Økonomiudvalget. Beslutningsreferat. af møde den 2. juni 2010 kl. 11:30 i Udvalgsværelset

Transkript

1 Økonomiudvalget Beslutningsreferat af møde den kl. 11:30 i Udvalgsværelset

2 Indholdsfortegnelse ÅBEN DAGSORDEN 138 GODKENDELSE AF DAGSORDEN ORIENTERING FRA FORMANDEN... 5 SAGER TIL EFTERRETNING 140 MÅNEDSRAPPORTERING FOR APRIL TRIVSELUNDERSØGELSEN INDBERETNING TIL INDENRIGS- OG SOCIALMINISTERIET VEDRØRENDE DET SPECIALISEREDE SOCIALOMRÅDE ÆLDREBOLIGER I LYNÆS - VALG AF PROJEKT SAGER TIL BEHANDLING 144 FORSLAG TIL TVÆRGÅENDE POLITISKE MÅL PROGRAM FOR MÅL- OG BUDGETKONFERENCE 24. JUNI STIFTELSE AF SELSKABER PÅ FORSYNINGSOMRÅDET BORGERSERVICE PÅ HUNDESTED RÅDHUS ETABLERING AF LOKALBIBLIOTEK PÅ DET TIDLIGERE HUNDESTED RÅDHUS BUDGETFORSLAG 2010/11 FOR HAB AFD. HØJE TØPHOLM AKTIVITETSHUSENE - UDMØNTNING AF BUDGETREDUKTION FOR RENOVERING AF SALPETERLADEN - ANLÆGSBEVILLING FRIGIVELSE AF RÅDIGHEDSBELØB OG GODKENDELSE AF ANLÆGSBEVILLING - HANDICAPVENLIG INDRETNING AF SKJOLDBORG ANLÆGSBEVILLING TIL GENNEMFØRELSE AF ENTREPRISEFASEN I FORBINDELSE MED ESCO-AFTALEN BELYSNING PÅ VEJE STATUS FOR ARBEJDET MED TEMABUDGETANALYSER TIL BUDGET VISITATIONSKRITERIER TIL ROSEN OG PULJEN TIL UDADREAGERENDE BORGERE SAMT KVALITETSSTANDARDER FOR ROSEN GODKENDELSE AF KVALITETSSTANDARD FOR PERSONLIGE TILLÆG KVALITETSSTANDARD FOR FRIBEFORDRING TIL LÆGE OG SPECIALLÆGE ÆNDRING AF FORMUEGRÆNSER VED BEBOERINDSKUDSLÅN REGULERING AF TOMGANGSKØRSEL FORSLAG TIL LOKALPLAN 08.2 FOR HAVLIT FORSLAG TIL KOMMUNEPLANTILLÆG 1 OG LOKALPLAN 08.1 SAMT MILJØVURDERING FOR BUTIKKER I NØRRE- GADE I HUNDESTED PLAN- OG AGENDA 21 STRATEGI SAMARBEJDSAFTALE MED FORSYNINGSSELSKABET ENDELIG VEDTAGELSE AF VANDFORSYNINGSPLAN FOR HALSNÆS KOMMUNE ÆNDRING AF GEBYR FOR BYGGESAGER I FORBINDELSE MED LANDBRUGSBYGGERI OG LEGEPLADSER TEMABUDGETANALYSEN PÅ DAGTILBUDSOMRÅDET LUKKET DAGSORDEN SAGER TIL BEHANDLING 168 UDBUDSSAG EJENDOMSHANDEL EJENDOMSHANDEL EJENDOMSHANDEL EJENDOMSSAG EJENDOMSSAG EJENDOMSSAG Side 2 af 87

3 Medlemmer: Helge Friis Annette Westh Helle Vibeke Lunderød Katrine Kent Steen Hasselriis Per S. Løth Walter Christophersen Mødedeltagelse ved Økonomiudvalgets møde den kl : Repræsentant fra Advokatselskabet Horten: Line Markert Repræsentant fra KPMG: Søren Peter Nielsen Forsyningschef: Jan Hvidtfeldt Andersen Side 3 af 87

4 Åben dagsorden 138. Godkendelse af dagsorden Beslutning: Økonomiudvalget 2010, den, punkt 138 Godkendt Side 4 af 87

5 139. Orientering fra formanden Beslutning: Økonomiudvalget 2010, den, punkt 139 Borgmesteren orienterede om: drøftelse med Skov- og Naturstyrelsen om evt. mageskifte vedr. Arresødalparken og drøftelse med repræsentanter fra Hundested Erhverv om et kommende møde med forskellige interessenter i Hundested om forskellige sociale forhold i bymidten. Orienteringen er taget til efterretning. Side 5 af 87

6 Sager til efterretning A /05755 Månedsrapportering for april 2010 Sagens kerne Den månedlige tværgående økonomirapportering offentliggøres hver måned, når den er behandlet af Økonomiudvalget. Indstilling Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget tager økonomirapportering til efterretning. Beslutning: Økonomiudvalget 2010, den, punkt 140 Direktionens indstilling er taget til efterretning. Bilag - LIS Økonomiudvalget april SAMLERAPPORT april Side 6 af 87

7 G /00626 Trivselsundersøgelse 2010 Sagens kerne Halsnæs Kommune har i april 2010 gennemført den fjerde trivselsundersøgelse på alle de kommunale virksomheder. Den overordnede rapport, Kommunerapporten, foreligger nu. Kommunerapporten indeholder resultater for hele kommunen og bygger på samme principper som ved de tre foregående Kommunerapporter fra november 2007, april 2008 og april I den fremsendte Kommunerapport fra april 2010 kan der også ses sammenligning af resultater fra de foregående trivselsmålinger. Indstilling Direktionen indstiller over for Økonomiudvalget, at orienteringen om Kommunerapport 2010 tages til efterretning. Beslutning: Økonomiudvalget 2010, den, punkt 141 Direktionens indstilling er taget til efterretning. Sagsfremstilling Trivselsundersøgelsen er gennemført i april 2010 med en samlet svarprocent på 64 mod en svarprocent i 2009 på 59. Nedenstående figur viser udviklingen i trivslen - år for år på undersøgelsens seks temaer (de skraverede søjler er målingen fra april 2010): Trivsel alt i alt I forhold til tidligere undersøgelse Gennemsnitsscore nov-07 apr apr. 09 apr Generel trivsel Arbejdsopgaver Indflydelse Ledelse Samarbejde Udviklingsmuligheder Som det fremgår, er trivslen alt i alt på samme niveau som ved målingen i 2009, idet der ikke er sket væsentlige forskydninger på de seks temaer. Side 7 af 87

