revisionsprotokol...3 Sager til beslutning: Afdelingernes budgetter 2011/ Kagsgården byggeregnskab, byggeskade gavlfugt tagboliger Forøgelse af s udlæg til verserende sager Navngivning af Hjortespring og Glødelampegrunden...6 Sager til orientering: Styringsdialog Sammenlægning af ejendomskontorer Nørrevang - ansøgning om renovering Hjortespring status Kirkehøj Etagehuse etablering af tagboliger Glødelampegrunden status Kilometergården renovering af altaner Kagsgården byggeskadesag Tubberupvænge II vandtank Tubberupvænge II badeværelser Tab på debitorer ved fraflytning i afdelingerne Orientering om driftssager Investeringsforeningen Kursusoversigt Varmekonsulentydelser Beboerklagenævnssager Eventuelt /20

2 Bilagsfortegnelse #JobInfo Criteria=HerlevS1# Bilag 3: Hæfte med afdelingernes budgetter 2011/ Bilag 4: Byggeregnskab byggeskade gavlfugt tagboliger i Kagsgården...5 Bilag 8: Notat vedrørende sammenlægning af ejendomskontorer i...8 Bilag 10: Købsaftalen dateret 9. december Bilag 12: Skema A-ansøgning...11 Bilag 20: Kursusoversigt for perioden den 1. maj 2010 den 30. april Bilag 22: Oversigt over beboerklagenævnssager /20

3 Selskabet: #JobInfo Criteria=HerlevS1# Selskabets formand Erik Nielsen bød velkommen til organisationsbestyrelsesmødet og oplyste, at de fire afgåede organisationsbestyrelsesmedlemmer sædvanen tro er blevet inviteret til middagen efter organisationsbestyrelsesmødet. Der er imidlertid modtaget afbud fra Ole Bech og Liselotte Buhr. 1. Godkendelse af referat Referatet fra organisationsbestyrelsens senest afholdte organisationsbestyrelsesmøde den 12. oktober 2010 er tilsendt organisationsbestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til formandens underskrift. Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender referatet og efterfølgende underskrives det af formanden. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet, som efterfølgende blev underskrevet af formanden. 2. Revisionsprotokol I henhold til vedtægterne fremlægges selskabets revisionsprotokol, idet det bemærkes, at der ikke siden sidste organisationsbestyrelsesmøde er foretaget indførelse i protokollen. Kurt Rytter oplyste, at revisionen har ændret praksis, således at alle påtegninger til protokollen i løbet af året bliver samlet til regnskabsmødet, med mindre at de omhandler nybyggerier eller større renoveringssager med støtte fra Landsbyggefonden. Sager til beslutning: 3. Afdelingernes budgetter 2011/12 Budgetter for 2011/2012 for s afdelinger vedlægges som bilag 3. Budgetterne udviser følgende reguleringer for kommende budgetår: 3/20

4 #JobInfo Afdeling: Criteria=HerlevS1# Antal lejemål: Ny m²leje: Stigning procent: Kilometergården ,03 4, Herlev Ringgård ,00 8, Banevænget ,84 2, Kirkehøj Etagehuse ,80 4, Kirkehøj Kædehuse ,40 6, Nørrevang ,36 6, Kagsgårdens Boliger Familieboliger Familietagboliger Kagsgårdens Børneinstitution Børnehave Vuggestue ,95 900, , ,62 2,50 2, Tubberupvænge I ,32 3, Tubberupvænge II Ungdomsboliger ,81 797, ,40 3, Lærkegård Centret ,91 0, Kagsgårdens Ungdomsboliger 6 768,91 2, Cederbo Medejerbolig Familieboliger Ældreboliger ,81 943, ,31 0,34 1,37 1,40 Alle budgetter er behandlet og godkendt på afdelingsmøderne i november 2010 og januar Bilag 3: Hæfte med afdelingernes budgetter 2011/12 Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender de fremlagte budgetter. Organisationsbestyrelsen godkendte de fremlagte budgetter. 4/20

5 4. Kagsgården #JobInfo Criteria=HerlevS1# byggeregnskab, byggeskade gavlfugt tagboliger Der er nu udarbejdet byggeregnskab vedrørende byggeskade gavlfugt tagboliger i Kagsgården. Byggeregnskabet vedlægges som bilag 4. Bilag 4: Byggeregnskab byggeskade gavlfugt tagboliger i Kagsgården Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender byggeregnskabet. Organisationsbestyrelsen godkendte byggeregnskabet. 5. Forøgelse af s udlæg til verserende sager Siden sidste organisationsbestyrelsesmøde har der akut været behov for at afsætte yderligere udlæg af selskabets dispositionsfond til finansiering af de løbende processer. Det drejer sig om følgende sager: Nørrevang Efter Landsbyggefondens besigtigelse af afdelingen primo november 2010 har det været nødvendigt at gennemføre yderligere undersøgelser til brug for Landsbyggefondens behandling af sagen på anmodning fra Landsbyggefonden. Det drejer sig om et udlæg på ca kr. Glødelampegrunden Da der først kan optages byggelån ved skema B tilsagn medio 2011, har det været nødvendigt at udvide rammen til undersøgelser, der foretages som udlæg i de respektive boligorganisationer med 1 mio. kr. fra hver organisation. Formandskabet har efter samråd med forretningsførelsen iværksat ovenstående. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og godkender ovenstående udlæg. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og godkendte ovennævnte udlæg i de to byggesager. 5/20