8 For så vidt angår resultaterne fordelt på baggrundsvariable viser undersøgelsen bl.a., at: Kvinder generelt trives bedre end mænd, især når det gælder temaerne Ledelse, Samarbejde og Udviklingsmuligheder Aldersgruppen år trives dårligst, mens aldersgrupperne år og 50 år+ trives bedst Ansatte med anciennitet på 1 år trives bedst, og der en tendens til, at ansatte med 6 års anciennitet og mere trives bedre, jo længere anciennitet Fuldtidsansatte og deltidsansatte trives stort set lige godt, bortset fra temaet Udviklingsmuligheder, hvor de fuldtidsansatte scorer lidt højere Opdeles resultaterne på de enkelte områder kan følgende overordnet registreres for dette års undersøgelse: Kultur og Fritid samt Forebyggelse og Sundhed ligger over kommunegennemsnittet for trivslen, mens Job og Arbejdsmarked, Rådhuset og Velfærdsservice ligger under kommunegennemsnit. Familie og Børn, Miljø og Teknik samt Skole og Undervisning ligger tæt på kommunegennemsnittet. For ledere tegner der sig et mere nuanceret billede, idet der for denne gruppe scores relativt højt på temaerne Samarbejde og Udvikling, og tilsvarende lavt på temaerne Indflydelse og Ledelse. Chefer/direktion scorer over kommunegennemsnit på samtlige temaer. Der bliver udarbejdet rapporter på område- og virksomhedsniveau. Rapporterne offentliggøres på kommunens hjemmeside. Alle MED-udvalg drøfter deres rapport, og der aftales lokalt handleplaner med henblik på igangsættelse af aktiviteter, der kan forbedre trivslen på arbejdspladsen. Lov- og plangrundlag I personalepolitikken under temaet Trivsel og sundhed er det anført: Vi arbejder på at forebygge stress og på at forbedre det fysiske og psykiske arbejdsmiljø, ligesom vi evaluerer trivslen på baggrund af periodiske trivselsundersøgelser. Derudover er det aftalemæssigt fastsat, at kommunen, mindst hvert tredje år, skal foretage målinger af medarbejdernes tilfredshed og trivsel. Endvidere skal der være aftalt retningslinier for indhold af og opfølgning på målinger. Disse retningslinier er godkendt i Hoved-MED den 16. februar Konsekvenser for miljø og sundhed Formålet med trivselsundersøgelserne og de efterfølgende handleplaner er, at der sættes en dialog i gang med henblik på løbende at forbedre det psykiske arbejdsmiljø på arbejdspladserne i kommunen. Høring, dialog og formidling Der har løbende i processen været formidlet om trivselsundersøgelsen til MED-udvalg, i Nyhedsbrev for Lederforum, i Fælleskanalen og på Personalenettet. Alle MED-udvalg har, forinden gennemførelsen af undersøgelsen, fået tilsendt et særligt inspirationsmateriale, der har fokus på den praktiske gennemførelse og især den efterfølgende opfølgning på resultaterne. Side 8 af 87

9 Kommunerapport 2010 bliver forelagt Hoved-MED den 7. juni Konsekvenser for kulturarven Intet at bemærke. Økonomi og afledt drift Intet at bemærke. Personaleforhold Intet at bemærke. Forslag til handlemuligheder Handlemulighed 1 Direktionen indstiller over for Økonomiudvalget, at orienteringen om Kommunerapport 2010 tages til efterretning. Bilag Kommunerapport april 2010 (16 sider) Side 9 af 87

10 Ø /04167 Indberetning til Indenrigs- og Socialministeriet vedrørende det specialiserede socialområde Sagens kerne I henhold til aftalen mellem regeringen og Kommunernes Landsforening om kommunernes økonomi for 2010 skal kommunerne hvert kvartal udarbejde en oversigt over forbruget på det specialiserede socialområde, som fremsendes til Indenrigsministeriet og Socialministeriet og drøftes snarest muligt på møde i kommunalbestyrelsen. Hermed foreligger oversigt for 1. kvartal 2010 vedrørende det specialiserede socialområde. Sagen er genoptaget fra Økonomiudvalgets møde den 5. maj Det sker fordi det blev konstateret, at de i oversigten oplyste korrigerede budgetter ikke var korrekte. I sagens bilag er der nærmere redegjort for hvordan forskellen er opstået. Der er også sket en korrektion af forventningen til regnskab 2010, således at forventningen svarer overens med forventningen i kommentarnotatet til Udvalget for Voksne og Sundhed s økonomiopfølgning for marts måned. Indstilling Direktionen indstiller, at Udvalget for Voksne og Sundhed og Udvalget for Familie og Børn anbefaler overfor Økonomiudvalget og Byrådet, at oversigten tages til efterretning. Beslutning: Udvalget for Voksne og Sundhed 2010, den 25. maj 2010, punkt 75. Direktionens indstilling anbefales, idet der til Økonomiudvalgets og Byrådets behandling udarbejdes et bilag, hvoraf det oprindelige budget, det korrigerede budget samt forventet regnskab fremgår. Underbilag Bemærkninger til funktioner, der indgår i oversigten vedrørende det specialiserede socialområde af 25. maj 2010, udsendes til Udvalget for Voksne og Sundhed. Beslutning: Udvalget for Familie og Børn 2010, den 26. maj 2010, punkt 69. Direktionens indstilling anbefales. Beslutning: Økonomiudvalget 2010, den, punkt 142 Direktionens indstilling er taget til efterretning. Sagsfremstilling I den kommunale økonomiaftale 2010 er det aftalt, at der iværksættes en række tiltag, som kan medvirke til en opbremsning i de senere års markante udgiftsstigninger på det specialiserede socialområde, blandt andet ved at have særlig fokus på den løbende udgiftsudvikling på området. Det sker ved, at Byrådet hvert kvartal modtager en oversigt over den økonomiske udvikling på det specialiserede socialområde. Den samlede oversigt er delt op i tre dele: 1. Børn og unge med særlige behov 2. Udsatte voksne og handicappede 3. Udgifter der både vedrører ældre og handicappede Side 10 af 87

11 Del 3 omhandler udgifter der kan vedrøre såvel ældre som udsatte voksne og handicappede. Derfor skal kommunen også indberette oplysninger vedrørende ældreområdet, selvom del 3 ikke er en del af det specialiserede socialområde. Det skyldes at de løbende drøftelser mellem KL og regeringen tager udgangspunkt i total udgifterne på socialområdet, som både omfatter det specialiserede socialområde og ældeområdet. Det er således ikke et krav, at oversigtens del 3 skal forelægges for Byrådet. Den forelagte oversigt indeholder derfor ikke ældreområdet, da det vurderes at den månedlige økonomirapportering der sker til udvalg og byråd giver en mere detaljeret rapportering på virksomhedsniveau, frem for den rapportering der sker på overordnede områdeniveau i oversigten. De kvartalvise oversigter skal samtidig være et afsæt for en løbende drøftelse mellem regeringen og Kommunernes Landsforening om udviklingen på det specialiserede socialområde med henblik på eventuelt at iværksætte yderligere initiativer. Derfor skal den kvartalsvise oversigt efterfølgende indberettes til Indenrigsministeriet og Socialministeriet. Lov- og plangrundlag Aftale mellem regeringen og KL om kommunernes økonomi for Konsekvenser for miljø og sundhed Intet at bemærke. Høring, dialog og formidling Intet at bemærke. Økonomi og afledt drift Intet at bemærke, idet der henvises til oversigten, jf. bilag. Personaleforhold Intet at bemærke. Forslag til handlemuligheder Handlemulighed 1 Direktionen indstiller, at Udvalget for Voksne og Sundhed og Udvalget for Familie og Børn tager oversigten til efterretning, og at sagen sendes til efterretning overfor Økonomiudvalget og Byrådet. Bilag Oversigt vedrørende det specialiserede socialområde under Voksne og Sundhed, 1. kvartal 2010 (9 sider). Oversigt vedrørende det specialiserede socialområde under Familie og Børn, 1. kvartal 2010 (2 Sider) Bemærkninger til funktioner der indgår i oversigten vedrørende det specialiserede socialområde (3 sider) Supplerende oplysninger til Økonomiudvalg og Byråd (3 sider) Side 11 af 87