6 6. Navngivning #JobInfo Criteria=HerlevS1# af Hjortespring og Glødelampegrunden I forbindelse med repræsentantskabets godkendelse af nybyggerierne med arbejdstitlerne Hjortespring og Glødelampegrunden bemyndigede forsamlingen organisationsbestyrelsen til at træffe beslutning om den endelige navngivning af de 2 nye afdelinger i fællesskabet. Der er intet til hindrer for, at arbejdstitlerne bevares som endelige navne, og navnet Hjortespring ligger da også lige for i forhold til afdelingens lokalitet, og der har da heller ikke været forslag ude for nærværende. Derimod har det stået klart fra begyndelsen, at Glødelampegrunden blot er en arbejdstitel. I det fælles byggeudvalg med de to andre boligorganisationer har sagen da også ændret navn til Hørkær. Selskabets næstformand Kirsten Persson nævnte muligheden Edison Park. Organisationsbestyrelsens medlemmer opfordres til at bringe flere navne i forslag til de to afdelinger. Indstilling: Organisationsbestyrelsen fortager den endelige navngivning. Efter en debat med forskellige holdninger til og forslag til navngivningen af de to nybyggerier blev det besluttet at navngive Almen Bolig + byggeriet Afdeling Hjortespring, mens det blev overladt til formandskabet at tale sig til rette med 3B og HAB om et fælles navn til hele området, da der er udtrykt ønske om at bevare fællesskabet også vedrørende navngivning i denne sag. Sager til orientering: 7. Styringsdialog Herlev Kommune har indkaldt til styringsdialogmøde på administrativt plan den 19. januar Her skal forholdene i drøftes med udgangspunkt i den lovpligtige indberetning til Landsbyggefondens database Hovedindberetningspunkterne tager udgangspunkt i: Økonomi/drift Beboerdemokrati Udlejning Boligområdet/boligerne, herunder større renoveringssager Det generelle billede, som KAB har indberettet for er, at alle afdelinger generelt er veldrevne med velfungerende beboerdemokratier i socialt velfungerende afdelinger og gode boligforhold for beboerne, såvel indenfor som udenfor boligerne. 6/20

7 Af særligt #JobInfo påtrængende Criteria=HerlevS1# større renoveringsarbejder, som trænger sig på er nævnt følgende: udskiftning af tage i ringvejsbebyggelserne sokkelproblemerne i Kirkehøj etagehuse klimaskærmproblematikken i Nørrevang problemerne med badeværelserne og vandtanken i Tubberupvænge II Af særlige forhold har KAB ligeledes peget på, at det er ønskeligt at få en dialog om en fornyelse af udlejningsaftaler, som udløb i 2009, da dette endnu ikke er faldet på plads. På organisationsbestyrelsesmødet vil Kurt Rytter give en mundtlig orientering om forløbet af styringsdialogmødet med kommunen. Kurt Rytter orienterede om forløbet af mødet med Herlev Kommune, som foregik i en god og konstruktiv dialog. Herlev Kommune tog ovenstående udmeldinger til efterretning, og det blev aftalt, at i det omfang, der er brug for kommunale godkendelser i forbindelse med diverse byggesager, retter KAB henvendelse til Herlev Kommune så tidligt så muligt i projektfasen med henblik på at sikre en smidig gang igennem det kommunale system. Herlev Kommune tilkendegav tillige, at de er meget tilfredse med det daglige samarbejde med. Med hensyn til fornyelse af udlejningsaftalen blev det aftalt, at områdechef Lone Skriver udarbejder en ny samlet aftale indeholdende de ønsker, som har til fornyelsen af aftalen jævnfør tidligere beslutninger suppleret med de lovmæssige ændringer, der er vedtaget ved lov om fleksibel udlejning. Når aftalepapiret er endeligt udformet, forelægges det til organisationsbestyrelsens godkendelse. Den gamle aftale fortsætter uændret, indtil dette er sket. Der blev ligeledes orienteret om den forestående sammenlægning af Kagsgårdens Boliger og Kagsgårdens Ungdomsboliger. 8. Sammenlægning af ejendomskontorer Efter afholdelse af seminaret i marts 2010 blev det på det efterfølgende ordinære organisationsbestyrelsesmøde den 20. maj 2010 vedtaget at nedsætte et udvalg, der skal udarbejde et beslutningsoplæg til sammenlægning af ejendomskontorer. Udvalget består af 3 medlemmer fra organisationsbestyrelsen samt 3 medarbejdere fra Herlev Boligselskab. 7/20