12 P /04298 Ældreboliger i Lynæs - valg af projekt Sagens kerne Boligkontoret Danmark blev den 9. marts 2010 udpeget af Byrådet til byg- og driftsherreopgaven med at realisere opførelsen af ældreboligerne på Søndergade i Lynæs. Boligkontoret Danmark har i samarbejde med kommunen gennemført et miniudbud /projektkonkurrence med 4 deltagende projektteams. Bedømmelsesudvalget udpegede den 15. april 2010 DOMUS arkitekter a/s, som vinder af projektkonkurrencen. Projektet omfatter 22 ældreboliger, der opføres som et vifteformet tæt-lav byggeri i 2 etager med elevator og med let tilgængelighed til bofællesskabet. Indstilling Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget anbefaler Byrådet at tage bedømmelsesudvalgets udpegning af Domus arkitekter a/s som vinderprojekt til efterretning, med henblik på opførelse af 22 ældreboliger i Lynæs. Beslutning: Økonomiudvalget 2010, den, punkt 143 Direktionens indstilling anbefales. Steen Hasselriis (V) kan ikke tage indstillingen til efterretning. Per Løth (C) kan ikke tage indstillingen til efterretning, idet han mangler oplysninger om boligerne. Sagsfremstilling På mødet den 9. marts 2010 besluttede Byrådet, at boligselskabet og kommunen sammen gennemførte en projektkonkurrence for at vælge et projekt til ældreboliger på Søndergade 57 A og 57 B i Lynæs. Til at gennemføre valget af projektforslag, blev der nedsat et bedømmelsesudvalg, som bestod af 10 medlemmer, heraf 4 medlemmer fra Byrådet, 4 medlemmer fra boligselskabet Boligkontoret Danmark, og 2 repræsentanter fra henholdsvis Ældrerådet og Handicaprådet. Projektkonkurrencen/miniudbuddet blev gennemført efter en rammeaftale som Boligkontoret Danmark havde indgået med en række projektteams på baggrund af en prækvalifikationsrunde i Et miniudbud er en overkommelig model, både i tid og penge, til at få udarbejdet et skitseprojekt til et ønsket projekt, der efterfølgende viderebearbejdes af bygherren til et egentligt byggeprojekt. I Byggeudvalget, der er nedsat af Boligkontoret Danmark, deltager bl.a. to beboervalgte fra ældreboligerne på Sivsangervej i Hundested, som er gengangere fra bedømmelsesudvalget. Bebyggelsens tema er mødet mellem by og landskab, hvor bebyggelsens placering og udformning danner en markant overgang fra Søndergades punktbebyggelse til det smukke landskabsstrøg Fyrrenæsgrunden, som grænser op til grunden og forbinder gaden med stranden og vandet, til glæde for både bebyggelsens beboere og byens øvrige borgere. Bebyggelsen opføres af teglsten i gulbrændte nuancer, som afstemmes med farverne i det omgivende landskab. Side 12 af 87

13 Bebyggelsen er udformet som en spændende nyfortolkning af boliger til seniorer, der både tilgodeser behovet for privathed og en let tilgængelighed til fællesskabet, som er livgivende og nødvendigt for alle aldersgrupper. Bebyggelsens rummer 19 boliger for enlige på ca. 65 m 2 og 3 boliger for par på ca. 85 m 2. Fællesarealerne udgør en del af boligarealet. Der etableres 21 parkeringspladser heraf 2 handicappladser og en afsætningsplads. Bebyggelsens karakterfulde runde form - vifteformen danner et let overskueligt indre gårdrum og ankomstplads, som sammen med den indre loggias karnapper og niecher ud for boligerne skaber nogle sociale mødesteder i bofællesskabet. I cirklens inderside samles ankomstrummet i et loggiamotiv til et fællesrum, hvor der ud for hver bolig er en karnap og en opholdsnieche, der fungerer som en forlængelse af boligens privatsfære, og som samtidig er en del af bebyggelsens fællesrum og fællesskab. Boligernes primære rum stuen og køkkenet er gennemlyste, og ved køkkenet er isat et vindue ud til karnappen, som kan lukkes af med en skodde for at vægte privatheden, og som kan åbnes, når beboeren er orienteret mod bofællesskabet. Loggiaens karnapper og niecher indrettes med faste siddepladser, som danner rammen om beboernes spontane møde, og måske til et møde om en kop kaffe og en hyggelig snak. Boligerne i stueetagen har udgang til en lille privat terrasse, der er afskærmet mod fællesarealet af en klippet bøgehæk. Boligerne på 1. sal har udgang til en lille altan. Dele af vinderprojektet er efterfølgende blevet viderebearbejdet, som opfølgning på bedømmelsesudvalgets bemærkninger, og på baggrund af byggeudvalgets ønsker. Som nogle af de vigtigste ændringer kan nævnes, at de tidligere 3 fællesområder nu er samlet til et fælleslokale med eget køkken midt i bebyggelsen på 1. sal, tæt ved elevatoren og ejendomsfunktionærens lokaler, som i et vist omfang påtænkes dobbeltudnyttet i forbindelse med brugen af beboernes fælleslokale. I kælderetagen indrettes teknikrum og lagerrum, samt pulterrum til beboerne hvor det er muligt at parkere og oplade en minicrosser. Affalds- og genbrugsstationen placeres ved parkeringspladsen, der indrettes med en afsætningsplads lige ud til en skrå gangstiforbindelse der har en kort afstand til bebyggelsens indgang på sydsiden. Ved denne placering af affaldsstationen opnås der en dobbeltudnyttelse af manøvrearealet på parkeringspladsen, som betyder, at der samlet set bliver færre befæstede arealer, og som positivt bidrager til bebyggelsens grønne udtryk og en højere biofaktor. Det justerede vinderprojekt indarbejdes i en projektlokalplan, som danner rammerne og fastlægger retningslinierne for realisering af byggeriet med henblik på at sikre bebyggelsens kvaliteter. Boligkontoret Danmark forventer, at opførelsen af byggeriet starter til næste forår. Lov- og plangrundlag Lov nr. 338 af 18. maj 2005 om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren med de ændringer, der følger af lov nr. 572 af 6. juni I lovens kapitel 5 er beskrevet rammeaftaler, som er gældende i en periode på 4 år. Boligkontoret Danmark har indgået rammeaftale om miniudbud også benævnt projektkonkurrence med i alt 5 projektteams. De 5 teams blev udvalgt med baggrund i en prækvalifikationsrunde i 2007 med i alt 16 deltagende projektteams. Side 13 af 87