8 Udvalget #JobInfo har Criteria=HerlevS1# udarbejdet et notat (bilag 8), der beskriver de nuværende forhold og forslag til fremtidige mulige ændringer. Udvalget forventer, at der i det udarbejde notat er emner, som organisationsbestyrelsen ønsker yderligere belyst og/eller beregnet. Det foreslås derfor, at endelig beslutning om sammenlægning af ejendomskontorer m.m. træffes før sommerferien på organisationsbestyrelsesmødet den 3. maj Bilag 8: Notat vedrørende sammenlægning af ejendomskontorer i Selskabets formand Erik Nielsen indledte punktet med at uddele en stor ros til udvalget bag rapporten. Der var herefter en langvarig og grundig debat om de enkelte delforslag til ny struktur i på ejendomsdriften i, herunder en eventuel overtagelse af en kommunal institution på Tornerosevej til brug for et fælles ejendomskontor. På baggrund af debatten opsamlede Peter Rørbye en lang række spørgsmål og kommentarer til udvalget med henblik på at fremkomme med et endeligt forslag til ny struktur til organisationsbestyrelsesmødet den 3. maj Når planen er klar og endelig besluttet, var der enighed om i organisationsbestyrelsen, at den forelægges på et repræsentantskabsmøde. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning med ovenstående bemærkninger. 9. Nørrevang - ansøgning om renovering Efter gennemførelse af pilotprojekt i Nørrevang i 2007/08 kunne det i foråret 2009 konstateres, at det udførte projekt ikke var tilstrækkeligt til at eliminere de fugtproblemer, som der er i ejendommen. På baggrund heraf har KAB kontaktet Landsbyggefonden med henblik på byggeskadefinansiering/renoveringsstøtte til opretning af fugtproblemer og byggeskader i samme forbindelse er der kommet alternativt forslag om nedrivning. I november 2010 har der været besigtigelse med Landsbyggefonden i Nørrevang. De gennemførte undersøgelser og pilotprojektet blev drøftet, og tre boliger blev besigtiget, herunder bl.a. en af de boliger, hvor der er gennemført pilotprojekt samt en bolig, hvor der er akut problemer med forhøjet fugtkoncentration. I den besigtigede bolig, hvor der tidligere er gennemført pilotprojekt, kan det forsat konstateres, at der specielt i vinterhalvåret er problemer med forhøjet fugtkoncentration. 8/20

9 I boligen, #JobInfo hvor Criteria=HerlevS1# der akut problemer med forhøjet fugtproblemer og skimmelsvamp på vægge og i skaber, blev der staks iværksat nærmere undersøgelse af SBMI Skandinavisk Biomedicinsk Institut. I forbindelse med besigtigelsen i Nørrevang havde Landsbyggefonden ønsker om gennemførelse af yderligere undersøgelser for den videre behandling af sagen. Det blev besluttet, at KAB udarbejder oplæg til supplerende undersøgelser i samarbejde med SBMI. Forslaget fremlægges for Landsbyggefonden inden iværksættelse. Organisationsbestyrelsen har bevilliget kr. til igangsættelsen af undersøgelserne. Resultatet af SBMIs undersøgelser i den bolig hvor der er akut problemer med fugt viser, at der er store vækstflader med skimmelsvamp og skimmelsporer i luften i alle rum i boligen. Der er forhøjet fugtniveau i ydervægge, ligesom der er tegn på opstigende grundfugt i støbte gulve og fundamenter. På baggrund af de udførte undersøgelser i boligen har SBMI anbefalet, at beboeren tilbydes en anden bolig samt, at beboeren ikke benytter et af værelserne i boligen. Beboeren er informeret om dette forhold ultimo december Der er endnu ikke fundet en alternativ bolig. Der er efterfølgende udlagt loggere i boligen til måling af relativ fugtighed og temperatur. På baggrund af målingerne vil det være muligt at foretage vurdering af boligernes fugtbalance. Resultatet af målingerne kendes endnu ikke. Det forventes, at der i løbet af de kommende måneder er gennemført supplerende undersøgelser. Herefter må det forventes, at der kommer et længere forløb med drøftelser med Landsbyggefonden om en fremtidig løsning for Nørrevang. Bjarne Hauritz bemærkede, at den pågældende beboer er kendt for at have problemer med indeklimaet, der hvor hun bor. Lasse Vojens bekræftede dette, da hun tidligere har boet i Kilometergården. Dette gav anledning til en længere debat om syge boliger som følge af brugeradfærd og/eller konstruktive problemer. Kurt Rytter understregede, at uagtet, at beboeren er kendt for dårlig brugeradfærd, så står det hævet over enhver tvivl, at konstruktionerne i Nørrevang er risikofyldte med deraf følgende problemer med indeklimaet i flere boliger. Hertil kommer, at en uvildig rapport beskriver den aktuelle bolig på Bopladsen som sundhedsskadelig at opholde sig i specielt det store værelse, samt at svampesporerne som følge heraf er for høje i boligen generelt. Det medfører, at beboeren skal genhuses udenfor afdelingen. Hertil kommer, at Landsbyggefonden efter besigtigelsen har bedt os gå videre med sagen med henblik på at realitetsbehandle en støttesag, og dette sker kun, når fondens tekniske ledelse har anerkendt, at boligerne kar konstruktive problemer. Organisationsbestyrelsen tiltrådte dette synspunkt og tog orienteringen til efterretning. 9/20

10 10. Hjortespring #JobInfo Criteria=HerlevS1# status Kommunalbestyrelsen godkendte på mødet den 10. november 2010 lokalplanen, Skema A- ansøgningen som ansøgt og købsaftalen, der efterfølgende er underskrevet den 9. december 2010 (bilag 10). Byggeudvalget har efterfølgende på møder den 15. november 2010, den 7.- og 15. december 2011 drøftet og truffet de nødvendige beslutninger om projektets videreførelse med henblik på indsendelse af Skema B-ansøgning senest medio februar En forventet lang myndighedsbehandling af Almen Bolig + projekterne i København betyder, at Hjortespringsprojektet kan nyde fremme, således at projektets tidsplan i dag kan forventes således: Indsendelse af Skema B-ansøgning medio februar 2011 Skema B-godkendelse ultimo marts 2011 Byggestart og 1. spadestik maj/juni 2011 Indflytning maj/juni 2012 Såfremt der er nyt i sagen, vil organisationsbestyrelsen blive orienteret herom på selve organisationsbestyrelsesmødet. Bilag 10: Købsaftalen dateret 9. december Kirkehøj Etagehuse etablering af tagboliger Følgegruppen har afholdt møder den 5. oktober og den 29. november 2010, hvor projektets forhistorie og videreførelse har været drøftet og nødvendige beslutninger truffet herom, herunder at Ingeniørfirmaet Wissenberg tilknyttes som bygherrerådgiver indenfor den af organisationsbestyrelsen bevilgede økonomiske ramme. Tidsmæssigt stiles imod, at afsluttende konkluderende rapport kan fremlægges på organisationsbestyrelsesmødet den 3. maj Såfremt der er nyt i sagen, vil organisationsbestyrelsen blive orienteret herom på selve organisationsbestyrelsesmødet. 10/20

11 #JobInfo Organisationsbestyrelsen Criteria=HerlevS1# tog orienteringen til efterretning. 12. Glødelampegrunden status Med brev af den 16. december 2010 meddeler Herlev Kommune skema A tilsagn (tilsagn om støtte) til ansøgning fra Herlev Almennyttige Boligselskab v/dab, 3B og v/kab om støtte til opførelse af 318 boliger på ovennævnte grund. Planlægningsarbejdet og grundkøb er sket i et samarbejde mellem de tre organisationer og deres administrationer. Fra bestyrelserne har typisk formænd og næstformænd været repræsenteret i samarbejdet. DAB har haft rollen som koordinator i arbejdet og fået betaling herfor. En rolle som ophørte den 31. december 2010 efter aftale mellem parterne. Herefter videreføres arbejdet for Herlev Boligselskabs vedkommende i en nedsat følgegruppe under ledelse af byggeforretningsfører og med deltagelse af forretningsfører og driftschef. Første møde i den nedsatte følgegruppe har været holdt den 4. januar 2011 og næste møde holdes den 1. februar 2011, umiddelbart efter et første koordineringsmøde imellem de byggende parter. Disse møder holdes, i stort set samme regi, som ovenfor angivet i arbejdet med planlægning og grundkøb. Status er at grundkøbsaftaler er udarbejdet og underskrevet af sælger og køber og tiltrådt af Herlev Kommune. Hver byggende part har deponeret sin andel af den samlede købesum for grunden, der andrager i alt godt 80 mio.kr. s andel er 28 mio. kr. Til finansiering heraf er optaget en grundkøbskredit på 29 mio. kr., således der er lidt til renter m.v. Det vil senere blive nødvendigt at optage byggelån til finansiering af opførelsen af byggeriet som for s vedkommende andrager ca. 108 boliger. Organisationsbestyrelsen vil løbende blive opdateret om udviklingen i byggesagen. Bilag 12: Skema A-ansøgning 11/20