14 Konsekvenser for miljø og sundhed Et velfungerende bofællesskab kan medvirke til en større livskvalitet for ældre borgere i den tredje alder med flere fælles aktiviteter og socialt samvær, som kan styrke sundheden. Bebyggelsen opføres i energiklasse 1, som sammen med sol- og jordvarmeanlæg giver et positivt bidrag til kommunens arbejde som klima- og kurveknækkerkommune. Høring, dialog og formidling Efter Byrådsmødet den 8. juni udsendes en pressemeddelelse, der i tekst og illustrationer beskriver vinderprojektet. Projektlokalplanen sendes i offentlig høring i perioden fra den 31. august til den 27. september september, hvor der vil være mulighed for at fremkomme med bemærkninger til lokalplanforslaget. Økonomi og afledt drift Der er i budget 2010 under finansforskydninger afsat et beløb på 2 mio. kr. til finansiering af kommunens lovpligtige kapitalindskud ved opførelse af ældreboliger efter ældreboligloven. Ved salg af grunden til projektet forudsættes, at kommunens nettoudgift holdes inden for det afsatte beløb. Staten har frem til udløbet af 2010 midlertidigt nedsat kommunernes indskud til grundkapital fra 14 % til 7 %. Personaleforhold Ingen. Forslag til handlemuligheder Handlemulighed 1 Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget anbefaler Byrådet at tage bedømmelsesudvalgets udpegning af Domus arkitekter a/s som vinderprojekt til efterretning, med henblik på opførelse af 22 ældreboliger i Lynæs. Bilag Bilag 1 og 2 - illustrationer fra vinderprojektet, i alt 2 sider. Side 14 af 87

15 Sager til behandling P /04961 Forslag til tværgående politiske mål Sagens kerne Økonomiudvalget havde på mødet den 5. maj 2010 en indledende drøftelse af de på mødet i marts udvalgte temaer for tværgående politiske mål med henblik på, at der på udvalgsmødet i juni kunne formuleres forslag til tværgående politiske mål. Sagen blev drøftet og udvalget besluttede, at det videre arbejde skulle tage udgangspunkt i direktionens notat af 27. april 2010 med oplæg til politiske målformuleringer, og at der skulle arbejdes videre med formuleringen af målene med henblik på drøftelserne med Lederforum og Hoved-MED den 2. juni Indstilling Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget godkender nedennævnte forslag til tværgående politiske mål Mødedeltagelse i Økonomiudvalgets møde den Michael Ballegaard, økonomichef Beslutning: Økonomiudvalget 2010, den, punkt 144 Direktionens indstilling godkendes, idet 3. punkt under budgetoverholdelse (målet om udgiftsvæksten inden for det specialiserede socialområde), udgår af de tværgående mål og overføres til Rådhusets virksomhedsaftale. Sagsfremstilling Økonomiudvalget havde på mødet den 3. marts 2010 en drøftelse af, hvilke tværgående temaer til politiske mål, der kunne indgå i virksomhedsaftalerne for Udvalget besluttede på den baggrund, at der skulle arbejdes videre med følgende tværgående temaer til politiske mål: Effektivisering Budgetoverholdelse Sygefravær Økonomiudvalget vedtog desuden, at der skulle udarbejdes politiske mål og resultatkrav med en varighed på mindst 2 år. På mødet den 5. maj 2010 havde Økonomiudvalget en indledende drøftelse af forslag til mål for ovennævnte temaer på grundlag af et notat fra den 27. april 2010, som var vedlagt som bilag til punktet. Side 15 af 87

16 På grundlag af drøftelserne på mødet den 5. maj 2010 fremsættes hermed følgende forslag til tværgående politiske mål: Effektivisering: o Der etableres hvert år i forbindelse med budgetlægningen en råderumspulje via effektiviseringer på minimum 2% af servicedriftsudgifterne, som giver mulighed for at foretage politiske omprioriteringer. Budgetoverholdelse: o o De langsigtede økonomiske mål i Budget , herunder en positiv ultimolikviditet og overskud på den skattefinansierede drift, realiseres. Virksomheder, som ikke opnår tillægsaftaler med tilladelse til at overføre underskud mellem budgetår, overholder deres budgetter. o Sygefravær: o De senere års udgiftsvækst på områder uden for virksomhedsaftalerne, herunder det specialiserede socialområde, bremses. Halsnæs Kommunes sygefravær er ved udgangen af 2014 på niveau med landsgennemsnittet, dog max. 4,9%, svarende til en reduktion på 20% i forhold til ultimo De tværgående politiske mål danner afsæt for formulering af tværgående resultatkrav i virksomhedsaftalerne for Lov- og plangrundlag Proces for målformulering i forbindelse med budget Godkendt i Byrådet den 2. februar Konsekvenser for miljø og sundhed Ingen bemærkninger. Høring, dialog og formidling Målformuleringerne kan eventuelt justeres på grundlag af drøftelserne på dialogmødet med Lederforum og Hoved-MED den. Økonomi og afledt drift Målformulering indgår som element i budgetarbejdet vedrørende budget Personaleforhold Ingen bemærkninger. Forslag til handlemuligheder Handlemulighed 1 Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget godkender nedennævnte forslag til tværgående politiske mål. Bilag Ingen. Side 16 af 87

17 S /05746 Program for mål- og budgetkonference 24. juni 2010 Sagens kerne Ifølge tidsplanen for Budget afholder Byrådet mål- og budgetkonference den 24. juni På den baggrund fremlægges hermed et udkast til program for konferencen. Indstilling Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget godkender konferenceprogrammet. Mødedeltagelse i Økonomiudvalgets møde den Michael Ballegaard, økonomichef Beslutning: Økonomiudvalget 2010, den, punkt 145 Direktionens indstilling er godkendt. Sagsfremstilling Ifølge tidsplanen for Budget afholder Byrådet mål- og budgetkonference den 24. juni På den baggrund fremlægges et udkast til program for konferencen. Lov- og plangrundlag Tidsplan og rammer for budgetlægningen for Budget Vedtaget af Byrådet den 12. januar Konsekvenser for miljø og sundhed Ingen bemærkninger. Høring, dialog og formidling Programoplægget har været drøftet på møde i Udvidet Direktionsforum. Økonomi og afledt drift Ingen bemærkninger. Personaleforhold Ingen bemærkninger. Forslag til handlemuligheder Handlemulighed 1 Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget godkender konferenceprogrammet. Bilag Program for Byrådets mål- og budgetkonference den 24. juni 2010 (1 side). Side 17 af 87