12 13. Kilometergården #JobInfo Criteria=HerlevS1# renovering af altaner Projektet med renovering af altaner i Kilometergården er gennemført og afleveret i december Der er registreret en del mangler, som er af æstetisk karakter. Herudover er der ikke fortaget gennemgang af belægninger i terræn grundet vejrlig. Der har været en del boliger, hvor det ikke har været muligt at få adgang til altanerne. Der skal flere steder foretages udbedring af overfladebehandlingen på altanværn. Dette kræver, at temperaturen er minimum 10 grader, hvilket betyder at arbejder først kan udbedres i løbet af foråret Det er aftalt, at der i januar 2011 laves opfølgning med hensyn til de boliger, hvor det ikke tidligere har været muligt at få adgang. Byggeregnskab er under udarbejdelse. Det kan dog oplyses, at projektet er gennemført inden for budgetrammen. 14. Kagsgården byggeskadesag Afdelingsbestyrelsen har besigtiget mulige løsninger hos firmaet WindDoor i Roskilde. Afdelingsbestyrelsen holder møde den 27. januar Udover dette er der intet nyt til sagen på nuværende tidspunkt. 15. Tubberupvænge II vandtank Afdelingens rådgiver har udarbejdet økonomisk overslag over forskellige muligheder for modernisering og effektivisering af anlægget. Notatet er sendt til Byggeskadefonden, og vi afventer mødeindkaldelse. Modernisering af anlægget kan have afledte driftsomkostninger, der påvirker afdelingens økonomi. Tanken og solfangeranlægget indgår derfor sammen med badeværelsesrenovering i den samlede analyse af afdelingens muligheder i henvendelsen til Landsbyggefonden om økonomisk støtte. 12/20

13 Indstilling: #JobInfo Organisationsbestyrelsen Criteria=HerlevS1# tager orienteringen til efterretning. 16. Tubberupvænge II badeværelser Pålsson arkitekter har i samarbejde med følgegruppen udarbejdet et skitseforslag til renovering af badeværelserne. Badeværelserne renoveres med en tung konstruktion, der bæres på nye søjler. Skitseforslaget vil indgå i en henvendelse til Landsbyggefonden, der efter besigtigelse tidligere i 2010 har givet tilsagn om støtte, da udgifterne til en renovering vil overstige afdelingens økonomiske formåen. Tilsagnet er betinget af, at badeværelserne udføres i en tung konstruktion. Henvendelsen til Landsbyggefonden vil indeholde en samlet analyse af afdelingens vilkår, og herunder også forholdene omkring solvarmeanlægget. Den utætte tank behandles som byggeskade i Byggeskadefonden, der endnu ikke har truffet afgørelse i sagen. En eventuel modernisering af anlægget kan have afledte driftsomkostninger, der skal indgå i en samlet analyse af afdelingens forhold. Udkast til henvendelsen behandles på følgegruppemøde i slutningen af januar Tab på debitorer ved fraflytning i afdelingerne Som følge af en øget tendens til tab på debitorer ved fraflytning i afdelingerne, har der været en dialog mellem revisorerne og KAB om anvendt praksis i forbindelse med vurdering af tab på fraflyttere til inkasso. Der er opnået enighed om at anvende følgende metoder ved bogføring, budgetfastlæggelse og regnskabsudarbejdelse. Skærpet praksis for bogføringen af eventuelt tabsgivende debitorer ved fraflytning Når fraflytters adresse er ukendt i en flyttesag, registreres flyttesagens udestående straks på kontoen for fraflyttere til inkasso. Herved sikres, at udgiften fremstår som potentielt tabsgivende i afdelingens regnskab, uagtet at sagen ikke er afsluttet overfor skyldneren. Ved denne arbejdsgangsændring vises et mere realistisk billede af de potentielt tabsgivende sager. Det skal dog bemærkes, at KAB fortsat har fokus på at inddrage eventuelle udeståender, som en fraflytter skylder boligorganisationen på fraflytningstidspunktet. 13/20

14 Budgetlægningspraksis #JobInfo Criteria=HerlevS1# I forbindelse med budgetlægning henlægges der, så der minimum er henlagt 75 % af bogført tilgodehavende hos fraflyttere til inkasso på budgettidspunktet. Regnskabspraksis I forbindelse med udarbejdelse af årsregnskab vurderes henlæggelsens størrelse på statustidspunktet. Hvis status viser, at henlæggelse til tab på fraflyttere på trods af ovenstående er mindre end 75 % af det faktiske tilgodehavende hos fraflyttere til inkasso, vurderes det, om der skal foretages en ekstraordinær henlæggelse for at opnå balance mellem henlæggelsens størrelse og inkassokontoen. Man kan tillige vælge at undlade at dække allerede konstaterede tab fuldt ud for at opnå førnævnte balance. Det vil i nogle tilfælde medføre et driftsunderskud, som efterfølgende skal afvikles efter reglerne for afvikling af underskud. I disse tilfælde kontakter forretningsføreren revisor med henblik på en drøftelse af, om situationen giver anledning til en bemærkning eller et forbehold i revisors påtegning. 18. Orientering om driftssager Generelt har der i alle afdelinger været et stort arbejdspres med hensyn til snerydning i den sidste tid. Til trods for de store mængder af sne og problemer med at få leveret salt har alle ansatte gjort en stor indsats for at sikre beboerne gode og trygge adgangsforhold. Der gives stor ros for det gode arbejde Kilometergården Altanrenoveringen er afsluttet, og ibrugtagningstilladelse fra Herlev Kommune er modtaget. Afdelingen har haft besøg af arbejdstilsynet torsdag den 6. januar Afdelingen har fået to påbud omkring svejsning. Afdelingen har boligselskabets svejseapparat stående hos dem. 1. Der skal være procesventilation på svejsestedet 2. For at måtte svejse skal man have en 26 uddannelse Det tages op på næste driftsledermøde, om svejsning helt skal droppes, eller om der skal indrettes procesventilation og tages en uddannelse. 14/20

15 #JobInfo Herlev Criteria=HerlevS1# Ringgård Der er udsendt udbudsmateriale om renovering af varmecentral og etablering af CTS styring. Arbejdet forventes igangsat ultimo februar 2011 og afsluttet medio april Afdelingen skifter sæbeleverandør i forbindelse med udløb af kontrakt. Der forventes en besparelse på %. Søren Knudstrup fra KAB s byggetekniske afdeling og Peter Rørbye mødes med afdelingsbestyrelsen og drøfter tagrenovering. Mødet finder sted den 24. januar Banevænget Udskiftning af baldakin fortsætter planmæssigt dog med en lille forsinkelse grundet vejret. For at stoppe opstigende kloakvand i en blok er der monteret højvandslukkere i kælderafløb. Afdelingsmødet har vedtaget at fremsætte forslaget om eventuel nedlægning af selskabslokalet til urafstemning. Afdelingsmødet har vedtaget individuel modernisering af køkkener og badeværelser i fraflytterlejligheder, der hvor det skønnes nødvendigt Kirkehøj Etagehuse Afdelingsmødet har vedtaget individuel modernisering af køkkener og badeværelser i fraflytterlejligheder, der hvor det skønnes nødvendigt. Der er en utæthed ved ejendomskontoret, hvilket betyder at der ved kraftig regnvejr og tøvejr kommer vand ind i mødelokalet og køkkenet. Ejendomskontoret er beliggende i blokken med sætninger. Der forsøges at lave kemisk vandtætning indefra Kirkehøj Kædehuse Afdelingen har haft besøg af arbejdstilsynet uden påbud. Der sættes røgalarmer op i fraflytningslejligheder. Røgalarmer tilsluttes el-nettet med batteribackup, hvilket betyder at det ikke er nødvendigt at skifte batteri hvert år Nørrevang For at sikre bedre sortering opsættes der jern- og papcontainer. Grundet utæthed ved fundament i stue har det været nødvendigt at skifte gulvet i stuen. 15/20

16 #JobInfo Kagsgårdens Criteria=HerlevS1# Boliger Afdelingen har fået etableret CTS Anlæg. Dette fungerer dog ikke tilfredsstillende, og der har været utilfredshed med det udførte arbejde. KAB s varmetekniske afdeling arbejder på at få udbedret fejl og mangler. Kagsgårdens Boliger har vedtaget sammenlægning med Kagsgårdens ungdomsboliger Kagsgårdens Børneinstitution Ingen bemærkninger Tubberupvænge I Afdelingen har ikke modtaget vandfordelingsregnskab fra Energiteknisk afdeling. KAB har udført periodisk bygningseftersyn i november Rapporten er sendt til ejendomskontoret og afdelingsbestyrelsen Tubberupvænge II Afdelingsmødet har vedtaget, at det skal være muligt at reservere vasketider i afdelingens fællesvaskeri. Afdelingsmødet har vedtaget nye regler vedrørende husdyrhold, øremærkning og sterilisation af katte m.m Lærkegård Center På afdelingsmøde den 11. januar 2011 er der valgt en afdelingsbestyrelse Kagsgårdens Ungdomsboliger Kagsgårdens Ungdomsboliger har vedtaget sammenlægning med Kagsgårdens Boliger Cederbo Ingen bemærkninger. 19. Investeringsforeningen KAB placerede i december kr. af selskabets ledige likviditet på en konto i Arbejdernes Landsbank for at sikre en bedre forrentning, end det var muligt at opnå på den almindelige konto i Danske Bank. 16/20

17 Da der #JobInfo ikke har Criteria=HerlevS1# været behov for disse likvide midler i perioden frem til den 1. oktober 2010, er midlerne i forbindelse med ophør af bankpakken overført til investeringsforeningerne og placeret hos porteføljemanager SEB. Den kvartalsvise rapportering indeholder nedenstående investeringsforeninger: Danske Capital SEB Asset Management Nykredit Portefølje I rapporten er en samlet opfølgning på det foregående kvartal for alle investeringsforeningerne og den enkelte rådgivers forventning til det kommende kvartal. Den kvartalsvise rapportering fra KAB investeringsforeninger sker elektronisk, og vil hvert kvartal blive vist på KAB // Fællesskabet, under Produkter KAB investeringsforeninger. I SEB har værdiudvikling/afkast i perioden den 1. januar den 30. september 2010 været på 6,70 %. I 2009 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 6,20 %. Indre værdier Nominel beholdning 27. december 2010 (kurs 100) Indre værdi 30. april 2010 Indre værdi 27. december 2010 SEB ,91 103,78 Ændring af indre værdi 1,87 %- point 20. Kursusoversigt Til organisationsbestyrelsens orientering vedlægges en oversigt over kursusforbruget for perioden den 1. maj den 30. april 2011 som bilag 20. Bilag 20: Kursusoversigt for perioden den 1. maj 2010 den 30. april /20