18 G /03858 Stiftelse af selskaber på forsyningsområdet Sagens kerne Byrådet har tidligere på møder den 22. januar 2008, 22. april 2008, 14. april 2009 samt den 18. august 2009 truffet forberedende beslutninger i forbindelse med selskabsgørelsen af de kommunale forsyningsvirksomheder. Det materiale, der skal danne baggrund for den formelle selskabsgørelse er nu udarbejdet, så Byrådet kan træffe endelig beslutning i sagen. Indstilling Direktionen indstiller, at Særligt udvalg til forberedelse af Halsnæs Kommunale Forsyning A/S over for Økonomiudvalget og Byrådet anbefaler at: 1. Der i forbindelse med udskillelsen af Halsnæs Kommunes vand-, spildevandsog varmeforsyning samt affaldsområdet (inklusiv driften af lossepladsen) oprettes en forsyningskoncern med et holdingselskab (moderselskabet) og fire underliggende forsyningsselskaber (datterselskaberne). 2. Alle medarbejdere tilknyttet forsyningsområdet ansættes i holdingselskabet, som varetager drift og administration af forsyningsselskaberne. 3. Det nuværende midlertidigt oprettede anpartsselskab omdannes til at være det fremtidige holdingselskab i selskabsstrukturen. 4. De berørte medarbejdere i Halsnæs Kommune overdrages til holdingselskabet i overensstemmelse med lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelser, og at der ikke meddeles frasigelse af de nugældende overenskomster. 5. Alle selskaberne stiftes på det grundlag der er beskrevet i de vedlagte vedtægter og åbningsbalancer for de enkelte selskaber. 6. Det fremlagte forslag til ejerstrategi for selskaberne vedtages, som udtryk for kommunens (ejerens) overordnede retningslinjer for den fremtidige drift af forsyningsområdet. 7. Det fremlagte forslag til samarbejdsaftale mellem Halsnæs Kommune og holdingselskabet godkendes. 8. Borgmester og kommunaldirektør bemyndiges til at forestå selskabsgørelsen og etableringen af forsyningskoncernen på Byrådets vegne, herunder anmeldelse af selskaberne til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Mødedeltagelse i Særligt Udvalg til forberedelse af Halsnæs Kommunale Forsyning A/S den 1 kl Repræsentanter for advokatfirmaet Horten og revisionsfirmaet KPMG deltager på møderne. Beslutning: Særligt udvalg til forberedelse af Halsnæs Kommunale Forsyning A/S, den 12. maj 2010, punkt 23 Direktionens indstilling anbefales, idet bilag 8, 9, 10, 11 og 12 erstattes af nye versioner som blev uddelt på mødet. De nyeste versioner indgår i den videre behandling af sagen. Det blev aftalt, at dokumentation om forsikringsforhold for selskaberne fremsendes til udvalget og indgår i den videre behandling af sagen. Side 18 af 87

19 Fraværende med afbud: Bende Arrild Juhl Mødedeltagelse ved Økonomiudvalgets møde den kl : Repræsentant fra Advokatselskabet Horten: Line Markert Repræsentant fra KPMG: Søren Peter Nielsen Forsyningschef: Jan Hvidtfeldt Andersen Beslutning: Økonomiudvalget 2010, den, punkt 146 Det særlige udvalg til forberedelse af Halsnæs Kommunale Forsyning A/S s indstilling anbefales. Sagsfremstilling Som konsekvens af ny lovgivning på vand- og spildevandsområdet har Byrådet tidligere besluttet at udarbejde det nødvendige grundlag for en udskillelse og selskabsgørelse af den kommunale vandforsyning, spildevandsforsyning, fjernvarmeforsyning og drift af affaldsområdet inklusiv losseplads. I forhold til de tidligere beslutninger om udskillelsen (byrådsmøderne den 22. januar 2008, 22. april 2008, 14. april 2009 samt den 18. august 2009) afviger det fremlagte beslutningsgrundlag på et enkelt område, idet det tidligere er besluttet, at der skal oprettes et serviceselskab, hvori medarbejderne ansættes. I stedet for at oprette et sådan serviceselskab til medarbejderne, foreslås det i det fremlagte materiale at medarbejderne i stedet ansættes i holdingselskabet, og at der således ikke oprettes et serviceselskab. Lovgivningen på området er ikke til hinder for en sådan konstruktion, og det er derfor vurderet hensigtsmæssigt ikke at oprette serviceselskabet. Herved undgår vi at skulle administrere selskabet i dagligdagen samt de udgifter, der er forbundet hermed. Udskillelsen og stiftelsen af selskaberne skal være gennemført inden udgangen af juni måned Der er i forbindelse med udskillelsen og selskabsstiftelserne en række formelle procedurer, der skal overholdes, og en lang række dokumenter, der skal underskrives. For at lette denne proces er det hensigtsmæssigt at bemyndige Borgmester og Kommunaldirektør til at varetage disse opgaver på vegne af Byrådet, som det også fremgår af Direktionens indstilling. De procedurer, der skal gennemføres i forbindelse med udskillelsen og selskabsstiftelserne, fremgår af det processkema, der er vedlagt sagen som Bilag 1. En stor del af dokumenterne, som skal udarbejdes i forbindelse med selskabsgørelsen og udskillelsen er tekniske dokumenter, herunder overdragelsesaftaler mellem kommunen og selskaberne samt vedtægter mv., der ifølge selskabslovgivningen skal foreligge i forbindelse med stiftelsen. Eksempel på stiftelsesdokument vedlægges til Byrådets orientering som Bilag 2. Vedtægter, åbningsbalancer med vurderingsberetninger samt overdragelsesaftalerne for de kommende selskaber fremgår af Bilag I forbindelse med selskabsgørelsen har Halsnæs Kommune, som ejer af selskaberne, mulighed for at tilkendegive, hvilken strategi kommunen overordnet ønsker, de nye selskaber skal følge. En sådan ejerstrategi vil danne rammen for selskabsbestyrelsernes efterfølgende strategiovervejelser og målsætninger. Et forslag til ejerstrategi er vedlagt sagen som Bilag 19. En række opgaver løses i dag i tæt samarbejde mellem forsyningsvirksomhederne og andre kommunale enheder. Når forsyningsvirksomhederne udskilles, skal der samtidig tages stilling til, hvorledes en række af disse driftsopgaver fremover skal løses. Side 19 af 87

20 I forhold til de enkelte opgaver vil samarbejdet mellem selskaberne og kommunen fremover primært blive reguleret af vandsektorloven og kommunalfuldmagtens bestemmelser. Foruden de lovgivningsmæssige rammer vil det være strategiske overvejelser i de kommende selskaber og i kommunen, der vil være bestemmende for de fremtidige samarbejder. Alle opgaveområderne er blevet gennemgået, og der er udarbejdet et forslag til en samarbejdsaftale, der både beskriver samarbejdet for resten af året 2010 og også, hvilke samarbejder der tænkes videreført efter Udkast til samarbejdsaftale er vedlagt som Bilag 20. Når Byrådet har truffet beslutning i den foreliggende sag, kan selskabernes bestyrelser træde sammen og gennemføre konstituerende bestyrelsesmøder i de enkelte driftsselskaber. Et eksempel på en drifts- og administrationsaftale og bestyrelsens forretningsorden er til orientering for Byrådet vedlagt denne sag som Bilag For at kunne give den bedst mulige faglige sparring i forhold til behandling af sagen, deltager repræsentanter fra advokatfirmaet Horten og revisionsfirmaet KPMG som konsulenter ved behandlingen af sagen. Begge firmaer har medvirket som konsulenter ved udarbejdelsen af de nødvendige dokumenter i sagen. Det skal afslutningsvis bemærkes, at visse af de bekendtgørelser, der skal regulerer vand- og spildevandsområdet endnu ikke er offentliggjort. Det endelige indhold af reglerne på området er i et vist omfang således fortsat ukendt og kan betyde, at der senere skal foretages justeringer i forhold til det grundlag, selskaberne er dannet på. Som eksempel kan nævnes, at et kommende krav om forbrugerindflydelse i vand- og spildevandsselskabernes bestyrelser kan betyde, at den nuværende sammensætning af bestyrelserne skal tages op til revision. Lov- og plangrundlag Selskabsgørelsen af forsyningsvirksomhederne sker på baggrund af vandsektorloven, selskabsloven (den tidligere aktieselskabslov og anpartsselskabslov) og årsregnskabsloven. Konsekvenser for miljø og sundhed Ingen. Høring, dialog og formidling Der har været gennemført høring af materialet i de relevante medarbejdergrupper. Samarbejdsaftalen har været sendt i høring i de lokale MED-udvalg i virksomhederne Rengøring og Natur og Vej, samt Hoved-MED og Rådhus-MED. Samtlige selskabsdokumenter har været sendt til høring i de lokale MED-udvalg i forsyningsvirksomhederne. Alle eventuelle høringssvar vil indgå i behandlingen af sagen. Økonomi og afledt drift Det er tidligere besluttet, at omkostningerne i forbindelse med selskabsudskilningen betales af de enkelte selskaber. Personaleforhold I forbindelse med stiftelsen af selskaberne, vil medarbejderne i forsyningsvirksomhederne blive virksomhedsoverdraget til det nye holdingselskab. Side 20 af 87