18 #JobInfo Organisationsbestyrelsen Criteria=HerlevS1# tog orienteringen til efterretning. 21. Varmekonsulentydelser 2011 Alle afdelinger i med fælles varmeforsyning har en aftalen med KAB om levering af varmekonsulentydelser. I sin oprindelse var denne ydelse en lovpligtig ydelse, som afdelingerne enten kunne tilkøbe hos eksterne leverandører eller købe ydelsen i KAB. Jævnfør ovenstående så har KAB været leverandør af denne ydelse. I det daglige er det driftslederen, som har samarbejdet med varmekonsulenten. I forbindelse med sammenlægningen mellem KAB og AKB har det været nødvendigt at udarbejde et nyt fælles grundlag for levering af varmekonsulentydelser, hvilket blev godkendt på KAB s repræsentantskabsmøde i november 2010 efter indstilling fra KAB s bestyrelse. Ved samme lejlighed blev pris- og ydelsesstrukturen i ordningen harmoniseret og ændret. Dette skyldes, at den gamle prisstruktur var baseret på et varmeteknisk grundlag med udgangspunkt i de lovpligtige eftersyn baseret på varmecentralens energiaftag og evne til afkøling af returvandet, hvilket er en uoverskuelig og kompliceret måde at afregne på. Hertil kommer, at besøgskvotienten på ejendommene fra varmekonsulentens side ikke har været let forståelig for afdelingernes driftspersonale og afdelingsbestyrelser. Det nye grundlag gør op med disse forhold i en mere stringent og gennemskuelig prisstruktur sammenholdt med, hvilke ydelser der er indeholdt i aftalen, og hvilke ydelser der ligger uden for aftalen, og som der derfor skal betales særskilt for. Det nye ydelsesgrundlag vil betyde mindre prisjusteringer for den enkelte afdeling, men helt overordnet er varmekonsulentaftalerne med KAB i store træk prisneutrale i forhold til For at sikre en ligelig og retfærdig fordeling af udgifterne til varmekonsulenthonorarer er grundlaget nu, at de afdelinger, som trækker store veksler på Energiområdet, også kommer til at betale for det, mens de afdelinger, som ikke har de store driftsproblemer alene betaler for basisydelsen. Dette medfører, at varmekonsulenten kommer på ejendommen 3 gange om året, hvis der er en/et varmecentral/boilerrum for at støtte og vejlede det lokale driftspersonale. Dette talt med et til to besøg årligt på ejendommen yderligere for hvert boilerrum, der forefindes på ejendommen. Som noget nyt etableres en hotline i KAB, som driftspersonalet kan kontakte. I det omfang, der er behov for yderligere assistance på den enkelte ejendom, vil dette blive afregnet i henhold til KAB s prisblad. 18/20

19 #JobInfo Kurt Criteria=HerlevS1# Rytter tilkendegav, at de største ændringer vil opleves hos driftslederen på ejendommen, som har samme åben adgang til varmekonsulenten som tidligere, men det har den konsekvens, at når/hvis driftslederen ønsker flere besøg på ejendommen, end de der er i de tilkøbte ydelser, vil afdelingen komme til at betale ekstra for dette. Afdelingerne har naturligvis mulighed for at udtræde af aftalerne, hvis de ønsker det. Driftschefen vil orientere driftslederne om det ændrede koncept. Erik Nielsen bemærkede, at efter hans opfattelse er varmekonsulentydelsen en ydelse, som afdelingerne er nødt til at have, og at man derfor fortsætter uændret. Den øvrige organisationsbestyrelse tilsluttede sig dette. Det nye koncept for varmekonsulentydelser blev således tiltrådt. 22. Beboerklagenævnssager Til organisationsbestyrelsens orientering vedlægges en oversigt som bilag 22 over verserende og afsluttede beboerklagenævnssager i for perioden Bilag 22: Oversigt over beboerklagenævnssager Erik Nielsen spurgte, om ikke de to nævnte sager i Kirkehøj Kædehuse er den samme sag med forskelligt udfald. Peter Rørbye oplyste, at så vidt han er oplyst, er de to sager rejst af den samme beboer Jan Borup, men at de delvist har berøring med hinanden. KAB blev anmodet om at undersøge sagen til næste organisationsbestyrelsesmøde med henblik på at redegøre for ovenstående. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning med ovenstående bemærkninger. 23. Eventuelt Organisationsbestyrelsesmøder i 2011: Tirsdag den 3. maj 2011, kl , lokalt Tirsdag den 30. august 2011, kl i KAB Tirsdag den 29. november 2011, kl , lokalt Erik Nielsen ønsker, at alle dagmøder i KAB i fremtiden afholdes i Billedsalen af hensyn til Grete Greves deltagelse i møderne. 19/20

20 Repræsentantskabsmøde #JobInfo Criteria=HerlevS1# i 2011: Onsdag den 30. november 2011 kl , lokalt (NB! ny dato) Afdelingsmøder i 2011/12: 2010: Herlev Ringgård torsdag den 3. november 2011, kl Kilometergården mandag den 7. november 2011, kl Kirkehøj Etagehuse tirsdag den 8. november 2011, kl Kagsgårdens Boliger mandag den 14. november 2011, kl Banevænget tirsdag den 22. november 2011, kl Kirkehøj Kædehuse onsdag den 23. november 2011, kl : Nørrevang torsdag den 5. januar 2012, kl Lærkegård Center tirsdag den 10. januar 2012, kl Kagsgårdens Ungdomsboliger tirsdag den 10. januar 2012, kl Tubberupvænge II onsdag den 11. januar 2012, kl Tubberupvænge I torsdag den 12. januar 2012, kl Cederbo mandag den 16. januar 2012, kl Erik Nielsen forespurgte til projekt Ung i arbejde i Herlev Ringgård. Peter Rørbye oplyste, at der arbejdes med sagen, men at detaljerne i et eventuelt samarbejde mellem afdeling og kommune endnu ikke er afklaret. Erik Nielsen oplyste, at der er flest klienter i A-teamet fra. På forespørgsel om årsagen hertil blev en foreløbig konklusion, at kendskabet til A-teamet muligvis er bredt forankret hos driftslederne i. Erik Nielsen vil drøfte dette med FR i Herlev. Der var en kort introduktion til huslejegrafen, som Bent Andrup har udarbejdet. Lærkegård Centers høje husleje påvirker de almene familieboliger negativt. Der var enighed om at rense diagrammet for denne påvirkning. Til referat skal nævnes, at Bent Andrup allerede har udsendt en korrigeret huslejegraf. Der var et takkekort fra vicekommunaldirektør Peder Madsen for opmærksomheden i forbindelse med kan fratræden i kommunen. Erik Nielsen oplyste, at der pågår et fælles samarbejde mellem Herlev Kommune og Rødovre Kommune om unge udenfor job og skole på Islevgård i Rødovre. FR i Herlev forsøger at lave en aftale om et samarbejde med Islevgård. Den 31. marts 2011 afholdes der et orienteringsmøde for driftsledere og afdelingsbestyrelser. Erik Nielsen har af mail den 10. februar 2011 fremsendt rettelse til det udsendte referat. Han skriver at der under punkt 23 eventuelt, punktet Islevgaard, er sket en misforståelse. 20/20

21 Kort #JobInfo fortalt er: Criteria=HerlevS1# Islevgaard et fælles samarbejde mellem Herlev og Rødovre, hvor midlerne er kommet fra Socialministeriet. Formålet er at komme i kontakt med psykisk sårbare, og medborgere der op-lever en psykisk krise. FR er, i samarbejde med Islevgaard og Socialforvaltningen i Herlev Kommune, tovholder for et orienteringsmøde den 31. marts 2011 i medborgerhuset, hvor ejendomsfunktionærer, afdelingsbestyrelser og driftsleder bliver inviteret. Peter Rørbye udtrykte en stor ros til medarbejderne for deres indsats i forbindelse med snerydningen under de vanskelige forhold i december 2010 og januar Kurt Rytter oplyste, at arbejdsopgaverne for de enkelte driftschefer i FOB er ændret og forøget så meget, at der er bevilget en opnormering med en driftschef i området. Dette påvirker også, som har tilkøb af driftschefydelser. Denne ordning så dagens lys tidligt i 1990 erne, hvor dels inspektørens arbejde var anderledes end i dagens stillingsindhold for driftschefer, dels at siden da er forøget med et par boligafdelinger, samt at der på nuværende tidspunkt pågår nybyggeri af yderligere to afdelinger. Grænsen for, hvad en enkelt driftschef kan løfte af opgaver, er derfor nået, og konsekvensen er, at en delmængde af s afdelinger skal have et dagligt samarbejde med en ny driftschef. Selve tilkøbsaftalen mellem og KAB ændres ikke i forhold til de leverede ydelser og aftaler om fordeling af udgiften til tilkøbsydelsen for driftschefen. Den fremtidige opnormering af området belaster således ikke den indgåede aftale. Når resultatet af en analyse af en ny fordeling foreligger, vil organisationsbestyrelsen blive orienteret. Organisationsbestyrelsen udtrykte forståelse for dette og tog orientering til efterretning. 21/20