21 Forslag til handlemuligheder Handlemulighed 1: Direktionen indstiller, at Særligt udvalg til forberedelse af Halsnæs Kommunale Forsyning A/S over for Økonomiudvalget og Byrådet anbefaler at: 1. Der i forbindelse med udskillelsen af Halsnæs Kommunes vand-, spildevands- og varmeforsyning samt affaldsområdet (inklusiv driften af lossepladsen) oprettes en forsyningskoncern med et holdingselskab (moderselskabet) og fire underliggende forsyningsselskaber (datterselskaberne). 2. Alle medarbejdere tilknyttet forsyningsområdet ansættes i holdingselskabet, som varetager drift og administration af forsyningsselskaberne. 3. Det nuværende midlertidigt oprettede anpartsselskab omdannes til at være det fremtidige holdingselskab i selskabsstrukturen. 4. De berørte medarbejdere i Halsnæs Kommune overdrages til holdingselskabet i overensstemmelse med lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelser, og at der ikke meddeles frasigelse af de nugældende overenskomster. 5. Alle selskaberne stiftes på det grundlag der er beskrevet i de vedlagte vedtægter og åbningsbalancer for de enkelte selskaber. 6. Det fremlagte forslag til ejerstrategi for selskaberne vedtages, som udtryk for kommunens (ejerens) overordnede retningslinjer for den fremtidige drift af forsyningsområdet. 7. Det fremlagte forslag til samarbejdsaftale mellem Halsnæs Kommune og holdingselskabet godkendes. 8. Borgmester og kommunaldirektør bemyndiges til at forestå selskabsgørelsen og etableringen af forsyningskoncernen på Byrådets vegne, herunder anmeldelse af selskaberne til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Bilag Bilag 1: Procesnotat Bilag 2: Stiftelsesdokument Halsnæs Kommunale Vandforsyning A/S (eksempel) Bilag 3: Overdragelsesaftale Halsnæs Kommunale Vandforsyning A/S Bilag 4: Overdragelsesaftale Halsnæs Kommunale Spildevandsforsyning A/S Bilag 5: Overdragelsesaftale Halsnæs Kommunale Varmeforsyning A/S Bilag 6: Overdragelsesaftale Halsnæs Kommunale Renovation og Genbrug A/S Bilag 7: Overdragelsesaftale Halsnæs Forsyning ApS Bilag 8: Åbningsbalance med vurderingsberetning Halsnæs Kommunale Vandforsyning A/S Bilag 9: Åbningsbalance med vurderingsberetning Halsnæs Kommunale Spildevandsforsy ning A/S Bilag 10: Åbningsbalance med vurderingsberetning Halsnæs Kommunale Varmeforsyning A/S Bilag 11: Åbningsbalance med vurderingsberetning Halsnæs Kommunale Renovation og Genbrug A/S Bilag 12: Åbningsbalance med vurderingsberetning Halsnæs Forsyning ApS Side 21 af 87

22 Bilag 13: Vedtægter Halsnæs Kommunale Vandforsyning A/S Bilag 14: Vedtægter Halsnæs Kommunale Spildevandsforsyning A/S Bilag 15: Vedtægter Halsnæs Kommunale Varmeforsyning A/S Bilag 16: Vedtægter Halsnæs Kommunale Renovation og Genbrug A/S Bilag 17: Reviderede vedtægter Halsnæs Forsyning ApS Bilag 18: Vedtægter Halsnæs Kommunale Forsyning A/S Bilag 19: Forslag til ejerstrategi Bilag 20: Udkast til samarbejdsaftale Bilag 21: Drifts- og administrationsaftale mellem Halsnæs Forsyning ApS og Halsnæs Kom munale Vandforsyning A/S (eksempel) Bilag 22: Bestyrelsens forretningsorden for Halsnæs Kommunale Vandforsyning A/S (eksempel) Bilag 23 Notat med høringssvar fra MED-udvalg Bilag 24: Notat om forsikringsforhold Side 22 af 87

23 A /02280 Borgerservice på Hundested Rådhus Sagens kerne Byrådet har besluttet, at Gl. Hundested Rådhus skal ombygges i forbindelse med at Hundested Bibliotek pr. 1. januar 2011 flytter over på Gl. Hundested Rådhus. Udvalget skal tage stilling til, hvad der fremover skal ske med Borgerservice i Hundested, som i øjeblikket er placeret på Gl. Hundested Rådhus. Denne sag beskriver fire scenarier for den fremtidige organisering af Borgerservicebetjeningen i det ombyggede Hundested Rådhus. Scenarierne omfatter to ubemandede og to bemandede løsninger, herunder løsninger med virtuel kontakt til Borgerservice i Frederiksværk. På Økonomiudvalgets møde den 5. maj 2010 blev Direktionen anmodet om at supplere notatet vedrørende indretningen af Borgerservice på Hundested Rådhus med de drifts- og anlægsøkonomiske konsekvenser af de forskellige handlemuligheder. Redegørelsen er vedlagt som et nyt bilag 2 til sagen. Indstilling Direktionen indstiller, at Borgerservice på det tidligere Hundested Rådhus fremover indrettes ubemandet med mulighed for, at borgerne telefonisk kan booke en aftale til et møde med en sagsbehandler i et lokale på det tidligere Hundested Rådhus (scenarie 1) at ændringen træder i kraft i forbindelse med påbegyndelse af byggeriet af lokalbiblioteket i det tidligere rådhus, idet møder med borgere holdes på det nuværende lokalbibliotek i byggeperioden Beslutning: Økonomiudvalget 2010, den, punkt 147 Per Løth (C) stillede forslag om, at der ikke indrettes borgerservice i forbindelse med indretning af et bibliotek i det tidligere Hundested Rådhus. For stemte: Per Løth (C) Imod stemte: Helge Friis (A), Anette Westh (A), Helle Lunderød (A), Katrine Kent (F), Walter Christophersen (O), og Steen Hasselriis (V). Økonomiudvalget anbefaler Scenarie 4 til Byrådet. Sagsfremstilling Baggrund I forbindelse med salget af Hundested Biblioteks nuværende bygninger i Nørregade 5 har Byrådet besluttet at Hundested Bibliotek pr. 1. januar 2011 skal flytte ind på Gl. Hundested Rådhus, Nørregade 35. I den forbindelse har Byrådet afsat en anlægsbevilling til ombygning af Gl. Hundested Rådhus, så bygningen kan rumme både Lokalbibliotek, Teknisk Skole og eventuel Borgerservice, afhængig af hvilken model, udvalget beslutter. Side 23 af 87

24 Borgerservice i Hundested betjenes i øjeblikket af tre medarbejdere ved to skranker og har åbent to dage om ugen, henholdsvis mandage fra 8-15 og torsdage fra Derudover benyttes et bagkontor (tidligere to kontorer) med printerfacilitet til telefonbetjening og sagsbehandling mellem ekspeditionerne. Borgere, der har behov for betjening tirsdage og onsdage, henvises til Borgerservice i Frederiksværk, telefonisk kontakt eller til selvbetjening på Halsnæs Kommunes hjemmeside. Borgerservice i Hundested ekspederede i alt 3604 personlige borgerhenvendelser i 2009, svarende til gennemsnitligt ca. 78 henvendelser om ugen, hvis der ses bort fra juli og uge 51 og 52, hvor der holdes lukket. Der foreligger ikke statistik for antallet af telefoniske henvendelser i Hundested. Det vurderes, at telefonekspeditionerne udgør ca. 20 % af medarbejdernes tid. Der foreligger ikke statistik over borgernes alders- og socialfordeling. De 10 mest efterspurgte ydelser for personlig betjening i Borgerservice i Hundested er (rangordnet antal og procentfordeling er angivet i parentes): 1. Modtagelse af post, herunder fodregninger ( %) 2. Kørekort (456 14%) 3. Folke/førtidspension (342 9%) 4. Pas (323 9%) 5. Valg 1 (288 8%) 6. Skat (269 7%) 7. Forskud (221 6%) 8. Folkeregister (173 5%) 9. Sygesikring (173 5%) 10. Boligstøtte (137 4%) Ovenstående 10 mest efterspurgte ydelser i 2009 udgjorde ca. 86 % af alle samtlige personlige henvendelser i Hundested. 19% af alle henvendelser vedrører aflevering af post, som tilsvarende vil kunne afleveres i en postkasse. Tallet for aflevering af post er reelt større, når der også indregnes aflevering af blanketter og ansøgningsskemaer. Disse er i dag registreret under de respektive ydelser. Af den afleverede post udgør en stor del kvitteringer for fodregninger, som afleveres i kommunen. 9% af henvendelserne vedrører udstedelse af pas, hvor det forventes, at kommunerne i bliver pålagt at anskaffe Rigspolitiets digitale 2.0-Pasløsning / pasautomat til brug for ekspedition af passagerne. På grund af den forventede store anskaffelsessum for maskinen (ca kroner) og relativt større volumen af pashenvendelser i Frederiksværk, vil det være omkostningseffektivt at placere en sådan pasmaskine i Borgerservice på Rådhuset i Frederiksværk. 1 Valg vedrører brevstemmer til Europarådsvalget samt til Kommune og Regionsrådsvalget i Side 24 af 87

25 8% af henvendelserne vedrører valg, som er en isoleret ydelse, der forekommer i en kort periode med års mellemrum. Samlet set vil en stor del af de nuværende ydelser indenfor de nærmeste år dermed forventes at blive omlagt eller kunne håndteres uden at en personlig borgerrådgiver er involveret. Dertil kommer at omfanget af digitale selvbetjeningsløsninger i de kommende år forventes at stige støt, så endnu flere ydelser vil kunne håndteres uden direkte ansigt til ansigt-kontakt med en sagsbehandler eller gennem telefonisk rådgivning, som det kendes fra SKAT. Endelig vurderes det på baggrund af de hidtidige erfaringer med LEAN i Borgerservice, at mulighederne for faglig kompetent vejledning og effektivisering er vanskeligere, når medarbejderne fysisk er placeret to forskellige steder. Fremtidige scenarier For den fremtidige indretning af Borgerservice, når Biblioteket flytter ind i Gl. Hundested Rådhus, er der i det følgende beskrevet fire mulige scenarier med varierende grad af bemanding/personlig borgerbetjening (scenarierne er uddybet i bilag 1): Handlemulighed 1: Ubemandet med mulighed for tidsbestilling af aftale med borgerrådgiver I det ubemandede scenarie er der ikke tilknyttet nogen faste borgerservicemedarbejdere til Gl. Hundested Rådhus. Borgerne kan i stedet booke tid til et personligt møde med en borgerrådgiver i Hundested Rådhus. En mulig model er, at der opsættes en telefon i Biblioteket, hvorfra borgerne vil kunne booke tid til en personlig aftale i den efterfølgende uge. Borgerne vil derudover fortsat kunne benytte digital selvbetjening på Halsnæs Kommunes hjemmeside gennem Biblioteket i Hundested, hvor de fortsat vil kunne afhente og aflevere blanketter til ansøgning om de mest benyttede ydelser, som f.eks. nyt pas, kørekort, flytteblanket, etc. Én af bibliotekets borger-pc'er vil evt. kunne stilles til rådighed for borgerne til digital selvbetjening. Derved bliver den nuværende service vedrørende aflevering uændret. Handlemulighed 2: Ubemandet - med virtuel kontakt til en borgerrådgiver i Frederiksværk En variant af det ubemandede scenarie består i at borgerne i Gl. Hundested Rådhus har mulighed for at kommunikere direkte med en medarbejder i Borgerservice i Frederiksværk via et virtuel/visuel webkameraforbindelse. I modellen aktiverer borgeren en telefon i Gl. Hundested Rådhus med et tilknyttet webkamera. Dette kontakter en medarbejder i Borgerservice i Frederiksværk, som aktiverer et tilsvarende webkamera, så borger og sagsbehandler kan se hinanden og kommunikere direkte via skærmen. Handlemulighed 3: Delvist bemandet - med virtuel backup til en borgerrådgiver i Frederiksværk I dette scenarie betjenes borgerne i Gl. Hundested Rådhus personligt af én borgerservicerådgiver via en skranke, der er fælles med den øvrige skrankebetjening på Biblioteket. Derudover vil borgerne som i handlemulighed 2 have mulighed for en virtuel kontakt med en sagsbehandler i Frederiksværk for betjening af de faglige ydelser, som borgerrådgiveren i Gl. Hundested Rådhus ikke kan løse. Den medarbejder, der er til stede ved skranken vil personligt vejlede borgeren i brugen af den virtuelle kontakt. Side 25 af 87

26 Handlemulighed 4: Fuldt bemandet Det bemandede scenarie består i en tillempet version af den nuværende praksis: Personlig betjening af borgerne gennem to borgerrådgivere, der ekspederer borgerne fra to skranker, der er integreret med den øvrige skrankebetjening på Biblioteket. Derudover vil én medarbejder sidde som bagvagt i et tilstødende kontor-/mødelokale, hvor vedkommende kan tage imod telefoniske og personlige borgerhenvendelser og foretage opfølgende sagsbehandling. Lov- og plangrundlag Lovgrundlaget for Borgerservice er beskrevet i Lov om kommunale borgerservicecentre nr. 544 af 24/06/2005. Konsekvenser for miljø og sundhed Arbejdsmiljøreglerne vedrørende beskyttelse af medarbejdernes sikkerhed foreskriver, at der som minimum skal være tre personer tilstede på en arbejdsplads i tilfælde af overfald, brand og lignende. Alle fire scenarier tilgodeser dette kriterium, da Borgerservice vil blive fysisk sammenlagt med biblioteket. Der bør ved indretningen tilpasses alarmfunktioner ved alle skranker, så hjælp hurtig kan tilkaldes. I forhold til handlemulighed 2 og 3 (delvis bemanding) vil det af hensyn til sikkerheden være nødvendigt at tilpasse åbningstiderne, så Borgerservice holder åbent i et tidsrum, hvor bibliotekets personale også er til stede. I forhold til de nuværende åbningstider vil det betyde, at Borgerservice først åbner kl. 10 på mandage og torsdage samt lukker kl. 17 på torsdage. Høring, dialog og formidling Rådhus-MED, biblioteksvirksomhedens MED-udvalg og Hoved-MED skal høres i forbindelse med omlægningen af Borgerservice i Hundested. Økonomi og afledt drift Forslaget indebærer ikke yderligere medarbejderreduktioner ud over, hvad der allerede er indeholdt i trappemodel 1 og 2 (se bilag 1). Ved beslutning om scenarie 1 vil der skulle bevilliges ekstraudgifter på kr. til kørselsgodtgørelse for de medarbejdere, der har borgeraftaler i Hundested. Forslaget indebærer, at de medarbejdere, der bookes til aftaler i Hundested Rådhus skal transporteres frem og tilbage mellem Rådhuset i Frederiksværk og Gl. Hundested Rådhus. Ved beslutning om scenarie 2 og 3 vil der skulle bevilliges yderligere kr. til etablering af virtuel videokonference mellem Hundested og Frederiksværk Borgerservice. Dertil skal lægges løbende driftsudgifter på kr. til drift og support af videokonference-udstyret. Ved beslutning om scenarie 4 vil der skulle bevilliges yderligere kr. til etablering af en større skranke i det nye Hundested Bibliotek. Ændringen af bemandingen i Gl. Hundested rådhus vil i scenarie 3 og 4 ikke have indvirkning i forhold til medarbejdernes kørselsgodtgørelse, da medarbejderne møder i Borgerservice som deres primære arbejdsplads, uanset, om det er i Hundested eller i Frederiksværk. Økonomien vedrørende kørslen til/fra arbejdspladsen vedrører dermed udelukkende medarbejdernes private kørselsfradrag, i det omfang, de er berettiget hertil i henhold til gældende regler. Side 26 af 87

27 Personaleforhold Scenarie 2 og 3 (virtuel opkobling) indebærer behov for oplæring af medarbejdere i brug og vejledning af den virtuelle opkobling. Forslag til handlemuligheder Bemærkninger til handlemuligheder Direktionens vurdering er, at en stor del af Borgerservices fremtidige opgaver vil blive digitaliseret i takt med den teknologiske udvikling på området. Direktionen anbefaler, at udvalget i sin beslutning indtænker en fremtidssikret løsning, som vil kunne være holdbar i flere år fremad. Handlemulighed 1 Direktionen indstiller, at Borgerservice på det tidligere Hundested Rådhus fremover indrettes ubemandet med mulighed for, at borgerne telefonisk kan booke en aftale til et møde med en sagsbehandler i et lokale på det tidligere Hundested Rådhus (scenarie 1). Handlemulighed 2 Borgerservice på det tidligere Hundested Rådhus bliver fremover ubemandet med mulighed for, at borgere virtuelt kan kontakte en borgerrådgiver på Rådhuset i Frederiksværk fra det tidligere Hundested Rådhus (scenarie 2). Handlemulighed 3 Borgerservice i det tidligere Hundested Rådhus bemandes fremover med én fast medarbejder med mulighed for at borgere virtuelt kan kontakte en borgerrådgiver på Rådhuset i Frederiksværk fra det tidligere Hundested Rådhus (scenarie 3). Handlemulighed 4 Borgerservice i det tidligere Hundested Rådhus bemandes fremover med tre faste medarbejdere, heraf to medarbejdere ved skranken og en medarbejder som telefonisk bagvagt (scenarie 4). Bilag Bilag 1: Borgerservice på Hundested Rådhus baggrundsnotat (6 sider). Bilag 2: Borgerservice i Hundested opfølgningsnotat (6 sider) Bilag 3: Organiseringen af Borgerservicecentre i Nordsjælland (3 sider) Bilag 4: Oversigt over den fremtidige udvikling i antallet af personlige henvendelser i Borgerservice i Hundested (2 sider) Side 27 af 87

28 A /22437 Etablering af lokalbibliotek på det tidligere Hundested Rådhus Sagens kerne Byrådet bevilgede i mødet den 2. februar ,0 mio. kr. til etablering af lokalbibliotek på det tidligere rådhus i Hundested. Udvalget for Kultur, Fritid og Nærdemokrati godkendte efterfølgende den 10. marts 2010 projektet. Efter afholdt licitation på ombygningen er det vurderet, at der vil blive en mindreudgift i forhold til det forudsatte projektindhold på i størrelsesordenen 2 mio. kr. Da dele af klimaskærmen på det tidligere rådhus er i en meget dårlig stand, og derfor inden for kortere tid står overfor en renovering foreslås, at mindreudgiften anvendes til at løse disse forhold i prioriteret rækkefølge, så langt pengene rækker. Indstilling Direktionen indstiller, at Udvalget for Kultur, Fritid og Nærdemokrati over for Økonomiudvalget og Byrådet anbefaler, at den forventede mindreudgift på projektet for etablering af lokalbibliotek på det tidligere Hundested Rådhus anvendes til forbedring af klimaskærmen. Beslutning: Udvalget for Kultur, Fritid og Nærdemokrati 2010, den 19. maj 2010, punkt 67 Direktionens indstilling anbefales. Beslutning: Økonomiudvalget 2010, den, punkt 148 Direktionens indstilling anbefales. Sagsfremstilling Renoveringen vil tage udgangspunkt i følgende prioriterede rækkefølge: 1. Udskiftning af indgangsparti, der har utætheder grundet konstruktionen. 2. Udskiftning/renovering af glaspartier ud mod gårdhaven i foyén, der har utætheder grundet konstruktionen. 3. Udskiftning af vinduer mod Nørregade, der er meget medtaget (vestsiden) og hvor der i forvejen udskiftes visse vinduer i stueetagen ved indretning af lokalbiblioteket for at skabe mere lysindfald. Ingen af nævnte dele indgår i prioriteringen af ESCO-projektet og er heller ikke medtaget i kommunens vedligeholdelsesbudgetter eller i prioriteringen af ekstraordinær pulje i 2010 til bygningsrenovering. Lov- og plangrundlag Projektet er i overensstemmelse med gældende lokalplan Gældende udbudsregler for arbejder Konsekvenser for miljø og sundhed Klimaskærmens renovering vil forbedre komforten og indeklimaet, hvor trækgener og vanskelig styrbare udsving i temperaturer stoppes/begrænses og vandindtrængning stoppes. Endvidere vil renoveringen have en positiv virkning på energiforbruget. Side 28 af 87